Agendeer zaken maar drie keer

OR´en klagen nogal eens dat ze informatie die ze nodig hebben voor hun taak niet, onvolledig of erg
laat krijgen. Maak in drie stappen duidelijk wat de OR wil.

Inhoudelijk
Bespreek de informatie die de OR nodig heeft zo concreet mogelijk. Wat wilt de OR weten? Als er een
complexe organisatieverandering op handen is, is het misschien moeilijk alle vragen te hebben.
Daarnaast wilt u voorkomen dat de bestuurder alleen maar uw vragen beantwoordt en daardoor
wellicht vitale informatie niet levert onder het motto: ´Jullie vroegen er toch niet om´.

Als de OR rond die complexe organisatieverandering wil weten waarom de bestuurder dat wil, vraag
dan naar beweegredenen, analyses, rapporten van externen. Vraag de bestuurder op de man af wat
hij aan stukken voor handen heeft. Geef aan dat u die ook nodig heeft.

Beleg gesprekken met belangrijke personen in het traject: externen, projectleiders, deskundigen,
interim managers, specialisten, commissarissen en toezichthouders, et cetera. Vraag hun wat er te
weten is.

Voorkom dat de OR om iets vraagt dat erg open voor interpretatie is: een communicatieplan, een
tijdpad, een analyse, een evaluatie. Wat dat is, is erg moeilijk te zeggen. Als u bijvoorbeeld wil weten
hoe het besluitvormingstraject er precies uitziet, vraag dat dan. Vraag door om mijlpaalmomenten,
go/no go-momenten helder te krijgen.

Procedureel
Mochten de vragen van de OR niet leiden tot de gewenste informatie ga dan na hoe dat kan. Wat is er
in de afspraken mis gegaan, wie zou wat leveren, wat is er wel geleverd, is nu wel voor iedereen
duidelijk wat er wanneer door wie wordt geleverd?

Als niet bij de vergadering aanwezige personen informatie moeten leveren, ga dan na bij deze
personen of zij de afspraak kennen en kunnen nakomen.

Voorkom dat de OR pas tijdens de vergadering de informatie krijgt (of niet en dan dus een vergadering
niet echt aan de slag kan). Zet dus deadlines ruim voor de vergadering en check periodiek de
voortgang op de afspraken.

Relatie
Als de inhoudelijke bespreking niet leidt tot de gewenste informatie én de OR is met de bestuurder
constructief nagegaan waarom dat niet werkte en heeft nieuwe afspraken gemaakt, dan moet geleverd
worden. Is dat dan nog niet het geval én heeft de bestuurder daar niet de juiste toelichting op
gegeven, dan wordt het een relatie-probleem. De OR kan met de kwestie niet verder en aangezien de
bestuurder afspraken die helder waren niet nakomt, heeft deze wat uit te leggen. Zonder de juiste
informatie en zonder de juiste rol voor de OR in het besluitvormingstraject is het zaak dat traject even
te parkeren en de kwaliteit van het overleg met de bestuurder te evalueren. Geef aan dat de OR pas
weer verder kan als hij vertrouwt op het nakomen van afspraken. Dat doet misschien even zeer, maar
is wel zo duidelijk.

Arjan Broere
Sept 2008