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Guia Interpretativo NP EN ISO 14001:2004 ENE001/1 Maio 2006
Guia Interpretativo NP EN ISO 14001:2004 NP EN ISO 14001:2004 Sistemas de gesto ambiental. Requisitos e linhas de orientao p ara a sua utilizao. Sede: Edifcio de Servios da Exponor, 2 Av. Dr. Antnio Macedo 4450-617 Lea da Palmeira Portugal Telef.: 229 993 600 Fax: 229 993 601 Delegao: Edifcio Rosa Praa das Indstri as 1300-307 Lisboa Portugal Telef.: 213 616 430 Fax: 213 616 439 E-mail: info@ap cer.pt www.apcer.pt
Guia Interpretativo NP EN ISO 14001:2004 PREFCIO Um Sistema de Gesto Ambiental um instrumento excelente para o desenvolvimento de uma cultura ambiental integrada na gesto da organizao. Da que o recurso sua implemen tao, e posterior certificao, se possa constituir como um factor crtico de sucesso par a as organizaes empenhadas em melhorar continuamente o seu desempenho ambiental. O crescimento do nmero de organizaes interessadas em obter a certificao ambiental e a necessidade de contribuir para a diminuio da variabilidade de interpretaes levou a A PCER Associao Portuguesa de Certificao a lanar o seu primeiro Guia Interpretativo NP EN ISO 14001 em Maio de 2001. Hoje, a elaborao de um novo guia justifica-se pela i nteno de partilhar com todas as partes interessadas a nossa consolidada experincia em termos da gesto de processos de certificao ambiental e de promover igualmente a adequao para o referencial NP EN ISO 14001:2004. Assim sendo, enderemos o desafio da construo deste documento de referncia internamente, num trabalho de equipa envolve ndo colaboradores e auditores, para que todos tivessem a possibilidade de corpor izar as suas vivncias e proporcionar a natural harmonizao de critrios em matria de ce rtificao ambiental. Concludo o projecto, a APCER agradece profundamente a motivao, in teresse, disponibilidade e o esforo desenvolvido por todos os envolvidos na elabo rao de novo Guia, colaboradores e auditores, e faz votos para que este documento p ossa contribuir para apoiar e consolidar a implementao de sistemas de gesto ambient al nas organizaes interessadas, credibilizando a certificao ambiental em Portugal. Dora Gonalo Directora de Formao e Auditores da APCER 3 de 56
Guia Interpretativo NP EN ISO 14001:2004
NDICE INTRODUO E OBJECTIVOS PARTE A: A NP EN ISO 14001:2004 ENQUADRAMENTO E INFORMAES GERA IS A NP EN ISO 14001:2004 na famlia de normas ISO 14001 O Anexo A (Informativo) d a NP EN ISO 14001:2004 e a ISO 14004:2004 A NP EN ISO 14001:2004 e outros refere nciais A ISO 14001 como referencial de certificao A NP EN ISO 14001:2004 e a confo rmidade legal PARTE B: NP EN ISO 14001:2004 GUIA INTERRETATIVO Introduo 1. Objecti vo e campo de aplicao 2. Referncias normativas 3. Termos e definies 4. Requisitos do sistema de gesto ambiental 4.1 Requisitos gerais 4.2 Poltica ambiental 4.3 Planeam ento 4.3.1 Aspectos ambientais 4.3.2 Requisitos legais e outros requisitos 4.3.3 Objectivos, metas e programa(s) 4.4 Implementao e operao 4.4.1 Recursos, atribuies, r espondabilidades e autoridade 4.4.2 Competncia, formao e sensibilizao 4.4.3 Comunicao .4.4 Documentao 4.4.5 Controlo dos documentos 4.4.6 Controlo operacional 4.4.7 Pre parao e resposta a emergncias 4.5 Verificao 4.5.1 Monitorizao e medio 4.5.2 Avalia ormidade 4.5.3 No conformidades, aces correctivas e preventivas 4.5.4 Controlo dos registos 4.5.5 Auditoria interna 4.6 Reviso pela Gesto 5 8 8 9 9 10 12 15 15 16 16 16 17 17 21 23 23 27 29 31 31 33 35 37 38 40 42 44 44 46 47 50 51 53 4 de 56
Guia Interpretativo NP EN ISO 14001:2004 INTRODUO E OBJECTIVOS O presente guia interpretativo visa partilhar a perspectiva e experincia da APCER na actividade de certificao de sistemas de gesto ambiental, segundo a norma NP EN ISO 14001:2004. Esta actividade tem sido desenvolvida desde 1997, inicialmente c om a verso ISO 14001:1996, num conjunto alargado de organizaes nos vrios sectores da s actividades econmicas sector primrio; sectores industriais e de comrcio e servios e em grandes, mdias e pequenas organizaes pblicas ou privadas. Este guia tem como ob jectivos: Providenciar uma base de entendimento comum e partilhada entre a APCER (representada pelos seus tcnicos e auditores) e as partes interessadas, da nossa perspectiva sobre a norma NP EN ISO 14001:2004 como referencial de certificao. Co municar a experincia da APCER na certificao segundo o referencial, informando sobre as no conformidades mais frequentes, exemplos e oportunidades de melhoria. Comun icar as expectativas da APCER, enquanto organismo de certificao, no processo de av aliao do sistema e da procura de evidncias de conformidade. Informar sucintamente s obre aspectos relevantes associados ao processo de certificao, aos guias relevante s para a acreditao e a normas relacionadas (ex.: outros sistemas de gesto, NP EN IS O 19011:2003). Comunicar a posio da APCER sobre as orientaes definidas no Anexo A da NP EN ISO 14001:2004 e na ISO 14004:2004. Este guia no define orientaes sobre a fo rma de implementar um sistema de gesto ambiental. Esse objectivo assegurado na IS O 14004:2004, e em parte pelas linhas de orientao definidas no Anexo A (Informativ o) da NP EN ISO 14001:2004. Sendo a norma aplicvel a todas as organizaes, permite q ue o cumprimento dos requisitos possa ser assegurado pelas organizaes, mediante a adopo de diferentes metodologias, prticas, ferramentas, etc. Nenhuma metodologia me lhor do que outra desde que seja eficaz para cumprir os objectivos da organizao e assegurem o cumprimento dos requisitos normativos. Enquanto certificadores e aud itores de terceira parte fundamental, para o exerccio credvel da nossa actividade, mantermos a independncia, a imparcialidade e a abertura de esprito que nos permit a avaliar cada sistema de gesto ambiental no contexto especfico da organizao. De mod o a constituir uma viso partilhada, este guia foi elaborado e revisto por um conj unto alargado de pessoas, abrangendo colaboradores internos e externos da APCER, que lidam regularmente com processos de anlise, auditoria e deciso de certificao se gundo a NP EN ISO 14001:2004. As no conformidades aqui identificadas correspondem a um levantamento exaustivo das situaes mais frequentes detectadas em processos d e certificao NP EN ISO 14001:2004, tendo sido retiradas todas as referncias que pud essem pr em causa a confidencialidade dos processos de certificao. 5 de 56
COMO UTILIZAR ESTE GUIA A interpretao da NP EN ISO 14001:2004 apresentada na Parte B deste Guia. A interpr etao centra-se na seco 4 da norma, Requisitos do Sistema de Gesto Ambiental, a nica u izada em auditoria para avaliar o sistema de gesto. A interpretao feita por subseco, tendo sempre em perspectiva que uma abordagem sistemtica implica a existncia de in ter-relaes entre subseces, pelo que a interpretao de uma subseco no pode ser efectua oladamente. A interpretao divide-se em quatro aspectos fundamentais: Finalidade Qu al o propsito que a subseco visa alcanar. Interpretao A interpretao da APCER, defin a perspectiva da avaliao e certificao de sistemas de gesto. Esta interpretao pode ser uportada em exemplos, quando oportuno, e complementada com recomendaes. Os exemplo s e recomendaes no so vinculativos, pretendendo apenas referir eventuais boas prticas possveis existentes ou outras situaes relevantes. Evidncias requeridas, necessrias o u expectveis da implementao, realizao, actualizao e controlo das actividades/processos associados ao cumprimento dos requisitos em anlise, segundo as metodologias de au ditoria definidas na NP EN ISO 19011:2003. No conformidades mais frequentes ou Op ortunidades de Melhoria situaes constatadas com mais frequncia em auditoria. Para e feitos de simplificao, generalizao e salvaguarda da confidencialidade foram feitas a daptaes. Em relao Introduo e s seces 1, 2, e 3 da NP EN ISO 14001:2004 feita uma plicao sob a informao neles contida e o modo como se articulam com a seco 4. Na parte A deste Guia feito, a ttulo informativo, um enquadramento da NP EN ISO 14001:2004 , face a outras normas e respectivo processo de certificao.
ABREVIATURAS APCER Associao Portuguesa de Certificao DMM Dispositivo(s) de medio e monitorizao ipa auditora ISO International Organization for Standardization PDCA Planear-Exe cutar-Verificar-Actuar (Plan-Do-Check-Act) SGA Sistema de Gesto Ambiental 6 de 56
Guia Interpretativo NP EN ISO 14001:2004 DOCUMENTOS DE REFERNCIA Para a elaborao do presente guia foram consultados os seguintes documentos: NP EN ISO 9000:2000 Sistemas de gesto da qualidade Fundamentos e vocabulrio; NP EN ISO 1 4001:2004 Sistemas de gesto ambiental Requisitos e linhas de orientao para a sua ut ilizao; ISO 14004:2004 Environmental management systems - General guidelines on pr inciples, systems and support techniques; Guia Interpretativo NP EN ISO 9001:200 0 da APCER; ISO/IEC Guide 66:1999. General Requirements for Bodies Operating Ass essment and Certification/registration of Environmental Management Systems (SEM) ; IAF GD 6:2003, Issue 3. IAF Guidance on the Application of ISO/IEC Guide 66, 1 November 2003, International Accreditation Forum, Inc.; NP EN ISO 19011:2003 Li nhas de orientao para auditorias a sistemas de gesto da qualidade e/ou de gesto ambi ental; Clarification of Intent of ISO 14001:2004. U.S Technical Advisory Group t o ISO/Technical Committee 207. American Society for Quality. 7 de 56
Guia Interpretativo NP EN ISO 14001:2004 PARTE A: A NP EN ISO 14001:2004 ENQUADRAMENTO E INFORMAES GERAIS A NP EN ISO 14001:2004 NA FAMLIA DE NORMAS ISO 14001 A ISO 14001:2004 foi elabora da pelo Comit Tcnico ISO/TC 207 Environmental Management, criado pela ISO em 1993. O mbito de actividade deste comit a normalizao na rea das ferramentas e sistemas de ge sto ambiental, baseando-se no pressuposto de que melhorando as prticas de gesto se obtm a melhoria do desempenho ambiental das organizaes. A viso do ISO/TC 207 a aceit ao e o uso mundial das sries de normas da famlia ISO 14000, providenciando meios efi cazes de melhoraria do desempenho das organizaes e dos seus produtos, facilitando o comrcio mundial e contribuindo para o desenvolvimento sustentvel. O ISO/TC 207 r esponsvel pelo desenvolvimento das normas da srie ISO 14000, estando organizado em subcomits (SC) e grupos de trabalho (WG) que produzem normas e guias em diferent es reas. Em Portugal, o Instituto Portugus da Qualidade (IPQ) o Organismo Nacional de Normalizao (ONN), coordenando a actividade de normalizao. A normalizao pode ser de senvolvida com a colaborao de Organismos de Normalizao Sectorial (ONS), reconhecidos pelo IPQ para o efeito. No domnio do ambiente, o Instituto do Ambiente (IA) o Or ganismo de Normalizao Sectorial (ONS), constituindo a interface entre as Comisses Tc nicas (CT) e o IPQ. A CT 150 (Comisso Tcnica Gesto Ambiental) responsvel pelo acompa nhamento dos trabalhos do ISO/TC 207, consistindo os seus trabalhos na elaborao de normas relativas a instrumentos e sistemas de gesto ambiental. A CT 150 est organ izada em seis subcomisses, indicadas no quadro abaixo: Subcomisso SC1 SC2 SC3 SC4 SC5 SC6 Sistemas de gesto ambiental Auditorias ambientais Rotulag em ecolgica (1) (2) (1) (1) Avaliao de desempenho ambiental Avaliao do ciclo de vida Termos e definies (3) (2) (1) Referenciais para actuao a nvel da organizao (2) Referenciais para actuao a nvel produto (3) Referenciais de carcter geral A maioria das normas ISO so especficas para um dado produto, material ou processo, no entanto as famlias ISO 14000 e ISO 9000, so genricas para sistemas de gesto, o q ue significa que so aplicveis a organizaes de todos os tipos e dimenses, quaisquer qu e sejam os seus produtos e sectores de actividade e em qualquer ponto do globo. A famlia ISO 14000 concerne gesto ambiental, isto , ao modo como a organizao gere os impactes ambientais decorrentes das suas actividades, produtos e servios. A famlia ISO 14000 inclui normas relacionadas com o desenvolvimento de sistemas de gesto ambiental e normas sobre actividades e ferramentas de suporte gesto ambiental, ta is como avaliao de desempenho ambiental ou avaliao do ciclo de vida. 8 de 56
O ANEXO A (INFORMATIVO) DA NP EN ISO 14001:2004 E A ISO 14004:2004 A NP EN ISO 1 4001:2004 define na seco 4 os requisitos que podem ser objectivamente auditados pa ra efeitos de certificao, constituindo-se estes como os critrios de auditoria estab elecidos pela APCER, enquanto organismo de certificao, em conjunto com a poltica, p rocedimentos e requisitos determinados pela organizao como necessrios para a implem entao de um SGA de acordo com a norma de referncia. O Anexo A da norma NP EN ISO 14 001:2004, define as linhas de orientao para a sua utilizao, sendo de carcter informat ivo e no tendo a finalidade de adicionar, retirar ou de qualquer forma alterar os requisitos estabelecidos na Seco 4. Como tal, as suas orientaes no se constituem com o critrios de auditoria em processos de certificao. Contudo, a finalidade deste ane xo evitar interpretaes errneas dos requisitos contidos na seco 4 da norma, pelo que a s suas orientaes so tomadas em considerao nos processos de certificao da APCER, quando existem dvidas sob o modo de interpretao de um requisito face a uma situao especfica. Estas orientaes tambm foram consideradas na elaborao do presente guia. A ISO 14004:20 04 Environmental management systems General guidelines on principles, systems and support techniques tem como finalidade apoiar as organizaes que pretendem implemen tar ou melhorar um SGA e consequentemente melhorar o seu desempenho. A norma con tm exemplos, descries e opes que ajudam a organizao a implementar e melhorar o SGA, e pretende interpretar os requisitos da NP EN ISO 14001:2004. A APCER recomenda a sua leitura e eventual implementao. Existem tambm outras normas na famlia ISO 14001 , tais como a avaliao do desempenho ambiental ou avaliao do ciclo de vida que podem contribuir para a melhoria. A organizao livre de utilizar estes ou outros document os de referncia ou estabelecer o seu prprio caminho.
A NP EN ISO 14001:2004 E OUTROS REFERENCIAIS O processo de reviso da ISO 14001 co nducente verso de 2004 teve como objectivos a clarificao e a melhoria da compatibil idade com a NP EN ISO 9001:2000. Ambos os referenciais se baseiam na metodologia Planear Executar Verificar Actuar e so muitos os elementos comuns dos sistemas de gesto. entendimento da ISO a no criao de uma norma nica de sistemas de gesto da quali ade e ambiente, assegurando a liberdade de deciso na adopo de cada um dos referenci ais, mas facilitando tanto quanto possvel a adopo integrada de referenciais. De aco rdo com a ISO/TC176/SC2 e a ISO/TC207/SC2, compatibilidade significa que as orga nizaes podem implementar de maneira partilhada elementos comuns dos referenciais, no todo ou em parte, sem duplicaes desnecessrias ou imposio de requisitos conflituoso s. Compatibilidade no significa que o texto para os elementos comuns das normas t enha de ser idntico, embora o deva, sempre que tal seja possvel na prtica. Tambm no r epresentam conflitos compatibilidade: numerao diferente das clusulas, diferentes mo delos e estrutura e incluso de orientaes, notas ou anexos. So assim criadas condies pa ra a existncia de um sistema de gesto nico que integre as disposies relativas a cada uma das normas ou outras disposies de outros subsistemas de gesto da organizao. Esta livre de decidir sobre a integrao de sistemas e o nvel de profundidade dessa integr ao. Um dos benefcios mais bvios da integrao encontra-se ao nvel da documentao que n sita de ser duplicada, mas a integrao mais do que a simples criao de um sistema docu mental comum, podendo reflectir-se, por exemplo, na estrutura organizacional, na existncia de procedimentos comuns ou na incluso de critrios ambientais em processo s associados qualidade como o desenvolvimento de novos produtos ou avaliao de forn ecedores. Para efeitos do presente guia foram tambm consideradas verses existentes de guias interpretativos da APCER sobre a NP EN ISO 9001:2000 de modo a assegur ar, sempre que possvel a compatibilizao entre os mesmos. O acima referido em relao NP EN ISO 9001:2000 tambm aplicvel integrao com a norma a OHSAS 18001:1999/NP 4397:200 1 e com o Regulamento EMAS. A primeira porque segue o modelo de gesto e estrutura da ISO 14001 e o segundo porque adopta formalmente como sistema de gesto a NP EN ISO 14001:2004. 9 de 56
A ISO reconhece a necessidade dos utilizadores das normas poderem auditar os doi s referenciais em conjunto, seja nos processos de auditoria interna, seja nos pr ocessos de auditoria de terceira parte. A norma ISO 19001:2002 Guidelines for qua lity and/or environmental systems auditing foi preparada em conjunto pelos Comits Tcnicos ISO/TC 207 Gesto Ambiental e ISO/TC 176 Gesto da Qualidade. A NP EN ISO 19011: 2003 Linhas de orientao para auditorias a sistemas de gesto da qualidade e/ou de ges to ambiental (ISO 19011:2002) estabelece orientaes sobre a gesto de programas de audi toria, a conduo de auditorias internas ou externas a sistemas de gesto da qualidade e/ou ambiental, assim como as competncias e avaliao dos auditores. A APCER recomen da a utilizao desta norma na programao e realizao de auditorias internas nas organiza que pretendem ir para alm dos requisitos definidos pela NP EN ISO 14001:2004 na s ubseco 4.5.5, com vista a melhorar o processo de auditorias internas, aumentando a sua eficcia. A adopo desta norma pelos organismos de certificao requerida pelos acre ditadores, sendo as suas metodologias adoptadas nos processos de certificao, permi tindo a realizao de auditorias conjuntas a vrios sistemas de gesto, desde que assegu radas as competncias necessrias para a sua realizao. As auditorias aos sistemas de g esto ambiental segundo a NP EN ISO 14001:2004 pela APCER so disponibilizadas isola damente ou combinadas com outros referenciais.
A ISO 14001 COMO REFERENCIAL DE CERTIFICAO A Certificao de SGA, suportados na norma de referncia NP EN ISO 14001:2004, constitui uma ferramenta essencial para as org anizaes que pretendem alcanar uma confiana acrescida por parte dos clientes, colabor adores, comunidade envolvente e sociedade, atravs da demonstrao do compromisso volu ntrio com a melhoria contnua de seu desempenho ambiental. A acreditao um reconhecime nto formal por um organismo de acreditao que uma entidade certificadora competente para efectuar a certificao de outras organizaes em sectores especficos. A APCER enco ntra-se acreditada para a certificao de sistemas de gesto ambiental (NP EN ISO 1400 1:2004) pelo IPAC (Instituto Portugus de Acreditao) e pela ENAC (Entidad Nacional d e Acreditacin) para os sectores definidos nos certificados de acreditao, de acordo com o ISO/IEC Guide 66:1999 General requirements for bodies operating assessment and certifiaction/registration of environmental management systems. Estes documen tos normativos definem os requisitos para a actividade de certificao, garantindo a competncia, iseno e independncia necessrias ao exerccio de uma actividade credvel. An almente a APCER auditada pelos organismos acreditadores, processo de avaliao que c ompreende a auditoria ao sistema de gesto e o testemunho de auditorias ambientais . O processo de certificao envolve as seguintes etapas: 1. Pedido de Certificao; 2. Instruo do Processo; 3. Visita Prvia (Opcional); 4. Auditoria de Concesso 1. fase; 5. Auditoria de Concesso 2. fase; 6. Resposta da Organizao Plano de aces correctivas; Anlise do Relatrio e Resposta; 8. Deciso de Certificao; 9. Manuteno da Certificao ( orias anuais de Acompanhamento e Auditoria de Renovao ao fim de 3 anos). 10 de 56
A visita prvia de carcter facultativo e destina-se a avaliar a adequabilidade do S GA e informar a organizao sobre o estado de preparao da mesma para a auditoria de co ncesso. Esta avaliao efectuada de acordo com as metodologias aplicveis de auditoria, sendo o seu resultado independente do processo e deciso de certificao. A auditoria de concesso de SGA processa-se em duas fases. Com base na informao recolhida e na resposta da organizao a eventuais no conformidades tomada uma deciso de certificao, s ndo o certificado vlido por trs anos durante os quais so realizadas auditorias anua is de acompanhamento. Na 1. fase realizada uma auditoria ao sistema documental da organizao e verificao da adequabilidade do sistema actividade da empresa. O enfoque da auditoria de primeira fase a avaliao da capacidade do sistema criado em gerir todos os aspectos ambientais relacionados com as actividades, produtos e/ou serv ios da organizao, na confirmao do mbito da auditoria e no levantamento da legislao ap el, sendo relevante uma visita aos locais de actividade. A 2. fase da auditoria d e concesso decorre no(s) local(ais) de actividade da organizao, sendo auditados tod os os requisitos da norma de referncia e avaliado o modo como a organizao estabelec eu e implementou o SGA. Qualquer auditoria realizada pela APCER d origem a um rel atrio que formaliza as principais concluses sobre o sistema de gesto da organizao aud itada, em particular sobre a implementao, conformidade face aos requisitos normati vos e ao mbito de certificao, relatando eventuais no conformidades e oportunidades d e melhoria. As no conformidades, devem ser motivo de aces correctivas apropriadas p or parte da organizao auditada. Aps recepo do relatrio de auditoria e do plano de ace orrectivas elaborado pela organizao auditada, a APCER procede anlise desses documen tos. Caso estejam reunidas as condies necessrias, a APCER procede emisso do Certific ado de Conformidade (Concesses e Renovaes), que tem uma validade de 3 (trs) anos. Du rante o perodo de validade do Certificado de Conformidade, a APCER realiza auditori as de acompanhamento ao SGA da organizao certificada, com vista verificao da manuteno das condies que deram lugar concesso do referido certificado. Na generalidade as au ditorias de acompanhamento so realizadas anualmente. Antes do final do ciclo de t rs anos realizada uma auditoria de renovao reiniciando novo ciclo de certificao. As a uditorias da APCER so realizadas por auditores qualificados, pertencentes Bolsa d e Auditores da APCER, e de acordo com as metodologias de auditoria definidas na norma NP EN ISO 19011:2003. Os principais benefcios da certificao de um sistema de gesto ambiental relacionam-se com: Reduo de custos, devida a uma melhoria da eficinc ia dos processos e, consequentemente, a reduo de consumos (matrias-primas, gua, ener gia); minimizao do tratamento de resduos e efluentes; diminuio dos prmios de seguro e minimizao de multas e coimas; Reduo de riscos, tais como, emisses, derrames e acident es; Vantagens competitivas, decorrentes de uma melhoria da imagem da organizao e s ua aceitao pela sociedade e pelo mercado; Evidncia, de uma forma credvel, da qualida de dos processos tecnolgicos de uma organizao, de um ponto de vista de proteco ambien tal e de preveno da poluio; Uma nova dinmica de melhoria, nomeadamente atravs da aval ao independente efectuada por auditores externos. 11 de 56
Guia Interpretativo NP EN ISO 14001:2004 A NP EN ISO 14001:2004 E A CONFORMIDADE LEGAL Uma das questes mais polmicas associ ada norma e ao seu processo de certificao a necessidade de cumprir a legislao e outr os requisitos aplicveis, questo que iremos tratar de forma individualizada neste p onto, tanto pela importncia que a legislao ambiental hoje assume em muitas organizaes , como tambm pela sua complexidade crescente. Contudo, antes de prosseguirmos imp ortante salientar que a conformidade legal, apesar de ser uma dimenso importante da norma, no uma finalidade em si. O objectivo das organizaes que implementam um si stema de gesto ambiental e, consequentemente, o foco central da avaliao do SGA a me lhoria contnua. Nunca demais relembrar que a legislao aplicvel de cumprimento obriga trio, pelo que a questo no se a organizao tem de a cumprir, mas se a exigncia do seu umprimento um requisito da NP EN ISO 14001:2004 e o que deve ser exigido na sua certificao. No existindo de facto um requisito explcito de obrigatoriedade de cumpri r com toda a legislao aplicvel, necessrio analisar a norma como um todo e compreende r as relaes entre os seus diferentes requisitos. esta anlise que proposta pelo U.S. Technical Advisory Group to ISO/TC 207, grupo integrado na ANSI (organismo de n ormalizao americano), na Clarification of Intent of ISO 14001:2004, questo 99-03.A1 e que iremos aqui transmitir por se constituir como uma anlise clara e que reflect e tambm o posicionamento da APCER. A subseco 4.2 c) requer que a Gesto de topo, defi na e documente uma poltica que inclua o compromisso de cumprimento dos requisitos legais aplicveis e de outros requisitos que a organizao subscreva relativos aos seu s aspectos ambientais. Este compromisso deve reflectir-se no seu processo de plan eamento (subseco 4.3), deve ser implementado (subseco 4.4), deve ser verificado (sub seco 4.5) e mantido atravs do sistema de gesto ambiental. Deste modo, a organizao deve : Estabelecer, implementar e manter um procedimento para identificar e ter acess o aos requisitos legais aplicveis, e determinar o modo como esses requisitos se a plicam aos seus aspectos ambientais (subseco 4.3.2). Estabelecer, implementar e ma nter objectivos e metas que tenham em considerao os seus requisitos legais e que s ejam consistentes com o compromisso de cumprir o estabelecido na poltica (subseco 4 .3.3). A conformidade deve ser considerada quando se estabelecem os objectivos e metas, embora estes no necessitem de incluir todos os requisitos de conformidade . Estabelecer, implementar e manter programas para alcanar os objectivos e metas, incluindo os que se relacionam com a conformidade com requisitos legais (subseco 4.3.3). Os programas devem descrever quem responsvel por alcanar os objectivos e m etas e como e quando vo ser alcanados. Estabelecer, implementar e manter procedime ntos documentados, necessrios para alcanar o compromisso de cumprimento dos requis itos legais estabelecido na poltica e os objectivos e metas relacionados (subseco 4 .4.6). Podem ser necessrios procedimentos para alcanar a conformidade com requisit os legais que no foram explicitamente identificados nos objectivos e metas. As pe ssoas que trabalham para ou em nome da organizao devem estar conscientes dos proce dimentos que lhes so aplicveis, que incluem eventuais procedimentos relacionados c om o alcance da conformidade estabelecidos no controlo operacional (subseco 4.4.2) . As pessoas cujo trabalho pode causar impactes ambientais significativos devem ser competentes, com base em formao, qualificaes, educao ou experincia. A organizao identificar necessidades de formao associadas aos seus aspectos ambientais signifi cativos e providenciar a formao ou outras aces que satisfaam essas necessidades. Na m edida em que esse trabalho tambm envolve requisitos legais, o treino e competncia dessas pessoas deve abranger a capacidade de satisfazer esses requisitos. Estabe lecer, implementar e manter um procedimento para avaliar periodicamente a confor midade com requisitos legais (subseco 4.5.2.1). Estes so os requisitos legais que f oram identificados na seco 4.3.2. 12 de 56
Estabelecer, implementar e manter um procedimento para realizar auditorias peridi cas ao sistema de gesto que necessariamente incluem os elementos do SGA relaciona dos com a conformidade legal (subseco 4.5.5). Estabelecer, implementar e manter um procedimento para gerir no conformidades reais e potenciais e tomar aces correctiv as e preventivas (subseco 4.5.3). No conformidades detectadas associadas a requisit os legais devem ser alvo de aces correctivas. Tendo em considerao os requisitos acim a descritos no seu conjunto, estes implicam que uma organizao que implementa a NP EN ISO 14001:2004 deve identificar e gerir de modo sistemtico as suas obrigaes de c onformidade legal em consonncia com o seu compromisso de cumprimento. O sistema d eve incluir os requisitos acima listados e estar suportado por recursos adequado s e responsabilidades definidas (subseco 4.4.1), estar documentado (subseces 4.4.4. e 4.4.5), medido/monitorizado, avaliado e auditado (subseces 4.5.1, 4.5.2 e 4.5.5) e estar suportado em registos suficientes para demonstrar a conformidade com es ses requisitos (subseco 4.5.4). O compromisso de cumprimento reforado pelo requisit o da Gesto de topo rever periodicamente a adequao e eficcia do SGA (subseco 4.6). Assi m, a organizao deve implementar um sistema capaz de garantir o compromisso de cump rimento dos requisitos legais aplicveis estabelecido pela Gesto de topo na poltica ambiental. Uma vez esclarecida a questo da conformidade legal na NP EN ISO 14001: 2004 pode ainda subsistir a questo: Para efeitos de certificao este compromisso pode ser evidenciado atravs de objectivos e metas associados ao seu cumprimento?. A re sposta a esta questo no. Para ser tomada uma deciso de certificao a organizao necess de demonstrar a conformidade legal com os requisitos associados aos seus aspect os ambientais, evidenciando assim a capacidade e eficcia do sistema em cumprir a sua poltica. A conformidade com os requisitos legais aplicveis deve ser evidenciad a no s para efeitos de certificao, como tambm para efeitos de manuteno de certificao ante as auditorias de acompanhamento e renovao. Como referido na interpretao atrs cit ada, esta exigncia no significa que uma organizao certificada cumpra a legislao contin uamente. Pontualmente, podem ocorrer desvios, prevendo a prpria norma que sejam i dentificadas no conformidades e desencadeadas aces correctivas, que devem estar imp lementadas para a tomada de deciso relativamente certificao. Podem tambm existir sit uaes de interpretao e/ou operacionalizao do cumprimento dos requisitos legais no conte xto especfico de uma determinada organizao, que levam necessidade de esclarecimento s com as autoridades competentes. Com menos frequncia existem situaes de alterao ou i ntroduo de diplomas legais para as quais ainda no dada resposta pelas autoridades, como por exemplo, mudana da entidade licenciadora, no tendo a nova entidade respon svel implementado o processo. Estas questes mais no so do que obstculos e ao auditor e certificador interessa avaliar o modo como a organizao os identifica e ultrapass a. Por outro lado, necessrio ter em considerao que a auditoria um processo de valor acrescentado, no sendo por isso relevante identificar todas as situaes de no confor midade legal, mas sim avaliar a forma como a organizao responde ao requisitos lega is, identifica situaes de no conformidade ou de potencial no conformidade relativame nte aos requisitos legais aplicveis e utiliza o seu poder de influncia (por exempl o, ao nvel da actuao junto dos seus fornecedores). de salientar que a auditoria sem pre um processo de amostragem. realizada num determinado momento, pode no abrange r todos os locais e podem ocorrer situaes em que a conformidade com todos os requi sitos legais no seja passvel de ser avaliada durante o tempo previsto para a audit oria. Tal como requerido pela norma, cabe organizao avaliar a conformidade com os requisitos. Outra questo por vezes levantada se os organismos certificadores, nos seus processos de auditoria devem identificar e registar, em relatrio, as no conf ormidades associadas a incumprimentos legais. Os guias internacionais de acredit ao solicitam, a este propsito, que o organismo certificador documente a sua deciso d e relatar ou no incumprimentos legais. A APCER decidiu que as no conformidades leg ais so identificadas devendo ser desencadeadas aces correctivas pela organizao. 13 de 56
Guia Interpretativo NP EN ISO 14001:2004 Como referimos anteriormente a conformidade legal um requisito associado ao cump rimento de diversos requisitos da norma. Em rigor, as constataes associadas ao inc umprimento de requisitos legais podem ser causadas por: incumprimento da poltica, falha ao nvel da identificao da legislao aplicvel, falha no controlo operacional, etc ... No obstante a consequncia ltima uma falha no compromisso de cumprir a legislao ou outros requisitos que a organizao tenha subscrito. Deste modo, as constataes associ adas a incumprimentos de requisitos legais so frequentemente alocadas subseco 4.2 ( Poltica Ambiental). Deste modo, nos seus processos de certificao, a APCER avalia a conformidade legal no sentido de determinar a capacidade da organizao para assegur ar o compromisso de cumprimento da legislao aplicvel aos seus aspectos ambientais, atravs do sistema de gesto que implementou de acordo com a norma de referncia. Esta avaliao feita pela APCER com rigor, de acordo com as metodologias definidas pelas normas de acreditao, sendo efectuada no contexto especfico de cada organizao, mas as segurando sempre a aplicao de critrios homogneos de deciso. No se pretende sobrepor ou substituir as funes das autoridades competentes, sendo a finalidade da APCER asse gurar a credibilidade da certificao, salvaguardando a confidencialidade e promoven do a melhoria do desempenho ambiental das organizaes. Deste modo, pretendemos refo rar a vantagem da certificao na garantia da prossecuo dos objectivos traados pela orga nizao que tomou a deciso de implementar um sistema de gesto ambiental. 14 de 56
PARTE B: NP EN ISO 14001:2004 GUIA INTERPRETATIVO INTRODUO No texto da Introduo da NP EN ISO 14001:2004 podemos encontrar: A finalidad e e objectivos da norma, enquadrando no contexto das preocupaes ambientais das org anizaes; Apresentao global da abordagem de construo da norma, orientada para a melhor a contnua e suportada na metodologia Planear-Executar-Verificar-Actuar (PDCA: Pla n-Do-Check-Act); Reforo da compatibilidade com a NP EN ISO 9001:2000 e a integrao d os SGA no sistema global de gesto da organizao, na sequncia da clarificao da 1. edio a norma; Esclarecimento que o sistema de gesto ambiental, de acordo com a norma N P EN ISO 14001:2004, deve ser considerado parte integrante do sistema geral de g esto da organizao e inclui a estrutura funcional, o planeamento da actividade, a de finio de responsabilidades e autoridades, os procedimentos e recursos necessrios im plementao, manuteno, desenvolvimento e reviso, de forma contnua, do seu desempenho amb iental. Assim, o SGA permite compreender e controlar os diferentes aspectos ambi entais da organizao, de uma forma sistemtica e contnua; Reforo do compromisso de todo s os nveis e funes, especialmente da Gesto de topo para alcanar o sucesso do sistema; Esclarecimento sobre o papel da norma enquanto referencial que pode ser utiliza do para certificao, remetendo as organizaes para a leitura da ISO 14004:2004 quando necessitem de orientaes gerais sobre a implementao; Informao das vantagens de adoptar tcnicas de gesto ambiental no especificadas nesta norma, referindo que, entre outra s fontes, podem ser consultadas normas desta famlia e reforando que a adopo desta no rma por si s no garante resultados ambientais ptimos; Esclarecimento que no sendo um a norma de desempenho, os desempenhos implcitos no compromisso de cumprir a legis lao ou outros requisitos que a organizao subscreva devem ser alcanados, bem como de p reveno da poluio e na melhoria contnua; Esclarecimento que diferentes organizaes com ferentes necessidades respondero a esta norma com diferentes nveis de detalhe, com plexidade e documentao. A leitura do resumo que acabamos de fazer no substitui a le itura integral do texto. Para os novos utilizadores, ou para aqueles que apenas estavam familiarizados com a verso de 1996 a sua leitura, antes de avanar directam ente para a seco 4, que estabelece os requisitos a cumprir, pode ser muito til, poi s facilita o entendimento da norma e a sua interpretao. 15 de 56
Guia Interpretativo NP EN ISO 14001:2004 1. OBJECTIVO E CAMPO DE APLICAO O texto constante na norma muito explcito e no neces sita qualquer interpretao adicional, apenas um esclarecimento relativo no definio de critrios especficos de desempenho ambiental, em consonncia com o texto da Introduo da norma. No entanto, a implementao, o estabelecimento, a manuteno e a melhoria de um SGA de acordo com esta norma, requer o cumprimento da legislao em vigor aplicvel, q ue por sua vez determina padres mnimos de desempenho ambiental aplicveis s organizaes (ver parte A sobre conformidade legal). Deste modo, embora no sejam especificados critrios de desempenho ambiental, a sua adopo implica um nvel mnimo de desempenho am biental associado ao cumprimento legal e/ou de outros requisitos que a organizao s ubscreva. Por outro lado no nos podemos esquecer que a norma tem como finalidade a melhoria contnua do SGA, tal como referido em 4.1: A organizao deve estabelecer, d ocumentar, implementar, manter e melhorar continuamente um sistema de gesto ambie ntal. A melhoria contnua, tal como definida em 3.2, o processo recorrente de aperfe ioamento do SGA, por forma a atingir melhorias no desempenho ambiental global, de acordo com a poltica ambiental da organizao, definindo desempenho ambiental (3.10) como os resultados mensurveis da gesto dos aspectos ambientais. Daqui resulta que, e mbora a norma em si no defina critrios especficos de desempenho ambiental, existem critrios implcitos a serem determinados pela organizao face ao cumprimento da legisl ao aplicvel e melhoria do sistema de gesto ambiental da organizao. 2. REFERNCIAS NORMATIVAS Esta norma no tem quaisquer referncias normativas. Contudo , o captulo 3. Definies transcreve referncias datadas a termos da NP EN ISO 9000:2000, transcritos na ntegra ou adaptados. Sendo referncias datadas e transcritas para e ste documento, so aplicveis, tal como foram aqui transcritas, independentemente de actualizaes posteriores da NP EN ISO 9000:2000.
3. TERMOS E DEFINIES Os termos e definies aqui estabelecidos so normativos. Os requis itos da norma que so utilizados enquanto critrios de auditoria so os definidos na s eco 4. Contudo, quando os termos definidos na seco 3 so utilizados ao longo da seco 4, so usados no sentido e com o significado que foi estabelecido nesta seco e no com o significado que poderia ser eventualmente atribudo em linguagem comum. A compreen so e entendimento dos termos aqui definidos e consequente utilizao dos mesmos no si stema de gesto ambiental so fundamentais para a correcta interpretao dos requisitos explcitos na seco 4. Em particular alertamos para a leitura cuidada das notas que a companham algumas das definies, quer porque constituem parte integrante da definio, quer pela sua relevncia. 16 de 56
4. REQUISITOS DO SISTEMA DE GESTO AMBIENTAL 4.1 REQUISITOS GERAIS Finalidade Asse gurar que as organizaes estabelecem, implementam, mantm e melhoram continuamente o SGA de acordo com a norma de referncia e definem o modo como cumprem os requisito s. Assegurar que as organizaes definem e documentam o mbito do seu SGA. Interpretao E sta subseco faz o enquadramento de todos os requisitos definidos na norma, requere ndo: A aplicao de todos os requisitos da norma ao mbito definido, em qualquer das f ases de aplicao da mesma, ou seja quando se estabelece, se documenta, se implement a, se mantm ou se actualiza o sistema de gesto ambiental, no havendo requisitos pas sveis de excluso. A definio documentada do mbito de aplicao do SGA, especificando as tividades, os produtos, os servios, os processos e os locais definidos pela organ izao e respectivas fronteiras e interaces. O SGA da organizao deve assumir uma abordag em do tipo PDCA (planear-executar-verificar-actuar) de modo a que todos os aspec tos ambientais sejam sistematicamente identificados, controlados e monitorizados , tendo em vista a melhoria contnua do sistema de gesto ambiental para atingir mel horias do desempenho ambiental da organizao. Incio REVISO PELA GESTO (4.6) POLTICA AMBIENTAL (4.2)
VERIFICAO (4.5) Monitorizao e medio Avaliao da conformidade No conformidades, aces correctivas vas Controlo dos registos Auditoria interna Melhoria Contnua PLANEAMENTO (4.3) Aspectos ambientais Requisitos legais e outros requisitos Objectivos, metas e pr ogramas
IMPLEMENTAO E OPERAO (4.4) Recursos, atribuies, responsabilidades e autoridade Competncia, formao e sensibiliza omunicao Documentao Controlo dos documentos Controlo Operacional Preparao e cap de resposta a emergncias O mbito de aplicao do SGA deve identificar as actividades, produtos e servios, que do origem aos aspectos ambientais, controlveis ou influenciveis, que vo ser geridos p elo SGA. 17 de 56
Uma vez definido o mbito, tudo o que foi includo deve ser gerido no mbito do SGA. T al implica que os requisitos estabelecidos pela NP EN ISO 14001:2004 e as dispos ies estabelecidas pela organizao no seu SGA para a gesto dos aspectos ambientais tm de ser cumpridos. Convm relembrar aqui que a norma, na seco 1 Objectivo e campo de apl icao, refere que todos os seus requisitos devem ser incorporados no sistema de gesto ambiental, mas que o grau de aplicao depende de diversos factores, tais como a po ltica ambiental, a natureza das suas actividades, dos seus produtos e servios, a s ua localizao e as condies em que funciona. por isso expectvel, e a nossa experincia t mbm o demonstrou, que a importncia e a aplicao de determinados requisitos no seja con stante em todas as organizaes, independentemente de todos serem aplicveis. Isto , a implementao de um SGA e sua certificao so processos voluntrios. Contudo, uma vez adopt ados e desenvolvidos internamente os requisitos normativos so de cumprimento obri gatrio. Existe flexibilidade na definio das fronteiras do sistema, podendo a organi zao aplicar a norma globalidade das suas actividades, processos, produtos ou locai s, ou apenas a uma parte destas, como seja uma unidade operacional da organizao, o u um determinado local. Esta flexibilidade permite organizao estabelecer diferente s estratgias na adopo de SGA, tais como o faseamento da sua aplicao a toda a organizao ou a descentralizao por unidades operacionais, de negcio, ou outras. A definio do mbi to e delimitao das suas fronteiras particularmente importante quando a organizao que implementa o SGA se integra numa organizao maior. A credibilidade do sistema de g esto ambiental depende do mbito definido, devendo a mesma ser capaz de justificar eventuais excluses. A DEFINIO DO MBITO E A CERTIFICAO A definio de mbito tem implica rtantes ao nvel da certificao, quer porque constar do certificado, quer porque pode colocar restries na utilizao da marca de certificao, quando a organizao no se certif a globalidade. Por outro lado, embora a norma permita flexibilidade na definio do m bito, nem todos os mbitos so aceitveis, para efeitos de uma certificao acreditada. 1. A definio do mbito As orientaes internacionais para a definio do mbito do SGA candid a certificao ou certificado, tm como finalidade assegurar que as organizaes tm sufici ente flexibilidade para delimitar o mbito de aplicao do SGA, de modo a ir ao encont ro da suas necessidades e adaptando-se a diferentes situaes operacionais. Contudo, visam impedir que uma organizao omita elementos das suas operaes que devam estar in cludos no mbito e que possam induzir interpretaes enganosas sobre a abrangncia do cer tificado. Paralelamente, quando o mbito no inclui todas as actividades, produtos, processos ou locais da organizao so estabelecidas regras para o uso da marca que pr evinem o uso enganoso ou abusivo do estatuto de empresa certificada. Pelo impact o que podem ter na organizao que pretenda vir a certificar o seu sistema ou j o ten ha certificado, foi aqui includo este texto explicativo. Sendo o mbito normalmente definido pela organizao no incio do projecto de implementao do sistema e a certificao pedida j na fase de concluso da implementao, a APCER aconselha a leitura deste texto . No caso de dvida, pode sempre contactar a APCER para esclarecimentos sobre a ac eitabilidade, para efeitos de certificao do mbito definido pela organizao, em qualque r fase do projecto. De acordo com o guia IAF, 5.3.1 a 5.3.2, os factores a usar para determinar o mbito de certificao so: (a) Gesto das actividades abrangidas pelo mb ito. A gesto da organizao deve: Demonstrar a responsabilidade por todos os aspectos ambientais e impactes associados, relevantes para o SGA; Ter autoridade para de terminar o modo como a poltica ambiental vai ser implementada e mantida, estabele cendo os objectivos e as metas e definindo os programas para os alcanar; 18 de 56
Ter autoridade para alocar os recursos financeiros e humanos para o controlo e m elhorias ambientais. Tal autoridade pode estar delimitada por restries de oramento ou outras. Recursos adicionais para a melhoria ambiental podem estar sujeitos a aprovao superior. (b) Devem estar claramente definidos os limites e vizinhanas da r esponsabilidade de entradas e sadas da organizao. (c) As interfaces com os servios o u actividades que no esto completamente abrangidas pelo mbito (ex.: uma ETAR comum a vrias organizaes), devem ser contempladas no SGA sujeito a certificao (ex.: devem e star includas na identificao e avaliao de aspectos ambientais, e consequentemente, se aplicvel, ao nvel do controlo operacional, objectivos e metas, etc.), devendo exi stir uma correspondncia entre actividade e espao fsico onde exercida. (d) Adicional mente deve ser tomado em considerao o mbito das licenas ambientais ou imposies definid as por entidades locais quando se determina a abrangncia do mbito. 2. Informao ao pbl ico e uso da marca empresa certificada NP EN ISO 14001:2004 Se o campo de aplicao definido coerente e as vizinhanas esto definidas, no induzindo interpretaes ambguas, eflectindo adequadamente os produtos, actividades, servios e locais, efectivament e geridos pelo SGA, ento passvel de ser certificado. Contudo, a informao sobre o est atuto de empresa certificada NP EN ISO 14001:2004 e uso da marca respectiva, no p ode ser directamente associada a toda a organizao. 3. Alteraes no mbito Finalmente, p ara as organizaes que j esto certificadas, sempre que h alteraes nos produtos processo e/ou locais, as mesmas devem ser prontamente comunicadas ao certificador, uma v ez que podem ter um impacto directo na informao que est a ser transmitida ao pblico atravs do certificado e do uso da marca. Caso a Organizao pretenda, pode ser sempre realizada uma extenso ao mbito de certificao, para incluir novos produtos, activida des e servios ou novos locais de actividade. A auditoria de extenso pode ser reali zada numa auditoria, no mbito do ciclo normal de auditorias, ou numa auditoria ex traordinria, realizada para o efeito.
Exemplo 1: A organizao A desenvolve uma actividade industrial, tendo uma unidade d e co-gerao nas suas instalaes, que a abastece de energia e vapor. Embora com accioni stas comuns, as organizaes so detidas por estruturas accionistas diferentes, tendo direces diferentes. Ambas possuem licenas ambientais distintas. Para a organizao A se certificar deve incluir a actividade de co-gerao no mbito do SGA? A organizao A oper a num local, onde h uma instalao de co-gerao, pelo que existe o risco de ambiguidade quanto s actividades inseridas no sistema certificado naquele local. Contudo, de acordo com o factor (a) gesto das actividades, no a organizao A que gere directament e os aspectos associados instalao de co-gerao, tal como reflecte a diferente estrutu ra accionista e diferentes direces. As licenas da organizao, factor (d), reiteram ess a realidade. A organizao A para se certificar no necessita de o fazer em conjunto c om a organizao B. De notar que o factor d), relativo s licenas das organizaes, foi det erminante na aceitao desta soluo. No obstante, a organizao A deve identificar os aspec os sobre os quais tem influncia, no podendo ignorar, na determinao da sua influncia q ue a instalao B opera dentro das suas instalaes, sua fornecedora e tem accionistas c omuns. De acordo com os factores b) e c) acima listados a organizao A deve delimit ar, explicitar e documentar claramente a vizinhana das suas responsabilidades e c ontemplar, no seu SGA as interfaces com a instalao de co-gerao, com particular enfoq ue nas actividades associadas ao 4.3 e 4.4.6. 19 de 56
Guia Interpretativo NP EN ISO 14001:2004 Evidncia mbito adequadamente definido e documentado. Sistema de gesto estabelecido, documentado, implementado, mantido e actualizado de acordo com a globalidade do s requisitos desta norma e de acordo com o mbito estabelecido. No conformidades ma is frequentes As questes relativas ao mbito de aplicao so normalmente identificadas e m fases anteriores ao processo de auditoria, no sendo geralmente objecto de no con formidade. Em organizaes certificadas as no conformidades detectadas incidem sobre alteraes ocorridas na organizao, ou utilizaes indevidas da marca de empresa certificad a, a actividades, produtos ou servios no abrangidos no mbito. Estas situaes podem det erminar a suspenso do certificado. Exemplo 2: Uma organizao no sector da construo, j certificada, incluiu no mbito do SGA as instalaes centrais e todos os seus locais de actividade, incluindo locais perm anentes e locais temporrios, ou seja locais onde est a efectuar obras de construo. N a delimitao do seu mbito excluiu locais onde a organizao actua atravs de outra entidad e jurdica, como por exemplo ACE (Agrupamento Complementar de Empresas) e consrcios . NC Na Internet, disponibiliza informao como a Poltica, o Manual de Gesto, a Organi zao, os locais onde exerce actividades, etc. Nestes locais esto indicados alguns, no referenciados como tal, em que a organizao actua atravs de um ACE e, por conseguin te, fora do mbito de aplicao do SGA. NC Na anlise de um caderno de encargos apresent ado num concurso em que a organizao constitui um ACE feita referncia ao estatuto de empresa certificada, no explicitando que o sistema de gesto ambiental no inclui as obras em ACE. Nota: esta uma situao em que a flexibilidade de delimitao do mbito per mite a coexistncia de diferentes solues. Para alm do caso citado neste exemplo h orga nizaes que definem o seu mbito, incluindo os consrcios ou ACE em que, por via da neg ociao com os outros parceiros, ou por via da posio maioritria que detm, conseguem impo r a adopo do seu SGA. Outras organizaes (nomeadamente organizaes que se consorciam com outras organizaes certificadas) no conseguem impor a adopo do seu sistema de gesto na s obras em consrcio ou ACE, mas alternativamente, determinam a sua aplicabilidade aos aspectos ambientais associados s suas actividades no ACE. Esta ltima soluo pode ser estrategicamente muito til numa organizao que execute muitas obras em consrcio com outras organizaes, pois permite-lhe evidenciar sempre o seu estatuto de organi zao certificada.
Exemplo 3: NC As actividades, produtos e servios de uma organizao desenvolvem-se na s instalaes que incluem um sector e/ou um processo A que rotativamente de x em x anos rido por outra organizao cujo SGA no est certificado. Verificou-se que o jornal da A ssociao Industrial do sector apresenta publicidade da certificao ambiental relativam ente ao conjunto das instalaes fabris da organizao incluindo o sector e/ou processo A num dos anos em que a gesto de uma terceira parte com sistema de gesto ambiental no certificado. 20 de 56
4.2 POLTICA AMBIENTAL Finalidade Assegurar a definio da Poltica Ambiental da organiz ao, no mbito do SGA. Garantir que a mesma adequada organizao, comunicada a todas a essoas que trabalham para ou em nome da organizao e que disponibilizada a terceiro s. Interpretao A Poltica Ambiental a declarao da Gesto de Topo relativamente ao seu c mpromisso com o ambiente e deve servir de base ao estabelecimento de objectivos e metas no mbito do SGA. Neste sentido, a Poltica Ambiental deve definir os princpi os de desempenho ambiental da organizao, atravs dos quais o SGA ser avaliado. A Polti ca Ambiental deve ser adequada organizao, pelo que necessrio que a mesma reflicta a sua natureza (tipo de sector), escala e impactes ambientais associados s duas ac tividades, produtos e servios. A Poltica Ambiental nica para cada organizao e, como t al, deve ser desenvolvida de modo a preencher as necessidades da mesma. A Poltica Ambiental uma ferramenta chave de comunicao das prioridades ambientais da organiz ao aos colaboradores, pessoas que trabalham em nome da organizao e restantes partes interessadas. Deste modo deve ser escrita de uma forma clara e concisa, para per mitir um fcil entendimento. Deve ser comunicada internamente e disponibilizada ao pblico, no mnimo sempre que solicitada. Assim, pretende-se que todos os colaborad ores compreendam a Poltica Ambiental e tenham conscincia da forma como a mesma lhe s aplicvel. Cabe organizao a definio de prioridades com base na anlise dos aspectos bientais e avaliao da significncia, no entanto as decises que a organizao toma em sede de planeamento (4.3) devem ser justificadas e suportadas ao nvel da poltica. Melh oria O texto da norma bastante claro relativamente ao contedo da Poltica Ambiental , contudo importa referir que a mesma deve ser baseada em trs compromissos chave, para o mbito do seu sistema de gesto ambiental: Melhoria contnua; Preveno da polui umprimento de requisitos legais aplicveis e outros requisitos que a organizao subsc reva. Cumprimento Poltica Preveno Ambiental
Melhoria contnua: A Poltica Ambiental deve orientar a organizao para uma melhoria co ntnua do SGA. Este compromisso no implica que em todas as reas se verifique, simult aneamente, uma melhoria contnua. A organizao deve definir prioridades relativamente aos factores a melhorar. Preveno da poluio: Este compromisso no implica que em todas as fases dos processos sejam adoptadas melhores tcnicas disponveis. Assim, a orga nizao deve optar pelas tcnicas que previnam, evitem, reduzam ou controlem a poluio de forma satisfatria. A preveno da poluio deve ser considerada na concepo e desenvolvime to de novos produtos ou servios e no desenvolvimento de processos associados. Req uisitos legais aplicveis e outros requisitos que a organizao subscreva: Este compro misso, no deve ser entendido como um objectivo em si, uma vez que a finalidade da adopo de um SGA a melhoria do desempenho, sendo a conformidade legal o patamar mni mo do desempenho ambiental. Para compreender a natureza deste compromisso e o se u papel na norma, a mesma deve ser analisada nas suas inter-relaes, pois a conform idade com a legislao ou outros requisitos subscritos pela organizao referida num con junto abrangente de requisitos. Essa inter-relao, bem como a sua importncia no proc esso de certificao explicada na Parte A deste guia (A NP EN ISO 14001:2004 e a con formidade legal). 21 de 56
O requisitos a considerar pela organizao, legais ou outros que subscreva, so os apl icveis aos aspectos ambientais da organizao, decorrentes das suas actividades produ tos e servios. Dado que estes aspectos ambientais so os identificados pela organiz ao (ver 4.3.1) necessrio verificar se uma falha na identificao dos aspectos ambientai s no implica uma deficiente identificao de requisitos legais ou outros (4.3.2), bem como uma necessidade de reviso ou actualizao da Poltica Ambiental. Este compromisso implica que devem ser identificados os requisitos legais ou outros aplicveis aos aspectos ambientais controlveis e tambm aos aspectos ambientais influenciveis, uma vez que o modo de influncia a exercer deve considerar o cumprimento legal de ter ceiros, principalmente quando o seu incumprimento pode afectar a organizao em caus a. Evidncia Deve existir uma Poltica Ambiental documentada de acordo com a norma d e referncia. Os colaboradores da organizao ou aqueles que trabalham em seu nome (ex : colaboradores externos afectos a trabalhos de segurana, limpeza, manuteno e obras , etc...) devem evidenciar conhecimento da Poltica Ambiental e a forma como a mes ma lhes aplicvel. Nota: evidenciar o conhecimento no conhecer o texto da poltica de cor, mas sim conhecer as orientaes gerais definidas, com particular enfoque nas q ue tm implicao na sua actividade. A Poltica Ambiental deve ser sujeita a revises e ac tualizaes, com vista a uma contnua adequabilidade. O controlo de documentos (4.4.5) deve assegurar que a Poltica Ambiental se encontra aprovada e actualizada em tod os os locais de distribuio. No conformidades mais frequentes A Poltica Ambiental no e videncia o compromisso de melhoria contnua. Evidncia: documento da poltica, aprovad o em 12-01-2006. A Poltica Ambiental encontra-se afixada em diferentes locais da organizao. Contudo, no decorrer das entrevistas com os colaboradores, a EA verific ou que os mesmos no esto familiarizados com a Poltica Ambiental. A organizao no cumpr os valores limites de emisso definidos. Constatou-se que os valores de nitritos (monitorizaes realizadas no 4 trimestre de 2004 e 1 trimestre de 2005) ultrapassam o valor definido no alvar de licena de utilizao do domnio hdrico n. XYZ/2003: 4 trimes 2004: 3.3 mg/l; 1 trimestre de 2005: 9.1 mg/l. Valor constante no alvar: <0.1 mg/ l. Nota: Este um exemplo possvel de no conformidade legal. De acordo com o referid o na Parte A A NP EN ISO 14001:2004 e a conformidade legal, apesar da conformida de legal ser um requisito implcito associado a diversas subseces da norma, as const ataes identificadas so frequentemente alocadas a esta subseco, sendo consideradas com o uma falha no compromisso de cumprimento dos requisitos legais e outros requisi tos que a organizao subscreva. 22 de 56
4.3 PLANEAMENTO 4.3.1 ASPECTOS AMBIENTAIS Finalidade Assegurar a existncia de um procedimento sistemtico de identificao de aspectos ambientais e avaliao de significnci a dos respectivos impactes ambientais, associados aos servios, produtos e activid ades da organizao e que esta informao utilizada no estabelecimento e manuteno do seu GA. Interpretao A organizao deve estabelecer, implementar e manter um procedimento p ara identificar os aspectos ambientais das suas actividades, produtos e servios n o mbito do SGA, tendo em conta: Desenvolvimentos novos ou planeados; Actividades, produtos e servios novos ou modificados. A organizao deve considerar a identificao d e aspectos ambientais com impactes positivos (exemplo: melhoria da qualidade dos solos) e negativos (exemplo: depleo de recursos naturais) no ambiente. Existem do is tipos de aspectos ambientais a considerar: Controlveis aspectos controlados di rectamente pela organizao, tais como, utilizao de matrias-primas, consumo de energia, entre outros; Influenciveis aspectos no controlados directamente pela organizao, ma s sobre os quais a mesma pode exercer influncia, por exemplo os associados s activ idades ou produtos de clientes e fornecedores. No que respeita a actividades, pr odutos e servios subcontratados h que distinguir entre os aspectos controlveis e in fluenciveis. Os controlveis so os aspectos que so gerados quer a actividade, o produ to ou o servio sejam executados directamente pela organizao ou subcontratados a um terceiro. Esto normalmente associados relao contratual e podem ser geridos pelo prpr io contrato. Exemplo: aspectos associados triagem de resduos dentro das instalaes d a organizao, por parte de pessoal subcontratado; os produtos de limpeza que podem ser usados pelo prestador de servios; a disposio final de resduos de manuteno por subc ontratados em operaes de assistncia tcnica, nas instalaes de um cliente da organizao, c. Nestas situaes a organizao pode determinar plenamente o modo como o aspecto gerid o e deve ser considerado controlvel. Contudo, podem existir aspectos ambientais a ssociados aos subcontratados em que a organizao apenas tem o poder de influenciar. Estes so normalmente aspectos associados entidade subcontratada enquanto fornece dor e so geralmente de natureza idntica aos aspectos que so identificados para outr os fornecedores. So exemplo as prticas ambientais da organizao subcontratada fora da relao contratual estabelecida. Os aspectos ambientais devem ser identificados ten do em conta: Situaes de operao normais actividades desenvolvidas no quotidiano da or ganizao; Situaes anmalas paragem e arranque de mquinas, manutenes, reestruturao , alteraes de processo, anomalias de funcionamento, entre outras; Situaes de emergnci a potenciais acidentes tais como derrames, incndios, entre outros. Existem divers as metodologias de identificao de aspectos ambientais, sendo o Anexo A da norma NP EN ISO 14001:2004 bastante explicativo, pelo que no so efectuados comentrios adici onais. Relembramos apenas que este um requisito em que a multiplicidade de metod ologias adoptadas, bem como a complexidade de cada uma delas, reflectem as neces sidades de diferentes organizaes, seja em natureza, dimenso, complexidade ou relevnc ia de aspectos ambientais. 23 de 56
A identificao de aspectos um processo contnuo inserido no SGA. Deste modo, o proces so de identificao de aspectos ambientais deve incluir os aspectos e impactes ambie ntais passados (quando existe passivo ambiental), presentes e futuros (novas act ividades, produtos, servios) decorrentes das actividades, produtos e servios da or ganizao. Uma vez identificados os aspectos ambientais relativos s actividades, prod utos e servios da organizao, devem ser determinados os que tm ou podem ter um impact e significativo no ambiente. Os aspectos que tenham ou possam ter um ou mais imp actes significativos devem ser considerados aspectos ambientais significativos. Aquando da avaliao de significncia dos aspectos ambientais, a organizao deve ter em c onta impactes ambientais com efeitos: No ar, na gua e no solo e subsolo por alter ao das suas caractersticas e utilizaes; Na flora e na fauna; Da utilizao de energi s e materiais; Na paisagem e na qualidade de vida, tendo em conta a poluio visual, o odor e o rudo, entre outros. A norma ISO 14004:2004 refere que no estabelecime nto de critrios para a avaliao de significncia dos aspectos, podem ser considerados: Critrios ambientais, tais como dimenso, gravidade e durao do impacte, ou tipo, dime nso e frequncia do aspecto ambiental; Aplicao de requisitos legais, tais como limite s de emisses e descargas definidos em licenas; Preocupaes das partes interessadas in ternas e externas, por exemplo as relacionadas com os valores organizacionais, a imagem da organizao, entre outros. Identificao de aspectos ambientais De acordo com a norma NP EN ISO 14001:2004 a metodologia de identificao e avaliao de significncia dos aspectos ambientais deve fornecer resultados consistentes e fiveis, e deve in cluir a definio e a aplicao de critrios de avaliao. Aps a identificao dos seus aspe bientais significativos, a organizao deve assegurar que os mesmos so tidos em conta no estabelecimento, implementao e manuteno do seu SGA. Todos os aspectos e impactes ambientais significativos devem ser controlados, contudo, no necessria a definio de objectivos e metas para todos os aspectos ambientais. Pretende-se, assim, que a organizao estabelea prioridades relativamente aos aspectos ambientais significativ os na definio de objectivos e metas. Na definio de critrios de avaliao da significnci omum serem criados filtros relativos existncia ou no de um requisito legal associa do ao aspecto ambiental cujo impacte se avalia. Esta pode ser uma prtica possvel q ue permite organizao gerir a sua conformidade legal ou identificar aspectos priori trios associados aos seus compromissos. Contudo um aspecto ambiental com um requi sito legal associado no tem necessariamente de ser um aspecto ambiental significa tivo e podem ser adoptadas metodologias que no o consideram como tal. A utilizao do critrio existncia de requisito legal ou outro subscrito para a avaliao da significnci deve ser funo da instrumentalizao dada a este processo. A avaliao da significncia p icularmente importante na definio dos objectivos, metas e programas, ajudando a es tabelecer prioridades para as reas de melhoria do desempenho ambiental. por isso expectvel que uma organizao que tenha muitos aspectos ambientais e uma grande compl exidade Determinao de aspectos ambientais controlveis e influenciveis Identificao impactes ambientais relacionados com os aspectos Avaliao da significncia dos aspectos/impactes 24 de 56
defina metodologias rigorosas, reprodutveis e tanto quanto possvel quantificadas, de avaliao da significncia dos impactes, que lhe permitam estabelecer prioridades e fazer opes com a maior objectividade possvel. A utilizao de um critrio de significnci que coloque todos os impactes ambientais para os quais existe um requisito lega l ao mesmo nvel, pode no ser uma prtica de gesto que permita a correcta diferenciao do s impactes. Contudo, independentemente da opo de utilizar a existncia de requisito legal como critrio de avaliao da significncia, a norma requer em 4.3.2, que a identi ficao dos requisitos legais e outros requisitos seja efectuada para os aspectos am bientais da organizao. Deste modo a definio de metodologias de identificao de aspectos que assegurem o cruzamento entre os aspectos ambientais identificados e os requ isitos legais aplicveis de toda a convenincia para uma boa prtica de gesto do sistem a, nomeadamente na gesto da conformidade legal, facilitando o adequado controlo d estes aspectos (4.4.6), a monitorizao eventualmente determinada por lei (4.5.1) e a verificao da conformidade (4.5.2). Deve ser mantida documentao relativa identificao e avaliao de significncia dos aspectos ambientais. Esta documentao deve ser revista e actualizada periodicamente sempre que ocorram alteraes na organizao, para manter a sua adequabilidade. A identificao e avaliao de aspectos ambientais de extrema importn cia, uma vez que a partir da identificao do impacte potencial sobre o ambiente que o SGA desenvolvido, devendo, deste modo, servir de base para o estabelecimento, implementao e manuteno do SGA.
Exemplo 4: Aplicvel a Organizaes que trabalham por projecto, como por exemplo, empr esas de construo, engenharia ou consultoria. Nestas situaes as organizaes necessitam d e identificar os aspectos ambientais especficos de cada projecto, sendo expectvel que os aspectos e impactes ambientais sejam diferentes em diferentes locais e si tuaes. Para alm de assegurar uma metodologia comum dentro do seu sistema, pode ser vantajoso para a organizao a elaborao de um histrico, de uma lista de verificao, ou de outra ferramenta que lhe permita agilizar o processo de identificao dos aspectos a ssociados a cada projecto, aprendendo com os anteriores. Aplicvel a organizaes flor estais ou agrcolas que trabalham por propriedade. Neste caso cada propriedade ou unidade de gesto pode ter uma identificao e avaliao de aspectos ambientais independen te, ou a organizao pode optar por definir aspectos comuns a todas as actividades e xecutadas. Tal como no exemplo anterior deve ser assegurada uma metodologia homo gnea e reprodutvel. Se a organizao opta por definir aspectos comuns a todas as activ idades executadas deve incluir, na metodologia adoptada mecanismos que permitam tomar em considerao os diferentes meios envolventes da propriedade. Aplicvel a Forn ecedores de servios florestais ou agrcolas, que trabalham por frente de trabalho. Ne sta situao pode haver uma identificao e avaliao geral das actividades, que depois ver ficada em cada frente de trabalho antes de iniciar a actividade, sendo ento defin idas medidas de controlo operacional especficas para os impactes em causa. Aplicve l a pequenas e mdias organizaes com poucos aspectos ambientais e de baixa relevncia, normalmente nas reas de servio. Esta uma situao em que podemos observar que, embora a norma seja aplicvel na globalidade dos seus requisitos a qualquer tipo de orga nizao, a extenso da sua aplicabilidade muito varivel. Uma organizao que tem poucos as ectos ambientais associados s suas actividades, produtos ou servios, sejam controlv eis, sejam influenciveis, pode adoptar metodologias simples de identificao dos mesm os. Muitas destas organizaes sentem dificuldade em estabelecer critrios de significn cia, chegando mesmo a referir no sentirem a sua necessidade. Convm referir que, em bora a metodologia possa ser extremamente simples, se mantm a necessidade de dete rminar quais os aspectos que so significativos. 25 de 56
Evidncia Lista/matriz ou outro documento com os aspectos ambientais identificados , identificando aspectos considerados significativos. Critrios de avaliao de signif icncia de aspectos ambientais. Avaliao de aspectos ambientais e suas revises. No conf ormidades mais frequentes A organizao identificou os aspectos que a organizao pode c ontrolar, mas no assegurou a identificao de alguns aspectos ambientais das suas act ividades, produtos e servios, sobre os quais pode ter influncia. Evidncia: consumos energticos e manuteno da frota da empresa de transportes subcontratada que assegur a a distribuio do produto. No esto identificados aspectos ambientais relacionados co m a operao e manuteno de equipamentos de apoio tais como compressores, posto de tran sformao, manuteno das instalaes, sendo que alguns destes servios podem ser realizados ela organizao ou por prestadores de servios subcontratados. No foram identificados a spectos ambientais decorrentes de actividades de actuao em caso de emergncia tais c omo resduos e efluentes resultantes do incndio. No foram identificados nem avaliados os aspectos ambientais das actividades e servios do local de actividade X, que no constam do documento lista de aspectos ambientais. No foram identificados os aspect os das actividades passadas da organizao (passivo ambiental) que a organizao ainda pod e controlar ou ter influncia. Evidncia: observou-se no local y a existncia de solos contaminados e de sucata relativa ao desmantelamento de uma linha de produo, no co nstando os mesmos da lista de aspectos ambientais. No assegurada a reprodutibilid ade dos critrios de avaliao dos aspectos ambientais. Por exemplo, em relao ao critrio frequncia, a organizao definiu, no procedimento ABC trs nveis diferentes: contnua, reg ular e aleatria, no estando especificados os intervalos do n. de ocorrncias em cada nvel. A organizao no identificou os aspectos ambientais de actividades no directament e relacionadas com a produo ou servios Reservatrios de ar comprimido; Postos de tran sformao; AVACs; Servidores; Geradores de emergncia; ETARs; Armazns de produtos qumicos Refeitrio. A organizao no assegura a actualizao da identificao dos aspectos ambien A EA constatou que a organizao desenvolveu um novo produto, P, no evidenciando a i dentificao prvia dos aspectos ambientais, nomeadamente os associados a novas matrias -primas que necessitam de disposies prprias relativamente ao seu armazenamento, pre veno e actuao em caso de emergncia e disposio de embalagens vazias. Oportunidades de m lhoria mais frequentes Estabelecer uma ligao dos aspectos ambientais legislao e outr os requisitos que a organizao subscreva (ligao com a subseco 4.3.2.). Investir na ide tificao de aspectos ambientais na fase de desenvolvimento dos produtos ou na alter ao dos processos, procurando solues que assegurem um melhor desempenho ambiental. Su portar tecnicamente e de forma objectiva os critrios de avaliao dos aspectos ambien tais positivos. 26 de 56
4.3.2 REQUISITOS LEGAIS E OUTROS REQUISITOS Finalidade Identificar todos os requ isitos legais e outros aplicveis relacionados com os aspectos ambientais da organ izao para assegurar o cumprimento desses requisitos e, consequentemente, dar cumpr imento ao compromisso assumido na Poltica Ambiental. Esta informao deve ser mantida actualizada, ser comunicada internamente e ser tida em considerao no estabelecime nto, implementao e manuteno de todo o SGA. Interpretao Deve ser estabelecido um proced imento que permita organizao a actualizao dos requisitos legais e outros requisitos aplicveis, relacionados com os seus aspectos ambientais. De referir que os requis itos legais a identificar podem ter origem em directivas, regulamentos e decises comunitrios, leis, decretos-lei, portarias, despachos governamentais, posturas ou decises municipais, licenas e autorizaes, entre outros. Nas Regies Autnomas deve ser considerada a especificidade dos respectivos diplomas. Os outros requisitos pode m dizer respeito a acordos com autoridades pblicas, requisitos de clientes, cdigos de boas prticas, polticas de grupo, rotulagem ambiental dos produtos, etc. Relati vamente legislao comunitria, existe a directamente aplicvel, a que carece de transpo sio para o Direito Interno e aquela que visa preparar futuros actos legislativos. de realar a importncia da identificao e anlise da segunda e da terceira uma vez que, apesar de no serem directamente aplicveis, permitem s organizaes prepararem-se para o cumprimento de requisitos legais futuros. A organizao deve estabelecer as fontes de informao a que recorre para identificar e manter actualizada a legislao aplicvel e os outros requisitos, como por exemplo: Jornal Oficial da Unio Europeia, Dirio da Repblica, publicaes especializadas, subscrio de revistas, dados de associaes sectoria s, bases de dados da Internet, entre outros, podendo ainda recorrer prestao de um servio externo. Os documentos identificados devem ser mantidos em arquivo interno ou acessveis atravs de outro meio (Internet, bases de dados, etc.). Partindo dos aspectos ambientais da organizao, exigida uma anlise do contedo da legislao e de outr s requisitos para verificar o que a organizao deve cumprir, e assim apurar os requ isitos legais e outros que se relacionam com esses aspectos. Ou seja, para alm da obteno de uma listagem actualizada de todos os documentos legais e outros, tambm n ecessria a evidncia de que a organizao conhece os requisitos aplicveis aos aspectos a mbientais da organizao. Para o cumprimento desta subseco, devem estar definidas as r esponsabilidades pela identificao, anlise, comunicao dos requisitos legais e outros e modo como assegurado o seu cumprimento, aos colaboradores, prestadores de servio s e fornecedores envolvidos. Esta comunicao deve ocorrer sempre que se verifique u ma alterao ou incluso de novos requisitos. No existindo em Portugal um Cdigo de Direi to do Ambiente e encontrando-se esta disciplina organizada de forma perfeitament e horizontal no nosso edifcio jurdico, importa garantir que esto identificados os d iplomas e que so conhecidos os requisitos legais aplicveis aos aspectos ambientais associados: s situaes de emergncia ou acidente (como por exemplo, incndio ou uso de substncias e preparaes perigosas); proteco e valorizao do patrimnio cultural; energia; Entre outros, mesmo que os diplomas onde constam os requisitos no sejam emanados directamente ou em colaborao com o Ministrio do Ambiente. Esta recomendao pa rticularmente importante em organizaes que operam no sector primrio. 27 de 56
Por ltimo, estes requisitos devem ser considerados na gesto dos processos da organ izao, em particular no estabelecimento dos objectivos e metas ambientais, na ident ificao das necessidades de formao, bem como nas prticas de controlo operacional e na monitorizao e medio das suas actividades. Evidncia A organizao deve manter registos sta, tabela, base de dados, entre outros) permanentemente actualizados dos requi sitos legais e outros requisitos aplicveis, e das obrigaes da resultantes (licenas a obter, limites e prazos a cumprir, registos a gerar, relatrios a enviar a entidad es pblicas, etc.). Estes registos podem ser organizados por temas (gua, ar, resduos , ) e subtemas (leos usados, resduos de embalagem, ) fazendose assim a interligao com os aspectos ambientais. importante que a organizao evidencie registos da anlise efe ctuada aos documentos (diplomas legais e outros), e da concluso sobre a aplicabil idade dos mesmos. De referir que existem requisitos que, apesar de aplicveis aos prestadores de servios, so relevantes para que a organizao esteja em conformidade le gal (Ex. autorizaes prvias dos operadores de resduos). Devem existir evidncias de que os requisitos aplicveis so comunicados, quando justificvel, entendidos e cumpridos dentro da organizao para os colaboradores afectos, bem como outras partes interes sadas como fornecedores, clientes ou subcontratados, quando relevante. Isto pode ser verificado atravs de entrevistas aos colaboradores responsveis por determinad as tarefas, e pela observao no terreno de instrues/procedimentos, registos e prticas adequadas, entre outros. No conformidades mais frequentes No se encontra sistemati zada a anlise da aplicabilidade dos diplomas legais e outros aos aspectos ambient ais da organizao. A lista de legislao aplicvel evidenciada pela organizao lista os dip omas legais, no estando identificados os requisitos a cumprir. A organizao no identi ficou todos os diplomas legais aplicveis. Evidncia: no foi identificada a Lei n. 58/ 2005, de 29 de Dezembro que aprova a Lei da gua. O procedimento estabelecido pela organizao no assegura o acesso e identificao a todos os requisitos legais aplicveis, no identificando e no acedendo a fontes de informao necessrias relativas legislao co itria. A EA constatou a existncia de requisitos ambientais determinados por client es da organizao, tal como explcitos no contrato de prestao de servios XPTO. Estes requ isitos no foram considerados no mbito do SGA. O procedimento estabelecido pela org anizao no assegura a identificao clara dos requisitos aplicveis. Evidncia: a lista de equisitos legais identifica diplomas no aplicveis organizao, como por exemplo, legis lao relativa a gases de efeito de estufa. 28 de 56
Guia Interpretativo NP EN ISO 14001:2004 4.3.3 OBJECTIVOS, METAS E PROGRAMA(S) Finalidade Assegurar a definio de objectivos e metas ambientais nas funes e nveis relevantes dentro da organizao, identificando r esponsabilidades, meios e prazos de realizao, com o intuito de promover a preveno da poluio e a melhoria contnua, traduzida na capacidade de cumprir com os requisitos legais e outros requisitos aplicveis. Interpretao Os objectivos e metas ambientais so a base para o xito do processo de melhoria contnua, visando proporcionar um melh or desempenho ambiental. Devem ser, sempre que possvel, especficos e mensurveis, po ssibilitando o seu acompanhamento e avaliao final do respectivo cumprimento, e con sistentes com a poltica ambiental definida pela organizao. Devem ser periodicamente definidos, documentados e revistos, por exemplo, em conjunto com a reviso do sis tema de gesto ambiental. A definio de objectivos e metas deve considerar as seguint es vertentes (entradas): Requisitos Legais e outros: no devem ser estabelecidos o bjectivos que ponham em causa o cumprimento de limites legais ou outros aceites pela organizao; Aspectos ambientais significativos: o estabelecimento de objectivo s e metas deve ter em conta os aspectos que so classificados como significativos. O relevante que todos os aspectos significativos sejam entradas para o processo de definio de objectivos e metas, no significando que todos tenham de ter um objec tivo associado; Requisitos operacionais, financeiros, tecnolgicos e de negcio: os objectivos e metas devem ser realistas e adequados ao negcio de cada organizao; Opi nio das partes interessadas: na definio de objectivos e metas, a organizao deve tenta r ir ao encontro das preocupaes das partes interessadas. Requisitos Legais e outros Requisitos Aspectos Ambientais Significativos Objectivos e Metas Ambientais Partes Interessadas Requisitos Operacionais, Finaceiros e de Negcio
Em suma, para o estabelecimento dos objectivos e metas ambientais, e para que no sejam definidos objectivos e metas impossveis de cumprir por parte da organizao, ne cessrio proceder s seguintes avaliaes e/ou harmonizaes: Meios tecnolgicos, com o int o de se identificar os meios necessrios ao controlo, reduo ou eliminao dos impactes d as actividades da organizao sobre o ambiente, no esquecendo a utilizao da melhor tecn ologia disponvel sempre que tcnica e economicamente vivel; 29 de 56
Guia Interpretativo NP EN ISO 14001:2004 Aspectos financeiros associados a esses meios tecnolgicos; Recursos humanos neces srios; Pontos de vista das partes interessadas. Entende-se por parte interessada, de acordo com a definio 3.13, pessoa ou grupo interessado ou afectado pelo desemp enho ambiental da organizao. Existem diferentes metodologias para a identificao e re colha das necessidades e expectativas das partes interessadas. A informao relacion ada com a percepo das partes interessadas de extrema importncia para o processo de deciso da organizao, assim, uma vez identificada a organizao deve reflectir e decidir sobre a forma de resposta mesma. O programa de gesto ambiental uma ferramenta pa ra a concretizao dos objectivos e metas ambientais definidos, onde devem estar ide ntificadas as responsabilidades, os meios e os prazos de execuo para cada objectiv o/meta. O programa deve ser aprovado pela Gesto de Topo, sempre que necessrio gara ntir que os meios e recursos necessrios sua concretizao sejam previamente assegurad os. O alcance do programa vai depender das capacidades financeiras, tecnolgicas e humanas da organizao. Deve ter em considerao que uma meta est associada a um objecti vo, que por sua vez est associado a um ou mais aspectos ambientais. Para cada met a, devem estar respondidas as seguintes questes: Quem? Faz o qu? Com que meios? Em que prazos? O programa de gesto ambiental deve ser acompanhado quanto ao seu gra u de concretizao, devendo ser periodicamente reavaliado e caso necessrio ajustado. No caso de novos desenvolvimentos/alteraes ao nvel das actividades, produtos ou ser vios executados pela organizao, o programa de gesto deve ser uma ferramenta de plane amento a utilizar no sentido de poder vir a reflectir essas mudanas, (ex. devido significncia dos aspectos ambientais em causa, a novos requisitos legais e outros requisitos aplicveis). Quando necessrio, podem conceber-se programas plurianuais, que entre outras vantagens, facilitam a evidncia da melhoria contnua. Evidncias Os objectivos e metas devem estar documentados, ser especficos, mensurveis quando po ssvel, realistas, definidos no tempo e estabelecidos para cada funo e nveis relevant es da organizao. Os objectivos e metas devem ser definidos de acordo com a poltica ambiental, ter em conta a significncia dos aspectos ambientais e os requisitos le gais e outros e considerar as opes operacionais, financeiras, tecnolgicas e de negci o e a opinio das partes interessadas. Deve ser evidenciado o programa de gesto amb iental, que demonstre de que modo a organizao vai ao encontro da poltica e dos obje ctivos e metas ambientais, com atribuio de responsabilidades, de meios e de prazos . O programa pode ser aplicado a actividades, produtos e servios j em execuo, novos ou alterados. Dependendo da dimenso e complexidade da organizao, expectvel que o pro grama de gesto ambiental seja disponibilizado, mantido e actualizado, que sejam e fectuadas revises e monitorizado regularmente o seu cumprimento, com uma periodic idade compatvel com garantia do seu cumprimento. Por exemplo, se o plano estabele cer objectivos e/ou metas anuais, expectvel que a sua monitorizao seja plurianual. No conformidades mais frequentes Os objectivos e metas ambientais definidos no inc luem aspectos importantes e relevantes para a melhoria contnua como o consumo de g ua e consumo de energia, existindo na Poltica um compromisso de racionalizao destes recursos. O programa ambiental no define as responsabilidades para a obteno dos ob jectivos e metas estabelecidos. A meta estabelecida para a concentrao de poluentes atmosfricos COV idntica ao limite legal (50 mg/Nm3), no se constituindo como um ob jectivo de melhoria. 30 de 56
O estabelecimento de objectivos e metas no evidencia um compromisso de melhoria r elativamente ao ano anterior. Verificaram-se situaes em que o objectivo para um an o se traduz num agravamento do desempenho. So exemplos: o objectivo para reduo de r udo, o objectivo para reduo de emisses difusas de partculas e o objectivo de aumentar a taxa de valorizao interna de resduos. Em nenhuma destas situaes o aumento previsto se encontra justificado com um aumento de produo, alterao nas instalaes, ou outra sit uao relevante para este tipo de tendncia. Oportunidades de melhoria mais frequentes Os indicadores devem ser estabelecidos de modo a serem comparveis entre si. Exem plo: O indicador, em valor absoluto, referente aos resduos gerados relativamente matria-prima X apresenta um Objectivo/Meta que no ano A maior que no ano A-1. No ent o se o indicador fosse indexado, por exemplo, quantidade produzida e no em valor absoluto, conduziria concluso contrria, isto , teria havido uma melhoria de desempe nho. A definio de objectivos e metas deve permitir uma relao com os aspectos ambient ais significativos considerados pela organizao como prioritrios. A escolha de indic adores deve permitir a avaliao da melhoria contnua do desempenho da organizao ao long o do tempo, mantendo, sempre que possvel, as unidades de referncia dos mesmos.
4.4 IMPLEMENTAO E OPERAO 4.4.1 RECURSOS, ATRIBUIES, RESPONDABILIDADES E AUTORIDADE Fin alidade Assegurar a definio de atribuies, responsabilidade e autoridade e que as mes mas so comunicadas. Assegurar que a Gesto de Topo providencia os recursos necessrio s para a implementao do sistema e que nomeia um seu representante. Interpretao Um SG A eficaz pressupe o compromisso e envolvimento de todas as pessoas que trabalhem para a organizao ou em seu nome. Esse compromisso deve partir da Gesto ao seu mais alto nvel. Em consonncia, a Gesto de Topo deve estabelecer a Poltica Ambiental da or ganizao, assegurar que o SGA implementado e que todos os intervenientes saibam quem faz o qu, quando e como. Esta subseco divide-se nos seguintes pontos: Nomear um ou representantes da Gesto de Topo; Documentar e comunicar a definio de atribuies, resp onsabilidades e autoridades; Garantir a disponibilidade de recursos humanos, tec nolgicos, financeiros e infraestruturas. O Representante da Gesto a pessoa (ou pes soas) que no s assegura(m) que o SGA est estabelecido, implementado e mantido como tambm reporta(m) o seu desempenho e recomendaes de melhoria Gesto de Topo da organiz ao. Quando as funes de Representante da Gesto so partilhadas por um grupo de pessoas ecessria uma definio clara das responsabilidades de cada um, de modo a assegurar qu e todas as funes so cobertas. A organizao deve definir e documentar as atribuies, as r sponsabilidades e a autoridade para as funes dos colaboradores que gerem, executam e verificam o trabalho associado ao SGA. As atribuies e responsabilidades devem s er bem definidas, comunicadas e entendidas por todas as pessoas que trabalhem pa ra a organizao ou em seu nome. 31 de 56
Guia Interpretativo NP EN ISO 14001:2004 As competncias podem ser delegadas noutro colaborador, no entanto, as responsabil idades nunca podem ser delegadas. A Gesto de Topo da organizao deve garantir que os seus recursos so adequados e que: Incluem todos os meios necessrios para a implem entao, manuteno e melhoria do SGA; Permitem que os objectivos e metas ambientais sej am atingidos, de modo a evidenciar melhorias no seu desempenho ambiental; So plan eados, disponibilizados e revistos periodicamente. A determinao dos recursos neces srios parte integrante das actividades de planeamento (ver, a ttulo de exemplo, 4. 3.3) e da reviso pela Gesto (ver 4.6), sendo a sua disponibilizao da responsabilidad e da Gesto de Topo. Os referidos recursos podem incluir recursos humanos, competnc ias adequadas, infra-estruturas, tecnologia ou recursos financeiros e podem esta r associados a projectos de melhoria, s auditorias internas, s aces correctivas, s re vises do sistema ambiental, entre outros. So exemplos de infra-estruturas organiza cionais as seguintes: edifcios, linhas de comunicao, tanques subterrneos, sistemas d e drenagem, etc. Evidncia Determinao dos recursos necessrios efectivamente includos n o mbito de actividades de planeamento do SGA (4.3), dos seus processos, controlo operacional (4.4.6), preparao e capacidade de resposta a emergncias (4.4.7) e nas a ctividades de verificao (4.5) e que os recursos foram disponibilizados de uma form a fundamentada, por exemplo atravs de planos, oramentos, etc. A organizao deve evide nciar que as atribuies, responsabilidades e a autoridade esto definidas e documenta das, por exemplo, um organigrama hierrquico e funcional complementado com a descr io de funes/responsabilidades, e que estas foram comunicadas dentro da organizao, incl uindo a nomeao do Representante da Gesto. No conformidades mais frequentes Nota: No c onformidades associadas determinao e disponibilizao dos recursos necessrios ao SGA en contramse, frequentemente, indexadas s subseces 4.3, 4.4.2, 4.4.6, 4.4.7 e 4.5 onde requerida a identificao ou disponibilizao dos mesmos, estando associadas falta de e vidncia dos aspectos anteriormente indicados, nomeadamente as actividades de plan eamento e realizao destes. No foram formalmente atribudas e comunicadas as responsab ilidades e autoridade aos colaboradores envolvidos no SGA. 32 de 56
4.4.2 COMPETNCIA, FORMAO E SENSIBILIZAO Finalidade Garantir a competncia e sensibiliza r todos os que executam tarefas na organizao, ou em seu nome, que possa(m) causar impacte(s) ambiental(ais) significativo(s) para o SGA. Interpretao A organizao deve: Garantir a competncia de todos os seus colaboradores e qualquer pessoa que execu te tarefas para a organizao (incluindo actividades temporrias subcontratadas exerci das dentro da organizao, como por exemplo, obras/construo, manuteno ou outros servios omo limpeza, servios mdicos, restaurao, etc.), ou em seu nome (servios subcontratados , como por exemplo, o transporte dos produtos da organizao ao cliente, quando este da responsabilidade da mesma, as actividades efectuadas pelos subempreiteiros n o caso da construo, etc.), que possam causar impactes ambientais significativos id entificados pela organizao; Identificar as necessidades de formao com base nas compe tncias necessrias, em relao aos aspectos ambientais significativos, e para cumprimen to da sua poltica e objectivos ambientais; Consciencializar as pessoas que trabal hem para a organizao, ou em seu nome, para as questes ambientais, relacionadas com as suas actividades/tarefas. Essa competncia deve ser baseada numa adequada escol aridade, formao, experincia ou saber fazer, devendo a organizao manter os registos as sociados. A identificao das necessidades de formao pode fazer-se pela adopo de diferen tes metodologias. Regra geral, uma vez determinadas as competncias necessrias, em termos de escolaridade, formao e experincia, para as diferentes funes que tenham pote ncial de causar impacte ambiental, a identificao das necessidades o resultado da c omparao das competncias das pessoas designadas para as funes e o perfil de competncia estabelecido. A ttulo de exemplo, a identificao de uma formao especfica para um grupo de operadores pelo seu superior hierrquico, deve estar devidamente fundamentada, por exemplo, em problemas existentes na rea (tais como, nmero de vezes que valores limites de emisso so ultrapassados), na introduo de novas tecnologias (por exemplo, electrofiltros), na introduo de novos mtodos de trabalho (por exemplo, novo equipa mento), na introduo de novos procedimentos/alterao aos existentes (por exemplo, aqua ndo da implementao do sistema), na alterao ou implantao de uma linha de produo, no es elecimento/alterao de circuitos documentais, na informatizao de alguma actividade, e ntre outros. Caso as actividades com impacte ambiental significativo sejam desen volvidas por colaboradores subcontratados, o levantamento de necessidades deve s er igualmente assegurado. Para o levantamento de necessidades de formao podem ser consideradas, para alm do conhecimento directo das mesmas, outras fontes de infor mao, tais como: Constataes de auditorias realizadas; No conformidades detectadas; rrncia de acidentes ou situaes de emergncia; Aces correctivas desencadeadas; Reclam Anlises efectuadas aquando da reviso do SGA. 33 de 56
Outras situaes que podem igualmente ser consideradas so: Novos mtodos de trabalho; R ealocao de pessoas (transferncias internas) a novas actividades/tarefas; Admisso de novos colaboradores, a ttulo permanente ou temporrio; A obrigatoriedade de cumprim ento de requisitos especficos, sejam eles internos, contratuais, regulamentares o u legais. Aps a identificao das necessidades de formao, a organizao deve providenciar formao ou outras aces que sejam adequadas satisfao das necessidades detectadas. pr corrente as organizaes recorrerem elaborao de planos de formao, que asseguram uma bo gesto, permitindo identificar recursos, calendarizar e acompanhar o cumprimento da realizao das aces identificadas. No expectvel que este plano de formao seja elab apenas a partir dos catlogos comerciais disponveis, sem uma adequada identificao da s necessidades nos termos j referidos. conveniente que cada aco de formao planeada in clua os objectivos que pretende atingir. Quer a organizao recorra a competncias ext ernas ou internas para a administrao da formao, deve assegurar que as competncias, be m como os contedos so adequados para suprir as necessidades identificadas. aconsel hvel a reviso peridica do plano, caso exista, na sequncia de alteraes, nomeadamente pa ra incluir as aces no previstas aquando da elaborao do plano inicial ou para replanea r aces. Caso a organizao no considere necessrio recorrer elaborao do plano deve ser z de demonstrar o modo como assegurou a realizao das aces de formao que considerou nec essrias. Deve manter registos da formao que demonstrem: A identificao das necessidade s; As aces empreendidas, incluindo contedos de formao que demonstrem que vo ao encont o das necessidades identificadas; Quem participou nas aces de formao. A organizao dev estabelecer procedimentos para a consciencializao dos elementos da organizao ou out ros que trabalhem em seu nome para: A Poltica Ambiental; Os requisitos do SGA; Os impactes ambientais significativos e os relacionados (reais ou potenciais) com as actividades; Os seus papis e responsabilidades nas situaes de resposta emergncia; As consequncias de no respeitarem os procedimentos operacionais estabelecidos. A norma no requer a existncia de registos que demonstrem a sensibilizao embora os mesm os possam ser uma boa prtica de gesto, permitindo saber, em qualquer momento se as pessoas foram ou no sensibilizadas e quando. Contudo, a sensibilizao pode tambm ser uma actividade corrente, assegurada no dia a dia das actividades, sem que exist a um momento formal para a mesma. Evidncia Devem ser mantidos registos apropriado s (4.5.4) das actividades afectas formao, por exemplo, identificao das necessidades de formao, plano de formao, sumrios das aces de formao, contedos das aces de form presenas, certificados de participao, entre outros. A sensibilizao normalmente avali da por entrevista aos colaboradores e observao de prticas. 34 de 56
Guia Interpretativo NP EN ISO 14001:2004 No conformidades mais frequentes No foram evidenciados registos da competncia das p essoas que executam tarefas em nome da organizao e que tm potencial para causar imp actes significativos, tais como pessoal da limpeza e de manuteno de equipamentos, tendo a organizao considerado que as suas actividades no tm impacte significativo. A EA constatou que o contentor Municipal tinha embalagens de plstico e alumnio prov enientes dos ecopontos da organizao. No contentor de plsticos para reciclar, das of icinas, havia embalagens com leos e trapos contaminados. No assegurada a sensibili zao eficaz de todos os colaboradores. Em entrevista a diversos colaboradores da rea de produo foi observado o desconhecimento de aspectos ambientais significativos d as suas operaes, tais como os associados racionalizao dos consumos de energia estabe lecidos no programa de gesto ambiental. Nota: esta constatao ainda mais frequente n a admisso de novos colaboradores. Foram efectuadas alteraes na organizao e nas instal aes sem que o seu planeamento contemple a identificao de necessidades de formao dos in tervenientes, cuja actividade possa causar impactes ambientais significativos. O portunidades de melhoria mais frequentes A organizao poder descrever as competncias necessrias para as funes cuja actividade tem impacte ambiental significativo, em te rmos de escolaridade, formao e competncia, facilitando deste modo o processo de ide ntificao de necessidades de formao, recrutamento e acolhimento de novos colaboradore s.
4.4.3 COMUNICAO Finalidade Garantir que existe um processo de comunicao eficaz entre as diferentes funes e nveis de colaboradores da organizao e que qualquer comunicao, p r parte de uma parte interessada, devidamente tratada. Interpretao Esta subseco, no que diz respeito aos aspectos ambientais e ao prprio SGA, inclui dois tipos de co municao, a interna e a externa. Uma comunicao interna adequada permite assegurar a i mplementao eficaz do SGA, enquanto que uma comunicao externa planeada assegura os me ios de comunicao e os contedos mais adequados s necessidades de informao de cada parte interessada. A comunicao, atravs das suas diversas formas, deve traduzir-se, efect ivamente, na possibilidade dos colaboradores da organizao e de outras partes inter essadas poderem manifestar as suas preocupaes (incluindo eventuais respostas a rec lamaes de carcter ambiental). A comunicao interna, entre os diversos nveis e funes re ionados com o ambiente, tem como objectivo facilitar o entendimento e a cooperao mt ua de todos os colaboradores envolvidos no desempenho ambiental, para assegurar a implementao eficaz do SGA. Deve ser elaborado um procedimento no qual sejam esta belecidos os meios de comunicao interna formais (reunies internas de grupos de trab alho, ordens de servio, memorandos, publicaes, etc.) e informais (jornais internos, intranet, placares informativos, etc.) e respectivos registos. A comunicao extern a deve ser entendida em duas vertentes: atravs do tratamento das exigncias das par tes interessadas externas ou da comunicao externa voluntria. 35 de 56
No primeiro caso, deve ser dado especial enfoque: s comunicaes obrigatrias com os or ganismos oficiais, nomeadamente, no que diz respeito a informao do auto controlo d os aspectos ambientais (exemplo: registo anual de resduos industriais e hospitala res, leos usados, relatrios da monitorizao dos efluentes gasosos, relatrios da monito rizao dos efluentes lquidos conforme respectiva licena de descarga, etc.), bem como ao planeamento da resposta s emergncias e outras questes relevantes. Em relao s inform aes peridicas e obrigatrias a fornecer aos organismos oficiais, recomendvel que esta seja planeada numa tabela, ou quadro, com indicao da base legal, do contedo, forma e periodicidade da informao, bem como das responsabilidades pela recolha, tratamen to, envio e controlo; s formas de tratar os pedidos de informao provenientes das pa rtes interessadas externas, assegurando a resposta a reclamaes de carcter ambiental e a formalizao dos processos adoptados para a sua recepo, tratamento, resposta e re spectivos registos. Em alguns casos, as respostas s preocupaes das partes interessa das podem incluir informao relevante sobre os aspectos e impactes ambientais assoc iados s operaes da organizao. Relativamente comunicao externa voluntria sobre os as s ambientais significativos, esta norma no exige que a organizao a adopte, no entan to, necessrio que essa deciso esteja documentada. Caso a organizao pretenda faz-lo, d eve proceder a uma anlise dos prs e contras da divulgao e, posteriormente, estabelec er uma metodologia para tal, formalizando os moldes em que deve ser realizada. P odem ser usados como veculos para transmitir os aspectos ambientais significativo s ou outros aspectos relevantes do SGA, dando resposta s preocupaes de partes inter essadas: jornais internos, relatrios ambientais, publicaes externas (jornais, revis tas), Internet e reunies com a comunidade, ente outros. Devem ser mantidos regist os/evidncias (ver 4.5.4) das comunicaes internas e externas. Evidncia Devem existir evidncias de que os colaboradores so informados sobre os assuntos referidos. Essa evidncia pode assumir a forma de jornais internos, quadros de informao, mapas, mate riais de apresentao, calendrios, actas de reunies, Intranet, publicaes, entre outros m eios, ou pode ser obtida por entrevistas aos colaboradores da organizao. Devem exi stir evidncias documentadas sobre a deciso da organizao em comunicar, ou no, para o e xterior os seus aspectos ambientais significativos. No conformidades mais frequen tes No esto assegurados mecanismos de comunicao interna relativos ao SGA e aspectos ambientais significativos, no tendo sido produzidas evidncias de quaisquer tipos d e comunicao. No est documentada a deciso da organizao em relao comunicao exter spectos ambientais significativos, tendo sido verbalmente comunicado EA que a or ganizao decidiu no comunicar externamente. 36 de 56
4.4.4 DOCUMENTAO Finalidade Para a implementao e funcionamento do SGA a organizao deve document-lo nas suas diversas partes, sempre que necessrio e aplicvel. Interpretao U m SGA pode ser entendido como o conjunto da estrutura organizacional, dos proced imentos, dos processos e dos recursos necessrios para implementar a gesto ambienta l. Assim, a sua documentao deve contemplar todas as funes e actividades que contribu em para o cumprimento dos requisitos especificados, ajustando-se realidade e nec essidades da organizao. A definio da documentao do SGA, deve adequar-se s caractersti de cada organizao, variando em funo de: Dimenso, do tipo, actividades, produtos e/ou servios da organizao; Complexidade dos processos e suas interaces; Recursos humanos (competncia dos colaboradores); Cultura organizacional; Mercados e clientes; Forn ecedores; Sensibilidade do meio envolvente. A documentao do SGA deve ser suficient e para incluir os documentos requeridos pela norma de referncia podendo, no entan to, ser mais abrangente em funo de especificidades da organizao, tais como requisito s legais ou outros que a organizao subscreva (ex.: situaes contratuais especficas), d imenso da organizao, rotatividade de pessoal, etc. A documentao deve ser estabelecida de uma forma lgica e coerente, sem omisses nem sobreposies e permitindo a integrao de todos os documentos relevantes do sistema, podendo ser estabelecidas tipologias de documentos, estrutura documental ou hierarquizao sempre que tal contribua para uma melhor gesto documental. Embora no seja requerido um manual do SGA nem proced imentos documentados para a maioria dos requisitos, os mesmos podem ser integrad os em estruturas documentais de outros sistemas de gesto eventualmente implementa dos na organizao. A documentao do SGA deve incluir obrigatoriamente os elementos req ueridos de a) a e) nesta subseco da norma. A documentao do SGA, pode tambm incluir, p or exemplo: Descrio, histria, actividades e locais da organizao; Informao sobre os essos; Incluso ou referncia a procedimentos do sistema de gesto ambiental, relacion ando-os com os requisitos de cada uma das funes aplicveis da norma de referncia. Con sidera-se que os procedimentos so uma parte relevante do sistema documental uma v ez que constituem a documentao de base para todo o planeamento, execuo e verificao das actividades relevantes para a gesto ambiental. 37 de 56
Os procedimentos determinam quem faz o qu, quando, onde, porqu e como. Pode ser descrio do como num tipo diferente de documentos (Exemplos: instruo de trabalho, proce dimento operativo) desde que seja clara a sua ligao com os anteriores. Os procedim entos podem, igualmente, remeter para documentos de origem externa (Exemplos: no rmas, especificaes de clientes, legislao) ou interna (por exemplo, impressos). Estes procedimentos escritos devem estar em actualizao permanente, correspondendo de fa cto s prticas seguidas na realizao das actividades a que dizem respeito. O contedo, e xtenso e detalhe dos procedimentos devem ter em ateno: A complexidade do trabalho ( necessidade de pormenorizao); A formao dos utilizadores (qualificao necessria para a alizao das tarefas); Requisitos legais e outros requisitos aplicveis. Evidncia Deve ser possvel evidenciar os requisitos obrigatrios da documentao, nomeadamente, obter orientao sobre onde se encontram informaes mais detalhadas sobre a operao de partes es pecficas do SGA. A organizao deve ser capaz de demonstrar o modo como determinou a documentao necessria para assegurar o planeamento, a operao e controlo eficazes dos p rocessos relacionados com os aspectos ambientais significativos. No conformidades mais frequentes No foi apresentada uma descrio dos principais elementos do sistema de gesto ambiental e suas interaces, e referncias a documentos relacionados.
4.4.5 CONTROLO DOS DOCUMENTOS Finalidade Assegurar o controlo da documentao releva nte requerida pelo SGA, interna ou externa organizao. Garantir que a verso actual e aprovada de todos os documentos relevantes est disponvel, compreendida e utilizad a no local e momento em que necessria. Interpretao Nesta seco so definidos os requisi os para assegurar o controlo dos documentos criados para implementar o SGA. Esta norma requer uma quantidade mnima de documentao, quando comparada com outras norma s de gesto. Tal como referido na seco anterior, para alm dos documentos requeridos p ela norma, a organizao deve determinar quais os documentos que necessita. O Anexo A esclarece que o enfoque da organizao deve ser a implementao eficaz do SGA e o dese mpenho ambiental, e no um sistema complexo de controlo de documentos. Independent emente das necessidades de documentao serem diferentes os requisitos para o contro lo da documentao so bastante semelhantes aos encontrados noutros referenciais, como a NP EN ISO 9001:2000, OHSAS 18001:1999, NP EN ISO 22000:2005, etc. O procedime nto estabelecido deve identificar as responsabilidades pela aprovao dos documentos , seja aquando da sua elaborao, seja aps reviso e actualizao, para garantir que a info rmao por eles veiculada adequada. Os documentos, externos ou internos, sujeitos a controlo devem ser objectivamente identificados. Devem ser institudas prticas e de finidas responsabilidades para a aprovao, reviso, actualizao, emisso e distribuio dos cumentos, assegurando que as verses relevantes e actuais dos documentos esto dispo nveis nos locais e para as pessoas que deles necessitam. 38 de 56
A definio 3.4 documento refere que o documento a informao e o meio de suporte, sendo que este ltimo pode ser papel, magntico, electrnico ou disco ptico de computador, f otografia ou amostra de referncia, ou um combinao destes. Quando a organizao determin a a existncia de um documento original validado em formato papel deve estar defin ido onde se encontra o original de cada documento, a partir do qual so feitas as reprodues (fsicas e/ou electrnicas) necessrias para distribuio. Quando a organizao r e a aplicaes informticas para a emisso de documentos vlidos deve ser prevenida a poss ibilidade de adulterao dos documentos por pessoas no autorizadas. A distribuio dos do cumentos deve ser controlada, garantindo, sempre que h uma actualizao, que os docum entos, internos e externos, so distribudos s pessoas e/ou locais determinados. Admi tindo-se reprodues no controladas, situao frequente quando os documentos esto acessvei electronicamente, estas devem ser facilmente identificadas como tal. So aceitveis alteraes manuscritas nos documentos distribudos, se forem efectuadas e aprovadas p elas funes autorizadas e cumprirem os circuitos estabelecidos, assegurando que os originais so prontamente alterados bem como as outras cpias existentes. Se adoptad a esta prtica deve constar do procedimento. Embora no seja requerido por esta norm a existem vantagens em documentar o procedimento associado ao controlo de docume ntos, assegurando homogeneidade na sua aplicao. No necessrio criar um sistema comple xo e que consuma muito tempo para ir ao encontro dos requisitos de controlo docu mental listados nas alneas a) a e) constantes em 4.4.5. As organizaes que integram este sistema com outros j existentes, como por exemplo a NP EN ISO 9001:2000, pod em adoptar um procedimento comum. Evidncia Deve ser evidenciada a disponibilizao de documentos adequados, que estejam aprovados e actualizados, nos locais de traba lho. Os colaboradores devem saber como verificar se tm a verso actualizada dos doc umentos. No conformidades mais frequentes A organizao no assegura que apenas so utili zadas verses actuais dos documentos. A EA verificou a existncia de documentos obso letos em utilizao: a Poltica Ambiental afixada nas instalaes data de 0809-2005, estan do em vigor uma edio de 06-01-2006; a verso do procedimento de controlo operacional utilizado pelo Director da Fbrica data de 16-06-2005, estando em vigor uma verso de 29-09-2005. A cpia do documento ABC em utilizao na rea de compras inclui alterae utorizadas pelas pessoas designadas para o efeito. A EA verificou a utilizao de fi chas tcnicas e de segurana de produto dos fornecedores. No assegurado o controlo de stes documentos externos, nomeadamente da sua actualizao e distribuio. No foi assegur ada a manuteno de documentos obsoletos que evidenciem a melhoria contnua, sobretudo em perodos de tempo mais alargados (ex.: trs anos ou mais). Exemplo: programas am bientais e registos de monitorizao. Os documentos e os procedimentos no esto disponve is nos locais onde so necessrios, uma vez que so disponibilizados numa ferramenta i nformtica e nem todos os colaboradores possuem ou tm acesso a um computador. 39 de 56
4.4.6 CONTROLO OPERACIONAL Finalidade Para serem concretizados os objectivos e o s princpios consagrados na Poltica do Ambiente, os processos, actividades e recurs os associados a aspectos ambientais significativos de uma organizao devem ser iden tificados e planeados, assegurando a sua realizao em condies devidamente definidas e controladas. Interpretao A organizao necessita de aplicar um controlo operacional p ara ir de encontro sua Poltica Ambiental, alcanar os seus objectivos e metas, comp rometer-se com os requisitos legais aplicveis e gerir os seus aspectos ambientais significativos. Para assegurar a eficcia e a eficincia do planeamento do controlo operacional, a organizao deve identificar os controlos necessrios, estabelecendo t ipos e nveis de controlo que vo de encontro s suas prprias necessidades. Os controlo s operacionais estabelecidos devem ser mantidos e avaliados periodicamente. Esta subseco est directamente relacionada com a identificao dos aspectos ambientais e cla ssificao dos impactes ambientais, j que necessrio remontar fonte do impacte para doc umentar procedimentos necessrios ao seu controlo. A norma NP EN ISO 14001:2004 ex ige a documentao de procedimento(s) quando a sua inexistncia possa conduzir a desvi os que comprometam a Poltica Ambiental, objectivos e metas definidos. Sempre que exista uma nova actividade, produto ou servio ou alteraes nos processos, deve ser e fectuada nova identificao de aspectos e, caso necessrio, reavaliar os procedimentos de controlo operacional. Aspectos Ambientais Significativos Os procedimentos de vem definir os recursos humanos e materiais afectos, as responsabilidades, os cr itrios de execuo e de controlo dessa execuo. A organizao deve seleccionar os seus forn cedores de bens ou servios (incluindo actividades temporrias subcontratadas exerci das dentro da organizao, como por exemplo, obras/construo, manuteno ou outros servios omo limpeza, servios mdicos, restaurao, etc.) e/ou as pessoas que trabalham em seu n ome, com base nas suas capacidades tcnicas e organizativas, para que estes respei tem no s os requisitos definidos pela organizao, mas tambm a legislao aplicvel. Poltica Ambiental Controlo Operacional Objectivos e Metas Requisitos Legais e Outros A organizao deve: 1. Identificar necessidades de controlo operacional para: gerir os aspectos ambientais significativos, assegurar o cumprimento com os requisitos legais e outros requisitos aplicveis, atingir objectivos e metas consistentes co m a sua poltica e programa de gesto ambiental, incluindo o comprometimento com a p reveno da poluio e melhoria contnua, e evitar/minimizar riscos ambientais. Para tal a organizao deve considerar todas as suas actividades: As que esto relacionadas com as funes de gesto, incluindo compras, vendas, marketing, investigao & desenvolvimento , projecto; Aquelas que esto relacionadas com as actividades dirias, como produo, ma nuteno, anlises laboratoriais, armazenagem; As que esto relacionadas com processos e xternos, como o transporte e distribuio dos seus produtos e servios. 40 de 56
Guia Interpretativo NP EN ISO 14001:2004 A organizao deve analisar o modo como os seus subcontratados e fornecedores podem afectar a sua capacidade de gerir os seus aspectos ambientais, atingir objectivo s e metas e cumprimento com os requisitos legais. Consequentemente, deve estabel ecer e comunicar os controlos operacionais necessrios, tais como procedimentos es critos, contratos ou acordos com os fornecedores e subcontratados. 2. Estabelece r controlos operacionais, como procedimentos, instrues de trabalho, controlos fsico s, alocao de recursos humanos competentes ou combinaes destes mtodos. A sua escolha d epende de vrios factores, como a capacidade e experincia dos colaboradores, a comp lexidade e significncia ambiental das actividades. A forma mais comum de estabele cer controlos operacionais passa por: I. II. Escolher um mtodo de controlo; Selec cionar critrios aceitveis de operao;
III. Estabelecer os mecanismos de controlo necessrios, que definam como as operaes so planeadas, executadas e controladas, incluindo mtodos de medio e avaliao para ir de encontro aos critrios de operao definidos no ponto anterior; IV. Documentar estes mecanismos, conforme necessrio, na forma de instrues, sinaltica, vdeos, fotografias, etc. Assim que o controlo operacional estiver estabelecido, a organizao deve monit orizar a contnua aplicao desse controlo, bem como a eficcia do mesmo e planear e lev ar a cabo aces correctivas conforme necessrias. Evidncia Procedimento(s) documentado (s) e registos associados. Os mais frequentes so: gesto de resduos, operao da estao de tratamento de guas residuais, operao dos equipamentos de despoeiramento, operao da es tufa de secagem do produto final, gesto de energia, gesto de gua, manuteno dos equipa mentos crticos para o ambiente, aprovisionamento de produtos e servios com potenci ais impactes ambientais significativos, controlo do impacte ambiental de novos p rojectos. Observao visual do local e entrevista directa aos colaboradores. Acordos e comunicao entre a organizao, fornecedores e subcontratados para o cumprimento do disposto nos procedimentos de controlo operacional. No conformidades mais frequen tes No se encontram definidos controlos operacionais para os aspectos ambientais significativos X e Y. O relatrio de monitorizao revela desvios aos objectivos e met as constantes no Programa de gesto ambiental para estes aspectos. Foram observado s resduos de diversas origens espalhados pelo cho, nos locais no edificados da rea f abril, contrariando as regras de gesto de resduos estabelecidas pela organizao. O pr ocedimento de gesto da ETAR documentado no foi adequadamente implementado e mantid o. Este estabelece que, caso o valor de pH do efluente ultrapasse 8.5, fechada a comporta de sada e reforado manualmente o sistema de neutralizao. Questionado o ope rador sobre esta situao, este no evidenciou conhecer o procedimento, nem que aco toma r para situaes de pH acima de 8.5. No assegurada a comunicao eficaz dos procedimento aplicveis aos subcontratados. O pessoal da empresa de limpeza no evidenciou conhe cer as regras ambientais estabelecidas para a gesto dos resduos, no efectuando a su a correcta separao. A EA observou trapos contaminados no contentor municipal. O co ntrolo operacional estabelecido para as actividades executadas por prestadores d e servios, tais como limpeza e manuteno preventiva das instalaes, no monitorizado. 41 de 56
Guia Interpretativo NP EN ISO 14001:2004 Foi constatada uma diferena entre as quantidades apresentadas no Registo de Resduos Industriais e nas Guias de Acompanhamento para o resduo aparas de matrias plsticas, o LER 120105, cujos documentos mencionam 179.7 ton e 122.4 ton respectivamente. Oportunidades de melhoria mais frequentes A organizao pode avaliar e seleccionar o s fornecedores, analisando a influncia do produto ou servio fornecido no seu prprio desempenho ambiental. A organizao pode proceder a uma anlise custo/benefcio relativ a limpeza e/ou substituio das placas translcidas existentes nas naves fabris, por f orma a evitar que a luz esteja permanentemente ligada, semelhana da nova nave fab ril.
4.4.7 PREPARAO E RESPOSTA A EMERGNCIAS Finalidade A organizao deve identificar situaes potenciais de acidentes ou emergncia, para prevenir a sua ocorrncia e/ou estar pre parada para responder sua ocorrncia. Interpretao responsabilidade da organizao estab lecer, implementar e manter um ou mais procedimentos de preparao e capacidade e re sposta a emergncias detalhando e considerando, nomeadamente: O modo de identificao de situaes de emergncia ou potenciais acidentes que podem causar impactes ambientai s significativos, As aces de resposta e mitigao em caso de ocorrncia das situaes ide ficadas; As consequncias potenciais decorrentes de situaes como condies de operao an ais, situaes de emergncia e acidentes. Caso a organizao opte pela documentao deste(s) rocedimento(s), deve considerar a natureza dos perigos da instalao (naturais, huma nos e tecnolgicos) e medidas a tomar para prevenir a ocorrncia dos mesmos. A ident ificao das situaes potenciais de acidente ou emergncia deve ocorrer na fase de levant amento e avaliao de aspectos e impactes ambientais e ser actualizada sempre que oc orra a introduo de um novo produto, actividade ou servio, alteraes nas instalaes ou no processo de fabrico, entre outros. Devem ser definidos os procedimentos de preve no dos impactes ambientais associados, testando-os regularmente para que, caso oco rram os cenrios previstos, seja assegurada a reduo/mitigao dos impactes ambientais. T endo em conta as linhas de orientao definidas no Anexo A da NP EN ISO 14001:2004, a organizao deve considerar no(s) procedimento(s) estabelecido(s), questes como: A natureza dos perigos com probabilidade de ocorrncia nas suas instalaes (ex.: lquidos inflamveis, tanques de armazenagem, gases comprimidos, mau funcionamento ou avar ia de equipamentos de proteco ambiental como filtros ou ETARs) e aces a executar no c aso de ocorrncia, por exemplo, de derrames, emisses acidentais, incndios, entre out ros; O tipo e escala das situaes de emergncia e acidentes identificados como mais p rovveis; A informao de substncias e preparaes perigosas, incluindo o potencial impact ambiental de cada uma das matrias; As metodologias mais apropriadas para respond er a um acidente ou situao de emergncia, por exemplo, emisses acidentais para a atmo sfera, descargas de efluentes acidentais para linhas de gua ou para o solo e a pr eviso dos impactes ambientais especficos nos ecossistemas decorrentes dessas emisse s acidentais; 42 de 56
Os planos de comunicao interna e externa; As aces necessrias para minimizar os danos ambientais; As aces de mitigao e resposta a tomar para diferentes tipos de acidentes e situaes de emergncia; A necessidade de um ou mais processos para uma avaliao ps-ac dente com vista ao estabelecimento e implementao das aces correctivas e preventivas; O teste peridico dos procedimentos de resposta a emergncias; A competncia (decorre nte de formaes e/ou experincia) dos colaboradores encarregues da resposta a emergnci as; A organizao de emergncia e as responsabilidades; A lista de pessoas-chave e ins tituies de Proteco Civil, incluindo contactos detalhados (ex. bombeiros, servios espe cializados em conteno de derrames); As vias de evacuao e pontos de encontro; O poten cial de ocorrncia de acidentes ou situaes de emergncia numa instalao prxima (ex. fbri , estradas, linhas frreas, etc.) e respectiva possibilidade de assistncia mtua; A n ecessidade de reposio da situao de normalidade. A organizao deve considerar as diferen tes operaes associadas aos seus aspectos ambientais significativos quando estabele ce ou modifica os seus procedimentos e controlo operacional. Estas operaes podem s er, por exemplo: A aquisio, construo ou modificao das suas instalaes e respectivas aes; A elaborao de contratos; Os servios de apoio ao cliente; O manuseamento e arm nagem de matria-prima; O marketing e a publicidade; Os processos de produo e a manu teno; As compras; A investigao, design e engenharia de desenvolvimento; A armazenag m dos produtos; O transporte; As actividades paralelas realizao do produto ou serv io, como por exemplo, o fornecimento de gua e energia, a reciclagem e a gesto dos r esduos e das guas residuais. Periodicamente, mas especialmente aps a ocorrncia de ac identes ou situaes de emergncia ou seus simulacros, os procedimentos devem ser revi stos e alterados se necessrio. Evidncia Plano de Emergncia Interno (PEI) ou procedi mento de emergncia, que contemple os cenrios de carcter ambiental, assim como a act uao nas diferentes situaes. Planta da rede de guas actualizada, nomeadamente a locali zao das caixas susceptveis de sofrer contaminao. 43 de 56
Lista de colaboradores chave e de entidades de socorro/proteco civil, incluindo os respectivos contactos. Relatrios de simulacros. Plano de realizao de simulacros. B acias de reteno. Extintores. Kits de conteno de derrames. No conformidades mais freq entes No est explcito no Plano de Emergncia Interno as medidas de minimizao de impact s ambientais associados aos cenrios de emergncia identificados (ex.: gesto de resduo s de situaes de emergncia). O operador da mquina X, que procede sua manuteno perid evidenciou conhecer o modo de actuao no caso de ocorrncia de derrame de leo e no dis pe dos meios adequados (exemplo, areia ou serradura) para agir de acordo com o de finido pela organizao. Alguns extintores disponveis no se encontram visveis e com fci acesso (um extintor encontra-se atrs da porta, outro inacessvel por causa de uma mquina). Existem extintores e outros equipamentos sem data de reviso vlida. Verific ou-se em vrios locais da organizao o desconhecimento ou conhecimento insuficiente p or parte dos colaboradores do Plano de Emergncia Interno. Aps a recepo e anlise do re latrio de simulacro, no foram lanadas aces correctivas/preventivas, para mitigar as s ituaes menos positivas encontradas. No foi evidenciada a realizao de simulacros para algumas situaes de emergncia identificadas, por exemplo: incndio, derrame de produto s perigosos utilizados pela organizao.
4.5 VERIFICAO 4.5.1 MONITORIZAO E MEDIO Finalidade Assegurar a monitorizao e a medi aractersticas principais das actividades e operaes que podem ter um impacte ambient al significativo, incluindo a calibrao ou verificao e a manuteno do equipamento de mon itorizao e medio, com vista a acompanhar o desempenho, os controlos operacionais apl icveis e a conformidade com os objectivos e as metas ambientais da organizao. Inter pretao A monitorizao envolve recolha de informao, medidas e observaes ao longo do tem servindo inmeros propsitos num SGA, nomeadamente: Monitorizar o programa de gesto ambiental, com vista a detectar progressos nos compromissos estabelecidos na Polt ica Ambiental; Desenvolver informao para identificao e quantificao de aspectos ambien ais significativos; Monitorizar emisses, descargas de efluentes e fluxos de resduo s, em conformidade com requisitos legais ou outros requisitos que a organizao subs creva; Monitorizar consumos de gua, energia ou matrias-primas para os quais foram estabelecidos objectivos e metas; 44 de 56
Monitorizar periodicamente as condies de operao (e de manuteno) das actividades, prod tos e servios da organizao (por exemplo: atravs de rotinas de verificao peridica no te reno para avaliar o estado de limpeza de caleiras, da operacionalidade de separa dores gua - gorduras, da recolha selectiva de resduos, da utilizao das redes de dren agem pluviais, etc.); Monitorizar periodicamente as validades de actualizaes/renov aes, a execuo de obrigaes, a verificao de equipamentos, entre outros; que tm interve alidade temporal (por exemplo: calibrao ou verificao metrolgica de DMM; verificao de e tintores, validades de licenas, de autorizaes, de alvars, de certificados, etc.); Fo rnecer dados para suportar e avaliar o controlo operacional, o desempenho ambien tal da organizao e do SGA. Os dados de monitorizao e medio recolhidos podem ser analis ados e tipificados, de modo a desencadear aces correctivas e/ou preventivas. Para alcanar estes objectivos, a organizao deve planear o que ser medido, onde e quando d evem ser efectuadas as medies, que mtodos devem ser utilizados e que DMM so requerid os. A seleco dos parmetros a monitorizar e medir deve ser baseada nas caractersticas -chave das actividades, produtos e/ou servios de modo a fornecerem a informao neces sria para a avaliao da gesto dos aspectos ambientais, do cumprimento dos objectivos e metas e da melhoria do seu desempenho ambiental. As medies e monitorizaes devem se r realizadas em condies controladas, atravs de processos que assegurem a validade d os resultados obtidos, como por exemplo, calibrao adequada ou verificao dos disposit ivos de medio e monitorizao, uso de pessoal qualificado e uso de mtodos de controlo d e qualidade adequados, em intervalos especificados, ou antes da sua utilizao, face a padres de medio rastreveis, internacionais ou nacionais. Se no existirem tais padre s, a base utilizada para calibrao ou verificao deve ser registada. Procedimentos esc ritos que definam os mtodos de medio e monitorizao podem fornecer maior consistncia na s medies e melhorar a fiabilidade dos dados obtidos. Nota: Existem monitorizaes e me dies que podem implicar que a calibrao dos equipamentos seja feita atravs de metodolo gias acreditadas conforme a norma ISO 17025, como por exemplo, no cumprimento de legislao associada ao comrcio de licenas de emisso (CELE). Os resultados da medio e m nitorizao devem ser analisados e utilizados para identificar no s os casos de sucess o mas tambm as reas que requerem correco ou melhoria. Evidncia Descrio dos parmetro nalisar (requisitos legais, aces de controlo operacional, objectivos e metas), os mtodos e os dispositivos de monitorizao e medio a utilizar, a periodicidade das medies as responsabilidades e o sistema de registo. Esta evidncia pode ser apresentada, por exemplo, atravs de um plano de monitorizao. No caso de organizaes que recorram a servios externos de monitorizao e medio dos parmetros estabelecidos, devem estabelece r procedimentos que garantam que esses fornecedores evidenciam o cumprimento des ta subseco. Os resultados da monitorizao (ex. relatrios de caracterizao das emisses sas, guas residuais, etc.) devem ser validados aps a sua obteno e verificada a sua c onformidade. Deve ser evidenciado o registo de tomada de aces, caso se verifique u m incumprimento. Esta avaliao pode ser formalizada, por exemplo, por uma rbrica do responsvel pela anlise e respectiva data ou pelo registo de no conformidade e aco cor rectiva. No conformidades mais frequentes No foi evidenciado o estado de calibrao ou verificao dos DMM utilizados na realizao dos ensaios para a determinao do parmetro X 45 de 56
No efectuado o registo da monitorizao do consumo de gs, gua e electricidade, na unid de A da organizao, apesar de existirem os respectivos contadores, no tendo sido, po r isso, evidenciado o acompanhamento do respectivo desempenho no que respeita ao s aspectos referidos.
4.5.2 AVALIAO DA CONFORMIDADE Finalidade Verificar se todos os requisitos legais e outros requisitos aplicveis esto a ser cumpridos de forma sistemtica, segundo meto dologia definida pela prpria organizao. Interpretao Uma vez identificados os requisit os legais e outros aplicveis organizao (ver 4.3.2) deve ser avaliado, com uma frequn cia determinada, se estes esto a ser cumpridos, podendo ser adoptadas diferentes metodologias. Referimos nas subseces 4.3.1 e 4.3.2 a vantagem de cruzar os aspecto s ambientais com os requisitos legais associados. Essa listagem pode ser utiliza da para a avaliao da conformidade. A organizao pode efectuar esta avaliao atravs de au itorias de conformidade, com um auditor com as competncias definidas (ver 4.5.5). Neste caso, ser vantajoso o recurso a uma lista de verificao adaptada realidade da organizao que permita uma avaliao de todos os requisitos aplicveis (exemplo: guias d e acompanhamento de resduos; autorizaes prvias). A auditoria para avaliao da conformid ade no deve ser realizada por amostragem. A avaliao da conformidade pode ser comple mentada com verificaes do cumprimento da monitorizao e medio planeadas. Contudo, deve ser tido em conta que este plano pode ser mais ou menos exaustivo e por isso fun damental a consulta do levantamento de requisitos aplicveis (e a avaliao de outros planos/registos associados), por exemplo no que diz respeito s comunicaes obrigatria s, licenas, aspectos construtivos das chamins, contedos dos relatrios de monitorizao, etc. Assim, uma avaliao de conformidade baseada nestes dois documentos (plano de m onitorizao e lista de requisitos aplicveis) pode ser mais completa. Existem determi nados requisitos que podem carecer de um acompanhamento mais frequente (consumos mensais de gua subterrnea, preenchimento e obteno das guias de acompanhamento de re sduos, etc.), e outros que necessitem de ser acompanhados com uma periodicidade m aior (medies pontuais efectuadas s emisses gasosas, licenas dos transportadores e des tinatrios de resduos, etc.), dependendo dos requisitos em causa e do desempenho pa ssado. Ou seja, devem ser definidas as periodicidades de avaliao da conformidade n ecessrias para os diferentes tipos de requisitos. A organizao pode utilizar uma mis tura destes ou outros mecanismos, desde que assegure que, com uma periodicidade adequada, avaliada a conformidade com todos os requisitos legais e outros requis itos aplicveis. de realar que os resultados das avaliaes de conformidade devem ser r egistados, quer a organizao esteja ou no a cumprir. O ideal que, para cada requisit o legal ou outro requisito que a organizao subscreva, exista um resultado associad o apoiado por registos efectivos. Estes resultados devem ser apresentados como e ntrada para a reviso pela Gesto. Adicionalmente, ser tambm importante analisar a efi ccia da metodologia adoptada para a avaliao da conformidade. No caso de ser detecta do um incumprimento a um requisito legal ou outro requisito aplicvel, devem ser t omadas as medidas previstas pelo SGA (exemplo: abertura de uma NC; elaborao de um plano de aces, etc.) com vista resoluo imediata da situao e consequente estudo da sua origem. Nestas situaes deve ser analisada a eventual necessidade de comunicao com as entidades oficiais (exemplo: uma contaminao para o domnio publico hdrico, deve ser comunicada Comisso de Coordenao de Desenvolvimento Regional respectiva). Para a ava liao da conformidade com os outros requisitos a organizao pode optar por estender a me todologia de avaliao de cumprimento legal ou utilizar uma metodologia distinta. 46 de 56
Guia Interpretativo NP EN ISO 14001:2004 Evidncia Devem ser evidenciados registos dos resultados de todas as avaliaes de con formidade efectuadas no(s) formato(s) adoptados pela organizao. Estes resultados d evem ser apresentados segundo a periodicidade definida pela organizao para todos o s requisitos aplicveis. No conformidades mais frequentes A organizao no evidenciou o registo dos resultados da avaliao peridica de conformidade com os requisitos legais e outros requisitos aplicveis que subscreve. A metodologia de avaliao da conformid ade limita-se a verificar o cumprimento dos requisitos que impem valores limites, no incluindo outros requisitos como as licenas da organizao e dos prestadores de se rvios (transportadores e destinatrios de resduos), comunicaes e registos obrigatrios, etc. A organizao evidenciou que efectua uma avaliao da conformidade relativa a requi sitos legais, no entanto, esta mesma prtica ainda no extensiva a outros requisitos que a organizao subscreveu.
4.5.3 NO CONFORMIDADES, ACES CORRECTIVAS E PREVENTIVAS Finalidade Promover a melhor ia contnua, assegurando que a organizao identifica as no conformidades reais e imple menta aces correctivas, para evitar a sua recorrncia, que actua preventivamente, ap licando metodologias de identificao de no conformidades potenciais. Interpretao A org anizao deve desenvolver metodologias que lhe permitam evoluir e melhorar o desempe nho, em consonncia com a sua Poltica Ambiental. Como tal, deve identificar as no co nformidades, definir aces correctivas para as eliminar, como tambm estabelecer aces p reventivas para potenciais situaes de no conformidade. Uma no conformidade pode ser resultado de: Um incumprimento legal; Uma falha no controlo operacional; Uma fal ha na preparao da resposta a emergncias ambientais; Uma auditoria ao sistema de ges to ambiental, em que seja identificado, por exemplo, que um requisito da norma no se encontra implementado ou mantido; Entre outros. Em caso de no conformidade nec essrio: Actuar sob os efeitos produzidos, identificando aces de conteno e/ou correco co imediata), para minimizar os seus impactes ambientais; Analisar as causas e est abelecer aces correctivas. Consideram-se como aces correctivas as tomadas para elimi nar as causas de no conformidades detectadas, evitando a sua recorrncia. So conside radas aces reactivas, embora quando implementadas previnam ou diminuam a probabili dade de recorrncia de situaes similares. Esta preveno no deve ser confundida com a ac reventiva. Por outro lado, as aces correctivas no podem ser confundidas com a simpl es conteno e/ou correco (aco imediata) de uma no conformidade especfica. 47 de 56
O processo de desencadeamento de aces correctivas compreende, normalmente, as segu intes etapas: Investigar e identificar as causas raiz dos problemas ocorridos; D efinir aces correctivas adequadas natureza e consequncias dos problemas ocorridos e planear a implementao das mesmas (definir responsveis, prazos de implementao e recur sos necessrios); Controlar a implementao das aces definidas, registando os resultados das mesmas; Avaliar os resultados das aces tomadas no sentido de determinar se es tas foram eficazes, ou seja se previnem novas ocorrncias da no conformidade detect ada. As aces preventivas devem ser tomadas, tendo em conta as previsveis consequncia s potenciais das no conformidades. So consideradas aces pr activas. O processo de des encadeamento de aces preventivas compreende, normalmente, as seguintes etapas: Rec olha e tratamento de informao que permita identificar potenciais no conformidades, as respectivas causas e a sua probabilidade de ocorrncia; Avaliao dos possveis efeit os e consequncias negativas, resultantes de tais no conformidades; Decidir sob a n ecessidade de aces preventivas; Definir aces adequadas natureza e consequncias dos p oblemas identificados e planear a implementao das mesmas (definir responsveis, praz os de implementao e recursos necessrios); Controlar a implementao das aces definidas egistando os resultados das mesmas; Avaliar os resultados das aces tomadas no sent ido de determinar se estas foram eficazes; O tipo e a profundidade das aces tomada s devem eliminar ou reduzir o risco a valores aceitveis, devendo ser adequadas ao s riscos em causa. Nestas condies uma boa prtica a avaliao da significncia do aspecto impacte ambiental antes da implementao da aco. A experincia da APCER demonstra que ex istem muitos desvios e relutncia na aplicao de metodologias de aces correctivas ou pr eventivas eficazes, podendo ser muitas as causas. O conhecimento e envolvimento de todos os colaboradores para a necessidade de adoptar metodologias adequadas d e tratamento dos desvios, aprendendo e melhorando com os erros (aces correctivas) e pensando proactivamente (aces preventivas) deve exigir um esforo da organizao pelo se u potencial de melhoria do desempenho. Avaliao da conformidade Partes interessadas Auditorias Monotorizao Colaboradores Outras fontes Processo de Aces Correctivas e Preventivas Reviso pela Gesto 48 de 56
A descentralizao das actividades de desencadeamento, realizao, controlo e reviso das aces correctivas pode assumir particular importncia em organizaes de grande dimenso ou com mltiplos locais de actividade. A organizao deve providenciar o controlo do est ado da no conformidade, por exemplo: em anlise, em implementao, fechada. Este contro lo deve contemplar, no apenas a implementao mas tambm os mtodos para avaliar se as me smas foram, ou no, eficazes. Os resultados e o estado das aces desencadeadas devem ser registados e levados ao conhecimento da Gesto de Topo para efeitos de reviso a o SGA. Evidncias Procedimento que inclua a metodologia para o tratamento de no con formidades e a identificao, implementao, controlo e reviso da eficcia das aces correc as e preventivas. Registos do tratamento de aces correctivas e preventivas, em par ticular, dos resultados das aces empreendidas e outros eventualmente relevantes pa ra demonstrar a conformidade da prtica com os requisitos normativos. No conformida des mais frequentes O derrame constatado h um ms no exterior das instalaes e com ori gem na cozinha da tinturaria, atingiu as guas pluviais, no tendo sido tratado como uma no conformidade. Na sequncia da informao disponibilizada para a Reviso do SGA, n foram evidenciadas aces preventivas, existindo evidncias face s tendncias apresentad as, de que estas so necessrias ou que poderiam ter sido tomadas atempadamente. Exe mplo: a evoluo do objectivo reduo do consumo de gua apresenta um aumento tendencial id ntificado nas anlises trimestrais. No foram tomadas quaisquer aces de modo a contrar iar esta tendncia tendo sido o resultado anual de um aumento de 1%, quando a meta se referia a uma reduo de 2%. Na monitorizao trimestral dos efluentes industriais/d omsticos com destino ETAR Municipal, a organizao identificou uma no conformidade por incumprimento do valor mximo admissvel para os slidos suspensos totais (SST). Como aco correctiva construiu uma cmara de decantao de slidos suspensos. Verificou-se em m onitorizaes posteriores que a concentrao de SST satisfazia os valores do regulamento Municipal e o tratamento da no conformidade foi dado como concludo. Todavia, a EA observou nos terrenos adjacentes cmara de decantao uma infiltrao de efluente industr ial/domstico, referindo a organizao insuficincia de capacidade da cmara de decantao. D ste modo, verifica-se que foi desencadeada uma Aco Correctiva decorrente da monito rizao dos efluentes, contudo a sua eficcia no foi plenamente avaliada. As aces correc ivas desencadeadas na sequncia de auditorias internas no se encontram implementada s. Exemplo: AC n.10 com implementao prevista para Setembro de 2005, tendo j passado trs meses desta data. 49 de 56
Guia Interpretativo NP EN ISO 14001:2004 4.5.4 CONTROLO DOS REGISTOS Finalidade Garantir que os registos associados a um SGA proporcionem informao adequada gesto e para evidenciar a conformidade com os re quisitos e a operao eficaz do SGA. Interpretao A norma requer formalmente a existncia dos seguintes registos, devendo a organizao identificar, para alm destes quais os registos que necessita de estabelecer no mbito de um SGA eficaz: Requisito 4.4.2 Registo exigido Registos associados escolaridade, formao ou experincia das pessoas que executam tarefas para a organizao ou em seu nome que possam causar impactes am bientais significativos identificados pela organizao; Registos associados formao ou outra aco desenvolvida para dar resposta s necessidades de formao. 4.5.1
Resultados de calibrao e/ou verificao do equipamento de monitorizao e medio; Resu de manuteno do equipamento de monitorizao e medio. 4.5.2.1 4.5.2.2 4.5.3 e) 4.5.5
Resultados das avaliaes peridicas da conformidade com os requisitos legais aplicveis . Resultados das avaliaes peridicas da conformidade com outros requisitos que a org anizao subscreva. Resultados de aces correctivas e de aces preventivas implementadas. Responsabilidades, requisitos para o planeamento, realizao das auditorias e result ados das auditorias internas. Revises pela Gesto. 4.6
Um controlo apropriado significa o estabelecimento dos critrios e responsabilidad es para: Armazenamento: local, suporte e condies; Proteco: cuidados a ter para garan tir a integridade; Reteno: tempos de reteno por registo, em funo da legislao aplic ndies contratuais, rastreabilidade definida e tempo necessrio para avaliar evolues de desempenho; Eliminao: forma de eliminao em funo do grau de confidencialidade associa o a cada registo. A norma NP EN ISO 14001:2004 no requer que a organizao disponha d e um procedimento documentado para controlo dos registos, podendo o mesmo ser cr iado, caso necessrio. Evidncia A organizao deve, atravs da manuteno de registos apro ados demonstrar que os mesmos so controlados. Os registos especficos necessrios a c ada organizao so diferentes tanto em nmero, como em contedo, dependendo da sua dimenso e complexidade. Pode ser necessrio que a organizao mantenha outros registos para d emonstrar conformidade com a norma, mesmo se aqueles no estiverem especificamente mencionados na NP EN ISO 14001:2004. Exemplos incluem registos de Controlo Oper acional e Preparao e capacidade de resposta a emergncias. 50 de 56
No conformidades mais frequentes A organizao no dispe de todos os registos formalment e requeridos pela norma NP EN ISO 14001:2004, nem dos definidos pela prpria organ izao, no mbito do SGA. Exemplo: no foram evidenciados os registos da aco de formao S de resduos de Novembro de 2005; no foi evidenciado o planeamento das auditorias int ernas referente a 2005. Os registos do SGA no se encontram adequadamente controla dos. Evidncia: duas aces correctivas desencadeadas durante o ano de 2005, no numerad as e sem data de emisso; registos de monitorizao dos efluentes efectuados em impres sos com contedos diferentes dos estipulados no impresso definido no SGA. Nota: No conformidades associadas ao controlo dos registos podem ser indexadas s restantes subseces da norma, em particular quando se constata a inexistncia de registos que evidenciem o necessrio planeamento, execuo, controlo e eficcia das actividades e/ou processos associados e a conformidade com os requisitos envolvidos.
4.5.5 AUDITORIA INTERNA Finalidade Assegurar a realizao de auditorias internas par a avaliar a conformidade do SGA com os requisitos estabelecidos, particularmente , com a norma de referncia e legislao aplicvel, por pessoal competente, utilizando m etodologias claramente definidas que se constituam como uma efectiva ferramenta de melhoria e suporte gesto para a organizao. Interpretao As auditorias internas so u elemento chave no ciclo PDCA para o SGA. Assim, devem ser objectivas e realizad as por pessoal diferente daquele que realiza o trabalho a ser auditado. A organi zao deve definir as competncias necessrias para a qualificao dos auditores, tendo em c onsiderao a independncia, imparcialidade, objectividade e formao. So necessrios conhec mentos de diversas reas, definidas caso a caso tendo em conta a dimenso da organiz ao, sector de actividade, impactes ambientais das actividades, produtos e/ou servio s, entre outros. importante que a formao de auditores inclua tcnicas/metodologias d e auditoria e conceitos de gesto ambiental. Em determinadas situaes pode ser essenc ial, para uma correcta avaliao do SGA, que as competncias para qualificao de auditore s incluam conhecimentos da legislao em vigor aplicvel e das operaes desenvolvidas na organizao. A formao dos auditores deve ser tanto inicial, aquando da qualificao dos me smos, como contnua, acompanhando as evolues da organizao, legislao e revises normativ entre outras. As auditorias internas podem ser realizadas por auditores externo s organizao. Caso seja esta a escolha da organizao, deve ser assegurado o cumpriment o dos procedimentos, critrios e requisitos associados, por exemplo, competncia, ac tividades de planeamento e realizao, bem como registo de resultados e aces de seguim ento, tal como estabelecidos pela organizao. Em algumas situaes, pode ser necessrio s ubcontratar todo ou parte do processo de auditoria interna se, por exemplo, no ex istirem recursos apropriados na organizao. Este facto pode, ainda, ser especialmen te til, por exemplo, na auditoria Gesto de Topo ou prpria funo de gesto do ambiente m organizaes cuja dimenso no permite assegurar independncia dos auditores. Contudo, p elo papel chave que as auditorias internas tm na verificao e na identificao de oportu nidades de melhoria do sistema, desejvel que se criem as competncias internas, que r em termos de formao, quer em termos de experincia (que apenas se adquire atravs re alizao de auditorias). As auditorias devem verificar o cumprimento dos requisitos aplicveis e dos procedimentos, bem como a eficcia dos processos em atingir os obje ctivos. Tambm permitem a identificao de oportunidades de melhoria e, como tal, um e lemento essencial para o cumprimento deste objectivo. 51 de 56
Relativamente s auditorias internas, devem ser definidos: Os critrios da auditoria , isto , quais as referncias utilizadas para a realizao da auditoria, em relao s quais as evidncias vo ser comparadas; O mbito da auditoria, que descreva a extenso e limit es da auditoria, por exemplo, quais os locais e actividades a auditar; A frequnci a das auditorias, devendo ser definido um ciclo de auditorias; E as metodologias de auditoria. A NP EN ISO 19011:2003 proporciona orientaes relevantes para a real izao de auditorias a sistemas de gesto ambiental. recomendvel para organizaes que pre endam implementar processos de auditoria eficazes e impulsionadores da melhoria do desempenho. O programa de auditorias deve ter em conta a importncia ambiental das actividades, bem como os resultados das auditorias anteriores. expectvel que a frequncia e amostragem das auditorias a actividades com maior impacte ambiental e/ou maior incidncia de no conformidades seja superior frequncia relativa a activi dades com um bom desempenho. Os processos e/ou actividades subcontratados com in fluncia no SGA devem ser includos no programa de auditorias internas. As auditoria s ambientais internas podem abranger a totalidade do SGA ou parte deste. No caso da organizao apenas prever auditorias ambientais internas parciais, o seu conjunt o deve permitir, num perodo de tempo adequado, avaliar a totalidade do SGA. A NP EN ISO 14001:2004 no define a frequncia das auditorias internas, contudo a APCER c onsidera como boa prtica que, no mnimo, no perodo de um ano a totalidade do sistema seja avaliada. As equipas auditoras podem utilizar listas de verificao/comprovao qu e permitam a sistematizao e uniformizao dos critrios e da abrangncia. As listas de ver ificao/comprovao devem ser elaboradas tendo por base os processos, a significncia dos aspectos ambientais inerentes aos mesmos e a documentao de suporte ao SGA, i.e., devem ser compatveis com o SGA de cada organizao e com os seus requisitos. Ao nvel d os registos de execuo da auditoria deve ser considerada a formalizao de informaes rele vantes, atendendo ao contedo dos procedimentos existentes e registos de programao e planeamento de auditorias internas tais como o mbito da auditoria, referenciais, objectivos e alcance da auditoria interna, constituio da equipa auditora (e quem auditou o qu, em especial quando se coloquem questes de independncia e imparcialida de) e durao da auditoria. Os registos devem incluir, para alm de eventuais constataes de no conformidade, as concluses da auditoria e/ou constataes de conformidade que p ermitam a determinao da conformidade do sistema com os requisitos da norma de refe rncia e com os requisitos do sistema de gesto estabelecidos pela organizao, e suport em a anlise da sua implementao e adequao (ex. nas actividades de reviso do sistema). O s resultados das auditorias ambientais devem ser levados ao conhecimento da Gesto de topo e dos responsveis das reas auditadas. Um indicador possvel da eficcia das a uditorias internas a comparao dos resultados obtidos recentemente com os da audito ria de segunda ou terceira parte, sendo expectvel que a auditoria interna consiga detectar mais desvios, ou situaes mais relevantes. A identificao de causas de event uais no conformidades constatadas, implementao, fecho e reviso das aces correctivas (v er definio 3.8.7 da NP EN ISO 9000:2000), decorrentes das auditorias ambientais, d evem ser efectuadas de acordo com um circuito de responsabilidades e os procedim entos definidos (ver 4.5.3). Os resultados das auditorias internas constituem, i gualmente, informao para efeitos da reviso do sistema pela Gesto (ver 4.6). 52 de 56
As auditorias enquadradas em processos de certificao, sejam elas visitas prvias ou outras, tambm denominadas por auditorias de terceira parte, no podem ser considera das para evidenciar o cumprimento de requisitos associados a auditorias internas . Verifica-se com alguma frequncia que a realizao de auditorias encarada mais como o cumprimento do requisito da norma do que um processo de valor acrescentado. As sim, embora se cumpram os requisitos normativos, os resultados da auditoria no al canam plenamente os seus objectivos, quer de verificao da conformidade, quer de ide ntificao de oportunidades de melhoria. Esta situao pode ocorrer em diferentes tipos de organizaes e em diferentes estados de maturidade do sistema. , nestes casos, rec omendvel que a organizao, ao nvel do responsvel pelo SGA ou aquando da reviso pela Ges to, avalie criticamente os resultados das suas auditorias internas e promova uma cultura de avaliao e melhoria. Evidncia A organizao deve, atravs da manuteno de reg apropriados demonstrar que as responsabilidades e metodologias para realizar au ditorias internas so adequadas. Registos associados s responsabilidades, requisito s para o planeamento, realizao das auditorias e resultados das auditorias internas . Evidncia de que o planeamento das auditorias tem em considerao os processos/reas/a ctividades com maior impacte ambiental e/ou maior incidncia de no conformidades em auditorias anteriores. No conformidades mais frequentes Os auditores internos no possuem as competncias definidas em procedimento pela organizao: formao na norma de r eferncia e conhecimento do processo produtivo. O mbito do conjunto das diferentes auditorias internas realizadas durante o ciclo de auditorias definido no contempl a todo o SGA. A frequncia das auditorias no tem em considerao a importncia (relevncia ambiental relacionada com os aspectos ambientais significativos identificados) e a situao actual da rea/processo auditado.
4.6 REVISO PELA GESTO Finalidade Garantir a anlise crtica ao mais alto nvel, global e integrada, do desempenho, adequabilidade, eficcia e melhoria do SGA. Interpretao P ara gerir eficazmente o SGA e melhorar o desempenho ambiental a Gesto deve monito rizar e analisar as questes ambientais, numa base regular. As decises estratgicas d evem ser tomadas, implementadas e acompanhadas. A reviso pela Gesto deve ter um mbi to suficientemente alargado para avaliar a melhoria e a adequabilidade do SGA no cumprimento da poltica, dos objectivos e dos requisitos da norma. A Gesto de topo deve conduzir revises pela Gesto em intervalos definidos. Todos os itens do pargra fo 4.6 a) h) devem ser analisados durante o ciclo das revises pela Gesto. Para alg umas organizaes, as revises pela Gesto e as reunies da Gesto de Topo regulares so idn as em natureza. A NP EN ISO 14001:2004 no define a frequncia das revises pela Gesto, sendo essa definio da responsabilidade da Gesto de Topo. As revises pela Gesto devem ter uma frequncia adequada para assegurar uma monitorizao eficaz e o desencadeamen to de aces apropriadas onde necessrio para corrigir quaisquer potenciais problemas. Dificilmente, revises com periodicidade superior a um ano cumprem este objectivo , mas por outro lado, pouco provvel que reunies de rotina, semanais ou mensais, te nham a profundidade necessria. 53 de 56
Os factores que podem afectar a frequncia das revises pela Gesto incluem: Maturidad e do SGA; Problemas encontrados em revises anteriores (ver 4.6 a) - h)); Outras q uestes relevantes para o desempenho do SGA (ex.: novos requisitos legais ou de cl ientes). A informao de entrada para a reviso pela Gesto deve ser planeada de modo a permitir uma viso alargada e abrangente do SGA, do desempenho ambiental e dos res ultados alcanados. Ressalva-se que as recomendaes de melhoria, as alteraes que possam afectar o SGA e o seguimento de aces resultantes de anteriores revises pela Gesto, devem ser motivo de anlise no decurso da reviso pela Gesto. As sadas da reviso pela G esto constituem, em geral, entradas noutros processos do SGA (por exemplo os asso ciados a melhoria, controlo operacional, competncia, formao e sensibilizao, estabelec imento de polticas e objectivos, entre outros). Muitos destes instrumentos de ges to normalizada assentam no conhecimento de quais so, data da reviso do SGA, os aspe ctos ambientais significativos, pelo que de toda a convenincia que esta informao co nstitua uma das entradas do processo de reviso. Os requisitos normativos enfatiza m algumas situaes mais relevantes que devem ser motivo de deciso e, eventualmente, aces associadas. A saber: Melhoria da eficcia do SGA e do desempenho ambiental; Alt eraes da Poltica Ambiental, dos objectivos e metas. Outros exemplos de sadas da revi so pela Gesto podem ser apresentados, ainda que, na essncia, estejam includos nos an teriores: Necessidades de recursos; Elaborao e/ou reviso de documentos de suporte a o SGA (Reviso do(s) programa(s) de gesto ambiental); Entre outros. Esta reviso deve permitir verificar se a Poltica Ambiental se mantm adequada, se os objectivos e m etas ambientais foram atingidos e avaliar o grau de desempenho ambiental. Deve a inda permitir verificar a necessidade de se estabelecerem novos objectivos e met as. No caso de se verificar o no cumprimento dos objectivos e metas devem ser def inidos novos meios tcnicos, humanos e financeiros para os atingir. Evidncia A orga nizao deve, atravs da manuteno dos registos adequados, demonstrar que planeou as revi ses pela Gesto em intervalos definidos, e que estes so suficientes para assegurar o enquadramento, adequao e eficcia contnuos do SGA. A organizao deve evidenciar as ac tanto planeadas como concludas, relacionadas com a melhoria contnua da eficcia do S GA e desempenho ambiental. Os registos da reviso pela Gesto devem contemplar, ineq uivocamente, quais as decises tomadas e eventuais aces desencadeadas. No conformidad es mais frequentes No foi realizada uma reviso pela Gesto no ltimo ano, tal como est ipulado pela organizao no procedimento XPTO de 10-02-2005. A organizao no definiu a p eriodicidade de reviso do SGA pela Gesto de Topo. A reviso pela Gesto realizada no in cluiu todas as entradas (ex.: avaliao de conformidade com os requisitos legais e o utros, comunicao de partes interessadas externas) nem todas as sadas (ex.: alteraes d e objectivos e metas) definidas pela norma de referncia. O documento que resulta da reviso no contempla a tomada de decises nem as respectivas responsabilidades. 54 de 56
Guia Interpretativo NP EN ISO 14001:2004 A EQUIPA: Coordenao: Maria Tyssen Segurado e Joana dos Guimares S Redaco: Andr Ramos Ins Filipe Viegas Joana Freitas Joana dos Guimares S Maria Tyssen S egurado Rita Batista Sofia Meister Reviso: Ana Dahlin Ana Roque Antnio Arago Frutuoso Cristina Effertz Cristina Rocha Cristina Rothes Barbosa Helena Ferreira Joo Vila Lobos Jorge Castanheira Alves Jo s Sales Grade Jos Saraiva Ramos Lus Oliveira Manuel Salgado Silva Maria Helena Pere ira Rui Oliveira 55 de 56

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