Administracin del

Tiempo.
Jose Onofre Montesa Andrs

Escuela Tcnica Superior de
Informtica Aplicada
Universidad Politcnica de
Valencia
2003
GpiH-10. Administracin del Tiempo. 1
Necesidad de administrar el
tiempo.
El tiempo es un recurso especial
Problemas y Causas
Organizacin
Como conservar el equilibrio y control?
GpiH-10. Administracin del Tiempo. 2
Qu es el tiempo?
Salvador Dali, (Surrealismo)
La persistencia de la memoria
El deca que no eran otra cosa
que el queso Camembert del
espacio y el tiempo, suave,
extravagante, solitario y
paranoico-crtico.

Gerald Murphy (Cubismo)
Predictivilidad del tiempo y
la fragilidad para medirlo

GpiH-10. Administracin del Tiempo. 3
El tiempo es un recurso especial
Todos tenemos el
mismo.
Una vez pasado ya
no se recupera.
Cualquier actividad
requiere tiempo.

GpiH-10. Administracin del Tiempo. 4
Podemos controlar el tiempo?
NO !!!
Podemos controlar las actividades que
realizamos.
De modo que podremos realizar:
Ms actividades ???
Aquellas actividades que sean ms
importantes
Nos proporcionan mayor satisfaccin
Nos llevan hacia nuestros objetivos
GpiH-10. Administracin del Tiempo. 5
Problemas y Causas
Coyuntura
Actitudes
Causas del stress
Algunas Soluciones.
GpiH-10. Administracin del Tiempo. 6
Coyuntura
Entorno tecnolgico
Cambios frecuentes ...
necesidad de tiempo para responder
Economa global
Menos barreras downsizing,
recortes de personal
Empleo
Logrado por habilidad... Tcnica
Mantenido por habilidad Organizativa
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Habilidades Organizativas:
Capacidades
Comunicacin
Oral
escrita
Trabajo en equipo
Control eficaz del
tiempo
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Actitudes
Pasiva: ir a remolque de los
acontecimientos
stress, no tengo tiempo.

Activa: influir sobre el propio
destino:
Eficacia.
Tengo tiempo.
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Sntomas del stress
Fase inicial
nerviosismo,
crisis de humor,
inseguridad/desconfianza
dificultad incremental /
fatiga mental,
neuralgias,
insomnio.
Fase aguda
Hipersensibilidad,
ansiedad,
Desjerarquizacin de
valores/ Pasar
Depresin/Infarto/
lceras...
Apata,
sensacin de fracaso,
quejas constantes
GpiH-10. Administracin del Tiempo. 10
Causas del stress, principales
quita tiempos
Objetivos inalcanzables
tratar de hacer
demasiado,
perfeccionismo,..
Falta de planeacin y
organizacin personal
Falta de delegacin eficaz
Tensiones del propio
trabajo
Descontrol de
interrupciones,
Reuniones excesivas o
ineficaces
comunicacin defectuosa
(incapacidad de decir
NO)
Exceso vida sedentaria.
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Algunas Soluciones.
Vacaciones
Deporte
Cambiar de actividad
Verlo con perspectiva: Distanciarse
No dejarse llevar por sentimientos negativos
Administracin del tiempo
Planificacin y Organizacin personal.
Control de las interrupciones
GpiH-10. Administracin del Tiempo. 12
Organizacin
1) La lista de cosas a hacer, El inventario
2) La matriz de prioridades.
3) Identificar las horas ms y menos
eficaces.
4) La realidad del tiempo controlable.
5) Usar un plan para organizarse.
6) Vivir con el plan diario
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1) La lista de cosas a hacer
El inventario.
Origen de muchas urgencias de la lista...
Criterios de importancia.
GpiH-10. Administracin del Tiempo. 14
1) La lista de cosas que hacer:
inventario de tareas.
Descripcin Prioridad Tiempo
Importante Urgente Estimado
Resolver la inundacin
de la oficina
_
S
_
S
Hacer Ya
Plan estratgico
nuevos productos
_
S

NO
Programar
...

NO
_
S
Delegar/Org.
...

NO

NO
No pasa nada
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1) Lista de cosas que hacer:
Origen de muchas urgencias
1. Tareas que encarga
el jefe.
Ej.: Asigna 5 proyectos y
pide el 6
Solucin: Preguntar
2. Tareas impuestas
por el sistema.
Ej.: Llamadas de clientes
con quejas, ...
Solucin: Reservar tiempo,
Organizar (nm. Errores)
GpiH-10. Administracin del Tiempo. 16
1) La lista de cosas ha hacer:
Origen de muchas urgencias
3. Acciones derivadas de subordinados
Bola de nieve o bloqueo.
Solucin: Comunicacin
El rebote del problema
Solucin:
Cul es el problema? Cuales son las opciones? Qu
recomienda? Y Por qu? Hagalo!
Pedir soluciones!, Pedir trabajo acabado
Salvo falta de cualificacin
4. Metas y actividades impuestas por uno
mismo: 1h/da
GpiH-10. Administracin del Tiempo. 17
1) Lista de cosas que hacer:
Criterios de importancia.
1) Principio de Pareto ley 80:20
lo ms es menos y lo menos es
ms
La mayora de las actividades son
simples y unas pocas:
Causan la mayora de resultados
Son importantes
El 20% de asuntos nos dan el 80%
del valor
El 20% de agencias venden el 80%
del producto
El 20% de los clientes generan el
80% de quejas
2) Actividades que
Aaden Valor
En una fabrica:
O Proceso
= Transporte
Stock
Esperas
4 Inspeccin

GpiH-10. Administracin del Tiempo. 18
2) La matriz de prioridades.
Hacer Ya
g Planear a medio plazo
@ Interrupciones:
controlarlas
j Trivial: socializar
Tener la matriz a
mano y actualizarla
de vez en cuando.
Es clave haber
acabado el da
habiendo hecho .
No planear ms de 6
actividades/da, lo
normal 3, pero 1
Importancia
Mucha E
Poca
U
r
g
e
n
c
i
a

P
o
c
a

E

M
u
c
h
a


g
@
j
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3) Identificar las horas ms(E)
y menos eficaces(D).
E: Perodo del da que uno rinde ms.
Para lo difcil, complejo / importante
D: Perodo del da que uno rinde menos
Leer peridico,
abrir correo
Telefonear
Interrupciones
Entrevistas.
6 8 10 12 2 4 6 8 10 12 2 4
100%
-50%
+50%

P
R
O
D
U
C
T
I
V
I
D
A
D

HORA
S
e
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,

L
.
J
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,

S
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m
p
o

e
s

d
i
n
e
r
o

P
a
r
a
n
i
n
f
o

1
9
9
2

GpiH-10. Administracin del Tiempo. 20
4) La realidad del tiempo
controlable.
Rellenar lnea cada hora durante 3-5 das
Permite identificar las interrupciones y tomar
medidas.
5 preguntas clave:
Qu estoy haciendo,
... que en realidad no es necesario hacer?
que pudiera encargar a otras personas?
que pudiera hacerse con ms eficiencia?
que hace perder el tiempo a otros?
Qu hice en mis mejores horas?
Buscar la eficiencia:
eliminar y aadir propio/importante
GpiH-10. Administracin del Tiempo. 21
e) Usar un plan para
organizarse.
1) Preparar la lista de cosas que hacer.
2) Delegue lo que corresponda.
3) Considere sus horas E y D.
4) considere su tiempo controlable.
5) Elabore un plan diario.
Segn las prioridades y
consolidar tiempo en fracciones suficientemente grandes.
6) Sealar las actividades terminadas
7) Reprogramar las actividades no terminadas
GpiH-10. Administracin del Tiempo. 22
f) Vivir con el plan diario
Ponerlo en prctica
Revisar la matriz de vez en cuando.
Programar pocas cosas extra (3)
Toma 1
GpiH-10. Administracin del Tiempo. 23
Como conservar el equilibrio y
control?
Equilibrio en la vida
Control de interrupciones
Delegar
Reuniones eficaces
GpiH-10. Administracin del Tiempo. 24
Equilibrio en la vida
1) Identificar los aspectos importantes
de la vida
a qu dedico el tiempo?
a qu debera dedicar el tiempo?

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Como mantener el equilibrio de su vida
Social.
Salud.
Profesional.
Educativa.
Familiar.
Espiritual.
Personal.
Econmica.
De diversin.
Cmo es




Cmo quiero que sea
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Equilibrio en la vida ...
2) Efectuar cambios para mantener el
equilibrio.
3) Fijar metas para equilibrar el pastel
Procedimiento para fijar objetivos
1. Qu...? Declaracin objetivos (especif.)
2. Por qu...? Razones (motivacin)
3. Cundo...? Fecha inicio/fin (tiempo)
4. Cmo...? Acciones requeridas/Camino
4) Conecte las metas con el plan diario.
GpiH-10. Administracin del Tiempo. 27
Control de interrupciones
1) Planificar el espacio de trabajo
Mesas en oficina: diagonal
Reloj pared: espalda
Mobiliario: mnimo.
2) Utilizar seales/smbolos para que los dems
se enteren cuando est ocupado.
El 70% de las personas acatan las seales.
GpiH-10. Administracin del Tiempo. 28
Control de interrupciones
3) Ganar una hora al da y dedicarla a las
prioridades mximas.
Pedir a alguien que atienda las
interrupciones (la hora 0)
4) Anticiparse
En el caf de la maana
visitar, llamar.
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Control de interrupciones
5) Comunicar con eficacia
Preguntar: Por qu es tan importante?
Ofrecer intercambios: si hacemos lo tuyo, qu
puedes hacer por mi?
Saber decir NO: ahora no puedo, pero (ofrecer
alternativas)
Saber terminar una conversacin
Resumen puntos importantes, lentamente ponerse de pie,
extender la mano, encaminar hacia la puerta, agradecer
si sigue: Usar el nombre, ponerse de pie
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Bibliografa
1-68/1124B Los secretos de la
organizacin del trabajo personal.