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ADMINISTRACIN DE EMPRESAS I

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Ingeniera en Mantenimiento Elctrico

Econ. Amparito Posso S.

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1. CONSULTA EN BIBLIOTECA DE LA UTN 1.1.

PROCESOS ADMINISTRATIVOS
LIBRO

AUTOR: Koontz, Harold AUTOR SECUNDARIO: Weihrich, Heinz TITULO: Administracin / Harold Koontz, Heinz Weihrich EDICION: a. ed. LUGAR DE EDICION: MEXICO D.F EDITORIAL: McGraw-Hill-INTERAMERICANA DE MEXICO S.A de C.V . AO DE EDICION: NUMERO DE PGINAS: 771pg. DESCRIPCION: Incluye glosario, ndice de nombres, ndice analtico e ndice. CLASIFICACION DEWEY: 658 K82 ad ej:3 CODIGO: LOCALIZACION DE LA OBRA: ADMINISTRACIONORGANIZACIN.

Chiavenato, Idalberto. Administracin : proceso administrativo : teora, proceso, prctica. 3a ed. Bogot. McGraw-Hill. 2001. xvi, 415 p. 24 cm.

ADMINISTRACION: La palabra administracin viene del latn ad que significa direccin para y minister que significa subordinacin u obediencia, lo cual se puede traducir como aquel que realiza una funcin bajo el mando de otro. La administracin se define como el proceso a disear y mantener un medio ambiente en el cual los individuos, que trabajan juntos en grupos, logren eficientemente los objetivos seleccionados. Esta definicin bsica necesita ampliarse: 1. Como administradores, las personas ejecutan las funciones administrativas de planeacin, organizacin, integracin de personal, direccin y control.
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2. La administracin es aplicable a cualquier tipo de organizacin. 3. Es aplicable a los administradores en todos los niveles organizacionales. 4. El objetivo de todos los gerentes es el mismo; crear un supervit. 5. La administracin se ocupa de la productividad; eso implica eficacia y eficiencia. La administracin es aplicable a las organizaciones grandes y pequeas, a las empresas lucrativas y no lucrativas, a las industrias manufacturadas, a si como a las de servicios.

EL PAPEL DE LA TEORIA EN LA ADMISTRACION En el campo de la administracin, el papel de la teora consiste en proporcionar un medio para clasificar los conocimientos administrativos significativos y pertinentes por ejemplo:, en el rea de disear una estructura organizacional eficaz, hay cierto nmero de principios que estn interrelacionados y que tienen un valor predictivo para los gerentes. Algunos principios proporcionan normas para delegar autoridad, el principio de igualdad de autoridad y responsabilidad, y el principio de unidad de mando. Los principios pueden ser descriptivos o predictivos, pero no prescriptivos. Es decir, describen como se relaciona una variable con la otra, que suceder cuando estas variables interacten. No prescriben lo que debera hacerse. En toda organizacin se deben establecer principios y normas por el cual se rijan tanto empleados como directivos para tener una autoridad de mando organizada y justa. Funciones de los gerentes: Planeacin Organizacin Integracin de personal

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Direccin Control Coordinacin la esencia de la habilidad gerencial

PLANEACI ON QUE HACER?

FASE MECANI CA
PROCESO ADMINISTRATIVO

MISION, VISION, OBJETIVOS, ESTRATEGIAS, PROGRAMAS, PRESUPUESTOS, POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS.

ORGANIZAC IN

COMO

HACER? FASE DINAMI CA DIRECCI ON Ingeniera en Mantenimiento Elctrico QUE SE HAGA Econ.

DEPARTAMENTALIZ ACION DIVISION DEL TRABAJO DESCRIPCION DE PUESTOS

INTEGRACION DE RECURSOS TOMA DE DECISIONES SUPERVISION, MOTIVACION Amparito Posso S.Y COMUNICACIN LIDERAZGO

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CONTRO L COMO SE HIZO

FIJAR ESTANDARES, MEDICION, CORRECION Y RETROALIMENTAC ION

PLANEACION Las operaciones administrativas en la organizacin, integracin de personal, direccin y control estn diseadas para apoyar el logro de los objetivos de la empresa, la planeacin lgicamente antecede a la ejecucin de todas las dems funciones administrativas. Aunque en la partica todas las funciones se combinan como un sistema de accin, la planeacin es nica en le sentido de que implica establecer los objetivos necesarios para todo esfuerzo de grupo. La planeacin y el control son inseparables, son los gemelos idnticos de la administracin. Cualquier intento de controlar sin planes carece de sentido, ya que no hay forma de que las personas sepan si van en la direccin correcta (el resultado de la tarea de control) a no se que primero sepan para donde quieren ir (parte de la tarea de planificacin) as los planes proporcionan los estndares de control. EFICIENCIA DE LOS PLANES La eficiencia de un plan se mide por su contribucin al propsito y a los objetivos que se persigan, equilibrado9 por los costos y otros factores que se requieran para formularlo y operarlo. Un plan puede facilitar la consecucin de los objetivos, pero a un costo excesivamente elevado. Los planes son eficientes si logran su propsito a un costo razonable, cuando el costo se mide no solo en trminos de tiempo, dinero o produccin sino tambin por el grado de satisfaccin individual y de grupo. PROPOSITOS O MISIONES

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Las personas creen a veces que la misin de un negocio, as como su objetivo, consiste en obtener utilidades. Es verdad que cada tipo de empresa debe tener, una meta u objetivo de supervit (en los negocios utilidades) para que sobreviva y realice la tarea que la sociedad le encomienda. Pero este objetivo bsico se consigue al emprender actividades, al ir en direcciones claramente definidas, alcanzar metas y realizar una misin. OBJETIVOS Los objetivos o metas son los fines hacia los cuales se dirige una actividad. Representa no solo el punto final de la planeacin sino tambin el fin hacia el cual se dirige la organizacin, integracin de personal, direccin y control.

ESTRATEGIAS El propsito de las estrategias es determinar y transmitir a travs de un sistema de objetivos y polticas bsicos, una imagen acerca de qu tipo de empresa se desea proyectar las estrategias no pretenden describir con exactitud cmo ha de lograr la empresa sus objetivos, ya que esta de incontables programas de apoyo mayores y menores. Pero las estrategias ofrecen una estructura para orientar el pensamiento y la accin. Sin embargo, su utilidad en la prctica y su importancia para orientar la planeacin si justifican la separacin de las estrategias como un tipo de plan con fines de anlisis. POLITICAS Son planes en el sentido de que constituyen declaraciones o entendimientos generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones. Las polticas definen un rea dentro de la cual debe tomarse una decisin y asegurarse de que la decisin sea congruente con un objetivo contribuya a su cumplimiento.las polticas ayudan a decidir cuestiones antes de que conviertan en problemas, hacen innecesario analizar la misma situacin cada vez que se presente y unifican otros planes. Las polticas existen comnmente en todos los niveles de la organizacin e incluyen desde grandes polticas de la compaa y de los departamentos hasta polticas menores aplicables a los segmentos ms pequeos de la organizacin. PROCEDIMIENTOS Son planes que establecen un mtodo obligatorio para manejar actividades futuras. Son guas para la accin, ms que para el pensamiento, y describen la manera exacta en que den realizarse ciertas actividades. REGLAS
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Describen la accin o no accin requerida y especfica y no permiten discrecin, e general constituyen el tipo ms sencillo de plan. Las reglas se diferencian de los procedimientos en que guan la accin sin especificar una secuencia temporal. La esencia de la regala es que refleja una decisin administrativa de que cierta accin debe emprenderse o no. PROGRAMAS Son un conjunto de metas, polticas procedimientos, reglas, asignaciones de tarea pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de accin; normalmente cuenta con el apoyo de presupuestos. PRESUPUESTOS Es un estado de los resultados esperados, expresados en trminos numricos, se puede denominar programa con expresin numrica. De hecho, al presupuesto de operacin financiera se le denomina plan de utilidades. PASOS DE LA PLANEACION 1. Conciencia de las oportunidades 2. Establecimiento de objetivos 3. Desarrollo de premisas 4. Determinacin de curso de accin alternativos 5. Evaluacin de cursos de accin alternativos 6. Seleccin de un curso de accin 7. Formulacin de planes derivados 8. Expresin numrica atreves del presupuesto ORGANIZACIN La organizacin es la segunda fase del proceso administrativo. A travs de ella el sistema establece la divisin del trabajo y la estructura necesaria para su funcionamiento. Con sus principios y herramientas, se establecen los niveles de autoridad y responsabilidad, se definen las funciones, los deberes y las dependencias de las personas o grupos de personas. Fayol (1972), define la organizacin diciendo que consiste en dotar al organismo de elementos necesarios para su funcionamiento a travs de operaciones tpicas a saber, las funciones tcnicas, financieras, contables, comerciales, de seguridad y administrativa. Melinkoff (1987), con relacin al ttulo del escrito la define como el proceso administrativo a travs del cual se crea la estructura orgnica de la institucin, se determinan los niveles de autoridad y de responsabilidad, se establecen las funciones, los deberes y las atribuciones que corresponden a los objetivos trazados previamente en el proceso de planificacin u elaboracin del nivel corporativo estratgico( misin, visin, objetivos corporativos, metas y mecanismos de medida u actuacin).
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Segn Melinkoff (1987), para estructurar una organizacin es preciso trabajar con los siguientes elementos: a) Los principios generales. b) Los sistemas de organizacin. c) Los instrumentos metodolgicos. MUCHOS DE LOS AUTORES DE ADMINISTRACION HACEN UNA DISTINCION ENTRE ORGANIZACIN FORMAL Y INFORMAL. ORGANIZACIN FORMAL En la organizacin formal no hay en ello nada inherentemente inflexible o demasiado limitante, para que el gerente organice bien, la estructura debe proporcionar un ambiente en el cual el desempeo individual, tanto presente como futuro, contribuya con ms eficacia a las metas del grupo. La organizacin formal debe ser flexible. Deber darse cabida a la discrecin para aprovechar los talentos creativos y para el reconocimiento de los gustos y capacidades individuales en la ms formal de las organizaciones. ORGANIZACION INFORMAL Se considera como organizacin informal cualquier actividad personal conjunta sin un propsito consciente conjunto, aun cuando contribuya a resultados conjuntos.se puede decir que una organizacin informal es como una red de relaciones personales y sociales no establecidas ni requeridas por la organizacin formal, sino que surgen espontneamente a medida de que la gente se asocia entre s. DIRECCION Es la ejecucin de los planes de acuerdo con la estructuras de planeacin y la organizacin, atreves de ella se logran las formas de conducta mas deseables en los miembros de la organizacin, la direccin eficiente es determinante en la moral de los empleados y consecuentemente en la productividad. Su calidad se refleja en la implementacin de mtodos de la organizacin y en la eficacia de los sistemas de control. A travs de ella se establece la comunicacin necesaria para que la organizacin funcione. PRINCIPIOS DE LA DIRECCION 1. Unidad de mando. Cada subalterno tiene un solo superior evitando duplicidad de rdenes. 2. Delegacin

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Delegar a un nivel que pueda ejecutarlas, es transferir autoridad y exigir responsabilidad. 3. Amplitud de control Se refiera al nmero ideal de subordinados 4. De coordinacin Principio de relaciones funcionales con un objetivo en comn.

PRINCIPIOS SEGN FAYOL 1. El principio de la autoridad y responsabilidad Los gerentes tienen que dar rdenes para que se hagan las cosas. Si bien la autoridad formal les da el derecho de mandar, los gerentes no siempre tendrn obediencia, a menos que tengan tambin autoridad personal (liderazgo) 2. Principio de la disciplina Los miembros de la organizacin deben respetar las reglas y convenios que gobierna la empresa. Esto ser el resultado de un buen liderazgo en todos los niveles, de acuerdos equitativos (tales disposiciones para recompensar el rendimiento superior) y a las infracciones aplicadas con justicia. 3. Principio de la unidad de mando Cada empleado debe recibir instrucciones sobre una operacin de una sola persona 4. Principio de la unidad de direccin Las operaciones que tiene un mismo objetivo deben ser dirigidas por un solo gerente que use un solo plan 5. Principio de centralizacin y descentralizacin Fayol crea que los gerentes deben conservar la responsabilidad final pero tambin deben dar a su subalterna autoridad suficiente para que puedan realizar adecuadamente su oficio. El problema consiste en encontrar el mejor grado de centralizacin en cada caso. 6. Principio de la equidad Los administrativos de deben ser amistosos y equitativos con sus subalternos. 7. Principio de la iniciativa Debe darse a las subalternas libertades para concebir y llevar a cabo sus planes, aun cuando a veces se comentan errores. CONTROL La funcin gerencial de control es la medicin y correccin del desempeo a fin de asegurase de que se cumple con los objetivos de la empresa y los
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planes diseados para alcanzarlos. La planeacin y el control estn estrechamente vinculados. El control, es una funcin de todos los gerentes, desde el presidente hasta el supervisor. ELEMENTOS DE CONCEPTO DE CONTROL Para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeacin se hace por medio de: MEDICION: para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados. DETECTAR DESVIACIONES: una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecucin y la planeacin. ESTABLECER MEDIDAS CORRECTIVAS: el objeto del control es prever y corregir los errores. El control es un proceso cclico y repetitivo. Est compuesto de cuatro elementos que se suceden: Establecimiento de estndares: es la primera etapa del control que establece los estndares o criterios de evaluacin o comparacin. Un estndar es una norma o criterio que sirve de base para la evaluacin o comparacin de alguna cosa como los son. Estndares de cantidad; como volumen de produccin, cantidad de existencias, de materiales primas nmeros de horas entre otras. Estndares de calidad; materia prima, calidad de produccin Estndares de tiempo; tiempo utilizado en la produccin. Estndares de costos; costos de produccin, administracin, ventas.
1.

2. Evaluacin del desempeo: Tiene como fin evaluar lo que se est haciendo. 3. Comparacin del desempeo con el estndar establecido: Compara el desempeo con lo que fue establecido como estndar, para verificar si hay desvi o variacin, esto es, algn error o falla con lo que se esperaba. 4. Accin correctiva: Busca corregir el desempeo para adecuarlo al estndar esperado. La accin correctiva es siempre una medida de correccin y adecuacin de algn desvi o relacin con los estndares establecidos y esperados.

1.2.

DIAGRAMAS DE FLUJO:

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Un diagrama de flujo o flujograma es una representacin grfica de la forma en que funciona un proceso, ilustrando como mnimo el orden de los pasos. Hay diversos tipos de Flujogramas: el ms simple (un flujograma de alto nivel o primer nivel), una versin detallada (un flujograma de segundo nivel) y uno que indica tambin la gente que participa en los distintos pasos (un flujograma de distribucin o matriz).

El diagrama de flujo sirve para aclarar cmo funcionan las cosas y cmo pueden mejorarse. Esta herramienta ayuda tambin a buscar los elementos clave de un proceso, a la vez que se delinea claramente dnde termina un proceso y dnde empieza el prximo. El trazado de un flujograma establece la comunicacin y el conocimiento general del proceso. Adems, los diagramas de flujo se usan para identificar los miembros adecuados del equipo, identificar quin proporciona insumos o recursos a quin, establecer reas importantes para la observacin o recopilacin de datos, identificar las reas para mejorar o hacer ms eficientes, y para generar hiptesis sobre las causas. Los flujogramas pueden usarse para examinar los procesos para el flujo de pacientes, el flujo de informacin, el flujo de materiales, los procesos de atencin clnica o las combinaciones de estos procesos. Una de las aplicaciones del Diagrama de Flujo es la obtencin de un Conocimiento global y especfico de un proceso. Esta herramienta posibilita un conocimiento comn que sirva de base para un Determinado estudio, planificacin, etc.

Los smbolos ms usados son los siguientes:

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INICIO

SI

ES MATERIAL DE
SUSCRIPCION?

NO

N O EXISTE EL MATERIAL DONADO EN EL INVENTARIO?

ROTULAR . SELLAR, COLOCAR CODIGO DE BARRAS

INGRESA R AL SISTEMA

UBICAR EN ESTANTERI A

SI

SI ESTA EN MAL ESTADO EL MATERIAL DE LA ESTANTERIA?

ROTULAR . SELLAR, COLOCAR CODIGO DE BARRAS

REALIZAR CAMBIO FISICO

REALIZAR TRASLADO Ingeniera en Mantenimiento Elctrico

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FIN

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CONVENCIONES

USUARIO INICIO AUXILIAR

CONSULTAR EN JAMUIM SOBRE EL TEMA DE INTERES

COPIAR INFORMACION DEL TEMA EN LA FICHA

ENTREGAR LA FICHA AL ENCARGADO DE LA HEMEROTECA ENTREGAR DOCUMENTO DE IDENTIDAD DIFERENTE FLUJOGRAMA subproceso de prstamo de material hemeroteca A CC Y TI.

BUSCAR MATERIAL SOLICITADO EN LA HEMEROTECA

ESTA
DISPONIBLE

NO

EL MATERIAL?

COMUNICAR QUE NO ESTA DISPONIBLE EL MATERIAL Y BRINDAR ASESORIA

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SI

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ENTREGAR EL MATERIAL SOLICITADO

COMUNICAR RESTRICCIONES

ARCHIVAR DOCUMENTO DE IDENTIDAD EN FICHERO

ARCHIVAR FICHA DE SOLICITUD DE SERVICIO

REALIZAR LA CONSULTA EN EL MATERIAL PRESTADO

DEVOLVER EL MATERIAL A LA HEMEROTECA

ENTREGAR EL DOCUMENTO DE IDENTIFICACION AL USUARIO

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REALIZAR ESTADISTICA Amparito Posso S. Econ.

FIN

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INICIO

Consulta en JANIUM

Se adquiere informacin sobre el tema, la disposicin y la ubicacin.

N O

El JANIUM ofrece otra opcin de bsqueda en la red de bibliotecas.

FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE PRESTAMO DE MATERIAL S DE CONSULTA.

I

Tiene acceso al material Presenta el material a un auxiliar junto con el documento de identidad original.

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Verifica si se encuentra en el sistema

N O

Se procede a inscribir a las personas

S I

Verifican las referencias, 1 personal y 1 familiar Finaliza inscripcin e ingreso al sistema

SI

Verifica n si el libro es de reserva

No podr ser prestado para la casa

N O

Se verifica si el sticker es verde

SI

Solo se puede prestar un da

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N O

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B
Se puede prestar hasta 10 das, con la posibilidad de renovar 3 veces ms.

La persona obtiene satisfactoriamente el servicio

Realiza la entrega del material en el da indicado?

SI

Queda habilitado para usar el servicio nuevamente.

N O

Se multara al usuario con $800 por da y por libro

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C
Cum ple con la multa ?
N O

SI

Podr usar de nuevo el servicio

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Quedara informado como usuario moroso en la red de bibliotecas

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FIN

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