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 推薦序　()

推薦序
兩岸同國際的交流與合作頻繁，國際化的程度不斷提高，
加之 E-mail 變成重要的溝通工具，以英文寫作來溝通的場合日
益增多，葉乃嘉教授這本《應用英文的第一本書》就是順應這
種趨勢而作。
葉教授旅美近二十載，深入美國社會，平日觀察生活極為
細膩，他待人處事以及看待世情的方式，多少受到了彼邦人文
的感染。因此，本書不僅介紹了應用文字，最大特色還在於作
者隨著寫作轉折的過程，介紹了美國的生活和文化，並穿插描
寫了中美社會和文化的差異，這絕對是其他介紹英文應用文字
的專書所未見的。可貴的是他能以幽默的筆調，把自己回國後
受到的「文化衝擊」生動地描寫出來，真正為本書加添了不少
輕鬆的氣息。
葉教授自美回國五年餘，勤於著述，已著有涵蓋了四、五
個極為不同領域的專書逾十種，百餘萬言，可謂質量皆備，
允為同儕之冠。他的作品中，與英文寫作相關的書籍就包括
了《商用英文的溝通藝術》、《中英論文寫作綱要與體例》、
《英文書信與履歷的藝術》和《中英雙向翻譯新視野》，其中
有些還曾經上過博客來網路書店排行榜。
《應用英文的第一本書》可以說是前幾本書的姊妹之作，
葉君編纂了逾兩百篇適用於日常事務的英文書信和應用文字，
內容涵蓋了彼邦的社交習慣、婚喪喜慶、送往迎來、道賀慰
問、道歉感謝、風俗人情、聚會約見、人際關係、信用徵信、
房租水電、消費問題、啟事廣告、職場人事、行政表單、員工
關係、客戶關係、業務往來、產品推廣、買賣理賠、抗議投
訴、日常法律、改名退稅、證件請發等等，名目之多、分類之
細，是同類書中所僅見。他又細心斟酌及設計了多達四個階層
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 ()　應用英文的第一本書

的章節名目，並將之全部列入目錄，讓讀者在查閱參考時，有
完備的提綱和索引，可以節省很多時間。
葉君深知，有效的書信溝通除了要憑流暢的文字，更要依
靠心情與感情的放送，《應用英文的第一本書》中處處顧及溝
通心理學，這一點正是一般英文書信教材中所不及的。我先讀
為快之餘，當然樂於向各界推薦這本好書。

明道管理學院　國際交流中心　主任

 史乃鑑謹識
2007年7月25日

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 目　錄　()

目　錄

推薦序　史乃鑑／(1)

導　讀　英文應用文的種類／1

第一篇　社交及私人篇／009

第一章　邀請與回覆／011
一、歡送與餞行／012
二、餐宴或餐會／014
三、慶　生／019
四、訂婚與結婚／021
五、嬰兒禮／026
六、節　慶／027
七、回　函／030
第二章　道賀與慰問／033
一、道　賀／034
2.1.1　完成學業　035
2.1.2　文　定　035
2.1.3　喜獲子女　036
2.1.4　作品或好事見報　038
2.1.5　升遷或新職　039
2.1.6　榮　退　041
2.1.7　新　居　042
2.1.8　節慶或週年　042

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二、慰問及悼唁／044
2.2.1　慰問友人傷病　045
2.2.2　慰問喪家　046
2.2.3　追悼文　047

第三章　謝　函／01
一、感謝接待／052
二、感謝餽贈／055
三、謝　師／059
四、最佳謝詞──讚揚／060
第四章　日常書信／03
一、談某些次文化／063
二、談贏在起跑點／069
第二篇　日常事務篇／073

第五章　消費問題 ／0
一、商品資訊／078
二、請求補寄零件／079
三、退貨、退換或退款／080
四、取消訂貨／083
五、索取收據或索還押金／084
六、產品保證與維修／085
七、汽車買賣和修理／087
八、保險理賠／090
九、房租與水電／091
5.9.1　簡易租約　091
5.9.2　通知終止租約　093

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5.9.3　抗議房東漲租　095
5.9.4　索還押租　095
5.9.5　申請水電　096
5.9.6　帳單爭議　097

第六章　同公家打交道／0
一、證件申請、補發或換發／099
6.1.1　出生證明　099
6.1.2　護照　100
6.1.3　社會安全卡　101
二、申請改名／102
三、申請退回溢付稅款／103
四、請求延後陪審日期／104
五、投　訴／105
第七章　啟事與廣告／10
一、領　養／109
二、畢　業／110
三、婚　禮／110
四、徵　友／112
五、出清舊物／115
六、喪禮與葬儀／117
第八章　其他私人事務／11
一、文件轉送與移交／119
二、發起聚會／120
三、約見改期／121
四、致　歉／122
五、投　訴／124
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六、請　假／125
七、募　款／127
八、婉拒與婉辭／127
九、投稿附函／129
十、信用與你／130
8.10.1　調高信用額度　132
8.10.2　持卡人改名　134
8.10.3　申請附卡　135
8.10.4　帳單爭議　136
8.10.5　存款不足　137
8.10.6　付款延誤　138

第三篇　職場篇／141

第九章　人　際／143
一、激　勵／143
9.1.1　嘉勉與祝賀　143
9.1.2　獎　金　145
9.1.3　升　遷　146
9.1.4　鼓舞員工士氣　147
9.1.5　讚揚合作團隊　149
二、員工關係／152
9.2.1　賀服務週年　152
9.2.2　迎　新　154
9.2.3　向股東報告　154
9.2.4　急難協助　155
9.2.5　推薦離職員工　156
三、其　他／157
9.3.1　邀請講員　158
9.3.2　邀請參與講習　158
9.3.3　應邀參加講習　159
9.3.4　為失約道歉　160

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9.3.5　婉拒認捐　160
9.3.6　請免陪審義務　161
9.3.7　糾正偏差行為　162

第十章　行　政／1
一、人　事／165
10.1.1　徵　才　165
10.1.2　履歷收悉　166
10.1.3　婉拒聘用　167
10.1.4　聘　書　170
10.1.5　升遷通知　171
10.1.6　規定與制度說明　171
10.1.7　辦理研習會　173
10.1.8　裁員及解聘　174
二、表　單／176
10.2.1　職位出缺表　177
10.2.2　差旅費報支表　178
10.2.3　應徵人員資料查證表　179
10.2.4　工作證明　180
10.2.5　應聘人員資料檢核表　180
10.2.6　員工訓練紀錄表　181
10.2.7　業務往來帳戶申請表　182
10.2.8　緊急聯絡資料表　183

第四篇　商務篇／185

第十一章　行銷與客戶關係／1
一、行　銷／187
11.1.1　特價與特賣　187
11.1.2　新貨運抵　191
11.1.3　推廣新產品　192
11.1.4　產品資訊　193
11.1.5　講習會　194

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 (10)　應用英文的第一本書

二、客戶關係／195
11.2.1　開幕或擴大營業　196
11.2.2　改名、改組或遷移　198
11.2.3　銘謝惠顧　201
11.2.4　業務代表　202
11.2.5　顧客意見回饋　204
11.2.6　付款折扣　206

第十二章　道歉函／20
一、訂單處理錯誤／207
二、貨品損壞／210
三、缺　貨／211
四、致歉兼補償／212
五、誤寄催繳通知／213
六、退款延誤／215
七、服務不周／217
第十三章　信用、借貸與催欠／21
一、信用與借貸／219
13.1.1　信用卡　219
13.1.2　信貸與帳戶　222
二、催　欠／226
第十四章　其他業務函件／23
一、廣　告／235
二、徵　信／236
三、詢　價／237
四、調整服務及售價／238
五、續約的決定／240

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 目　錄　(11)

六、婉拒退貨／241
七、維　修／242
第五篇　求學謀職篇／247

第十五章　留學文件／24
一、索取文件／250
15.1.1　索取申請入學及獎助的表格　250
15.1.2　索取獎助資訊（代海外朋友）　252
二、入學申請／253
15.2.1　寄交申請表及申請費　253
15.2.2　寄交入學及獎助申請表　254
三、探詢函／255
15.3.1　探詢校內獎助資訊　255
15.3.2　探詢校外組織獎助資訊　255
15.3.3　聯絡與催詢　256
四、一般證明／258
15.4.1　學位證明　258
15.4.2　畢業證書　258
15.4.3　公費留學財力證明　259
15.4.4　檢附財力證明　260
15.4.5　補寄申請費及財力證明　261
15.4.6　請原就讀大學將成績證明分寄各校　262
15.4.7　告知成績證明已寄出　266
15.4.8　測驗成績證明將寄出　267
15.4.9　測驗成績證明已寄出　267
五、推薦函／268
15.5.1　上司推薦　270
15.5.2　教授推薦　271
六、自述與履歷／275
15.6.1　自　述　275
15.6.2　入學申請用之履歷　278

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 (12)　應用英文的第一本書

七、其他相關函件／281
15.7.1　謝函──大學甄試面談後　281
15.7.2　接受新生並歡迎入學　282
15.7.3　同意入學　283

第十六章　謀職文件／2
一、徵詢工作機會／286
二、應徵函／289
16.2.1　資淺者　289
16.2.2　較資深職位──密件　292
16.2.3　給仲介公司　293
16.2.4　請求提供面談機會　293
三、自　傳／294
四、推薦函／296
16.4.1　請求推薦　296
16.4.2　推薦函範例　297
五、謝　函／299
16.5.1　感謝賜予面談　299
16.5.2　感謝協助　300
16.5.3　感謝師長推薦　302
六、應聘與離職／304
16.6.1　同意應聘　304
16.6.2　婉謝應聘　304
16.6.3　婉謝應聘後知會介紹人　306
16.6.4　辭職函　307

第十七章　履　歷／311
一、履歷要件解析／311
17.1.1　專　長　312
17.1.2　期望待遇　312
17.1.3　經　歷　313
17.1.4　學　歷　314

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 目　錄　(13)

二、履歷範例／315
17.2.1　美容師履歷　315
17.2.2　圖書資訊人員履歷　317
17.2.3　程式設計師履歷　319
17.2.4　出版業履歷　321
17.2.5　業務人員履歷（職場新人）　323
17.2.6　房地產業務履歷　324
17.2.7　秘書履歷　325
17.2.8　特教人員履歷　329
17.2.9　特教老師履歷　332
三、結　語／335
附　錄／33
一、正式書信格式／337
二、Action Verbs／347
三、課程名稱英譯／354
四、校務單位及職稱英譯／357
五、科系名稱英譯／360
六、職務名稱英譯／364
參考書目／30

索　引／31

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 (14)　應用英文的第一本書

圖目錄
圖0-1　英文 Memorandum 格式－A／004
圖0-2　英文 Memorandum 格式－B／005
圖0-3　英文 Memorandum 格式－C／006
圖0-4　英文傳真文件首頁樣本／007
圖1-1　邀請卡樣本／012
圖1-2　慶生會邀請卡樣本／020
圖1-3　訂婚邀請卡樣本／021
圖1-4　新娘送禮會邀請卡樣本／023
圖1-5　婚禮邀請卡樣本／025
圖1-6　Baby Shower 邀請卡樣本／027
圖1-7　Halloween 慶祝會邀請卡樣本／029
圖2-1　信用報告示意圖／132
圖15-1　畢業證書樣本／259
圖15-2　大學成績單翻譯樣本／264
附圖1　正式英文書信格式／338

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 目　錄　(15)

表目錄
表1-1　華人小吃中英對照表／016
表2-1　配合各種場合的各式卡片／033
表15-1　留學文件一覽表／249
表15-2　在學期間所修科目及學分一覽表／263
附表1　溝通能力類的 Action Verbs／347
附表2　行政能力類的 Action Verbs／348
附表3　創作能力類的 Action Verbs／349
附表4　財務能力類的 Action Verbs／350
附表5　輔導能力類的 Action Verbs／350
附表6　管理能力類的 Action Verbs／351
附表7　研究能力類的 Action Verbs／352
附表8　教學能力類的 Action Verbs／352
附表9　技術能力類的 Action Verbs／353

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 英文應用文的種類
導
　 讀

凡是非屬純文學，在日常生活中會應
用到的文類（例如：書信、廣告、柬帖、
便條、啟事、慶賀文等），都是應用文的
範圍。應用文以書信為大宗，尤其以英文
來說，柬帖、便條、啟事、通告、公告等
等，許多都是以書信的方式寫成。

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 002　應用英文的第一本書

凡是非屬純文學，在日常生活中會應用到的文類（例如：書信、
廣告、柬帖、便條、啟事、慶賀文等），都是應用文的範圍。應用文
以書信為大宗，尤其以英文來說，柬帖、便條、啟事、通告、公告等
等，許多都是以書信的方式寫成。
相關書籍對英文書信分類論述雖不盡相同，但是大致上是將其分
為以下四類：

1.社交書信（Social Letter or Friendly Letter）

2.私人書信（Private Letter）
3.事務書信（Business Letter）
4.專門書信（Special Letter）

其中，專門書信或稱為其他書信（Other Letters），包含了既屬
於事務書信、又屬於私人書信的表揚信（Letter of Commendation and
Encouragement），以及感謝信（Letter of Appreciation）等。
由於事務書信與專門書信重疊之處甚多，而社交書信及私人書
信有時也難以分際，因此，將書信的名相執意細分並沒有太大的意
義。作者一向提倡簡化，因此，將上述各類信件歸納粗分為私人信件
（Private Letter）和事務信件（Business Letter）兩類，前者指親友之間
的來往信件，後者指任何因接洽工作而來往的信件。
比起私人信件，事務信件所涉及的場合較為正式，有時應以正式
格式為之，請參考本書附錄一中對事務書信正式格式的詳盡介紹。
另有一種英文應用文書，叫作 Memorandum，即俗稱的備忘錄
（Memo），Memo 其實也可以翻譯成「備查」、「存查」，甚至「便

 包括社交書信及私人書信，見第一篇。
 包括事務書信與專門書信，見第二、三、四篇。
 雖說如此，但 email 的興起帶動了大勢，使非正式事務函件（Informal Business
Letter）漸漸成為主流，這是行文風格和語言方面的又一變化。
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 導 讀
英文應用文的種類　003

條」。它可以是正式的公務文件，也可以是半正式的職場溝通工具，
甚或是非正式的消息傳達方式，形式上的限制極少。
Memo 的格式簡單，比正規的書信更適合在電子郵件上傳送。圖
0-1 所示的 Memo 即是可以用於一般職場的格式，只包括了：

1. 日期（Date）
2. 發文者（From）
3. 收文者（To）
4. 主旨（Re.即 regard，與 subject 同）
5. 本文

其內容是一位總經理以書面表揚某員工適當處置突發事件的範
例，該 Memo 中值得注意的有下述幾點：

1. 日期採用最簡單的格式（mm/dd/yyyy，即：月/日/年）。
2. 發文者在署名及職銜之後親筆簽名，以示對該文負責。
3. Memo 中因為列有受文者，所以在內文開始時可以不另加稱謂，
但本例中主管用名字稱呼員工，表示親切。

圖 0-2 所示的 Memo 格式稍有改動，把主旨放在頭條，可以簡單

明瞭地把帳款不符的意思表達得很明白。圖 0-3 的 Memo 內容與圖 0-1
的相同，但是設計了一些花樣，收發文者及日期的排列次序也有所改
變。
這些不同都只是要表示 Memo 格式的自由，我們只要選定一種格
式固定使用即可，不用花腦筋去變換花樣。

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 004　應用英文的第一本書

Interoffice Memorandum
1
Date: 6/25/2006

From: John Williams, General Manager 2

To: Robin Davison 3

4
Re: Complimentary on Handling of Difficulty

Dear Robin,

Several of your associates in the shipping department have

informed me of the incident that occurred last Friday with a

representative of Wong's Auto Supplies.　They all agreed that this

5
driver hurled some extremely abusive language at you and that his

actions were unjustifiably offensive.　They also agreed that you

remained a gentleman throughout the entire time, attempting to solve

the problem.　I compliment you on your self-control, and in

handling the situation in such an exemplary manner.　I have called

the owner of wong's Auto Supplies and anticipate that you receive an
apology from them.

圖0-1　英文 Memorandum 格式－A

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 導 讀
英文應用文的種類　005

Disputed Balance Notice

Date: 　/　/　　

From:
To:

We have received your　 / /　 statement, which indicates a

$　　 balance.　We dispute said balance for the reason(s) checked.

□ Goods billed for have not been received

□ Prices are in excess of agreed amount

□ Prior payment of $　　　 made on / /

□ Goods were unordered

□ Goods were defective as per prior notice

□ Goods are available for return as per our right of return and credit

□ Other (Describe)

Please adjust our account.　Thank you.

圖0-2　英文 Memorandum 格式－B

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 006　應用英文的第一本書

Memo
To: Robin Williams
From: Tim Robis
Date: 2006/6/4
Subject: Commedation
cc: Personnel file

Dear Robin,

　 Several of your associates in the shipping department have

informed me of the incident that occurred last Friday with a
representative of Wong's Auto Supplies.　They all agreed that
this driver hurled some extremely abusive language at you and
that his actions were unjustifiably offensive.　They also agreed
that you remained a gentleman throughout the entire time,
attempting to solve the problem.　I compliment you on your
self-control, and in handling the situation in such an exemplary
manner.　I have called the owner of wong's Auto Supplies and
anticipate that you receive an apology from them.

圖0-3　英文 Memorandum 格式－C

圖 0-4 所示，乃是設計來供文件傳真使用的樣板，其中可以看出
Memo 的型態，此乃由於英文的傳真文件多使用 Memo 格式。

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 導 讀
英文應用文的種類　007

International Trade Technologies

No. 1234 Chuan-Yuan Road
Peitou 00112, Taiwan
Phone: (02)2386-3452
Fax: (02)2386-6987
TO:
ORGANIZATION:
FAX NO:
DATE: NO OF PAGES:
FROM: FAX NO:
SUBJECT:

圖0-4　英文傳真文件首頁樣本

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 社交及私人篇
第一篇

一般人一生中最重要的投資，可能是花
在建立良好的人脈關係上，建立人脈的方
法很多，主要是從平常的社交做起，從朋
友間的往來邀約與社交活動，到人際網路
及各式交流的途徑中，主動與人交談或向
人討教，都是建立人脈的好方式。

  本 篇 內   容

第一章　邀請與回覆
第二章　道賀與慰問
第三章　謝　函
第四章　日常書信

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 010　應用英文的第一本書

Daniel Goleman 在他的名作《情緒智商》（Emotional Intelligence,

EQ ）中表示：「個人成功的關鍵， EQ 佔 80%，而專業能力只佔
20%。」而人際關係則是最好的 EQ 指標。
人際關係的功用，是在於遇到下列情況的時候，知道要找什麼人
來協助達成目的：

1. 有疑問的時候
2. 需要某種專家的時候
3. 要關說的時候
4. 想借錢的時候，或
5. 需要拉關係的時候等等

即使是不知道要找什麼人來協助達成目標，良好的人際關係也能
幫助脫困，所以良好的 EQ 也是人際知識的一環。
一位剛失業的男子一次發出電子郵件給數千名親朋、同學，及以
前的同事等等，告訴大家：
「……業已離職，不再使用舊公司的 email，新的聯絡方式是
……」
沒想到，這人不久之後竟陸續收到數百封回信，其中還包括了好
幾個全職工作的缺。這是一個真實的例子，這樣的結果當然不能全靠
運氣，而是平日經營人脈的功夫適時發生效果。
一般人一生中最重要的投資，可能是花在建立良好的人脈關係
上，建立人脈的方法很多，主要是從平常的社交做起，從朋友間的往
來邀約與社交活動，到人際網路及各式交流的途徑中，主動與人交談
或向人討教，都是建立人脈的好方式。
本篇各章中所示範的應用文，大體上就是圍繞在人際關係上做文
章。

 Daniel Goleman, Emotional Intelligence, Bantam Books, New York, 1995.

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 應用英文的第一本書／葉乃嘉著. －－初版.
－－臺北市：五南, 2007.11
　面；　公分
參考書目：面
含索引
ISBN 978-957-11-4996-7 (平裝)
1.英語　2.應用文　3.書信
805.179 96020069

1XZ3 應用文學系列

應用英文的第一本書
作　　者 ─ 葉乃嘉(323.2)

發 行 人 ─ 楊榮川

總 編 輯 ─ 龐君豪

主　　編 ─ 黃惠娟

責任編輯 ─ 王兆仙　許經緯

封面設計 ─ 童安安

出 版 者 ─ 五南圖書出版股份有限公司

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法律顧問　得力商務律師事務所　張澤平律師

出版日期　2 0 0 7 年 1 1 月 初 版 一 刷

定　　價　新 臺 幣 4 2 0 元

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