Verificacin y Revisin del SGSST por la Direccin

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VERIFICACIN Y REVISIN DEL SGSST POR LA DIRECCIN

La verificacin involucra la medicin, seguimiento y evaluacin del comportamiento en materia de seguridad y salud de la organizacin, que debe identificar, investigar y corregir cualquier causa que provoque una no conformidad con los requisitos del sistema, adoptando las acciones correctivas convenientes. La direccin de la organizacin debe revisar y evaluar el SGSST a intervalos de tiempo definidos con el fin de mejorar de forma continua.

OBJETIVOS
Adquirir las competencias necesarias para entender los pasos que conlleva la verificacin del desempeo del Sistema de Gestin de SST, as como la revisin del mismo por la direccin.

CONOCIMIENTOS

Concepto de Verificacin. Medicin y Seguimiento del Desempeo. Evaluacin del Cumplimiento Legal. Investigacin de Incidentes. No Conformidad, Accin Correctiva y Accin Preventiva. Control de los Registros. Auditoria Interna. Revisin por la Direccin.

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CONCEPTO DE VERIFICACIN
En este apartado se van a puntualizar los modelos de inspeccin, supervisin y observaciones para localizar las posibles deficiencias del sistema y proceder a su correccin y adopcin de las medidas necesarias para que no vuelvan a repetirse.

Verificar es realizar el seguimiento y medicin de los procesos respecto a la poltica de SST, los objetivos, las metas y los requisitos legales y otros requisitos, e informar de los resultados. OHSAS 18001

En este punto la Norma OHSAS 18001incluye cinco apartados:

Medicin y seguimiento del desempeo. Evaluacin del cumplimiento legal. Investigacin de incidentes, no conformidad, accin correctiva y accin preventiva. Control de los registros. Auditoria interna.

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MEDICIN Y SEGUIMIENTO DEL DESEMPEO

Un Sistema de Gestin de SST debe definir medidas de seguimiento para verificar la conformidad del desempeo del sistema con los requisitos establecidos y para identificar, analizar y registrar las desviaciones respecto a esos requisitos.

Se define desempeo de SST como los resultados medibles de la gestin que hace una organizacin de sus riesgos para la SST. OHSAS 18001

En la medicin del desempeo se debe incluir la medicin de la eficacia de los controles de la organizacin. Los resultados se pueden medir respecto a distintos parmetros:

La poltica de SST. Los objetivos de SST. Otros requisitos de desempeo de la SST.

Requisitos OHSAS 18001 Asociados a la Medicin y Seguimiento del Desempeo

La organizacin debe:

Establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para hacer el seguimiento y medir de forma regular el desempeo de la SST. Establecer y mantener procedimientos para la calibracin y el mantenimiento de los equipos que se pudiesen necesitar para el seguimiento y medicin del desempeo. Conservar los registros de las actividades y los resultados de calibracin y mantenimiento.

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Aspectos a Incluir en los Procedimientos Segn OHSAS

Medidas cualitativas y cuantitativas segn las necesidades de la organizacin. Grado de cumplimiento de los objetivos. Seguimiento de la eficacia de los controles de seguridad y salud. Medidas proactivas de funcionamiento: seguimiento de la conformidad. Medidas reactivas de funcionamiento: seguimiento del deterioro de la salud, incidentes y evidencias de un desempeo de SST deficiente. Registro de datos y resultados del seguimiento y medicin para facilitar el posterior anlisis de las acciones correctivas y preventivas.

Calibracin de Equipos y Elementos de Medida

En caso de necesitar equipos para el seguimiento y medicin del desempeo, stos deben garantizar que los resultados obtenidos sean fiables. La Norma requiere establecer un procedimiento para la calibracin y el mantenimiento de los equipos en caso de necesitarlos para el seguimiento y medicin del desempeo. Asimismo exige disponer de registros de las calibraciones realizadas, de las actividades de mantenimiento y de los resultados, teniendo en cuenta tambin los equipos utilizados por los contratistas.

Posibles Elementos a Incluir en el Registro de Calibraciones

Frecuencia de la calibracin. Referencia a los mtodos de prueba en caso necesario. Identidad de los equipos usados. Acciones a tomar en caso de que el equipo est fuera de los lmites de calibracin.

Aplicacin del Seguimiento y Medicin

La organizacin debe identificar los parmetros clave de desempeo de SST susceptibles de ser objeto de seguimiento y medicin y establecer la frecuencia con la que deberan realizarse de acuerdo con el nivel de riesgos.

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Ejemplos de Seguimiento y Medicin del Desempeo

Control estadstico de accidentes. Vigilancia de la salud. Inspecciones de aspectos generales como la limpieza, sealizacin, almacenamiento, etc. Inspecciones de elementos crticos como protecciones de equipos de trabajo. Observacin de tareas peligrosas como aquellas para las que se definieron controles operacionales. Muestreo de:

Condiciones ambientales. exposicin a agentes qumicos, fsicos y biolgicos. Comportamiento de los trabajadores para identificar prcticas de trabajo que no sean seguras y que puedan requerir correcciones. Seguridad: examen de aspectos especficos de SST.

Anlisis de la documentacin y los registros.

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EVALUACIN DEL CUMPLIMIENTO LEGAL

La frecuencia de las evaluaciones peridicas variar segn los requisitos legales u otros requisitos que la organizacin suscriba.

Requisitos OHSAS 18001 Asociados a la Evaluacin del Cumplimiento Legal

La organizacin debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para evaluar peridicamente el cumplimiento de los requisitos legales aplicables. Mantener los registros de los resultados de las evaluaciones peridicas. La organizacin debe evaluar el cumplimiento con otros requisitos que suscriba. En este aspecto puede:

Combinar esta evaluacin con la evaluacin del cumplimiento legal. Establecer uno o varios procedimientos separados.

Para evaluar el cumplimiento legal es necesario tener un claro conocimiento de todos los requisitos legales que toda empresa debe cumplir.

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INVESTIGACIN DE INCIDENTES
La organizacin debe controlar e investigar los incidentes y otras no conformidades reales o potenciales, con el objetivo de evitar que vuelvan a ocurrir tales situaciones, mediante la investigacin y tratamiento de las causas que las produjeron a travs de las acciones correctivas y acciones preventivas.

Cuando se haya producido un dao para la salud de los trabajadores o cuando, con ocasin de la vigilancia de la salud prevista, aparezcan indicios de que las medidas de prevencin resultan insuficientes, el empresario llevar a cabo una investigacin al respecto, a fin de detectar las causas de estos hechos. Ley 31/1995 de Prevencin de Riesgos Laborales

La Norma OHSAS 18001:2007 introduce un cambio importante en los conceptos de accidente e incidente respecto a la Norma OHSAS 18001:1999 y al que contempla la Ley.

Se entiende por accidente de trabajo toda lesin corporal que el trabajador sufra con ocasin o por consecuencia del trabajo que ejecute por cuenta ajena. Art. 115 Ley General de la Seguridad Social

Se define incidente como el suceso o sucesos relacionados con el trabajo en el cual ocurre o podra haber ocurrido un dao, o deterioro de la salud sin tener en cuenta la gravedad, o una fatalidad.

Tipos de Incidente Accidente CuasiAccidente Situacin de Emergencia Incidente que ha dado lugar a un dao, deterioro de la salud o una fatalidad. Incidente donde no se ha producido un dao, deterioro de la salud o una fatalidad. Se considera un tipo particular de incidente.

OHSAS 18001

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Requisitos OHSAS 18001

Las investigaciones de incidentes se deben llevar a cabo en el momento oportuno y los resultados de ellas deben mantenerse y permanecer documentados. Como consecuencia de las investigaciones se detectar la necesidad de acciones correctivas o de oportunidades de acciones preventivas que sern tratadas de acuerdo a lo que marque la Norma.

Requisitos OHSAS 18001 Asociados a la Investigacin de Incidentes

La organizacin debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para registrar, investigar y analizar los incidentes para:

Determinar las deficiencias de SST subyacentes y otros factores que podran causar o contribuir a la aparicin de incidentes. Identificar:

La necesidad de una accin correctiva. Oportunidades para una accin preventiva. Oportunidades para la mejora continua.

Comunicar los resultados de tales investigaciones.

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Mtodos de Investigacin
Las organizaciones deberan tener procedimientos eficaces para la investigacin de incidentes cuyo principal objetivo es que no se vuelva a repetir la misma situacin. Los procedimientos deberan permitir la deteccin, anlisis y eliminacin de las causas potenciales de no conformidades.

Posibles Aspectos a Incluir en los Procedimientos

Definicin del alcance de la investigacin con relacin al dao potencial o real. Definicin del proceso de notificacin. Responsabilidades de las personas implicadas. Coordinacin con los planes de emergencia. Aplicacin a todo el personal, incluidos contratistas y visitantes. Asegurar que los empleados no tengan dificultades al informar de un incidente o no conformidad. Tener en cuneta los daos a la propiedad. Identificacin de:

Tipo de sucesos a investigar. Objetivo de las investigaciones. Causa fundamental de la no conformidad. Disposiciones para los informes de investigacin y los informes legales.

Existen varias formas de llevar a cabo las investigaciones. Un posible ejemplo se basa en dividir la investigacin en una serie de etapas:

Tipo de incidente. Tiempo, lugar, condiciones del agente material. Condiciones ambientales del puesto de trabajo. Mtodos de trabajo. Datos complementarios de inters.

Toma de Datos

Investigacin de Datos

Anlisis exhaustivo, y valoracin global de la informacin atendiendo a su fiabilidad y secuencia lgica.

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Han de buscarse siempre en hechos reales, nunca en suposiciones. Si se trata de investigar un accidente hay que tener en cuenta que todos tienen varias causas que suelen estar conectadas entre s.

Teora de la Casualidad de los Accidentes

Determinacin de Causas

Todo accidente, como fenmeno natural, es originado por causas naturales y como tales, eliminables. Todos los accidentes tienen varias causas que suelen estar concatenadas entre s. Las causas principales, que es preciso identificar, actan como factores de un producto por lo que la eliminacin de una sola de ellas evita el accidente y/o sus consecuencias.

Participan decisivamente en el accidente. Eliminables dentro del contexto de posibilidades sociolgicas, tecnolgicas y econmicas. Su eliminacin individual evita el incidente o sus consecuencias en todos, o en un tanto por ciento elevado de los casos. Por ello difcilmente las causas humanas podrn ser consideradas principales. Inciden en mayor o menor grado en el incidente. No son decisivas.

Principales Seleccin de Causas

Secundarias

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NO CONFORMIDAD, ACCIN CORRECTIVA Y ACCIN PREVENTIVA

Los datos sobre los incidentes son esenciales como indicador directo del desempeo en SST ya que proporcionan informacin sobre las causas de las no conformidades y de las acciones correctivas y preventivas llevadas a cabo. En este sentido, la Norma OHSAS 18001 establece una clara definicin para estos tres conceptos:

No Conformidad
Cualquier desviacin de los procedimientos y directrices establecidos que podra dar lugar directa o indirectamente a incidentes, daos al lugar de trabajo o una combinacin de estas posibilidades, debe considerarse como una no conformidad. Las desviaciones del sistema pueden ser detectadas por cualquier miembro de la organizacin y en cualquier momento, como puede ser en:

Auditoras internas o externas. Procesos rutinarios de evaluacin del sistema. Operaciones diarias por las personas que estn ms cercanas al trabajo y observan los problemas reales o potenciales. Evidencias relacionadas con el desempeo del Sistema de Gestin de SST Inspecciones peridicas de seguridad y salud.

Estas anomalas deben ser transmitidas a quien corresponda, quien decidir si se trata de una no conformidad y las medidas aplicables.

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Ejemplos de No Conformidades

Incumplimiento de plazos. Incumplimiento de objetivos. Incumplimiento de procedimientos. Uso inadecuado de EPIs.

Acciones Correctivas y Acciones Preventivas

Una vez identificada una no conformidad real, es necesario adoptar las medidas pertinentes para corregirla, inicindose el programa de acciones correctivas. Estas medidas evitan que las consecuencias sean mayores, pero no solucionan el problema, ya que para ello se debera de actuar en el origen del mismo. A continuacin, se realiza un seguimiento del problema y se diagnostican sus causas para poder eliminarlo desde su nacimiento. Una vez satisfagan el criterio de aceptacin previamente definido por el Sistema, el problema se encuentra resuelto, la causa del mismo eliminada y la no conformidad se cierra. La Norma, exige que quede constancia documental de los resultados de las acciones preventivas y correctivas llevadas a cabo.

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Ejemplo de Formato para el Registro de AACC y AAPP

Logotipo de la Empresa

INFORME DE ACCIN CORRECTIVA Y/O PREVENTIVA ACCIN PREVENTIVA N:

Cdigo identificativo Edicin: FECHA: AREA AFECTADA

ACCIN CORRECTIVA N:

MOTIVO DE LA AACC/ AAPP PROPUESTA:

ACCIN CORRECTIVA / PREVENTIVA PROPUESTA:

RESPONSABLES: (Nombre, y firma) PLAZO ESTIMADO DE PUESTA EN PRCTICA: COMPROBACIN DE LA IMPLANTACIN: COMPROBACIN DE LA EFICACIA: NECESIDAD DE NUEVA ACCIN CORRECTIVA / PREVENTIVA OBSERVACIONES: FECHA: FIRMA:

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Requisitos OHSAS 18001

Las directrices para el control de las no conformidades, acciones correctivas y preventivas deben establecerse a travs de procedimientos que han de contemplar una serie de requisitos establecidos por la Norma. Cualquier accin correctiva o preventiva que se lleve a cabo debe adecuarse a la magnitud de los problemas y ser acorde con los riesgos para la SST encontrados.

Requisitos OHSAS 18001 Asociados a No Conformidades, AACC y AAPP

La organizacin debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para tratar las no conformidades reales o potenciales y para tomar acciones correctivas y acciones preventivas. Cuando una accin correctiva y una accin preventiva identifiquen peligros nuevos o modificados o la necesidad de controles nuevos o modificados, el procedimiento debe requerir que las acciones propuestas se tomen tras una evaluacin de riesgos previa a la implementacin. Asegurar que los cambios que surgen de una accin preventiva y una accin correctiva se incorporan a la documentacin del Sistema de Gestin de la SST.

Requisitos OHSAS Definidos en los Procedimientos

Identificacin de no conformidades, correccin y acciones a tomar para mitigar sus consecuencias en SST. Investigacin de no conformidades determinando sus causas y toma de acciones para prevenir que vuelvan a ocurrir. Evaluacin de la necesidad de acciones preventivas de no conformidades e implementacin de las mismas. Registro y comunicacin de los resultados de las acciones tomadas. Revisin de la eficacia de las acciones tomadas.

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CONTROL DE LOS REGISTROS

Los registros presentan evidencias sobre actividades desempeadas y aportan una idea del grado en el que el Sistema de Gestin de SST se encuentra implantado en la organizacin.

Se define registro como todo documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencias de las actividades desempeadas. OHSAS 18001

Cuando los registros se encuentren relacionados con el cumplimiento de requisitos contenidos en la normativa, los datos que contienen debern de permanecer guardados como mnimo el tiempo que est establecido en la legislacin. Adems los registros crticos de SST deberan estar protegidos contra posibles incendios u otros daos. Los registros deben ser y permanecer legibles, identificables y trazables.

Requisitos OHSAS 18001 Asociados al Control de los Registros

La organizacin debe establecer y mantener los registros que sean necesarios para demostrar la conformidad con los requisitos de su sistema de gestin de la SST y del estndar OHSAS, y para demostrar los resultados logrados. La organizacin debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para la identificacin, el almacenamiento, la proteccin, la recuperacin, el tiempo de retencin y la disposicin de los registros.

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AUDITORA INTERNA
La auditora interna del Sistema de Gestin de SST es un instrumento utilizado por el propio sistema para realizar una medicin y supervisin de su grado de cumplimiento comprobando de manera continua la eficacia y la garanta de seguridad y salud que el empresario est ofreciendo a sus trabajadores. Pueden realizarse por personal de la organizacin o por personal ajeno a sta. En cualquier caso, las personas que dirijan la auditora deben ser imparciales y objetivas en su realizacin. Una auditora no es una inspeccin puesto que no busca los posibles fallos en un momento puntual sino que analiza el funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo.

Se define auditora como el proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditora. OHSAS 18001

Conceptos Clave de Auditora

Sistemtica Los resultados de la auditora no se basan en el azar, son debidos a un anlisis minucioso, ordenado y planificado por parte del auditor, que permiten un alto grado de fiabilidad. El auditor debe estar libre de responsabilidades en la actividad que se audita lo que no tiene que implicar necesariamente que sea externo a la organizacin. La auditora ha de ser realizada por profesionales que guarden una relacin de estricta independencia con el sistema a auditar.

Independiente

Objetiva

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Planificacin y Realizacin de la Auditora

Las auditoras del sistema de gestin de SST deberan de cubrir toda la operacin objeto del Sistema de Gestin de SST y evaluar su conformidad con OHSAS 18001:2007 y se deben realizar de acuerdo con las disposiciones planificadas.

La principal norma de referencia a la hora de realizar auditoras de sistemas de gestin, es la UNE-EN ISO 19011 Directrices para la auditoria de los sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental. La organizacin debe establecer un programa para planificar y realizar las auditoras, aunque se pueden realizar auditoras adicionales en caso justificado como puede ser despus de un accidente.

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Campos que Puede Abarcar el Programa de Auditora

Actividades y reas que deben contemplar las auditoras. Frecuencia de la realizacin de las auditoras, teniendo en cuenta factores como:

Riesgos asociados. Datos disponibles de desempeo del Sistema de Gestin de SST. Resultados de las revisiones por la direccin. Cambios del entorno en el que opera.

Responsabilidades asociadas con la gestin y direccin de las auditoras. Comunicacin de los resultados de las auditoras. Competencia profesional del auditor. Cmo se desarrollar la auditora.

Resultados
Las auditoras internas se centran en el desempeo del Sistema de Gestin de SST y no deben confundirse con inspecciones de SST. Los resultados de las auditoras deben ser notificados siempre a la direccin. En este aspecto, el compromiso de la alta direccin es esencial para que el proceso de auditora resulte valioso, considerando las recomendaciones y conclusiones de la auditora para adoptar las acciones adecuadas.

Elementos a Incluir en el Resultado de una Auditora

Evaluaciones de la eficacia de los procedimientos de SST. Evaluaciones del nivel de cumplimiento de procedimientos y prcticas. Identificacin de acciones correctivas en caso necesario.

Requisitos OHSAS 18001

La organizacin debe asegurarse de que las auditorias internas del Sistema de Gestin de la SST se realizan a intervalos planificados para:

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Determinar si el Sistema de Gestin de la SST:

Es conforme con las disposiciones planificadas para la gestin de la SST, incluidos los requisitos OHSAS. Se ha implementado adecuadamente y se mantiene. Es eficaz para cumplir la poltica y los objetivos de la organizacin.

Proporcionar informacin a la direccin sobre los resultados obtenidos.

Requisitos OHSAS 18001 Asociados a la Auditoria Interna

La organizacin debe planificar, establecer, implementar y mantener programas de auditoria teniendo en cuenta los resultados de las evaluaciones de riesgos de las actividades de la organizacin, y los resultados de auditorias previas. Establecer, implementar y mantener, uno o varios procedimientos de auditoria que traten sobre:

Las responsabilidades, competencias y requisitos para planificar y realizar las auditorias, informar sobre los resultados y mantener los registros asociados. La determinacin de los criterios de auditoria, su alcance, frecuencia y mtodos.

La seleccin de auditores y la realizacin de las auditorias deben asegurar la objetividad e imparcialidad del proceso de auditoria.

Auditorias Legales
La auditoria legal o reglamentaria tiene carcter obligatorio y no voluntario para aquellas empresas que cumplen con lo establecido en el RD 604/2006, que modifica el Reglamento de los Servicios de Prevencin.

Empresas Sometidas a Auditoras Legales

Aquellas que no hayan concertado el servicio de prevencin con una entidad especializada. Aquellas que desarrollen las actividades preventivas con recursos propios y ajenos:

Se auditar las actividades preventivas desarrolladas por el empresario con recursos propios y su integracin en el sistema general de gestin de la empresa. Tiene en cuenta la incidencia en dicho sistema de su forma mixta de organizacin, y el modo en que estn coordinados los recursos propios y ajenos en el marco del plan de prevencin de riesgos laborales.

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Las empresas de hasta 50 trabajadores, que no estn incluidas en el Anexo I del RD 604/2006 que tengan servicio de prevencin no tendrn la necesidad de recurrir a una auditora salvo que ocurran circunstancias que pongan en peligro la actividad de la empresa y la inadecuacin del sistema de prevencin previo al informe de inspeccin.

Periodicidad de la Auditora

La primera auditora se tiene que realizar dentro de los doce meses siguientes al momento en que se disponga la planificacin de la actividad preventiva. La auditora se repetir cada cuatro aos, excepto cuando se trate de actividades incluidas en el Anexo I del RD 604/2006, cuyo plazo se reduce a dos aos. Deber repetirse cuando lo requiera la autoridad laboral, a la vista de los datos de siniestralidad o de otras circunstancias que pongan de manifiesto la necesidad de revisar los resultados de la ltima auditora. Estos plazos se ampliarn en 2 aos en los supuestos en que la modalidad de organizacin preventiva de la empresa haya sido acordada con la representacin especializada de los trabajadores en la empresa.

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REVISIN POR LA DIRECCIN

La alta direccin debe revisar el funcionamiento del Sistema de Gestin de la SST para evaluar si est implementado por completo y sigue siendo adecuado para alcanzar la poltica y los objetivos de SST declarados por la organizacin. Las revisiones deben ser planificadas peridicamente y centrarse en el desempeo global del Sistema de Gestin de SST y no en detalles especficos. Al planificar la revisin se debe tener en cuenta, primordialmente:

Temas a tratar. Asistentes. Responsabilidades de cada participante en lo que respecta a la revisin. Informacin que se debe aportar para la revisin.

Es decisin de la organizacin quines participan en la revisin. Normalmente, adems de la alta direccin, se incluyen otros responsables y miembros de la organizacin que puedan aportar informacin pertinente. La informacin generada por la revisin del sistema debe quedar documentada.

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Requisitos OHSAS 18001 Asociados a la Revisin por la Direccin

Segn el punto 4.6 de la Norma se establece que la alta direccin debe:

Revisar el Sistema de Gestin de la SST de la organizacin, a intervalos planificados, para asegurarse de su conveniencia, adecuacin y eficacia continuas incluyendo:

La evaluacin de oportunidades de mejora. La necesidad de efectuar cambios en el Sistema de Gestin de la SST, incluyendo la poltica y los objetivos.

Conservar los registros de las revisiones por la direccin. Resultados de la Revisin

Deben ser coherentes con el compromiso de mejora continua de la organizacin. Deben incluir decisiones y acciones relacionadas con posibles cambios en:

El desempeo de la SST. La poltica y los objetivos de SST. Los recursos. Otros elementos del Sistema de Gestin de la SST.

Los resultados relevantes deben estar disponibles para su comunicacin y consulta.

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REAS DE FORMACIN

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