1.0 1.

Surat Menyurat Definisi Surat rasmi adalah kertas yang mengandungi khabar atau maklumat yang

dikirimkan untuk bacaan atau perhatian pihak lain. Surat rasmi ditulis oleh seorang individu bagi mewakili dirinya sendiri atau pihak lain dan disampaikan kepada pihak penerima secara berkirim. Pihak penerima pula boleh terdiri daripada seorang individu, syarikat, institusi, kementerian, jabatan dan sebagainya. Surat rasmi merupakan surat yang ditulis untuk urusan-urusan rasmi. Rasmi merujuk kepada segala urusan yang berhubung dengan jabatan-jabatan kerajaan, badan berkanun, institusi pendidikan serta institusi dan syarikat swasta. Penulisnya terdiri daripada orang perseorangan, seseorang atas nama jabatan atau seseorang atas nama institusi dan syarikat. Demikian juga penerimanya terdiri daripada orang perseorangan, sesuatu jabatan, institusi dan syarikat. 1.2 Ciri Surat Rasmi

Surat rasmi perlulah mematuhi prinsip-prinsip penulisan seperti berikut: 1. ketepatan kandungan dengan perkara surat mempunyai kesinambungan 2. maklumat yang hendak disampaikan hendaklah jelas dan terus kepada maksud 3. isi kandungan surat hendaklah ringkas, tetapi padat dan tidak meleretleret. 4. Surat hendaklah lengkap dengan ciri-ciri yang sepatutnya seperti alamat, perkara, tarikh, tandatangan dan sebagainya.

Setiap surat rasmi perlu ada 4 ciri yang berikut: 1. Maklumat pengirim 2. Maklumat penerima 3. Kandungan surat 4. Penghujung Surat

1.3

Contoh surat rasmi - aduan

Siti Hajar Bte Maimun Blk 234 Tampines St 22 #13-33 Singapura 143234 Tuan Pengarah Berita Harian 4 Genting Lane Singapura 345213 Tuan, Aduan Tentang Kelakuan Liar Pelajar Berhubung dengan perkara di atas, saya ingin membuat aduan kepada pihak tuan tentang masalah sekumpulan pelajar yang selalu melepak sambil menghisap rokok di kolong blok estet perumahan saya. Kelakuan mereka yang liar ini tidak saya senangi dan telah menimbulkan pelbagai masalah kepada saya. 2. Antara masalah yang saya hadapi ialah pelajar-pelajar ini membuang abu 24 Mei 2004

dan puntung-puntung rokok di sekitar bangku tempat mereka duduk melepak. Mereka juga membiarkan sahaja kotak-kotak minuman dan bungkusanbungkusan makanan yang telah kosong di atas meja tempat mereka melepak. Perbuatan mereka ini menyebabkan kawasan tempat duduk di kolong blok tersebut kotor dan tidak boleh diduduki oleh orang lain. Ini sudah tentu menjejas nama baik estet perumahan saya yang telah beberapa kali meraih anugerah estet perumahan terbersih.

3.

Masalah kedua yang saya hadapi ialah pelajar-pelajar tersebut seringkali

berborak dan bernyanyi dengan suara yang sangat kuat ketika melepak di kolong blok. Anak saya yang baru berumur enam bulan seringkali terjaga dari tidurnya dan menangis kerana bunyi bising dari kumpulan pelajar tersebut. Perbuatan mereka ini bukan sahaja mengganggu ketenteraman saya malahan penduduk-penduduk lain di blok saya terutama sekali mereka yang ingin berehat atau tidur kerana bekerja pada syif malam. 4. Oleh itu, saya berharap agar pihak yang bertanggungjawab memandang

berat terhadap masalah ini dan tindakan yang sewajarnya akan segera diambil. Kerjasama dan tindakan pihak tersebut seterusnya amat saya hargai. Sekian, terima kasih. Yang benar, Mahmud (MAHMUD BIN ALI)

2.0

Analisis Surat Rasmi Karnival Seni Visual, Muzik Dan Kokurikulum IPG Kampus Kota bharu 2011

2.1

Planning (Merancang)

Kekuatan Surat rasmi untuk projek ini mengikut format yang betul dan isi yang disampaikan jelas dan spesifik mengikut apa yang dikehendaki oleh pengirim. Beberapa lampiran yang disertakan juga meyakinkan dan tepat. Format yang digunakan adalah mengikut format yang betul dan tepat. Pengirimnya terdiri daripada institusi pendidikan iaitu Institut Pendidikan Guru Kampus Kota Bharu. Pihak pengirim juga terdiri daripada institusi pendidikan seperti jabatan pelajaran negeri, Kementerian Pelajaran Malaysia, Bahagian Pendidikan Guru, Institut Pendidikan Guru Kampus Sultan Mizan dan sekolah-sekolah yang berdekatan. Kelemahan Terdapat beberapa kesalahan tanda baca iaitu, tanda koma ( , ) yang sepatutnya perlu diletakkan selepas jawatan di bahagian bawah tandatangan. Namun tanda baca tersebut tidak ada di dalam surat rasmi. Ade beberapa surat, di bahagian alat penerima, nama negeri ditulis dengan huruf besar kesemuanya dan dihitamkan. Ada pula yang ditulis dengan cara biasa. Di sini saya mencadangkan agar wujudnya persamaan dalam penulisan alamat tersebut supaya pihak yang merujuk tidak akan mempertikaikan kekhilafan yang sekecil itu.

2.2

Organizing (Menganjur)

Kekuatan Melalui surat rasmi, pihak penerima dapat memahami tujuan atau keinginan pihak pengirim untuk melakukan sesuatu yang rasmi. Pengisian surat yang terperinci dan lampiran yang disertakan amat lengkap. Merujuk lampiran ___, surat berkenaan memerlukan jawapan daripada pihak penerima. Bermakna terdapat surat balasan daripada pihak penerima surat rasmi kepada pihak pengirim berkenaan apa yang dihajati oleh pihak pengirim. Kelemahan Surat balasan yang sepatutnya diterima oleh pihak penganjur sepatutnya perlu di simpan untuk rujukan tertentu. Seperti lampiran ___ yang memerlukan surat balasan mengenai penyertaan pameran. Surat balasan tersebut perlu disimpan dan perlu ada pada pihak penganjur walaupun sudah diberitahu secara lisan kepada pihak bertanggungjawab.

2.3

Staffing

2.4

Directing (Mengarah)

Kekuatan Pembahagian surat kepada institusi berkenaan begitu tersusun dan individu pengirim dinyatakan dengan jelas supaya menjadi rujukan kepada jabatan tertentu. Seperti lampiran ___, surat tersebut ditujukan kepada Dewan Fakulti.

Hal ini bermakna surat itu ditujukan untuk tindakan pihak tersebut, bukan pihak selain daripada penerima tersebut.

2.5

Coordinating (Menyelaras)

Kekuatan Setiap surat mempunyai keselarasan dari segi kepala surat ataupun alamat pengirim di mana logo dan alamat setiap surat adalah sama. Kelemahan Setiap surat yang dikeluarkan tidak mempunyai satu keselaran dari segi format mahupun isi. Sememangnya setiap surat mempunyai isi yang berbeza, tetapi format yang digunakan tidak mempunyai satu standard, iaitu tidak sama pada setiap surat.

2.6

Reporting (Melapor)

Kekuatan Setiap daripada surat yang dihantar kepada pengirim mendapat sambutan sehingga terdapat penyertaan dan projek tersebut dapat berjalan seperti yang dirancangkan. Kelemahan Ahli jawatankuasa tidak melakukan laporan penambaikan. Sekiranya ada, mereka tidak melakukan satu sistem penyimpanan yang berkesan. Tiada laporan

yang berkaitan dengan pelaksanaan setelah surat yang dikirimkan itu dibalas dan apa tindakan-tindakan yang dilaksanakan. Maka pihak pengurusan sepatutnya mewujudkan satu sistem fail untuk menyimpan dokumen-dokumen tersebut.

2.7

Budgeting (Belanjawan)

Kekuatan Dalam surat seperti lampiran ___ ada menyatakan jumlah yuran yang perlu disertakan dengan borang penyertaan. Hal ini bermakna aktiviti yang dirancang mempunyai perancangan kewangan tertentu dan dinyatakan dengan jelas dan spesifik di dalam surat rasmi tersebut.