THE HUMAN RESOURCES MANAGEMENT AND PAYROLL CYCLE

TUJUAN
1. Mendeskripsikan aktivitas bisnis utama dan informasi yang berkaitan dengan proses operasi pada manajemen sumber daya manusia atau siklus payroll 2. Mendiskusikan kata kunci untuk membuat Manajemen sumber daya manusia atau siklus payroll dan mengidentifikasi informasi apa yang dibutuhkan untuk membuat keputusan 3. Mengidentifikasi hambatan utama pada manajemen sumber daya manusia atau siklus payroll dan mengevaluasi berbagai kontrol yang berhubungan dengan hambatan tersebut.

CONTOH KASUS
Sebagai contoh di sini adalah AOE (alpha omega electronics), di sini AOE tidak mengimplementasikan semua modul pada ERP. AOE hanya memfokuskan ERP pada siklus revenue dan siklus expenditure dengan siklus produksi. Sistem HRM dan payroll cycle di perusahaan ini masih dipisahkan, di mana system payroll diurusi oleh departemen akuntansi, Sistem HRM diurusi oleh Human Resources Departemen. Tiap sistem mengelola masing-masing file berbeda. Hal ini membuat susah pada pekerja saat mengombinasikan HRM dan payroll data. Untuk mengatasi masalah terkait HRM dan AOEs payroll, maka kebijakan perusahaan yang mana menganggap menggunakan modul ERP terkait masalah di atas akan terselesaikan.

INTRODUCTION
Human resources management/ payroll cycle adalah sebuah pengulangan satu set aktivitas bisnis dan berkaitan dengan proses operasi data terkait dengan keefektivan mengelola pekerjaan karyawan. Tugas penting di sini adalah perekrutan karyawan baru, training, Job assignment, Compensation, evaluasi performa dari karyawan, dan memecat pegawai. Biasanya aktivitas ini dikelompokkan ke dalam dua system yang berbeda, compensating employees termasuk kedalam payroll systems primary, sedangkan ke lima tugas lainnya termasuk ke HRM system.

SISTEM INFORMASI HRM/ SIKLUS PAYROLL

Proses nyata dalam siklus payroll biasanya dilakukan secara periodically, diantaranya mingguan, bulanan. Jadi proses di sini dapat tergolong batch mode. Berikut adalah figure yang menjelaskan bagian dari sebuah sistem ERP yang mensupport HRM/payroll cycle.

Gambaran Secara umum proses dari HRM dan Informasi yang dibutuhkan Karyawan atau pekerja adalah salah satu cost driver dari perusahaan, di mana kualitas dari pekerja tersebut berpengaruh besar terhadap hasil dari kegiatan produksi tersebut. Untuk lebih mendapatkan manfaat yang efektif, sistem HRM/ payroll harus mengkoleksi dan menyimpan informasi terkait: 1. Berapa jumlah karyawan yang dibutuhkan pada rancangan strategi? 2. Karyawan mana yang memiliki keterampilan spesifik? 3. Bagaimana cara mengefektifkan training dan meningkatkan skill pekerja? 4. Apakah performa karyawan meningkat atau menurun? 5. Adakah masalah dengan omset, keterlambatan, dan kelebihan pasokan? Untuk lebih efektif menggunakan skill dan pengetahuan dari karyawan, beberapa perusahaan menginvestasikan system manajemen pengetahuan. Sistem ini tidak hanya sebagai petunjuk untuk mengidentifikasi keahlian dari individu karyawan, tapi mengumpulkan dan menyimpan pengetahuan, dengan demikian dapat dishare ke lainnya. Manajemen pengetahuan dapat meningkatkan produktivitas. Sebagai contoh, konsultan professional perusahaan, kadangkadang menyediakan servis yang sama ke klient-klient yang berbeda. Dengan software knowledge management tersebut konsultan dapat menyimpan masalah tersebut yang telah dipecahkan, untuk nantinya memudahkan untuk mengatasi klient dengan permasalahan sama. Semangat juang karyawan juga sangat penting, dengan semangat juang yang kecil tentu akan menimbulkan kelebihan kos pada perusahaan.

Hambatan dan Kontrol Hambatan yang paling umum terjadi adalah ketidak akuratan master data, sebagai akibatnya adalah dapat menghasilkan eror pada pemberian gaji pegawai. Salah satu cara untuk mengatasi ketidak benaran data adalah dengan berbagai proses untuk mengontrol kejujuran, salah satunya adalah pemisahan bagian tugas, yakni bagian juru tulis payroll dan pembuat formulir pegawai dibedakan. Hambatan kedua adalah ketidak benaran catatan yang sensitif, diantaranya adalah gaji dan performa individual pegawai. Kontrol yang terbaik untuk ini adalah multifactor keotentikan dan kontrol secara fisik untuk mengakses HRM/payroll master data. Hambatan ke tiga yang terjadi adalah kehilangan master data atau kerusakan, tentunya cara terbaik adalah melakukan back up data dan distater recovery. Hambatan yang keempat adalah mempekerjakan karyawan yang salah atau tidak berkualitas. Organisasi harus merekrut dengan melihat background. Kelima adalah pelanggaran atas aturan perekrutan dan pemberentian pegawai. Kontrol dapat dilakukan dengan secara hati-hati mendokumentasikan semua aksi berkaitan dengan advertising, recruiting, hiring dan pemberentian pegawai.