You are on page 1of 12

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Menurut James A.F.

Stoner, manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi danmenggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.Dari gambar di atas menunjukkan bahwa manajemen adalah Suatu keadaan terdiri dari prosesyang ditunjukkan oleh garis (line) mengarah kepada proses perencanaan, pengorganisasian,kepemimpinan, dan pengendalian, yang mana keempat proses tersebut saling mempunyaifungsi masing-masing untuk mencapai suatu tujuan organisasi.

Dapat disimpulkan bahwaManajemen Kantor adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimana hasil akhir kegiatan kantor ini berujud pelayanan informasi pada berbagai pihak. Sedangkan beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor antara lain: kegiatan catat mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan informasi(arsip), pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lainsebagainya.

Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh adalah tercapainya tujuansecara efisien. Apabila dlam mencapai tujuan tidak sesuai dengan perencanaan dan dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosan tersebut, maka hal tersebut sebaiknyadihindari. Untuk mencegah adanya pemborosan tersebut, maka sumber-sumber daya yangakan dimanfaatkan dalam proses mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan menerapkanfungsifungsi manajemen. Dalam kehidupan organisasi yang berorientasi pada masa depan, usaha penyelenggaraan kegiatan perkantoran perlu ditangani secara profesiaonal, dalam arti bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran memerlukan pimpinan dan staff yang mengerti akantugasnya, bersemangat dalam mengejar prestasi dan seorang karyawan diharapkan dapatmencurahkan perhatiannya secara bersungguh-sungguh, dan berusaha untuk dapat mengolahinformasi, sehingga dapat menjadi sesuatu yang berdaya guna. Berdasarkan hal tersebut dapatdikatakan bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran adalah merupakan inti kehidupanorganisasi.

1.2Identifikasi Masalah 1.Tujuan Manajemen Perkantoran 2.Fungsi Perkantoran 3.Pekerjaan-pekerjaan Kantor 3.Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran 1.3Tujuan Penulisan 1.Untuk mengetahui dan memahami Tujuan Manajemen Perkantoran2. 2.Untuk mengetahui dan memahami Fungsi Perkantoran3. 3.Untuk mengetahui dan memahami Pekerjaan-pekerjaan Kantor 4. 4.Untuk mengetahui dan memahami Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran 1.4Metode Penulisan Dalam hal ini penulis menggunakan: o Metode deskritif, sebagaimana ditunjukan oleh namanya, pembahasan ini bertujuanuntuk memberikan gambaran tentang suatu masyarakat atau kelompok orangtertentu atau gambaran tentang suatu gejala atau hubungan antara dua gejala ataulebih (Atherton dan Klemmack:1982) Penelitian kepustakaan, yaitu Penelitian yang dilakukan melalui kepustakaan,mengumpulkan data-data dan keterangan melalui buku-buku dan bahan lainnya yangada hubungannya dengan masalah-masalah yang diteliti.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA Sebelum membahasa manajemen kantor ada baiknya mengetahui pengertian kantor menurut. J.C. Denyer (1973) mengartikan kantor /the office, adalah tempat dimana biasanya pekerjaan kantor dilakukan dengan nama apapun juga diberikan kepada tempat itu.Sedangkan menurut Atmosudirdjo menyebutkan kantor adalah unit organisasi yang terdiriatas tempat, staf personil dan operasi ketatausahaan, guna membantu pimpinan Tugas utama kantor adalah menyelenggarakan kegiatan pelayanan dan member dukungan (fasilitatif) kepada kegiatan operasi organisasi. Fungsi utama suatu kantor adalah :

Pelayanan kepada rekan sekerja, pelanggan, klien dan tamu organisasi.

Pemberian dukungan (fasulitatif) terhadap satuan kerja operasional (subtantif).

Pengelolaan sumber daya organisasi.

Pengelolaan data dan informasi organisasi.

Terdapat sedikitnya 5 kata sepadan untuk istilah kantor, yakni:

Jasa, adalah aktivitas ekonomi yang melibatkan sejumlah interaksi dengan konsumenatau dengan barang-barang.

Jabatan, adalah sekumpulan pekerjaan yang berisi tugas-tugas yang sama atau berhubungan satu dengan yang lain, dan yang pelaksanaannya meminta kecakapan, pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang juga sama meskipun tersebar di berbagai tempat.

Gedung Kantor, adalah barang atau benda tidak bergerak yang dapat menunjang ataumendukung pelaksanaan tugas dan fungsi unit kerja.

Ruang Kerja, adalah sebuah ruangan yang dijadikan sebagai tempat untuk bekerja.

Biro, adalah usaha yang mengkhususkan diri pada penyediaan jasa bidang tertentu. Sebelum mengenal definisi manajemen perkantoran, kita harus mengenal istilahmanajemen, berasal dari bahasa Prancis kuno mnagement, yang memiliki arti senimelaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterimasecara universal. Berikut pengertian Manjemen menurut beberapa para ahli:

Menurut G.R. Terry manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja, yangmelibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang kearah tujuan-tujuan organisasional atau maksud-maksud yang nyata.

Manajemen juga adalah suatu ilmu pengetahuan maupun seni. Seni adalah suatu pengetahuan bagaimana mencapai hasil yang diinginkan atau dalm kata lain seni adalahkecakapan yang diperoleh dari pengalaman, pengamatan dan pelajaran sertakemampuan untuk menggunakan pengetahuan manajemen.

Menurut Mary Parker Follet manajemen adalah suatu seni untuk melaksanakan suatu pekerjaan melalui orang lain. Definisi dari mary ini mengandung perhatian padakenyataan bahwa para manajer mencapai suatu tujuan organisasi dengan cara mengatur orang-orang lain untuk melaksanakan apa saja yang pelu dalam pekerjaan itu, bukandengan cara melaksanakan pekerjaan itu oleh dirinya sendiri.

Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapaisasaran ( goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapaisesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang adadilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.

Itulah manajemen, tetapi menurut Stoner bukan hanya itu saja. Masih banyak lagisehingga tak ada satu definisi saja yang dapat diterima secara universal. Menurut JamesA.F.Stoner, manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan,dan pengendalian upaya anggota organisasi dan menggunakan semua sumber daya organisasiuntuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dari gambar di atas menunjukkan bahwa manajemen adalah Suatu keadaan terdiridari proses yang ditunjukkan oleh garis (line) mengarah kepada proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian, yang mana keempat proses tersebutsaling mempunyai fungsi masing-masing untuk mencapai suatu tujuan organisasi.Sedangkan manajemen kantor didefinisikan dari penggabungan manajemen dankantor. Ada berbagai definisi atau batasan yang diberikan oleh para ahli tentang manajemenkantor, beberapa diantaranya :

office management is the directing and controlling of an office in order to achieve itsspecified purpose in the most economical way Manajemen perkantoran

adalah pengarahan dan pengawasan sebuah kantor untuk mencapai tujuannya yang khususdengan cara yang sehemat-hematnya (J.C. Denyer,1973).

office management can thus be defined as the organization of an office to achieve aspecified purpose and to make the best use of the personal by uing the most

appropriate machines and equipment, the best possible methods, and by providing themost suitable envoronment Manajemen kantor dapat dirumuskan sebagai pengorganisasian suatu kantor untuk mencapai suatu tujuan tertentu dan untuk memanfaatkan pegawai dengan sebaik-baiknya dengan menggunakan mesinmesindan perlengkapan yang paling cocok, metode-metode yang paling baik dan denganmemberikan lingkungan yang sesuai (J.C. Denyer,1973).

office management can be defined as the planning, controlling, organizing of ficework and actuating those performing it so as to achieve the determined objectivesManajemen kantor dapat dirumuskan sebagai perencanaan pengawasan, pengorganisasian pekerjaan kantor serta menggerakkan mereka yang melaksanakan pekerjaan kantor tersebut untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebihdahulu (GR Terry,1974).

The term office management will be used in such a broad sense in this book; it will beconsidered to encompass the management of office work wherever and by whom ever performed. Istilah manajemen perkantoran akan dipergunakan dalam arti luasdemi kian dalam buku ini; manajemen perkantoran akan dianggap meliputimanajemen daripada pekerjaan kantor dimanapun dan oleh siapapun dilakukan.(Littlefield dan Peterson, ).

Manajemen Perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan pekerjaan perkantoran (EdwinRobinson.1953).

Manajemen kantor adalah seni membimbing personel katnor dalam menggunakansarana yang sesuai dengan lingkungan demi mencapai tujuannya yang sudahditentukan (Mills,990).

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwaManajemen Kantor adalah kegiatan yangdilakukan untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimanahasil akhir kegiatan kantor ini berujud pelayanan informasi pada berbagai pihak.

Sedangkan beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor antara lain: kegiatan catat mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan informasi(arsip), pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lain sebagainya

BAB III PEMBAHASAN 3.1 Tujuan Manajemen Perkantoran Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh adalah tercapainya tujuansecara efisien. Apabila dlam mencapai tujuan tidak sesuai dengan perencanaan dan dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosan tersebut, maka hal tersebut sebaiknyadihindari. Untuk mencegah adanya pemborosan tersebut, maka sumber-sumber daya yangakan dimanfaatkan dalam proses mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan menerapkanfungsifungsi manajemen. Tujuan proses manajemen perkantoran tersedianya informasi yang siap dipakai. Ciriinformasi yang siap dipakai adalah:

Menerapkan dan mengembakan kemampuan berkomunikasi baik lisan maupun tertulisdengan relasi dengan memperhatikan norma dan lingkungan masyarakat.

Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi informasi untuk melaksanakantugas secara efektif dan efisien.

Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan, melaksanakan,mengorganisasi dan mengevaluasi tugas yangmenjadi tanggungjawabnya.

Menerapkan dan mengembangkan kemampuan dalam mengelola surat/dokumen sesuaistandar operasi dan prosedur untuk mendukung tugas pokok lembaga

Menerapkan dan mengembangkan pelayanan terhadap relasi sehingga diperoleh mnfaatmasing-masing pihak.

Menerapkan dan mengembangkan kemampuan mengelola administrasi keuangansehingga segala aspek keuangan dapat dilaporkan dan dipertanggung jawabkan.

3.2 Fungsi Perkantoran Fungsi kantor adalah untuk memberikan pelayanan komunikasi dan warkat yang secararinci adalah :

Untuk menerima keterangan (misalnya : surat-surat, harga, kutipan dansebagainya)

Untuk mencatat keterangan (misalnya : persediaan, harga dan catatancatatankepegawaian)

Untuk menyusun keterangan (misalnya : dalam pembiayaan, pembukuan dan sebagainya)

Untuk member keterangan (misalnya : faktor-faktor penjualan, perkiraan- perkiraan dan sebagainya)

Dalam kehidupan organisasi yang berorientasi pada masa depan, usaha penyelenggaraan kegiatan perkantoran perlu ditangani secara profesiaonal, dalam arti bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran memerlukan pimpinan dan staff yang mengerti akantugasnya, bersemangat dalam mengejar prestasi dan seorang karyawan diharapkan dapatmencurahkan perhatiannya secara bersungguh-sungguh, dan berusaha untuk dapat mengolahinformasi, sehingga dapat menjadi sesuatu yang berdaya guna. Berdasarkan hal tersebut dapatdikatakan bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran adalah merupakan inti kehidupan organisasi. organisasi memerlukan tempat sebagai pusat pertemuan, pusat kegatan, pusatmelakukan hubungan, pusat mengambil berbagai keputusan, pusat merencanakan,mengorganisasikan pergerakan dan pengawasan pekerjaan. Tempat tersebut member arti danmembantu menjalankan fungsi organisasi. Segala macam bentuk penulisan, komunikasi, perhitungan, penggolongan dan penyimpanan arsip adalah merupakan pekerjaan kantor.

3.3 Pekerjaan-pekerjaan Kantor Pekerjaan kantor berkaitan dengan kegiatan tata usaha seperti pekerjaan kantor yang berhubungan dengan arsip-arsip. Selain itu pekerjaan kantor juga meliputi tugas-tugas lainseperti komunikasi antara individual-individual dalam perusahaan melalui konferensikonferensi, wawancara-wawancara, pembicaraan-pembicaraan melalui telpon atau instruksiinstruksi dan komunikasi antara perusahaan dan orang-orang diluar perusahaan misalnyamelalui surat-surat, pembicaraan-pembicaraan melalui telepon dan sebagainya. Dalam proses memulai, mengembangkan dan mengawasi kegiatan bisnis, manajer danstaff kantornya mengambil bagian yang tidak sedikit dalam kegiatan kantor. Terdapat lima bidang kegiatan atau pekerjaan perkantoran yaitu: Kegiatan komunikasi Setiap perusahaan atau organisasi dari sudut tertentu merupakan pusat komunikasi.Perusahaan atau organisasi menerima perintah, informasi dan laporan dari perusahaanatau organisasi lain dan setelah mempersiapkan atau memproses formulir-formulir dan dokumen-dokumen, meneruskan instruksi dan penjelasan kepada mereka yangmembutuhkan informasi tersebut.

Kegiatan kalkulasi Sangatlah sedikit kegiatan bisnis yang dapat berlangsung tanpa kalkulasi atau perhitungan angka. Berbagai alat untuk menolong kegiatan saat itu sangat banyak mulai dari mesin hitung yang sederhana hingga computer.

Pengelolaan arsip penyusunan laporan Arsip dibutuhkan apabila kegiatan usaha ingin dipimpin secara efisien. Bahkan arsiptersebut sering kali diperlukan untuk membuktikan kontrak-kontrak yang telah dibuatatau janjijanji yang telah dipenuhi. Arsip yang disusun dengan teliti mampumenghadapi hal tersebut dengan mudah dan dalam banyak hal mampumembandingkan pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan sekarang dengan apa yangtelah terjadi pada masa lalu dan meneliti masalah-masalah yan gakan timbul jauh sebelum itu terjadi.

Penyusunan laporan Dasar kegiatan pengawasan adalah laporan. Apabila anggota staff mengetahui sesuatuyang tidak pada tempatnya ia harus melaporkannya. Banyak laporan diperlukansebagai prosedur-prosedur rutin dari departemen-departemen dalam perusahaan.

Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin Banyak kegiatan rutin harus dilaksanakan secara teratur apabila kantor ingin berfungsidengan tepat.

Disamping itu ada tambahan pekerjaan tambahan itu adalah:

Menulis (termasuk mengetik dan lain-lain untuk mempercepat proses penulisan)

Menyalin (baik dengan tangan, mekanik maupun fotografis).

Mengarsip (termasuk memilih, member nomor dan menyusun indeks)

Mengecek (memeriksa).

3.4 Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran CharlesO Lebbey membagi ruang lingkup Manajemen Perkantoran dalam 9 bidang ,sebagai berikut :

offfice Space (Ruang Perkantoran) Termasuk di dalamnya adalah perkiraan kebutuhan ruang, tata ruang, ventilasi udara, pantulan suara, lukisan, fasilitas kebersihan, ruang pertemuan, perubahan ruang, dan pemeliharaan ruang.

office Communication (Komunikasi Kantor) Termasuk di dalamnya adalah pengiriman surat, penanganan telepon, telex penerimaan tamu.

office Personnel (Kepegawaian/ Manajemen Sumber Daya Manusia) Termasuk di dalamnya adalah Seleksi pegawai,orientasi, Latihan, Pengujian,Kenaikan Pangkat, Turnover (pergantian pegawai), Pengerahan Pegawai,Keterlambatan, Kemangkitan, Wawancara, Semangat dan Motivasi kerja, Disiplin,Pensiun, Penilaian pegawai dan Pengaduan.

Furniture and Equipment (Perabotan dan Perlengkapan) Termasuk di dlamnya Meja, Kursi, Lemari, Perlengkapan Arsip, Pemeliharaan dan perbaikan alat, Penilaian perlengkapan kantor yang baru.

Appliances and Machine (Peralatan dan Mesin-mesin kantor) Termasuk di dalamnya adalah Mesin Tik, Mesin Komputer, printer, LCD, Facsimili,Mesin Photo Copy, Telepon, Mesin Ganda, Pemeliharaan dan Perbaikan Mesin, sertaPenilaian Peralatan dan Mesin baru. Supplies and Stationary (Perbekalan dan Keperluan Alat Tulis) Termasuk di dalamnya adalah Alat Tulis kantor, Alat-alat kebersihan, Penilaian perbekalan.

Methods (Metode) Termasuk di dalamnya adalah pengolahan Bahan keterangan, Penyelidikan rutin, danAnalisis Statistik.

Records (Warkat) Termasuk di dalamnya Perancangan formulir, Penanganan surat, Pola surat, MetodePelaporan, Penyelidikan, Penyingkiran warkat, Micro Film, Jadwal Penyimpanan,Praktik Kearsipan dan Penyimpanan warkat.

Executive Controls (Kontrol Pejabat Pimpinan) Termasuk di dalamnya adalah Perencanaan organisasi, Perencanaan Anggaran,Forecasting, Buku Pedoman kerja, Konferensi, Mutasi, Job Analysis, SistemPenggajian.

BAB IV PENUTUP 4.1 Kesimpulan Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh adalah tercapainya tujuansecara efisien. Apabila dlam mencapai tujuan tidak sesuai dengan perencanaan dan dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosan tersebut, maka hal tersebut sebaiknyadihindari. Untuk mencegah adanya pemborosan tersebut, maka sumber-sumber daya yangakan dimanfaatkan dalam proses mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan menerapkanfungsifungsi manajemen. Dalam kehidupan organisasi yang berorientasi pada masa depan, usaha penyelenggaraan kegiatan perkantoran perlu ditangani secara profesiaonal, dalam arti bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran memerlukan pimpinan dan staff yang mengerti akantugasnya, bersemangat dalam mengejar prestasi dan seorang karyawan diharapkan dapatmencurahkan perhatiannya secara bersungguh-sungguh, dan berusaha untuk dapat mengolahinformasi, sehingga dapat menjadi sesuatu yang berdaya guna. Berdasarkan hal tersebut dapatdikatakan bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran adalah merupakan inti kehidupan organisasi. organisasi memerlukan tempat sebagai pusat pertemuan, pusat kegatan, pusatmelakukan hubungan, pusat mengambil berbagai keputusan, pusat merencanakan,mengorganisasikan pergerakan dan pengawasan pekerjaan. Tempat tersebut member arti danmembantu menjalankan fungsi organisasi. Segala macam bentuk penulisan, komunikasi, perhitungan, penggolongan dan penyimpanan arsip adalah merupakan pekerjaan kantor.

DAFTAR PUSTAKA

http://dspace.widyatama.ac.id/bitstream/handle/10364/962/bab1-2.pdf?sequence=1 http://www.scribd.com/doc/15892253/Korespondensi-Manajemen-Perkantoran#source:facebook http://artikelekonomi.com/artikel/tujuan+manajemen+perkantoran.html Winard i, (1982), Management Perkantoran dan Pengawasan, Alumni, Bandung. Soedarmayanti, MPd.2001.Dasar-Dasar Pengetahuan tentang manajemen perkantoran.Bandung:Mandar Maju. Mils,.Geoffrey dkk.1990. Manajemen Perkantoran Modern. London.Pitman Publishing Limited.. Gie,The Liang.2000.Administrasi Perkantoran Moderen. Yogyakarta :Liberty Yogyakarta