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AULA 04: Reunies Arquivos Documentos I

A reunio uma forma de unir uma equipe em torno de um projeto.

1) Elabore a pauta da reunio, incluindo informaes como: Local Horrio de incio e trmino Objetivos a serem alcanados Participantes Assuntos a serem discutidos, com a durao de cada um.

2) Providencie: Crachs Lista de presena Papis, lpis e canetas Documentos necessrios reunio Um local estratgico para servir as bebidas (gua, ch, caf e suco)
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Convoque as pessoas certas no chame quem no tem nada a acrescentar

Seja pontual atrasos tiram a ateno das pessoas

Defina o assunto uma reunio sem objetivos o comeo do caos. Primeiro o mais importante boas resunioes comeam com temas que
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Estimule as boas ideias olhe para quem estiver com a palavra e no o interrompa. Organize as ideias tenha o hbito de fazer anotaes. Coloque na geladeira anote as ideias que podem ser usadas futuramente. Tempo limite depois de 2 horas de reunio, as pessoas perdem o interesse.

Redija a Ata. Esta no deve ser apenas um registro do que foi dito na reunio. Ela tambm deve ser um plano de ao que a equipe ir executar para cumprir os objetivos do projeto.

Cristiane Barreto responde

Sua empresa preparar uma reunio. Para isso, devem elabore a pauta, incluindo:
Local

Horrio

de incio e trmino Objetivos a serem alcanados Participantes Assuntos a serem discutidos, com a durao de cada um.

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 Arquivo

consiste na reunio e guarda de documentos necessrios boa administrao da empresa, ou mesmo boa administrao da vida de uma pessoa. Assistente Administrativo precisa saber arquivar corretamente documentos, pois a sua eventual indisponibilidade pode significar

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Ativo: neles esto arquivados todos os documentos e papis de uso, consultas, referncias constantes e atuais. para documentos e papis que no so usados ou consultados com muita frequncia.

Inativo:

Morto:

para documentos que raramente so consultados. Sua organizao deve ser a mesma usada para o arquivo porque algumas vezes ser necessrio recorrer a

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 Dentre

os diversos sistemas de arquivamento existentes, dois so os mais comuns: Alfabtico: arquiva de acordo com a ordem das letras do alfabeto. Mtodo simples e bastante prtico, usado mais no caso de nomes de pessoas e empresas. Numrico: arquiva por ordem de nmeros. O documento classificado recebe um nmero, conforme a ordem de chegada e, ao mesmo tempo, esse nmero transcrito numa guia que, colocada na pasta, ocupar lugar correspondente no

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a) Sobrenome: Primeiro, deve constar o sobrenome, ou, no caso de mais de um, o ltimo sobrenome; em seguida, o prenome e em terceiro, os outros prenomes e/ou sobrenomes.
Nome Andr Luiz Guimares Miriam Janana M. Hernandes Ordem de arquivamento Guimares, Andr Luiz Hernandes, Miriam Janana M.
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b) Ttulos e graus de parentesco Os ttulos e graus de parentesco, abreviados ou no, ou acadmicos, que antecedem ou seguem o nome, no so considerados no arquivamento, sendo colocados no fim entre parnteses.
Nome
Dr. Fencio de Andrade Medeiros Lucas Peixoto Jr. Ministro Alfredo Souza

Ordem de arquivamento
Medeiros, Fencio de Andrade (Dr.) Peixoto, Lucas (Jr.) Souza, Alfredo (Ministro)
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c) Sobrenome precedido de prefixo ou preposio No caso de sobrenomes que vm precedidos de prefixo ou preposio, em letra maiscula, fazendo parte integrante do sobrenome, arquiva-se pela letra do prefixo ou preposio.
Nome Ordem de arquivamento

Rute Del Vecchio

Nutty Von Marck

Del Vecchio, Rute

Von Marck, Nutty
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d) Sobrenome composto Sobrenome composto por um substantivo e um adjetivo deve permanecer inseparvel.
Nome Antnio Casa Grande Flvio Coelho Dourado Ordem de arquivamento Casa Grande, Antnio Coelho Dourado, Flvio
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e) Empresas Nomes de empresas no sofrem alterao.

Nome Jornal A Noite Casas Pernambucanas

Ordem de arquivamento Jornal A Noite Casas Pernambucanas

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a) Mtodo numrico simples

1 etapa Os assuntos principais so divididos em nmeros de 100 em 100. Exemplo de uma firma imobiliria: 100 ADMINISTRAO 200 ALUGUEL 300 COMPRA
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a) Mtodo numrico simples

2 etapa As primeiras subdivises de cada grupo recebem nmeros de 10 em 10. Por exemplo: 200 ALUGUEL 210 Apartamento 220 Casa 230 Escritrio

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a) Mtodo numrico simples

3 etapa As segundas subdivises tm nmeros de 1 em 1. Por exemplo: 200 ALUGUEL 210 Apartamento 211 Apartamento de sala e quarto 212 Apartamento de dois quartos

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a) Mtodo numrico simples

4 etapa Na eventualidade de subdividir ainda mais o registro de informaes, recomenda-se a separao por hfen do nmero atribudo e comear de 1 a 1. Por exemplo: 200 ALUGUEL 210 Apartamento 211 Apartamento de sala e quarto 211 1 Bairro Leblon (Rio de

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 Leia:

a leitura enriquece o vocabulrio, estimula a imaginao e a criatividade. Tenha em mente que o tempo do leitor importante e deve-se tentar economiz-lo. Antes de comear a escrever, estabelea os seus objetivos com o texto: Onde voc quer chegar? Escreva pargrafos curtos, cada um com uma ideia central.
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Evite: Frases negativas. Termos tcnicos ou siglas. Clichs

Se

tiver dvidas, consulte o dicionrio. Organize suas ideias Foque o problema e a soluo. Revise o texto antes de entreg-lo.

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 Documento

utilizado para disseminao de informaes relevantes, dentro ou fora da empresa.

As

empresas fazem uso do comunicado, principalmente por meio de revistas, jornais e televiso.

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uma forma de correspondncia dirigida a vrios destinatrios com o mesmo texto, transmitindo ordens ou determinaes do servio de carter geral. escrita de forma impessoal e genrica, esclarecendo aos interessados determinadas orientaes ou providncias, para serem amplamente divulgadas.
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uma modalidade de comunicao entre unidades administrativas de um mesmo rgo que podem estar hierarquicamente em mesmo nvel ou em nveis diferentes. assim, um documento interno, sem formalidades. Sua caracterstica principal a agilidade. Sua tramitao em qualquer rgo deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocrticos.

Sendo

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Junto com sua equipe, redijam os seguintes documentos:

Comunicado

Circular
Memorando

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