Doanh Nghip Cn Chun B G Trc Khi Trin Khai ERP?

Nguyn Vn Hp* Tm tt Gn y, nhiu doanh nghip Vit Nam trin khai H Thng Qun Tr Tng Th Doanh Nghip (ERP- Enterprise Resources Planning). Trong s , khng t doanh nghip tht bi hoc phi lm i lm li nhiu ln, tn rt nhiu tin bc v cng sc. Vy nguyn nhn l g? Mc tiu ca bi bo ny nhm a ra mt ci nhn tng quan v ERP. Hn na, da trn kin thc v kinh nghim thc t, tc gi a ra mt s gi gip cc doanh nghip c nh trin khai ERP c khu chun b c tt hn nhm gim thiu ti a ri ro khi trin khai ERP ti doanh nghip mnh. 1. H thng ERP v li ch khi trin khai H thng ERP l g v c li ch g m mc d rt nhiu doanh nghip tht bi nhng khng t doanh nghip vn sn sng u t trin khai h thng ny? C rt nhiu nh ngha v ERP, nh nh ngha ca DataQuest, 1996: ERP l mt h thng t hp cc quy trnh lm vic v lp k hoch cc ngun lc ca doanh nghip nh con ngi, my mc, nguyn vt liu, ti chnh, to ra gi tr tng hp cao nht. Hay nh ngha ca Gartner Group xem ERP l mt h thng cc phn mm ng dng gip cn i cc hot ng sn xut, phn phi, ti chnh v cc hot dng kinh doanh khc v l cng c t ng ha v t hp li cc chc nng vn phng nh k ton, qun l nhn lc, ti chnh v sn xut. Nhng cch hiu n gin v st vi thc t nht c l xem h thng ERP l mt h thng lm vic lin kt tt c cc quy trnh hot ng sn xut kinh doanh ca doanh nghip. N gip chng ta qun l tt c cc hat ng sn xut kinh doanh ca doanh nghip mt cch hiu qu nh mt h thng lin kt cc thng tin v quy trnh sn xut kinh doanh trong mt h thng phn mm tich hp trong cc module chc nng ca doanh nghip lin kt, tng tc vi nhau qua mt h thng c s d liu chung (Hnh 1).

Hnh 1. Cu trc c bn ca mt h thng ERP (Fish, 2005). * TS Nguyn Vn Hp, Gim c cng ty Clearpack Vietnam, 19 V Vn Tn, Q3, TPHCM. Tel. 0988588509, E-mail: hop@vn.clearpack.com, vanhop.nguyen@gmail.com

ng trn phng din cc quy trnh hot ng ca doanh nghip, h thng ERP thc hin cc giao dch tng tc gia cc phng ban qua cc module/chc nng tng ng (Hnh 2)

Hnh 2. S tng tc gia cc chc nng trong h thng ERP Chnh v s phc tp ca cc modules chc nng v s tng tc gia cc modules vi nhau nn rt nhiu cng ty khi trin khai, nu khng chun b k thng gp tht bi. Tuy vy, nu trin khai thnh cng h thng ERP, s em li cho doanh nghip rt nhiu li ch c cho li ch tng th ca doanh nghip cng nh li ch cu tng phng ban. C th i vi doanh nghip, li ch v mt h thng khi trin khai thnh cng ERP s gip cho doanh nghip: Ti a ha mc trao i thng tin Cung cp thng tin tc thi Tch hp thng tin thng qua ton b chui cung ng Gim thiu thi gian p ng: gim cycle time Phn quyn ra quyt nh n cp thp nht c d dng, nhanh chng v hiu qu, Gim chi ph do loi b c cc cng vic, cc quy trnh tha, khng to ra gi tr gia tng. Gam tn kho Ci thin kt qu hot ng kinh doanh ca doanh nghip. * TS Nguyn Vn Hp, Gim c cng ty Clearpack Vietnam, 19 V Vn Tn, Q3, TPHCM. Tel. 0988588509, E-mail: hop@vn.clearpack.com, vanhop.nguyen@gmail.com

Cho php chia s v theo di thng tin ca ton b doanh nghip. Chun ha cc hot ng ca doanh nghip. Gip t c v duy tr li th cnh tranh. Ci thin s tng tc gia khch hng v nh cung cp.

Di gc cc phng ban, ERP em li rt nhiu li ch thit thc gip cc phng ban hot ng hiu qu hn. C th i vi phng kinh doanh, ERP gip: Gim thi gian bo gi, tng kh nng p ng. Phn tch li nhun da trn s liu tht v: chi ph, doanh thu, sn lng hng bn, cc khch hng mc tiu, th phn, khuynh hng ca th trng Cho php to ra cc k hoch tip th, cc khung gi khc nhau, cc k hoch gim gi linh ng D bo chnh xc thi gian giao hng, kim sot cht ch gia n hng v hng tn kho, i vi b phn sn xut, ERP gip: Tng nng sut. Gn kt thng tin n hng v sn xut: cc n hng hin c v cc n hng d bo. Theo di chnh xc lng hng c phc v cho: bn hng, phn phi, qun l nguyn vt liu Gip cho vic lp k hoch sn xut tt hn. V mt ti chnh, k ton ERP gip: Theo di cng n cht ch lm gim thiu n qu hn. Tng hp bc tranh ti chnh tng th v chnh xc ca doanh nghip, gim chi ph lu tr s sch Cung cp thng tin u vo cht lng cao phn tch nh gi: Mi lin kt gia kt qu iu hnh v hiu ng v ti chnh Cung cp ci nhn nhn qu d dng hn cho cng tc qun l iu hnh C s d liu ti chnh tr gip cho vic ra quyt nh tt hn. Cho php to ra cc s o cho vic thc hin cc chin lc. V mt hu cn: Lin k h thng phn phi vi cc chc nng khc nh: sn xut, bn hng, bo co ti chnh. Cho php bo co v cc ch s hiu qu hot ng trong qu kh v tng lai. Thng nht cc ch s o hiu qu hot ng cho cc: lin chc nng, phc v cc quy trnh sn xut kinh doanh, phc v khch hng. V mt nhn s: Tch hp c s d liu nhn s Lng, ch chnh sch K hoch tuyn dng Chi ph cng tc v di chuyn Thanh ton theo tiu chun quc gia v quc t Xem nhn vin l khch hng c bit Thang bc pht trin nhn s iu phi o to, * TS Nguyn Vn Hp, Gim c cng ty Clearpack Vietnam, 19 V Vn Tn, Q3, TPHCM. Tel. 0988588509, E-mail: hop@vn.clearpack.com, vanhop.nguyen@gmail.com

Chm cng (gi cng, ngh php, trc ca): quan trng cho vic phn b chi ph ngn sch.

Chnh vi nhng li ch to ln nh trn, mc d phi i mt rt nhiu thch thc, ri ro khi trin khai d n ERP, rt nhiu doanh nghip v ang sn sng u t cho trin khai ERP doanh nghip mnh. Do , vn quan trng y, chng ta cn nhn din nhng thch thc v ri ro c nhng phng php tip cn ph hp khi trin khai ERP. 2. Cc thch thc khi trin khai ERP v cc ri ro trin khai thnh cng mt d n ERP, ban qun l d n v doanh nghip phi i mt rt nhiu thch thc, c th l vic trin khai ERP vo hot ng ca doanh nghip, cn ng hn v trong ngn sch cho php, trnh tnh trng ko di thi gian nh hng n cc hot ng ca doanh nghip. Nhng yu t sau c th l cc nguyn nhn chnh lm d n trin khai ERP tht bi: Phng php trin khai v qun l d n km Cng ngh ca h thng ERP khng ph hp Truyn thng, lun chuyn thng tin khng hiu qu, chnh xc. Lnh o km nh gi chn sai n v t vn Thay i phm vi ca d n cng nh yu cu khi ang trin khai d n Khng ngun lc: ti chnh v nhn s. Khng chun b k ngn sch ph hp. Nhn s khng , khng c kinh nghim v kin thc v ERP, khng hiu ht cc vn ca cc hot ng sn xut kinh doanh ca doanh nghip. Mu thun gia cc phng ban Khng c s h tr c bit t ban gim c, trng d n khng c quyn lc thay i, yu cu cc phng ban thc hin nhim v c giao. Cng tc o to khng c ch trng Vy trin khai thnh cng d n ERP, cn lu cc yu t sau: Cc chc nng ca h thng ERP c chn ph hp vi cc quy tnh sn xut kinh doanh ca doanh nghip. Cn c s chun b k cng v con ngi, quy tnh lm vic, c s h tng, d liu. nh ngha r cc chc nng cn pht trin ring cho ph hp vi c th thc t (customization). linh ng v kh nng m rng ca h thng ERP c chn H thng ERP c chn phi d s dung, nng cp v iu chnh. C s h tr y hiu qu ca cng ty t vn Chi ph ph hp Tham kho kinh nghim ca cc khch hng i trc

* TS Nguyn Vn Hp, Gim c cng ty Clearpack Vietnam, 19 V Vn Tn, Q3, TPHCM. Tel. 0988588509, E-mail: hop@vn.clearpack.com, vanhop.nguyen@gmail.com

3. Cc bc trin khai v chun b trin khai d n ERP Thng thng cc d n ERP c trin khai bng cc chin lc khc nhau nh (Sumner,2005): phng php trin khai ng lot big bang, phng php trin khi theo tng n v module, phng php t pht trin ton b cc modules in-house, phng php trin khai theo quy trnh hot ng sn xut kinh doanh. C th, thng thng d n ERP c tin hnh qua cc bc sau: Lp ban d n: trng d n phi c h tr ca ban gim c co thc quyn thay i, thnh vin ban d n l cc trng ph phng ban phi am hiu cng vic ca phng ban ca mnh tt c mi kha cnh, i din b phn IT, nhn s, v ISO. Xc nh phm vi, mc tiu ca d n Kho st nh gi tnh trng hin ti Chun b thc hin o to cho o Qun l cao cp o Cc nhn vin k thut o i ERP o Ton b cng ty Vit yu cu ca d n Chun b h tng h thng IT La chn h thng ERP v cng ty t vn: Lp k hoch thc hin d n, c lng ngun lc, chi ph thc hin d n v thi gian thc hin tng tc v ca d n. nh gi ri ro ca d n v ln k hoch gim thiu ri ro ca d n. Kho st v nh gi h thng cc quy trnh v d liu: o Cc quy trnh hin c ca doanh nghip. o Cc quy trnh chun ca phn mm. o Kim tra chnh xc ca d liu hin c. o Xc nh s khng nht qun trong quy trnh v d liu ca doanh nghip. Chun ha quy trnh v d liu: o iu chnh hoc sp xp li quy trnh lm vic cho ph hp vi quy trnh chun ca phn mm o iu chnh quy trnh ca phn mm tng thch vi quy trnh ca daonh nghip o Chun ha d liu, s sch ca doanh nghip. Ti/chuyn d liu vo h thng ERP: phi m bo chnh xc. Pht trin giao din cc loi bo co biu mu. Chy th Hun luyn ngi dng Trong phm vi bi bo ny, tc gi mun nhn mnh mt s bc quan trng kh trin khai d n ERP nhm gip doanh nghip ch ng phng trnh ri ro, chuananr b tt hn trc khi trin khai nhm m bo thnh cng ca d n. * TS Nguyn Vn Hp, Gim c cng ty Clearpack Vietnam, 19 V Vn Tn, Q3, TPHCM. Tel. 0988588509, E-mail: hop@vn.clearpack.com, vanhop.nguyen@gmail.com

3.1.

Cc bc chun b cn thit:

chun b tt cho vic thc hin trin khai thnh cng mt d n ERP, cc bc chun b nh trong Bng 1 di y nn c tin hnh cn thn: STT 1 Bng 1. Cc bc chun b trc khi tin hnh trin khai d n ERP Cng vic chun b Kt qu thu c Kho st h thng lm vic hin Thu thp tt c cc quy trnh ca tt thi ca doanh nghip c cc phng ban Lit k tt c cc loi bo co, biu mu hin c phn loi cc biu mu bo co theo mc quan trng. xem xt kh nng loi b, kt hp chnh sa cc biu mu bo co cho ph hp vi cng vic hin thi Xc nh cc dng chy thng tin phn loai cc nhm d liu, thng tin Thnh lp ban d n, xc nh S t chc ca d n phm vi tng qut ca d n, Danh mc cc mc tiu cn t mc tiu ca d n, chun b c ca d n ngun nhn lc cho d n Danh mc cc modules, chc nng v a im cn trin khai Danh mc cc cng vic chnh phi lm v ngi chu trch nhim chnh Pht trin quy trnh trao i Quy trnh trao i thng tin ca d thng tin trong d n n Pht trin h thng m chun H thng m hng cho hng ha, ti sn ca doanh T in tn gi thng dng ca m nghip. Lp t in cho tn gi hng ca tt c cc m hng. Lp Master data, n v o lng v tn danh mc cc loi d liu, d mc ca d liu (dimension) liu ch (Master data) Chun b v phn cng Cu hnh phn cng ca h thng Danh mc cc vic phi lm Chun b danh mc cc cng Danh mc cng tc chun b: tc chun b preparation check preparation check list list nh gi v chn cng ty t K hoch thu thp cc cng vn gii php ca nh thu Quy trnh v tiu ch nh gi Pht trin k hoch trin khai K hoch trin khai d n

3 4

5 6 7

* TS Nguyn Vn Hp, Gim c cng ty Clearpack Vietnam, 19 V Vn Tn, Q3, TPHCM. Tel. 0988588509, E-mail: hop@vn.clearpack.com, vanhop.nguyen@gmail.com

d n. Xc nh phm vi chi tit ca d n, pht trin danh mc cc kt qu thu c sau khi trin khai 9 10 11 Pht trin k hoch tch hp K hoch chy th Pht trin yu cu cho module u tin Pht trin cu trc ca module u tin o to v modue u tin

12

13

14

K hoch chi tit trin khai module u tin

Phm vi chi tit ca d n: modules v cc chc nng ca h thng, cc bo co cn pht trin ph hp vi thc t, cng sc, chi ph, thi gian thc hin. K hoach tch hp vi d liu v phn mm hin c Danh mc vic cn kim tra trc, trong khi v sau khi chy th Quy trnh D liu Cc loi bo co v biu mu Cu trc cc chc nng ca module u tin, cc s tng tc gia cc chc nng, cc tnh hung cn phi x l Nhn vin phi hiu c quy trnh v cc chc nng ca module u tin Hiu c cch thc trin khai v nhp liu module u tin K hoch chi tit cho module u tin

y l cc bc cn thit chun b cho d n t khi bt u cho n khi chun b xong 1 module u tin, cc module tip theo s c thc hin tng t. 3.2. Chn h thng ERP v cng ty t vn trin khai

chn h thng ERP v cng ty t vn ph hp, cc bc trong Hnh 3 di u thng c p dng.

Hnh 3. Quy trnh la chn cng ty t vn v h thng phn mm ERP (Fish, 2005)

* TS Nguyn Vn Hp, Gim c cng ty Clearpack Vietnam, 19 V Vn Tn, Q3, TPHCM. Tel. 0988588509, E-mail: hop@vn.clearpack.com, vanhop.nguyen@gmail.com

Khi chn cng ty t vn: nn chn cc cng ty t vn c nhiu kinh nghim, c khch hng cng ngnh. Nn thao kho nh gi khch quan ca khch hng ca cc cng ty t vn v nng lc lm vic, kh nng qun l d n. Cn tm hiu k nng lc ca tng nhn vin t vn bng l lch, phng vn, kim tra qua khch hng. Kh nng hiu bit vn , kinh nghim lm vic v kh nng customize yu cu ca khch hng. Chn phn mm: Trn thc t, c rt nhiu h thng ERP khc nhau nh SAP, Oracle, QAD,Axapta, Navision, Epicor, Exact, tuy nhin nn chn cc h thng ph hp vi ngnh ngh hot ng ca doanh nghip, cc chc nng ca phn mm phi p ng yu cu sn xut kinh doanh ca doanh nghip. Phn mm phi d s dng, d thay i cho ph hp, d nng cp v sa i, bo mt cao v ph hp ngn sch. Thng thng, SAP v Oracle ph hp vi cc doanh nghip ln nhiu chng loi hng ha, nhiu ngnh ngh, nhiu v tr, Vi cc doanh nghip c va, cc h thng ca Microsoft nh Axapta, Navision hay cc h thng khc nh QAD, Epicor, Exac l ph hp. Nu ngn sch hn hp, v yu cu khng phc tp hoc c th cho tng ngnh hng, cc h thng sn phm ni a ca cc cng ty nh FPT, Lemond, Misa.. cng c th l mt la chn tt. 4. Kt lun Qua bi bo ny, tc gi c gng nu bt cc im ct yu khi trin khai mt d n ERP. Tuy nhin, trn thc t s c nhiu b xung cp nht chi tit hn. Hy vong vi nhng n lc v thng tin ban u ny s phn no gip c cho cc doanh nghip t tin hn khi bt tay vo trin khai mt d n ERP thnh cng. Tham kho 1. M. Sumner, 2005, Enterprise Resource Planning, 1st Edition, Prentice Hall. 2. F. F. Nah, 2002, Enterprise Resource Planning Solutions and Management, IRM Press 3. R.Fish, 2005, Lecture Notes: IS579- Enterprise Resource Planning, UW Busniness School.

* TS Nguyn Vn Hp, Gim c cng ty Clearpack Vietnam, 19 V Vn Tn, Q3, TPHCM. Tel. 0988588509, E-mail: hop@vn.clearpack.com, vanhop.nguyen@gmail.com