Planes de ayuda mutua

Esta seccin tiene como objetivo familiarizar al empresario con una estrategia para complementar su plan empresarial de emergencia y contingencias mediante el trabajo conjunto con empresas localizadas en su misma zona geogrfica, es decir, el plan empresarial de emergencia y contingencias de una empresa en particular puede ser fortalecido mediante mecanismos de ayuda mutua los cuales se tratan a continuacin. Si bien es cierto que las empresas hacen enormes esfuerzos para la prevencin y control de emergencias y contingencias que atentan contra su recurso humano, el ambiente y el patrimonio, tambin lo es la dificultad de cubrir todos sus riesgos lo cual seguramente demandara costos muy altos y por ende difciles de poder ser asumidos; ante esta limitante de alcanzar la seguridad total de la empresa no queda ms que elevar su nivel de seguridad haciendo uso del apoyo externo que pueda recibir. El apoyo externo generalmente es enfocado especficamente a nivel de los servicios pblicos de socorro a los cules obviamente debe acudirse en toda circunstancia de riesgo, pero

seguramente existe otro apoyo ms inmediato y posiblemente ms eficaz que no se ha tenido en cuenta y los constituye las empresas del vecindario que a lo mejor teniendo similitud de riesgo con la empresa dispondr de protecciones compatibles y podr brindarle valiosa ayuda en el control de una emergencia, esto podr lograrse mediante el establecimiento de un plan de ayuda mutua. Planes de ayuda mutua8 40)41) El Plan de Ayuda Mutua potencializa la seguridad brindada por las protecciones individuales disponibles por cada empresa en una comunidad industrial, revirtiendo en mayor capacidad para enfrentar con xito una eventual emergencia y se fundamenta en el establecimiento de un acuerdo formal entre las empresas de un mismo sector geogrfico para facilitarse ayuda tcnica y humana en el evento de una emergencia que sobrepase o amenace con sobrepasar la capacidad de proteccin de la empresa. Los principios en los que se fundamenta el Plan de Ayuda Mutua son: l

Establecimiento de un convenio formal de ayuda mutua entre las empresas, suscrito a nivel gerencial y/o como compromiso de asociacin l Delimitacin clara de los recursos humanos y materiales para atencin de emergencias que cada empresa est dispuesta a facilitar para el servicio de los dems sin deterioro de las condiciones mismas de seguridad l Compromiso de compensacin econmica o reintegro de los materiales o equipos consumidos o deteriorados en el control de una emergencia por una empresa en beneficio de las otra 3.1 Estructura orgnica del plan

Constituye la base de interaccin del grupo de empresas y el planeamiento del Plan de Ayuda Mutua, se fundamenta en la conformacin de Comits de Trabajo Interdisciplinarios en los campos: tcnico, de comunicaciones, de relaciones pblicas, de evacuacin y de apoyo logstico: con objetivos y funciones plenamente definidas y coordinadas por un Consejo Directivo. 3.1.1 Consejo Directivo Conformacin: El gerente, o un empleado con poder decisorio, de cada una de las empresas que actuarn en Ayuda Mutua; este consejo puede constituirse como Asociacin para la Seguridad Mutua del sector para dar piso a sus acciones, compromisos y acuerdos.42) Objetivo:

Garantizar el mximo cumplimiento de los acuerdos de ayuda mutua y el apoyo de las acciones que para esto se deban adelantar, tanto en la planeacin como en la puesta en marcha del plan de desarrollo de una emergencia. Funciones: A. Establecer convenio formal de ayuda mutua entre las empresas. B. Dirigir y velar el desarrollo total del Plan de Ayuda Mutua, mediante la coordinacin, aprobacin y seguimiento de las acciones que adelantan los comits de trabajo interdisciplinario. C. Establecer directrices que hagan del Plan de Ayuda Mutua un sistema dinmico que integre seguimiento y actualizacin peridica del mismo. D. Coordinar la realizacin de por lo menos un simulacro anual del Plan de Ayuda Mutua. 3.1.2 Consejo Tcnico

Conformacin: Un funcionario tcnico de seguridad industrial o coordinador de la brigada de emergencia de cada empresa del sector. Objetivo: Identificacin y evaluacin de riesgos y disponibilidades de proteccin a nivel particular en cada empresa a nivel global en el sector industrial , estableciendo las medidas para la eliminacin o minimizacin de los riesgos y las estrategias operativas para el control eficiente de los eventuales tipos de emergencia que se puedan presentar. Funciones: A. Efectuar evaluacin general de riesgos a cada una de las empresas del sector presentando informe: riesgo, evaluacin, recomendacin y medios de proteccin. Nota: Se refiere a riesgos que tengan potencial de propagacin y afeccin a las dems empresas y deber especificarse su naturaleza, ubicacin y magnitud. B. Elaborar el mapa de riesgos del sector industrial C. Elaborar el inventario de los recursos materiales y humanos para la atencin de emergencias, disponibles por cada

empresa para el servicio de las dems posibilidades de interconexin de medios. D. Fomentar y asegurar la conformacin, capacitacin y adiestramiento de las brigadas industriales de emergencia en cada empresa buscando su ms alta y homognea capacidad de actuacin. E. Definir y evaluar las posibles emergencias que se puedan presentar en el rea, disear planes operativos de actuacin conjunta para su control. F. Revisin y actualizacin peridica de las anteriores actividades. 3.1.3 Comit de Comunicaciones Conformacin: Un funcionario de cada empresa del sector, coordinador o conocedor de sus comunicaciones internas.43) Objetivo: Garantizar la necesaria y eficiente comunicacin entre todos los entes que intervendran en el control de una eventual

emergencia; esto a nivel interno en cada una de las empresas como a nivel externo con los organismos de apoyo. Funciones: A. Efectuar inventario de los medios de comunicacin disponibles por cada una de las empresas; internos para alarma y coordinacin de las actividades de control y externos para intercomunicacin empresarial con los organismos de apoyo. B. Fomentar la adecuacin de los medios de comunicacin en cada una de las empresas y a nivel global del sector industrial. C. Establecer contacto con servicios de comunicacin de emergencia definiendo

los medios de interconexin, adems integrar al comit un funcionario tcnico de mantenimiento de la empresa de telfonos local, con poder decisorio para agilizar estos trabajos en caso necesario. D. Revisin, actualizacin y mantenimiento de las anteriores actividades. 3.1.4 Comit de Relaciones Publicas Conformacin: Un funcionario de cada empresa del sector, preferiblemente del rea de relaciones industriales con perfil de comunicador social. Objetivo: Mantener contacto con los organismos de socorro del estado y privados y con las

autoridades y comits locales de emergencia, acordando los mecanismos de intervencin coordinada de estos, en desarrollo de una emergencia que as lo requiera. Funciones: A. Establecer y mantener contacto con las siguientes entidades, dndoles a conocer el plan de ayuda mutua en todo su contexto y acordando la inter-44) accin coordinada de las entidades en el evento de una emergencia. Cuerpo de Bomberos, Defensa Civil, Cruz Roja, Alcalda, Polica, Ejercito, Hospitales y Empresas de Servicios Pblicos. B. Acordar con estas entidades sus centros de operacin principales y alternos en el evento de una emergencia. 3.1.5 Comit de Evacuacin

Conformacin: Un funcionario de seguridad industrial o coordinador de la brigada de emergencia de cada empresa del sector. Objetivo: Definir las vas y los sitios seguros para ubicar las personas y elementos que en desarrollo de una emergencia sean evacuados de la empresa o el sector industrial y velar porque cada empresa del sector disponga de los medios necesarios para las labores internas de evacuacin. Funciones: A. En coordinacin con la Defensa Civil y la Cruz Roja, a travs de los contactos realizados por el comit de relaciones pblicas, definir las vas y sitios seguros principales y alternos de ubicacin de personas y elementos que deban evacuarse en desarrollo de una eventual emergencia. B. Elaborar inventario de los equipos de evacuacin disponibles por cada empresa y

fomentar la adecuada dotacin de estos en cada una de ellas. 3.1.6 Comit de Apoyo Logstico Conformacin: Un funcionario del departamento de compras o del almacn de cada empresa del sector. Objetivo: Definir los trmites y establecer los contactos para la adquisicin oportuna de materiales, equipo e insumos necesarios en45) desarrollo de una eventual emergencia para su eficiente control. Funciones: A. Elaborar un listado y contactar proveedores para el suministro de: alimentacin, materiales y equipos contra incendio, alquiler de motobombas, plantas elctricas, maquinaria pesada, vehculos de carga de pasajeros y dems implementos e insumos que

determine necesarios el Consejo Directivo y/o el Comit Tcnico. 3.2 Estructura operativa del plan La define bsicamente el esquema organizativo de actuacin directa para el control de una emergencia y la secuencia de acciones que interrelacionan la ayuda mutua interempresarial con los organismos oficiales de socorro y otros medios de apoyo externo. 3.2.1 Esquema operativo para atencin de emergencias El director es la persona designada por la empresa en emergencia para dirigir y coordinar las acciones de control, inicialmente con la puesta en marcha de su plan interno de preparacin para

emergencias e inmediatamente con el apoyo del Comit Tcnico definido en la estructura orgnica del plan de ayuda mutua que cumplir la funcin de prestar asistencia tcnica al director de la emergencia para: l Analizar la situacin: gravedad, riesgos potenciales de activacin o reactivacin y estimacin de un tiempo de duracin de la emergencia. l Planificar y coordinar las acciones de control de la emergencia. l Plantear estrategias de combate de la emergencia. l Determinar la necesidad

y coordinar la intervencin de grupos de apoyo estableciendo programacin. l Tener a la mano el inventario de recursos de ayuda mutua disponibles para atencin de emergencias, materiales, insumos, equipos, interconexin, etc. l Facilitar oportunamente los recursos de ayuda mutua disponibles para cada empresa y requeridos por el director de la emergencia. l Colaborar en el manejo de los periodistas en la coordinacin de actividades extraordinarias que se

presenten y sean requeridas para el control de una emergencia. l Evaluar los daos. El control de una emergencia involucra una serie de acciones enmarcadas en los campos de las comunicaciones, las relaciones pblicas, la evacuacin y el apoyo logstico; para el eficiente cumplimiento de stas, cada empresa debe estar convenientemente preparada segn qued definido en la estructura orgnica del plan que constituye bsicamente el proceso de planeacin en el cual cada una de estas funciones en cada empresa han sido implementadas y encomendadas a una persona que a su vez tiene conocimiento de las disponibilidades de las dems empresas. No obstante lo anterior el Director de la emergencia cuenta con un asistente, el

representante de la empresaen el comit de relaciones publicas, su funcin es coordinar y verificar el eficiente cumplimiento de las acciones referidas, tramitando inmediatamente en forma directa o a travs del director el apoyo para solucionar cualquier deficiencia en los campos mencionados. El asistente es el encargado de dirigir y coordinar la intervencin de los grupos externos de apoyo, definiendo su funcin inmediata y/o ponindolos en contacto con las personas que estn al frente del control de la emergencia ya sea en la lnea de fuego, rescate, primeros auxilios o evacuacin segn especialidad del grupo; tambin se encargar de recibir y llevar un control de os medios de ayuda mutua facilitados por las dems empresas. La capacidad e idoneidad de

la empresa en la direccin de las acciones de la emergencia, de ninguna forma debe entenderse como autosuficiente operativa que es en ltima lo que define el control efectivo de las mismas, por lo cual el plan de ayuda mutua define como accin inmediata y prioritaria de la empresa, comunicar el surgimiento de una emergencia a los organismos de socorro y seguridad del estado, para esto el plan prev la interaccin con el comit local de emergencias del municipio en caso tal que la evolucin y magnitud de la emergencia lo amerite, fijando para este comit un centro de operaciones localizado en cercanas del sector, sitio de baja vulnerabilidad y con ubicacin alterna, donde se reunirn a nivel directivo los representantes de: la defensa civil, cruz roja, bomberos, polica nacional, ejercito, polica de trnsito, servicios de

salud y si se requiere, representantes de las empresas de acueducto, energa elctrica y telfonos, y al cual el director de la emergencia enva un contacto para a travs de l informar a las autoridades locales la evolucin de la situacin y plantear las necesidades de apoyo en los campos: tcnico, comunicaciones, apoyo logstico y evacuacin. El contacto de la empresa en el comit local de la emergencia, puede ser un representante del consejo directivo o el residente de la asociacin. Es preciso anotar que la intervencin de los servicios de socorro y autoridades del estado ser planificada con an46)telacin en accin concertada con los comits de trabajo interdisciplinario que establece el plan en su estructura orgnica: esto quiere decir definir planes de intervencin de la defensa civil, cruz roja, bomberos, polica nacional, ejercito, servicios de salud, etc., estableciendo estrategias de comunicacin, respuesta

inmediata y actuacin sistemtica a solicitud del director de la emergencia. Los anteriores planes deben fijarse por escrito y figurar como institucionales no de un grupo o persona en particular de forma tal que tengan continuidad y apoyo permanente, en lo posible el consejo directivo deber suscribir convenios formales de cooperacin con estas instituciones. 3.3 Notas importantes 1. El Plan de ayuda Mutua debe ser perfectamente asimilado por todas las empresas que participan. 2. Todas las empresas deben establecer canales de comunicacin directa y confiables entre s y con el centro de operaciones del comit local de emergencias del municipio; un sistema apropiado

es el radio porttil. 3. El Plan de Ayuda Mutua debe velar tambin por las condiciones de proteccin industrial o seguridad fsica del sector. 4. Los miembros de las brigadas de emergencia de cada una de las empresas deben recibir entrenamiento espe8 Consejo Colombiano de Seguridad. Modelo de Plan de Ayuda Mutua para atencin de emergencias industria- Nadie es tan poderoso les. Bogot. 1990. para no necesitar ayuda, ni tan pequeo para no poder prestarla9 cial para enfrentarse a los riesgos especiales que puedan hallar en otras instalaciones amparadas por los

acuerdos de Ayuda Mutua. 5. El cuerpo de bomberos de la localidad cumplen funcin especial, adems de la intervencin directa en el control de la emergencia, puede servir de coordinador canalizando a travs de su sistema de comunicacin todas las llamadas de apoyo logstico. 6. Debe tenerse en cuenta las acciones a seguir en caso que se produzcan accidentes a trabajadores de una empresa en instalaciones diferentes a las suyas; para estos casos puede ser necesario tomar seguros especiales. 47)