MS Project 2007

Alvaro Wong

Temas a tratar
Generalidades Creacin

y organizacin de la programacin entre tareas

Dependencia

Adicin

de personal y equipamiento al proyecto

Temas a tratar
Modificaciones

proyecto

y controles al

Asignar

un calendario a un recurso

Asiganacin

de costos a las tareas y a los recursos y el ajuste

Anlisis

Temas a tratar
Optimizar Filtros Informes

el plan

Generalidades
PROGRAMACION

El

sentido general de la programacin es una tcnica para planear el desarrollo de un proceso en el tiempo y establecer un modelo de referencia para controlar su ejecucin.

Generalidades
QUE

ES LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS Es la planificacin, organizacin y administracin de tareas y recursos necesarios para llevar a cabo un objetivo, con delimitacin de tiempo y costos.

Generalidades
MODELOS TRADICIONALES DE ADMINISTRACION DE PROYECTOS Mtodo de ruta crtica - MRC Mtodo de administracin de proyectos utilizado para calcular la duracin total de un proyecto en funcin de la duracin de cada una de las tareas y sus dependencias y que identifica que tarea es critica.

Generalidades
PERT

(Tcnica de Revisin de evaluacin del programa) Este sistema utiliza probabilidades estadsticas para calcular las duraciones previstas. (Tambin se conoce como diagrama de red) y hace referencia a la representacin grfica de las relaciones entre tareas.

Generalidades
DIAGRAMA

DE GANTT Es un sistema que representa grficamente las actividades a lo largo de una escala de tiempo.

Generalidades
Descripcion

de la Herramiento MS Project 2007

Creacin y organizacin de la programacin

La

programacin de un proyecto consiste en una lista de tareas o actividades que se deseen llevar a cabo y la cantidad de tiempo o duracin que precisar cada tarea. Es cada una de las actividades a realizar para lograr el desarrollo de la programacin.

Tarea:

Creacin y organizacin de la programacin

Crear 1. 2.

una nueva programacin Men archivo - Nuevo

Introducir fecha de comienzo del proyecto tareas y su duracin

Introducir

Creacin y organizacin de la programacin

Tarea

de duracin fija Tarea en la que la duracin es un valor fijo que no resulta afectado por los cambios realizados en el trabajo ni por las unidades asignadas. Duracin = Trabajo Unidades

Creacin y organizacin de la programacin

Tarea

de unidad fija Tarea en la que las unidades (o recursos) asignadas son un valor fijo que no resulta afectado por los cambios realizados en la cantidad de trabajo o en la duracin de la tarea. Unidades = Trabajo Duracin

Creacin y organizacin de la programacin

Tarea

de trabajo fijo Tarea en la que la cantidad de trabajo es un valor fijo que no resulta afectado por los cambios realizados en la duracin de la tarea ni por el nmero de unidades (o recursos) asignadas. Trabajo = Duracin Unidades

Creacin y organizacin de la programacin

Tarea

repetitiva Tarea que se realiza de manera repetitiva durante el transcurso de un proyecto. Por ejemplo, puede definir las reuniones semanales como una tarea repetitiva.

Creacin y organizacin de la programacin

Tarea

crtica Tarea que se debe completar segn la programacin para que un proyecto pueda finalizar a tiempo. Si se retrasa una tarea crtica, tambin podra retrasarse la fecha de finalizacin del proyecto. La ruta crtica de un proyecto se compone de una serie de tareas crticas.

Creacin y organizacin de la programacin

Tarea
Una

de resumen

tarea que se compone de subtareas y que resume a esas subtareas.

Creacin y organizacin de la programacin

Subtarea
Una

tarea que forma parte de una tarea de resumen. La informacin acerca de la subtarea est incluida en la tarea de resumen..

Creacin y organizacin de la programacin

Introduccin
Para

de tareas

ingresar las tareas y su duracin ubquese en la vista diagrama gantt, escriba el nombre de la tarea y su duracin.

Creacin y organizacin de la programacin

Duracin

de las tareas La cantidad de tiempo necesaria para completar una tarea. La duracin transcurrida incluye el horario de trabajo y el tiempo no laborable.

Creacin y organizacin de la programacin

Un valor de duracin va seguido de una unidad de tiempo: Horario de trabajo Tiempo transcurrido m = minuto mt = minutos transcurridos h ht d dt = = = = = hora horas transcurridas da das transcurridos

s st

semana semanas transcurridas

Creacin y organizacin de la programacin

Introduccin de tareas repetitivas Una tarea repetitiva puede establecerse como diaria, semanal, mensual o anualmente. Ubquese en una fila en blanco En el men de Insertar, elija Insertar tarea repetitiva Escriba el nombre de la tarea repetitiva y la duracin de la tarea, elija los periodos en los que suceder la tarea, los plazos y limites de fecha si es necesario.

Creacin y organizacin de la programacin

Esquematizacin de las tareas Es dividir en tareas y subtareas la programacin. Seleccione las tareas que harn parte de la tarea de resumen click en el icono aplicar sangra de la barra de herramientas formato La tarea de resumen totaliza informacin de duracin de todos sus componentes

Creacin y organizacin de la programacin

Eliminacin

de tareas Seleccione la tarea que quiere eliminar Men Edicin seleccione Eliminar Tarea

Dependencia entre tareas

Cuando se vinculan tareas, se define una dependencia entre sus fechas de comienzo y de fin.

Dependencia entre tareas

Cuando se vinculan tareas, se define una dependencia entre sus fechas de comienzo y de fin.

Dependencia entre tareas

Fin a comienzo (FC) La tarea (B) no puede comenzar hasta que finalice la tarea (A.

Dependencia entre tareas

Comienzo a comienzo (CC) La tarea (B) no puede comenzar hasta que no comience (A)

Dependencia entre tareas

Fin a fin (FF) La tarea (B) no puede finalizar hasta que Finalice la tarea A

Dependencia entre tareas

Comienzo a fin (CF) La tarea (B) no puede finalizar hasta que comience la tarea (A.

Dependencia entre tareas

Una tarea que deba empezar o terminar antes de que otra pueda comenzar se denomina tarea predecesora. Una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea precedente se denomina tarea sucesora.

Dependencia entre tareas

Vincular tareas
En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt. En el campo Nombre de tarea, seleccione dos o ms tareas que desee vincular. Haga clic en Vincular tareas.

Dependencia entre tareas

Quitar un vnculo de tarea
En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt. En el campo Nombre de tarea, seleccione las tareas que desee desvincular. Haga clic en Desvincular tareas.

Adicin de personal y equipamiento al proyecto

Las

tareas del proyecto necesitarn recursos para realizarlas. Un recurso puede ser una sola persona, como el recurso Juan Gmez, una unidad de equipamiento o representar a un grupo, como Fontaneros.

Adicin de personal y equipamiento al proyecto

Las

unidades de ese recurso aparecern como 100%; no obstante, puede especificar que las unidades se muestren mediante un nmero decimal. Si cambia a formato decimal, las unidades del recurso aparecern como 1,00.

Adicin de personal y equipamiento al proyecto

ACTIVIDAD
En

el men Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuacin, en la ficha Programacin. En el cuadro Mostrar las unidades de asignacin como, haga clic en Valores decimales o en Porcentajes.

Adicin de personal y equipamiento al proyecto

Asignar

recursos a las tareas 1. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que desee asignar un recurso y haga clic en Asignar recursos. 2. En el campo Nombre, seleccione el recurso que desee asignar a la tarea

Adicin de personal y equipamiento al proyecto

Para asignar un recurso a tiempo parcial, escriba un porcentaje inferior al 100% en el campo Unidades Para asignar varios recursos diferentes, seleccinelos. Para asignar ms de una unidad del mismo recurso, por ejemplo, dos carpinteros, escriba un porcentaje superior al 100% en el campo Unidades.

Adicin de personal y equipamiento al proyecto

3.

Si fuera necesario, escriba el nombre del nuevo recurso en el campo Nombre.

Haga clic en Asignar.

4.

Adicin de personal y equipamiento al proyecto

Quitar

un recurso de una tarea 1. En el campo Nombre de tarea, seleccione una tarea y haga clic en Asignar recursos 2. Seleccione el recurso que desea quitar. 1. Haga clic en Quitar.

Adicin de personal y equipamiento al proyecto

Crear

Una Lista De Recursos Del Sistema 1. En la Barra de vistas, haga clic en Hoja de recursos 2. En el men Ver, seale Tabla y, a continuacin, haga clic en Entrada.

Adicin de personal y equipamiento al proyecto

El campo Id contiene el nmero de identificacin que Microsoft Project asigna automticamente a cada tarea que agregue al proyecto. El campo Nombre contiene el nombre de un recurso. El campo Iniciales muestra la abreviatura del nombre de un recurso. El campo Grupo contiene el nombre del grupo al que pertenece el recurso.

Adicin de personal y equipamiento al proyecto

El campo Capacidad mxima contiene el porcentaje mximo o el nmero de unidades que representan la capacidad mxima de que dispone un recurso para realizar cualquier tarea. El campo Tasa estndar muestra la tasa de pago por trabajo normal, no extra, realizado por un recurso. El campo Tasa de horas extra muestra la tasa de pago para el trabajo de horas extra realizado por un recurso.

Adicin de personal y equipamiento al proyecto

El

campo Costo por uso muestra el costo que se acumula cada vez que se utiliza un recurso. (Si ste cobra una tarifa fija en vez de (o adems de) una tarifa variable o una tarifa por horas.)

Adicin de personal y equipamiento al proyecto

El campo Acumular ofrece opciones para cmo y cundo se deben cargar, o acumular, los costos estndar y de horas extra de un recurso al costo total de una tarea. Las opciones son: Comienzo Fin Prorrateo (el predeterminado)

Adicin de personal y equipamiento al proyecto

El

campo Calendario base indica el calendario base de un calendario de recursos. Los calendarios integrados son: 24 horas Turno de noche Estndar (el predeterminado)

Adicin de personal y equipamiento al proyecto

El campo Cdigo contiene cualquier cdigo, abreviatura o nmero que desee escribir como parte de una informacin de recurso. Una vez creados los recursos, cmbiese a la vista Gantt, ubquese sobre la tarea a la cual quiere signar recursos y haga click en el icono asignar recursos

Modificaciones y controles al proyecto

En

la Barra de vistas, haga clic en Uso de tareas En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea que desee cambiar. Haga clic en Informacin de la tarea y, a continuacin, haga clic en la ficha General.

Modificaciones y controles al proyecto

En

los cuadros Comienzo o Fin, escriba la fecha en la que desee que el recurso comience o finalice.

Modificaciones y controles al proyecto

LINEA

BASE DEL PROYECTO Puede utilizar la lnea de base para comparar el plan original con el curso real del proyecto. Podr ver qu tareas comenzaron antes o despus de lo planeado, las que rebasaron el presupuesto original, las que llevaron ms tiempo del planeado, etctera.

Modificaciones y controles al proyecto

En

el men Herramientas, seale Seguimiento y, a continuacin, haga clic en Guardar lnea de base. clic en Proyecto completo o en Tareas seleccionadas para guardar la parte de la programacin que desee.

Haga

Modificaciones y controles al proyecto

VISTAS

1.

El Diagrama de Gantt es la vista que utilizar con ms frecuencia para ver, escribir y modificar informacin bsica de tareas y dependencias entre tareas. Tambin podr ver cmo suceden tareas a lo largo del tiempo.

Modificaciones y controles al proyecto

Utilice

la vista Calendario para controlar cundo suceden las tareas.

Modificaciones y controles al proyecto

En la vista Calendario puede: Aplicar filtros para mostrar la categora de tareas que desee. Cambiar la escala temporal para que muestre semanas o meses. Utilizar numerosas opciones de formato para cambiar barras, texto y ttulos.. Aplicar sombreado a los das que define como perodo no laborable.

Modificaciones y controles al proyecto

Hoja

de recursos: La vista Hoja de recursos muestra informacin acerca de cada uno de los recursos (como las tasas de pago, el nmero de horas de trabajo asignadas y los costos previstos y reales) en un formato semejante al de una hoja de clculo.

Modificaciones y controles al proyecto

Utilice

la vista Diagrama PERT para ver un diagrama de flujo del proyecto. Cada cuadro (o nodo) representa una tarea del proyecto. Las flechas que conectan los cuadros muestran las dependencias entre tareas.

Modificaciones y controles al proyecto

Utilice

la vista Grfico de recursos para ver si los recursos estn sobre asignados, a qu nivel de capacidad estn trabajando y cunto cuestan. La vista Grfico de recursos muestra, mediante un grfico de escala temporal fcil de interpretar, informacin de los recursos del proyecto en funcin de la categora que seleccione.

Modificaciones y controles al proyecto

Utilice

la vista Uso de recursos para trabajar con informacin de recursos y tareas conjuntamente. Puede mostrar la cantidad de trabajo de cada recurso, realizar cambios y ver el efecto inmediatamente.

Modificaciones y controles al proyecto

Utilice

la vista Uso de tareas para trabajar con informacin de tareas y recursos conjuntamente. Por ejemplo, una tarea con una duracin programada de 1 semana tiene un trabajo estimado de 20 horas. Esta vista muestra cundo se realizarn esas 20 horas de trabajo a lo largo de la semana.

Asignar un calendario a un recurso

Puede establecer el calendario del proyecto para indicar un perodo no laborable (como los das festivos de la organizacin), establecer los calendarios base para indicar la informacin compartida entre los recursos y modificar los calendarios de recursos individuales para indicar los horarios laborales, las vacaciones, los permisos y las bajas por enfermedad.

Asignar un calendario a un recurso

En

la Barra de vistas, haga clic en Hoja de recursos. 2 En el campo Nombre del recurso, seleccione el recurso al que desee asignar un calendario.

Asignar un calendario a un recurso

Haga

clic en Informacin del recurso y, a continuacin, haga clic en la ficha Horario de trabajo. 4 En el cuadro Calendario base, haga clic en el calendario que desee utilizar para el recurso.

Asignar un calendario a un recurso

Crear

un Calendario Base Tambin puede crear un calendario base para un grupo de recursos que tenga el mismo horario laborable y los mismos das no laborables. 1 En el men Herramientas, haga clic en Cambiar calendario laboral. 2 Haga clic en Nuevo.

Asignar un calendario a un recurso

En

el cuadro Nombre, escriba el nombre del nuevo calendario base.

Haga clic en Aceptar.

En el calendario, seleccione los das que desee cambiar

Asignar un calendario a un recurso

Establecer las horas y los das no laborables de un recurso 1 En el men Herramientas, haga clic en Cambiar calendario laboral. 2 En el cuadro Para, seleccione el recurso cuyo calendario desee cambiar. 3 En el calendario, seleccione los das que desee cambiar.

Asignar un calendario a un recurso

Para cambiar un da de la semana en todo el calendario, seleccione el da que aparece en la parte superior del calendario. 4 Haga clic en Predeterminado, Perodo no laborable o Perodo laborable. 6 Si en el cuarto paso hizo clic en Perodo laborable, escriba las horas en las que desea que el trabajo comience en los cuadros Desde y las horas en las que desea que el trabajo termine en los cuadros Hasta.

Asignar un calendario a un recurso

Calendarios

de turno nocturno o turno cambiado Puede crear un calendario base con turno nocturno o cambiado y asignarlo a un grupo de recursos, o bien establecer las horas laborables de cada recurso de forma individual.

Asignar un calendario a un recurso

Si dispone de recursos que trabajen en turnos de noche que abarquen dos das (por ejemplo de 11:00 de la noche a 7:00 de la maana), deber escribir las horas anteriores a la medianoche en un da y las posteriores en el da siguiente. Por ejemplo, para las horas anteriores a la medianoche, escriba 11pm a 12am ; para las horas posteriores, escriba 12am a 7am del da siguiente. El primer da de la semana laboral slo tiene las horas de la tarde y el ltimo slo las de la maana.