Curso Avanzado de Compras e Inventarios

MACRO PRO Curso Avanzado de Macro Pro

Descripcin: En este curso el distribuidor conocer como personalizar el sistema a travs de los parmetros de los distintos mdulos, para adaptar el comportamiento del mismo a las necesidades del usuario. El participante aprender a utilizar operaciones especiales de los mdulos de Inventarios, Compras, Ventas y Bancos que completaran su instruccin en el manejo de estos mdulos. Adems, se ver la operacin de los mdulos de Caja de Pagos y el Concentrador de Sucursales. Requisitos: Dominio de la operacin bsica de Macro Pro.

TEMARIO
1. Introduccin 2. Parametrizacin 3. Operaciones Especiales de Inventarios a) Artculos Sustitutos y Obsoletos b) Manejo de Unidades Alternas de Ventas c) Manejo de Kits d) Clculo Mximos, Mnimos y Puntos de Reorden e) Clculo de ABC f) Pronsticos de Ventas 4. Operaciones Especiales de Compras a) Generacin de Previos 5. Operaciones Especiales de Ventas a) Autorizacin de Crditos b) Asignacin de Pedidos c) Facturacin de Anticipos d) Documentacin de Facturas e) Facturacin Automtica f) Comisiones 6. Operaciones Especiales de Bancos a) Programacin de Pagos b) Conciliacin Bancaria 7. Caja de Pagos 8. Concentrador de Sucursales

Pg. 1

Curso Avanzado de Compras e Inventarios

1. Introduccin
Este curso est dirigido a aquellos distribuidores o a usuarios con experiencia en la operacin de las principales opciones del sistema, que deseen extender sus conocimientos sobre las operaciones avanzadas de operacin del sistema. En la seccin de Parametrizacin, se har un recorrido sobre los parmetros bsicos de los mdulos de contabilidad, bancos, inventarios, ventas y compras, con el fin de conocer las capacidades de adaptacin del sistema a los diferentes usos o polticas establecidas por los usuarios del sistema. En cuanto al mdulo de Inventarios, describiremos el procedimiento para manejar artculos sustitutos y artculos obsoletos. Se explicar el uso de unidades alternas en ventas, as como el manejo de kits. Adems, veremos los clculos automticos de los niveles de inventarios, de la importancia ABC y de pronsticos de ventas. En el mdulo de Compras, revisaremos el procedimiento para la generacin de Previos de Compra automticos, basados en los niveles de inventarios, los pedidos colocados por los clientes, las existencias, etc. A su vez, en el mdulo de Ventas conoceremos las ventajas de manejar autorizaciones de crdito en forma automtica, as como la asignacin de pedidos, la facturacin de anticipos, la documentacin de facturas, el uso de la facturacin automtica y el proceso de clculo de comisiones. En el mdulo de Bancos, utilizaremos la funcin de programacin de pagos y el proceso de conciliaciones bancarias. Aprenderemos como configurar y operar la caja de pagos, y veremos su integracin con los mdulos de ventas, bancos y contabilidad. Por ltimo, se revisar el mdulo del Concentrador de Sucursales, ideal para consolidar informacin de empresas con mltiples sucursales o filiales.

Pg. 2

Curso Avanzado de Compras e Inventarios

2.- Parametrizacin
Contabilidad: Formato de la cuenta Nmero de Perodos por Ejercicio. Ejercicio 1, 2 y Ejercicio en Curso. Bancos: Folio para los depsitos. Movimiento para pago electrnico. Movimiento contable por factura pagada.

Inventarios: Clasificacin de los artculos. Capturar datos bsicos en la clasificacin. Manejar cdigos sustitutos de artculos. Margen de utilidad. Formato estndar de etiqueta. Parmetros de las bsquedas: tipo de bsqueda, longitud mxima del cdigo y de la descripcin. Mostrar precio de lista y existencia. Parmetros de las capturas: nivel de captura, cdigo dos repetido, ampliar nmero de cdigos y de descripcin, capturar fecha por sesin, mostrar descripcin completa y permitir repetir artculos en las capturas. Compras: Clasificacin de saldos no vencidos y ya vencidos. Cuenta contable por proveedor. Entradas sin orden de compra y a costo cero. Actualizar los precios. Etiquetar mercanca, puerto de impresin. No. mximo de descuentos y Descuento Global. Capturar fecha por sesin, de envo, nmero de requisicin, condiciones de pago y adicionales. Modificar y desplegar los costos, movimientos restringidos y el impuesto. Clasificacin de saldos ya vencidos y no vencidos. Cuenta contable por cliente. Salida sin un pedido, salida a costo cero. Modificar precios. % de margen de utilidad mnimo. Usar costo promedio. No. mximo de descuentos y descuento global. Bitcoras por cliente. Parmetros de captura: capturar fecha por sesin, cliente a entregar, condiciones de crdito, adicionales. Modificar tipo de cambio, descuentos e impuestos.

Ventas:

Datos Grales: Usar centavos en importes. Generar asientos contables. Mtodo de costeo. Cambiar y revisar los asientos, modificar referencias y concepto. Contabilizar ventas por clasificacin y por da. Asiento contrario al cancelar movimientos de otro da Subcuentas por elemento. Facturar sin existencia.

Pg. 3

Curso Avanzado de Compras e Inventarios

3.- Operaciones Especiales del Mdulo de Inventarios

a) Artculos sustitutos y obsoletos Los cdigos sustitutos son cdigos "equivalentes" que podemos utilizar como reemplazo en caso de no haber mercanca suficiente de un producto solicitado por un cliente. Podr activar el manejo de sustitutos en: Inventarios/Configuracin/Parmetros,<F2>.

Para definir sustitutos a un determinado producto, hgalo en Inventarios/Artculos. Despus de la captura del cdigo 2, (o de los cdigos ampliados, si estn activados) se abrir una ventana para que especifique si este artculo tiene sustitutos. Utilizar la tecla <Fin> para cerrar la ventana de sustitutos. Los cdigos obsoletos, por su parte, son aquellos que estn marcados para ser reemplazados por un cdigo nuevo. Estos se definen en Inventarios/Otros procesos/Cod. Obsoletos. En el caso de generacin de previos en el mdulo de compras no se genera cantidad a ordenar para un cdigo marcado como obsoleto. En vez de esto, su existencia, sus pedidos de clientes y las rdenes de compra ya colocadas se suman a las del cdigo que lo sustituye para que se pida mercanca con este ltimo cdigo y no para el obsoleto. Al teclear el cdigo de un producto en Ventas/Facturacin, se verifica su disponibilidad y si es menor a la cantidad solicitada, se procede a buscar si el artculo es obsoleto y luego si tiene sustitutos. Si el cdigo es obsoleto, el pedido ser complementado con el cdigo nuevo (lo que haya disponible) y se agrega un comentario al documento, para indicar que se hizo el cambio.

Pg. 4

Curso Avanzado de Compras e Inventarios Ejemplo: se captura un pedido de 200 unidades del artculo 0031. Slo hay disponible 90 unidades y es un cdigo obsoleto que va a ser reemplazado por el artculo 2331, del cual tenemos 50 unidades. La facturacin indicar: 90 0031 50 2331 Solicitado: 200.00

0031

En el caso de los artculos sustitutos, se puede utilizar esta facilidad, slo si el cliente permite su manejo. Para activar su manejo, en Ventas/Clientes, estando en el campo Nombre, presione <F4> para mostrar la ventana de Parmetros Complementarios: Completar ventas con artculos sustitutos? (S/N) Indique si el cliente acepta que se completen sus pedidos a travs de artculos sustitutos. Esto se debe hacer cliente por cliente que aceptar este manejo. Ejemplo: se solicitan 340 unidades del artculo 2331 que tiene 90 unidades disponibles. Como no se logra cubrir la cantidad solicitada, se despliega una ventana con sus cdigos sustitutos para que seleccione con cul complementar. Podr seleccionar varios sustitutos para complementar la cantidad. b) Unidades Alternas En los artculos podr activarse la facilidad de manejar una unidad de venta diferente a la unidad de inventario. Esto permite inventariar en CAJAS y vender en KGS, inventariar en MTS2 y vender en piezas, etc. Esta facilidad podr estar disponible solo para ciertos clientes, lo cual se controla en la ventana de Parmetros Complementarios de clientes, vista en la seccin anterior, con el parmetro:

Pg. 5

Curso Avanzado de Compras e Inventarios

En la pantalla de captura de artculos se definen las unidades en que stos se van a manejar.

Unid. Com. En este campo indique la unidad de compra. El campo es de 3 caracteres. Ejemplo: PZA. Unid. Ven. En este campo indique la unidad de venta. El campo es de 3 caracteres. Ejemplo: PZA Unid. Alt En este campo se podr pedir una unidad alterna. Ejemplo: KGS. Inv.? (1/2) I. Este campo permite activar el uso de una unidad de venta alterna. En este caso, se debe especificar cuantos factores se capturan (1 2), para determinar el nmero de unidades a descargar del inventario. Si define un 1, indicar que necesita capturar una unidad de inventario y si define 2, indicar que necesita capturar 2 factores que multiplicados generan las unidades a descargar del inventario. Si no se especifica Unid. Alt. o se deja en cero el campo Inv.? (1/2)I, NO se activara el manejo de la unidad alterna. Al facturar el artculo, el valor capturado en la columna Cantidad se considera la Unidad Alterna y se multiplica por el precio para obtener el importe. Luego se piden 1 2 factores que son los utilizados para descargar del Inventario con la Unidad de Venta. Esto le permitir vender en KGS y descargar en CAJAS, vender en Tramos y descargar en MTS2, vender en KGS informando cuntos tramos se estn entregando, etc. Pg. 6

Curso Avanzado de Compras e Inventarios Opcionalmente, podr teclear la letra I despus del nmero de factores (ejemplo: 1I, 2I) para invertir el uso de la Unidad Alterna y la Unidad de Venta. Es decir, nos permite indicar que el inventario se manejar en la Unidad Alterna y no en la Unidad de Venta Adicionalmente, podr modificar la forma del clculo del importe total, usando los siguientes parmetros en Ventas/Configuracin/Parmetros, <F4>:

Con esto podemos especificar que el importe se calcule usando cualquiera de las siguientes frmulas: 1) Cantidad X Precio Unitario 2) Cantidad X Factor1 X Factor2 X Precio Unitario 3) Factor1 X Factor2 X Precio Unitario c) Manejo de Kits Los servicios y los kits deben ser definidos como artculos no inventariables. Un artculo no inventariable puede venderse aunque no tenga existencia y es omitido en las consultas y en algunos reportes de inventarios. Esto se establece para cada artculo, en Inventarios/Artculos, en el campo: Inventariable? Un KIT PAQUETE consiste de un grupo de artculos que se venden en conjunto a un precio inferior al que se venderan de forma individual. Esta es una forma especial de promocin. Cuando se factura un kit se descargan del inventario todos los componentes definidos en l. Para poder manejar un artculo como Kit, debe estar definido como No Inventariable y capturar SI en el campo: Es un kit? Pg. 7

Curso Avanzado de Compras e Inventarios

Posteriormente se deben definir sus componentes. Un kit puede contener artculos inventariables y servicios pero no otros Kits. Como un Kit es un artculo no inventariable, la existencia se controla a travs de sus componentes. Despus de la captura de los campos adicionales del artculo Kit, se abre una ventana de componentes en la cual se debe indicar la cantidad a incluir en el kit y el cdigo de cada artculo. Aparecer el dato que muestra el precio de lista bsico y el costo unitario del componente. Despus muestra el margen de utilidad que normalmente se obtiene en cada componente. Al final de esta ventana se totalizan las unidades, los precios, los costos, los mrgenes y se muestra el margen de utilidad global.

Pg. 8

Curso Avanzado de Compras e Inventarios

Oprima <F9> para cerrar la ventana y actualizar el precio de venta y el costo del kit. El precio de venta se calcula basndose en el margen de utilidad definido para el kit. Oprima <Fin> para cerrar la ventana sin cambiar el precio de venta y costo del kit. Los Kits tambin nos pueden ser tiles en el manejo de varias presentaciones para un mismo producto. Para manejar una presentacin de 1/2 litro en un artculo que normalmente se vende en litros, defina un kit y agregue el artculo bsico como componente con una cantidad de 0.5. Existe una opcin en el mdulo de ventas llamada: Recalcular Kits.

Utilice esta opcin para recalcular los costos y precios de los kits. Esto es necesario si se han incrementado los costos de los componentes de los kits. Al solicitar la opcin se pregunta si desea recalcular los precios. Si responde No, solamente se actualizar el costo del kit. Esto puede ser til para permitirle hacer un anlisis previo del incremento de los costos antes de modificar los precios. Opcionalmente, se puede activar la facilidad de poder modificar los componentes de los Kits al momento de facturar. Para esto es necesario activar un parmetro que se encuentra en Ventas/Configuracin/Parmetros, <F4>

Pg. 9

Curso Avanzado de Compras e Inventarios

Esta facilidad slo debe ser utilizada en empresas en las que se hacen productos a la medida y gusto del cliente, ejemplo: cocinas integrales, rejas, mamparas, etc. En un comercio normal es muy riesgoso activar esta facilidad puesto que la persona que factura tiene la posibilidad de modificar por completo el contenido del kit y hay mucha posibilidad de error. d) Clculo de mximos, mnimos y punto de reorden.

La opcin Inventarios/Otros Procesos/Calc.. Promedios permite calcular los promedios mensuales de ventas en unidades para cada artculo. Opcionalmente podr recalcular los niveles del Inventario: Mximo, Reorden y Mnimo. Deber calcular meses completos para que la estadstica sea real. Si realiza el clculo el 7/JUL y desea calcular a partir de enero, calcule desde el 1o./ENE al 30/JUN, es decir, no debe incluir los 7 das de julio porque no representan un mes completo. Podr tomar en cuenta hasta 24 meses para el promedio, sin embargo, considere los meses que sean ms representativos de la venta, estos podran ser: los ltimos 6 meses, los ltimos 3 meses, los 3 meses de verano del ao pasado, los 3 meses de invierno del ao pasado, etc. Se calcular el promedio de ventas mensual en unidades y la desviacin porcentual de dicho promedio. Si este ltimo dato no es mayor a 30% entonces el promedio es bueno, si es mayor a 30% no es tan bueno, porque indica que los datos mensuales tienen mucha variacin. Entre ms grande sea la desviacin, mayor es la variacin de los datos mensuales y ms pobre calidad tendr el promedio obtenido. Si un promedio es de buena calidad, podr utilizarlo para mover sus parmetros de Mximo, Reorden y Mnimo. Por ejemplo, si desea tener existencia para 2 meses y reordenar cuando haya existencia para 15 das, entonces debe multiplicar el promedio de ventas por 2 para obtener el nuevo punto Mximo y Pg. 10

Curso Avanzado de Compras e Inventarios dividir el promedio entre 2 para obtener el punto de Reorden. Para analizar si los niveles de inventario son correctos, divida la existencia actual entre el promedio de ventas y obtendr el nmero de meses del inventario. Aquellos artculos donde tenga existencia para demasiados meses debern ser considerados para una oferta especial, dado su bajo movimiento. Los datos solicitados para ejecutar el proceso son los siguientes: Fecha inicial: fecha a partir de la cual se considerar para el clculo del promedio mensual. Debe ser una fecha de inicio de mes. Fecha final: fecha hasta la cual se considerar para el clculo. Debe ser una fecha de fin de mes. Almacn: Le permite seleccionar para qu almacn (sucursal) desea efectuar el clculo. Podr indicar un almacn final para hacerlo por rangos. ABC,2: Este proceso podr ser condicionado basndose en el campo ABC (Importancia), es decir, puede hacer el clculo para los artculos A primero; luego para los restantes artculos. Si define 2 se corre para A y B. Calcular niveles del inventario? Si selecciona esta opcin, adems del promedio de venta mensual se calcular y modificar el inventario Mximo, el Punto de Reorden y el inventario Mnimo. Si seleccion calcular los niveles del inventario, podr condicionar el proceso por Clasificacin (Lneas o Departamentos). Orden de la evaluacin: En este campo debe indicar en qu orden deben calcularse los valores anteriores. El orden 123 significa: Mximo (1), Reorden (2) y Mnimo; el orden 321 significa: Mnimo (3), Reorden (2) y Mximo (1). Esto puede ser importante si uno de los valores depende de otro, ejemplo: el inventario mximo ser igual al punto de reorden ms el promedio de ventas mensual. En este caso, en el orden de evaluacin debe ir primero el punto de reorden y luego el mximo. Ignorar artculos agregados despus del: Este campo permite excluir del clculo a los artculos que se dieron de alta recientemente, dado que no tienen estadstica significativa an. e) Clculo de Totales (ABC) En el catlogo de Artculos se permite establecer manualmente una clasificacin de importancia para cada artculo, en el campo: Importancia (A/B/C) La importancia permite clasificar los artculos segn sean de alta rotacin o baja rotacin o segn sean de alto costo o bajo costo. Los artculos A deben ser los que tienen ms rotacin y los que tienen mayor valor de inventario. Con la opcin Inventarios/Otros Procesos/Calc. Totales, podemos automatizar la asignacin de esta clasificacin. Esta opcin calcula los totales de ventas en nmero de facturas, nmero de unidades, pesos, costo y margen de utilidad de cada artculo. El perodo de anlisis normalmente ser de un ao, sin embargo, usted podr seleccionar otro rango de fechas. Los datos calculados estn disponibles en los reportes tipo 3 de Inventarios, tanto en los grupos de datos como en las frmulas.

Pg. 11

Curso Avanzado de Compras e Inventarios

Mtodo de decisin del ABC El ABC puede ser modificado utilizando 8 criterios o bases de decisin:

El nmero de facturas que tiene el artculo en el rango de fechas. El lugar que ocupa el artculo al ordenar los nmeros de facturas de todos los artculos de mayor a menor. El primer lugar lo ocupara el artculo con ms facturas, el segundo lugar el que le sigue en nmero de facturas y as sucesivamente. El total de ventas en pesos que tiene el artculo en el rango de fechas. El lugar que ocupa el artculo al ordenar las ventas en pesos de todos los artculos de mayor a menor. El primer lugar lo ocupara el artculo que genera mayor venta, el segundo lugar el que le sigue en ventas y as sucesivamente. El valor del inventario que tiene el artculo a la fecha. El lugar que ocupa el artculo al ordenar los valores de inventario de todos los artculos de mayor a menor. El primer lugar lo ocupara el artculo con mayor inversin, el segundo lugar el que le sigue en inversin y as sucesivamente.

Pg. 12

Curso Avanzado de Compras e Inventarios

Los das trascurridos desde la ltima venta del artculo. El lugar que ocupa el artculo al ordenar los das desde la ltima venta de menor a mayor. El primer lugar lo ocupar el artculo con menos das trascurridos, el segundo el que le sigue en nmero de das y as sucesivamente.

Usted deber especificar basndose en estos criterios qu artculos van a ser los A y cuales los B. Los restantes sern clasificados como C, a menos que su fecha de alta sea muy reciente, en cuyo caso se clasifican como D. Ejemplo de utilizacin de los criterios: A) Ser un artculo A el que acumule al menos 20 facturas en el perodo seleccionado o que ocupe uno de los primeros 100 lugares en ventas en pesos o cuyo valor de inventario sea mayor o igual a $5,000. B) Ser un artculo B el que acumule al menos 10 facturas en el perodo seleccionado o que ocupe del lugar 101 al 500 en ventas en pesos o cuyo valor de inventario sea mayor o igual a $1,000. Estos criterios se especifican de la siguiente manera en la pantalla:
Base de decisin Valor (B) Valor Lugar Lugar ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Numero facturas 20 10 0 0 Ventas en pesos Valor del inventario Das de ltima venta 0 100 5000 0 0 0 0 500 1000 0 0 0 (A)

f) Pronsticos de ventas MacroPro permite calcular pronsticos de venta para los artculos. Esto le permitir comparar sus ventas mensuales contra sus ventas estimadas. Esta facilidad se encuentra en la opcin Inventarios/Pronsticos. FORMULAS Preparar los pronsticos para un nuevo ao puede ser una tarea ardua si se tienen miles de productos, por lo que pudiera ser conveniente hacerlo por lneas de productos. Esta opcin le permite dejar definidas las frmulas para clculo de pronsticos en unidades, pesos, etc. para cada lnea de producto. Al entrar se despliega un directorio con los tipos de clculo ya definidos y se indica tambin la fecha y hora del ltimo clculo realizado. Para modificar una definicin, simplemente colquese en ella y oprima <Enter>; para agregar una nueva definicin seleccione <AGREGAR OTRA FORMULA>; y para borrar oprima <F3>.

Pg. 13

Curso Avanzado de Compras e Inventarios

Al definir un nuevo clculo, podr seleccionar un rango de artculos, una clasificacin y un almacn.

Descripcin En este campo deber teclear una descripcin para identificar este clculo en el directorio, ejemplo: TODOS LOS ARTICULOS, EN UDS. Aplicar clculo de: En un proceso de clculo deber elegir entre pronstico de ventas en No. de facturas, Unidades vendidas, Ventas en pesos y Costo de venta. Posiblemente usted solo est interesado en el clculo de unidades, de ser as, no defina forma de clculo para las otras opciones. Clculo perodo 1 .. 12 En estos campos indicar la frmula para calcular el pronstico de ventas de cada mes, ejemplo: X101*1.2. Esta frmula toma las ventas en unidades del mes 01 del ao anterior 1 (ao pasado) y le agrega un incremento del 20%. CALCULOS Esta opcin calcula los pronsticos de venta, permitiendo seleccionar cualquiera de las formas de clculo definidas con la opcin anterior.

Pg. 14

Curso Avanzado de Compras e Inventarios

MODIFICACIONES Si necesita hacer correcciones sobre los pronsticos ya calculados, utilice esta opcin. Esto deber hacerlo artculo por artculo y para cada almacn. BORRAR PRONOSTICO Esta opcin permite eliminar los pronsticos. Posiblemente las frmulas de clculo estn incorrectas y eso haya generado un mal pronstico.

4.- Operaciones Especiales del Mdulo de Compras

a) Generacin de Previos. Macro Pro permite generar previos de compra tomando como base el punto de reorden, el inventario mximo, la existencia actual, los pedidos de clientes y las rdenes de compra ya colocadas al proveedor. Podr indicar un rango de cdigos de artculos, descripcin corta, clasificacin, proveedor y almacn. De esta forma, podr generar un previo de una lnea o departamento; de los artculos que nos surte un determinado proveedor; de lo que debe comprar una sucursal (almacn); etc. Si sus parmetros de control de inventarios (Mximo y Reorden) no estn bien definidos, podr utilizar la opcin Inventarios/Otros procesos/Calc Promedios para calcularlos basndose en las ventas de los ltimos meses. Al entrar a la opcin se pide un formato de reporte para que imprima el comprobante del previo. Si no desea imprimirlo deje en cero el nmero de reporte oprimiendo <F3>. Podr indicar un rango de cdigos de artculos, descripcin corta, clasificacin, proveedor y almacn. De esta forma, podr generar un previo de una lnea o departamento; de los artculos que nos surte un determinado proveedor; de lo que debe comprar una sucursal (almacn); etc. Si teclea o selecciona un cdigo de almacn en especial, se generar un previo de compra para ese almacn nicamente. Se podr seleccionar el criterio de compra entre: comprar AL MISMO PROVEEDOR que la ltima vez; al proveedor que ofrezca el COSTO MAS BAJO; al proveedor que ofrezca el MENOR TIEMPO DE ENTREGA; al proveedor que ofrezca MAS PLAZO DE PAGO; o al proveedor que tenga MAS COMPRAS ACUMULADAS. En una ventana se har la pregunta Desea corregir antes de generar previo?. Esto le permite hacer correcciones a las cantidades sugeridas por el sistema, antes de generar el previo. Esto pudiera no ser muy necesario, dado que el previo de compra puede tambin ser corregido en la opcin Compras/Ordenes de Compra. Una vez proporcionados los datos anteriores, se calcula la cantidad a comprar, de la siguiente forma: Si la Existencia, menos los Pedidos de clientes, ms lo Ordenado al proveedor es menor o igual al Punto de Reorden: Comprar = Mximo - (Existencia - Pedido + Ordenado)

Pg. 15

Curso Avanzado de Compras e Inventarios Una vez analizados todos los artculos involucrados en el proceso, se abre una ventana que le permite: a) hacer correcciones a las cantidades a comprar; b) seleccionar con <F6> en el campo Provee el proveedor a quin se har la compra; y c) teclear el costo unitario. Podr utilizar las teclas de movimiento para moverse entre los artculos mostrados en la pantalla. Para proceder a generar los previos de compra, oprima <Fin>. Si desea cancelar oprima <Esc>. Al final del proceso se indica cuntos previos se generaron (se genera uno por cada proveedor) y se muestra el nmero de folio del primero de ellos. Los previos de compra deben ser revisados y luego convertidos a rdenes de compra. Si antes de generar la orden de compra, intenta generar otro previo para el mismo almacn, se indicar por medio de un mensaje de aviso, para evitar que genere un segundo previo por error. Si no desea generar un segundo previo, oprima la tecla <Esc> para abandonar la opcin. FUNCION RESURTIR Estando en el campo Almacn, la funcin <F9> Resurtir puede ser utilizada cuando se tenga un servidor para el manejo del almacn central y sus sucursales, en una operacin 100% en lnea. Esta facilidad generar el resurtido de cada sucursal, ya sea colocando un pedido al almacn central (cuando haya existencia) o generando un previo de compra en el almacn central para adquirir la mercanca necesaria para surtir a cada sucursal (cuando no hay existencia suficiente). Podr provocarse una combinacin de pedidos y previos de compra, dependiendo de que haya existencia para surtir solo algunos artculos. Notas importantes: En Inventarios/Configuracin/Parmetros, <F5>, se define el cdigo del almacn central. Slo si est definido este dato puede utilizar la funcin Resurtir. Para el manejo de la facilidad de resurtido, es necesario dar de alta al almacn central como proveedor (con el mismo cdigo con que se registr en el catlogo de almacenes). Tambin es necesario registrar cada sucursal como cliente, con el mismo cdigo con que se registr en el catlogo de almacenes. Al solicitar la funcin resurtir, si no hay existencia de un artculo, se coloca un previo de compra en el almacn central, indicando en cada partida para qu sucursal es la mercanca. Se elabora un pedido (sin asignar) para cada sucursal. Al llegar la mercanca, ser asignada a surtir estos pedidos. Por cada pedido se genera una orden de compra al almacn central, afectando las unidades ordenadas del almacn de la sucursal. Esto, con el objetivo de indicar que la sucursal ya orden mercanca al almacn central. Al surtir los pedidos de cada sucursal a travs de Traspasos al almacn de mercanca en trnsito, se cancelarn las rdenes de compras colocadas al almacn central, para indicar que ya recibieron la mercanca que haban solicitado. Al solicitar la funcin resurtir, si hay existencia en el almacn central para surtir la mercanca, se genera un pedido (ya asignado) en el almacn central, donde el cliente es la sucursal. Este pedido ser surtido a travs de traspasos en el mdulo de Inventarios. Si hay existencia para surtir parcialmente un artculo, se podr colocar un pedido ya asignado, siempre y cuando la existencia disponible sea mayor o igual al 20% de la cantidad solicitada, de lo contrario, se generar un previo de compra por toda la cantidad solicitada. Si se coloca un pedido por una parte de la cantidad solicitada, el restante ser enviado al previo de compra.

Pg. 16

Curso Avanzado de Compras e Inventarios

5.- Operaciones Especiales del Mdulo de Ventas

a) Autorizacin de Crditos. Macro Pro permite 5 formas de controlar el saldo de un cliente basndose en un lmite de crdito. Al entrar a Ventas/Clientes y darlo de alta se encuentra la opcin Control de Saldo en la cual vienen las siguientes opciones:

ABIERTO.- El crdito se mantendr abierto an si el cliente excede su lmite de crdito. LIMITAR.- No se permitir facturar arriba del lmite de crdito. AVISAR.- Si el lmite de crdito se excede se indicar a travs de un mensaje de aviso y el operador podr decidir si se elabora la factura o no. REVISAR.- La situacin crediticia del cliente ser revisada cada vez que se haga una venta a crdito para confirmar o cancelar la operacin. Esta opcin solo debe ser activada para clientes que han mostrado irregularidad en sus pagos. Al terminar la factura aparecer la situacin crediticia del cliente. Con Enter se regresar para no aceptar facturarle. Si despus de revisar su situacin se le otorgar crdito, teclear <Esc> CERRADO.- No se permitir ninguna operacin si el crdito est cerrado. LIMITAR-REVISAR.- Si el lmite de crdito excede el importe de la factura no permite grabarla. Si el lmite no excede, se despliega la situacin del crdito. Presionando <Enter> no graba la factura, presionando <Esc> permite facturar. Otra modalidad de controlar el crdito de un cliente es la opcin que se encuentra en Ventas/Configuracin/Aut. Crditos. Esta opcin es de suma importancia para agilizar el surtido de sus pedidos, a la vez que lleva un buen control de sus crditos. Le permite definir uno o varios criterios para la autorizacin automtica de los Pg. 17

Curso Avanzado de Compras e Inventarios crditos. Un criterio se define con una frmula donde intervienen: el monto del pedido a autorizar, el lmite de crdito del cliente, el saldo actual del cliente, el saldo vencido, el nmero de cheques devueltos que se han recibido de l, etc. La pantalla que se presenta en esta opcin le ofrece las funciones de Agregar, Borrar, Cambiar y Desplegar.

Un pedido no autorizado se marca como Detenido y no puede ser facturado hasta que se autorice a travs de esta opcin. Podr definir los criterios por Tipo de cliente, para un Cliente en particular, para todos los clientes de un Vendedor o para todos los clientes de un Almacn (Sucursal). En el campo Detener pedido debe capturar la frmula o criterio que se evaluar para la autorizacin del crdito. Podr utilizar la tecla <F6> para seleccionar los valores a utilizar en la frmula. Ejemplo: V17>V30 O V14>0 O V66>0

Pg. 18

Curso Avanzado de Compras e Inventarios b) Asignacin de pedidos. El parmetro para Activar esta funcin se encuentra en Ventas/Configuracin/Parmetros, <F6>:

Al activar la facilidad de asignacin de pedidos, se provoca que los pedidos solo puedan ser facturados si se les asign mercanca disponible para venta. Este proceso de asignacin se hace en forma automtica en Ventas/Facturacin (al capturar el pedido), en Compras/Ordenes de Compra (al recibir la mercanca) y en Inventarios/Movimientos (al dar entradas de mercanca). Si al capturar un pedido de 10 unidades, hay 3 unidades disponibles para venta, se asignan automticamente al pedido. Al proceder a facturarlo, se facturan solamente las 3 unidades asignadas y las restantes 7 quedan en backorder. Si posteriormente se captura una compra de mercanca por 50 unidades, se asignan las restantes 7 unidades del pedido y se podr proceder a facturarlas. Otra opcin que se encuentra en Ventas/Otros Procesos/Asignar Pedidos se utilizar ocasionalmente para asignar mercanca a un pedido en forma manual, por ejemplo, cuando la mercanca entr por medio de una devolucin de un cliente. Tambin de manera ocasional, puede ser necesario desasignar mercanca a un pedido para proceder a asignarla a otro. El campo Cantidad le permite indicar cuntas unidades desea asignar o desasignar. Si deja en cero el campo se asume que desea asignar lo que est en backorder o desasignar la cantidad ya asignada al pedido.

Este proceso tambin puede automatizarse, usando los parmetros:

En este campo podr definir un nmero de das como mximo para mantener la mercanca asignada a un pedido en espera de ser facturado. Una vez trascurridos esos das, la mercanca se desasigna en forma automtica. Las verificaciones para desasignar estos pedidos se hacen en forma automtica cuando entra a la opcin Ventas/Facturacin con el nmero de usuario especificado a la derecha. Opcionalmente, podr configurar que los precios de los pedidos y cotizaciones se actualicen al intentar facturarlos, si ya transcurri cierto nmero de das, para esto utilizaremos el parmetro: Actualizar precios de cotiz. y pedidos? (s/n): N Despues de 0 dias

Pg. 19

Curso Avanzado de Compras e Inventarios c) Facturacin de anticipos. En la opcin Ventas/Configuracin/Parmetros, <F4> se incluye la pregunta: Facturar los anticipos? (s/n) la cual le permite activar una forma especial de facturacin. Algunas empresas operan de la forma siguiente: a) Toman el pedido del cliente. b) Expiden una factura por el anticipo recibido. Esta factura no desglosa los artculos. c) Elaboran una factura por el resto, al momento de entregar la mercanca. En esta segunda factura se incluye la totalidad de los artculos y se descuenta el importe del anticipo. Para utilizar esta facilidad debe cumplir con los siguientes requisitos: a) Debe capturar un pedido por cada venta realizada.

b) Para facturar el anticipo debe agregar un artculo no inventariable y modificable. c) En la descripcin 1 y 2 deber definir 15 signos de $ para indicar el importe total del pedido. d) Debe incluir en el formato de factura la venta total, la resta del anticipo y la venta neta.
Al hacer la primer factura que hace referencia a un pedido se hace la pregunta siguiente: Facturar el anticipo? Si responde No, se har un proceso de facturacin normal. Si responde en forma afirmativa, pasar al rea de detalle de la factura, la cual estar vaca y tendr que agregar el cdigo de artculo dado de alta para facturar los anticipos. El importe antes de IVA de esta primer factura se graba en el pedido. Al elaborar una segunda factura para el mismo pedido, se hace la pregunta anterior. Si ya se va a facturar la mercanca, responder NO, si se facturar un nuevo anticipo responder SI. Si la respuesta es NO, en el rea de detalle se incluyen todos los artculos del pedido y la suma de los importes de las facturas de anticipos realizadas anteriormente se resta de los totales. El sistema permite facturar varios anticipos antes de la factura final.

Pg. 20

Curso Avanzado de Compras e Inventarios

d) Documentacin de Facturas.

En la opcin Ventas/Configuracin/Parmetros,<F8> se encuentran los parmetros referentes a la documentacin de facturas Si requiere manejar ventas a plazos, entre a esta opcin y active la facilidad de Documentar las facturas. Si utiliza documentacin, es conveniente que active varias cajas para manejar ventas de contado, ventas de crdito y ventas a plazos. Si esta pregunta no esta activada, no se permitir definir cajas documentales. Documentar en base a porcentajes? (s/n) La modalidad normal de ventas documentadas es solicitar el nmero de meses de plazo y la periodicidad de pago para calcular el nmero de documentos. En stos casos la respuesta sera NO. Otra modalidad consiste en partir el total de la factura en porcentajes para generar hasta 10 documentos con plazos variables. Ejemplo: 20% de pago inmediato, 40% para pago a 15 das y 40% para pago a 30 das. Calculo documentos en base al plazo del cliente? (s/n) Si activa esta facilidad, el nmero de meses a financiar se calcular en base al plazo de pago del cliente, considerando que 30 das equivale a un mes, 60 das equivale a dos meses, 90 das equivale a Pg. 21

Curso Avanzado de Compras e Inventarios tres meses, etc. por ejemplo, si responder SI a esta pregunta y el cliente tiene un plazo de 60 das, en facturacin al pedir el numero de meses para el resto, automticamente aparece que sern dos meses.

Documentar anticipo en base a das? (s/n) Esta facilidad permite documentar un anticipo especificando el nmero de das de plazo. En la modalidad de documentacin normal el anticipo puede ser documentado a varios meses y calculando el nmero de documentos en base a la periodicidad de pago. Ajustar pagos quincenales y mensuales a inicio de quincena? (s/n) Al utilizar esta facilidad se ajustan las fechas de vencimiento de los documentos para que ocurran los das primero o 16 de cada mes. Ajustar pagos semanales a un sbado? (s/n) Al utilizar esta facilidad se ajustan las fechas de vencimiento de los documentos para que ocurran cada sbado. % inters mensual, Cargo mensual, No. Meses Es posible financiar el anticipo o enganche de acuerdo a una poltica y el resto de la factura con otra. Estos datos le permiten definir el porcentaje de inters mensual que se agregar al total de la factura por concepto de financiamiento. Tambin podr definir un importe fijo mensual por manejo de cuenta. Si los meses de financiamiento son estables, defnalos aqu mismo. IVA sobre intereses? (s/n) Si requiere calcular IVA a los intereses generados, defina este parmetro afirmativamente. Documentacin en base a meses. En las cajas donde est activada la facilidad de documentacin, al terminar de capturar los artculos se abre una ventana para indicar la forma de financiar la venta. Se puede documentar tanto el anticipo o enganche como el resto de la factura. Los datos mostrados en pantalla son: No. Meses: En este campo se indica a cuntos meses se financiar la venta. Pagos (S/D/Q/M): En este campo se indica si los pagos se harn semanalmente, decenalmente, quincenalmente o mensualmente. Combinando este dato y el nmero de meses se determina el nmero de documentos a generar. Inters: Este dato muestra el inters financiero. Este dato incluye el cargo por manejo de cuenta (si lo hay) Suma: Este dato muestra la suma de la cantidad a financiar ms el inters financiero. Total con financiamiento: Este dato muestra como quedar el total de la factura una vez agregados los cargos por financiamiento.

Pg. 22

Curso Avanzado de Compras e Inventarios No. Pagos: Este dato indica el nmero de pagos o documentos a realizar. Importe: Este dato muestra el importe de cada pago. El total del inters financiero ms los cargos por manejo de cuenta se sumarn al total de la factura a travs del cargo diverso 1. Una vez confirmada la factura se elabora y afecta la estadstica normal, luego se cancela la factura con una NOTA DE ABONO y se generan los documentos con los vencimientos adecuados. Del anticipo podr hacerse un slo documento definiendo el nmero de das de plazo. Para optar por esta modalidad hay un parmetro de configuracin. Documentacin en base a porcentajes. Si habilita la modalidad de documentar en base a porcentajes, se pedirn los datos siguientes: Anticipo, Das: En estos campos se pide el importe del anticipo y el plazo de pago del documento. % del Total, Plazo: En estas columnas se indican los porcentajes del total en los cuales se partir el resto de la factura (Total - Anticipo) y los plazos de pago en das para cada documento. La suma de los porcentajes deber ser 100%.

e) Facturacin automtica Macro Pro le ofrece una forma tradicional de ventas a travs de la opcin Ventas/Facturacin, donde puede tomar un Pedido y luego, en esa misma opcin, convertirlo en Factura. Otra alternativa para facturar, consiste en configurar el sistema para que imprima listas de surtimiento en el almacn para cada pedido capturado. El almacenista reunir la mercanca solicitada y confirmar las cantidades a enviar en su pantalla de Embarques, lo cual ser suficiente para que se genere una factura en la impresora asignada para este propsito. Esta modalidad provee una mayor agilidad en el surtido y es ideal para grupos de Telemarketing. Para implementar esta modalidad de facturacin requerir de una buena instalacin de red que incluya: un software de red ampliamente probado y que provea agilidad en la operacin, un buen servidor de red, estaciones de trabajo convenientemente ubicadas y algunas impresoras. Esta forma de operacin no es conveniente para negocios que tienen bajo volumen de facturacin o venta de mostrador, en estos casos la forma tradicional de facturacin y la caja rpida le brindarn mejores resultados. Para utilizar la facturacin automtica debe activar la facilidad de asignacin de pedidos (Ventas/Configuracin/Parmetros, <F6>) y automatizar la autorizacin de crditos (Ventas/Configuracin/Aut. Crditos) La mayor ganancia en velocidad de operacin se obtiene al eliminar el uso del criterio personal para poder autorizar los crditos, reunir la mercanca a enviar y elaborar la factura. En Ventas/Configuracin/Parmetros,<F6> se define una serie de parmetros que permiten configurar el sistema para trabajar en esta modalidad: Capturar instrucciones de envo en los pedidos? (s/n) Si va a utilizar la facturacin automtica en lugar de la modalidad de facturacin tradicional, active esta facilidad para que se capturen las instrucciones de envo del pedido. Se permiten tres opciones:

Pg. 23

Curso Avanzado de Compras e Inventarios Normal. Al confirmar la mercanca de un pedido con esta instruccin de envo, se verifica si hay otros pedidos por confirmar del mismo cliente, de ser as, se detiene el proceso de facturacin para hacer una sola factura con los otros pedidos. Urgente. Al confirmar la mercanca de un pedido con esta instruccin, se procede a facturar en forma inmediata. Si hay algn pedido NORMAL ya confirmado, se unen en una misma factura, de lo contrario, se factura por separado. Separado. Al confirmar un pedido de este tipo se factura en forma inmediata y en una factura separada. Imprimir listas de surtimiento automticamente? Active esta facilidad si va a utilizar la Facturacin automtica o si encuentra de utilidad esta funcin. Al capturar un pedido, se imprime una lista de surtimiento de la mercanca que pudo ser asignada. Al recibir mercanca por compras o entradas en Inventarios, se asigna automticamente la mercanca a los pedidos que estn en backorder y si tiene activada esta facilidad, se generan las listas de surtimiento correspondientes.

Tipo de reporte Lista de surtimiento Factura Etiqueta de embarque Lista desasignar Traspasos Remisiones KITS

No. De formato 97 0 0 0 0 0 0

Puerto 1 1 1 1 1 2

Este grupo de campos permite definir los nmeros de los formatos de los reportes que se imprimen al utilizar la modalidad de Facturacin automtica. Esta definicin se hace para simplificar la operacin al usuario. La lista de surtimiento se imprime en una impresora de almacn cuando se asigna mercanca a un pedido. La factura se imprime en una impresora colocada en el rea de ventas, cuando el almacenista confirma la mercanca al surtir. Las etiquetas de embarque se imprimen a solicitud del almacenista para pegarlas en los bultos en que se enva la mercanca. La lista desasignar se imprime en el almacn cuando se desasigna mercanca a un pedido. Los traspasos se imprimen cuando el almacenista confirma la mercanca a surtir para un pedido de sucursal. Las remisiones kits se imprimen cuando se facturan kits. Estas amparan las salidas de los componentes. Esto es opcional. Permitir venta de contado si crdito est cerrado? Tipo de pedido.

Pg. 24

Curso Avanzado de Compras e Inventarios Si un cliente tiene cerrado su crdito, ya no se permite tomarle pedidos. Si desea poder tomar pedidos para pago de contado en estas situaciones, debe definir un tipo de pedido para estos casos, activar esta facilidad e indicar el tipo de pedido definido en el campo de la derecha. No. de movimiento de los cheques devueltos. Defina en este campo el nmero de movimiento de CARGO POR CHEQUE DEVUELTO. Basndose en sta definicin, cada cliente tendr en su estadstica cuntos cheques devueltos ha entregado, el importe de los mismos y la fecha del ltimo cheque devuelto.

Pg. 25

Curso Avanzado de Compras e Inventarios

f) Comisiones. Los parmetros definidos en Ventas/Configuracin/Parmetros, <F7> definen en gran medida la forma en que se hace el clculo. Calcular comisin sobre margen de utilidad? (s/n) Normalmente las comisiones se calculan sobre la venta neta, sin embargo, si desea calcularlas sobre el margen de utilidad responda Si. Pagar comisiones en base a la cobranza? (s/n) Normalmente la comisin de una factura se paga hasta que se efecta el cobro al cliente, sin embargo, si desea pagar las comisiones sobre lo vendido, responda No a esta pregunta. %/Venta a considerar por gastos admvos: Podr reducir la base para clculo de la comisin en un porcentaje sobre la venta neta. Esto se hace en algunas empresas para compensar los gastos administrativos. Suponiendo que las comisiones se pagan sobre margen de utilidad y se define un 5% de gastos administrativos, la base para clculo de la comisin en una factura cuya venta neta es de $3,000 y su costo de venta de $2,400 se obtendra de la forma siguiente: Margen de utilidad = $3,000 - $2,400 = $600 5% de gastos = $3,000 x 5% = $150 Base para clculo de la comisin = $600 - $150 = $450 El porcentaje de comisin se aplicar a los $450. Es muy importante tener en cuenta que las ventas con 5% o menos de margen de utilidad no generaran comisin a pagar bajo este esquema. % de comisin varia por articulo? (s/n) % de comisin varia por factura? (s/n) Estas dos preguntas permiten definir el porcentaje de comisin a aplicar. Responda Si a la primera pregunta si ha definido comisiones a nivel artculo. Si no maneja comisiones a nivel artculo pero ha realizado modificaciones a los porcentajes de comisin, responda Si a la segunda pregunta. Si responde No a estas dos preguntas se tomar el primer porcentaje de comisin del vendedor. Das vencidos: % a pagar:

Una vez calculado el importe de la comisin, este podr ser reducido de acuerdo a los das de vencimiento con que se pag la factura. Por ejemplo, si define 60 das vencidos y 80%, significa que se pagar solo el 80% del total de la comisin si esta se pag con 60 o ms das de vencimiento. Dispone de tres rangos de vencimiento para efectuar los castigos adecuados al total de la comisin.

Pg. 26

Curso Avanzado de Compras e Inventarios Comisin en 1er adicional de la factura? (s/n) Si desea variar el porcentaje de comisin en cada factura, habilite el manejo de los campos adicionales de la factura, utilice el primer adicional para definir el porcentaje de comisin y active esta facilidad. Comisiones estn definidas en importes? (s/n) En algunas empresas se manejan las comisiones en importe en vez de porcentaje, ejemplo: $1 por un servicio A, $2 por un servicio B, etc. Para utilizar esta facilidad deber indicar que la comisin vara por artculo, pues dependiendo del servicio o producto deber variar el importe de la comisin. Aplicar comisiones segn descuentos? (s/n) Esta facilidad le permite manejar las comisiones basndose en una tabla de descuentos permitidos. Esta tabla se prepara basndose en el criterio de que a mayor descuento disminuye el porcentaje de comisin. La tabla de descuentos y comisiones se define en la opcin Promociones. Aplicar comisiones segn % de utilidad? (s/n) Esta facilidad le permite manejar las comisiones basndose en una tabla de mrgenes de utilidad. Esta tabla se prepara basndose en el criterio de que a menor margen disminuye el porcentaje de comisin. La tabla de mrgenes y comisiones se define en la opcin Promociones. Otros factores que afectan el resultado obtenido son: las devoluciones de mercanca aplicadas a las facturas y los descuentos por pronto pago. Las comisiones se procesan en la opcin Ventas/Otros Procesos/Comisiones. Utilice esta opcin para que lleve un control completo de cuando se pagaron las comisiones para cada vendedor y factura. Este proceso marcar cada factura con una fecha de pago de comisin. Esta fecha de pago no puede ser alterada. Se pedir una fecha de corte que permite restringir el pago de comisiones hasta una fecha determinada, ejemplo: fin de mes, fin de quincena, etc. Esto permite que el proceso pueda ejecutarse en cualquier momento. Si efecta el clculo y nota que alguno de los parmetros que intervienen en el clculo est incorrecto, podr hacer la correccin y pedir un reclculo de las comisiones. No podr recalcular si no ha hecho un proceso de clculo normal. En forma opcional, podr inicializar los clculos de las comisiones, especificando @@@ en el cdigo del almacn. Reporte de comisiones Esta opcin le permite formar un expediente de los comisiones pagadas a los vendedores. Si extrava alguno de los reportes, podr reimprimirlo siempre y cuando no haya borrado los movimientos de ventas.

Pg. 27

Curso Avanzado de Compras e Inventarios

6.- Operaciones Especiales del Mdulo de Bancos.

a) Programacin de pagos Esta opcin es de gran utilidad pues permite programar los pagos a proveedores y los gastos fijos de la empresa. Muchas empresas tienen por poltica realizar pagos en determinados das de la semana. Esta opcin permite seleccionar qu pagos podrn ser cubiertos en determinada fecha para elaborar la impresin de los cheques en forma masiva. Esta facilidad del men de Bancos incluye las opciones necesarias para realizar una adecuada programacin de pagos. La impresin de los cheques deber realizarse utilizando la opcin Reportes. En empresas pequeas puede ser ms prctico que se programen las facturas de compra en forma automtica para la fecha de vencimiento. En Compras/Configuracin/Parmetros, <F4> se incluyen campos de captura para permitir esta facilidad: Generar plan de pagos? (s/n): Nombre del Plan de pagos: Si opta por utilizar esta modalidad, ya no utilizar la opcin Generar pagos. GENERAR PAGOS Esta opcin permite seleccionar qu facturas de proveedor deben ser pagadas a determinada fecha. Del proveedor Al proveedor Tipo Moneda

Estos campos le permiten seleccionar a qu proveedores se incluir en la programacin. Puede seleccionar por rango o por tipo de proveedor. Fecha de pago Fecha sig. pago Almacn

Estos campos pueden ser utilizados en la frmula para condicionar el proceso de seleccin de facturas. Plan En este campo deber identificar con un nombre al proceso de programacin que va a realizar. Esto permite efectuar varias programaciones independientes por tipo de proveedor, por nmero de cuenta bancaria, etc. Si deja en blanco el campo se asumir la palabra PAGOS. Frmula Este campo permite seleccionar a travs de una frmula, qu facturas debern ser incluidas en esta programacin. Esto podr hacerse siguiendo diferentes criterios como: pagar lo ms vencido, pagar todo lo vencido a la fecha de pago, pagar las facturas donde se pueda aprovechar un descuento por pronto pago, etc. La frmula V12 <= V91 permite programar todo lo vencido a la fecha de pago.

Pg. 28

Curso Avanzado de Compras e Inventarios

MODIFICACIONES Esta opcin permite programar pagos a Acreedores y Proveedores en forma individual. Es de gran utilidad para realizar cambios a un PLAN de pagos, ejemplo: reprogramar una factura para una fecha posterior, programar otra factura al proveedor, eliminar una factura de la programacin, cambiar el importe del pago a realizar, etc. Al entrar a la opcin se pedirn los campos siguientes: Plan, Proveedor y fecha. Estos tres campos permiten seleccionar para modificacin los pagos de un solo plan, los de un determinado proveedor o todo lo programado para cierta fecha, etc. Para programar un pago a Proveedor debe efectuar los pasos siguientes: Teclear o seleccionar el nmero de proveedor, Teclear o seleccionar el nmero de folio de la factura, Teclear el importe a pagar, Teclear el tipo de cambio si el saldo de la factura est en dlares, y Teclear o modificar la fecha de pago. Para programar un pago a Acreedor debe efectuar los pasos siguientes: Teclear o seleccionar el nmero de acreedor, Seleccionar la frecuencia de pago, la cual podr ser: Unica (realizar el pago una sola vez), Mensual (realizar el pago todos los meses en el mismo da) y Peridico (realizar el pago cada "n" das), En los pagos mensuales indique el da del mes en que deber realizarse el pago y el nmero de veces que se har, En los pagos peridicos indique cada cuntos das deber realizarse el pago (ejemplo: cada 7 das, cada 10 das, etc.) y el nmero de veces que se realizar, Teclear el importe del pago, Teclear o seleccionar la llave del asiento repetitivo que permitir generar el asiento contable, y Teclear o modificar la fecha de pago. Podr registrar una nota corta para cada pago programado. Para salvar los cambios realizados a la programacin oprima la tecla <Fin> en el campo Proveedor. Para abandonar la opcin sin salvar los cambios realizados, oprima la tecla <Esc>. Existen dos opciones que son reportes muy tiles: LISTADO DE PAGOS Utilice esta opcin para imprimir un listado detallado de los pagos programados. RESUMEN DE PAGOS Utilice esta opcin para imprimir un listado resumido de los pagos programados. En este reporte solo se incluyen los totales a pagar por proveedor o acreedor.

Pg. 29

Curso Avanzado de Compras e Inventarios

POSFECHADOS Esta opcin servir para antes de solicitar la generacin de los cheques debe indicar si algn cheque se har posfechado o se retendr. Para tener acceso a esta facilidad debe indicar un plan y una fecha de pagos que contengan facturas programadas. Si modifica la fecha de aplicacin estar solicitando un cheque posfechado. Si deja esta fecha igual a la fecha de pago, podr indicar que el cheque se retendr. AFECTAR CUENTAS Esta opcin genera los cheques de un plan de pagos, afecta el saldo de la cuenta bancaria que se elija, afecta los saldos de los proveedores y genera los asientos contables. Par afectar contabilidad es necesario que en el mdulo de compras, configuracin, movimientos en el rengln de pago se capture la llave o nombre del asiento repetitivo de pago a proveedores en el campo de asiento. Una vez realizado este proceso, solo podr cancelar los cheques en forma manual (Emisin de cheques), es decir, no hay un proceso de cancelacin masiva de cheques. Una vez generados los cheques realice la impresin de los mismos utilizando la opcin Reportes. Seleccione el formato de cheques correcto, indique el plan y la fecha de pago. Los pagos de proveedores son borrados del plan de pagos; lo mismo se hace con los pagos a acreedores con frecuencia Unica; los pagos a acreedores con frecuencia Mensual o Peridica son reprogramados a menos que se hayan realizado el nmero de veces planeado. Si el nmero de veces est en cero, se programar de nuevo en forma ilimitada. Se generarn Movimientos de Pago Electrnico en vez de Cheques segn la forma de pago asignada a cada proveedor. BORRAR PLAN Utilice esta opcin para cancelar o borrar una programacin de pagos. Esto solo podr hacerlo si no ha ejecutado la opcin Afectar cuentas.

Pg. 30

Curso Avanzado de Compras e Inventarios Parte 2 Definicin de Asientos Repetitivos Concepto Un asiento repetitivo es un formato predefinido o una "receta" de los cargos y los abonos a las cuentas contables en una operacin determinada, para que a partir de ste, se generen los asientos definitivos. Estos formatos o recetas , nos permitirn hacer la integracin de todos los mdulos de MacroPro a la contabilidad, automatizando la contabilizacin de la mayora de las operaciones del sistema, evitando as la doble captura. Las diferencias entre la captura de un asiento repetitivo y un asiento normal, son las siguientes: 1. 2. 3. 4. El asiento repetitivo no lleva folio. No se captura el perodo. No se captura fecha. En el campo referencia se puede indicar la variable que va a traer el importe del movimiento. 5. Los importes se indican solamente con 1 o con la proporcin que corresponda. Para definir un asiento repetitivo, imagnese la captura normal del asiento que desea automatizar con los movimientos de cargo y abono a las cuentas que intervienen. En algunos casos es ms conveniente contabilizar manualmente el primer movimiento que se capture en MacroPro y dejarlo registrado como asiento repetitivo para las siguientes operaciones de ese tipo, por ejemplo: emisin de cheques por gastos, traspasos en inventarios, notas de crdito, etc. Datos Generales Como ya se dijo, un asiento repetitivo puede ser generado en el momento de efectuar la operacin, dejando libre el campo de Asiento. Tambin puede ser generado en el mdulo de Contabilidad-Asientos-Repetitivos. Los datos Generales de un asiento repetitivo son: No. Asiento.- Se asigna automticamente. Tipo.- Se selecciona de los tipos de asientos definidos en la configuracin. Dato llave.- Capture un nombre que identifique la operacin en la que va a utilizar el asiento que est definiendo, ya que con este nombre seleccionar el asiento cuando lo quiera utilizar. Los datos restantes de una pliza normal como fecha, folio, etc., se asignan al momento de generar el asiento definitivo. Movimientos Los datos Diario, Referencia, Cuenta y Concepto, se capturan en la misma forma que los asientos de los ejercicios. El campo Referencia se utiliza tambin para indicar el dato calculado en otras operaciones del sistema. Ms adelante detallaremos su utilizacin. En las columnas de cargos y abonos se capturan los importes del movimiento. En caso de que al utilizar el asiento se modifique el importe, en los movimientos el cambio se har proporcionalmente a como se defini en el repetitivo. Si el registro contable es solamente de cargo y abono a dos cuentas, capture solamente 1.00 en la columna cargo del rengln que corresponde a cargo, y haga lo mismo en el rengln del abono.

Pg. 31

Curso Avanzado de Compras e Inventarios Movimientos generados por otros Mdulos Todos los documentos de ventas y de compras, incluyendo devoluciones, as como los movimientos de cobranza y cuentas por pagar, generan informacin calculada en el momento de la operacin. Estos clculos, se capturan en los asientos repetitivos, seleccionando de la lista de datos disponibles, de la siguiente manera: a) El dato llave debe iniciar con el caracter $. Por ejemplo, $VENTA, $DEV-C, etc. Con esto, indicamos al sistema que los importes se van a calcular de otras operaciones y por lo tanto, utilizaremos las listas de datos. b) Las listas de datos que mencionamos, estn disponibles en el campo Referencia de cada movimiento, presionamos < F6 > para seleccionar. Los datos estn clasificados por tipo de operacin, y en cada grupo estn los necesarios para definir los asientos con todas sus variantes. Por ejemplo: * Contabilizar los cargos diversos * Desglose de ventas e IVA por tipo de impuesto * Contabilizar por separado IVA y ieps * Contabilizar el saldo del cliente/proveedor en dlares * Contabilizar la aplicacin de anticipos aplicados en la factura * Contabilizar aranceles * Contabilizar los impuestos de productos y cargos por separado. * Desglosar Ivas sobre descuentos. * Desgloses para cuentas complementarias (M.N. - Dlls). Ganancia/Prdida cambiaria.

Pg. 32