FAIL KUASA

PUSAT

SUMBER SEKOLAH

DEFINISI

Satu aspek penting dalam pengurusan & pentadbiran

Rekod penting tentang dasar / polisi dan keputusan-keputusan yang diambil mengenai satu-satu prosedur PSS.
FK PSS merupakan satu rekod tentang pernyataan dasar dan keputusan yang diambil tentang satu-satu prosedur. FK harus dirangka oleh guru-guru PSS secara kolektif dan perlu diubah suai dari semasa ke semasa mengikut keperluan

TUJUAN

Tidak menjejaskan pengurusan PSS apabila berlaku pertukaran GP-PSS. Guru baru dapat terus menyambung kerja dan tugas.

Mengelakkan berlakunya percanggahan idea di kalangan AJK & Kakitangan PSS Dapat mewujudkan satu penyelarasan dan kesinambungan dalam pengurusan & pentadbiran PSS.

APA FAIL KUASA PSS?

Terdapat 15 bab dalam fail kuasa (boleh ditambah jika perlu)

Disimpan dalam ring file supaya keputusan asal dikekalkan walau pun ada pindaan. FK lengkap ada tarikh kuatkuasa sesuatu prosedur.

Biasanya penyemakan dibuat 5 tahun sekali.

PROSEDUR PENYEDIAAN FK

Guru Penyelaras PSS perlu merangka isi kandungan sebelum dibentangkan kepada JK Induk PSS.
Fungsi utama JK Induk: menentukan dasar / polisi mengenai peraturan, lantikan AJK Kerja, pemerolehan bahan dll.

Selepas mendapat persetujuan barulah FK dikuatkuasa sepenuhnya.

CARTA PROSEDUR PENYEDIAAN FK

Merangka isi kandungan

Setiap Bab disertakan Lampiran A dan Lampiran B

Diedarkan draf FK kepada JK Induk untuk disemak (Polisi/Dasar) Pembentangan FK oleh Penyelaras kepada J/K Induk untuk persetujuan Fail Kuasa disahkan dan dikuatkuasa

KANDUNGAN FK

BAHAGIAN-BAHAGIAN DALAM FK
Muka surat judul

Pengenalan kepada FK

Isi kandungan FK

Kandungan dan pindaan mengikut bab

KANDUNGAN FK

SUSUNAN KANDUNGAN FK

Setiap bab dinamakan mengikut tajuk utama

Kandungan bab berkenaan

Borang berkuatkuasa bab (disahkan)

Borang pindaan di akhir bab - ikut bilangan

ISI KANDUNGAN BAB DALAM FAIL KUASA

BAB 1 BAB 2 : : PENGENALAN KEPADA FAIL KUASA PSS MAKLUMAT PSS

BAB 3
BAB 4 BAB 5 BAB 6 BAB 7

:
: : : :

JAWATANKUASA PENTADBIRAN PSS

PENGAWAS PSS PERATURAN PSS PENGURUSAN & PENTADBIRAN PSS KOLEKSI BAHAN PSS

BAB 8

KEWANGAN PSS

ISI KANDUNGAN BAB DALAM FAIL KUASA

BAB 9

ORGANISASI BAHAN PSS

BAB 10
BAB 11 BAB 12 BAB 13 BAB 14

:
: : : :

AKTIVITI PSS
STOK & INVENTORI PSS SIRKULASI / EDARAN PSS PERKHIDMATAN PSS AUTOMASI PSS

BAB 15

PROGRAM BACAAN ( NILAM )

PERINCIAN ISI KANDUNGAN FK

BAB 1 PENGENALAN KEPADA FAIL KUASA PSS

1.1

Pendahuluan

1.2

Tujuan

1.3

Isi kandungan

1.4

Prosedur pindaan

PERINCIAN ISI KANDUNGAN FK

BAB 2 MAKLUMAT PSS 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 Sejarah penubuhan PSS Lokasi PSS (pelan) Visi PSS Misi PSS Piagam PSS Matlamat PSS Objektif PSS Fungsi & peranan PSS

PERINCIAN ISI KANDUNGAN FK

BAB 3 JAWATANKUASA PENTADBIRAN PSS

3.1

Jawatankuasa Induk PSS

Struktur organisasi Senarai tugas

3.2

Jawatankuasa Kerja PSS Struktur organisasi Senarai tugas

PERINCIAN ISI KANDUNGAN FK

BAB 4 PENGAWAS PSS

4.1
4.2

Badan Pengawas PSS ( struktur organisasi )

Prosedur pemilihan Pengawas PSS :
kriteria pemilihan

pakaian seragam
kehadiran senarai tugas senarai semak borang kebenaran surat pelantikan

4.3

Sistem Merit Pengawas PSS

PERINCIAN ISI KANDUNGAN FK

BAB 5 PERATURAN PSS 5.1 Peraturan am

5.2

Peraturan khusus

5.3

Peraturan penggunaan alat atau ruang / bilik

5.4

Peraturan pinjaman & pemulangan alat / bahan

PERINCIAN ISI KANDUNGAN FK

BAB 6 PENGURUSAN & PENTADBIRAN PSS 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 Pengurusan Sistem Fail PSS Rekod-rekod PSS Rancangan Tahunan PSS Laporan PSS (bulanan & tahunan) Manual prosedur kerja (MPK) PSS

6.6
6.7 6.8

Fail Meja (FM) PSS

Rancangan Pembangunan PSS Dokumentasi PSS

PERINCIAN ISI KANDUNGAN FK

BAB 7 KOLEKSI PSS

7.1 7.2 7.3 7.4

Dasar pemilihan buku & bukan buku Prosedur pemilihan koleksi buku & bukan buku ( jenis, nisbah, bahasa dll. ) Proses pemilihan dan pemerolehan bahan & alat Pemeliharaan & pemuliharaan koleksi PSS

PERINCIAN ISI KANDUNGAN FK

BAB 8 KEWANGAN PSS 8.1 Prosedur kewangan

8.2

Punca kewangan

8.3

Anggaran perbelanjaan

8.4

Laporan kewangan

Kadar Bantuan Pusat Sumber Sekolah

100 Murid dan Kebawah 101 - 500 Murid 501 - 1000 Murid 1001 dan Ke Atas

RM 1,500.00

RM 1500.00 + RM 14.00 Seorang murid melebihi 500 orang

RM 7,086.00 + RM 13.00 seorang murid melebihi 500 orang

RM 13,573.00 + RM 12.00 seorang murid melebihi 1000 orang

(Surat Pekeliling Kewangan Bil 5 Tahun 2002) Pemberiaan Bantuan Per Kapita Kepada Sekolah Rujuk Surat KP.1573/17/Jld.14 (5) bertarikh 17 Oktober 2002

Maksud Perbelanjaan
Meliputi perbelanjaan bagi Perpustakaan dan Pusat Sumber Pendidikan seperti berikut:Pembelian peralatan kecil dan bahan habis guna bagi tujuan pengajaran dan pembelajaran. Pembelian buku rujukan, ensaiklopedia, perisian, video tape dan lainlain yang bersesuaian untuk tujuan pengajaran dan pembelajaran. Penyelenggaraan peralatan termasuk komputer yang digunakan untuk tujuan pengajaran dan pembelajaran. Program berunsurkan pendidikan yang boleh memberi pengukuhan kepada proses pengajaran dan pembelajaran sama ada semasa cuti persekolahan atau hari persekolahan. Perolehan harta modal adalah tidak dibenarkan. Program Pendidikan Khas Integrasi. Melengkapkan stesyen pembelajaran bagi program pendidikan khas integrasi.

PERINCIAN ISI KANDUNGAN FK

BAB 9 ORGANISASI BAHAN PSS

9.1 9.2

Sistem Pengelasan Proses Teknik

9.3
9.4 9.5

Pengkatalogan
Lokasi Bahan Penyusunan Bahan

PERINCIAN ISI KANDUNGAN FK

BAB 10 AKTIVITI PSS
10.1 10.2 10.3 10.4 Mesyuarat / Taklimat Kursus / Bengkel Pertandingan Program Perkembangan Staf

10.5
10.6 10.7 10.8 10.9 10.10 10.11

Program Orientasi PSS

Lawatan Gotong Royong Pameran Minggu PSS Promosi PSS Program Panitia Mata Pelajaran

10.12

Aktiviti Galak Guna PSS

PERINCIAN ISI KANDUNGAN FK

BAB 11 PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN DAN PENGURUSAN STOR 11.1 Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) 11.2 Daftar Inventori (KEW.PA-3) 11.3 Rekod Perolehan Bahan Buku 11.4 Rekod Perolehan Bahan Bukan Buku 11.5 Rekod Perolehan Akhbar 11.6 Rekod Perolehan Majalah 11.7 Pelupusan (KEW.PA-16, hingga KEW.PA-27 ) 11.8 Hapuskira KEW.PA-28 hingga KEW.PA-32) 11.9 Semakan stok (buku, bahan bukan buku)

PERINCIAN ISI KANDUNGAN FK

BAB 12 SIRKULASI / EDARAN BAHAN PSS 12.1 Sistem sirkulasi

12.3

Keahlian

12.4

Pinjaman berkelompok

PERINCIAN ISI KANDUNGAN FK

BAB 13 PERKHIDMATAN PSS 13.1 Jenis-jenis perkhidmatan:

peminjaman buku peminjaman buku rujukan

peminjaman berkelompok
peminjaman bahan bukan buku peminjaman peralatan peminjaman pihak luar reprografi bank soalan rakam salin sebaran maklumat rekreasi khidmat nasihat & bimbingan pameran promosi & dsb.

PERINCIAN ISI KANDUNGAN FK

BAB 13 PERKHIDMATAN PSS 13.2 Waktu perkhidmatan:
satu masa khas setiap kelas
waktu rehat waktu tengah hari waktu petang hari Sabtu cuti sekolah jadual waktu Guru Penyelaras PSS

PERINCIAN ISI KANDUNGAN FK

BAB 14 AUTOMASI PSS
14.1 14.2 14.3 Sistem yang digunakan Sistem keselamatan Menu Utama

14.4
14.5 14.6

Output
Prosedur memasukkan data Bar code

14.7
14.8

Rangkaian (networking)
Laporan

PERINCIAN ISI KANDUNGAN FK

BAB 15 PROGRAM BACAAN ( NILAM )

15.1

Konsep Program NILAM:

latar belakang rasional

asas pertimbangan
pendekatan model Program NILAM tahap Program NILAM (Jauhari & Rakan Pembaca) sistem ganjaran

PERINCIAN ISI KANDUNGAN FK

BAB 15 PROGRAM BACAAN ( NILAM )

15.2

Strategi Pelaksanaan Program NILAM:

pengenalan pelaksanaan

bahan
peranan pengumpulan data contoh-contoh rekod bacaan

PROSEDUR MEMBUAT PINDAAN DALAM FK

Kaji semula bahagian-bahagian yang perlu dibuat pindaan / tambahan. GPM perlu menyediakan draf pindaan / tambahan berkenaan. Draf pindaan / tambahan dibentangkan dalam Mesyuarat J/Kuasa Induk PSS untuk mendapatkan kelulusan. Selepas mendapat kelulusan, GPM hendaklah memasukkan pindaan / tambahan tersebut dalam borang pindaan dan mendapatkan tandatangan untuk pengesahan. Tarikh kuatkuasa pindaan / perubahan ialah tarikh mendapat kelulusan.

Lampiran A
KANDUNGAN DALAM BAB INI TELAH DIBENTANG DAN DIPERSETUJUI DALAM MESYUARAT AHLI JAWATANKUASA INDUK KALI KE - ________ YANG TELAH DIADAKAN PADA _______________________.
Disediakan oleh;
Cop: Guru Perpustakaan dan Media, Tarikh : __________________

Disahkan oleh;
Cop: Pengetua / Guru Besar Tarikh : ___________________

Lampiran B
Pindaan : Bil. _________ / Tahun : ____________

BORANG PINDAAN DASAR / POLISI FAIL KUASA PSS

BAB : ____________________________________________
Tarikh Bil. Perkara Dikuatkuasa Tarikh Dimansuh

KEPUTUSAN TERSEBUT DI ATAS TELAH DIBUAT DALAM MESYUARAT AHLI JAWATANKUASA INDUK KALI KE _________ YANG TELAH DIADAKAN PADA ________________.
Disediakan oleh; Cop: Guru Perpustakaan dan Media, Disahkan oleh; Cop: Pengetua / Guru Besar

Tarikh : __________________

Tarikh : ___________________

OLEH: HJAH MAHAYANI BT ABD GHANI GURU CEMERLANG PERPUSTAKAAN DAN MEDIA SMK SUNGAI BESAR, SELANGOR DARUL EHSAN.