2012

Informe de los primeros 90 das de un CIO

Gerencias de TI.
Grupo: Fernando Carrillo, Jess Cisneros

FC-JC UNAQ 22/11/2012

UNIVERSIDAD AUTONOMA DE QUITO

Gerencia de Tecnologa de la Informacin y Comunicacin

Plan de trabajo para los primeros 90 das de un CIO recin contratado.

Resumen Los tres primeros meses de un nuevo CIO (Chief Jess Cisneros Valle, Universidad Autnoma interno de Quito (UNAQ), Quito - Ecuador que permita la comunicacin gil y segura con Information Officer) son clave para definir su capacidad y todos los departamentos y con esto incrementar la desempeo profesional. Un CIO nuevo o que recin ingresa a productividad administrativa). trabajar en una empresa, debe primeramente establecer y conocer El CIO, debe ser una persona verstil que ejerza el cmo trabaja la compaa a la cual ha llegado, empaparse de la liderazgo manejando ampliamente el conocimiento de su misin y los objetivos del negocio, conocer y establecer relaciones fuertes y cordiales con la gente (Directivos y empleados, en rea y la organizacin y sobre todo, como hemos dicho especial con su equipo de trabajo) de la organizacin, adems tener un alto poder de comunicacin, el CIO que no tenga identificar las prioridades de TI. dominio sobre su relaciones interpersonales profesionales Debe hacer un diagnstico sucinto y veloz de la situacin y no maneje un lenguaje adecuado que llegue y venda las actual de las TI respecto a los objetivos y a partir de all empezar ideas como un lder est determinado al fracaso; el CIO es a trazarse la implementacin de proyectos ejecutables en la un ejecutivo apasionado por el conocimiento nuevo en el organizacin esto traer prestigio y credibilidad al CIO y campo tecnolgico, debe estar buscando siempre personalmente ganar seguridad en la toma de sus decisiones.

Primer orden, como: establecer un correo electrnico

I. INTRODUCCIN A. Qu es un CIO. Hace algunos aos, era comn encontrar dentro de las empresas grandes, medianas o pequeas ver a personas especializadas en computadoras. Eran ellos los que solventaban los problemas informticos que diariamente se presentaban (redes, cambio de software y hardware, cableado, etc.) era por decirlo menos el solucionador de todo en informtica. Con el crecimiento de las empresas y la necesidad de contar vertiginosamente con nuevas infraestructura de TI a la altura de automatizar los procesos de produccin e incrementar la satisfaccin de los clientes. Esas mismas empresas se vieron obligadas a crear un Departamento de Tecnologa y contratar un gerente. Hoy por hoy el CIO, debe conocer todas las tendencias informticas y de mercado a nivel global, estar alineado a las estrategias de crecimiento y objetivos del negocio de la empresa, empaparse de los problemas del negocio y comenzar a trabajar sobre las soluciones, debe ganarse a los directivos y gerentes de la empresa dndoles respuestas inmediatas que determinen ganancias y ahorro econmico y tecnolgico; debe ser un lder, comunicarse con solvencia y escuchar con atencin, por ningn concepto dejarse dominar de su ego, el CIO es una personas profesional a carta cabal que estudia los problemas de la organizacin e intuye las soluciones, pudiendo gestionar proyectos de gran envergadura (Esto no quiere decir reorganizar totalmente el departamento de TI, sino empezar con los proyectos pequeos que abarquen todo el sistema funcional del negocio y que de manera eficiente solucionen problemas de

soluciones que simplifiquen no solo los departamento de la empresa sino principalmente los negocios de sus clientes, es decir encontrar soluciones adecuadas para cada necesidad; el CIO debe ser un visionario futurista, observar los problemas, solucionarlos y crear de ellos oportunidades de negocio que beneficien a la compaa; El CIO debe ser creativo, para buscar y gestionar los proyectos que eleven a la empresa entera a un nivel superior sobre la competencia, esto debido a que la creatividad le permitir al gerente de TI, ver de manera transparente la realidad y encontrar soluciones pragmticas y eficaces. Adems debe posesionar a TI de manera correcta dentro de la empresa y realizar un anlisis y valoracin inicial de TI en la organizacin. Debe tambin ser un profesional que guarde la consideracin ecunime e igualitaria para con todos en la organizacin, independientemente del status jerrquico dentro de la empresa o el puesto de trabajo; se obliga a tener conocimientos financieros y de negocios para poder mantener reuniones gerenciales y de negocios y dar soporte a las necesidades del CEO y del CFO cuando estos lo requieran, demostrando tener amplios conocimientos dentro del campo contable y burstil. El CIO debe reunirse constantemente con los ejecutivos corporativos para identificar objetivos y factores claves para la organizacin; reunirse con los responsables de las unidades de negocios y con usuarios claves para saber cules son los factores crticos de xito en cada unidad de negocio y empezar a establecer relaciones con dichas unidades. Todos estos parmetros y otros sern parte intrnseca en lneas posteriores y deben estar presentes en la agenda gerencial diaria del CIO. Gran parte de estas premisas estn de manera especfica presentes en el Plan de Trabajo del CIO

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como referente a la hora de plantearlo dentro de la empresa. B. MARCO TEORICO La empresa se llama Direccin Nacional de Bienestar Social de la Polica Nacional, coadministrada por la Oficina de Talento Humano del Ministerio del Interior, geogrficamente ubicada en la calle Bartolom de las Casas y Av. 10 de Agosto, posee una organizacin ejecutiva que va desde el Ministerio del Interior, La Comandancia General de la Polica Nacional, la Direccin Nacional de Bienestar Social. El Departamento de TI est ubicado en la esfera gerencial como asesor directo de la DNBS-PN, pero sus actividades propias de TI as como la administracin misma no cuenta con una persona que ejerza de manera directa el CIO de esta oficina; por esta razn si ha considerado la contratacin de una persona como CIO de la DNBS-PN. Esta designacin luego de un concurso de mritos y posicin ha recado sobre el seor Ing. Fernando Carrillo, quien presenta el plan de trabajo que se detalla a continuacin. C. PREPARACIN DEL TRABAJO TCNICO Persona responsable de solicitar la autorizacin: CIO Secretara de la gerencia de TI Material tcnico y tecnolgico: El que posee la empresa (Sala de sesiones, PC, infocus), coordinar con el encargado de activos Fijos y mantenimiento. Documentacin: Se la enviar cinco das antes de la cita para informar detalladamente el motivo de la misma. Personal que participar en la reunin: CIO. Resultados esperados (Outputs) Identificacin de iniciativas de los Directores ejecutivos de la Direccin que TI podra solventar. Establecimiento de los objetivos y factores claves que persigue la organizacin y demostrarles que la gerencia de TI est en conocimiento pleno de los mismos y los apoya Establecimiento de un vnculo de fuertes relaciones entre el CIO y los ejecutivos de la empresa. Darles a conocer y venderles la idea de que TI tendr una transformacin acorde a los objetivos y que trabajar paralelamente con cada departamento de la Direccin para alcanzarlos. Presentarse como un profesional CIO con un perfil acorde a las exigencias de la empresa y con una visin futurista de a donde desea posicionarla. Elaboracin de un documento que detalle todo lo especificado en esta primera reunin, para valorarlo y determinar si el objetivo de la misma se ha alcanzado.

A. Propuesta de trabajo. Hemos sido tajantes al indicar que los primeros tres meses del nuevo CIO es fundamental para demostrar ante los directivos de la empresa su capacidad y desempeo profesional. En base a esta afirmacin a continuacin se detalla un bosquejo del plan de trabajo de un CIO recin designado, el mismo que est basado en un cronograma mensual (tres meses), bajo una estructura que identifica los objetivos especficos por quincenas, actividades, recursos necesarios (INPUTS) y los resultados esperados (OUTPUTS).

B. Plan de trabajo. 1): Primer mes (Primera quincena). Objetivo especfico: Establecer reuniones de trabajo con los Directores ejecutivos. Esto con la finalidad de identificar las iniciativas, objetivos y factores claves para la organizacin, adems de iniciar el establecimiento de una relacin entre TI y negocios concomitantemente presentarles ideas que se podran poner en ejecucin as como escuchar propuestas. Actividades Realizar a inicios de semana una invitacin formal a los Directores ejecutivos a una reunin de trabajo, en sala de sesiones. Especificndose el motivo de la misma as como la fecha y hora (ltimo da de laborable de la quincena), para lo cual se solicitar la autorizacin respectiva de la Direccin Nacional. Recursos necesarios (Inputs)

2): Primer mes (Segunda quincena). Objetivo especfico: Reuniones con los responsables de los mandos medios y con los usuarios claves Tiene como objetivo saber cules son los factores crticos de xito en cada mando medio y empezar a establecer relaciones con las mismos. Anteriormente se estableci reuniones y dilogos con la Direccin ejecutiva ahora lo hacemos con los mandos medios, fortaleciendo y posicionando a TI an ms en la organizacin. Actividades Realizar a inicios de semana una invitacin formal a los mandos medios de la organizacin a una reunin de trabajo, en sala de sesiones. Especificndose el motivo de la misma as como la fecha y hora (ltimo da de laborable de la quincena), para lo cual se solicitar la autorizacin respectiva de la Direccin Nacional. Recursos necesarios (Inputs) Persona responsable de solicitar la autorizacin: CIO Secretaria de la gerencia de TI Material tcnico y tecnolgico: El que posee la empresa (Sala de sesiones, PC, infocus), coordinar con el encargado de activos Fijos y mantenimiento.

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Documentacin: Se la enviar tres das antes de la cita para informar detalladamente el motivo de la misma. Personal que participar en la reunin: CIO. Resultados esperados (Outputs) Identificacin de iniciativas de los Mandos medios TI podra solventar. Establecimiento de los objetivos y factores claves que persigue la organizacin y demostrarles que la gerencia de TI est en conocimiento pleno de los mismos y los apoya. Establecimiento de un vnculo de fuertes relaciones entre el CIO y los mandos medios. Darles a conocer y venderles la idea de que TI tendr una transformacin acorde a los objetivos y que trabajar paralelamente con cada departamento para alcanzarlos. Fomentar en los mandos medio el deseo participativo y de colaboracin profesional del CIO de ser parte activa de la organizacin. Presentarse como un profesional CIO con perfil acorde a las exigencias de la empresa y con una visin futurista de a donde desea posicionarla. Elaboracin de un documento que detalle todo lo especificado en esta primera reunin, para valorarlo y determinar si el objetivo de la misma se ha alcanzado. Verificar si estn acordes con las necesidades del negocio y dentro de los cronogramas planificados y reestructurarlos solo si es en extremo necesario.

4): Segundo mes (Segunda quincena). Objetivo especfico: Realizar un anlisis de brecha Basado en lo que se aprendi en las reuniones con los Directores ejecutivos y mando medios de las unidades, se deber establecer una situacin ideal para cumplir con las expectativas de la organizacin. Esto en conjunto con la valoracin de la situacin actual de TI, permitir identificar que es lo que le falta para pasar de la situacin actual a una situacin deseada por el CIO [2]. Actividades Realizar un estudio para determinar si la tecnologa que posee la Gerencia de TI es la apropiada para alcanzar los objetivos y necesidades del negocio Revisar los proyectos y monitorizarlos para verificar su alcance y respuesta a las necesidades del negocio Recursos necesarios (Inputs) CIO Resultados esperados (Outputs) Informes de gerencia de los proyectos determinando su aplicabilidad a las necesidades de la organizacin. Informes de proyectos propuestos por el CIO 5): Tercer mes (Primera quincena). Objetivo especfico: Desarrollar un plan de accin y comunicarlo Diversos proyectos e iniciativas se desprendern del desarrollo del plan de accin, hay que agruparlos y priorizarlos para lograr consensos y aceptacin por los niveles influyentes principales. Una vez aceptado se debe comunicar el plan a los mandos medios y socializarlo para que sea comprendido, aceptado y apoyado, es decir vender nuestro plan. Actividades Desarrollar un plan de accin para la organizacin Comunicar el plan de accin y socializarlo Informar y valorizar nuestro plan de accin a la Direccin ejecutiva y mandos medios para que su aceptacin y respaldo. Recursos necesarios (Inputs) CIO Resultados esperados (Outputs) Aceptacin del plan de accin, mismo que est respaldado por la Direccin ejecutiva. Apoyo a nuestro plan de accin por parte de los mandos medios y departamentos. 6): Tercer mes (Segunda quincena). Objetivo especfico: Ejecucin del Plan Finalmente se debe iniciar la ejecucin de cada una de las iniciativas que

3): Segundo mes (Primera quincena). Objetivo especfico: Realizar un anlisis y valoracin inicial de las TI en la organizacin. Permitir evaluar al personal, reorganizar los procesos y estructura organizacional (de ser necesario) y evaluar la herramientas disponibles, los proyectos en planificacin y en ejecucin. Actividades Realizar reuniones con el personal, otorgndoles la confianza necesaria para que demuestren su potencial y evaluarlos de acuerdo a sus capacidades tcnicas y profesionales. Determinar las aptitudes de cada miembro del equipo de TI para tratar de determinar donde trabajara mejor y rendira ms. Recursos necesarios (Inputs) Persona del equipo de TI Material tcnico y tecnolgico: Los que dispone la Gerencia de TI. Documentacin: Proyectos y planes en ejecucin y por ejecutarse. Resultados esperados (Outputs) Que el personal de la gerencia de TI tome confianza en el nuevo CIO. Determinar si las herramientas, planes y/o proyectos en ejecucin y en planificacin cumplen con los objetivos del negocio.

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conforman el Plan de accin, informar de los avances, supervisar las tareas y ajustar donde sea necesario. Actividades Ejecutar el plan de accin implementando primeramente un proyecto que de manera inmediata brinde servicios, soluciones efectivas y eficaces, y ms beneficios a la organizacin. (Valor agregado). Supervisar el fiel cumplimiento de los proyectos para que estn acordes a las necesidades del negocio. Recursos necesarios (Inputs) CIO Personal administrativo y operativo de la Gerencia de TI. Recursos designados por la Direccin ejecutiva para la implementacin y gestin del plan. Resultados esperados (Outputs) Aceptacin y validacin del plan de accin, al observar la implementacin de los proyectos, iniciando con un proyecto interno que de soluciones efectivas y eficaces a la administracin y gobierno de la Direccin y mandos medios (Ej,. Correo interno de la organizacin para inicial la implementacin de plan Cero Papeles). Credibilidad y confianza en el nuevo CIO. Ganar prestigio para la gerencia de TI y de quienes son parte de la misma (Diseadores, programadores, Administracin de Base de datos, etc.) D. CONCLUSIONES El CIO debe ser un ejecutivo que sepa que debe y no debe hacer en una empresa u organizacin a la cual haya llegado a trabajar. Tratndose de un CIO que recin empieza debe tener claro lo que debe priorizar, en este caso asimilar de manera primordial los objetivos, los factores claves que persigue la organizacin y comprender el modelo del negocio. El CIO, debe ser una persona verstil que ejerza el liderazgo manejando ampliamente el conocimiento de su rea y la organizacin y sobre todo un alto poder de comunicacin. Debe ganarse el respaldo y confianza de la Alta Gerencia y de los mandos medios de la organizacin, para que aprueben y vean con buenos ojos su trabajo y proyectos acordes a los lineamientos de la empresa. Debe presentar un plan de accin que revitalice la consecucin de los objetivos empresariales el cual debe estar alineado con las necesidades internas de la empresa y en mejora del servicio de los clientes, siempre observando que la empresa debe tener ganancias en todos los proyectos que emprenda. Debe tambin ser un profesional que guarde la consideracin ecunime e igualitaria para con todos en la organizacin, determinando estratgicamente las diferencias organizacionales de Alta Gerencia, mandos medios y obreros, todos ante el son iguales. F. Debe tener conocimientos de varias reas afines a los objetivos de la empresa, para que pueda mantener dilogos inteligentes sobre Inversiones, Banca, Bolsa de valores, Finanzas y ms conocimientos empresariales que le hagan ver como una persona instruida y apta para su trabajo y merecedora de confianza. (Ganar Ganar). G. Debe ser un lder a carta cabal, saber escuchar y comunicar, forjar relaciones laborales, presentar proyectos concretos, ser visionario y creativo. H. Debe atender todos los escenarios, pensar en crear nuevos productos y servicios dentro de la empresa. [3] I. Debe mantener y posicionar a TI como una parte de la Alta Gerencia, indispensable para llevar a la organizacin a la consecucin de sus objetivos. E. Internet:
[1] http://www.informatica-hoy.com.ar/informatica-tecnologiaempresas/Cualidades-claves-Gerente-IT.php REFERENCIAS

[2] http://www.tecnologiavirtual.com/index.php?option=com_content&view= article&id=72&Itemid=111

A.

[3] http://revistaitnow.com/2012/07/negocios/el-nuevo-rol-del-cio/

BIBLIOGRAFIA: Seminario de Gerencia Tecnolgica. PLAN DE TRABAJO PARA LOS PRIMEROS 90 DAS DE UN CIO RECIN CONTRATADO, Ing. Fernando Guevara, 2012.

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