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Definición del almacén. El almacén es una unidad de servicios en la estructura orgánica y funcional
de una empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y
abastecimiento de materiales y productos.
Una de las habilidades más importantes del administrador moderno es la de mantener una inquietud
constante entre los miembros de su empresa, para mejorar las operaciones administrativas y productivas,
a su vez, la administración de los almacenes es una de las operaciones de mayor importancia para una
compañía, ya que su resultado se refleja directamente en los estados financieros, además es una función
primordial en el plan general de la operación de la empresa. El responsable de los almacenes debe recibir
de la alta gerencia la información precisa y comprensible de los objetivos de la empresa para planear los
almacenes y dirigir sus actividades.
1. Recibir para su cuidado y protección todos los materiales y suministros: materias primas,
materiales parcialmente trabajados, productos terminados, y piezas suministros para la
fabricación para mantenimiento y para la oficina.
2. Proporcionar materiales y suministros mediante solicitudes autorizadas a los departamentos que
los requieran.
3. Controlar los productos terminados para su posterior destino.
4. Hacerse cargo de los materiales en curso de fabricación o de las materias primas que se almacenen
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con el fin que maduren o se curen para poderlas utilizar (madera verde, cerveza, etc.).
5. Mantener el almacén limpio y en orden, teniendo un lugar para cada cosa y manteniendo cada cosa
en su lugar, es decir en los lugares destinados según los sistemas aprobados para la clasificación y
localización.
6. Mantener las líneas de producción ampliamente abastecidas de materias primas, materiales
indirectos y de todos los elementos necesarios para un flujo continuo de trabajo.
7. Custodiar fielmente todo lo que se le ha dado a guardar tanto su cantidad como su buen estado.
8. Realizar los movimientos de recibo, almacenamiento y despacho, con el mínimo de tiempo y
costo posible.
9. Llevar registros al día de sus existencias.
El almacén es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los
bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos para la administración, la
producción, o la venta de artículos o mercancías.
Todo almacén puede considerarse necesario para un negocio según el apoyo que preste a las funciones
productoras de utilidades: producción y ventas.
• La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la
responsabilidad de una sola persona en cada almacén.
• El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas, hasta donde sea posible, de
recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y de ayuda en el control de inventarios.
• Debe existir una sola puerta o bien una de entrada y otra de salida y ambas bajo control.
• Hay que llevar un registro al día y control interno de entradas y salidas.
• Es necesario informar al control de inventarios y a contabilidad de los movimientos diarios de entradas
y salidas del almacén y la programación y control de producción de las existencias.
• Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por y el nombre común y conocido de
compras, control de inventarios y producción.
• La identificación debe estar codificada cuando sea posible.
• Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e identificación en pasillos, estantes
y espacios marcados con una nomenclatura que facilite la colocación en su lugar y la localización
cuando halla de buscarse. Esta misma localización debe marcarse en la tarjeta correspondiente de
registro y control de existencias.
• Toda operación de entrada o de salida del almacén requiere la documentación autorizada según un
sistema establecido por la organización.
• La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté asignada a él y estará
restringida al personal autorizado por la gerencia o el departamento de control de almacenes.
• Los materiales almacenados deberán obtenerse fácilmente cuando se necesite.
• La disposición del almacén debe ser lo más flexible posible, es decir, deberá disponerse de manera que
puedan hacerse modificaciones o ampliaciones con una inversión mínima adicional.
• La disposición del almacén deberá facilitar el control de los materiales.
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• El área ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacén propiamente dicho, debe ser tan
pequeña como lo permitan las condiciones de operación.
TIPOS DE ALMACÉN
La mercancía que resguarda, custodia, controla y abastece un almacén pueden ser las siguientes:
El negocio puede ser una empresa manufacturera, distribuidora, almacenadora o una tienda de productos
de consumo.
Este almacén tiene como función principal el abastecimiento oportuno de materias primas o partes
componentes a los departamentos de producción. Normalmente se requiere tener tres secciones:
• Recepción.
• Almacenamiento.
• Entrega
Las áreas de recepción y entrega pueden estar dentro del almacén o bien fuera de él.
Un almacén de materias primas puede tener uno o varios subalmacenes en una planta, según las
necesidades del departamento de producción, o bien localizados en varías plantas de un mismo negocio.
Los materiales auxiliares, o también llamados indirectos, son todos aquellos que no son componentes de
un producto pero que se requieren para fabricarlo, envasarlo o empacarlo. Por ejemplo, para la
fabricación de una mercancía se emplean:
• Lubricantes.
• Grasa.
• Combustible, etc.
Este almacén puede ser una sección del almacén de materias primas cuando las necesidades de la
organización no necesiten una instalación aparte.
Si los materiales en proceso o artículos semi-terminados son guardados bajo custodia y control, por la
programación se puede decir que están en un almacén de materiales en proceso. Puede haber uno o
varios de estos almacenes según las necesidades de fabricación.
Un almacén de productos terminados puede tener uno o varios subalmacenes, según las necesidades de 3a
empresa. Puede tener un centro de distribución (CEDÍ) desde donde se abastecen los otros almacenes.
CEDÍ. Centro de distribución, sitio intermedio de la cadena de distribución desde el cual se despachan las
mercancías luego de almacenarlas.
Los productos partes o materiales rechazados por el departamento de control de calidad y que no tienen
salvamento o reparación, deben tener un control por separado bajo el cuidado del departamento de
control de calidad.
Los materiales obsoletos son tos que han sido descontinuados en la programación de la producción por falta
de ventas, por deterioro/ por descomposición o por haberse vencido el plazo de caducidad.
ALMACÉN DE DEVOLUCIONES
Aquí llegan devoluciones de clientes. En él se separan y clasifican los productos para desperdicio y
entrada al almacén.
Trabajo individual
1. Según su criterio cual es la importancia que tienen los almacenes en las organizaciones o
empresas.
2. Elabore un diagrama donde muestre la relación de las principales funciones del almacén y explíquelo.
3. Con sus palabras defina algunos de los principios de los almacenes.
4. Realice un dibujo donde interprete el contenido de la lectura anterior.
5. Si diseñara una bodega o almacén que tipo de almacén escogería y porque?
6. Elabore un reglamento con los principios que mantendría en su almacén o bodega.
Trabajo en grupo