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Excel2003基本使用

Excel2003基本使用

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05/10/2014

Excel 2003 的基本使用

本節之學習重點包括以下諸項(若對Excel 使用已經有基礎的讀者可跳過此節):

(1) 學習如何進入及離開Excel 軟體之使用。
(2) 了解Excel 的操作環境。
(3) 了解Excel 檔案的結構,包括活頁簿(Book)、工作表(Worksheet)、欄(Column)、列(Row)、範圍(Range)
及格位(Cell)。
(4) 學習如何以不同方法定位格位與選取範圍。
(5) 學習如何在Excel 中輸入包括文字(Text)、數字(Number)、日期(Date)、時間(Time)、公式(Formula)
等不同型態資料。
(6) 學習Excel 函數之基本使用。
(7) 學習Excel 的統計圖繪製功能

以下依序說明。

1. 進入及離開Excel 及使用環境的了解
欲進入Excel 使用環境有兩種方式:一是在「開始程式集」中找到名為Excel 的圖示(如圖3.1.1)(註:
Microsoft Excel 的位置會因個人設定而有差異);另一種方式為以滑鼠雙按執行 Excel 類型的檔案(副
檔名為.xls)。


圖3.1.1 進入Excel 之使用

進入Excel 後,使用者可以看到如圖3.1.2的使用環境。

功能表
一般工具列

圖3.1.2 Excel 的工作環境

在圖3.1.2的視窗中,包含以下幾個部分:

(1) 功能表:包含Excel 的所有功能選項。
(2) 一般工具列:包括一般性之功能按鈕。
(3) 格式工具列:包括與格式相關的功能按鈕。
(4) 資料編輯列:在此可編輯指定格位的內容。
(5) 狀態列:在此即時顯示相關操作狀態。
(6) 工作區:在此可觀看或編輯工作表內容。

欲離開試算表環境之使用,使用者可選取(以滑鼠左鍵單按功能名稱即可選取)功能表中的「檔案」,
再選取其中的「結束」項即可。在本書中,對於上述操作將以「檔案結束」表示,意即從功能表中
先選取檔案,再選取結束項。(如圖3.1.3所示)


圖3.1.3 離開Excel 的方式
資料編輯列
工作區
狀態列
格式工具列

2. Excel 的檔案結構及工作表、欄、列、格位之定位
在 Excel 的工作區中即可看到一由橫的列及縱的欄所組成的工作表(Sheet1)。使用者點選工作區
下方的分頁夾,可切換到其他工作表的使用(系統預設包括Sheet1、Sheet2、Sheet3共3個工作表,可
透過功能表之「插入工作表」操作方式增加)。Excel 所處理的檔案稱為活頁簿(Book),其由最多256
個工作表構成,而每一工作表最多可有 256欄、65536列。使用者可以圖 3.1.2中的水平與垂直拉桿
定位到工作表中不同的位置。
為區別不同的欄與列,Excel 以A, B, C…的編號表示不同的欄(因為英文字母只有26個,第27
欄以 AA 表示,第 28欄以 AB 表示,其餘以此類推),而以整數編號指定列數。例如在圖 3.1.4中,
格位C2顯示的內容即為文字「期中考」,而數字「53」則出現在D6位置。


圖3.1.4 Excel 的格位與範圍

若使用者想指定一長方形區域的格位範圍,則可以該長方形區域兩對角格位編號藉由「:」連接,
例如「B3:D6」即可代表成績資料,如圖3.1.4所示。
如前所述,一活頁簿由工作表組成,工作表由數個欄、列組成,活頁簿檔案最小的組成單位為格
位,Excel 的檔案即為一活頁簿。對於工作表、欄、列、區域及格位選取如表3.1.1所示,工作表、欄、
列、區域、格位等可視為活頁簿的組成物件。

表3.1.1選取活頁簿的物件的方式
動作目的 操作方式
選取工作表 以滑鼠左鍵單點工作表名。
選取欄 以滑鼠左鍵單點欄標題。
選取列 以滑鼠左鍵單點列標題。
選取區域 以滑鼠拖曳選取一範圍或於資料編輯列中輸入範圍設定,如
A3:D5。(如圖3.1.5)
選取格位 以滑鼠點選指定格位或於資料編輯列中輸入格位編號,如A3。

B3:D6
D6
C2

圖3.1.5 格位資料輸入

使用者可嘗試在工作表的格位中輸入不同型態的資料。輸入方式有兩種:一是直接在格位處雙按
滑鼠使試算表處於可輸入狀態;另一種方式為選取格位後,在圖3.1.5的格位資料輸入區中輸入資料。
當使用者對活頁簿作任何改變後,在嘗試離開Excel 時,系統會提醒使用者儲存檔案。使用者也
可選取「檔案儲存檔案」之方式儲存,或選取「檔案另存新檔」方式存成其他檔名。檔案儲存視
窗如圖3.1.6所示。


圖3.1.6 儲存活頁簿檔案

3. 在Excel 中輸入不同型態的資料
在圖3.1.7中的工作表為一學生成績計算之例,其中包含4種資料型態,分別為文字、數字、日
期/時間、公式。各項資料的輸入方式如下:



格位資料輸入
區域或格位選取
文字資料
日期/時間資料


圖3.1.7 Excel 中不同資料型態的資料

(1) 文字資料:若使用者輸入中文字、英文(a~z; A~Z)字、特殊符號或數字(但不能全為數字),則Excel
會將之視為文字資料。比較特殊的是有些文字資料與數字資料難以區分,例如圖 3.1.7 的 A3:A6
範圍中的學號,使用者並不打算將之視為數字以作運算,而是要將之視為文字資料,則可在輸入
的數字前加上單引號「‘」,如「’8001」,則系統會將之視為文字資料。
(2) 數字資料:若使用者在格位中輸入數字,則系統會將之視為數字資料。數字資料可以有小數部分,
也可以包含若干特殊符號,如代表貨幣的「$」、代表千分位的「,」、代表負數的「( )」及「-」等。
(3) 日期/時間資料:若使用者在格位中輸入Excel 認定的日期或時間格式之資料,則Excel 會將之視
為日期/時間資料,例如「2005/4/21」,Excel 會將之視為西元2005年4月21日,若使用者想知道
有哪些格式是被允許的,可使用「格式儲存格…」之操作打開如圖 3.1.8 的視窗,即可得知有
哪些日期格式可以選取(若想知道有哪些時間格式是被允許的,其操作類似)。如同前述,有些資
料看起來是數字但處理上以文字資料處理,同樣的,有些資料格式上看起來像是日期或是時間格
式,但我們希望將之視為文字資料,則使用者可在輸入資料前加上單引號「‘」,如「’2005/4/21」,
則系統會將之視為文字資料。
(4) 公式資料:如前所述,試算表軟體最大的特色是可以進行格位間的運算,而非只是為了編輯表格
(否則只要使用Word中的表格功能即可)。基本上,使用者希望作格位間的計算,可有兩種方式:
一是使用運算公式;另一是使用Excel 提供的函數。例如我們希望將圖3.1.7中B3、C3、D3三格
中的資料取平均並將結果輸出在E3格位上,則可以在E3格位中輸入「=(B3+C3+D3)/3」即可,
Excel 以首字是否為「=」,判定該格位是否為公式或函數。 若使用者希望在格位中使用函數,則
可直接輸入「=AVERAGE(B3:D3)」即可。


圖3.1.8 設定資料格式

前述不同型態資料之格式設定,均可透過功能表之「格式儲存格…」之操作,打開如圖 3.1.8
的視窗,在其中作修改。

文字資料 公(函)式資料 公式資料 數字資料
4. 使用Excel 中的函數
Excel 提供的函數很多,在本章第三節中將專節介紹與財務金融相關的函數。在使用上,使用者亦
無須記憶函數名稱與函數功能參數,只需透過以下步驟尋求與使用線上輔助即可。

Step 1:在格位中輸入等號或滑鼠單按「 」。
Step 2:拉下最近使用過的函數列表,如圖3.1.9,在其中選取適當函數。
Step 3:若表列中無所需函數,則選擇「其它函數」一項,可出現如圖3.1.10的視窗。


圖3.1.9 最近使用過的函數列表



圖3.1.10選擇函數的視窗

Step 4:在圖3.1.10中使用者可分類選取需求的函數,包括「最近用過的函數」、「全部函數」(將函數
依英文字母順序排列)或「不同類別的函數」 (如圖3.1.10中的財務、日期與時間、數學與三角函數…
等不同類別)。以目前用到的函數—Average為例,使用者可以在「最近用過的函式」、「全部」或「統
計」類別中找到。
Step 5:在找到Average函數並點選「確定」後,即可出現如圖3.1.11的視窗,其中包含該函數使用
的簡要說明。若對於該函數希望得到更多的輔助使用訊息,可點選圖3.1.11視窗左下角之「函數說明
(H)」選項,以得到關於該函數的線上輔助說明。


圖3.1.11 函數操作視窗

Step 6:使用者可點選「 」鍵,以在工作表中以滑鼠拖曳方式設定運算範圍(B3:D3),如圖3.1.12。


圖3.1.12函數輸入之選擇

Step 7:選妥運算範圍後,再按下「 」鍵,回到圖3.1.13的視窗即完成函數的輸入參數設定,並可看
到輸出結果。


圖3.1.13完成函數輸入

上述運算在輸入參照格位變動後,Excel 會自動即時更新運算結果,此「牽一髮動全身」的功能
讓試算表成了一名副其實的試算環境。
此外,試算表還有一很強的功能,即當公式被複製時,其參照格位會相對改變,例如我們希望計
算其它三位同學(8002, 8003, 8004)的平均成績,可直接將E3格位複製到E4、E5、E6即可。複製方
式有二:

(1) 使用功能表的複製、貼上功能。首先選取欲複製的來源格位(E3),選擇功能表「編輯複製」(或
使用「Ctrl+C」快速鍵)功能將格位內容複製到作業系統的剪貼簿中,再選取複製的目的格位(E4:E6),
選擇功能表「編輯貼上」(或使用「Ctrl+V」快速鍵)功能即可。
(2) 直接將 E3 格位「下拉」到 E6。使用者將滑鼠移到欲複製格位的右下角,使出現「+」符號,此
時以滑鼠拖曳方式將滑鼠拉到E6格位。

使用者可以發現,在複製完後,公式格位內容會相對改變。例如E4之內容為「=AVERAGE(B4:D4)」,
而非複製來源的「=AVERAGE(B3:D3)」,這省下不少麻煩,因為本應用例的目的就是希望Excel 作相
對的改變,此稱為「相對參照」。
但有時候,我們可不希望Excel 自作聰明,例如老師希望將三項成績分別以30%, 30%, 40%的權
重得到最後成績,並把權重放在B8、C8、D8格位,然後在E3中輸入「=B3*B8+C3*C8+D3*D8」,
此即將3項成績依權重加總計分(=80*0.3+87*0.3+90*0.4),得到85.67。此時若以複製方式將E3複製
到E4、E5、E6,則得到如圖3.1.14的錯誤結果,因為E4現在的格位內容為「=B4*B9+C4*C9+D4*D9」,
而B9、C9、D9之內容為0。換言之,我們並不希望權重的列號相對改變,為此,我們需要使用「$」
符號將不希望相對參照的欄或列號「鎖定」,變成「絕對參照」;意即,在 E3 中輸入
「=B3*B$8+C3*C$8+D3*D$8」,然後再複製即可,輸出結果如圖3.1.15所示。


圖3.1.14以複製方式複製公式格位可能會得到非預期的結果

圖3.1.15以絕對參照方式修正公式後得到正確的結果

5. Excel 的統計圖繪製功能
除了表格運算之外,試算表軟體的另一項重要功能是,可以針對資料繪製相關統計圖。例如將前
述表格中的資料以長條圖表示,將如圖 3.1.16 所示。以下我們逐步介紹其操作,使用者自可舉一反
三。


圖3.1.16 Excel 的長條圖

Step 1:選取欲將之繪成統計圖的資料範圍,在此例為「A3:D6」,如圖3.1.17。(使用者亦可在後階段
選取,但將因此無法於Step 3中預覽)。


圖3.1.17選取繪製統計圖的資料範圍
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
8001 8002 8003 8004
分數
學號
個人成績
平常成績
期中考
期末考

Step 2:選取「插入圖表…」使出現如圖3.1.18的畫面。

圖3.1.18 Excel 的圖表精靈可引導使用者逐步完成圖形繪製

Step 3:在圖3.1.18視窗中使用者可以選取「圖表類型」,如「直條圖」、「折線圖」、「圓形圖」…等,
每一種「圖表類型」中又可選取次類別,例如圖3.1.18的直條圖包括7種副圖表類型。若這麼多類型
還不夠,使用者可以選擇「自訂類型」,使用系統內建的自訂類型(如圖3.1.19)或由使用者自訂。基於
不同目的,使用者會使用不同圖表類型,最常見的是長條圖,欲表現趨勢時會選取折線圖(如經濟指
標的時間數列)、表現比例關係時會使用圓形圖(如投資組合中不同類別資產之權重)、作財務報表五力
分析時會使用雷達圖、繪製股價時會選擇股票 K 線圖等。使用者在圖 3.1.18 的視窗中,可藉由按下
「按住不放可預覽範例」之按鍵,預覽圖形的表現結果,以決定何種圖形是最適合的。


圖3.1.19 使用者甚至可以自訂統計圖表類型

Step 4:按「下一步」按鍵,Excel 的圖表精靈會將使用者帶至如圖3.1.20的「圖表資料來源」視窗以
選擇來源資料,使用者按下「 」鍵,即可在工作表中選取圖表資料來源。若繪圖的資料以逐列方
式排列,則可在「數列資料取自:」後的選鈕中選「列」,選取結果如圖3.1.21所示。圖3.1.20為以
學號分群之繪圖結果,圖3.1.21為以每次考試成績類別分群之繪圖結果。


圖3.1.20以學號分群之繪圖結果


圖3.1.21以每次考試成績類別分群之繪圖結果

Step 5:按「下一步」按鍵,Excel 的圖表精靈會將使用者帶至如圖3.1.22的「圖表選項」視窗以設定
圖表屬性,包括圖3.1.22所示的「標題」設定、圖3.1.23的「座標軸」設定、圖3.1.24的「格線」設
定、圖3.1.25的「圖例」設定、圖3.1.26的「資料標籤」設定及圖3.1.27的「資料表」設定。標題設
定可供設定圖表標題、X 軸標題、Y 軸標題。座標軸設定可以設定是否顯示類別軸。格線設定可以設
定是否顯示格線以及格線密度。圖例設定可以設定是否顯示圖例以及決定圖例顯示位置。資料標籤設
定可以設定是否顯示標籤設定以及顯示內容。資料表設定可以設定是否顯示資料表與顯示位置。


圖3.1.22設定圖表標題與類別軸標題

圖3.1.23設定圖表座標軸顯示


圖3.1.24設定圖表格線顯示


圖3.1.25設定圖表圖例是否顯示與顯示位置


圖3.1.26設定圖表資料標籤

圖3.1.27設定圖表是否顯示資料表

Step 6:按「下一步」按鍵,Excel 的圖表精靈會將使用者帶至如圖3.1.28的「圖表位置」視窗以決定
要將圖表放在新的工作表或原來的工作表中。


圖3.1.28設定圖表位置之視窗
至此,我們已經完成Excel 的基本使用說明,自下節起,將說明Excel 的進階使用部分。

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