ALGUNOS BENEFICIOS DE LA TECNOLOGÍA APLICADA A LA ADMINISTRACIÓN

DE PERSONAL

Autor: Los Recursos Humanos. Portal de RR.HH.

GESTIÓN DEL TALENTO

05-2007

Las empresas optan cada vez más por implementar sistemas de información
para la administración de personal, donde los empleados pueden actualizar su
información personal, solicitar vacaciones, imprimir el recibo de sueldo, acceder
a beneficios e inscribirse en cursos, y comunicar información importante a
todos los empleados por igual. Los jefes pueden ver el progreso profesional de
sus equipos y hacer evaluaciones de desempeño a partir de una información
más clara y accesible.

La dependencia de los empleados hacia el departamento de personal es cada

vez menor, pudiendo el área de recursos humanos focalizarse en otras
funciones más productivas para el negocio y más convenientes en el
crecimiento profesional de la gente como: formación y desarrollo, relaciones
gremiales, comunicación interna o gestión del clima laboral.

La utilización de un sistema especial de gestión administrativa, descentraliza la

administración y empodera a los empleados que deberán ser responsables por
la gestión que harán del sistema. Ya no se depende del responsable de
recursos humanos con quien hay que comunicarse para realizar cualquier
trámite. La utilización de la tecnología, hace que la información esté siempre
disponible en un sistema ordenado y es gestionada por todos los miembros de
la organización.

Entonces, algunos de los beneficios de la tecnología aplicada a la

administración de personal podrían ser:

Ahorro considerable en el presupuesto del área RR.HH. Se pueden destinar

mayores partidas a capacitación en lugar de sostener una burocracia de
papeles y formularios altamente costosa. El sistema informático se instala
una sola vez y los costos de mantenimiento pueden ser muy bajos.
Menor riesgo de equivocaciones durante los procesos. Las máquinas están
preparadas para operaciones inteligentes con bajos índices de error y
permiten con un solo click cruzar información de distintas bases de datos en
segundos.
Se evita la sobrecarga de trabajo y el estrés.
 Crea la responsabilidad de cada empleado de gestionar mucha información
referente a su lugar en la empresa. El departamento de recursos humanos
deja de ser una oficina de quejas y reclamos permanentes.

Ahora veremos un claro ejemplo de estos beneficios. Diane Surah, recién

casada vuelve a reincorporarse al trabajo, después de su licencia y necesita
actualizar sus datos personales.

Se sienta frente a su computadora y pincha el icono del sistema de

administración de recursos humanos. Después de ingresar su contraseña,
ingresa su nuevo apellido de casada y su nueva dirección postal. Confirma que
quiere que su cheque sea depositado en mismo banco que antes. Ingresa el
nombre de su marido en el paquete de beneficios personales y lo designa
como beneficiario de su seguro de vida. Diane realiza todas sus transacciones
en menos de 5 minutos. Cuando finaliza, hace click en el botón "confirmar" y
toda la información se actualiza instantáneamente en su perfil personal.

Diane recuerda su último contacto con el departamento de personal de su

empresa, 2 años antes, cuando aceptó un proyecto muy importante y fue
transferida de New Hampshire a Arizona. Para informar sobre su traslado tuvo
que realizar 10 pasos: 1) Ir a ver a la secretaria de su jefe, 2) pedirle a la
secretaria que le de un formulario de cambio de lugar de trabajo, el cual su jefe
debía firmar. 3) Estos pasos tomaron una semana porque su jefe estaba fuera
de la ciudad. 4) Este formulario debía enviarse al responsable administrativo de
RRHH 5) para que lo firmara también 6) el formulario debía enviarse a casa
central para 7) ser ingresado al sistema de gestión de personal.

Este proceso tomaba dos o tres semanas más. Diane se había mudado de
Scottsdale, Arizona, para trabajar en un proyecto muy importante. Cuando salió
del aeropuerto para alquilar un auto descubrió que su tarjeta de crédito
corporativa había sido dada de baja. Con gran malestar tuvo que utilizar su
propia tarjeta de crédito. Las siguientes 2 semanas fueron una pesadilla
burocrática. Diane se reunió con su nuevo jefe y le explicó sus problemas. El la
acompañó a ver al administrativo de RRHH (8) quien tuvo que llamar a la casa
central de la empresa (9). En casa central, (10) determinaron que la
información sobre el traslado de Diane había sido ingresada equivocadamente
como una renuncia.

El viernes de su primera semana de trabajo, Diane no recibió su cheque. Su

cheque fue a parar a su antigua oficina ya que el traslado no fue procesado, y
por su puesto no recibió un nuevo cheque porque estaba dada de baja. Esto
fue lo peor que le pasó a Diane porque tenía que hacer un depósito para su
nuevo departamento. Su jefe le dijo que hiciera el depósito de su bolsillo. Le
llevó a Diane, su jefe, y al departamento de RR.HH. de Arizona tres semanas
resolver todo el lío.

Diane (y su jefe) lamentaron la cantidad de tiempo perdido durante esas

semanas: "¡Debí haber usado ese tiempo en trabajar en mi proyecto y no
luchando con el Dpto. de personal! -se quejó. Por Los Recursos Humanos.com.
Con información de "Reengineering Human Resources: achieving radical
increases in service quality" Lyle M. Spencer. Ed. John Wiley and Sons (1995)
EE.UU.

Fuente: Los Recursos Humanos. Portal de RR.HH. –

www.losrecursoshumanos.com Link original:
http://www.losrecursoshumanos.com/algunos-beneficios-de-la-tecnologia-
aplicada-a-la-administracion-de personal.htm Los Recursos Humanos.com
es realizada por un equipo de estudiantes y graduados de las carreras de
Relaciones del Trabajo y Ciencias de la Comunicación de la Universidad de
Buenos Aires (U.B.A.) que por iniciativa propia editan y distribuyen desde 2001
la Revista ENLACES de Recursos Humanos. con el fin de ampliar desde la
práctica sus conocimientos sobre muchos conceptos y teorías adquiridos en la
Universidad. El portal Los Recursos Humanos, está en la red desde Diciembre
de 2004. [Conocer mas acerca de Los Recursos Humanos.com