APOSTILA DE GESTO ADMINISTRATIVA

1. O QUE SO EMPRESAS

Segundo o Wikipdia, empresas so: [...] um conjunto organizado de meios com vista a exercer uma atividade particular, pblica, ou de economia mista, que produz e oferece bens e/ou servios, com o objetivo de atender a alguma necessidade humana. Para as empresas o principal objetivo a ser atingido o lucro, que em uma viso moderna a consequncia do processo produtivo e o retorno esperado pelos investidores. 1.1 Breve Histria das Empresas Sempre existiram formas de trabalhos organizadas e dirigido. Contudo as empresas desenvolveram-se de forma lenta at a revoluo industrial. Muitos investigadores dividem a histria da empresa em 6 fases. 1.1.1 Fase artesanal

Desde a antiguidade, at 1780, o regime de produo esteve limitado a artesos e a mo-deobra intensiva e no qualificada, principalmente mais direcionada para a agricultura. O sistema de comrcio era de troca por troca (trocas locais). 1.1.2 Fase da industrializao Com a revoluo industrial, as empresas sofreram um processo de industrializao ligado s mquinas. O uso do carvo, nova fonte de energia, veio a permitir um enorme desenvolvimento nos pases. A empresa assume um papel relevante no desenvolvimento da sociedades, introduzindo novas mquinas consoante o material que se queria produzir, como a mquina de fiar, tear, maquina a vapor, locomotivas, etc.

1.1.3 Fase de desenvolvimento industrial

Os dois expoentes marcantes desta fase, so o ao e a eletricidade. O ferro substitudo pelo ao, como fonte bsica da indstria, e o vapor transferido pela eletricidade e derivados de petrleo. O desenvolvimento do motor de exploso e do motor eltrico, estabelecem uma relao entre a cincia e o avano tecnolgico das empresas. Isto fez com que se desse o desenvolvimento dos transportes e das comunicaes, o que permitiu encurtar as distancias entre diferentes reas, o que permite o desenvolvimento rpido do intercambio comercial. 1.1.4 Fase do Gigantismo Industrial

Nesta fase as empresas atingem enormes propores, passando a actuar em operaes de mbito internacional e multinacional. Surgem os navios cada vez mais sofisticados e de grande porte, grandes redes ferrovirias e auto-estradas cada vez mais acessveis. O automvel e o avio tornam-se veculos cada vez mais usuais / correntes, e com o aparecimento da televiso as distncias encurtam-se. 1.1.5 Fase moderna

Corresponde fase em que o desenvolvimento cientfico e tecnolgico das empresas se afirma de forma surpreendente e a utilizao de meios tecnolgicos cada vez mais preciso. Cada vez mais notrio o contraste entre os pases do norte e do sul, comeando a ser classificados por pases desenvolvidos (os da zona norte, mais avanados a nvel tecnolgico e empresarial), e pases "em via de desenvolvimento" (pases da zona do sul, menos industrializados, e mais rurais). Nos pases desenvolvidos comeam a circular novos materiais bsicos ( p.ex plstico alumnio ,fibras sintticas, etc.). Ao petrleo e eletricidade so aumentadas novas formas de energia, como a nuclear e a solar. O surgimento de novas energias, como o circuito integrado e a informtica, permitem a sofisticao da qualidade de vida quotidiana. O uso de TV a cores, computador, comunicao por satlite e os carros, permite dinamizar as empresas. Existe uma relao direta entre empresa, consumo, publicidade. Vrias formas de publicidade so hoje em dia estudadas pelos departamentos de marketing das empresas sendo que o meio publicitrio que tem crescido mais nos ltimos anos a Internet, sites como http://www.pandaempresas.com surgem cada vez com mais frequncia em todos os Pases Desenvolvidos e em vias de desenvolvimento. Os consumidores cada vez passam a ser mais existentes em termos de tecnologia. Surge ento a competio entre as empresas no intuito de satisfazer os clientes, o que leva de forma direta e indireta ao avano tecnolgico. Por trs deste avano esto estudos cientficos. A cincia cada vez fica mais ligada empresa. 1.1.6 Fase de incerteza Ps Moderna Hoje em dia, as empresas encontram-se num clima de turbulncia. O ambiente externo das empresas caracteriza-se por uma complexidade e mobilidade que os empresrios no conseguem gerir de forma adequada. As empresas tendem a estagnar, o que no recomendvel, pois a empresa deve assumir-se como um sistema de aberto a mudanas e inovaes a todos os nveis, nomeadamente a nvel de produtos internos e gesto. 1.1.7 Quadro de Sntese FASE Fase artesanal Fase da industrializao Fase do gigantismo industrial Fase moderna Fase de incerteza PERODO Antiguidade at revoluo industrial 1780 Primeira revoluo industrial 1780 - 1860 Entre as duas grandes guerras mundiais 1914 - 1945 Do psguerra at atualidade 1945 - 1980 Atualidade aps 1980

Fase do desenvolvimento industrial Segunda e terceira revoluo industrial 1860 - 1914

2.0 CATEGORIAS DAS EMPRESAS A concepo de uma empresa, seja ela grande ou pequena, com ou sem fins lucrativos, no se torna possvel sem a adoo de uma srie de princpios administrativos que iro engendrar a organizao e o conseqente desenvolvimento da empresa. Os princpios administrativos so dados por quatro fatores: Planejamento, Organizao Coordenao Controle. A organizao pode ainda ser divida em duas fases:

Economia Rudimentar: consumo reduzido, baixa produo, artesanal, falta de organizao. Economia Evoluda: aumento do consumo, produo empresarial, desenvolvimento da organizao. Dentre os diversos tipos de empresa, temos a de produo, construtora e a de servios. As empresas ainda podem ser classificadas quanto a: Objetivos (comerciais, industriais, de prestao de servios). Tamanho (grande, mdia, pequena, micro). Estrutura: (individuais, coletivas, pblicas, mistas). Volume de Trabalho Interno (simples, complexas). Organizao (Linear ou Militar, Funcional, Estado Maior ou Staff). "Produzir" o ato de transformar recursos materiais em bens de consumo pela atividade comercial. "Desperdcio" a perda de materiais por negligencia, impercia ou imprudncia do agente administrativo. O desperdcio pode ser causado por tipos de origem, fator material, humano ou racional. 3. 0 DIVISO DAS EMPRESAS 3.1 Pelo setor econmico Dependendo do tipo de prestao da empresa, tem-se as seguintes categorias: Setor primrio, correspondendo agricultura; Setor secundrio, correspondendo indstria; Setor tercirio, correspondendo ao setor de servios. Setor quaternrio, correspondendo s organizaes no governamentais. 3.2 Pelo nmero de proprietrios O proprietrio da empresa pode ser apenas uma pessoa, caso das empresas individuais, como podem ser mais de uma, formando sociedades. Existem as seguintes modalidades na legislao brasileira: Empresa em nome individual Sociedade por quotas Empresa de Responsabilidade Limitada, (Ltda ou Lda - terminao no nome da empresa) Sociedade Annima, (SA - terminao no nome da empresa) Cooperativas, (CRL - terminao no nome da empresa) Em Comandita, 3.3 Pelo tamanho A empresa pode ser ainda categorizada pelo seu tamanho, de acordo com um ou uma srie de critrios, como o nmero de empregados, volume de negcios, etc. Uma forma rpida para traduzir genericamente este compndio de critrios dizer que a empresa pode ser: Micro Empreendedor Individual Microempresa Macroempresa Empresa de pequeno porte Empresa de mdio porte Empresa de grande porte 3.4 Pelo fim fim lucrativo

 fim no lucrativo Essa diviso, parte da antiga conceituao de Empresa, uma associao organizada ou empreendimento ou ainda uma firma ou pessoa jurdica que explora uma determinada atividade com objetivo de lucro. Todavia, deve-se levar em conta uma nota em relao a uma certa confuso sobre o que uma empresa sem fim lucrativo. Uma empresa ao declarar que ter lucros no um fim em si prprio, no implica que a empresa no crie lucros, mas antes que esses lucros no iro ser redistribudos pelos dono(s) da empresa. A empresa pode aplicar esses lucros para poder suportar os custos da sua atividade, e o restante (o chamado lucro) poder muito bem ser aplicado na expanso da sua atividade (alargamento), aumentos de eficincia (melhoria da qualidade de funcionamento), ou ainda como tambm tem sido muito praticado: praticar um preo igual ao custo. 4.0 CONCEITO DE ADMINISTRAO A administrao,tambm chamada gerenciamento ou gesto de empresas, supe a existncia de uma instituio a ser administrada ou gerida, ou seja, um agrupamento de pessoas que se relacionem num determinado ambiente, fsico ou no, orientadas para um objetivo comum que a empresa. Empresa, aqui significa o empreendimento, os esforos humanos organizados, feitos em comum, com um fim especfico, um objetivo. As instituies (empresas) podem ser pblicas ou privadas, com ou sem fins lucrativos. Atualmente se utiliza esta palavra para designar os estabelecimentos comerciais, industriais, de servios, etc., grandes ou pequenos, o que no revela seu sentido no ttulo da profisso. A necessidade de organizar os estabelecimentos nascidos com a revoluo industrial levou os profissionais de outras reas mais antigas e maduras a buscar solues especficas para problemas que no existiam antes. Assim a pesquisa de mtodos especiais para administrar estes empreendimentos deu origem aos rudimentos da cincia da administrao. No se deve confundir a gerncia de uma casa ou de nossa vida pessoal que tem sua arte prpria, porm emprica com a gerncia de uma instituio, considere aqui este termo como genrico para empreendimento, empresa. Para Maximiano, 2000: Administrar o processo de tomar, realizar e alcanar aes que utilizam recursos para atingir objetivos. Embora seja importante em qualquer escala de aplicao de recursos, a principal razo para o estudo da administrao seu impacto sobre o desempenho das organizaes. a forma como so administradas que torna as organizaes mais ou menos capazes de utilizar corretamente seus recursos para atingir os objetivos corretos. 4.1 Funes Administrativas

Atualmente, as principais funes administrativas so: Fixar objetivos (planejar); Analisar: conhecer os problemas; Solucionar problemas; Organizar e alocar recursos (recursos financeiros e tecnolgicos e as pessoas); Comunicar, dirigir e motivar as pessoas (liderar); Negociar; Tomar as decises (rpidas e precisas); Mensurar e avaliar (controlar). 4.2 O papel do administrador As funes do gestor foram, num primeiro momento, delimitadas como: planejar, organizar, comandar, coordenar e controlar. No entanto, por ser essa classificao bastante difundida, comum encontr-la em diversos livros e at mesmo em jornais de forma condensada em quatro categorias. So elas: planejar, organizar, liderar e controlar. Planejar: "definir o futuro da empresa, principalmente, suas metas, como sero alcanadas e quais so seus propsitos e seus objetivos" , ou como "ferramenta que as pessoas e as organizaes usam para administrar suas relaes com o futuro. uma aplicao especfica do processo decisrio." O planejamento envolve a determinao no presente do que se espera para o futuro da organizao, envolvendo quais as decises devero ser tomadas, para que as metas e propsitos sejam alcanados. Organizar: pode-se constatar que [...] se fosse possvel seqenciar, diramos que depois de traada(s) a(s) meta(s) organizacional (ais), necessrio que as atividades sejam adequadas s pessoas e aos recursos da organizao, ou seja, chega a hora de definir o que deve ser feito, por quem deve ser feito, como deve ser feito, a quem a pessoa deve reportar-se, o que preciso para a realizao da tarefa. Logo, "organizar o processo de dispor qualquer conjunto de recursos em uma estrutura que facilite a realizao de objetivos. O processo organizacional tem como resultado o ordenamento das partes de um todo, ou a diviso de um todo em partes ordenadas." Liderar: envolve influenciar as pessoas para que trabalhem num objetivo comum. "Meta(s) traada(s), responsabilidades definidas, ser preciso neste momento uma competncia essencial, qual seja, a de influenciar pessoas de forma que os objetivos planejados sejam alcanados." Na gesto no basta apenas ser uma pessoa boa, necessrio que tenha nascido para vencer, vitria essa que est relacionada com a busca constante de desafios, com a coragem de

mobilizar-se, de assumir seu papel diante de seus pares, de seus colaboradores e de seus supervisores. Quando se fala de gerir pessoas importante ter em ateno ser competente, reconhecer competncia e competncias. Trabalhar ou liderar pessoas uma tarefa rdua, em que mais depressa se detectam os fracassos do que os sucesso, j que no primeiro caso toda a empresa se poder ressentir, no segundo, o mrito geralmente assumido de forma solitria. Trabalhar com seres humanos exige conhecer, compreender para posteriormente se desenvolver. Para identificar competncias h que conhecer muito bem a empresa e todos os seus colaboradores. Desta forma partimos para a implementao de todo um sistema organizado, planejado e formalizado com o objetivo de reter talentos, desenvolver as capacidades individuais, prever constrangimentos, e acima de tudo criar e gerir as oportunidades. Desta forma motivamos todos os intervenientes, gerimos as suas expectativas e potenciamos a produtividade. Liderar significa anlise, responsabilidade e justia. Maximiano, 2000 ao invs de liderar, define o terceiro passo como executar, "o processo de execuo consiste em realizar as atividades planejadas que envolvem dispndio de energia fsica e intelectual" E por ltimo controlar, que "estando a organizao devidamente planejada, organizada e liderada, preciso que haja um acompanhamento das atividades, a fim de se garantir a execuo do planejado e a correo de possveis desvios"(ARAJO, 170, 2004). Cada uma das caractersticas podem ser definidas separadamente, porm dentro da organizao, so executadas em conjunto, ou seja, no podem ser trabalhados disjuntas. 4.3 Princpios para um bom administrador Saber utilizar princpios, tcnicas e ferramentas administrativas; Saber decidir e solucionar problemas; Saber utilizar princpios, tcnicas e ferramentas administrativas; Utilizar princpios, tcnicas e ferramentas administrativas; Saber lidar com pessoas: comunicar eficientemente, negociar, conduzir mudanas, obter cooperao e solucionar conflitos. Ter uma viso sistmica e global da estrutura da organizao; Ser proativo, ousado e criativo; Ser um bom lder; Gerir com responsabilidade e profissionalismo; Ter viso de futuro. 5.0 ORGANIZAES Organizao a arte de empregar todos os recursos disponveis a fim de alcanar um determinado objetivo. (Henry Dutton) Uma organizao uma combinao de esforos individuais que tem por finalidade realizar propsitos coletivos. Alm de pessoas, as organizaes utilizam outros recursos, como mquinas e equipamentos, dinheiro, tempo, espao e conhecimentos. Por meio de uma organizao, possvel perseguir e alcanar objetivos que seriam inatingveis para uma pessoa. Uma grande empresa ou uma pequena oficina, um laboratrio de anlises ou o corpo de bombeiros, um hospital ou uma escola so todos exemplos de organizaes. Sempre que algum precisa realizar uma atividade para a qual necessrio recorrer ao concurso de outros, ou sempre que algumas pessoas descobrem que, se unirem suas foras, conseguiro

fazer coisas que seriam impraticveis se perseguidas por apenas uma delas, o resultado uma organizao. 5.1 Organizao Formal e Informal As organizaes podem ser formais ou informais. As organizaes informais podem existir como entidades independentes. No entanto, essas organizaes informais independentes no tm nenhum interesse prtico para o estudo de administrao. Portanto, quando falamos em organizao informal estamos nos referindo s organizaes informais existentes dentro das organizaes formais. A maioria dos autores considera mesmo que as organizaes informais independentes no tm as caractersticas necessrias para serem consideradas como organizaes. Uma caracterstica importante da organizao, que a distingue de outros tipos de sistemas sociais, a prioridade para a consecuo de uma meta especfica. Segundo esse critrio, os grupos de amigos no so organizaes nesse sentido tcnico. Podemos dizer, portanto, que sem objetivo nenhuma organizao teria razo de existir e, em conseqncia, todas as organizaes realizam objetivos. Para que exista uma organizao formal necessrio, alm do objetivo, um conjunto de regras mais ou menos permanentes e uma estrutura estabelecendo os papis e as relaes entre seus membros. A organizao formal requer autoridade das pessoas que exercem o controle e estabelecem a forma de sua utilizao, bem como a diviso do trabalho e as relaes formais entre os seus membros. Dentro das organizaes formais, surgem sempre grupos espontneos de pessoas que tm afinidades, ou interesses ou conhecimentos comuns. Essas relaes pessoais funcionam como mecanismos fortssimos de comunicao e podem afetar as decises, favorecendo u prejudicando a organizao formal. As organizaes informais tendem a fortalecer o poder dos seus membros, que obtm informaes por meio do grupo e podem us-las em benefcio prprio. Podem existir tambm trocas de benefcios recprocos, geralmente em prejuzo da organizao formal. As organizaes informais tendem a fortalecer o poder dos seus membros, que obtm informaes por meio do grupo e podem us-las em benefcio prprio. Podem existir tambm trocas de benefcios recprocos, geralmente em prejuzo da organizao formal. Na organizao informal, o prestgio de cada um no est diretamente vinculado hierarquia, mas aceitao que se consegue dos demais membros. Essas redes informais podem, porm, servir de exemplo em relao facilidade de comunicao que existe no seu interior. Assim, conclumos que para que exista organizao formal preciso: objetivo; diviso de trabalho; fonte de autoridade (formal ou informal) e relaes (entre as pessoas e grupos). 5.2 O Sistema Organizacional e seu ambiente externo O sistema organizacional corresponde a um sistema que contm elementos humanos e materiais empenhados, coordenadamente, em atividades orientadas para resultados, ligados por sistemas de informao e influenciados por um ambiente externo, com o qual o sistema organizacional interage permanentemente. Tudo o que exemplificamos como organizao: empresas, universidades e escolas, entre outros, so sistemas organizacionais, pois satisfazem a essa definio. Um ponto importante dessa definio o ambiente externo. Nenhuma organizao est isolada, mas inserida num ambiente externo que atua sobre ela e sobre o qual ela tambm age. Ao

elaborar seus planos a empresa os faz considerando o ambiente de modo a modifica-lo a seu favor. Isso faz com que as organizaes sejam caracterizadas como sistemas abertos. O Macroambiente um amplo sistema que envolve as organizaes, abrangendo os aspectos demogrficos, cientficos, tecnolgicos e ecolgicos, fsicos, polticos, econmicos, sociais e culturais. Ele interage permanentemente com a organizao e esta procura influenci-lo, mas sua capacidade relativamente limitada. Fatores que compem o Macroambiente: 1. Cientficos e tecnolgicos: Conhecimentos acumulados pela humanidade que influenciam na maneira de realizar as tarefas e operaes. 1. Polticos: Padres de organizao e funcionamento do Estado e da sociedade civil e dos seus mecanismos de interao e regulao (inclusive a opinio pblica). 1. Econmicos: Organizao do sistema econmico; poltica econmica; produto nacional bruto e per capita; perfis de distribuio de riqueza; taxas inflacionrias e nveis de emprego, entre outros. 1. Institucionais: Contextos de normas legais que regulamentam comportamentos individuais e coletivos. 1. Sociais: Tradies culturais, valores, ideologias, presses sociais e mitos, entre outros. 1. Demogrficos: Crescimento demogrfico, densidade demogrfica, distribuio espacial, composio etria e tnica, entre outros. 1. Ecolgicos: Meio ambiente fsico e natural que circunda o sistema organizacional. O Microambiente corresponde a sistemas prximos empresa e que interagem com ela de maneira forte e permanente. Abrange os fornecedores de insumos, os clientes, os competidores e os rgos governamentais ou regulamentadores. O microambiente influencia permanentemente a empresa e esta tambm procura influenci-lo, tendo, quase sempre, alguma capacidade para isso. Fatores que compem o Micro ambiente: a) Consumidores: Usurios dos produtos e servios da organizao. b) Fornecedores: Supridores de recursos: capital, mo-de-obra, materiais, equipamentos, servios e informaes, entre outros. c) Concorrentes: Produzem bens ou servios iguais, semelhantes ou sucedneos, visando aos mesmos consumidores ou usurios; competem pelos mesmos recursos junto aos mesmos fornecedores. d) Regulamentadores: Entidades que impem controles, limites e restries ao da organizao: governo, meios de comunicao de massa, sindicatos, associaes empresariais e de classe e organizaes no governamentais, por exemplo. A interao do sistema organizacional com o ambiente no qual ele atua cria, nesse sistema, subsistemas especficos, que interagem, cada um deles, com setores especficos do ambiente

geral e, especialmente, do ambiente operacional. Assim, surge o conceito de diferenciao no sistema organizacional. Abaixo uma representao sobre os ambientes a que a empresa faz parte.

6.0 SETORES DA ADMINISTRAO O funcionamento de qualquer empresa, pequena, mdia ou grande, apia-se em quatro pilares: o Produo o Marketing o Finanas o Recursos Humanos. Para a administrao deles, as etapas so as mesmas: organizar, planejar, dirigir e controlar. Em todos os setores h a necessidade ter objetivos bem claros e definidos. 7.0 ORGANOGRAMAS O organograma uma espcie de diagrama usado para representar as relaes hierrquicas dentro de uma empresa, ou simplesmente a distribuio dos setores, unidades funcionais e cargos e a comunicao entre eles. uma representao grfica da estrutura organizacional de uma empresa. So decises importantes no processo de organizao de uma empresa: 1. Definir a diviso do trabalho e responsabilidades2. Definir tipo de autoridade3. Definir sistema de comunicao Para que isso ocorra se torna necessria a utilizao de uma estrutura. As vantagens e desvantagens do uso de um organograma so: VANTAGENS Visualiza de imediato os rgos de linha e de assessoramento; Indica a relao entre rgos; Possibilita o conhecimento formal da comunicao 7.1 Modelos de Organogramas DESVANTAGENS esttico altamente formal No indica todas as relaes e situaes

Existem alguns tipos de organogramas: - Organograma vertical (tambm chamado de clssico), mais usado para representar claramente a hierarquia na empresa;

- Organograma circular (ou radial), exatamente o contrrio, usado quando se quer ressaltar o trabalho em grupo, no h a preocupao em representar a hierarquia. o mais usado em instituies modernas ou do terceiro setor onde o se quer ressaltar a importncia do trabalho em grupo;

- Organograma horizontal tambm criado com base na hierarquia da empresa, mas tem essa caracterstica amenizada pelo fato dessa relao ser representada horizontalmente, ou seja, o cargo mais baixo na hierarquia no est numa posio abaixo dos outros (o que pode ser interpretado como discriminao, ou que ele tem menos importncia), mas ao lado;

- Organograma funcional parecido com o organograma vertical, mas ele representa no as relaes hierrquicas, e sim as relaes funcionais da organizao; - Organograma matricial usado para representar a estrutura das organizaes que no apresentam uma definio clara das unidades funcionais, mas grupos de trabalhos por projetos que podem ser temporrios (estrutura informal). Como pde ser percebida, a prpria criao do organograma exige um estudo da organizao e a definio do que se pretende representar.

Nos ltimos anos tem-se notado uma tendncia de mudana nos organogramas das empresas, chamada de downsizing que o achatamento do organograma. Esta tcnica promove a reduo dos nveis hierrquicos da empresa com o objetivo de aproximar os nveis da organizao, reduzir mo-de-obra e custos e agilizar processos decisrios. Em outras palavras, reduz a verticalizao da estrutura organizacional. Leia mais: http://www.ebah.com.br/content/ABAAABnogAD/apostila-gestao-administrativaalunos#ixzz22KHGpXTI