UNIVERSIDAD ABIERTA PARA ADULTOS UAPA

FACULTAD DE NEGOCIOS CARRERA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS

ANLISIS Y ELABORACIN DE INFORMES TCNICOS

INFORMES PROFESIONALES

POR: LEONARDA ALONZO

2011-02-02

INFORMES PROFESIONALES

III INFORMES PROFESIONALES

3.1 Concepto de Informe El informe es el resultado final de la investigacin comercial que se entregar al cliente, debe haber sido redactado teniendo en cuenta tanto los objetivos generales del estudio, como la utilidad de la investigacin para el cliente. El informe sirve para responder a una solicitud, que generalmente, requiere una cierta investigacin y reunin de datos para informar a alguien sobre los resultados de la misma. Para redactar un documento de este tipo se puede responder al siguiente esquema de preguntas: 1. Qu es lo que se investiga exactamente? 2. 3. 4. 5. Por qu? Segn qu mtodo? Cules son los resultados? Cules son las conclusiones?

Es un instrumento cuya finalidad es informar a una o varias personas, ya sea de manera oral o escrita. (Alfonso D Santiago) Son registros planeados y formales de la informacin transmitida a los individuos para que la apliquen a la planeacin, implantacin, control y problemas de decisin. (Murdick, Robert G.) Los informes, generalmente y sobre todo en las empresas, son confidenciales. Tienen carcter formal, objetivo y claro, para que el lector pueda comprenderlos, especialmente si son informes de tipo tcnico.

Si tambin incluye anexos, stos deben ir al final del informe, excepto cuando deben ilustrar lo que se est diciendo, como por ejemplo, una tabla de estadsticas. 3.2 Mtodos de presentacin de Informes El modo ms conveniente de elaborar un informe es preparar previamente su planificacin. Planificar un informe o un escrito cualquiera es desglosarlo en sus componentes, desintegrarlo, para programar luego su desarrollo. Con las partes de que consta ya separadas, resulta fcil hacerse un esbozo con el cual su elaboracin se presenta mucho ms sencilla de atacar. No es mala idea reflexionar de antemano en las proporciones de las partes que van a constituir el informe. Visto elementalmente habr que tener en cuenta un prefacio, una introduccin, un cuerpo central, una parte final y a veces algunas ilustraciones. Segn sea su extensin, el tratar de pensar por adelantado en las proporciones de esta parte que contribuye a encontrar un equilibrio en su composicin. Para permitirle al redactor una mejor ordenacin de sus ideas y en consecuencia lograr escritos coherentes y bien llevados, se insiste en la conveniencia de elaborar un esquema previo de desarrollo del informe que se tenga que preparar. 3.3 Importancia del Informe El informe es de gran importancia para la toma de decisiones en la empresa. Uso y Propsito del informe El uso y el propsito de los informes dentro de una organizacin, bsicamente se resume a la transmisin de informacin para su anlisis o almacenamiento, con la finalidad de ser utilizado por algn ente de la organizacin en un futuro inmediato

(das, semanas o meses subsecuentes) o en algn momento del futuro pero que no se conoce con exactitud para la correcta toma de decisiones. No todos los informes cumplen el mismo propsito dentro de la empresa, pero si el mismo uso. El uso ser siempre igual, ayudar en la toma de decisiones, dado que los informes estn condicionados como se dijo anteriormente a la transmisin de una determinada informacin para su posterior anlisis, pero de ah nace el propsito de la transmisin de la informacin. Como se ha venido sealando, existen diferentes tipos de informes, cada uno con una finalidad o propsito especfico, diseado al momento de creacin de su figura. Por ejemplo, el propsito del informe de relacin ingresos-gastos de una unidad empresarial fue explicito al momento de su creacin, pues la informacin que debe estar contenida en el debe ser en detalle, todos los ingresos percibidos en el ejercicio y la respectiva aplicacin (gastos) de los mismos en dicho ejercicio, por su puesto para la toma de decisiones en relacin al presupuesto del ejercicio subsiguiente, o para el control y evaluacin de la actuacin de dicha unidad durante el ejercicio, etc. De manera, que un mismo informe puede tener diferentes propsitos dentro de la empresa. Los informes escritos ofrecen la invalorable ventaja de constituir verdaderos archivo, a los cuales se puede recurrir en cualquier momento, por otra parte, permiten verlos una vez y otra y cuantas sea necesario, para hacerse un criterio definido sobre su contenido, con miras a tomar una decisin. Las decisiones de hoy se toman en funcin de variables mas complejas y numerosas, son los informes, o mejor dicho, los informantes, lo que tienen la responsabilidad de investigar, estudiar y correlacionar esas variables para ofrecer a

los gerentes, si no las soluciones, por lo menos ideas y elementos de juicio para actuar con sensatez. 3.3 Diferentes Tipos de Informes Profesionales 3.3.1 Informe de Formacin Por formacin profesional se entiende todos aquellos estudios y aprendizajes encaminados a la insercin, reinsercin y actualizacin laboral, cuyo objetivo principal es aumentar y adecuar el conocimiento y habilidades de los actuales y futuros trabajadores a lo largo de toda la vida. 3.3.2 Informe de Actividad El objetivo del informe de actividad es el de dar a conocer las actividades que se realizan dentro de las empresas. 3.3.3 Informe de Sntesis Sintetizar es resumir un asunto, hacer una composicin abreviada de determinada materia, desarrollar un tema con precisin y brevedad, mediante una labor previa de anlisis. Si el informe es de sntesis, la finalidad ser simplemente aportar informacin sobre un tema determinado, como por ej. Los ltimos hallazgos cientficos sobre el sueo. Una vez que estn claros el campo y la finalidad se realiza un esquema de trabajo.

3.3.4 Informe de Proyecto En el caso de estudios o proyectos de larga duracin, en que es necesario informar peridicamente de su estado de avance, se utilizan informes parciales que constituyen en realidad informes de avance sobre el progreso del trabajo a lo largo del tiempo, que se preparan y envan peridicamente. Dentro de stos, se pueden distinguir tres tipos bien diferenciados: el informe preliminar, los informes de avance propiamente tales y el informe final. a) El informe preliminar El "informe preliminar" corresponde a la presentacin inicial del proyecto o trabajo. En l se establece el tema, su alcance y la forma como se pretende abordarlo. El informe preliminar puede incluir, adems de la metodologa por seguir, del plan de trabajo y del plazo de realizacin previsto, una estimacin de los recursos necesarios en cuanto a personal, equipo y elementos auxiliares y un presupuesto para el desarrollo del proyecto. En este caso, el informe preliminar puede ser considerado como una presentacin formal o proposicin de trabajo a quien debe tanto autorizar su realizacin como asignar los recursos necesarios. b) Los informes de avance Los "informes de avance" o "informes parciales" pueden ser presentados cada cierto perodo fijo de tiempo, si as se establece en las condiciones del proyecto, o cada vez que se alcanza una meta preestablecida o que se obtiene un resultado que corresponda a una parte bien definida del total. Estos informes pueden adoptar la forma de una serie, con referencias de enlace al trabajo informado previamente y, en especial, con respecto al programa de trabajo previsto para el perodo siguiente. En ellos es importante dejar en claro los cambios que se prevn con respecto al plan

inicial, propuesto en el informe preliminar y que tengan su origen en los resultados parciales obtenidos. Se debe informar tambin acerca de toda alteracin sustancial que pueda introducirse en el plazo o en el costo establecido, para que la autoridad correspondiente pueda tomar oportunamente las decisiones que procedan. c) Informe final El "informe final" es el ltimo de una serie de informes parciales y su estructura corresponde a la de un informe de investigacin. En ste el autor sintetiza todo el trabajo realizado, ordenando la informacin reunida, de manera coherente, precisa y objetiva. En la "introduccin", establecer el rea cubierta por el proyecto, resumiendo sus distintos aspectos y sealando sus alcances y limitaciones. En las distintas secciones o captulos del cuerpo de informe", relacionar la informacin entregada en los informes de avance, separando lo que corresponde a resultados y dando a stos el nfasis e importancia adecuados. Obviamente, gran parte del material presentado en los informes de avance no se incluir en el informe final o quedar relegado a "apndices" o "anexos" que lo complementarn. El informe final terminar con las "conclusiones, en las que se deber establecer en forma precisa el resultado y evaluacin final del trabajo y las "recomendaciones", si es que procede hacerlas. 3.3.5 Informe de Investigacin o Peritacin Peritacin es el procedimiento metodolgico desarrollado y empleado por el perito para realizar la implementacin de su tarea. Es un informe escrito emitido por un experto con el fin de clarificar o probar, tras anlisis e investigaciones, un hecho.

3.3.6 Informes Comerciales Informes comerciales son cartas dirigidas a personas del mismo ramo o actividad, en las que se recaba informacin sobre clientes, proveedores. Informes comerciales es cuando una empresa desea iniciar un negocio con otra, suele solicitar informes acerca de ella a otra empresa con la que haya comerciado anteriormente. En este caso se suele pedir datos sobre capital de la empresa, solvencia en los negocios, personal que la configura, comportamiento comercial, etc. No es aconsejable incluir en la respuesta observaciones u opiniones personales pues pueden influir en el resultado final del acuerdo al que quieren llegar las empresas. La firma que responda a una solicitud de informes comerciales no debe comprometerse en ningn momento, por lo que sugerimos sea conciso/a contestando tan slo a aquella informacin que se le pide. Actualmente, suele emplearse un tipo de formulario para este tipo de informes que enva la empresa interesada junto con una breve carta de presentacin. La casa que recibe el formulario lo rellena con los datos que se le solicitan y lo remite a la empresa interesada. Estructura 1.- Fecha 2.- Cliente 3.- Actividad 4.- Historia 5.- Situacin Actual

6.- Objetivos 7.- Oferta 8.- Precio 9.- Resultado 10.- Prximos pasos 11.- Conclusiones 3.3.7 Informe Tcnico Todas las oficinas, segn su categora, tienen su sistema de informacin y documentacin. La informtica es el ejemplo ms elocuente de la relevancia que ha cobrado la informacin. El computador y el informe tcnico forman parte del mundo de la informtica. El computador tiene como funcin esencial el almacenamiento y el manejo gil y eficaz de los datos, mientras que el informe es transmisin o comunicacin de informaciones. El responsable de elaborar informes tcnicos comnmente se auxilia del computador para redactarlos. El informe tcnico normalmente recoge informaciones u opiniones con rigor cientfico. Por tanto, debe tener las caractersticas estilsticas de los textos discursivos. El informe tcnico puede ser expositivo, analtico o mixto. Un informe es expositivo cuando su propsito fundamental es transmitir informaciones. Si el propsito es enfocar y explicar las distintas vertientes de un problema, el informe es analtico. Y si se combinan ambas caractersticas, el informe es mixto. Ejemplos de informes expositivos son los diagnsticos v las memorias que peridicamente rinden los departamentos de una institucin.

El reporte de un proyecto o de una investigacin es un informe analtico. Pero puede suceder que tanto en un diagnstico, en una memoria como en el reporte de la evaluacin de un proyecto, se combinen la exposicin y el anlisis, originndose de ese modo un informe mixto. A la redaccin de informes tcnicos, se le aplica el mismo procedimiento y las mismas exigencias que a la redaccin de cualquier texto discursivo. El procedimiento consta de los siguientes pasos. 1) Definicin del propsito del informe 2) Documentacin 3) Planificacin del informe 4) Redaccin del primer borrador 5) Correccin estilstica 6) Autocrtica En la primera etapa, el responsable de elaborar un informe debe esclarecer bien qu objetivos persigue con el mismo. La etapa de la documentacin, es el momento en que se investiga o indaga acerca del tema que interesa. La tercera etapa de la elaboracin de un informe es la planificacin. Se planifica lo que se va a escribir para seleccionar y organizar los datos que se tengan. Como producto de la planificacin, se elabora un esquema expositivo. Cuando ya se tiene elaborado el esquema, se inicia la redaccin del primer borrador. Este recoge tentativamente lo que ser el informe.

Luego, se corrige el estilo del texto. Esto implica coherencia, reglas ortogrficas, signos de puntuacin y propiedad de las palabras empleadas. Por ltimo, se procede a cuestionar el texto como si no fuera de su autora. Esta autocrtica se realiza en base a algunos criterios preestablecidos. Un informe tcnico tiene los siguientes componentes: 1.- Carta de envo 2.- Portada 3.- ndice 4.- Resumen ejecutivo 5.- Introduccin 6.- Cuerpo 7.- Conclusiones y recomendaciones 8.- Apndice 9.- Referencias bibliogrficas La carta de envo sirve para presentar el informe al destinatario. Contiene una panormica del tema abordado, y eventualmente podra destacar algn aspecto del informe. La portada consta del ttulo del informe, el nombre de tcnico o especialista que lo prepar, el nombre del destinatario, y la fecha de preparacin. El ndice sirve para buscar rpidamente cualquier subtema del informe. El resumen ejecutivo es un compendio del contenido del informe. Debe ser extremadamente breve.

No siempre es imprescindible incluir el resumen ejecutivo. Slo en los casos de informes extensos. En la introduccin se debe exponer el origen del informe, el mtodo que se utiliz para obtener los datos, fuentes, Alcance, limitaciones, definiciones, operacionales, etc. El cuerpo del informe recoge los datos y anlisis que permitirn derivar conclusiones y recomendaciones. Las conclusiones y recomendaciones deben desprenderse lgicamente de los datos vertidos en esta parte del informe. Las conclusiones y las recomendaciones constituyen los resultados finales de la investigacin, estudio o anlisis que se le haya encomendado al tcnico o especialista. Los anexos y los apndices pueden ir numerados. As pueden aparecer anexo I, anexo II, apndice I, apndice II, etc. Si en el informe se citan fuentes, stas deben consignarse al final, bajo el epgrafe de referencias bibliogrficas. La lista de las referencias bibliogrficas se elabora poniendo los apellidos y nombres del autor; a seguida, la fecha de publicacin; el ttulo del libro, preferiblemente en letras cursivas o en negritas; finalmente, la casa editora y la ciudad donde se edit el libro. 3.4 Redaccin de Textos Expositivos o Discursos En toda exposicin escrita existen cinco momentos o etapas. Estos son: definicin del propsito, concepcin o gestacin, planificacin, elaboracin del borrador y correccin.

1. Definicin del propsito: El propsito de una exposicin se conoce tambin como idea central. Esta idea central es la que determina todas las dems ideas que se vierten en la exposicin. Todo lo que se escriba en el texto debe tener una finalidad, un objetivo, o de lo contrario se andara divagando de palabra en palabra, de frase en frase, y de prrafo en prrafo, sin saber a qu puerto comunicativo arribar. Sobre un mismo tema o problema se pueden escribir varios textos diferentes, dependiendo del propsito que se persiga. Propsitos diferentes dan origen a textos diferentes. 2. Gestacin de las ideas: En la etapa de gestacin, se conciben las ideas que se expondr en forma oral o escrita. Esta es una etapa fundamental para lograr una buena exposicin. La duracin de la etapa de gestacin varia segn el tema y/o la experiencia que de l se tenga. La meditacin y la metacognicin son claves en la etapa de gestacin de un testo. En forma esquemtica la etapa de gestacin puede presentarse as: -Torbellino de ideas Medios de Concepcin De ideas -Mapas mentales -Investigacin -Organizacin de la experiencia -La discusin sobre el tema -La observacin -Etc. Meditacin y metacognicin

Graficar otra vez las ideas antes de escribir, pueden ayudar a clarificar los propsitos y los contenidos de la exposicin. 3. Planificacin: Cuando se ha determinado la idea central del texto (propsito) y se tiene claridad en las ideas que se van a expresar, se pasa a planificar la exposicin. Con los datos seleccionados se elabora un esquema o guin. Se debe tomar en cuenta al receptor. Cassany (1996) propone que se tome en consideracin tambin el tema u objeto de la exposicin, para tal efecto seala seis aspectos, caras o aristas del mismo. 1. Descripcin: Cmo concibe el problema? Cules caractersticas fsicas o imaginarias usted le percibe? 2. Anlisis: Cuntas partes tiene, cmo puede enunciar tentativamente esas partes como funciona? 3. Comparacin: A qu se parece? De que lo puede diferenciar? 4. Relacin: Con qu lo relaciona? 5. Aplicacin: Para qu sirve o a quin beneficia su utilizacin?

Con los resultados de la etapa de gestacin y de las preguntas y de los aspectos propuestos en esta etapa, con el propsito bien claro, se procede a elaborar el guin o esquema de la exposicin (oral o escrita). 4. Elaboracin del borrador: Se redacta el borrador, para evitar entorpecer la fluidez del pensamiento. 5. Correccin: En este momento, se hace acopio de todo el conocimiento de redaccin y ortografa, para corregir el borrador que se ha elaborado.

Cualidades de un buen expositor La claridad: La funcin fundamental de la lengua es la comunicacin, y la claridad es condicin indispensable para que se efectu una comunicacin eficaz. Para lograr claridad en la exposicin, se recomienda tener en cuenta las siguientes pautas: Pensar en el receptor. Definir bien el propsito perseguido o idea central. La concisin. Procurar la coherencia de la exposicin. Usar las palabras con propiedad y precisin. Usar subtitulaciones. La originalidad

La originalidad en la exposicin es expresar las ideas con un estilo peculiar. La naturalidad Es exponer las ideas sin rebuscamiento ni artificios. Es cultivar el estilo acorde con su personalidad y con la situacin del receptor real o potencial. La naturalidad es un elemento indispensable del buen estilo.

Estructura de los textos expositivos Los textos expositivos pueden estar estructurados de tres modos:

enumeracin de hechos, datos o informaciones; demostracin de un enunciado general; o solucin terica a un problema epistemolgico. La estructura de hechos o informativa: es el resultado de la enumeracin de ideas con fines de ilustrar al receptor sobre un tema. Cuando se desea slo informar sobre el tema abordado, se produce un texto con estructura de hechos o de datos. Estructura tesis-demostracin: en los textos cortos (artculos, reportajes, Etc.) cuando se desea desarrollar una tesis, o hiptesis, se plantea en la introduccin en qu consiste sta, y en el desarrollo, se exponen los argumentos y razonamientos que la sustentan; mientras que en la conclusin se resaltan los argumentos y las bondades de la tesis demostrada. Este tipo de estructura recibe el nombre de tesisdemostracin. Estructura problema-solucin: este tipo de estructura es parecida a la anterior, en cuanto al procedimiento formal. En la introduccin se expone un problema (etapa heurstica), en el desarrollo se examinan las posibles soluciones, y en la conclusin, se opta por la solucin que se considere ms adecuada y se pondera esa salida al problema. Los problema que se tratan en los textos con estructura problema-solucin pueden ser tericos (problemas cognoscitivos) o sociales (problemas de la convivencia cotidiana del individuo o la sociedad).

Componentes estructurales Las partes clsicas de una exposicin Es casi de sentido comn el hecho de que un texto consta de introduccin, cuerpo y conclusin. Ahora bien, lo que no es tan obvio es saber qu debe aparecer y qu no debe aparecer en cada una de estas partes. Introduccin. Esta vara segn la naturaleza y el propsito del escrito. Pero, s hay elementos que se deben tener en cuenta en el momento de redactar la introduccin. Los ms importantes y ms frecuentes, estn: Planteamiento del problema o tema y su importancia Ideas fundamentales del texto (resumen) Alcances o lmites Objetivos Fuentes y mtodo de obtencin de los datos Dificultades Aclaraciones pertinentes Antecedentes de las ideas que se van a exponer Etc.

El cuerpo o desarrollo. Esta es la parte medular del texto. Est constituida por la presentacin y argumentacin de las ideas, las cuales se organizan en un esquema o guin.

Conclusin. Para esta parte tampoco se puede seguir un modelo. S hay que sealar que debe guardar una relacin estrecha con los puntos de vista sostenidos en el desarrollo del tema. En realidad, las tres partes estn indisolublemente ligadas, pero la conclusin tiene un grado mayor de subordinacin al desarrollo.

Entre los elementos que pueden aparecer en la conclusin estn: Sugerencias Posicin frente a los datos desarrollados Resumen crtico del desarrollo Enseanzas que se sacan de los datos del desarrollo Etc.