Excel 2007 的基本使用

Excel 的基本使用，包括以下諸項(若對 Excel 使用已經有基礎的讀者可跳過此節)：

1. 學習如何進入及離開 Excel 軟體之使用。

2. 了解 Excel 的操作環境。
3. 了解 Excel 檔案的結構，包括活頁簿(Book)、工作表(Worksheet)、欄(Column)、列(Row)、範圍(Range)
及格位(Cell)。
4. 學習如何以不同方法定位格位與選取範圍。
5. 學習如何在 Excel 中輸入包括「文字」(Text)、「數字」(Number)、 「日期」(Date)、 「時間」(Time)、
「公式」(Formula)等不同型態資料。
6. 學習 Excel 函數之基本使用。
7. 學習 Excel 的統計圖繪製功能
以下依序說明。

‰進入、離開 Excel 與 Excel 操作環境

欲進入 Excel 使用環境有兩種方式：一是使用「開始¾程式集¾Microsoft Office¾ Microsoft Office

Excel 2007」的操作進入；另一種方式為以滑鼠雙按執行 Excel 類型的檔案(Excel 2007 的一般活頁簿
檔案副檔名為.xlsx，若包含巨集的活頁簿檔案副檔名則為.xlsm；Excel 2003 的活頁簿檔案副檔名，不
管是否包含巨集，均為.xls)。進入 Excel 後，使用者可以看到如圖 3.1.1 的使用環境。

X
Y

Z
[

\
圖 3.1.1 Excel 2007 的工作環境

在圖 3.1.1 的視窗中，從上到下可以概分為五大區域，每個區域介紹如下：
1. 由左至右依序為「Office 按鈕」( )、「快速存取工具列」( )、「標題列」

( )與「視窗最小化、最大化與關閉鈕」( )。選取「Office 按鈕」後

出現的操作功能列表，如圖 3.1.2 所示。圖 3.1.2 視窗右下角的「Excel 選項」按鍵可用以自訂 Excel
作業環境，「結束 Excel」按鍵則用以離開 Excel 的使用。
2. 「功能區索引標籤」(包括「常用」 、
「插入」 、「版面配置」 、「公式」 、「資料」 、「校閱」、
「檢視」與
「增益集」等功能)。選取任一「功能區索引標籤」後可帶出「功能區群組」(圖 3.1.1 所示者為「常
用」功能區索引下的功能群組，包括「剪貼簿」、「字型」、「對齊方式」、「數值」 、「樣式」、「儲存
格」、「編輯」等功能群組；而每一功能區群組又內含不同的功能區指令，例如「常用」功能區索

引下的「剪貼簿」功能群組中，包含「剪下」( 「複製」(
)、 「複製格式」(
)、 )，以及「貼

上」( )等功能區指令，使用者無須強記每一圖示符號代表的操作，僅需移動滑鼠在這些指令按
鍵上，系統自動帶出功能說明，如圖 3.1.3 所示。本書其後的功能操作中，將以「常用¾剪貼簿¾
貼上¾選擇性貼上…」代表如圖 3.1.4 的選擇。只要學會 Office 按鈕以及功能區索引下的所有功能，
即學會了 Excel 的使用。
3. 「名稱方塊」(顯示目前在工作區所選取的格位、範圍)與「資料編輯列」(在此可編輯指定格位的
內容)。
4. 「工作區」，在此可觀看或編輯工作表內容。

5. 「狀態列」，在此即時顯示相關操作狀態。「 」等按鍵提供試算表不同的觀看模式，從左

至右依序為「標準模式」
、「整頁模式」
、「分頁預覽」
；「 」則提供顯示比

例的調整功能。

欲離開試算表環境之使用，使用者可選取(以滑鼠左鍵單按功能名稱即可選取)「Office 按鈕¾結束
Excel」選項即可，如圖 3.1.2。
 圖 3.1.2「Office 按鈕」的下拉功能表

圖 3.1.3 當滑鼠停留在指令按鍵時，系統即時提示該按鍵功能說明

圖 3.1.4「常用¾剪貼簿¾貼上¾選擇性貼上…」的操作

‰了解 Excel 檔案的結構及工作表、欄、列、格位之定位

在 Excel 的工作區中即可看到一由橫的列及縱的欄所組成的工作表(Sheet1)。使用者點選工作區
下方的分頁夾，可切換到其他工作表的使用(系統預設包括 Sheet1、Sheet2、Sheet3 共 3 個工作表，可
透過功能表之「Office 按鈕¾Excel 選項¾常用¾建立新活頁簿時¾包括此多個工作表¾設定工作表數
目」的方式增加)。
Excel 所處理的檔案稱為活頁簿(Book)(檔案副檔名為 xlsx)，每一活頁簿可開啟的工作表數目受限
於可用記憶體(也就是說只要記憶體夠大，活頁簿與工作表數目是不受限的)，而每一工作表最大可達
1,048,576 列、16,384 欄(就財務金融應用而言，絕對夠大)。使用者可以圖 3.1.1 中的水平與垂直拉桿
定位到工作表中不同的位置。
為區別不同的欄與列，Excel 以英文字母(A, B, C…)表示不同的欄(因為英文字母只有 26 個，第
27 欄以 AA 表示，第 28 欄以 AB 表示，其餘以此類推)，而以整數編號指定列數。例如在圖 3.1.5 中，
格位 B4 顯示的內容即為文字「聯電(2303)」
，而數字「51.80」則出現在 D6 位置。

B4

D6

B5:E7
圖 3.1.5 Excel 的格位與範圍

若使用者想指定一長方形區域的格位範圍(Range)，則可以該長方形區域兩對角格位編號藉由「:」
連接，例如「B5:E7」即可代表月收盤股價資料，如圖 3.1.5 所示。
如前所述，一活頁簿(Workbook)由工作表(Sheet)組成，工作表由數個欄(Colume)、列(Row)組成，
活頁簿檔案最小的組成單位為格位(Cell)，Excel 的檔案即為一活頁簿。對於工作表、欄、列、區域及
格位選取如表 3.1.1 所示，工作表、欄、列、區域、格位等可視為活頁簿的組成物件。

表 3.1.1 選取活頁簿的物件的方式
動作目的 操作方式
選取工作表
以滑鼠左鍵單點工作表的左上格位( )。
選取欄 以滑鼠左鍵單點欄標題。
選取列 以滑鼠左鍵單點列標題。
選取區域 以滑鼠拖曳選取一範圍或於資料編輯列中輸入範圍設定，如 B4:D7。
選取格位 以滑鼠點選指定格位或於資料編輯列中輸入格位編號，如 B4。

格位資料輸入
區域或格位選取

圖 3.1.6 格位資料輸入

使用者可嘗試在工作表的格位中輸入不同型態的資料。
輸入方式有兩種：一是直接在格位處雙按滑鼠，使試算表處於可輸入狀態，然後輸入；另一種方
式為選取格位後，在圖 3.1.6 的格位資料輸入區中輸入資料。
當使用者對活頁簿作任何改變後，在嘗試離開 Excel 時，系統會提醒使用者儲存檔案。使用者也
可選取「Office 按鈕¾儲存檔案」之方式儲存，或選取「Office 按鈕¾另存新檔」方式存成其他檔名。

‰學習如何在 Excel 中輸入不同型態資料

在圖 3.1.7 中的工作表為一投資組合價值計算之例，其中包含 4 種資料型態，分別為文字、數字、

日期/時間、公式。各項資料的輸入方式如下：

文字資料
日期資料 時間資料

文字資料 公(函)式資料
公式資料 數字資料

圖 3.1.7 Excel 中不同資料型態的資料

1. 「文字資料」：若使用者輸入中文字、英文(a~z; A~Z)字、特殊符號或數字(但不能全為數字)，則
Excel 會將之視為文字資料。比較特殊的是有些文字資料與數字資料難以區分，例如圖 3.1.7 的
A5:A7 範圍中的年月，若不打算將之視為數字(以作運算)，而是要將之視為文字資料，則可在輸
入的數字前加上單引號「‘」，如「’200801」，則系統會將之視為文字資料。
2. 「數字資料」 ：若使用者在格位中輸入數字，則系統會將之視為數字資料。數字資料可以有小數部
分，也可以包含若干特殊符號，如代表貨幣的「$」 、代表千分位的「,」 、代表負數的「( )」或「-」、
代表百分比的「%」等。
3. 「日期/時間資料」 ：若使用者在格位中輸入 Excel 認定的日期或時間格式之資料，則 Excel 會將之
視為日期/時間資料，例如「2008/5/1」
，Excel 會將之視為西元 2008 年 5 月 1 日，若使用者想知道

有哪些格式是被允許的，可使用「常用¾數值…」之操作(按「 」右邊的 區)

打開如圖 3.1.8 的視窗，即可得知有哪些日期格式可以選取(若想知道有哪些時間格式是被允許的，

其操作類似)。如同前述，有些資料看起來是數字但處理上以文字資料處理，同樣的，有些資料格
式上看起來像是日期或是時間格式，但我們希望將之視為文字資料，則使用者可在輸入資料前加
上單引號「‘」，如「’2008/5/1」，則系統會將之視為文字資料。
4. 「公式資料」 ：如前所述，試算表軟體最大的特色是可以進行格位間的運算，而非只是為了編輯表
格(否則只要使用 Word 中的表格功能即可)。基本上，使用者希望作格位間的計算，可有兩種方式：
一是使用運算公式；另一是使用 Excel 提供的函數。例如我們希望將圖 3.1.7 中 C5、C6、C7 三格
中的資料取平均並將結果輸出在 C8 格位上，則可以在 C8 格位中輸入「=(C5+C6+C7)/3」即可，
Excel 會以首字是否為「=」，判定該格位是否為公式或函數。 若希望在格位中使用函數，則可直
接輸入「=AVERAGE(C5:C7)」即可。
 圖 3.1.8 設定資料格式

前述不同型態資料之格式設定，均可透過前述操作，打開如圖 3.1.8 的視窗，在其中作修改。

‰學習 Excel 函數之基本使用(兼談相對參照與絕對參照)

Excel 提供的函數很多，在使用上，使用者亦無須記憶函數名稱與函數功能參數，只需透過以下步
驟尋求與使用線上輔助即可。

1. 在格位中輸入等號或滑鼠單按「 」。

2. 拉下最近使用過的函數列表，如圖 3.1.9，在其中選取適當函數。
3. 若表列中無所需函數，則選擇「其它函數」一項，可出現如圖 3.1.10 的視窗。
4. 在圖 3.1.10 中使用者可分類選取需求的函數，包括「最近用過的函數」 、「全部函數」(將函數依英
文字母順序排列)或「不同類別的函數」 (如圖 3.1.10 中的財務、日期與時間、數學與三角函數…
等不同類別)。以目前用到的函數—Average 為例，使用者可以在「最近用過的函數」、「全部」或
「統計」類別中找到。
5. 在找到 Average 函數並點選「確定」後，即可出現如圖 3.1.11 的視窗，其中包含該函數使用的簡
要說明。若對於該函數希望得到更多的輔助使用訊息，可點選圖 3.1.11 視窗左下角之「函數說明
(H)」選項，以得到關於該函數的線上輔助說明。

圖 3.1.9 最近使用過的函數列表
 圖 3.1.10 選擇函數的視窗

圖 3.1.11 函數操作視窗

6. 使用者可點選「 」鍵，在工作表中以滑鼠拖曳方式設定運算範圍(C5:C7)，如圖 3.1.12。

圖 3.1.12 函數輸入之選擇

7. 選妥運算範圍後，再按下｢ ｣鍵，回到圖 3.1.13 的視窗即完成函數的輸入參數設定，並可看到輸

出結果。
 圖 3.1.13 完成函數輸入

上述運算在輸入參照格位變動後，Excel 會自動即時更新運算結果，此「牽一髮動全身」的功能
讓試算表成了一名符其實的試算環境。
此外，試算表還有一很強的功能，即當公式被複製時，其參照格位會相對改變，例如我們希望計
算另三支股票(聯電、矽品與台積電)的平均月收盤股價，可直接將 C8 格位複製到 B8、D8 與 E8 即可。
複製方式有二：

1. 使用「常用¾剪貼簿¾複製」與「常用¾剪貼簿¾貼上¾貼上」功能。首先選取欲複製的來源格位
(C8)，選擇「常用¾剪貼簿¾複製」(或使用「Ctrl+C」快速鍵)功能將格位內容複製到作業系統的
剪貼簿中，再選取複製的目的格位(B8 與 D8:E8)，選擇「常用¾剪貼簿¾貼上¾貼上」(或使用「Ctrl+V」
快速鍵)功能即可。(註：當希望一次做多格位或多範圍的選取時，可於選取第二個以後的標的時，
在以滑鼠選取或拉選前，同時按下「Ctrl」按鍵，此即所謂多重選取之功能)
2. 假若欲複製的目標在相鄰格位，例如要將 C8 格位複製到 D8 與 E8 兩相鄰格位，可直接將 C8 格
位「右拉」到 D8 與 E8。做法為將滑鼠移到欲複製格位的右下角，使出現「+」符號，此時以滑
鼠拖曳方式將滑鼠拉到 D8 與 E8 格位即可。

使用者可以發現，在複製完後，公式格位內容會相對改變。例如 D8 之內容為「=AVERAGE(D5:D7)」，
而非複製來源的「=AVERAGE(C5:C7)」 ，這省下不少麻煩，因為本應用例的目的就是希望 Excel 作相
對的改變，此稱為「相對參照」。
但有時候，我們可不希望 Excel 自作聰明，例如假若此四支股票為目前手上持有的股票，持有權
重分別如「B3:E3」(30%, 20%, 20%, 30%)，若希望計算此投資組合的價值，則必須以投資權重對收盤
價作加權平均，因此必須在 F5 中輸入「=B3*B5+C3*C5+D3*D5+E3*E5」 ，此即將 4 股票收盤價依權
重加總平均(=0.3*17.35+0.2*28.05+0.2*50.10+0.3*59.90)，得到 38.804。此時若以複製方式將 F5 複製
到 F6、F7，會得到如圖 3.1.14 的錯誤結果，因為 F6 現在的格位內容為「=B4*B6+C4*C6+D4*D6+E4*E6」，
而 F7 之內容亦非我們所希望得到的。換言之，我們並不希望權重的列號相對改變，為此，我們需要
使用「$」符號將不希望相對參照的欄或列號「鎖定」，變成「絕對參照」；意即，在 E4 中輸入
「=B$3*B5+C$3*C5+D$3*D5+E$3*E5」 ，然後再複製即可，輸出結果如圖 3.1.15 所示。此時在 F6 與
F7 的 格 位 公 式 分 別 為 「 =B$3*B6+C$3*C6+D$3*D6+E$3*E6 」 與
「=B$3*B7+C$3*C7+D$3*D7+E$3*E7」。

圖 3.1.14 以複製方式複製公式格位可能會得到非預期的結果
 圖 3.1.15 以絕對參照方式修正公式後得到正確的結果

Excel 函數的選取，亦可透過「公式¾函數程式庫」的操作打開如圖 3.1.16 的功能區群組，在其

中選取不同類型的函數。

圖 3.1.16 以「公式¾函數程式集」的操作打開之功能區群組

‰學習 Excel 的統計圖繪製功能

除了表格運算之外，試算表軟體的另一項重要功能是，可以針對資料繪製相關統計圖表。例如將
前述表格中的資料以「立體長條圖」表示，將如圖 3.1.17 所示。以下我們逐步介紹其操作，讀者自可
舉一反三，學習其他類型圖表的操作。建立圖表的操作順序如下：

圖 3.1.17 Excel 的立體長條圖

1. 選取欲將之繪成統計圖的資料範圍，在此例為「A4:E7」，如圖 3.1.18。
 圖 3.1.18 選取繪製統計圖的資料範圍

2. 選取「插入¾直條圖¾立體直條圖」中第一種統計圖，如圖 3.1.19 所示，選取後，即可出現圖 3.1.17

的統計圖。

圖 3.1.19 選取「插入¾直條圖¾立體直條圖」中第一種統計圖

3. 在圖 3.1.17 視窗中，使用者可以在統計圖上以滑鼠右鍵操作打開如圖 3.1.20 的快顯功能表，在其

中選取不同的功能項，設定統計圖表的不同屬性，例如「變更圖表類型」、「選取資料」、 「移動圖
表」、「立體旋轉」等功能。
 圖 3.1.20 使用者可以滑鼠右鍵操作打開快顯功能表進行圖表特性設定

4. 例如選擇圖 3.1.20 快顯功能表中的「變更圖表類型」選項，可開啟如圖 3.1.21 的視窗，在其中變

更圖表類型。

圖 3.1.21「變更圖表類型」視窗

5. 選擇圖 3.1.20 快顯功能表中的「選取資料來源」選項，可開啟如圖 3.1.22 的視窗，在其中變換圖

表資料範圍以及切換欄列。例如，在圖 3.1.22 中選取「切換列/欄」按鍵，按下「確定」按鍵，即
可將統計圖表轉換成圖 3.1.23 的形式。
 圖 3.1.22「選取資料來源」視窗

圖 3.1.23 在圖 3.1.22 中選取「切換列/欄」按鍵後的結果

6. 選擇圖 3.1.20 快顯功能表中的「圖表區格式」選項，可開啟如圖 3.1.24 的視窗，在其中變換圖表

格式。
 圖 3.1.24「圖表區格式」視窗

7. 選擇圖 3.1.20 快顯功能表中的「移動圖表」選項，可開啟如圖 3.1.25 的視窗，在其中設定要將圖

表放在原工作表中或者放在新工作表。

圖 3.1.25「移動圖表」視窗

8. 使用功能表「設計¾圖表版面配置」功能(如圖 3.1.26 所示)，更可快速設定成不同的預設版面。

9. Excel 的統計圖表類型眾多，例如用於繪製股價資料的 K 線圖，只要依據繪圖所需提供交易價格
資料，並依據「開盤價-最高價-最低價-收盤價」的順序排列，即可繪製出 K 線圖(如圖 3.1.27 所示)。
圖 3.1.26 使用功能表「設計¾圖表版面配置」功能更改預設版面

圖 3.1.27 使用 Excel 繪製 K 線圖