Sistemas contables.

Definicion: Un Sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valindose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le permitirn a la misma tomar decisiones financieras.

Importancia: Los sistemas de contabilidad son importantes porque en la actualidad casi todas las
empresas en sus procesos contables requieren el uso de ellos.

Los Sistemas Contables Un sistema de informaron contable debe abarcar al menos los siguientes elementos y no algunos de ellos aisladamente. * Hardware donde se procesa la informacin * Software propiamente dicho * Recursos Humanos * Polticas y normas contables adoptadas por la entidad. La informacin financiera es la base para tomar decisiones en distintas reas de la empresa. As que, dependiendo del sistema y como funciones este la informaron contable ser ms fcil de obtener y procesar. Bsqueda de funcionamiento de un sistema contable: ingreso de los datos, valuacin de datos, actualizacin de registros, emisin de reporte. Un sistema contablees el centro alrededor del cual se toman la mayora de las decisiones financieras. Un sistema contable debe enfocarse como un sistema de informacin que rene y presenta datos resumidos o detallados acerca de la actividad econmica de una empresa a una fecha o por un periodo de tiempo determinado. Las principales tareas que lleva a cabo un sistema de contabilidad son los siguientes: * Ingresos de los datos. * Validacin de datos. * Actualizacin de registros. * Emisin de reportes. 1) Ingreso de los Datos: se realiza a travs de los comprobantes. Cada comprobante contiene dos o ms registros, sean dbitos o crditos. Estos registros se denominan asientos de diario, de esta forma un comprobante de diario esta formado al menos por dos o ms asientos de diarios. Los comprobantes de diario pueden ser de dos tipos: manuales y mecanizados. Manuales: Un comprobante manual implica necesariamente que los registros en l realizados, sean conformados o validados a travs del ingreso de datos en un terminal de captura de datos. Mecanizados: Esto implica que se debe utilizar un medio de almacenamiento magntico para poder transferir los registros contenidos en los comprobantes de diario, sea va disquetes o cinta magntica. 2.) Validacin de Datos: La validacin de datos verifica que los datos ingresados cumplen con ciertos parmetros previamente establecidos para el control de los datos. Un aspecto importante en

todo sistema contabilidad es asegurar que no fallan los controles sobre la integridad de los datos. El principal problema que se puede encontrar en un sistema de contabilidad es que no capture todas las transacciones: se podra decir en trminos de riesgo, que hay poca confianza en que las cifras reveladas por los estaos financieros sean razonables y correctas. 3.) Actualizacin de Registros: La actualizacin de registros consiste en el traspaso de los movimientos del diario general a cada una de las cuentas del mayor. La actualizacin de registros puede efectuarse de dos maneras: * Interactivamente: Esta hace que los movimientos del diario se contabilicen en el momento que el operador esta gravando el detalle de cada una de las transacciones. * En lote: Los datos se acumulan, se validan y luego son actualizados. 4.) Emisin de Reportes: La emisin de reportes es una de las funciones principales de un sistema contable y consiste en el procesamiento de la informacin contable que ha sido gravada, validad y actualizada. Un software de contabilidad debe poseer la facilidad que le permita al contador disear la propia estructura de sus informes. Todo reporte debe poseer, cuadre totales, titulo y encabezado del reporte, unidades monetarias. Hay programas que incluyen la opcin de ndices financieros, que se calculan con base en los saldos que presentan las cuentas en una fecha determinada, algunos de los ndices mas comunes son: solvencia, prueba de cido, rotacin de c x c, rotacin de inventario, entre otras. Tambin hay que muchos que permiten la emisin de grficos de barras, de lneas, de puntos y otros, en los cuales es conveniente explicar claramente el contenido de los grficos y su significado.

El procesamiento de informacin consiste en realizar las siguientes operaciones en un sistema: Operaciones de entrada, procesamiento, almacenamiento de datos, salida y mantenimiento de datos. Procesamiento en lote Tambin conocido como procesamiento BATCH, se caracteriza porque las transacciones son agrupadas en lotes y almacenadas para posterior tratamiento y/o procesamiento. Este fue el primer mtodo de procesamiento de informacin que se origino, los primeros sistemas contables que utilizaron computadoras reciban la informacin atreves de las desaparecidas tarjetas perforadas y los registros contables eran grabados en localidades distantes fsicamente del lugar en el cual se centralizaba y procesaba la informacin. Actualmente este sistema solo se justifica en casos en que sea mayor costo/beneficio debido al desarrollo de las telecomunicaciones. Procesamiento interactivo Esta es una forma de procesar la informacin en un sistema de computo que consiste en actualizar la informacin de forma inmediata en los archivos de datos. Su mayor ventaja es la rpida capacidad de respuestas que tiene el sistema ante el ingreso de un dato especfico. Mediante este sistema en el momento en que se afecta una cuenta, en ese instante el saldo del mayor se actualiza. Estos sistemas tambin son llamados ON-LINE o sistemas en lneas uno de los factores que mas ha influido en su incremento es el uso de terminales o pantallas con los cuales se puede interactuar inmediatamente con la informacin almacenada en el computador. En un sistema interactivo se registra y actualiza las operaciones en el momento en que se realizan por lo que su mayor ventaja es el tiempo de respuesta que tiene en comparacin con los sistemas en lotes.

Sistemas Independientes. Los sistemas administrativos han satisfecho una gran cantidad de requerimientos de informacin, dentro de lo que es el proceso de automatizacin de las empresas. Un sistema que funcione perfectamente en una empresa no asegura, que funcionar de la misma manera en otra totalmente diferente, aunque tenga bsicamente las mismas funciones. En el mercado de los sistemas computarizados, se encuentran distintos tipos de sistemas contables con diferentes caractersticas para que las gerencias puedan elegir el que mas se acate a sus requerimientos. Dentro de esos se encuentran los sistemas independientes. Un sistema independiente se caracteriza por procesar la informacin en forma individual y compartir y/o transferir informacin con otro sistema. El traspaso de informacin en un sistema independiente puede hacerse de dos formas: 1) Manualmente: cuando se realiza manualmente, cada modulo independiente debe generar al cierre de cada mes, un listado resumen de la informacin a ser transferida al sistema contable. 2) Mecanizada: el registro contable no vara y es igual que el manual, la diferencia se presenta debido a que el medio por el cual se transfieren los datos es, por lo general un disquete o una cinta magntica. Codificacin de datos Los sistemas de codificacin identifican mediante el uso de smbolos como letra y nmeros, elementos de un conjunto o subconjuntos y lo relacionan a otros elementos. Los factores a considerar para la seleccin de un determinado mtodo de codificacin son: el sistema elegido debe cumplir con los de procesamientos de informacin y el segundo trmino. 1.2.1 Caractersticas bsicas de un sistema de codificacin: precisin del Cdigo, flexibilidad, concisa, significativa, operatividad. Los sistemas de codificacin deben reunir una serie de caractersticas, con el propsito de que sea adoptado como mtodo de procesamiento para la informacin. Dentro de estas podemos mencionar las siguientes: precisin del cdigo, flexibilidad, conciso, significativa, operativa. * Precisin del cdigo: Significa que cada elemento debe aceptar una sola codificacin correcta. * Flexibilidad: Debe permitir aceptar ms elementos en caso que sean necesario. * Concisin: No se deben adicional cdigos que no tengas relevancias para identificar elementos. * Significatividad: Cada elemento debe indicar algunas caractersticas, diferenciales de la codificacin. * Operatividad: Debe facilitar el manejo de los cdigos por un sistema de cmputo. Sistemas de codificacin: secuencial, por bloques, por grupo, alfabtico, numrico, nemotcnico, con dgito de verificacin, de consonantes, fontico, de barras. * Codificacin Secuencial: Consiste en la asignacin consecutiva de un numero a una lista de elementos. *Codificacin por bloques: los cdigos se asignan consecuencialmente pero en bloque consecutivos. *Codificacin por grupos: codificacin secuencial que subdivide clasificaciones sucesivas. *Codificacin Alfabtico numrico: se asigna un cdigo alfabtico junto a un cdigo numrico que tiene un en cuenta las caractersticas del elemento a codificar. *Codificacin Nemotcnico: Combinacin de nmeros y letras para identificar por varias caractersticas a cada una de los elementos.

* Codificacin con dgitos de verificacin: consiste en agregar un nmero o letra a una secuencia de caracteres con base en un algoritmo. *Codificacin de Consonantes: consiste en eliminar todas las vocales posteriores a la primera letra de la palabra. *Codificacin fontica: Codifica los elementos de acuerdo con sus sonidos. *Codificacin de Barras: Asignacin de lneas y espacios de distintos ancho y que son impreso a un producto para su identificacin. Caractersticas de un cdigo contable. Todo cdigo contable deber ser diseado bajo ciertos parmetros que le permitan cumplir con los requerimientos de informacin que solicitan los usuarios. Debe estar diseado de tal forma que cumpla con los objetivos de la contabilidad, se ajuste siempre a las necesidades especficas de la empresa, y adems cubra las circunstancias especiales y los casos individuales que puedan presentarse. El cdigo contable es la estructura principal de un sistema contable que permita generar informacin ptima y relevante. Las caractersticas de un sistema contable son: * Flexibilidad: Un cdigo contable debe permitir agregar nuevas clasificaciones o detalles. * Adecuada clasificacin: Un cdigo contable debe estar clasificado de acuerdo con las normas contables. * Jerarquizado: El cdigo contable debe establecer subdivisiones para cada uno de los grupos y subgrupos que conforman los estados financieros. * Claridad en las descripciones: Un cdigo contable debe explicar claramente el titulo de cada una de las cuentas que lo integran. Diseo de un cdigo de cuentas. Para elaborar el cdigo contable de una compaa, el contador debe seguir una serie de pasos mnimos con objeto de confeccionar la estructura de las cuentas. Paso 1: Especificar o asignar nmeros a los grupos generales de partidas, tanto del balance general como del estado de ganancia y perdida. Paso 2: Definir o especificar el formato del cdigo contable en dgitos y niveles. Esta definicin estar siempre sujeta a la flexibilidad que tenga el software contable que se est usando, y a la definicin de los parmetros de las cuentas. Paso 3: Una vez realizados el paso 1 y 2, debemos empezar a desarrollar el cdigo contable propiamente dicho, de acuerdo con las clasificaciones dadas por la teora contable y las necesidades de informacin de la empresa. Cada clasificacin puede variar en el grado de nivel de detalle. Cada empresa puede adaptar la clasificacin que ms se acerca a la naturaleza y objetivo de sus transacciones, sin embargo, se debe tener en cuenta en todo momento que el cdigo contable debe corresponder a las caractersticas y naturaleza de cada una de las partidas. Relacin de la codificacin con los sistemas mecanizados. Los mtodos de codificacin permiten clasificar adecuadamente todas las operaciones, detalles, transacciones y listas de elementos que son manejados por un sistema de contabilidad. Un sistema contable mecanizado pueda producir informacin organizada de acuerdo con los

requerimientos de los usuarios. Antes de registrarse, toda transaccin debe ser clasificada para poder ordenarse; previamente, debe haberse definido cual o cuales sern los mtodos de codificacin que se utilizaran en el proceso de clasificacin. Formularios y registros de contabilidad Los formularios son todos aquellos documentos en donde son plasmadas la informaciones financieras de una empresa. Importancia de controlar los formularios: rea de efectivo, rea de compras e inventario, rea de personal, rea de distribucin y comercializacin. Para toda empresa es necesario crear un plan que le permita controlar los formularios y las informaciones en ellos contenidas, por varias razones: *Formularios diseados a manos y reproducidos por fotocopiadoras. *Autorizaciones en el cuerpo del formulario que no se entienden. *Omisin de detalles importantes para procesar la informacin, como por ejemplo: fecha, persona que inicia la transaccin o autorizaciones, falta de pre enumeracin, formularios con espacios reducidos o inadecuados. *Errores en el llenado de los formularios, debido a mala explicacin de los campos. *Formularios no codificados. *Pocas estticas en el diseo de las formas. *Formularios en el cual falta la identificacin de la empresa a la cual corresponde. 1.) rea de Efectivo. Requiere que se implanten controles para evitar fraudes o disposiciones no autorizadas. Para controlar el efectivo podemos dividirlo en dos tipos de operaciones: Ingresos de Efectivo: constituido por los montos que recibe una empresa por los diferentes conceptos. Egresos de efectivo: constituidos por todos los desembolsos necesarios para la adquisicin de bienes o recepcin de servicios. Algunos de los formularios utilizados para contralar los ingresos y egresos de efectivo son los siguientes: vales de caja, recibo de caja chica, reposicin de fondos fijos, orden de pagos, arqueos de fondos fijos, planillas de depsitos, avisos de cheques devueltos, movimiento diario de caja. 2.) rea de Compras e Inventarios. La empresa debe estar en la capacidad de poder determinar cunto, cuando, a quien y en qu condiciones se deben efectuar las adquisiciones que permitan a la empresa tomar bienes y servicios en las mejores condiciones. Los principales formularios aplicables para la compra y manejo de inventario son los siguientes: Requisicin de materiales, rdenes de compra, entradas al almacn, salida del almacn, tarjetas de inventario, notas de entrega de mercancas. El informe de recepcin captura la informacin referente a los bienes y servicios recibidos y su conformidad. 3.) rea de Personal.

aneja y controla el personal de la empresa, sus datos, su ingreso, egreso, evaluacin, y todas las actividades relacionadas. Entre los formularios que se utilizan para contralar el manejo del personal estn: Solicitud de empleo, fijas del trabajador, recibo de pago, planificacin de vacaciones, contrato de trabajo, evaluacin del personal, requisicin del personal, liquidacin de prestaciones, control de asistencia, tarjeta de tiempo. 4. rea de Distribucin y Comercializacin. rea de Distribucin y Comercializacin. Est relacionada con todo el proceso de ventas. Algunos de los formularios utilizados en esta rea son: nota de entrega de mercancas, factura, orden de pedido, transferencias entre almacenes, cotizaciones, reporte de vendedores, arqueos de factura. 1.3.2Tcnicas para el diseo de formularios: caractersticas de los formularios, clasificacin de los formularios, diseo de formularios. Existen numerosas tcnicas y herramientas que deben ser empleadas para el diseo y elaboracin de formularios, todas dependen de la necesidad que cada tipo de empresa. A) Caractersticas de los Formularios. Los formularios se disean de acuerdo a las necesidades de cada negocio, entre las caractersticas que deben tener todo formulario, estn: *Sencillez en su diseo. *Cada formulario debe estar diseado para un procedimiento especfico. *El orden en el cual se solicita la informacin, debe ser realizado en la misma secuencia en la cual se generan los datos. *Un mismo empleado no debe validar dos formularios que por razones de control interno, sean incompatibles. *Las copias deben ser hechas y distribuidas nicamente para aquellos departamentos que manejan la informacin que contienen los mismos. *Se deben establecer formularios pre enumerados. *Los formularios deben poseer espacios adecuados para las aprobaciones y autorizaciones. * Todo formulario debe estar codificado, bajo algn esquema de tal manera que se pueda lograr una identificacin o asociacin del formato a una funcin o rea especfica y se explique la ultima fecha de revisin. B) Clasificacin de los Formularios: Los formularios pueden ser clasificados: 1) De acuerdo a su presentacin pueden ser: *Simples: Son aquellos que estn representados por una sola forma y que no poseen copias anexas. *Compuestos: Son aquellos que poseen ms de una hoja y son elaborados con base en un formato predefinido y bajo un esquema de almacenamiento o archivo especial. 2)De acuerdo a su uso, pueden ser: *Para original una accin: Inician el proceso o procedimiento de un grupo de tareas con cierto objetivo en comn.

*Para registrar una accin: Guardan informacin que pueden ser requeridas posteriormente. *Para informar resultados: Muestran cifras o anlisis de procesos que se encuentran estandarizados. 3) De acuerdo a su elaboracin, pueden ser: *Manuales: Son llenados en forma totalmente manual. *Semimecanizados: Se lleva una parte y parte a mquina. *Mecanizados: Su elaboracin es llevado a cabo totalmente por una computadora. C) Diseo de Formularios: Todo formulario debe seguir una serie de principios bsicos para su diseo, estos principios deben tener en cuenta los aspectos de funcionalidad y eficiencia de los procedimientos involucrados. Todo formulario contener al menos con los siguientes principios: facilidad para su relleno, reduccin de la posibilidad de error, esttica, revisin de costos. Las partes que comprende un formulario son: -Encabezado: Debe contener titulo, nmero y fecha de elaboracin del formulario. Cuerpo principal: contiene la informacin principal y relevante para procesar el formato. Observaciones: Informacin que se considere necesaria para elaborar y aclarar cualquier duda referente a la informacin. Autorizaciones: Campos para que las personas involucradas den su autorizacin acerca de procesamiento de la informacin. Diseo de un sistema de formularios: inventario de formulario, anlisis de formularios, clasificacin de los formularios y codificacin de formularios. Un sistema de formularios comprende todos los formatos sub-practicas, normas y reglas que rigen el manejo de la informacin escrita, a travs de los documentos en la organizacin. Para disear un adecuado sistema de formularios debemos contemplar las siguientes etapas: Inventarios de Formularios, Anlisis de Formularios, clasificacin de Formularios, Codificacin de formularios. A) Inventarios de Formularios. El inventario de formulario es una lista de todos los formularios que sean manejados en todos los departamentos. La lista de formularios debe contener tanto los que se encuentran diseados formalmente como aquellos que se han hecho de manera informar. Para realizar este inventario se pueden considerar los siguientes parmetros: *Por rea o secciones: Debe tomarse en cuenta la estructura general del organigrama y empezar a clasificar los formularios con base a la estructura de la organizacin. *Por tamaos: Corresponde a una caracterstica fsica de los documentos, en cuyo caso deber clasificarse por sus dimensiones. *Por cualquier caracterstica fsica: Se condirn caractersticas fsicas el tipo de papel, los colores, o si poseen o no partes desprendibles * Formales e informales: Bajo este esquema, los formularios que hayan estado en uso poseen algn de cdigo, y al menos sean preimpresos, se consideraran formales. Por el contrario todos aquellos que fueron hechos en papel y lpiz deben ser clasificados como informales. B)Anlisis de Formularios.

Una vez efectuado el levantamiento de todos los formularios que este utilizndose de una manera formal o informal, debe procederse a evaluar su utilizacin, un formulario consta de dos partes desde el punto de vista de la informacin que posee: informacin impresa o fija e informacin variable o para rellenar. Cuando se analiza un formulario, puede encontrarse situaciones en las cuales solo una persona llena y aprueba la informacin del formulario. Tambin es necesario relacionarlo con los procedimientos a los cuales estn asociados. Luego de efectuarse una anlisis de los formularios en la organizacin, este trabajo debe conducir a una de las siguientes decisiones: formas que debern eliminarse, formas que deben combinarse, rediseo de una forma, creacin de una forma y continuacin de la forma. C) Clasificacin de Formularios. La clasificacin de los formularios es un proceso por medio del se efecta una agrupacin de los formularios con base a un criterio especifico. Estos criterios pueden ser: *Con base en el organigrama de la empresa: De esta forma podemos tener formularios clasificados por cada una de las areas en la estructura de la organizacin. *Con base en el grado de intervencin de un computador: Bajo este esquema los formularios pueden clasificarse tomando en cuenta la utilizacin de un computador para su elaboracin. *Con base a su tamao: las medidas se establecen basadas en las normas establecida ISO, organismo internacional para la normalizacin. Tambin las medidas de un formulario son establecidas con base en purgadas tanto de ancho como de alto. *Con base a su propsito: Estos deben su ubicado tomando en cuenta el objetivo por el cual fueron diseados. * Con base a nmero de copias: Los formularios se agrupan como el nombre lo especifica con base a la copia que contiene cada formulario. *Combinacin de los anteriores: En esta se combinan todos los mencionados antes. D)Codificacin de Formularios. Una vez que las formas son clasificadas estas deben ser codificadas con base en los mtodos estudiados. Los mtodos ms utilizados para codificar los formularios son: 1) Mtodo de nemotcnico. 2) Mtodo de bloques. 3) Mtodo Alfanumrico. Sistemas de contabilidad por rea de responsabilidad Uno de los principales objetivos de un sistema contable es controlar las operaciones de una empresa y este control se lleva a cabo atreves de la separacin de la organizacin en centros o reas de responsabilidad; esta separacin se cumple a su vez con la aplicacin de costos y gastos de los departamentos que muestra un organigrama. Este sistema define las unidades de la organizacin como centros de costos, de utilidad o centro de inversin. Su objetivo principal es evaluar el desempeo de los empleados en la organizacin. Principales reas de una empresa.

Las reas de responsabilidad se definen . en cuenta la utilizacin de un computador para su elaboracin. *Con base a su tamao: las medidas se establecen basadas en las normas establecida ISO, organismo internacional para la normalizacin. Tambin las medidas de un formulario son establecidas con base en purgadas tanto de ancho como de alto. *Con base a su propsito: Estos deben su ubicado tomando en cuenta el objetivo por el cual fueron diseados. *Con base a nmero de copias: Los formularios se agrupan como el nombre lo especifica con base a la copia que contiene cada formulario. *Combinacin de los anteriores: En esta se combinan todos los mencionados antes. D) Codificacin de Formularios. Una vez que las formas son clasificadas estas deben ser codificadas con base en los mtodos estudiados. Los mtodos ms utilizados para codificar los formularios son: 1) Mtodo de nemotcnico. 2) Mtodo de bloques. 3) Mtodo Alfanumrico. Sistemas de contabilidad por rea de responsabilidad Uno de los principales objetivos de un sistema contable es controlar las operaciones de una empresa y este control se lleva a cabo atreves de la separacin de la organizacin en centros o reas de responsabilidad; esta separacin se cumple a su vez con la aplicacin de costos y gastos de los departamentos que muestra un organigrama. Este sistema define las unidades de la organizacin como centros de costos, de utilidad o centro de inversin. Su objetivo principal es evaluar el desempeo de los empleados en la organizacin. Principales reas de una empresa. Las reas de responsabilidad se definen como un conjunto de actividades que son llevadas a cabo por un grupo de empleados o personas en la empresa. Estas reas quedan plasmadas en los organigramas o grficos de la organizacin, en el cual se observan reas que son comunes. Para establecer el sistema por rea de responsabilidad en la organizacin deben existir metas y objetivos para medir su desempeo. Cuando separamos las actividades de una empresa en reas o departamentos, adems de perseguir el objetivo de asignar responsabilidades al cumplimiento de las diferentes actividades tambin nos interesa poder determinar los costos y gastos por cada departamento para determinar la contribucin de cada uno a la utilidad total. Estas reas tienen actividades propias, no separadas una de otras debido a que sus actividades son complementarias. Ejemplo: Produccin depende de finanza para operar y finanza del rea comercial para obtener recursos y esta ltima depende de produccin para obtener los productos o servicios a ser vendidos. Centros de responsabilidad.

El centro de responsabilidad se puede definir como la agrupacin de varios empleados y sus actividades de forma homognea, de tal forma que todos acten hacia una meta u objetivo comn. De esta forma se puede definir diferentes centros de responsabilidad en una empresa dependiendo de la divisin u organizacin que se establezca atreves de los organigramas. Ejemplo en el rea de contabilidad *Contabilidad de impuesto *Contabilidad de nomina *Contabilidad general *Contabilidad de ingresos *Contabilidad de pasivos *Contabilidad de costos De donde el centro de contabilidad general se subdivide en: *Reportes financieros *Activos e inversiones *Conciliacin bancaria Demostrando la flexibilidad de este concepto. Una estructura de centros de responsabilidad y su contabilidad, al interior de una organizacin podra estar formada por: Centro de Costo, centro de utilidades y centro de inversin; todo esto pensando en entregar a los gerentes una informacin ptima para la toma de decisiones, que sea eficaz en el logro de los objetivos y eficiente y econmica en la obtencin y uso de recursos, pensando en aumentar las utilidades o la productividad de la empresa. Centro de costos. Slo es responsable de los costos. Se define como una unidad o grupo de unidades que se caracterizan por acumular nicamente costos. Los departamentos o unidades que son considerados como centros de costos normalmente tienen actividades que soportan y ayudan a una funcin relacionada a las reas de responsabilidad. La denominacin "Centro de costos" se aplica no slo a los centros de costos de produccin sino tambin a los centros de costos discrecionales o de servicios, bien sean de investigacin y desarrollo, informtica, ventas o de administracin, porque el fin que se persigue con el establecimiento del mayor nmero posible de "Centros de costos" es el de mantener un control efectivo, no slo de la produccin, sino de todos aquellos aspectos que tienen que ver con la buena marcha de la empresa. Para su evaluacin es conveniente comparar los costos totales reales con: Costos totales presupuestados. Costos totales estndares. Costos totales reales de perodos anteriores. Costos unitarios reales de otros departamentos o plantas. Centro de utilidades. Es responsable de los costos e ingresos.

Este va ms all del concepto de costos porque aparte de controlar estos tambin son responsables de los ingresos generados por las utilidades. Es un Centro de responsabilidad cuyo responsable controla parcial o totalmente aquellas variables ligadas a ventas y a costos, que permiten una mayor o menor utilidad. Por ello, su responsabilidad financiera no es maximizar los ingresos vendiendo ms unidades o minimizar los costos, sino rentabilizar la utilidad del centro Su gestin se evala sobre sus resultados: Evaluacin del desempeo de la decisin de operacin es a travs del estado de resultados, ya que presenta en forma resumida los resultados de las operaciones de las empresas. Una forma usual para evaluar la rentabilidad en relacin con las ventas es el estado de resultados en forma porcentual, en donde cada rengln se expresa como porcentaje de ventas, permitiendo as que la relacin entre stas, los gastos y las utilidades se evale fcilmente. Centro de inversin. Es responsable de los costos, ingresos y las inversiones. Este se mide por la utilidad que genera y por la inversin que es necesaria efectuar para producir las utilidades Un centro de inversin es un centro de responsabilidad en el cual la administracin es responsable de ventas, costos y de la inversin necesaria en activos. Para analizar el desempeo de un centro de inversin se utilizan varias medidas, partiendo del estado de resultados y el Balance general. Diseo de un sistema de contabilidad por reas de responsabilidad. Su diseo debe contemplar los siguientes pasos: *Diseo del cdigo contable *Establecimiento de medida de control *Evaluacin y seguimiento Diseo del cdigo contable Este consiste en la asignacin de una clasificacin adecuada a cada una de las cuentas de un cdigo contable para que sea utilizado como una medida de control y evaluacin del desempeo. Medidas de control Se establecen par asegurarse de que los objetivos con lo planificado inicialmente. planteados se estn cumpliendo de acuerdo

Otro sistema de control consiste en la preparacin de informes de ejecucin que son anlisis comparativos que preparan los gerentes, para mostrar el desenvolvimiento del negocio y evaluar las metas cumplidas. Los sistemas contables de costos Un sistema contable de costos es un conjunto de elementos relacionados que producen informacin referente a todo el proceso productivo de una empresa y su valoracin. Este esta constituido por los registros, procedimientos y programas de computadoras que sirven para controlar en forma rutinaria toda la informacin generada y que se deriva de los procesos de produccin. Sus objetivos son:

*Determinacin de los costos corrientes *Planificacin de las utilidades futuras *Anlisis de los costos de bienes y servicios Determinacin de los costos corrientes, se refiere a todo el proceso que se sigue para determinar los costos reales de la fabricacin de un bien o la prestacin de un servicio para un periodo. Este proceso se logra mediante la implantacin de un sistema de contabilidad por acumulaciones en el cual se vaya registrando, en forma sistemtica y organizada, toda la informacin que se genere del proceso productivo y el cual involucre a todos aquellos elementos que se transforman o no y que componen el costo del bien o servicio. El segundo objetivo se refiere a que un sistema de costos debe generar informacin que sirva para proyectar las utilidades esperadas de ejercicios econmicos futuros y que deben estimarse con base en la informacin confiable que sea suministrada por el sistema de costos. El tercer objetivo consiste en la comparacin contra algn parmetro valido y determinado previamente para verificar la validez de los costos corrientes generados por sistema de contabilidad por acumulaciones. Sistemas de costos para diferentes tipos de empresas. Las empresas industriales que son aquellas entidades para las cuales la actividad de costo, esta determinada por la aplicacin y transformacin de los tres elementos del costo: materia prima, mano de obra y costos indirectos de fabricacin. En este tipo de empresa, el manejo de los inventarios de productos terminados, en proceso y materia prima y suministros representa un aspecto crtico desde el punto de vista de los estados financieros. Las empresas de servicios se caracterizan por aplicar al costo de su producto, mano de obra (generalmente especializada) y costos indirectos relacionados a la prestacin del servicio. Su control de costos se complica debido a los controles que deben establecerse para la determinacin de los costos corrientes para un periodo. Las empresas comerciales tienen costos representados por el valor de compra de las mercancas que se comercializan o mercadean y cualquier otro costo que sea imputable a la compra de los bienes disponibles para la venta. Sistemas contables de costo estndar Todo sistema de informacin consta de tres elementos: Software de costos: programas en que se manejan en forma mecanizada todo el proceso de fabricacin de un bien o la prestacin de un servicio. Controles manuales y mecanizados del sistema de costos: son todos los controles incorporados en el proceso productivo y en el sistema o software de costos. Procedimiento para el manejo de los costos: son los que constituyen los diferentes pasos que se deben llevar a cabo para cada una de las operaciones de costos y que se relacionan con los registros contables. Un sistema de costos estndar es un mtodo contable que determina los costos antes de empezar el proceso de fabricacin de un bien o prestacin de un servicio y que consiste en el establecimiento de un valor estndar de costos para cada uno de los elementos del costo. Sus elementos son:

*Estndar de cantidad *Estndar de precio Estndar de cantidad corresponde a la cantidad necesaria para cada uno de los elementos del costo de fabricacin y que son necesarios para producir una unidad o lote de productos terminado. Estndar de precios Corresponde al valor asignado en unidades monetarias, a cada uno de los elementos del costo de fabricacin y que es necesario para producir una unidad o lote de producto terminado. Se tendr un costo estndar para los elementos: materia prima, mano de obra indirecta y costos indirectos de fabricacin. Diseo del cdigo contable para un sistema de costos. Para este sus principales cuentas son: *Inventarios a.Producto terminado b.En proceso c.Materia prima d.Materiales y suministros ( costos indirectos) *Costos a.Costos de venta b. Indirectos reales c. Carga fabril aplicada d. Variaciones Primer paso: Especificar o asignar en primer lugar nmeros a los grupos de cuentas tanto del balance general como del estado de ganancias y prdidas. Segundo paso: Definir o especificar el formato del cdigo contable en dgitos y niveles. Tercer paso: Una vez definido el paso 1 y 2, empezar a desarrollar el cdigo contable propiamente dicho. Las variaciones en precios estn formadas por la diferencia entre los costos estndares y los reales para cada uno de los elementos del costo de un producto. Variaciones de cantidad estn formadas por las diferencias entre las unidades segn el estndar pre-establecido y las unidades realmente aplicadas a la produccin. Conclusin Realizar este trabajo ha sido de gran importancia para nuestro grupo ya que a travs de l hemos tenido un gran conocimiento integral acerca de lo que es un Sistema Contable, el cual nos da informacin de la situacin financiera de una empresa pues, se basa en un conjunto de elementos interrelacionados que recoge datos, los procesa y los convierte en informacin, que almacenan y posteriormente se dan a conocer a sus usuarios o gerentes.

Podemos concluir diciendo que desde sus orgenes el hombre se ha empecinado en llevar un control total de todos los movimientos financieros que se ejecutan en una empresa no importando su tamao o clasificacin. Por lo que en un principio utilizo procesos muy simples de forma manual para llevar su informacin contable, sin embargo la contabilidad de este siglo se ve influenciada por tres variables: la tecnologa a travs del impacto que genera el aumento en la velocidad con la cual se generan las transacciones financieras, a travs del Internet. La segunda variable de complejidad y globalizacin de los negocios, requiere que la contabilidad establezca nuevos mtodos para el tratamiento y presentacin de la informacin financiera. La ltima variable relacionada con la formacin y educacin requiere que los futuros gerentes dominen el lenguaje de los negocios. Gracias a estas variables podemos afirmar que el proceso de contar y registrar datos financieros se desarrolla de una manera mas simple y siguiendo los principios ya establecidos para ejecutar la contabilidad empresarial pero de una forma automatizada. El papel del sistema contable de la organizacin es desarrollar y comunicar esta informacin. Para lograr estos objetivos se hace uso de computadores, como tambin de registros manuales e informes impresos o formularios; comprende mtodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma til para la toma de decisiones. Ejercicio 08-01 Eleccin de sistemas Es comn or a las empresas quejarse acerca del funcionamiento de sus sistemas administrativos. una de las tantas quejas que se oyen es la de que los sistemas no brindan la informacin que se ofreci en un principio. Esta situacin sucede debido a que al momento de desarrollar o comprar sistemas, no se define claramente las necesidades de los usuarios finales. Muchas veces, las supuestas bondades de un sistema son exaltados por la credulidad manifiesta de los gerentes responsables de tomar decisiones en el rea Preguntas a- De acuerdo con su experiencia, enumere, detalle y discuta los factores que se deben tomar en cuenta para evaluar un sistema contable mecanizado. Cuando compramos o desarrollamos un sistema de contabilidad tomamos varia cosas en consideracin entre estas tenemos: 1- Si esta adecuado para el tipo de empresa y su dedicacin o rea de desarrollo. 2- El tipo de cuenta que debe utilizar la empresa, flexibilidad del catalogo de cuentas 3- La preparacin de los libros para los registros de las operaciones financieras, es decir, el libro de diario, los mayores, diarios auxiliares. 4- La confeccin o diseo de la documentacin a utilizar por la empresa, llmese; facturas, recibos de ingresos, ordenes de compras, facturas, conduce, nota de debito, crdito, nomina de pago, etc. 5- Si cumple con normas de control interno de la empresa, asi como tambin del rea contable. Ejemplo: Las medidas de control de nomina , libros contables y del personal. 6- Control de inventarios. 7- La elaboracin de estados financieros. Cuando evaluamos un sistema contable debemos verificar los procesos que se realizan en la empresa, con el propsito de mejorar mtodos y procedimientos mas adecuados. Otra cosa que tomamos en consideracin para desarrollar un sistema contable mecanizado es el diseo y el anlisis del sistema, as como tambin su programacin.

Los sistemas mecanizados estn formados por: hardware, software, medios de almacenamiento, bases de datos, la aplicacin del sistemas son los programas procedimientos. Por ejemplo aplicacin a contabilidad, operaciones entre otros, y la integracin general de la empresa, traducido a su contabilidad y sus distintas actividades. b- Elabore una lista de chequeo para evaluar un sistema contable Una lista de chequeo es un formulario que posee todos los datos de una empresa relativos a: su razn social, ubicacin fsica, actividad comercial/industrial, cantidad de empleados, equipos, capital, datos generales, etc. Es suministrada por la persona que va a instalar el sistema de contabilidad. Lista de chequeo *Organizacin y clasificacin de la compaa A-1 Nombre y direccin de la compaa A-2 Sucursales y Agencias, nombre y direccin A-3 tipo de negocio que realizan A-4 Clase de sociedad o negocio de nico dueo 1 Compaa por acciones 2 Sociedad en Comandita Simple 3 Sociedad en Comandita Compuesta 4 Sociedad en participacin 5 Negocio de nico dueo A-5 Socios A-6 Consejo de Administracin y otros funcionarios y oficiales A-7 Historia del capital 1 Inversin Original 2 Inversiones Subsecuentes 3 Ganancias Capitalizadas A-8 Base de distribucin de las ganancias y prdidas A-9 En caso de compaa por acciones 1 Clase de acciones 2 Nmero de acciones de cada clase 3 Valor nominal de las acciones en cada clase 4 Acciones de cada clase circulando 5 Capital autorizado A-10 Registros de la empresa

A-11 Personas responsables de estos registros A-12 Lugar donde se mantienen registros A-13 Fecha de terminacin del ao fiscal *Divisin funcional y departamental B-1 Divisin funcional B-2 Lista de departamentos de la Transacciones principales realizadas en cada departamento. B-3 Formulario de cada departamento B-4 Personal de cada departamento B-5 Localizacin de cada departamento *Libros y registros usados o a usarse 1 De entrada original 2 De entrada secundaria *Cdigo de cuentas 1 Nmero o letras o nmeros y letras combinados 2 Clasificacin de las cuentas en el cdigo *Reportes y estados 1 Balance General 2 Estado de Resultado 3 Etc. *Equipo mecnico a usarse .1 Mquina sumadoras .2 Mquinas calculadoras .3 Mquinas porteadoras y normalizadoras 4 Etc. * Control administrativo sobre operaciones 1 Recibos y desembolsos de caja 2 Inventarios 3 Cuentas a cobrar 4 Costo 5 Gastos empresa, acompaada de

6 Nmina de pago 7 Cuentas a pagar 8 Inversiones 9 Activo Fijo 10 Presupuestos 11 Auditora Interna *Departamento de contabilidad 1 Personal 2 Sistema de registro 3 Equipo mecnico 4 Condiciones del local 5 Temperatura en el local

Bibliografa Sistemas y procedimientos contables, Fernando Catacora, editorial Mc Graw Hill. Francisco, Apuntes de Sistemas de Contabilidad. Lipalies, Republica Dominicana. 1997 1ra edicin