You are on page 1of 6

Surat Resmi Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun

organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi[18]: 1. Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi 2. Ada nomor surat, lampiran, dan perihal 3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim 4. Penggunaan ragam bahasa resmi 5. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi 6. Ada aturan format baku Bagian-bagian surat resmi: Kepala/kop surat Kop surat terdiri dari: 1. Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar. 2. Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil 3. Logo instansi/lembaga Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat Hal, berupa garis besar isi surat Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat) Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada) Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma) Isi surat Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan. Penutup surat Penutup surat, berisi 1. salam penutup 2. jabatan 3. tanda tangan 4. nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP) Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan Surat Niaga Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga

seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal Surat Dinas Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi. Ciri-ciri surat dinas 1. Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan 2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal 3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku 4. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi 5. Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat 6. Format surat tertentu Surat Lamaran Pekerjaan Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan tertentu yang harus diperhatikan dalam penulisannya. Secara umum surat memiliki bagian-bagian seperti berikut ini.[24]: Kepala surat Tempat dan tanggal pembuatan surat Nomor surat Lampiran Hal atau perihal Alamat tujuan Salam pembuka Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu : 1. paragraf pembuka 2. isi surat 3. paragraf penutup Salam penutup Tanda tangan dan nama terang

Contoh Surat Resmi : Contoh Surat Dinas


SMK NEGERI TEPUS Jl. Pule Gundes Tepus Gunungkidul No. Telp. 021-780000000 Nomor : 013/SMK Plt.Jy/XII/2012 Jakarta, 22 April 2012 Lampiran : 1 Lembar Perihal : Pemberitahuan Kepada Yth, Bapak/Ibu/Orang Tua/Wali Murid Di Jakarta Dengan Hormat, Agar terwujudnya keinginan anak-anak kami semua yaitu lulus dengan nilai yang sempurna, kami telah membuat suatu langkah agar anak-anak Ibu dan Bapak semua dapat lulus dengan hasil yang maksimal. Harapan kami Bapak dan Ibu berkenan memberikan motivasi demi kesuksesan program belajar kami yaitu sukses mencapai UN. Acara ini akan kami selenggarakan pada: Hari, tanggal : Senin, 23 April 2012 Waktu : 08.00-12.00 WIB Tempat : Ruang Pertemuan Lt. 2 Motivator : Bpk. Karyo Sentono Tujuan dari acara ini adalah agar Bapak dan Ibu dapat memberikan motivasi dan dukungan semangat belajar kepada siswa. Dengan dukungan dari Bapak dan Ibu sekalian, kami berharap anak murid dapat lebih efisien mempergunakan waktu yang singkat ini untuk rajin belajar. Sekian pemberitahuan dari kami. Atas perhatianyya kami ucapkan terima kasih.

Contoh Undangan Rapat Resmi


UNDANGAN RAPAT PERTEMUAN Bandung, 26 Juni 2012 No : 123/Indo/VI/2012 Perihal : Undangan Rapat Pertemuan Lamp : Dengan hormat, Sehubungan dengan akan diadakannya acara kerja bakti nasional yang akan dilaksanakan di Kampus Indonesia Merdeka dalam memperingati Lustrum X!!!.

Kepala Sekolah SMK N Tepus

Maka dengan ini, kami mengundang seluruh staff pengajar, mahasiswa serta pegawai tetap S1 Elektronika untuk mengikuti rapat pertemuan guna membahas persiapanpersiapan acara kerja bakti nasional ini. Rapat pertemuan akan diadakan pada: Hari / Tanggal : Minggu, 1 Juli 2012 Tempat : Gelanggang Olahraga Bundaran HI Waktu : 10.00 WIB s/d selesai Demikian sekiranya pemberitahuan dari kami. Atas perhatian serta kehadiran Bapak dan Ibu pada acara tersebut, kami ucapkan terima kasih. Hormat kami, Rektor Blogger Indonesia,

Bpk. Sudiyono Tembusan : Ketua Yayasan SMK N Tepus

(Shi Ghe)

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS BENGKULU FAKULTAS EKONOMI Jl. W.R. Supratman, Kandang Limun Bengkulu 38123 Telp. (0736) .. 12 Januari 2005 Setiap surat yang keluarkan oleh instansi pemerintahharus diberi nomor kode yang pasti atau jelas. Hal ini sangat diperlukan untuk : 1. Mengetahui jumlah surat yang sudah dikeluarkan 2. Memudahkan para petugas mengarsipkan surat tersebut 3. Memudahkan petugas mencari surat itu bila di kemudian hari diperlukan kembali. Yang dimaksud dengan nomor surat ialah angka yang menyatakan berapa buah surat yang sudah dikeluarkan oleh instansi yang bersangkutan. Sedangkan kode surat ialah simbol tertulis (berupa angka atau huruf) yang dapat menyatakan klasifikasi atau masalah pokok yang dibicarakan dalam surat tersebut. Sebagai mana kita maklumi bahwa surat dapat memuat berbagai masalah. Misalnya masalah keuangan , kepegawaian, perlengkapan, organisasi, ketatausahaan, kebudayaan dan lain-lain. Untuk mengklasifikasikan atau menentukan masalah apa yang harus ditulis dalam sebuah surat harus dapat dibedakan dengan mempergunakan kode-kode tertentu. Biasanya kode surat pada setiap instansi diatur oleh lembaga Negara. Setiap instansi pemerintah yang ada dalam Negara tersebut harus menyesuaikan diri dengan ketentuan umum yang diatur secara nasional. Di Indonesia lembaga itu ialah LAN (Lembaga

Administrasi Negara) yang bertempat di ibu kota Jakarta. Penulisan kode surat tidak saja penting bagi pengarsipan surat keluar tetapi juga bagi pengarsipan surat masuk. Oleh sebab itu setiap pembuat surat harus tahu memakai kode-kode tersebut. Sebab bila tidak demikian berarti setidaknya ada dua bidang kegiatan yang akan salah urus, yaitu : 1. Bagian agenda surat keluar pada instansi yang bersangkutan 2. Bagian agenda surat masuk pada instansi lain. Bila hal ini terjadi kemungkinan besar untuk beberapa tahun mendatang arsip surat itu sudah terlalu sukar dicari. Apalagi bila disadari bahwa pada berbagai instansi pengarsipan surat sudah disempurnakanpula berdasarkan susunan map-map tertentu. Di dalam setiap surat, nomor dan kode surat ditempatkan pada tepi sebelah kiri dan bawah kepala surat. Nomor dan kode tersebut selalu dilengkapi dengan angka tahun. Namun karena pada bagian tanggal surat angka tahun itu sudah ditulis selengkapnya, pada bagian nomor kode tidak salah bila ditulis dengan dua angka terakhir saja. Contoh : Nomor: 234/UNIB/G.5/05 nomor surat nama instansi bantuan luar negeri tahun surat Dengan demikian nomor kode di atas berarti surat ke-234 yang dikeluarkan oleh Unib mengenai masalah bantuan luar negeri pada tahun 05 (lihat pada tanggal surat).

Dalam surat resmi maupun surat dinas lampiran surat itu hendaklah dinyatakan

jumlahnya secara pasti. Cara yang dipakai untuk itu ialah sebagai berikut: 1. Lampiran: 3 lembar

2. Lampiran: 2 eksemplar atau 3. Lampiran: 1 berkas Hal surat sering pula disebut sebagai masalah pokok yang dibicarakan dalam sebuah surat. Hal: Laporan Semester Pertama Cara penulisan alamat yang baik ialah: 1. Untuk perorangan

Yth. Bpk. Prof. Dr. Zulkifli Jln. Budi Utomo 100 Bengkulu 38123 2. Untuk pejabat pemerintah Yth. Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Bengkulu Jln. W.R. Suprataman 1 Bengkulu 38123

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS BENGKULU FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN JURUSAN PENDIDKAN BAHASA DAN SENI Jalan Raya Kandang Limun Bengkulu Telepon 0736-21170 Pesawat 203 10 Januari 2005 Nomor:///2005 Hal : Undangan Rapat Yth. Drs. Suhartono, M.Pd. Dosen Jurusan Pendidikan Bahasa dan Seni FKIP Universitas Bengkulu Dengan hormat, Dengan ini kami mengharap kehadiran Saudara pada rapat yang akan diselenggarakan pada : Hari/tanggal: Pukul : 09.30 WIB sampai selesai Tempat : Ruang Rapat Jurusan Acara : Pembentukan tim penyusun Program Hibah Kompetisi A2. Atas perhatian dan kehadiran Saudara, kami ucapkan terima kasih. Ketua Jurusan, Drs. Rudi Afriazi, M.Ed. NIP Tembusan : Dekan FKIP Universitas Bengkulu Contoh Surat Tugas: DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS BENGKULU FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN Jalan Raya Kandang Limun Bengkulu Telepon 0736-21170 Pesawat 203

SURAT TUGAS Nomor . / /././2005 Dekan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Bengkulu menugaskan kepada: Nama : Julius F. Sihotang ST, MT NIP : 131624798 Pangkat/Gol. : Pembina Tk. I/IVb Jabatan : Lektor Kepala

Jurusan : Pendidikan Bahasa dan Seni Untuk mengikuti pelatihan penulisan buku ajar yang diselenggarakan oleh Dikti Depdiknas dari tanggal 5 sampai 15 Januari 2005 di Hotel Shapir Yogyakarta. Demikian surat tugas ini dibuat untuk dapat dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab. Bengkulu, 2 Januari 2005 Dekan, Drs. Safnil, M.A.,Ph.D. NIP