MODELO CONCEPTUAL PARA EL MONITOREO Y CONTROL DE PROYECTOS DE INGENIERIA, PROCURA Y CONSTRUCCION (IPC)1 Ing. Rubn Gmez Snchez S2.

RESUMEN Los proyectos de ingeniera, procura y construccin; por lo general, son de alta inversin. Por este motivo, es imprescindible desarrollar un modelo conceptual para el control y monitoreo de los proyectos, y con esto mejorar las probabilidades de lograr proyectos exitosos. Existen muchas consecuencias de los resultados no exitosos, uno de los principales, es que incide negativamente en la gobernabilidad, y la perdida de credibilidad en la administracin de los fondos de inversin. Un rubro importante de tales proyectos son los de infraestructura, stos proyectos tienen alto impacto en la competitividad de cada pas, tambin en el nivel de educacin, en el grado de atencin salud, las facilidades para el comercio, etc. La justificacin de la propuesta se sustenta, en que ayudara a mejorar las probabilidades de alcanzar los objetivos de los proyectos, definir las acciones correctivas y preventivas oportunamente, identificar las desviaciones, y poder tomar acciones y definir decisiones oportunas; de esta forma, se alcanzara el calificativo de proyectos exitosos. El modelo desarrollado se sustenta en la lnea base de los cuatro factores de xito de los proyectos: alcance, tiempo, costo y calidad. Este concepto ha sido tomado de la Gua de los Fundamentos de la Direccin de Proyectos, tercera edicin (Gua del PMBOK, 2004), tales conceptos han sido enriquecidos mediante el desarrollo de una matriz que toma las particularidades de los proyectos ingeniera, procura y construccin, los requisitos del cliente, y las polticas de las empresas responsables de tales proyectos. Se agradece la oportunidad de aclarar, desarrollar y exponer la propuesta, ya que ha sido el resultado de los estudios de Maestra en Administracin de Proyectos, realizada en al Universidad para la Cooperacin Internacional de Costa Rica. La maestra acoge el PMBOK como gua del programa de estudios. El presente es generado a partir del tema de la Tesina, en desarrollo, para optar el grado de Maestro en Administracin de Proyectos.

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IPC, proyecto de ingeniera, procura, y construccin. Ing. Rubn Gmez Snchez S., Director Gerente de la empresa Ingeniera y Servicios Tecnolgicos SAC, Profesor Principal de la Universidad Nacional de Ingeniera, Lima-Per.

INTRODUCCION El presente trabajo se hace por una nica razn: Buscar que todos los involucrados con los proyecto de inversin en construccin, sean de la canteras publicas o privadas pueden comprobar que es necesario la implementacin de mtodos como el propuesto, y que solo as se podr realmente mejorar la calidad del gasto. El desarrollo de la propuesta ha sido ejecutada en los siguientes captulos: El primer capitulo desarrolla el marco terico, el cual es una combinacin de diversas investigaciones realizadas, y que permiten proponer a los profesionales, directivos, ejecutivos una propuesta metodolgica, con una potente capacidad de elementos de gestin que ayudaran a identificar en forma temprana determinados resultados. Los resultados son reflejados a manera de tablero de comando, se recomienda analizar ampliamente la figura 09. En el segundo capitulo se presenta una aplicacin metodolgica con resultados simulados para un proyecto de la construccin de un edificio de cinco (05) pisos. Esta aplicacin es parcial, pero permite visualizar la potencialidad de los resultados a obtener, y que constituirn una arma de gestin para todas aquellas personas que tienen a su cargo proyectos de inversin, en el Sector Construccin, es tambin valido aplicar esta metodologa a todo tipo de proyectos. Luego se plantean las conclusiones y recomendaciones resultantes del trabajo, y se detallan ciertas recomendaciones, se espera que la propuesta desarrollada, se tome como un texto inicial de la formacin de los nuevos profesionales orientados a la administracin de proyectos, en los niveles de pregrado y pos grado. Finalmente, en el siguiente capitulo se detalla la bibliografa y posteriormente en los anexos se muestran los documentos de la lneas base de los factores de xito. OBJETIVO La presente propuesta tiene por objetivo desarrollar y mostrar un modelo para el monitoreo y control de proyecto IPC, el cual permitir establecer las pautas especificas para mejorar los resultados de la administracin de los proyectos, y con esto mejorar las probabilidad de lograr proyectos exitosos. Esta situacin ayudara a que en todo pas se aspire a mejorar la calidad del gasto publico, en primer lugar. Esta propuesta tambin puede ser aplicada en a las inversiones privadas. Una intencin adicional es que la propuesta se implemente en la formacin de los nuevos profesionales que estarn involucrados con los proyectos de inversin publico y privado.

MARCO TEORICO 4.1. PARTICULARIDADES DE LOS PROYECTOS IPC Los proyectos IPC tienen las siguientes fases genricas: estudio de prefactibilidad, estudio de factibilidad, estudio definitivo, procura, construccin, y pruebas de aceptacin. Como parte de las modalidades de ejecucin de los proyectos IPC, se viene empleando la modalidad fast track, este tipo de ejecucin de los proyectos conlleva el desarrollo de las fases genricas, en forma simultanea, es decir, se ejecutan paralelamente: o o o o o o Diseo preliminar Diseo de detalle Desarrollo del prototipo Construccin a escala real Pruebas Arranque

Los proyectos de construccin tienen una serie de particularidades, las cuales requieren ser analizadas, ya que solo as podr definirse las caractersticas y requisitos aplicables al monitoreo y control de este tipo de proyectos. Los proyectos de construccin son el resultado de los proyectos de inversin; por lo tanto, requieren ser tratados bajo esta naturaleza. a) Proyectos de inversin Todo proyecto de inversin es sometido a una serie de evaluaciones, en los niveles de prefactibilidad, solo si se cumplen con los criterios de evaluacin aplicables, se dar la viabilidad al proyecto. Es evidente que tratndose de proyectos privados, lo fundamental ser la rentabilidad, en consecuencia todo proyecto de inversin deber retribuir la inversin en un periodo definido. Esta condicin hace que necesariamente, este tipo de proyecto, necesiten ser exitosos. En el caso de los

Figura 01: Los proyectos de inversin y su relacin con el ciclo de vida de los proyectos, segn el PMBOK 2000.

proyectos pblicos se pueden aplicar otros criterios, pero no se dejara de establecerse la necesidad de generar impactos resultantes, los cuales generaran el cambio de la situacin sin proyecto; por lo tanto, igualmente es necesario que los proyectos de inversin pblicos, tambin requieren ser exitosos. Todo proyecto IPC es considerado como proyecto de inversin, por lo tanto, todo proyecto IPC requiere ser exitoso. b) Involucrados con los proyectos de construccin Los involucrados con los proyectos de construccin normalmente son: o El cliente principal, normalmente en el caso del sector publico, es una entidad publica, pero finalmente el cliente directo es el usuario directo del producto del proyecto. o La entidad responsable del proyecto, muchas veces no existe un nico responsable, en la mayor parte de las veces hay un responsable por fase tpica: ingeniera, procura, construccin, y pruebas. o El ingeniero de proyecto, es el que asume el diseo conceptual, y el estudio definitivo del proyecto de construccin. o La organizacin que se hace cargo de la procura para el proyecto. o La organizacin que se hace cargo de toda la fase de construccin. o Otros involucrados que ingresan al proyecto, bajo alcance predefinidos en forma especifica. o Profesionales y tcnicos que participaran de diversos trabajos durante el ciclo de vida del proyectos de construccin. c) Rol de los involucrados con los proyectos de construccin En cada caso se requiere definir la matriz de responsabilidad de cada uno de los involucrados con los proyectos de construccin. Esto es mostrado en el cuadro 01, Matriz de responsabilidades y entregables. d) Fases de los proyectos de construccin Las fases tpicas de los proyectos de construccin son: o o o o Management, gerencia o direccin del proyecto Engineering, ingeniera Procurement, procura, adquisiciones en el mas amplio significado Construction, construccin propiamente dicha del proyecto

Cada una de estas fases son ejecutadas muchas veces en forma secuencial y respetando las precedencias, pero en otras se efectan en forma simultanea (este es el caso de los proyectos fast track).

Cuadro 01: Matriz de responsabilidades y entregables de cada involucrado Involucrado

Empresa 1

Funcin principal
Realizar estudio definitivo Realizar ingeniera campo el

Alcance de su participacin
A partir del estudio de factibilidad hasta completar los planos de ingeniera, y el expediente tcnico A partir de los planos de ingeniera, desarrollara los planos de ingeniera de campo, con los detalles necesarios para la construccin A partir de la ingeniera del estudio definitivo, se hace cargo de las gestiones de adquisiciones, segn normas tcnicas aplicables, hasta hacer entrega de lo adquirido en obra A partir de los planos de ingeniera se hace cargo de la fase de construccin, hasta completar el alcance del proyecto y producto A partir de los planos y especificaciones tcnicas aplicables, se hace cargo de atestiguar todos los controles, anlisis, ensayos y pruebas que demuestren el cumplimiento de los requisitos de calidad

Relacin de entregables
Los establecidos en las normas de proyecto de inversin Los establecidos en los trminos de referencia ad-hoc De acuerdo a la estructura de desglose del trabajo resultante del proyecto IPC De acuerdo a la estructura de desglose del trabajo resultante del proyecto IPC De acuerdo a la estructura de desglose del trabajo resultante del proyecto IPC

Empresa 2

la de

Empresa 3

Hacer la procura y logstica para la entrega de todos los suministros Ejecutar la construccin Tiene a su cargo la supervisin integral del proyecto

Empresa 4

Empresa 5

e) Modalidades de ejecucin de los proyectos IPC En el Per se trabajan los proyectos IPC bajo dos modalidades casi definidas, una para sector privado y otra para el sector publico. En el primer caso la mayor parte de las veces se trabaja bajo la modalidad fast track, es decir, las fases de ingeniera, procura y construccin, en forma simultanea. En el sector publico, es donde muchas veces las fases se hacen una despus de otra, es decir, en forma secuencial. f) Revisin de la responsabilidades del ejecutante Esta es referida a los roles y alcance que le corresponde a cada uno de los involucrados, segn el contrato que se firme. La figura 02 expresa grficamente cuales son las responsabilidades del ejecutante, en forma resumida se expresa por: o La mas importante, alcanzar el objetivo de calidad del proyecto. o Asegurar que se captaron los requisitos de todos los involucrados con el proyecto. o Asegurar que se aplicaron las polticas y objetivos del sistema integrado de gestin vigente.

4.2. PLANEAMIENTO DE LOS PROYECTOS IPC Las inversiones que realizan las organizaciones involucradas con el sector construccin son altas, por este motivo es necesario que la planificacin, el monitoreo y el control vayan de la mano. Con un plan bien fundado, un gerente de proyecto puede ejercitar un control apropiado, no tenerlo significara generar condiciones de trabajo bajo riesgos no controlados. Sin un plan, no hay con qu comparar el progreso y el control del proyecto es imposible. Muchas organizaciones no tienen planificacin formal, ni sistemas de control, en algunos casos se manejan premisas, como las siguientes: "Tenemos una fecha determinada de la entrega, as es que el proyecto tiene que ser completado para entonces".

Figura 02: Muestra el detalle de los involucrados con los proyecto IPC, la necesidad de que sean exitosos, y la incidencia del sistema integrado de gestin.

"El presupuesto ha sido aprobado, no se gastar ms que eso". "Puesto que el proyecto debe caber dentro de nuestro ambiente actual, estime su tamao de manera que no sea mayor a lo que podemos manipular". Todo proyecto requiere una conceptualizacin para su definicin, conceptualizacin, y planeamiento posterior 3. La figura 03 muestra en forma lgica la secuencia de este proceso. En dicha figura se plasma la necesidad del monitoreo y control de los proyectos, la premisa es no desviarse del problema primigenio o la oportunidad que dio origen al proyecto.

Project Management Step by Step, autor Larry Richman, editorial AMACON, American Management Association

Figura 03: Se muestra el modelo de planeamiento de los proyecto de inversin, el cual ser analizado en el presente trabajo.

Desarrollo de cada etapa Definir el problema o la oportunidad. La primera fase de la planificacin de los proyectos es definir claramente el problema a ser solucionado por el proyecto o la oportunidad de la cual el proyecto tomar ventaja. Esto incluye entender las razones del negocio para el proyecto y el motivo del cliente en pedirlo. Este paso es importante porque usted lo usar para mantener el proyecto enfocado y le podra ayudar a evitar descuidos y daos que no son obvios para el cliente. Normalmente el gerente de proyecto trata de aclarar la justificacin para el proyecto, en consecuencia, puede sacar a luz asuntos que el cliente no pudo ver. Establecer objetivos del proyecto. Una vez que usted claramente ha identificado el problema u oportunidad, el siguiente paso es definir los objetivos bsicos del proyecto en trminos del alcance, tiempo, costo, y calidad. Estos definen la estrategia (el acercamiento global para el proyecto). Describen lo que el proyecto lograr y asegurar que los requerimientos del cliente sean satisfechos.

Desarrollar el plan. Dentro de la estructura de los objetivos de proyecto, se desarrollan planes detallados, incluyendo las actividades, los horarios, planes de costos, y la identificacin de los recursos requeridos para completar el trabajo del proyecto. stas son las tcticas (los pasos especficos que usted toma para implementar la estrategia).

Iniciar la ejecucin del proyecto. Cuando todos los planes estn en el lugar, luego de ser aprobados, y han sido comunicados al personal del proyecto, el trabajo del proyecto esta en condiciones de comenzar. Monitorear. A medida que progresa el trabajo del proyecto, el gerente del proyecto recoge informacin del desempeo y lo compara con el plan aprobado y determina las desviaciones generadas. Estas desviaciones respecto del plan, son analizadas para determinar si se deben tomar acciones correctivas o acciones preventivas. Controlar. Cuando sea necesario, el gerente de proyecto definir las acciones correctivas y/o preventivas necesarias para recuperar el proyecto. Algunas desviaciones podran requerir un replanteo de las tcticas para recuperar el planeamiento inicial, la reprogramacin, rehacer el presupuesto, o reubicar los recursos. Las desviaciones ms grandes pueden necesitar reprogramar la estrategia renegociando los objetivos bsicos de proyecto de alcance, tiempo, costo y la calidad. En algunos casos, la situacin podra ser lo suficientemente seria que ameritara reocuparse del problema u oportunidad para determinar si fue identificada correctamente, y si la organizacin tiene los recursos, la experticia, y el compromiso necesario para manejarlos. Cerrar el proyecto. Esta etapa se da, cuando se han cumplido con las tareas planificadas, y luego de que se comprob que se haya cumplido con los requisitos establecidos en la lnea base, de cada uno de los factores de xito de los proyectos. La planificacin, el monitoreo, y el control no son eventos de un tiempo o de una sola oportunidad, es una actividad permanente, y que corresponde al gerente de proyecto. Continan a todo lo largo de la vida del proyecto para redefinir y ajustar los resultados, de tal forma que se alcancen los objetivos del proyecto. 4.3. FACTORES DE XITO DE LOS PROYECTO IPC En la figura 04, se muestran los factores de xito que constituyen la referencia para implementar el modelo de MyC de los proyecto IPC.

Figura 04: Factores de xito aplicables al modelo de MyC de proyectos IPC.

Los factores de xito son: Alcance, Tiempo, Costo, y Calidad. a. Alcance, significa definir lo que es parte del proyecto, y lo que no es parte del proyecto. Para concretar esta actividades se debe desarrollar el WBS (Work Breakdown Structure), EDT (Estructura de Desglose del Trabajo), mediante esta herramienta se convierte el alcance del proyecto en una lista de actividades y una lista de entregables; por lo tanto, se hace medible. b. Tiempo, una vez definido el alcance del proyecto, y habiendo sido validado, se requiere desarrollar el cronograma de actividades del proyecto; es fundamental tambin identificar los recursos requerido para cada actividad, y segn el secuenciamiento definido como parte del facto de xito: tiempo. c. Costo, este factor significa el desarrollo del presupuesto bajo el cual se deber ejecutar el proyecto IPC. d. Calidad, para fines de este factor de xito es necesario definir el objetivo de calidad del proyecto, y desarrollar el plan QA/QC (Quality Assurance/Quality Control, aseguramiento y control de calidad). La secuencia bajo la cual deben implementarse cada uno de los factores de xito es la mostrada en la figura 05.

Figura 05: Secuencia lgica de la aplicacin de los factores de xito, y su retroalimentacin para la plena compatibilizacin.

4.4. CONDICIONES PARA EL XITO DE LOS PROYECTOS IPC Para que un proyecto tenga xito, se requieren las siguientes condiciones:

o Seleccionar los procesos apropiados dentro de los procesos propuestos por el PMBOK 2004. o Usar un enfoque definido para adaptar las especificaciones del producto y los planes de tal forma que se puedan cumplir los requisitos del proyecto y del producto o Cumplir con los requisitos para satisfacer las necesidades, deseos y expectativas de los interesados o Equilibrar las demandas concurrentes de alcance, tiempo, costes, calidad, recursos y riesgos para producir un producto de la calidad esperada. 4.5. DESARROLLO DE LAS LINEAS BASE DE LOS FACTORES DE XITO Debe entenderse por lnea base (Baseline), la referencia actual, pero tambin puede orientarse al patrn de comparacin. Generalmente, se utiliza con un modificador (por ej., costes de referencia, referencia del cronograma, referencia para la medicin del rendimiento, referencia tcnica). a. Alcance, la lnea base es una salida del proceso Crear el EDT, esta constituido por el enunciado del alcance del proyecto detallado y aprobado; as como, su EDT y diccionario de la EDT. b. Tiempo, La lnea base del Tiempo es una salida del proceso Desarrollo del cronograma. La lnea base del cronograma es una versin determinada del cronograma del proyecto desarrollada a partir del anlisis de la red del cronograma del modelo de cronograma. c. Costo, La lnea base del Costo es una salida del proceso Preparacin del presupuesto de costo. La lnea base de costo es un presupuesto distribuido en el tiempo que se usa como base respecto a la cual se puede medir, supervisar y controlar el rendimiento general del coste en el proyecto. d. Calidad, La lnea base de la Calidad es una salida del proceso Planificacin de la calidad. La lnea base de calidad registra los objetivos de calidad del proyecto, como tema adicional se considera el plan QA/QC, plan de aseguramiento y control de calidad. La lnea base de calidad es la base para medir e informar el rendimiento de calidad como parte de la lnea base para la medicin del rendimiento.
Cuadro 02: Mtricas para el monitoreo y control rea de Definicin de las mtricas (Control) Conocimiento El monitoreo del proyecto debe considerar como tema ALCANCE central, el control de las variaciones en el alcance, los cambios en el EDT, y en el diccionario de la EDT. El monitoreo deber considerar el control de las variaciones de la duracin de las actividades, y el uso TIEMPO de recursos, en comparacin de las estimaciones aprobadas iniciales para el proyecto. Es necesario el control va curvas S. El monitoreo deber contemplar el control de los costos, para poder compararlos con el aprobado, al COSTO momento de autorizar el proyecto. Este control igualmente debe ser realizado va las curvas S. El monitoreo deber controlar como es que se vienen CALIDAD alcanzando los objetivos aprobados, al momento de autorizar el proyecto.

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4.6. CONCEPTUALIZACION DEL MODELO MyC DE LOS PROYECTOS IPC El modelo de monitoreo y control de proyectos IPC requiere ser conceptualizado, motivo por el cual a continuacin se explica cada una de las fases que conforman su diseo conceptual. En la figura 03, se muestra la Conceptualizacin del modelo de MyC de proyectos IPC, y en la figura 06 se detalla el EDT que muestra el alcance de sus actividades y entregables correspondientes. A continuacin se explica brevemente en que consiste cada una de las fases y secuencias:
Figura 06: Modelo de Conceptualizacin del MyC de proyectos IPC.

Organizar equipo de MyC de proyectos IPC, significa el diseo, conformacin e integracin de las personas que conformaran el equipo que se har cargo del proceso, el desempeo requerir de hojas con funciones definidas, y una mejora de competencias permanente. Confirmacin de necesidad o carencia, el modelo requiere revisar, validar la carencia o problema, los datos histricos y estadsticas sobre el problema. Es esta la base para la correcta caracterizacin del problema o carencia, este evento es importante debido a que esta fase permitir tener seguridad sobre la consistencia de la validez de la idea del proyecto. Validacin de la idea de proyecto, significa revisar las opciones e informaciones histricas sobre las alternativas analizadas, y sobre las cuales finalmente se decidi por el proyecto, que ser motivo de monitoreo y control. Consolidar bases del proyecto, esta fase significa establecer las bases sobre las cuales se desarrollara el proceso, es decir, esta representado por las lnea base desarrolladas para cada uno de los factores de xito.

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Disear los procesos de seguimiento a la ejecucin del proyecto, se requerir el desarrollo de procedimientos documentados para los siguientes procesos: o o o o o o o o o o o Administracin de proyectos Implementacin de las lneas base Gestin de cambios Aplicacin del QA/QC Aplicacin del valor ganado Acciones correctivas y preventivas Lineamientos generales para el MyC PC Informes de rendimiento Tratamiento de no conformidades Lecciones aprendidas Historial de proyectos

Construir sistema de procesamiento de informacin, esta representado por la parte blanda del modelo, significa preparar los software aplicativos (de ser necesarios), las hojas electrnicas y otras ayudas para poder procesar la informacin, y disponer de reportes, datos e informacin consistentes y con la rapidez que permita su anlisis y toma de decisin. Entre los elementos requeridos se tienen: o Control de cambios, y el manejo de sus impactos o Procesamiento de datos para el valor ganado o Manejo de resultados de las pruebas, controles, anlisis, para las diversas actividades de los EDTs aprobados o Procesar los datos de los informes de rendimiento o Procesar la informacin sobre los tareos de recursos empleados en la ejecucin del proyecto, y todos los paquetes de trabajo o Seguimiento general del proyecto, y la emisin de los reportes de estatus Disear mtodos de levantamiento de informacin de campo, esta referido a los mtodos y sistemas necesarios para levantar la informacin de campo, sobre los rendimientos reales, y sus posteriores comparaciones con las consideraciones del planeamiento. Dentro de esto se incluye la necesidad de disponer de la informacin sobre los costos reales resultantes de la ejecucin del proyecto IPC. Disear metodologas de las reuniones de proyecto, este es un tema importante, ya que toda reunin sobre revisin del proyecto, requiere ser muy expeditiva y estar referida a los temas centrales, es decir, evaluar la calidad del planeamiento, resultados de la performance actual, la capacidad de respuesta real de los involucrados y responsables de los paquetes de trabajo, etc. Estas reuniones se harn bajo esquemas de agenda especifica y tendrn por objetivo revisar los resultados alcanzados y su comparacin contra lo ofrecido por cada responsable. Se revisaran dos tipos de cronogramas, el general y el de tres semanas. Disear procesos de toma de decisiones resultantes del modelo, segn el estatus verificado en las reuniones del proyecto se debern establecer una

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prioridad en la toma de decisiones orientadas a recuperar los avances planeados, en el caso de comprobarse retrasos, pero lo mas importante ser el anlisis de las causas raz, de cada desviacin. El responsable del proyecto deber plantear las acciones correctivas (debe medirse el impacto, e indicar quien debe asumir las consecuencias), las acciones preventivas (deber indicarse los responsables, y los resultados esperados), su orientacin, los responsables, etc. Levantamiento de las lecciones aprendidas e historial del proyecto, la base de conocimiento de la organizacin a cargo de la administracin de los proyectos requiere ser actualizada permanentemente. Dicho de otro modo, cada proyecto debe ser aprovechado para nutrir la base de conocimiento de la organizacin y los miembros del equipo del proyecto. Las lecciones aprendidas rescatan los eventos positivos que permitieron alcanzar resultados exitoso, y con mayor razn aquellos eventos negativos que generaron impactos dolorosos en los resultados del proyecto. El historial de los proyectos debe rescatar todos aquellos eventos que fueron registrados como origen de las desviaciones de las lneas base aprobadas del proyecto, y que provocaron actualizaciones a las mismas. Organizar cierre del proyecto, esta orientada a la verificacin del cumplimiento y termino de todas las actividades y entregables de los EDTs aprobados para el proyecto integral y cada uno de los paquetes de trabajo que confirman el proyecto. Requiere revisar el estatus de los resultados de todas las pruebas de control de calidad a los entregables terminados, y el producto del proyecto, finalmente debe contemplar el logro del objetivo de calidad del proyecto, para esto se debe aplicar los ndices de gestin diseados al inicio del proyecto. El evento final ser comprobar el dossier de calidad del proyecto. 4.7. REGLAS BASICAS PARA EL MyC DE LOS PROYECTOS IPC El Modelo de MyC de los proyectos IPC requiere de la aplicacin de determinadas reglas bsicas, las cuales son: Alcance, hacer un control detallado y exhaustivo de los cambios en el alcance de proyecto, para lo cual se requiere incorporar un procedimiento de control de cambios. Tiempo, mediante la tcnica del valor ganado, se har el control del cumplimiento de la curva S, de encontrarse desviaciones en la ejecucin de las actividades, en cuanto a tiempo, entonces se requerir hacer los correctivos, de ser posible, en caso contrario se debern medir los impactos de los cambios o desviaciones registradas, oportunamente. Costo, mediante la tcnica del valor ganado, se har el control del cumplimiento de la curva S, de encontrarse desviaciones, en la ejecucin de las actividades, en cuanto al costo aprobado, entonces se requerir hacer los correctivos, de ser posible, en caso contrario se debern medir los impactos de los cambios o desviaciones registradas, oportunamente. Calidad, se requiere verificar la performance del proyecto, evaluar su avance hacia alcanzar el objetivo de calidad aprobado, y evaluar los resultados de la aplicacin del plan QA/QC al proyecto. En la figura 07 se representa como funcionan las reglas explicadas para el monitoreo y control de los proyectos IPC.

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Figura 07: Organizacin de las reglas y su aplicacin al monitoreo y control de proyectos IPC, y orientacin hacia el logro del objetivo.

4.8. RESULTADOS PREVISTOS Los resultados previstos de la aplicacin metodolgica del modelo de MyC de los proyectos IPC, se resumen en: Disponer de la informacin tcnica y de gestin, para una correcta y oportuna toma de decisiones para mitigar las desviaciones registradas en cuanto a la lnea de base de cualquiera de las lneas base de los factores de xito. Lograr registros de los cambios que se haya efectuado en cualquiera de los factores de xito, adems del anlisis correspondiente de los impactos u efectos en los resultados de los proyectos. Disponer de la informacin resultante de la aplicacin de la tcnica del valor ganado, mediante lo cual se lograr disponer de elementos de sustento para la toma de decisiones en la administracin de los proyectos IPC. Mantener un control eficaz y eficiente de lo detectado en cualquiera de los factores de xito. Estar actualizado de los reportes de campo, mediante lo cual se podr hacer las comparaciones entre lo planeado y lo realmente alcanzado. Mantener un control de los resultados de la aplicacin de plan de aseguramiento y control de calidad al periodo total del proyecto IPC. Estar plenamente informado sobre el cumplimiento de las actividades y desarrollo de entregables para comprobar que se logro el alcance del proyecto, y el alcance del producto del proyecto. Hacer el cierre del proyecto, en las mejores condiciones de cumplimiento, adems de haber comprobado el termino de las actividades planeadas, como parte del proyecto.

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APLICACIN METODOLOGICA DEL MODELO 5.1. PRESENTACION DEL PROYECTO Con el fin de poder desarrollar una aplicacin metodolgica, se ha planteara un caso de proyecto, se trata de la construccin de un edificio de cinco pisos. A continuacin se muestran las vistas de dicho proyecto y las caractersticas del edificio.

Edificio multifamiliar de cinco (05) pisos, contar con un rea techada de 1,169.40 m2 , sus principales caractersticas son: Cimientos y sobrecimientos de concreto ciclpeo. Estructuras de concreto armado en zapatas, columnas y vigas. Muros de ladrillo cermico de 18 huecos, tarrajeados y pintados con pintura al ltex. Techos de concreto armado aligerado. Cielo raso de cemento. Piso de parquet quinilla y cermica vidriada. Puertas de madera. Ventanas con cristal gris. Reposteros de madera altos y bajos. Escaleras del Edificio de concreto armado, revestida con filetes de madera y cermica vidriada. Instalaciones de agua, desage, y elctricas, empotradas. Telfonos e Intercomunicadores ( 02 salidas por departamento) Zcalos y contra zcalo de maylica nacional Celima decorada vidriada de primera. Aparatos sanitarios de loza vitrificada tipo Top-Piece de color en baos principales y Sifn Jet en bao de servicio. Cisterna, tanque elevado de agua y sistema elctrico de bombeo del edificio. Sistema contra incendio. Rejas metlicas levadizas en estacionamiento de control remoto.

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Veredas nuevas en exteriores. Sombro de gras en reas verdes.

5.2. LINEAS BASE APLICABLES Las lneas base aplicables estn referidas a los cuatro factores de xito; por lo tanto, se tienen: a. Alcance, segn el cuadro 02, la lnea base correspondiente al alcance esta conformada por: o Declaracin de alcance, ver anexo 8.1 o EDT, este es mostrado en el anexo 8.2 o Diccionario del EDT, la muestra parcial es mostrado en el anexo 8.3 b. Tiempo, segn el cuadro 02, la lnea base del tiempo es el cronograma del proyecto. El cronograma del proyecto es detallado, ver anexo 8.4 c. Costo, segn el cuadro 02, la lnea base del costo es el presupuesto del proyecto. El presupuestos del proyecto es detallado, ver anexo 8.5 d. Calidad, segn el cuadro 02, la lnea base de la calidad es el objetivo de calidad del proyecto, ver anexo 8.6 5.3. DESARROLLO DE LA EJECUCION DEL PROYECTO Con la finalidad de generar la aplicacin metodolgica de la propuesta, se har las simulaciones del desarrollo de la construccin. Se harn las simulaciones del estatus de la ejecucin del proyecto para dos cortes, el primero a los 30 das de transcurridos el inicio de la obra, y el segundo a los 60 das calendarios.

Figura 07: Variables que intervienen en la tcnica del valor ganado.

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En la figura 08 se muestra la figura la curva S del caso proyecto.

CURVA S DEL PROYECTO
250,000

200,000 184,346.20

198,965.80

150,000

151,157.05

109,299.20 100,000

64,095.95 50,000 30,401.93

0.00 0 DIAS BCWS (mensual)

30 DIAS BCWP (mensual)

60 DIAS ACWP (mensual)

90 DIAS

120 DIAS

150 DIAS BCWP (acumulado)

180 DIAS ACWP (acumulado)

BCWS (acumulado)

Figura 08: Curva S del proyecto de la construccin del edificio de 5 pisos.

De acuerdo a la propuesta del modelo para el control del tiempo y costo se aplicara la curva S, por este motivo en la figura 06 se muestra la curva S del proyecto. o Corte a los 30 das, segn el informe de rendimiento se tiene los siguientes datos:
N 01 02 03 PARAMETRO/DATO Avance planeado del mes 1 ($US) Avance real del mes 1 ($ US) Costo actual del mes 1 ($US) Leyenda BCWS BCWP ACWP Valor 30,401.93 30,401.93 30,401.93

o Corte a los 60 das, segn el informe de rendimiento se tiene los siguientes datos:
N 01 02 03 04 05 06 07 08 09 PARAMETRO/DATO Avance planeado del mes 1 ($US) Avance planeado del mes 2 ($US) Avance planeado acumulado al mes 2 ($US) Avance real del mes 1 ($ US) Avance real del mes 2($ US) Avance real acumulado al mes 2 ($ US) Costo actual del mes 1 ($US) Costo actual del mes 2 ($US) Costo actual acumulado al mes 2 ($US) Leyenda BCWS BCWS BCWS BCWP BCWP BCWP ACWP ACWP ACWP Valor 30,401.93 31,723.57 64,095.95 30,401.93 28,351.34 58,753.27 30,401.93 37,324.67 67,726.60

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5.4. ANALISIS DE RESULTADOS La curva S que muestra los resultados de los cortes de los meses 1 y 2, se observa en la figura 09.
CURVA S DEL PROYECTO
250,000

200,000 184,346.20

198,965.80

150,000

151,157.05

109,299.20 100,000

64,095.95 50,000 30,401.93

0.00 0 DIAS BCWS (mensual)

30 DIAS BCWP (mensual)

60 DIAS ACWP (mensual)

90 DIAS

120 DIAS

150 DIAS BCWP (acumulado)

180 DIAS ACWP (acumulado)

BCWS (acumulado)

Figura 09: Desempeo de la obra, mostrado en la curva S con los datos reales.

Los anlisis de los resultados son los siguientes: Al final del primer mes, se tiene:
PARAMETRO EN ANALISIS VARIACION DE COSTO % VARIACION DE COSTO VARIACION DE TIEMPO % VARIACION DE TIEMPO SPI CPI RESULTADOS (0.00) (0.00) 1.00 1.00

Al final del segundo mes, se tiene:

PARAMETRO EN ANALISIS VARIACION DE COSTO % VARIACION DE COSTO VARIACION DE TIEMPO % VARIACION DE TIEMPO SPI CPI

RESULTADOS (8,973.33) (15.27) (5,342.68) (8.34) 0.84 0.76

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Obsrvese al final del primer mes todo se desarrollo segn lo planeado, esta es una situacin excelente. Pero en cambio al final del segundo mes, la performance del proyecto cambio radicalmente, las consecuencias son las siguientes: Al final del primer la empresa ha mostrado un desempeo segn lo planeado. Al final del segundo mes, se iniciaron los problemas, los cuales se caracterizan por: o Ha incurrido en un costo real que supera al costo presupuestado, esta perdida asciende al monto de $US 8,973.33. o La empresa muestra un retraso en la ejecucin de los trabajos, lo cual equivale en monto a $US 5,342.68 de trabajo no ejecutados, respecto del trabajo planeado. Este monto equivale a un 8.34%. o El ndice de desempeo de costo es de 0.76, menor a 1, situacin indeseable, lo cual se interpreta de la siguiente forma, el costo real de lo ejecutado al final del segundo mes es superior al costo presupuestado. Indica que el proyecto ingreso a problemas de costo. o El ndice de desempeo de tiempo es de 0.84, menor a 1, situacin indeseable, lo cual se interpreta de la siguiente forma, el trabajo realmente ejecutado es menor al trabajo programado en el periodo en anlisis. Indica que el proyecto ingreso a problemas de tiempo. o La situacin es critica, ya que segn los datos, el resumen seria el siguiente: Se han ejecutado un metrado total menor al programado, y el costo de los realmente ejecutado, incluso es mayor al programado. o Finalmente en el grafico 09 se muestran los resultados de los ndices de desempeo de costos y de tiempo. Al final del primer mes la situacin fue buena, se cumpli con lo planeado, pero al final del segundo mes el proyecto entro en problemas de costos y de tiempo. o En conclusin, el jefe del proyecto deber hacer un anlisis exhaustivo para poder hacer un plan de recuperacin consistente y poder bajar las desviaciones para no tener problemas al final del proyecto. La situacin del proyecto podra complicarse de presentarse cambios, los cuales incrementaran las situaciones problemas, ya que entre las causas que generan los resultados negativos al final del segundo mes, podra catalogarse las siguientes: o Una falta de planeamiento y Programacin de los trabajos. o Falta de asignacin de recursos humanos, con las competencias requeridas. o Una falta de asignacin de materiales y equipos, segn los requerimiento del histograma de asignacin de recursos. o Falta de control de los rendimientos, ya que se tienen menores metrdos, y a costos reales mayores a lo planeado. o Una falsa idea de ahorro al no controlar los rendimientos y tareas diarios. La figura 10 muestra en forma contundente como el proyecto ingreso a la zona de problemas de costo y tiempo al final del segundo mes.

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GRAFICO DE CPI y SPI

2.00

PROBLEMAS DE COSTOS

1.50

SITUACION FAVORABLE EN PLAZOS Y COSTOS

, 00 1.00 1. 6 0.7 4, 0.8 1.0 0

1.00 0.50

CPI 1.50 2.00 SPI

PROBLEMAS DE PLAZOS Y COSTOS

0.50

PROBLEMAS DE PLAZOS

Figura 10: Muestra grficamente mediante los ndices de desempeo en costo y tiempo, como al final del mes 2, la situacin del proyecto entro en problemas.

CONCLUSIONES 6.1. El presente trabajo representa una primera propuesta de Conceptualizacin del modelo para el monitoreo y control de los proyectos IPC. El desarrollo del presente trabajo requiere de su amplia discusin, anlisis critico, pero lo mas importante ser su implementacin en el manejo de los proyecto de inversin publica. Los ciudadanos del Per; as como, de cualquier otro pas, tienen el derecho que sus representantes elegidos hagan un manejo de las inversiones con eficacia y eficiencia. No es posible que al final de la ejecucin de los proyectos, los plazos y costos finales no respeten los acuerdos iniciales, y lo que es peor, es que algunos proyectos no logren cumplir con el objetivo de calidad del proyecto. 6.2. La implementacin de esta propuesta debe ser llevada adelante por las universidades, centros de formacin relacionada con los proyectos de inversin pblicos y privados. Los colegios profesionales, como el Colegio de Arquitectos del Per y el Colegio de Ingenieros del Per, deberan asumir el liderazgo, ya que los miembros de dichas ordenes tienen a su cargo; por lo tanto, deberan ser los primeros interesados en lograr proyectos exitosos. 6.3. Este trabajo, como se dijo en el resumen es el resultado de la Tesina: Modelo Conceptual de Monitoreo y Control de Proyectos de Construccin, el autor esta en total disposicin de preparar el tema completo en un libro, de esta forma se podra hacer una amplia difusin de esta metodologa que generara en forma inmediata una mejor calidad en el gasto publico y privado, debido a que lograran mejores resultados en los proyectos de inversin.

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BIBLIOGRAFIA 7.1. Project Management Step by Step, autor Larry Richman, editorial AMACON, American Management Association. 7.2. PMBOK 2004, Gua metodolgica de direccin de Proyectos. 7.3. Norma ISO 9001:2000 7.4. Proyecto de Tesina: Modelo conceptual para el Monitoreo y control de Proyectos de construccin, autor Ing. Rubn Gmez Snchez S. 7.5. Artculos tcnicos escritos por el mismo autor del presente trabajo. ANEXOS 8.1. 8.2. 8.3. 8.4. 8.5. 8.6. Enunciado del alcance del proyecto caso EDT proyecto caso Diccionario muestra EDT proyecto caso Cronograma del proyecto caso Presupuesto proyecto caso Objetivo de calidad del proyecto caso

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ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO

1. Proyecto Construccin de un edificio multifamiliar de 05 pisos de categora A, ubicado en la calle Las Begonias N 344, Urb. Santa Edelmira del Distrito de Vctor Larco, Provincia de Trujillo, Departamento de La Libertad. El rea del terreno es de 300.00 m2 y se tiene proyectado construir 09 departamentos, 10 estacionamientos y 07 depsitos. 2. Fecha 21 de febrero del 2007 3. Planteo del problema (necesidad, oportunidad) y justificacin del proyecto En el pas existe un dficit importante de viviendas; por lo que, este tipo de proyectos cuentas con una viabilidad clara, y enorme posibilidad de colocacin entre las familias del Sector A, el cual tiene mayor capacidad econmica. La edificacin se iniciara bajo el empleo de los recursos propios de la constructora y el saldo ser con financiamiento bancario, a travs de un crdito hipotecario. Los recursos propios llegan al 50% del presupuesto del proyecto. 4. Objetivos del proyecto General Ofrecer nueve (09) departamentos con diez estacionamientos y siete depsitos a familias de la ciudad de Trujillo. El rea techada ser de 1,169.40 m2 distribuidos en un edificio de 05 pisos. Especficos Disponer nuevo (09) departamentos de 129 m2 aproximadamente. Ofrecer departamento con acabados de primera. 5. Producto principal del proyecto Edificio multifamiliar de nueve (09) departamentos, con un rea aproximada de 129 m2 cada uno. 6. Entregables del proyecto Edificio multifamiliar de nueve (09) departamentos, con un rea aproximada de 129 m2 cada uno. Documentacin de la construccin del edificio multifamiliar, tales documentos sern los principales que soporten los trabajos de construccin realizados.

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CONSTRUCTORA E INMOBILIARIA LIDER S.A.C.

Mz D lote 25 Urb.mochica. Telfax 044-286595 Cel. 044-9370259

CRONOGRAMA VALORIZADO DE MANO DE OBRA

OBRA PROPIETARIO UBICACIN : : : EDIFICIO DE DPTOS (multifamiliar 05 pisos) CONSTRUCTORA E INMOBILIARIA LIDER SAC. LAS BEGONIAS N 320- 334 URB. SANTA EDELMIRA : $ 198,965.80 1 MES 30 DIAS
99.50 1,730.60 331.40 4,503.50 1,926.97 3,836.03 2,747.39 3,989.99 249.19 3,810.20 737.74 3,789.83 795.36 3,044.27 488.90 3,789.83 1,137.98 1,892.76 1,044.55 645.20 1,266.43 2,274.05 1,063.14 574.31 1,191.42 613.64 1,175.65 600.11 1,216.71 1,120.08 150.02 150.05 381.46 487.68 111.32 281.35 375.06 360.92 443.19 1,437.58 837.18 450.06 395.17 598.67 1,172.55 543.29 658.11 467.73 497.48 194.83 419.13 538.82

FECHA:26/01/07

MONTO DE LA OBRA

TIEMPO DE EJECUCION: 180 DIAS CALENDARIOS PARTIDAS

1.00 2.00 3.00 4.00 5.00 6.00 7.00 8.00 9.00 10.00 11.00 12.00 13.00 14.00 15.00 16.00 17.00

DESCRIPCION
TRABAJOS PRELIMINARES MOVIMIENTO DE TIERRAS OBRAS DE CONCRETO SIMPLE OBRAS DE CONCRETO ARMADO MUROS Y TABIQUES DE ALBAILERA REVOQUES ENLUCIDOS Y MOLDURAS PISOS Y PAVIMENTOS REVESTIMIENTOS DE ESCALERAS ZCALOS, CONTRA ZCALOS Y ENCHAPES CARPINTERA DE MADERA VIDRIOS, CRISTALES Y SIMILARES CERRAJERA PINTURA APARATOS Y ACCESORIOS SANITARIOS INSTALACIONES SANITARIAS INSTALACIONES ELCTRICAS OTRAS OBRAS

2 MES 60 DIAS

3 MES 90 DIAS

4 MES 120 DIAS

5 MES 150 DIAS

6 MES 180 DIAS

TOTAL $
99.50 1,730.60 331.40 15,194.00 5,901.00 13,462.40 3,765.90 645.20 3,521.00 3,462.00 2,348.20 1,143.40 3,312.40 2,425.00 1,965.40 1,870.00 1,461.00

ACUMULADO PARCIAL $ ACUMULADO TOTAL $

9,141.23 9,141.23

11,442.54 20,583.78

13,066.28 33,650.05

13,614.39 47,264.45

10,882.00 58,146.45

4,491.95 62,638.40

62,638.40

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CONSTRUCTORA E INMOBILIARIA LIDER S.A.C.

Mz D lote 25 Urb.mochica. Telfax 044-286595 Cel. 044-9370259

PRESUPUESTO DE OBRA
OBRA CLIENTE UBICACIN : EDIFICIO MULTIFAMILIAR DE 09 DEPARTAMENTOS, 10 ESTACIONAMIENTOS : CONSTRUCTORA E INMOBILIARIA LIDER SAC. : LAS BEGONIAS N 320- 334
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Fecha 26/01/2007 DISTRITO : VCTOR LARCO Precio Parcial Subtotal

REA CONSTR. : 1198,21 M DEPARTAMENTO : LA LIBERTAD tem 1.00.00 2.00.00 3.00.00 4.00.00 5.00.00 6.00.00 7.00.00 8.00.00 9.00.00 10.00.00 11.00.00 12.00.00 13.00.00 14.00.00 15.00.00

PROVINCIA : TRUJILLO Unidad Metrado

Descripcin TRABAJOS PRELIMINARES MOVIMIENTO DE TIERRAS OBRAS DE CONCRETO SIMPLE OBRAS DE CONCRETO ARMADO MUROS Y TABIQUES DE ALBAILERA REVOQUES ENLUCIDOS Y MOLDURAS

PISOS Y PAVIMENTOS REVESTIMIENTOS DE ESCALERAS ZCALOS, CONTRA ZCALOS Y ENCHAPES CARPINTERA DE MADERA VIDRIOS, CRISTALES Y SIMILARES CERRAJERA PINTURA APARATOS Y ACCESORIOS SANITARIOS INSTALACIONES SANITARIAS 16.00.00 INSTALACIONES ELCTRICAS 17.00.00 OTRAS OBRAS COSTO DIRECTO EQUIVALENTE EN DLARES

Total 778.84 6,614.07 5,388.60 195,057.45 71,136.00 64,763.88 53,761.03 4,811.60 33,956.69 67,014.50 23,092.78 13,556.49 23,565.70 32,201.65 23,302.46 22,166.44 19,398.29

660,566.46
198,965.80

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OBJETIVO DE CALIDAD DEL PROYECTO

El proyecto al termino ofrecer nuevo (09) departamentos de 129 m2, con todos los servicios adecuados para propietarios del Sector A . Los acabados sern de primera, y brindara confort a las familias, cada uno de los departamentos dispondr de un estacionamiento, de considerarlo necesario el propietario. El edificio multifamiliar brindara seguridad a las familias, ya que se ha previsto que solo ingresaran las personas, previa identificacin por intercomunicador. La construccin al ser realizada bajo el cumplimiento de las normas, cdigos, y reglamentos, asegura la durabilidad prevista segn el reglamento aprobado. Al termino de la obra se ha previsto la entrega de un libro de cada departamento, estos documentos demuestran el cumplimiento de las pruebas de calidad previstas.

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