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Introduccin
En Microsoft Dynamics AX 2012, los pedidos de compra se utilizan en todo el proceso de compras para registrar informacin sobre las mercancas y los servicios que una empresa compra a diversos proveedores. Los pedidos de compra permiten a personas con diferentes roles actualizar los estados de los pedidos y realizar un seguimiento de los mismos. Por ejemplo, el agente de compras utiliza pedidos de compra para crear una lista de los productos que se deben comprar a un proveedor especfico. En el pedido de compra se registra informacin diversa, como el precio, los datos de la entrega y los artculos. Adems, el agente de compras generar un documento de confirmacin de pedido de compra. Este es un documento externo que se enva al proveedor para avisarle de la compra. Un trabajador del almacn tambin puede utilizar el pedido de compra para realizar un seguimiento del sistema y actualizarlo cuando se reciben mercancas o productos del proveedor. A su vez, el contable puede utilizar el pedido de compra para obtener los datos necesarios y generar la factura correspondiente, de modo que pueda realizarse el pago al proveedor por los productos suministrados. Para obtener ms informacin acerca de la generacin de facturas para pedidos de compra, consulte el curso Operaciones financieras I de Microsoft Dynamics AX 2012.
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Los botones del Panel de acciones se utilizan para completar diversas tareas que estn relacionadas con los pedidos de compra seleccionados. No todos los botones estn disponibles al seleccionar ms de un pedido de compra. El panel de vista previa en la pgina de lista Todos los pedidos de compra muestra una lista de cada lnea en el pedido de compra seleccionado.
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La versin de vista de lnea del formulario tiene tres fichas desplegables: Encabezado de pedido de compra: esta ficha muestra informacin bsica del encabezado del pedido de compra. Se aplica a todas las lneas del pedido de compra. No obstante, algunos campos pueden reemplazarse en el nivel de lnea. Para ampliar la ficha desplegable Encabezado de pedido de compra, presione CTRL + 1.
NOTA: est prevista una personalizacin de la ficha desplegable Encabezado de pedido de compra, ya que estos campos sern especficos para cada empresa que instala Microsoft Dynamics AX 2012. Lneas del pedido de compra: muestra una lista de cada artculo o servicio para el pedido de compra. Esta ficha desplegable estar siempre expandida. Detalles de lnea: muestra informacin adicional para la lnea que est seleccionada en la ficha Lneas del pedido de compra. La informacin adicional en la ficha Detalles de lnea est dividida en varias fichas en la parte inferior de la pgina de fichas que divide los campos adicionales en grupos o reas lgicos. Para ampliar la ficha desplegable Encabezado de pedido de compra, presione CTRL + 3.
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Cuando est en la Vista de encabezado del formulario Pedido de compra, el botn Vista de encabezado en el Panel de acciones se resaltar para ofrecerle una indicacin visual de la vista actual.
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Configuracin
Direccin
Entrega
Precio y descuento
Comercio exterior
Dimensiones financieras
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SUGERENCIA: puede establecer un tipo de pedido de compra determinado dentro del formulario Parmetros de adquisicin y abastecimiento en el campo Tipo de compra.
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Como parte de la gestin del flujo de trabajo y de cambios que facilita el pedido de compra, se ha implementado un estado de aprobacin en el encabezado del pedido de compra. Para obtener ms informacin, consulte el tema Estados de aprobacin en este mdulo. Borrador En Revisin Rechazado Aprobado Confirmado Finalizado
NOTA: para obtener ms informacin acerca del flujo de trabajo, consulte el curso Gestin de compras en Microsoft Dynamics AX 2012. Adems del Estado en el encabezado del pedido de compra, cada lnea del pedido tambin puede tener un estado. Pedido abierto Recibido Facturado Cancelado
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Dado que el estado y el estado del documento se calculan de forma separada, diferentes combinaciones de estados y estado del documento pueden contribuir adicionalmente a identificar el estado de un pedido. Por ejemplo, si el estado de un pedido es Pedido abierto y el estado del documento es Factura, puede deducirse que el pedido est parcialmente recibido y facturado.
Proveedor plantilla
Utilice la funcin Proveedor plantilla al trabajar con un proveedor que no existe en el formulario Proveedores. Antes de utilizar esta funcin, asegrese de que se configure una secuencia numrica para proveedores plantilla en Adquisicin y abastecimiento > Configuracin > Parmetros de adquisicin y abastecimiento > Secuencias numricas.
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Ficha General
Utilice la ficha General en el formulario Parmetros de adquisicin y abastecimiento para definir parmetros generales de pedido de compra. Las opciones se describen en la siguiente tabla. Parmetro Tipo de compra Descripcin Seleccione el tipo de pedido de compra que se crea de forma predeterminada al crear un pedido en el formulario Pedido de compra. Un pedido de compra puede tener uno de los siguientes tipos: Diario, Pedido de compra o Pedido devuelto. Seleccione la accin de devolucin que est predeterminada para devolver lneas de pedido de compra. Seleccione el grupo de compras que quiere que aparezca de manera predeterminada en un pedido de compra cuando se crea en el formulario Pedido de compra. Los grupos de compras se utilizan para agrupar pedidos de compra y para fines de filtrado y seleccin. Active esta casilla para mostrar un mensaje al seleccionar o modificar la cuenta del proveedor para un pedido de compra. Este mensaje indica que la informacin del proveedor como, por ejemplo, condiciones de pago, del formulario Proveedores se copiar en el pedido de compra. Si no activa esta casilla, se copiar la informacin y no se mostrar ningn mensaje. La informacin bsica que est especificada para el nmero de cuenta del proveedor como, por ejemplo, el nombre y la direccin, se copia en un pedido de compra, est o no activada esta casilla.
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Si anteriormente gener los documentos del pedido de compra utilizando valores diferentes a los recomendados y ha activado esta casilla, recibir un mensaje que recomienda modificar el valor actual por el valor recomendado la prxima vez que genere un documento. Precios/importes de pedido de compra Activar administracin de cambios Permitir anular la configuracin por proveedor Indica si los precios y los importes del pedido de compra deben imprimirse en el documento del pedido de compra. Indica si la empresa actual utiliza la gestin de cambios para pedidos de compra. Indica si es posible anular los parmetros de gestin de cambios para cada proveedor y pedido de compra. Cuando esta casilla est activada tambin puede anularse la configuracin predeterminada del proveedor cuando se cre el pedido de compra.
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Ficha Actualizaciones
Utilice la ficha Actualizaciones en el formulario Parmetros de adquisicin y abastecimiento para especificar o ver parmetros en las secciones General y Recepcin de producto. Aqu se incluyen reglas para aceptaciones de entrega y recepciones de producto. Los parmetros de actualizacin se describen en la siguiente tabla. Parmetro Aceptar entrega en exceso Aceptar entrega incompleta Nivel de seguridad de pedidos facturados Compruebe el nmero de recepcin de producto utilizado Descripcin Active esta casilla para permitir que se acepten entregas incompletas como entrega final. Active esta casilla para habilitar la recepcin de ms artculos de los que solicit en la lnea de compra, a travs de la actualizacin de recepcin de producto. Especifique si se deben permitir cambios en un pedido de compra completamente facturado. Seleccione el modo de tratar nmeros duplicados de recepcin de producto para cada proveedor.
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Adquisicin y abastecimiento > Configurar > Parmetros de adquisicin y abastecimiento > Ficha Actualizaciones
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Tipo de fecha Calcular el descuento total al realizar el registro Evaluacin del acuerdo comercial
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Cada secuencia numrica debe tener especificado un cdigo de secuencia numrica antes de que se pueda crear un documento de ese tipo.
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Copie lneas de otro pedido de compra utilizando el botn De todos o Desde diario en el grupo Copiar del Panel de acciones en el formulario Pedido de compra.
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4. Haga clic en cada ficha e indique la informacin requerida. NOTA: para obtener ms informacin sobre la Vista de encabezado del formulario Pedido de compra, consulte Trabajar en la Vista de encabezado, o consulte la Ayuda para este formulario.
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Programacin de entregas
La programacin de entregas consiste en una lnea de pedido con varias entregas y lneas de programacin de entregas. Cada lnea de programacin de entregas se muestra en el pedido de compra debajo de la lnea de pedido con varias entregas. Un icono distingue entre la lnea de pedido con varias entregas y las lneas de programacin de entregas. La lnea de pedido con varias entregas sirve como plantilla para las lneas de programacin de entregas. Esto significa que cuando se crean lneas de programacin de entregas, los valores se copian desde la lnea de pedido con varias entregas a las lneas de programacin de entregas. Por ejemplo, los precios y las condiciones de acuerdos comerciales se aplicarn a la lnea de pedido con varias entregas y se copiarn en las lneas de programacin de entregas. La cantidad de la lnea de pedido con varias entregas y la suma de la cantidad de las lneas de programacin de entregas siempre estarn sincronizadas. Tras la creacin de una lnea de programacin de entregas la mayora de los atributos de la lnea de entrega pueden editarse como en una lnea de pedido normal. Solo se mostrarn lneas de programacin de entregas en la confirmacin del pedido de compra o listas de seleccin, no la lnea de pedido con varias entregas. NOTA: puede eliminar una programacin de entregas desde el formulario Programacin de entregas. Si elimina la lnea de pedido, la programacin de entregas tambin se eliminar.
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Utilice el formulario Asignar gastos para asignar gastos desde el encabezado del pedido de compra a las lneas del pedido de compra.
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Se pueden especificar los tipos de lneas de compra a los que se van a asignar los gastos. As, es posible asignar a todas las lneas, positivas o negativas. De esta manera, se podra evitar la asignacin de gastos a artculos devueltos. Tambin pueden determinarse manualmente las lneas exactas a las que se asignar el gasto.
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IMPORTANTE: cuando se genera la confirmacin de compra, si el proceso de reserva de gasto del pedido de compra est habilitado, el sistema registrar las reservas de gasto del pedido de compra.
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4. Haga clic en Seleccionar para modificar la consulta y seleccionar ms de un pedido de compra. Haga clic en Aceptar para aceptar la consulta y volver al formulario Confirmar pedido de compra. 5. Active la casilla Imprimir pedido de compra para imprimir la confirmacin. 6. De manera opcional, active la casilla Utilizar destino de gestin de impresin para utilizar la configuracin de gestin de impresin que est definida en el proveedor o en el formulario Configuracin de formulario. 7. Haga clic en Configurar impresora > Pedido de compra para seleccionar la salida. 8. Elija las opciones que desea en la ventana Parmetros de destino de impresin, seleccione las especificaciones y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 9. Haga clic en Aceptar para procesar e imprimir la confirmacin. SUGERENCIA: puede procesar la confirmacin de pedido de compra de forma masiva utilizando el procesador por lotes. Obtenga acceso al trabajo peridico desde Adquisicin y abastecimiento > Peridico > Pedidos de compra > Confirmar pedidos de compra. Asegrese de activar la casilla Seleccin posterior para volver a ejecutar la consulta de seleccin cada vez que se ejecuta el trabajo por lotes. Haga clic en Lote para definir la periodicidad y opciones de alerta.
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Paso a paso
Para crear un pedido de compra, siga estos pasos: 1. Abra Adquisicin y abastecimiento > Comn > Pedidos de compra > Todos los pedidos de compra. 2. Haga clic en Pedido de compra en el grupo Nuevo del Panel de acciones. 3. Seleccione 1103: Fog Projectors para la Cuenta de proveedor. 4. Haga clic en S para transferir la informacin del proveedor. 5. Haga clic en Aceptar para crear el pedido.
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Escenario
Durante las ltimas seis semanas, todos los envos que recibi Contoso Entertainment Systems de uno de sus proveedores no han sido correctos: o bien faltaban artculos o se haban agregado artculos adicionales. Para resolver esta situacin, el personal de recepcin ha decidido imprimir una lista de recepciones con todas las compras de este proveedor y comparar el envo con la lista antes de aceptarlo.
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NOTA: el pedido de compra debe estar confirmado antes de que se genere la lista de recepciones.
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Puede utilizar la actualizacin conjunta para minimizar los trmites administrativos combinando varios pedidos de compra en un documento. Por ejemplo, si tiene tres pedidos de compra con entrega el da de hoy y son todos del mismo proveedor, puede combinar los tres pedidos en una recepcin de producto. Los valores que puede seleccionar en el campo Actualizacin conjunta para son: Ninguna Cuenta de facturacin Pedido Actualizacin conjunta automtica
Ficha Configurar
Si la fecha difiere de la fecha de hoy, especifquela en los campos Fecha de recepcin de producto y Fecha del documento en la ficha Configurar.
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Ficha Compras
En la ficha Compras puede ver el nombre del pedido de compra.
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4. Seleccione la recepcin de producto que quiere cancelar y haga clic en Cancelar. 5. Haga clic en Aceptar en el formulario de dilogo. 6. Cierre el registro de informacin. 7. Cierre el formulario Diario de recepciones de producto.
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Gestin de cambios
Las empresas a menudo tienen que gestionar detenidamente las compras para asegurarse de no realizar compras innecesarias, que las compras entren dentro de los presupuestos o para garantizar que se empleen los proveedores adecuados y se obtenga el mejor precio. El proceso de gestin de cambios le permite crear procesos de aprobacin y revisin para sus pedidos de compra. Cuando la gestin de cambios est habilitada, se crean pedidos de compra que tienen un estado de Aprobacin. Los pedidos de compra que tienen un estado de Borrador no tienen transacciones de inventario, como tampoco las tiene un pedido de compra de tipo Diario. La gestin de cambios en Microsoft Dynamics AX 2012 le permite realizar un seguimiento de los cambios para aprobacin en todos o en algunos pedidos de compra. La funcin de gestin de cambios permite una versin de borrador de un pedido de compra nico a la vez. No obstante, el solicitante de una solicitud de cambio puede recuperar la solicitud de cambio, realizar cambios adicionales y luego reenviar el pedido de compra. Cuando utilice la gestin de cambios seguir requirindose una confirmacin del pedido de compra antes de que el pedido de compra pueda procesarse sucesivamente (recepcin de producto y factura). Adems, debe definirse un flujo de trabajo para pedidos de compra para utilizar la funcin de gestin de cambios. De manera predeterminada, la gestin de cambios no est activada. Por tanto, debe activarse. Existen varias funciones que no son compatibles con la gestin de cambios: Pedidos de empresas vinculadas Planificacin maestra Pedidos de compra creados desde pedidos de produccin
Recomendamos utilizar la configuracin de invalidacin para definir las transacciones que no deben utilizar la gestin de cambios. Por ejemplo, los proveedores de empresas vinculadas no deben tener activada la casillas Activar administracin de cambios. NOTA: si no utiliza la gestin de cambios, podr seguir realizando un seguimiento de todos los cambios que se realicen entre confirmaciones de pedidos de compra.
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Estado Borrador
Descripcin Estado del pedido mientras se crea el pedido de compra antes de hacer clic en el botn Enviar. Estado del pedido despus de hacer clic en Enviar. Estado del pedido despus de la aprobacin del flujo de trabajo Cuando no se utiliza la gestin de cambios, este ser el estado predeterminado para el pedido. Las transacciones de inventario se crean cuando el pedido alcanza este estado. Estado del pedido despus de la confirmacin del pedido de compra.
En proceso
No
No
Aprobado
Confirmado
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Usuario de la tarea (opcional), quien completa una tarea Administrador, quien configura el flujo de trabajo
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Si la casilla Permitir anular la configuracin por proveedor est activada en el formulario Parmetros de adquisicin y abastecimiento, hay disponibles opciones adicionales en la ficha Valores predeterminados del pedido de compra en el formulario Proveedores. Anular configuracin: le permite seleccionar una o las dos opciones siguientes. o o Activar administracin de cambios: activa la gestin de cambios para el proveedor seleccionado. Permitir anular la configuracin por pedido de compra: le permite anular la activacin de la gestin de cambios en un pedido de compra por orden de pedido.
Si la casilla Permitir anular la configuracin por pedido de compra est activada en el formulario Proveedor, la casilla Activar administracin de cambios se vuelve disponible en la ficha Administracin del formulario Crear pedido de compra, lo que le permite activar o desactivar manualmente la gestin de cambios para un pedido de compra individual.
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Procedimiento: Crear una solicitud de cambio con aprobacin del flujo de trabajo
Para procesar una solicitud de cambio, siga estos pasos: 1. Abra Adquisicin y abastecimiento > Comn > Pedidos de compra > Todos los pedidos de compra. 2. Seleccione y edite un pedido de compra existente. 3. Agregue lneas o modifique lneas existentes en el pedido de compra. 4. Haga clic en Enviar. 5. De manera opcional, escriba un comentario y haga clic en Enviar. NOTA: la gestin de cambios debe estar activada y un flujo de trabajo debe estar configurado para que el botn Enviar aparezca y est funcional.
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Paso a paso
Para activar la gestin de cambios, siga estos pasos: 1. Abra Adquisicin y abastecimiento > Configurar > Parmetros de adquisicin y abastecimiento. 2. En la ficha General, compruebe que la casilla Activar administracin de cambios est desactivada y que la casilla Permitir anular la configuracin por proveedor est activada. 3. Cierre el formulario. Para anular la configuracin de gestin de cambios para los proveedores, siga estos pasos: 1. Abra Adquisicin y abastecimiento > Comn > Proveedores > Todos los proveedores. 2. Escriba Office en el campo Criterios de bsqueda, cambie el campo Bsqueda por Nombre y haga clic en la flecha.
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Puede abrir el formulario Crear copiando de todo haciendo clic en Crear copiando de todo en el grupo Copiar del Panel de acciones o en la ficha Lneas de pedido de compra de la Vista de lneas y haciendo clic en Lnea de pedido de compra y seleccionando la opcin para copiar informacin.
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4. En el campo Actualizacin, especifique cmo desea generar los totales. 5. Haga clic en Aceptar para cerrar el formulario cuando haya finalizado.
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Entregas directas
Se pueden crear entregas para enviar artculos directamente del proveedor al cliente. Este tipo de entrega reduce el tiempo de entrega y la rotacin de inventario, puesto que no se tienen las mercancas en el almacn antes de enviarlas al cliente. Para crear entregas directas desde el formulario Pedido de ventas, cree un pedido de ventas y lneas del pedido y, a continuacin, seleccione Crear entrega directa del grupo Nuevo del Panel de acciones, especificando las lneas que desea tratar como entrega directa. Cuando el pedido de compra est creado, se establece un vnculo entre las lneas del pedido de ventas de entrega directa y sus lneas correspondientes del pedido de compra.
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Fecha de entrega
Cuando se actualiza el campo Fecha de recepcin solicitada de la lnea del pedido de ventas, tambin se actualiza el campo Fecha de entrega de la lnea del pedido de compra correspondiente. No obstante, cuando se actualiza el campo Confirmado de la lnea del pedido de compra, se actualizan los campos Fecha de recepcin confirmada y Fecha de envo confirmada de la lnea del pedido de ventas correspondiente.
Direccin de entrega
Cuando se crea una entrega directa se indica automticamente la direccin del cliente como direccin de entrega. Si se modifica la direccin de entrega para una lnea del pedido de compra con entrega de tipo Entrega directa, la direccin de entrega de la lnea del pedido de ventas correspondiente tambin se actualiza. Del mismo modo, si se modifica la direccin de entrega de la lnea del pedido de ventas, se actualizar la direccin de entrega de la lnea del pedido de compra con esta nueva direccin.
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Consultas
Los formularios de consulta se utilizan para ver datos. Tambin puede utilizar formularios de consulta para explorar datos en profundidad, filtrar o exportar los datos a Microsoft Office Excel para crear sus propios informes personalizados con los datos. En Microsoft Dynamics AX hay disponibles varias consultas relacionadas con pedidos de compra. Los siguientes formularios de consulta pueden encontrarse en Adquisicin y abastecimiento > Consultas. Formulario de consulta Lneas de pedido de compra abiertas
Descripcin Utilice este formulario para obtener una visin general de las lneas del pedido de compra que no se ejecutaron y que tienen el estado de pedido abierto. Un estado de pedido abierto implica que las lneas de pedido de compra no se recibieron ni facturaron. Utilice este formulario para obtener una visin general de las lneas de pedidos de compra pendientes o para realizar un seguimiento de entregas pendientes y ver las fechas esperadas de las entregas.
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Descripcin Utilice este formulario para mostrar las transacciones de material de embalaje de las lneas de pedido de compra. Puede editar las transacciones existentes y crear nuevas transacciones. Puede modificar la informacin en los campos Pedido de compra, Cdigo, Peso, Unidad de embalaje, Cantidad de la unidad de embalaje y Peso de la unidad de embalaje. Todos los dems campos nicamente se muestran, pero no se pueden cambiar. Utilice este formulario para ver el resultado de cada confirmacin de pedido de compra. Para comprobar los resultados generados, revise siempre el historial de actualizacin despus de una actualizacin de trabajo por lotes de los documentos de pedido de compra. Para cada confirmacin, el formulario le muestra el resultado en el campo Estado del trabajo. Si la generacin se realiza correctamente, el estado del trabajo ser Ejecutado. Si se selecciona un documento para realizar su generacin en un trabajo por lotes y an no se ha registrado, el estado del trabajo se establece en En espera. Si se producen errores en el registro, el estado del trabajo se establece en Errores detectados. Utilice este formulario para ver el resultado de cada lista de recepciones de pedido de compra. Utilice este formulario para ver el resultado del registro de cada recepcin de producto de pedido de compra.
Confirmacin
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Resumen
En este captulo se analiz cmo utilizar la funcionalidad bsica de pedido de compra, cmo confirmar pedidos de compra y generar documentos de pedido de compra. Se trataron los siguientes temas: Creacin de pedidos de compra. Configuracin de parmetros para pedidos de compra. Confirmacin de pedido de compra. Generacin de documentos de pedido de compra. Creacin de pedidos de compra de entrega directa.
Asimismo, se analiz el proceso de gestin de cambios. La gestin de cambios le permite crear flujos de proceso de aprobacin y tareas para su organizacin de compras.
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Evaluacin de conocimientos
Realice una evaluacin de conocimientos mediante las preguntas siguientes: 1. Con qu no es compatible la gestin de cambios? (Seleccione todas las respuestas vlidas) ( ) Pedido de compra de empresas vinculadas ( ) Pedidos de compra creados desde solicitudes de compra ( ) Pedido de compra creado desde demanda de produccin ( ) Planificacin maestra 2. Con qu estado de Aprobacin se crean transacciones de inventario cuando la gestin de cambios est activada? ( ) Borrador ( ) En proceso ( ) Aprobado ( ) Confirmado 3. Cul o cules de las siguientes vistas son vistas vlidas del formulario Pedido de compra? (Seleccione todas las respuestas vlidas) ( ) Vista sencilla ( ) Vista avanzada ( ) Vista de encabezado ( ) Vista de lnea 4. Clasifique los siguientes elementos: _____ 1. Se utiliza como borrador _____ 2. Se utiliza cuando el proveedor confirma un pedido _____ 3. Se utiliza cuando se devuelven mercancas al proveedor a. Pedido de devolucin b. Pedido de compra c. Diario
5. En qu estado de aprobacin se encuentra un pedido de compra al crear un pedido de compra cuando la gestin de cambios no est activada? ( ) Borrador ( ) En proceso ( ) Aprobado ( ) Confirmado
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Soluciones
Evaluacin de conocimientos
1. Con qu no es compatible la gestin de cambios? (Seleccione todas las respuestas vlidas) () Pedido de compra de empresas vinculadas ( ) Pedidos de compra creados desde solicitudes de compra () Pedido de compra creado desde demanda de produccin () Planificacin maestra 2. Con qu estado de Aprobacin se crean transacciones de inventario cuando la gestin de cambios est activada? ( ) Borrador ( ) En proceso () Aprobado ( ) Confirmado 3. Cul o cules de las siguientes vistas son vistas vlidas del formulario Pedido de compra? (Seleccione todas las respuestas vlidas) ( ) Vista sencilla ( ) Vista avanzada () Vista de encabezado () Vista de lnea 4. Clasifique los siguientes elementos: __c__ 1. Se utiliza como borrador __b__ 2. Se utiliza cuando el proveedor confirma un pedido __a__ 3. Se utiliza cuando se devuelven mercancas al proveedor a. Pedido de devolucin b. Pedido de compra c. Diario
5. En qu estado de aprobacin se encuentra un pedido de compra al crear un pedido de compra cuando la gestin de cambios no est activada? ( ) Borrador ( ) En proceso () Aprobado ( ) Confirmado
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