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David Allen - Organzate Con Eficacia http://rapidshare.com/files/390705393/DAOCE.rar http://es.wikipedia.

org/wiki/Getting_Things_Done Getting Things Done, cuyas siglas son GTD, es un mtodo de gestin de las actividades y el ttulo de un libro de David Allen. GTD se basa en el principio de que una persona necesita borrar de su mente todas las tareas que tiene pendientes guardndolas en un lugar especfico. De este modo, se libera a la mente del trabajo de recordar todo lo que hay que hacer, y se puede concentrar en la efectiva realizacin de aquellas tareas. Sobre qu trata GTD A diferencia de otros expertos en gestin del tiempo, Allen no se centra en el establecimiento de prioridades. En su lugar, l insta a la creacin de listas de tareas especficas para cada contexto, por ejemplo, una lista de llamadas telefnicas pendientes o recados que hacer en la ciudad. Tambin sugiere que cualquier nueva tarea que pueda ser completada en menos de dos minutos debera ser hecha inmediatamente. La psicologa de GTD se basa en hacer fcil el almacenamiento, seguimiento y revisin de toda la informacin relacionada con las cosas que necesitas hacer. Allen sugiere que muchos de los bloqueos mentales en los que nos encontramos a la hora de completar ciertas tareas, vienen dados por una

planificacin insuficiente (p.e., para cualquier trabajo debemos aclarar lo que se debe conseguir y qu acciones se deben llevar a cabo para completarlo). Segn Allen, es ms prctico hacerlo reflexionando previamente sobre ello, generando una serie de acciones que hacer ms tarde, sin necesidad de volver a planificarlo durante su realizacin. Allen tambin sostiene que nuestro "sistema de recordatorios interno" (nuestra memoria), es considerablemente ineficiente y rara vez nos acordamos de lo que necesitamos hacer en el momento y en el lugar en el que podemos hacerlo. Por tanto, las "acciones prximas" almacenadas segn el contexto en un "sistema confiable externo" actan como soporte que nos asegura que lo recordaremos en el momento y lugar adecuados para su realizacin. Hay muchos consejos y trucos sobre la gestin del tiempo detallados en Getting Things Done que pueden sernos tiles para poner en prctica el flujo de trabajo descrito por Allen. Una breve descripcin de GTD traducida del libro de Allen Ready for Anything ("Preparado para cualquier cosa"): Mantn todo fuera de tu cabeza. Decide qu acciones requieren tus tareas cuando aparecen no cuando expiran. Organiza recordatorios de tus proyectos y sus acciones prximas en las categoras apropiadas. Mantn tu sistema actualizado, completo y suficientemente revisado para conocer las opciones de las que dispones sobre lo que estas haciendo (y no haciendo) en cualquier momento." Principios

Los principios esenciales de GTD son los siguientes: Recopilar Depositar en "cubos" externos, todo aquello que necesitemos recordar, realizar o darle seguimiento. Allen se refiere a los correos electrnicos, grabadoras, libretas de notas, PDAs y agendas como simples "cestas" o "cubos" de almacenamiento. El objetivo es "sacar" todo de nuestra mente y recogerlo en alguno de estos elementos de almacenamiento para luego procesarlos. Tras el procesamiento, todos los "cubos" deberan vaciarse al menos una vez por semana. Procesar Cuando ests procesando tu "cubo", deberas seguir estrictamente este orden: * Empezar siempre por el principio * No procesar ms de un elemento a la vez. * No enviar de vuelta al "cubo" a ningn elemento. * Si un elemento requiere de una accin para ser realizado: * Si lleva menos de dos minutos, hazlo. * Si no es tu tarea, delgalo adecuadamente. * Posponlo. * Si un elemento no requiere una accin, * Archvalo como referencia. * Deschalo si no es procedente. * Djalo en cuarentena si no puedes llevarlo a cabo en ese momento.

Regla de los dos minutos: "Si una tarea requiere menos de dos minutos, hazla inmediatamente". "Dos minutos" es una cifra orientativa, considerando que ese es tambin aproximadamente el tiempo que en cualquier caso habra que invertir para posponerla. Organizar Allen describe el conjunto de listas sugeridas que puedes usar para mantener un seguimiento de los elementos que esperan ser atendidos: * Acciones prximas - Para todo elemento que requiere tu atencin, decide cul es la prxima accin que es necesario tomar para llevarlo a cabo. Por ejemplo, si el elemento significa 'Escribir un informe del proyecto', la accin prxima puede ser "Escribir a Fred para reunirnos unos minutos" o 'Llamar a Jim para preguntarle los requisitos del informe' o algo por el estilo. Aunque puede haber muchos pasos y acciones que se requieran para completar un hito, siempre habr algo que t necesites hacer primero y debera ser guardado en la lista de acciones prximas. Preferiblemente, stas se guardarn por el contexto en el que se pueden hacer: 'en la oficina', 'por telfono', o 'en la tienda'. * Proyectos - toda tarea inconclusa (que Allen denomina open loop 'bucle abierto') en tu vida o trabajo que requiere ms de una accin para ser realizada se considera un 'proyecto'. Estas acciones deben ser revisadas peridicamente para asegurar que todo proyecto tiene una prxima accin asociada a l y que puede ser llevada a cabo. * En espera - cuando t has delegado una accin en alguien o ests esperando un evento externo antes

de continuar trabajando en un proyecto debe ser registrado en tu sistema y comprobado peridicamente para ver si existe alguna accin adecuada o hay algn recordatorio que necesite ser enviado. * Algn da/Quiz - se trata de cosas que quieres hacer pero actualmente no es posible. Algn ejemplo podra ser 'aprender Chino' o 'tomarse unas vacaciones para hacer submarinismo'. Un calendario tambin es algo importante para llevar un seguimiento de tus citas y compromisos; sin embargo, Allen recomienda especficamente que el calendario se reserve para lo que el denomina "paisaje yermo" (hard landscape): cosas que se deben hacer obligatoriamente en un plazo especfico, o reuniones y citas que han sido fijados en un momento en particular. Los elementos de la lista 'Pendiente' deberan reservarse para la lista de acciones prximas. La clave definitiva de la organizacin segn GTD es el sistema recordatorio. Getting Things Done afirma que un sistema recordatorio debe ser fcil, simple y amigable. Puede ser, incluso, un trozo de papel, si necesitas almacenar referencias, deberas tener un archivo dedicado para ello y para ninguna otra cosa. La sugerencia de Allen es que mantengas un nico sistema recordatorio ordenado alfabticamente para hacer tan rpido y fcil como sea posible el hecho de almacenar y buscar la informacin que necesitas. Los usuarios del servicio de correo electrnico de Google, Gmail, pueden utilizar las etiquetas para crear listas y proyectos tal y como se explica en el artculo de Bryan Murdaugh "Getting Things Done with Gmail". Esto mantiene muchas de los conceptos

de GTD pero puesto en marcha a travs del correo electrnico. Para los usuarios de Gmail que usan Firefox como navegador, la extensin GTDInbox extension les servir como interfaz GTD hacia Gmail de una manera fcil, til y cmoda. Revisar Las listas de acciones y recordatorios sern completamente intiles si no las revisamos al menos diariamente o siempre que tengamos un momento libre. Dado el tiempo, la energa y los recursos que tenemos en un momento en particular, se debe decidir cul es el elemento ms importante que debe ser llevado a cabo en ese preciso momento y hacerlo. Si te domina la dejadez, puede que termines siempre las tareas fciles y dejes sin hacer las difciles. Para solventar esto, tienes que escoger la accin segn el orden en el que estn contenidas en las listas tal y como las procesaste desde la bandeja de entrada. La disciplina GTD requiere que se revisen al menos semanalmente todas las acciones destacadas, proyectos e tems en espera, asegurndose de que todas las tareas nuevas o eventos venideros estn incluidos en el sistema y que est actualizado. Como ayuda para refrescar la memoria, Allen sugiere la creacin de un fichero de carpetas colgantes con las tareas y proyectos ms destacados. Hacer Cualquier sistema de organizacin no es bueno si gastamos mucho tiempo en organizar las tareas en lugar de hacerlas. David Allen afirma que si simplificas el proceso de organizacin, estars menos predispuesto a la dejadez o a la saturacin con una

gran nmero de tareas abiertas. Herramientas y tcnicas Un dispositivo que David Allen sugiere es el "archivo de recordatorios" para organizar tus papeles (tambin conocidos como '43 folders' o '43 carpetas'). Doce carpetas se usan para representar cada mes y 31 carpetas adicionales que se usan para representar cada uno de los das del mes. Las carpetas son colocadas para ayudarte a recordar que actividades hacer un da especfico. Cada da abres la carpeta correspondiente al da actual. Vacas la carpeta y la colocas en el mes siguiente. Este tipo de orden te permite archivar recordatorios de un modo muy simple y cmodo. Por ejemplo, si tienes un concierto el da 12 de este mes, colocas los recordatorios en la carpeta correspondiente y cuando llegue dicho da te los encontrars. Otra opcin es la de colocar el papel unos das antes del concierto, para recordarte alguna accin que se deba hacer previamente al concierto, como comprar las entradas o hablar con un amigo para ir con l a dicho evento. Es muy conveniente tambin, para aquellas acividades que dependan de otras personas, el registrar sobre el papel cada fecha en que se realizado el seguimiento, y que ha ocurrido en cada una de ellas con el fin de tener un historial que respalde el cumplimiento por parte de esa otra persona, la actividad requerida. Otro sistema es utilizar las notas de google donde pueden establecerse diversas categoras o contextos y dentro de cada categora se apuntan los temas pendientes, ejemplo:hacer en casa, oficina, centro ciudad, ordenador, etc, cada da imprimes las notas

en papel y escribes sobre este listado y por la noche actualizas en el pc la informacin recopilada. El culto a GTD Getting Things Done es tambin el ttulo de otros dos libros de gestin del tiempo (ISBN 0-553-25848-6) de Edwin C. Bliss and Malcolm Hancock, 1976, y (ISBN 0-7181-2842-7) de Roger Black, 1990. Percy Redfern Creed tambin escribi un libro con este ttulo en 1946. En 2005 la revista Wired denomin GTD como "Un nuevo culto a la era de la informacin", describiendo su entusiasmo por esta metodologa entre Information Technology y knowledge workers como un tipo de cult following. Las ideas de Allen han sido popularizadas tambin a travs de internet, especialmente va blogs. Algunos seguidores de GTD defienden una forma de manejo -o gestin- propia -o personal- llamada 'volver-a-lo-bsico', y estn en contra de las soluciones hiper-tecnificadas y, en cambio, a favor de herramientas simples y baratas como las Hipster PDA, NextActionCards, o incluso el cuaderno Moleskine. Sin embargo, el propio David Allen es un feliz usuario del Palm PDA. En su lista de preguntas frecuentes dice que usa el programa que el aparato trae consigo, y registra los "eventos del da" en papel para su procesamiento posterior. En 2005, Ben Hammersley entrevist a David Allen para The Guardian, en un artculo denominado Conoce al hombre que puede traer el orden al universo, diciendo "Para m, teniendo en cuenta que cientos de miles de personas a lo largo y ancho del mundo prestaron el libro a sus amigos con fuego en los ojos, las ideas de Allen no representan un cambio

pequeo en absoluto." En 2007 Time Magazine denomino a Getting Things Done el libro de autoayuda para su tiempo, aludiendo a que las nociones de GTD son seguidas por un enorme grupo de seguidores y no por un nico nicho de fervientes entusiastas. ================================= ====================== Aqu tenemos a David Allen dando una conferencia en Google sobre el sistema GTD: Link Muchos lo consideran el libro definitivo de organizacin del tiempo y productividad. Saludos.

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