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1.1.CONCEPTO Y FUNCIONES
Cumple por tanto dos funciones; por un lado es un instrumento de constatación que
permite comprobar el desarrollo de una actuación administrativa y por otro es un
instrumento de comunicación, ya que los documentos administrativos permiten la
1.2. CARACTERÍSTICAS
- Son emitidos por un órgano administrativo. Por tanto quedan excluidos todos
los documentos redactados o creados por los interesados, como las solicitudes,
las alegaciones o los recursos y reclamaciones.
- Su emisión es válida.
1.3. CLASES
Los documentos administrativos más relevantes para nuestro estudio, son aquellos
emitidos en el marco del procedimiento administrativo, entendiendo que no son los
únicos que pueden ser emitidos por la Administración, puesto que otro grupo que
analizaremos en otro apartado de este tema, sirve para reflejar la existencia de un
documento anterior, del que el segundo es sólo una constatación, denominado copia o
los certificado administrativo.
Se da en aquellos supuestos en que se detecta que por tener elementos comunes dos o
más procedimientos administrativos.
Los oficios son documentos que se utilizan para la comunicación entre unidades y
órganos administrativos, en concreto con este tipo de oficio se solicitan informes para
dictar la resolución de un procedimiento.
Citación de comparecencia
Acreditación de la notificación
Resolución
Es el documento administrativo que recoge las decisiones del órgano competente que
pone fin a un procedimiento, resolviendo todas las cuestiones planteadas en el mismo.
Resolución de inadmisión
Documentos de decisión
El acuerdo es el documento administrativo que recoge las decisiones adoptadas por los
órganos competentes sobre la iniciación y las cuestiones que se suscitan en la
tramitación de un procedimiento antes de la resolución del mismo.
Las resoluciones contienen las decisiones del órgano competente que pone fin al
procedimiento administrativo, resolviendo todas las cuestiones que se han planteado en
el mismo.
- Las notificaciones son los documentos por los que la Administración comunica
a un interesado una resolución o un acuerdo.
- Las actas son los documentos que acreditan hechos, circunstancias, juicios o
acuerdos.
Los documentos de juicio clásicos son los informes, que a su vez pueden ser:
- Solicitudes
- Denuncias
- Alegaciones
- Recursos
- Peticiones
- Reclamaciones
En el resto de casos, será sólo necesario respetar una serie de extremos formales y
generales. Son los siguientes:
2.1.1. Solicitudes
Son documentos presentados por los ciudadanos que dan lugar al inicio de un
procedimiento administrativo.
- Lugar y fecha.
2.1.2. Denuncias
Son documentos administrativos que pueden o no, ser presentados por los ciudadanos y
que dan lugar al inicio de un procedimiento administrativo , ya sea o no sancionador,
como consecuencia de la puesta en conocimiento de algún hecho concreto, a un órgano
administrativo competente.
2.1.3. Alegaciones
2.1.4. Recursos
Los recursos administrativos se definen como aquellos documentos presentados por los
ciudadanos en los que éstos impugnan un acto administrativo que afecta a sus derechos
o intereses legítimos, solicitando su anulación por considerar que incurre en algún
defecto que lo hace objeto de nulidad o anulabilidad.
- Lugar, fecha, firma del recurrente, identificación del medio y, en su caso, del
lugar que se señale a efectos de notificaciones.
El error en la calificación del recurso por parte del recurrente no será obstáculo para su
tramitación, siempre que se deduzca su verdadero carácter.
Los vicios y defectos que hagan anulable un acto no podrán ser alegados por quienes los
hubieren causado.
2.1.5. Peticiones
La diferencia básica que mantiene con la solicitud estriba en que la solicitud está basada
jurídicamente en un derecho del ciudadano a la obtención del objeto de la solicitud, de
forma que al comprobarse su adecuación con el ordenamiento jurídico, se autorizará o
en caso contrario, se denegará. La petición está basada sin embargo en la concesión
1. Todos los españoles tendrán el derecho de petición individual y colectiva, por escrito,
en la forma y con los efectos que determine la ley.2. Los miembros de las Fuerzas o
Institutos armados o de los Cuerpos sometidos a disciplina militar podrán ejercer este
derecho sólo individualmente y con arreglo a lo dispuesto en su legislación específica
graciable del objeto de la misma, que queda en manos del poder discrecional del órgano
al que se dirige.
2.1.6. Reclamaciones
A ello debe añadirse la previsión que efectúa el artículo 70 acerca de la expedición por
las Administraciones de recibos de las solicitudes, escritos y comunicaciones
presentados por los ciudadanos y la posibilidad, consagrada por el artículo 46, de que
los órganos que reglamentariamente tengan atribuida tal competencia en cada
Administración pública, expidan copias auténticas de documentos públicos y privados,
lo que constituye una de las novedades más reseñables de la Ley 30/1992.
Todas estas previsiones, junto con la nueva regulación de los lugares de presentación de
documentos en el artículo 38, configuran los pilares básicos del marco en el que ha de
desarrollarse en buena medida la participación de los ciudadanos en la tramitación de
los procedimientos y actuaciones de la Administración que les atañen.
Las copias auténticas son las expedidas sobre la base de un documento administrativo
emitido por el mismo órgano que redacta aquélla.
Las copia autenticadas se pueden realizar sobre documentos públicos o privados,
cotejando la copia con el original.
- Las demás copias tendrán la eficacia que a efectos probatorios les atribuya el
Código Civil
Los interesados en obtener la copias anteriormente mencionadas las solicitarán ante los
órganos competentes para expedirlas.
Igualmente, puede ser autorizado por las Jefaturas de Sección o por los órganos
asimilados a las mismas.
5. FORMACIÓN DE EXPEDIENTES
- Todas las hojas del expediente deben ser rubricadas y foliadas por los
encargados de realizar su tramitación.