UNIVERSIDAD CENTRAL DE ECUADOR

DEPARTAMENTALIZACIN Y ASIGNACIN DE ACTIVIDADES

INTEGRANTES Lenin Quilisimba AP5-1 ING. JULIO CALVOPIA HERREA

DEPARTAMENTALIZACIN Y ASIGNACIN DE ACTIVIDADES

DEPARTAMENTALIZACIN Consiste en agrupar actividades en base a determinados criterios (factores aglutinantes), con el objetivo de dividir el trabajo de la direccin de forma tal que la organizacin quede estructurada en unidades aptas para operar con eficiencia y sujeta a mecanismos de relacionamiento y coordinacin, para una efectiva integracin. Departamentalizacin Departamentalizacin primaria: es la que se efecta en el primer nivel de la estructura organizativa. Departamentalizacin secundaria: es la que se efecta a partir de las unidades del primer nivel, as como la reiteracin del proceso en los niveles subsiguientes. Criterios de departamentalizacin ms usuales - por funciones - por productos - geogrfico o territorial o regional - por clientes - por canales de comercializacin - por procesos o equipos - matricial - mixta - por tiempo - por cantidad

Las ms importantes son:

POR FUNCIONES Consiste en la agrupacin de los empleados de acuerdo con sus reas de experiencia y los recursos que necesitan para llevar a cabo una serie comn de tareas. Aplicacin: Es comn en las empresas industriales.

Ventajas Promueve la especializacin de habilidades. Centraliza la toma de decisiones. Es el reflejo de las funciones que se desarrollan en la empresa.

Desventajas Reduce la comunicacin entre departamentos. Se reduce la coordinacin entre funciones. Toda la responsabilidad final reside en la alta direccin. Lenta adaptacin a los cambios.

POR PRODUCTOS O SERVICIOS Consiste en la divisin de una organizacin en unidades, donde se disea, produce y comercializa sus bienes o servicios. Aplica en empresas fabricantes de diversas lneas de productos. Ventajas Focaliza la accin sobre el producto. Facilita la especializacin por producto. Mejora la coordinacin de las funciones. Aumenta la diversificacin de la empresa.

Desventajas

Puede redundar en un uso ineficaz de habilidades y recursos. Requiere ms empleados de alta direccin. Restringe la resolucin de problemas a un solo producto.

POR UBICACIN GEOGRFICA Agrupacin de actividades con base en territorios, se realiza en base a las zonas geogrficas en las que se encuentra presente la empresa. Se aplica en empresas de gran escala o con actividades geogrficamente dispersas. Ventajas Adaptacin a las necesidades de la regin. La responsabilidad se coloca en niveles superiores. Aprovecha los mercados locales. Mejora la coordinacin regional

Desventajas Tiende a duplicar los servicios. Requiere personal de ms alto nivel. Dificulta la centralizacin de las funciones. Se dificulta el control de la empresa.

POR CLIENTES Consiste en crear unidades cuyo inters primordial es servir a los distintos compradores o clientes. Se aplica en empresas comerciales, principalmente almacenes. Ventajas Permite una mayor concentracin en los clientes. Identifica claramente a los clientes claves. Ideal para el conocimiento de las necesidades de los clientes.

Desventajas

Los empleados corren el riesgo de sufrir presiones de los clientes para otorgarles privilegios. Restringe la resolucin de problemas a un solo tipo de cliente.

POR ETAPAS DEL PROCESO Consiste en el agrupamiento de actividades con base en el flujo de productos. Se aplica en las empresas industriales.

Ventajas Usar tecnologa altamente especializada. Aprovechar las habilidades especializadas de los trabajadores. Se simplifica la capacitacin por tratar solo asuntos puntuales y propios de la especializacin.

Desventajas Dificulta la coordinacin interdepartamental. Los gerentes muchas veces no entienden los procesos tcnicos y por lo tanto se les dificulta tomar decisiones. Las personas se robotizan y pierden el sentido de la totalidad al convertirse en piezas operativas rutinarias.

POR PROYECTOS

Implica la diferencia y el agrupamiento de las actividades de acuerdo con los productos y resultados relativos a uno o varios proyectos de la empresa. Es utilizada en empresas que se dedican a actividades influenciadas por el desarrollo tecnolgico y de consultora.

Ventajas Orientada hacia resultados concretos. Adaptacin al desarrollo tecnolgico. Ideal para productos altamente complejos.

Desventajas Concentra personas y recursos en cada proyecto provisionalmente. Al final de un proyecto hay incertidumbre en cuanto a otros proyectos. Angustia de los especialistas en cuanto a su propio futuro.

Criterios de departamentalizacin Segn el nivel. Caractersticas o condiciones necesarias para su utilizacin. Ventajas y limitaciones. Requieren.

ASIGNACIN DE ACTIVIDADES Despus de decidir sobre los criterios de departamentalizacin ms apropiados para la organizacin, el directivo debe resolver qu actividades concretas asignar a cada grupo establecido. Para dicha asignacin dispone de varios criterios:

- por semejanza y homogeneidad - por mximo uso - por oposicin de intereses - segn el inters del jerarca - para asegurar una correcta atencin (necesidades de coordinacin)

APLICACIN PRCTICA Organizacin con departamentalizacin primaria: Produccin, Comercializacin y Administracin y Finanzas. Criterio de departamentalizacin Actividades: asignar por homogeneidad. 1. Controlar la asistencia del personal. 2. Efectuar pagos a proveedores. 3. Efectuar conciliaciones bancarias. 4. Liquidar sueldos. 5. Efectuar registraciones contables. 6. Planificar las ventas. 7. Efectuar la compra de materia prima. 8. Controlar a los vendedores. 9. Realizar actividades de promocin. 10. Almacenar materias primas y productos terminados.

AUTORIDAD - RESPONSABILIDAD AUTORIDAD: - Es el derecho legtimo de exigir obediencia a los subordinados. - Tiene como base el cargo que ocupa quien la ejerce. - Es el elemento que le da cohesin a la estructura organizativa. RESPONSABILIDAD: -Se relaciona con el flujo de autoridad. - El subordinado, a quien se le asignaron determinadas tareas, tiene la obligacin de realizarlas y ejercer la autoridad que le fue delegada en los trminos establecidos.

TIPOS DE AUTORIDAD

FUENTES DE AUTORIDAD 1) TEORA DE LA ACEPTACIN: Un superior no tiene autoridad hasta tanto el subordinado se la reconozca a travs de la aceptacin de sus rdenes. 2) TEORA DE LA COMPETENCIA: La autoridad surge de las cualidades personales o de la competencia tcnica de los individuos. Niveles de autoridad y responsabilidad Creadas las unidades y asignadas las actividades, corresponde determinar la autoridad y responsabilidad de cada una de ellas. El conjunto de unidades que tienen la misma autoridad y responsabilidad, independientemente de la funcin o actividad que cumplan, constituyen un mismo nivel jerrquico El criterio ms aceptado clasifica los niveles en: o Direccin o Divisin o Departamento o Seccin o Sector

CRITERIOS PARA DETERMINAR LOS NIVELES JERRQUICOS Se basan en valorar la importancia relativa de cada unidad y as determinar su ubicacin jerrquica. Como es sumamente subjetivo, se sealan algunas guas como: Actividad critica para el xito o logro de los objetivos Participacin en las decisiones Funciones sustantivas y funciones de apoyo Iniciativa y autonoma operativa Complejidad de la funcin Unidades de confianza mbito de control

Preguntas Por qu es importante la departamentalizacin? Porque agrupa actividades en base a determinados criterios, con el objetivo de dividir el trabajo de la direccin de forma tal que la organizacin quede estructurada en unidades aptas para operar con eficiencia y sujeta a mecanismos de relacionamiento y coordinacin, para una efectiva integracin. De qu maneras se puede departamentalizar? - por funciones - por productos - geogrfico o territorial o regional - por clientes - por canales de comercializacin - por procesos o equipos - matricial - mixta - por tiempo - por cantidad Cul sera la desventaja en departamentalizar por funciones? A veces esta forma de departamentalizacin puede crear problemas si los individuos con funciones especializadas empiezan a preocuparse ms por su propia rea que por toda la empresa En que ayuda la asignacin de actividades Ayuda a fomentar la especializacin y principalmente ayuda al gerente a asignar actividades concretas con el fin de lograr eficientemente los objetivos

Cules criterios para determinar los niveles jerrquicos en la autoridad y responsabilidad?

Actividad critica para el xito o logro de los objetivos Participacin en las decisiones Funciones sustantivas y funciones de apoyo Iniciativa y autonoma operativa Complejidad de la funcin Unidades de confianza mbito de control

NETGRAFIA
http://www.ccee.edu.uy/ensenian/catoym/material/clase_6_08.pdf http://www.slideshare.net/MartinFernando/departamentalizacion