AUTORITATEA NAIONAL PENTRU CALIFICRI STANDARD OCUPAIONAL FUNCIONAR DOCUMENTARE Sectorul: Administraie i servicii publice

Versiunea: 0.0 Data aprobrii: 24/02/2012 Data propus pentru revizuire: 01/10/2014 Iniiator proiect: INSTITUTUL NAIONAL PENTRU NTREPRINDERI MICI I MIJLOCII - INIMM Bucureti n parteneriat cu S.C. TEFADINA COMSERV S.R.L. Bucureti

Echipa de redactare: Coordonator echip: prof. univ. dr. Lungu Cornel-Mihail, Consultant, S.C. tefadina Comserv S.R.L., Bucureti Dr. Piurescu Ioan, Preedinte, INIMM Bucureti Constantin Rotaru, Consultant Manager, INIMM Bucureti Nicolae Mihai, Director general, S.C. tefadina Comserv S.R.L., Bucureti Buzianu Florin, Director, S.C. ArhivBN 63 S.R.L, Bucureti Ropotan Ofelia, Referent marketing, S.C. tefadina Comserv S.R.L., Bucureti

Verificator sectorial: Chiriac Ana Florica, profesor

Comisia de validare: Voivozeanu Ion, Director, Patronatul Serviciilor de Securitate Nstase Ion, Expert, Comitetul Sectorial Administraie i Servicii Publice Chifu Gabriel, Vicepreedinte, Comitetul Sectorial Administraie i Servicii Publice Denumirea documentului electronic: SO_Funcionar Documentare_00 Responsabilitatea pentru coninutul acestui standard ocupaional revine Comitetului Sectorial Administraie i servicii publice 1

Descriere: Prezentul document a fost elaborat ca rezultat al dezvoltrii analizei ocupaionale pentru aria ocupaional funcionar documentare cod COR 441502. Ocupaiile avute n vedere n stabilirea ariei ocupaionale sunt: Funcionar administrativ cod COR 419001; Arhivar cod COR 414101; Bibliotecar (studii medii) cod COR 414103; Codificator cod COR 414301; Documentarist (Nivelul de instruire: 3, studii medii sau postliceale) cod COR 347117. Prezentul standard descrie munca funcionarului documentare, angajat al unei societi private, creatoare sau deintoare de documente de arhiv, ori al unei instituii publice (inclusiv biblioteci, muzee), creatoare sau deintoare de documente de interes public. Funcionarul documentare i desfoar activitatea n diferite compartimente (servicii): serviciul de arhiv, serviciul administrare depozite de arhiv, serviciul relaii cu clienii, serviciul de logistic, compartimentul de arhivare electronic, serviciul administrare bunuri bibliofile, serviciul de utilizare i administrare a pieselor de muzeu, etc. Prin arhiv se nelege totalitatea documentelor i actelor create de o instituie, persoan, organism socio-politic-cultural, constituite n fonduri i colecii arhivistice sau se pot afla n curs de prelucrare arhivistic, fapt care necesit supunerea lor operaiunilor de: fondare, ordonare, inventariere, selecionare, asigurare prin conservare i pstrare precum i folosire n scopuri tiinifice i practice. Funcionarul documentare, prin competenele dobndite, asigur ntregul proces de prelucrare a documentelor, de la crearea pn la includerea n patrimoniul arhivistic i de folosirea lor n scopuri tiinifice i practice. Atribuiile sale includ preluarea, prelucrarea, inventarierea, manipularea i folosirea documentelor constituite n dosare sau uniti arhivistice, care pot fi transpuse i pe supori electronici, microfilme, video, CD, fie, microfie etc., asigurnd modul de regsire a informaiilor i punerea lor la dispoziia solicitanilor. n cea mai mare parte, funcionarul documentare i desfoar activitatea ntr-un mediu fizic nchis i protejat, caracterizat prin existena unui fond de carte, documente - acte originale sau copii, organizate, clasificate i depozitate sau transpuse ntr-o form evoluat de pstrare (microfilm, suport magnetic, electronic, etc.), n condiii climatice, de siguran fizic i informaional stricte, prevzute printr-o legislaie adecvat, specific. Exist situaii ns, n care anumite operaii (de ex. prelucrarea fondului arhivistic) se desfoar n spaiul pus la dispoziie de creator sau beneficiar.

Funcionarul documentare lucreaz independent, i asum responsabilitatea pentru ndeplinirea sarcinilor i i adapteaz comportamentul la circumstane pe parcursul rezolvrii problemelor. El poate lucra singur sau n echip, alturi de refereni de specialitate, arhivari, arhiviti, refereni superiori, curatori, bibliotecari, etc. Exist activiti n care i organizeaz activitatea proprie i supravegheaz munca de rutin a celorlali (de ex. operaiile de prelucrare a documentelor sau arhivare electronic). Funcionarul documentare are unele responsabiliti asemntoare altor ocupaii precum bibliotecar, arhivar sau documentarist i unele diferite de acestea, precum arhivarea electronic a documentelor prin scanare i indexare, care permite regsirea unui document ntr-o baz de date. n contextul serviciului oferit societii n acest domeniu, rolul funcionarului documentare este situat ntre serviciile i competenele persoanei ce realizeaz strict arhivarea documentelor i cea care asigur exploatarea acestora, pentru realizarea activitii de cercetare sau documentare i prezentare a rezultatelor ctre client. Responsabilitile principale ale funcionarului documentare sunt: preluarea i prelucrarea fondului arhivistic sau de publicaii, formularea propunerilor pentru completarea sau refacerea Nomenclatorului arhivistic; formularea propunerilor de selecionare a documentelor; arhivarea electronic a documentelor; gestionarea datelor n scopul regsirii i utilizrii informaiei; perfecionarea sistematizrii fondurilor i coleciilor; monitorizarea condiiilor de protecie special, pstrare i conservare a documentelor sau publicaiilor; reprezentarea instituiei n relaia cu persoane juridice i fizice; folosirea documentelor de arhiv pentru activiti curente; asigurarea folosirii documentelor arhivistice i a bunurilor bibliofile n activiti culturale i de cercetare, .a. Pentru a deveni un funcionar documentare sunt necesare urmtoarele studii: absolvent de liceu cu diplom de bacalaureat, experien minim n domeniu de 1-2 ani, cunotine operare PC, cunotine de baz privind legislaia n domeniul arhivistic i de bibliotec. Competenele specifice se pot dobndi i n urma absolvirii cursurilor de pregtire profesional sau specializare, de funcionar documentare, cu parcurgerea numrului orice material arhivistic, prin publicaie se nelege carte i periodice (ziare, reviste, Monitorul Oficial), iar prin bunuri bibliofile se neleg cri, manuscrise, ziare, reviste, etc.

Lista unitilor de competen Titluri i categorii de uniti de competen Nivelul de responsabilitate i autonomie 3 EQF/ 2 CNC 2 EQF/ 1 CNC 3 EQF/ 2 CNC 2 EQF/ 1 CNC 3 EQF/ 2 CNC 3 EQF/ 2 CNC 2 EQF/ 1 CNC 2 EQF/ 1 CNC 3 EQF/ 2 CNC 3 EQF/ 2 CNC 3 EQF/ 2 CNC 3 EQF/ 2 CNC 4 EQF/ 3 CNC 3 EQF/ 2 CNC 4 EQF/ 3 CNC 3 EQF/ 2 CNC 3 EQF/ 2 CNC 3 EQF/ 2 CNC 3 EQF/ 2 CNC 3 EQF/ 2 CNC 3 EQF/ 2 CNC

Uniti de competen cheie Unitatea 1: Comunicare n limba oficial; Unitatea 2: Comunicare n limbi strine; Unitatea 3: Competene de baz n matematic, tiin, tehnologie; Unitatea 4: Competene informatice; Unitatea 5: Competena de a nva; Unitatea 6: Competene sociale i civice; Unitatea 7: Competene antreprenoriale; Unitatea 8: Compentene de exprimare cultural. Uniti de competen generale Unitatea 1: Aplicarea normelor privind sntatea i securitatea n munc, prevenirea i stingerea incendiilor; Unitatea 2: Aplicarea normelor de protecie a mediului; Unitatea 3: Organizarea activitii proprii. Uniti de competen specifice Unitatea 1: Formularea propunerilor pentru completarea sau refacerea Nomenclatorului arhivistic; Unitatea 2: Prelucrarea documentelor sau publicaiilor; Unitatea 3: Formularea propunerilor de selecionare a documentelor; Unitatea 4: Arhivarea electronic a documentelor sau publicaiilor; Unitatea 5: Gestionarea datelor n scopul regsirii i utilizrii informaiei; Unitatea 6: Unitatea 7: Unitatea 8 Unitatea 9: Unitatea 10: Perfecionarea sistematizrii fondurilor i coleciilor; Monitorizarea condiiilor de protecie special, pstrare i conservare a documentelor sau publicaiilor; Reprezentarea instituiei n relaia cu persoane juridice i fizice; Folosirea documentelor de arhiv pentru activiti curente; Asigurarea folosirii documentelor arhivistice i a bunurilor bibliofile n activiti culturale i de cercetare.

Nivelul de responsabilitate i autonomie (unitate de competen general) 3 EQF/2 CNC Elemente de Criterii de realizare asociate rezultatului Criterii de realizare asociate competen activitii descrise de elementul de modului de ndeplinire a competen activitii descrise de elementul de competen 1. Aplic normele 1.1. Normele de securitate i sntate n Aplicarea normelor referitoare de securitate i munc sunt aplicate innd cont de la securitate i sntate n sntate n munc cerinele legale. munc se face cu 1.2. Normele de securitate i sntate n responsabilitate, profesionalism munc sunt aplicate n corelaie cu i operativitate. particularitile obiectivului. 1.3. Normele de securitate i sntate n munc sunt aplicate prin instructaje periodice i prin aplicaii practice. 1.4. Normele de securitate i sntate n munc sunt aplicate innd cont de analiza de risc elaborat de angajator. 1.5. Normele de securitate i sntate n munc sunt aplicate cu ajutorul experilor consultani externi, contactai de angajator. 2. Aplic normele 2.1. Normele de prevenire i stingere a Aplicarea normelor de de prevenirea i incendiilor sunt aplicate n corelare cu prevenire i stingere a stingere a procedurile de urgen i evacuare. incendiilor se face cu incendiilor i de 2.2. Normele de prevenire i stingere a responsabilitate, spirit de acionare n caz de incendiilor sunt aplicate avnd n vedere orientare i promptitudine. urgen planurile de msuri elaborate de angajator. 2.3. Normele de prevenire i stingere a incendiilor sunt aplicate prin instructaje periodice i prin aplicaii practice. 2.4. Normele de prevenire i stingere a incendiilor sunt aplicate evitnd apariia unor eventuale neconformiti. 3. Identific situa- 3.1. Situaiile i factorii de risc sunt Identificarea situaiilor sau a iile i factorii de identificai n timp util. factorilor de risc se face cu risc 3.2. Situaiile i factorii de risc sunt profesionalism, anticipare i identificai innd cont de analiza de risc spirit de observaie. efectuat de angajator. 4. Aplic 4.1. Procedurile de urgen i evacu-are Aplicarea procedurilor de proceduri-le de sunt aplicate innd cont de cerinele urgen i evacuare se face cu urgen i de legale, regulamente, proce-duri interne operativitate, rigurozitate i evacuare specifice. prezen de spirit. 4.2. Procedurile de urgen i evacua-re sunt aplicate n funcie de condi-iile specifice locului de munc. 4.3. Procedurile de urgen i evacua-re se aplic prin instruiri periodice i aplicaii practice.

1. Aplicarea normelor privind securitatea i sntatea n munc, prevenirea i stingerea incendiilor

Contexte: - unitatea se aplic tuturor ocupaiilor din domeniile arhivistic, administraie public i patrimoniu; - spaiul de desfurare a activitii: birouri sau depozite la prestatorul de servicii sau beneficiar (n cazul lucrrilor din afara unitii); - echipamente de protecie: mnui, salopet, halat, pantaloni, bluz, apc, masc de protecie; - echipamente pentru prevenirea i stingerea incendiilor: hidrani, stingtoare, lzi cu nisip, cazmale i glei, extinctoare chimice sau cu zpad carbonic etc.; - materiale specifice pentru transport documente sau publicaii; - substane dezinfectante ecologice, substane specifice de stingere a incendiilor n depozite de arhive i de publicaii; - dosar evaluare risc ntocmit de o firm specializat: plan evaluare risc, identificare risc, identificare persoane expuse, evaluarea riscurilor, stabilire prioriti de aciune, nregistrarea rezultatelor evalurii, control periodic. Gama de variabile: - gradul de dotare cu echipamente i mijloace de lucru i de intervenie; - dotarea cu mijloace de semnalizare a focarelor de incendii utilizate permanent: instalaie semnalizare incendii, panouri (indicatoare, plci), culori de securitate; etichete (pictograme, simbol de culoare pe fond) sau utilizate ocazional: semnale luminoase, acustice, comunicare verbal (pentru atenionare asupra unor evenimente periculoase, chemari sau apeluri adresate persoanelor pentru o aciune specific sau evacuare de urgen) etc.; - riscuri SSM i PSI : pericol de lovire pe ci de circulaie, cdere de obiecte n timpul manevrrii, risc de alunecare, alergii la praf i la porii de mucegai, etc.; - modalitile de intervenie: ndeprtarea accidentailor din zona periculoas, degajarea locului pentru eliberarea accidentailor, ndeprtarea generatoarelor de focare de incendii, degajarea locului de obiecte i materiale ce pot ntreine incendiul, oprirea surselor de alimentare electric i gaze, anunarea operativ a persoanelor abilitate; - tipuri de accidente: traumatisme mecanice produse prin cdere, lovire, compresiune, tiere, alunecare, electrocutare, arsuri, infecii, dermatoze, tieturi superficiale; - riscuri specifice activitii: poziia de munc n picioare, aezat pe scaun etc.; - riscuri privind securitatea muncii: cdere, alunecare, mpiedicare, coliziune, lovire; - persoane abilitate: ef ierarhic, coordonatori SSM i responsabili situaii de urgen i de mediu, medici, pompieri; - servicii abilitate: servicii de ambulan, pompieri, securitate civil, etc.; - modaliti de intervenie: ndeprtarea persoanelor din zona periculoas, degajarea frontului pentru eliberarea accidentailor, anunarea operativ a persoanelor abilitate, etc.; - situaii de urgen: incendii, cutremure, inundaii. Cunotine: - proceduri interne specifice locului de munc privind SSM i PSI- reformulare cu prescurtri; - norme de securitate i sntate specifice locului de munc; - norme de prevenire i stingere a incendiilor i acionare n situaii de urgen; - legislaia n vigoare privind NSSM, stingerea incendiilor i pentru situaii de urgen; - proceduri interne de protecie a muncii i prevenire a incendiilor specifice locului de munc; - mijloace de avertizare si semnificaia simbolurilor utilizate; - planul de evacuare n caz de incendiu; - recomandri tehnice privind recuperarea i salvarea arhivei n situaii de urgen; - msuri de prim ajutor.

2. Aplicarea normelor de protecie a mediului (unitate de competen general)

Nivelul de responsabilitate i autonomie 3 EQF/2 CNC

Elemente de competen 1. Aplic normele de protecie a mediului

Criterii de realizare asociate rezultatului activitii descrise de elementul de competen

1.1. Normele de protecie a mediului sunt aplicate n conformitate cu legislaia i reglementrile n vigoare. 1.2. Normele de protecie a mediului sunt aplicate n conformitate cu regulamentele sau procedurile interne stabilite. 1.3. Normele de protecie a mediului sunt aplicate prin instructaje efec-tuate periodic. 1.4. Normele de protecie a mediului sunt aplicate n funcie de specificul spaiul de desfurare a activitii i al operaiunilor efectuate. 2. Identific sursele 2.1. Sursele de poluare sunt identificate de poluare n funcie de factorii de mediu. 2.2. Sursele de poluare sunt identifi-cate n corelaie cu factorii de risc asociai postului sau funciei. 2.3. Sursele de poluare sunt identi-ficate innd cont de normele de pro-tecie a mediului, specifice locului de munc. 2.4. Sursele de poluare sunt identifi-cate evitnd apariia unor eventuale neconformiti sesizate de sistemul managerial al mediului. 3. Acioneaz 3.1. Riscurile de poluare a mediului sunt pentru diminuarea diminuate prin respectarea n riscului de poluare permanen a normelor i procedu-rilor a mediului interne specifice locului de munc. 3.2. Riscurile de poluare a mediului sunt diminuate evitnd apariia unor eventuale neconformiti, ce decurg din circuitul deeurilor. 3.3. Riscurile de poluare a mediului sunt diminuate prin implementarea sistemului de management al mediului. 3.4. Riscurile de poluare a mediului sunt diminuate prin aciuni preventive.

Criterii de realizare asociate modului de ndeplinire a activitii descrise de elementul de competen Aplicarea normelor de protecie a mediului se face cu responsabilitate, rigurozitate i profesionalism.

Identificarea surselor de poluare se face cu atenie i operativitate.

Diminuarea riscurilor de poluare a mediului se face cu implicare direct, promptitudine i rspundere.

Contexte: - unitatea se aplic tuturor ocupaiilor din domeniile arhivistic, administraie public i patrimoniu; - locul de desfurare a activitilor: n spaiul prestatorului de servicii sau al beneficiarului (n cazul lucrrilor din afara unitii); - circuitul deeurilor i rezidurilor n spaiul prestatorului de servicii sau al beneficiarului; procese de colectare, depozitare i evacuare a deeurilor; - condiii de mediu n raport de spaiul de desfurare a activitii. Gama de variabile: - proceduri de urgen; - deeuri de hrtie sau carton, cu grad de degradare fizic (prezint umiditate, mucegai, praf); - riscuri de poluare a mediului: aer, sol, ap; - aciuni preventive pentru evitarea unor eventuale neconformiti privind circuitul deeurilor: separarea corespunztoare pe tipuri de deeuri (hrtie, metal, lemn, menajer, etc.), ambalarea corespunztoare la aprovizionare, asigurarea condiiilor de depozitare temporar, etc. Cunotine: - Norme de protecie a mediului: specifice locului de munc; - Noiuni generale despre legislaia n vigoare privind protecia mediului.

3. Organizarea activitii proprii (unitate de competen general)

Nivelul de responsabilitate i autonomie 3 EQF/2 CNC

Elemente de competen 1. Stabilete obiectivele i sarcinile

Criterii de realizare asociate rezultatului activitii descrise de elementul de competen 1.1. Obiectivele i sarcinile sunt stabilite n funcie de specificul activitii angajatorului. 1.2. Obiectivele i sarcinile sunt stabilite n ordinea prioritilor. 2.1. Etapele activitilor proprii sunt planificate conform planului de activitate. 2.2. Etapele activitilor sunt planificate conform procedurilor sau regulamentelor interne ale prestatorului de servicii. 2.3. Etapele activitilor proprii sunt planificate innd cont de specificul operaiunilor desfurate.

Criterii de realizare asociate modului de ndeplinire a activitii descrise de elementul de competen Stabilirea obiectivelor i a sarcinilor se face cu spirit analitic, previziune i responsabilitate. Planificarea etapelor activitilor proprii se face cu rigurozitate, perspectiv i anticipare.

2. Planific etapele activitilor proprii

Contexte: - mediul de lucru este n general cel de la birou, n spaii nchise; - echipamentele utilizate includ de regul PC, imprimant, reea i materiale de birotic. Gama de variabile: - proceduri de lucru, instruciuni, regulamente interne ale prestatorului de servicii, plan general de activitate, normative; - numrul i importana activitilor, corelarea dintre cerine i resurse; Cunotine: - noiuni de planificare i organizare a activitii proprii; - noiuni de normare a timpului pentru operaii specifice activitii.

1. Formularea propunerilor pentru completarea sau refacerea Nomenclatorului arhivistic (unitate de competen specific)

Nivelul de responsabilitate i autonomie 3 EQF/2 CNC

Elemente de competen 1. ntocmete lista genurilor i categoriilor de documente necuprinse n proiectul de Nomenclator arhivistic

Criterii de realizare asociate rezultatului activitii descrise de elementul de competen

1.1. Lista genurilor i categoriilor de documente necuprinse n proiectul de Nomenclator arhivistic este ntocmit innd cont de prevederile legislaiei arhivistice. 1.2. Lista genurilor i categoriilor de documente necuprinse n proiectul de Nomenclator arhivistic este ntocmit n conformitate cu metodologia de lucru privind ntocmirea Nomencla-torului arhivistic. 1.3. Lista genurilor i categoriilor de documente necuprinse n proiectul de Nomenclator arhivistic este ntocmit innd cont de fiecare document i caracteristicile lui funcie de care se va ncadra ntr-un anumit gen. 2. Propune termene 2.1. Termenele de pstrare a docu-mentelor Propunerea privind termenele de pstrare pentru sunt propuse conform pre-vederilor legale. de pstrare a documentelor se documentele 2.2. Termenele de pstrare a docu-mentelor face cu rspundere, putere incluse n sunt propuse conform genu-rilor de analitic i profesionalism. Nomenclatorul documente n care au fost ncadrate. arhivistic 2.3. Termenele de pstrare a docu-mentelor sunt propuse innd cont de importana practic i de cea tiini-fic a informaiilor pe care le conin documentele. Contexte: - spaiul de desfurare a activitii: birou sau depozit de arhiv; - echipamente: computer, imprimant, birotic. Gama de variabile: - volumul fondului supus prelucrrii; - valoarea istoric, tiinific sau practic a documentelor; - schimbarea structurii organizatorice a creatorului de documente; - termenele de pstrare: temporare sau permanente. Cunotine: - legislaia arhivistic ; - norme tehnice de lucru privind desfurarea activitilor arhivistice; - acte normative n vigoare care stabilesc categorii de documente i termenele de pstrare pentru anumite domenii de activitate.

Criterii de realizare asociate modului de ndeplinire a activitii descrise de elementul de competen ntocmirea listei genurilor i categoriilor de documente necuprinse n proiectul de Nomenclator se face cu atenie, rigoare i abilitate.

10

2. Prelucrarea documentelor sau publicaiilor ( unitate de competen specific ) Criterii de realizare asociate rezultatului activitii descrise de elementul de competen 1.1. Fondul arhivistic sau de publica-ii este preluat prin confruntarea existentului cu instrumentele de eviden ale beneficiarului. 1.2. Fondul arhivistic sau de publica-ii este preluat prin ntocmirea proce-suluiverbal de predare primire. 1.3. Fondul arhivistic sau de publica-ii este preluat prin respectarea cerin-elor procedurale interne i a preciz-rilor beneficiarului. 2.1. Operaiile de prelucrare sunt planificate n urma verificrii cu exis-tentul a documentelor sau publica-iilor. 2.2. Operaiile de prelucrare sunt planificate prin planul metodic de lucru. 2.3. Operaiile de prelucrare sunt planificate cu respectarea sarcinilor i a termenelor de execuie, pentru fiecare operaiune n parte. 2.4. Operaiile de prelucrare sunt planificate innd cont de istoricul creatorului i al fondului. 3.1. Documentele sau publicaiile sunt ordonate innd cont de criteriile de ordonare stabilite . 3.2. Documentele sau publicaiile sunt ordonate corespunztor genului documentelor sau publicaiilor. 4.1. Unitatea arhivistic este consti-tuit innd cont de Nomenclatorul arhivistic sau schema de organizare a instituiei. 4.2. Unitatea arhivistic este consti-tuit innd cont de criteriile de ordo-nare a documentelor. 4.3. Unitatea arhivistic este consti-tuit conform modalitii stabilite prin planul metodic de lucru. 5.1. Fondul arhivistic sau de publi-caii este organizat innd cont de normele tehnice de lucru privind prelucrarea documentelor sau publi-caiilor. 5.2. Fondul arhivistic sau de publi-caii este organizat aplicnd princi-piile

Elemente de competen

1. Preia fondul arhi-vistic sau de publi-caii n scopul prelucrrii

Nivelul de responsabilitate i autonomie 4 EQF/ 3 CNC Criterii de realizare asociate modului de ndeplinire a activitii descrise de elementul de competen Preluarea fondului arhivistic sau de publicaii se face cu responsabilitate, spirit organizatoric i relaionare.

2. Planific operaiile de prelucrare

Planificarea operaiilor de prelucrare se face cu responsabilitate, viziune i realism.

3. Ordoneaz docu-mentele sau publica-iile

Ordonarea documentelor sau publicaiilor se face cu atenie, aplicabilitate practic i rigurozitate. Constituirea unitii arhivistice se face cu dexteritate, migal i atenie distributiv.

4. Constituie uniti arhivistice

5. Organizeaz fon-dul arhivistic sau de publicaii

Organizarea fondului arhivistic sau de publicaii se face cu atenie, responsabilitate i rspundere.

11

6. Inventariaz documentele sau publi-caiile

stabilite prin normele tehnice. 5.3. Fondul arhivistic sau de publi-caii este organizat innd cont de criteriile de ordonare pentru docu-mente sau publicaii. 5.4. Fondul arhivistic sau de publi-caii este organizat innd cont de structura organizatoric specific a creatorului. 6.1. Inventarul este realizat conform criteriilor de inventariere. 6.2. Inventarul este realizat prin completarea rubricilor formularelor de inventar pentru documente sau publicaii.

Inventarierea documentelor sau publicaiilor se face cu concizie, acuratee n exprimare i confidenialitate.

Contexte: - unitatea se aplic la toate etapele procesului de prelucrare (operaiile 16), tuturor ocupaiilor specifice din domeniile arhivistic, administraie public i patrimoniu; - spaiul de desfurare a activitii de preluare a fondului arhivistic: depozitul (depozit de arhiv sau publicaii) clientului sau sediul sau punctul de lucru al prestatorului; - mijlocul de transport i ustensile: saci, cutii, containere; - spaiul de desfurare a activitii de prelucrare: birouri sau depozite de arhiv sau publicaii ale prestatorului sau ale beneficiarului; - echipamente de protecie pe durata prelucrrii arhivei sau publicaiilor: halat, salopet, mnui, masc; - echipamente: computer, imprimant, birotic; - datele despre fond oferite de creatorul i deintorul documentelor sau publicaiilor; - mijloace de legatur: telefon mobil. Gama de variabile: - criteriile de ordonare pot fi structural-cronologic, cronologic pe probleme, alfabetic, pe corespondeni, pe formate, etc.; - volumul documentelor sau publicaiilor preluate; - starea documentelor sau publicaiilor preluate, menionate n procesul verbal de predareprimire; - evoluia instituiei creatoare i a sistemului su de organizare. Cunotine: - noiuni elementare din domeniul tiinelor speciale ale istoriei, care includ: sigilografie, heraldic, biblioteconomie, paleografie, cronologie; - legislaia arhivistic n vigoare, noiuni de biblioteconomie; - norme tehnice de lucru privind desfurarea activitilor arhivistice; - norme tehnice privind prelucrarea documentelor; - metodologia elaborrii unui plan metodic de lucru; - norme privind evidena documentelor sau publicaiilor din patrimoniu, din biblioteci; - principiile care stau la baza sistematizrii documentelor sau publicaiilor n cadrul depozitelor; - cunotine elementare de matematic - adunare, scdere, nmulire, mprire, uniti de masur cu multipli i submultipli pentru evaluarea cantitativ a arhivei; - norme i reguli de echipare a personalului; - reguli de transport al fondului arhivistic i de publicaii.

12

3. Formularea propunerilor de selecionare a documentelor (unitate de competen specific) Elemente de Criterii de realizare asociate rezultatului competen activitii descrise de elementul de competen 1. Analizeaz docu-mentele cu termen de pstrare expirat 1.1. Documentele sunt analizate din punctul de vedere al coninutului i al perioadei n care au fost create. 1.2. Documentele sunt analizate apli-cnd criteriile privind selecionarea documentelor. 1.3. Documentele sunt analizate din punct de vedere al importanei pentru creatorul de documente. 1.4. Documentele sunt analizate din punct de vedere al importanei pentru cercetarea tiinific. 2.1. Documentele propuse pentru a fi selecionate sunt centralizate avnd n vedere termenele de pstrare din Nomenclatorul arhivistic. 2.2. Documentele propuse pentru a fi selecionate sunt centralizate respec-tnd regulamentul de funcionare a comisiilor de selecionare. 2.3. Documentele propuse pentru a fi selecionate sunt centralizate respec-tnd metodologia ntocmirii unei lucrri de selecionare. 3.1. Referatul este ntocmit cu res-pectarea criteriilor i a cerinelor din regulamentul de funcionare a comi-siilor de selecionare. 3.2. Referatul este ntocmit cu res-pectarea principiilor i a criteriilor de selecionare a documentelor cu ter-men de pstrare expirat. 3.3. Referatul este ntocmit n scopul argumentrii meninerii sau elimi-nrii documentelor.

Nivelul de responsabilitate i autonomie 3 EQF/ 2 CNC Criterii de realizare asociate modului de ndeplinire a activitii descrise de elementul de competen Analizarea documentelor cu termen de pstrare expirat se face cu putere analitic, discernmnt i asumarea rspunderii.

2. Centralizeaz do-cumentele propuse a fi selecionate

Centralizarea documentelor propuse pentru a fi selecionate se face cu atenie i rigurozitate.

3. ntocmete refera-tul

ntocmirea referatului se face cu rigoare, coeren n exprimare i responsabilitate.

Contexte: - spaiul de desfurare a activitii: birou sau depozit de arhiv; - echipamente: computer, imprimant, baz de date, software specializat. Gama de variabile: - volumul fondului arhivistic din depozit; - valoarea istoric, tiinific sau practic a documentelor; - specificul i caracteristicile documentelor supuse selecionrii. Cunotine: - norme tehnice de lucru privind activitatea n arhive; - regulamentul de funcionare a comisiilor de selecionare; - metodologia ntocmirii unei lucrri de selecionare; - criterii i principii care stau la baza selecionrii documentelor. 13

4. Arhivarea electronic a documentelor sau publicaiilor (unitate de competen specific)

Nivelul de responsabilitate i autonomie 4 EQF/ 3 CNC

Elemente de competen 1. Analizeaz arhiva fizic

Criterii de realizare asociate rezultatului activitii descrise de elementul de competen 1.1. Arhiva fizic este analizat pentru a se defini clar regulile pentru scanarea documentelor, regulile de indexare, machetele i cuvintele cheie. 1.2. Arhiva fizic este analizat innd cont de cerinele specifice de lucru cu arhiva electronic i de regsire a informaiilor din documente. 2.1. Captura documentelor sau publicaiilor se efectueaza prin scanare, cu condiia ca imaginea captat s fie clar i scrisul lizibil. 2.2. Captura documentelor sau publicaiilor se efectueaza cu respectarea parametrilor predefinii pentru fie-care format de captur. 3.1. Informaiile scanate sau preluate electronic sunt indexate innd cont de machetele de indexare stabilite. 3.2. Informaiile scanate sau preluate electronic sunt indexate cu completarea corect a cmpurilor. 3.3. Informaiile scanate sau preluate electronic sunt indexate cu respectarea cuvintelor cheie. 4.1. Informaiile stocate sunt arhivate n baza de date, respectnd cerinele de cutare i regsire a documentelor sau publicaiilor specificate de crea-tor sau deintor. 4.2. Informaiile stocate sunt arhivate permind accesul on-line sau off-line conform nelegerii cu clientul. 4.3. Informaiile stocate sunt arhivate incluznd toate documentele sau publicaiile solicitate de creator. 4.4. Informaiile stocate sunt arhivate cu elemente de protecie contra eventualelor incidente sau acces neper-mis.

Criterii de realizare asociate modului de ndeplinire a activitii descrise de elementul de competen Analizarea arhivei fizice se face cu atenie, profesionalism i operativitate.

2. Efectueaz captura documentelor sau publicaiilor

Efectuarea capturii documentului sau publicaiei se face cu grij, dexteritate i operativitate.

3. Indexeaz informaia scanat sau preluat electronic

Indexarea informaiilor scanate sau preluate electronic se face cu exactitate, atenie distributiv i rigurozitate.

4. Arhiveaz informaiile stocate

Arhivarea informaiilor stocate n baza de date se face cu acuratee, rspundere i pricepere.

14

Contexte: - spaiul de desfurare a activitii: birou; - echipamente: computer, imprimant, scanner, reea, software specializat. Gama de variabile: - structura de arhivare electronic; - volumul bazei de date; - numr de criterii de cutare i regsire a informaiilor; - valoarea istoric sau tiinific a documentelor sau publicaiilor; - regulile de definire pentru scanarea documentelor fizice sau publicaiilor i de indexare includ machete de indexare i cuvinte cheie; - documentele scanate provin din unitile arhivistice sau fondul de carte sau bunuri bibliofile; - indexarea variaz n funcie de machete, cuvinte cheie sau dup coninut. Cunotine: - noiuni de analiz economic de nivel mediu; - noiunile de informatic aplicat pentru administrare includ sisteme de operare tip server, baze de date relaionale, s.a.; - noiunile de informatic aplicat pentru utilizare includ programele de arhivare electronic; - proceduri interne specifice de lucru; - noiuni de operare cu formate grafice; - noiuni de operare a dispozitivelor de scanare; - noiuni de indexare a informaiilor din documentele sau publicaiile scanate; - proceduri de utilizare a programelor de arhivare electronic.

15

5. Gestionarea datelor n scopul regsirii i utilizrii informaiei (unitate de competen specific)

Nivelul de responsabilitate i autonomie 3 EQF/ 2 CNC

Elemente de competen 1. Gestioneaz datele centralizate n baza de date privind fondul de documente sau publicaii

Criterii de realizare asociate rezultatului activitii descrise de elementul de competen 1.1. Datele sunt centralizate n baza de date reflectnd sinteza fondului documentar sau de publicaii, din gestiune. 1.2. Datele sunt centralizate n baza de date cu respectarea cerinelor specifice fiecrui instrument de eviden-. 1.3. Datele sunt gestionate n mod curent cu respectarea parametrilor tehnici specifici i a cerinelor de calitate privind rezultatul afiat n urma cutrii n baza de date. 2.1. Repertoarul i ghidurile sunt elaborate prin sintetizarea informaiilor despre fondul documentar sau de publicaii, din gestiune. 2.2. Repertoarul i ghidurile sunt elaborate innd cont de normele tehnice de lucru privind desfurarea activitilor arhivistice.

Criterii de realizare asociate modului de ndeplinire a activitii descrise de elementul de competen Gestionarea datelelor centralizate se face cu rspundere, rigoare i profesionalism.

2. Elaboreaz un repertoar i ghiduri ale instrumentelor de eviden

Elaborarea repertoarului i a ghidurilor se face cu pricepere i exactitate.

Contexte: - spaiul de desfurare a activitii: depozit de arhiv sau fond de carte, biroul de lucru; - echipamente: computer, reea, software specializat, imprimant; - instrumentele de eviden sunt: inventare, cataloage, registre, etc.; - baza de date include inventare, situaii despre fondul de documente sau publicaii; evidena documentelor sau publicaii intrate/ ieite sau ntocmite pentru uz intern. Gama de variabile : - volumul bazei de date; - coninutul i instrumentele de eviden a fondurilor i coleciilor arhivistice din gestiune; - numr de criterii de cutare i regsire a informaiilor. Cunotine: - legislaie arhivistic, noiuni de biblioteconomie; - norme de lucru privind evidena documentelor sau publicaiilor; - norme tehnice de lucru privind desfurarea activitilor arhivistice; - modul de utilizare a bazelor de date; - noiuni din domeniul tiinelor speciale ale istoriei: sigilografie, heraldic, biblioteconomie, paleografie, cronologie.

16

6. Perfecionarea sistematizrii fondurilor i coleciilor (unitate de competen specific)

Nivelul de responsabilitate i autonomie 3 EQF/ 2 CNC

Elemente de competen 1. Comaseaz fragmentele de fonduri dispersate 2. Actualizeaz instrumentele de eviden la nivelul depozitului

Criterii de realizare asociate rezultatului activitii descrise de elementul de competen

Criterii de realizare asociate modului de ndeplinire a activitii descrise de elementul de competen 1.1. Fondul este sistematizat conform Comasarea fragmentelor de principiilor integritii fondurilor. fonduri sau sistematizarea fon1.2. Fondul este sistematizat conform dului se face cu profesionalism, criteriilor de ordonare a documen-telor exigen i rigurozitate. sau publicaiilor. 2.1. Instrumentele de eviden la niActualizarea instrumentelor de velul depozitului sunt actualizate pe eviden la nivelul depozitului se baza normelor tehnice de lucru priface cu atenie, exactitate i vind desfurarea activitilor arhioperativitate. vistice sau de bibliotec. 2.2. Instrumentele de eviden la nivelul depozitului sunt actualizate prin completarea informaiilor despre fondul din depozit pentru regsirea operativ a documentelor sau publicaiilor. 2.3. Instrumentele de eviden la nivelul depozitului sunt actualizate cu ncadrarea n termenele de execu-ie stabilite.

Contexte : - spaiul de desfurare a activitii: depozit de arhiv sau fond de carte; - echipamente: computer, reea, imprimant; - instrumente de eviden: ghid topografic, ghiduri de raft, registrul de depozit, registrul de eviden curent, fia de control, registru inventar, registrul topografic, catalog de bibliotec. Gama de variabile: - gradul de dispersare a fondului de sistematizat; - termenele de pstrare a documentelor stabilite conform Nomenclatorului arhivistic; - istoricul i evoluia organizatoric a creatorului; - volumul fondului de sistematizat. Cunotine: - norme tehnice de lucru privind desfurarea activitilor arhivistice sau bibliotec; - noiuni privind organizarea depozitelor de arhiv sau bunuri bibliofile.

17

7. Monitorizarea condiiilor de protecie special, pstrare i conservare a documentelor sau publicaiilor ( unitate de competen specific)

Nivelul de responsabilitate i autonomie 3 EQF/ 2 CNC

Elemente de competen 1. Monitorizeaz condiiile optime de conservare a documentelor sau publicaiilor. 2. Monitorizeaz funcionarea mijloacelor tehnice de asigurare a climatului n depozit.

Criterii de realizare asociate rezultatului activitii descrise de elementul de competen 1.1. Condiiile optime de conservare a documentelor sau publicaiilor sunt monitorizate i verificate din punctul de vedere al ncadrrii n parametrii i indicii optimi prevzui. 2.1. Funcionarea mijloacelor tehnice de asigurare a climatului n depozit este monitorizat i constatat n urma verificrilor periodice i com-parrii cu parametrii normali stabilii pentru mijloacele tehnice. 2.2. Funcionarea mijloacelor tehnice de asigurare a climatului n depozit este monitorizat i constatat avnd n vedere evitarea neconformitilor. 2.3. Funcionarea mijloacelor tehnice de asigurare a climatului n depozit este monitorizat i constatat cu setarea parametrilor optimi, acolo unde este posibil. 2.4. Funcionarea mijloacelor tehnice de asigurare a climatului n depozit este monitorizat i constatat n funcie de condiiile i dotrile specifice ale depozitului. 3.1. Integritatea mijloacelor speciale de protecie este verificat ca s corespund scopului funcional. 3.2. Integritatea mijloacelor speciale de protecie este verificat cu respectarea instruciunilor specifice mijloacelor de protecie a documentelor sau publicaiilor. 4.1. Respectarea condiiilor de ntreinere a depozitelor este asigurat innd cont de planul general al instituiei i de planurile de msuri elaborate pentru ntreinerea depozitelor.

Criterii de realizare asociate modului de ndeplinire a activitii descrise de elementul de competen Monitorizarea i verificarea condiiilor de conservare a documentelor sau publicaiilor se face cu perseveren, responsabilitate i precizie. Monitorizarea funcionrii mijloacelor tehnice de asigurare a climatului se face cu pricepere i vigilen.

3. Verific integritatea mijloacelor speciale de protecie a documentelor sau publicaiilor.

Verificarea integritii mijloa-celor speciale de protecie se face cu atenie, rspundere i spirit de observaie.

4. Asigur respectarea condiiilor de ntreinere a depozitelor de arhiv sau publicaii.

Asigurarea condiiilor de ntreinere a depozitelor se face cu grij, rigoare i responsabilitate.

18

4.2. Respectarea condiiilor de ntreinere a depozitelor este asigurat aplicnd substane sau soluii eficiente i pe ct posibil ecologice. 4.3. Respectarea condiiilor de ntreinere a depozitelor este asigurat n scopul meninerii condiiilor optime de pstrare i conservare a fondurilor arhivistice sau de publicaii. Contexte: - spaiul de desfurare a activitii: depozitul de arhiv sau fond de carte; - echipamente: computer, imprimant, reea, software specializat, aparatur de nregistrare i redare a temperaturii i umiditii, baz de date; - mijloacele speciale de protecie a documentelor sau publicaiilor se refer la cutii, mape, plicuri, cmi, casete, tuburi, etc.; - planurile de msuri se refer la msurile de igienizare i ntreinere a depozitului, precum desprfuire, dezinfecie, dezinsecie periodic; - planul general al instituiei se refer la amplasarea depozitelor i localizarea echipamentelor de monitorizare a condiiilor de pstrare a documentelor; - constatrile cu privire la modificarea climatului sunt nregistrate n caietul de eviden n cadrul depozitelor; - neconformiti: defectarea echipamentelor de asigurare i monitorizare a climatului. Gama de variabile: - volumul fondului arhivistic sau de carte din depozit; - valoarea istoric, tiinific sau practic a documentelor sau publicaiilor; - parametrii optimi reprezentai de gamele de temperatur i umiditate, stabilite prin "Normativul privind caracteristicile tehnico-funcionale ale spaiilor i echipamentelor de depozitare i conservare a arhivelor aflate n administrarea creatorilor publici i privai de arhive, emis de Arhivele Nationale; - indicii valorilor curente msurate de echipamentele de monitorizare a condiiilor de pstrare a documentelor. Cunotine: - normele tehnice de pstrare i conservare a documentelor sau publicaiilor i bunurilor bibliofile; - noiuni elementare privind funcionarea i ntreinerea echipamentelor.

19

8. Reprezentarea instituiei n relaia cu persoane juridice i fizice (unitate de competen specific)

Nivelul de responsabilitate i autonomie 3 EQF/2 CNC

Elemente de competen 1. Reprezint instituia n relaie cu solicitanii, din punct de vedere tehnic

Criterii de realizare asociate rezultatului activitii descrise de elementul de competen 1.1. Instituia este reprezentat, n relaie cu solicitanii, din punct de vedere tehnic, prin nscrierea corect a datelor de contact schimbate cu clienii poteniali, n chestionar. 1.2. Instituia este reprezentat din punct de vedere tehnic, n relaie cu solicitanii, evalund cu competen datele tehnice schimbate cu clienii poteniali. 1.3. Instituia este reprezentat din punct de vedere tehnic, n relaie cu solicitanii, cu specificarea tuturor solicitrilor clientului. 1.4. Instituia este reprezentat n relaie cu solicitanii, din punct de vedere tehnic, cu specificarea tuturor observaiilor tehnice, despre fondul arhivistic sau de carte al instituiei cu care se intr n contact. 2.1. Schimbul de informaii profesionale este meninut prin interme-diul materialelor adaptate la cerin-ele instituiilor de profil. 2.2. Schimbul de informaii profesionale este meninut innd cont c informaiile interne trebuie s fie de interes general. 2.3. Schimbul de informaii profesionale este meninut prin materiale corespunztoare din punct de vedere tematic. 2.4. Schimbul de informaii profesionale este meninut selectnd cu profesionalism sursele sau instituiile de profil. 2.5. Schimbul de informaii profesionale este meninut verificnd dac informaiile primite corespund din punct de vedere tematic nevoilor instituiei.

Criterii de realizare asociate modului de ndeplinire a activitii descrise de elementul de competen Reprezentarea instituiei n relaie cu solicitanii se face cu atenie, profesionalism i amabilitate.

2. Menine schimbul de informaii profesionale cu instituii de profil

Meninerea schimbului de informaii profesionale se face cu promptitudine, respect i principialitate.

20

3. Promoveaz serviciile instituiei

2.6. Schimbul de informaii profesionale este meninut n intervalul de timp stabilit de pri. 3.1. Serviciile instituiei sunt promovate prin materiale informative prezentate, avnd informaii actualizate. 3.2. Serviciile instituiei sunt promovate prin materiale informative, care ofer informaii corelate cu cerinele legale n vigoare.

Promovarea serviciilor instituiei se face cu abilitate, convingere i profesionalitate.

Contexte : - spaiul de desfurare a activitii: birou; - relaii de referin: comunicare direct sau prin coresponden; - solicitanii sau petenii pot fi att persoane fizice ct i juridice; - echipamente: computer, imprimant, baz de date, reea, software specializat, birotic, fax, telefon, copiator; - informaii de interes public, coordonate de contact ale altor instituii, materiale informative de prezentare a serviciilor. Gama de variabile: - valoarea istoric, tiinific sau practic a fondului arhivistic sau de carte deinut; - tipul de cereri din partea clienilor sau petenilor; - tipul instituiilor cu care se face schimbul de informaii; - volumul de informaii care constituie obiectul schimbului; - modul de transmitere a informaiilor; - intervalul de transmitere a informaiilor. Cunotine: - cunoaterea temeinic i n detaliu a terminologiei specifice i a serviciilor tehnice oferite de instituie; - limbaj adecvat; - cunoaterea legislaiei privind domeniul arhivistic i bunurile de patrimoniu; - procedur intern de colectare date - completare chestionar; - norme interne de conduit; - codul de conduit al funcionarilor publici; - Legea nr. 188/1999 privind statutul funcionarului public, cu modificrile i completrile ulterioare; - Constituia Romniei; - Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informaiile de interes public, cu modificrile i completrile ulterioare i normele de aplicare a acesteia; - Regulamentul de organizare intern i funcionare; - formule de adresare n coresponden.

21

9. Folosirea documentelor de arhiv pentru activiti curente ( unitate de competen specific) Elemente de competen Criterii de realizare asociate rezultatului activitii descrise de elementul de competen 1.1. Cererile sunt nregistrate n ordinea primirii. 1.2. Cererile sunt nregistrate dup verificarea corectitudinii datelor completate n cerere. 1.3. Cererile sunt nregistrate innd cont de normele i principiile de conduit n relaiile cu cetenii i cu instituia public. 1.4. Cererile sunt nregistrate cu menionarea clar a elementelor solicitate. 2.1. Cererile sunt analizate n ordinea nregistrrii. 2.2. Cererile nregistrate sunt analizate pe baza datelor menionate, necesare depistrii informaiilor. 3.1. Referatele sunt ntocmite innd cont de solicitrile petentului. 3.2. Referatele sunt ntocmite pe baza documentelor ce rspund solicit-rilor. 3.3. Referatele sunt ntocmite respec-tnd normele tehnice de lucru i a terminologiei specifice fiecrui tip de referat. 4.1. Cererile sunt soluionate n ter-menul stabilit prin lege sau prin normele interne. 4.2. Cererile sunt soluionate cu men-ionarea aspectelor ce in de legali-zare i veridicitate. 4.3. Cererile sunt soluionate aplicnd prevederile metodologice privind soluionarea cererilor.

1. nregistreaz cererile

Nivelul de responsabilitate i autonomie 3 EQF/ 2 CNC Criterii de realizare asociate modului de ndeplinire a activitii descrise de elementul de competen nregistrarea cererilor se face cu atenie, receptivitate i contiinciozitate.

2. Analizeaz cere-rile nregistrate

Analizarea cererilor nregistrate se face cu discernmnt, atenie i profesionalism. ntocmirea referatelor se face cu obiectivitate, acuratee i responsabilitate.

3. ntocmete refera-te

4. Soluioneaz cere-rile n termenul legal

Soluionarea se efectueaz cu obiectivitate, operativitate i rspundere.

Context : - spaiul de desfurare a activitii: birou, depozit de arhiv sau fond de carte; - soluionarea: procesul de la primirea i nregistrarea cererii i pn la eliberarea rspunsului; - relaii de referin: comunicare direct cu petentul, expunere la stres; - echipamente: computer, imprimant, reea, baz de date, software specializat, copiator, fax, telefon, birotic. Gama de variabile: - complexitatea cererii petentului; - valoarea istoric-tiinific a documentelor sau publicaiilor; - volumul fondului arhivistic sau de carte, din depozit. - tipuri de rspuns la cereri: eliberare de certificate, copii, extrase; - categorii de cereri: drepturi patrimoniale, colarizare, stare civil.

22

Cunotine: - codul de conduit al funcionarilor publici; - legislaia privind reglementarea activitii de soluionare a petiiilor Legea 233/2002 pentru aprobarea OG 27/2002; - regulamentul de organizare intern i funcionare; - proceduri administrative; - instruciuni privind metodologia rezolvrii cererilor persoanelor fizice i juridice; - evaluarea nevoilor clienilor; - norme tehnice de lucru privind activitatea n arhive; - cunoaterea terminologiei specifice; - tipuri de referate specifice; - tehnoredactare texte pe calculator; - utilizare echipamente prelucrare a datelor i birotic; - formulare tipizate; - cerine de completare formulare tipizate.

23

10. Asigurarea folosirii documentelor arhivistice i a bunurilor bibliofile n activiti culturale i de cercetare (unitate de competen specific)

Nivelul de responsabilitate i autonomie 3 EQF/ 2 CNC

Elemente de competen 1. nregistreaz solicitrile de documente sau publicaii pentru cercetare

Criterii de realizare asociate rezultatului activitii descrise de elementul de competen 1.1. Solicitrile sunt nregistrate n ordinea primirii. 1.2. Solicitrile sunt nregistrate dup verificarea corectitudinii datelor completate n formularul specific. 1.3. Solicitrile sunt nregistrate cu precizarea tematicii de cercetare. 2.1. Normele sunt aplicate avnd n vedere cadrul legal. 2.2. Normele sunt aplicate innd cont de caracteristicile materialului bibliofil i documentar. 2.3. Normele sunt aplicate n funcie de activitatea de cercetare. 3.1. Documentele i bunurile bibliofile sunt identificate innd cont de solicitrile cu caracter tiinific din partea beneficiarilor. 4.1. Documentele i bunurile bibliofile sunt introduse n circuit con-form criteriilor specificate n norme. 4.2. Documentele i bunurile bibliofile sunt introduse n circuit innd cont de tematica precizat de solicitatori. 4.3. Documentele i bunurile bibliofile sunt introduse n circuit n termenul stabilit de instituie.

Criterii de realizare asociate modului de ndeplinire a activitii descrise de elementul de competen nregistrarea solicitrilor se face cu receptivitate, atitudine cooperant i contiinciozitate.

2. Aplic n practic normele specifice domeniilor biblioteconomiei i arhivisticii 3. Depisteaz informaiile de interes public 4. Asigur circuitul documentelor sau bunurilor bibliofile ntre depozit i sala de studiu

Aplicarea normelor se face cu exigen, strictee i promptitudine.

Depistarea informaiilor se face cu rigurozitate, profesionalism i spirit de observaie. Asigurarea circuitului documentelor sau bunurilor bibliofile se face cu vigilen i operativitate.

Context : - spaiul de desfurare a activitii: birou, depozit arhiv sau fond de publicaii, sal de studiu; - sala de studiu: spaiul special amenajat de ctre orice instituie deintoare de fonduri arhivistice sau de carte sau de publicaii, n incinta cruia petenii studiaz documentele solicitate; - activitatea cultural se refer la evenimente organizate de tipul expoziiilor, simpozioane, mese rotunde, vizite de informare, lansri de carte destinate unui public larg;

24

activitatea de cercetare se refer la studiul individual n scopuri personale sau culturale; echipamente: computer, imprimant, reea, software specializat, baz de date, birotic; instrumente de eviden: inventarele documentelor, ghidurile de depozit, registru de depozit, registru inventar, registru topografic, fia cititorului, fi de control i fiiere; - criterii de ordonare: fiierele din sala de lectur sunt constituite alfabetic, tematic sau pe alte criterii; - documentele i publicaiile trebuie s respecte cerina de a fi prelucrate, inventariate i certificate nainte de a fi introduse n circuit. Gama de variabile: - complexitatea cererii clientului; - valoarea istoric-tiinific a publicaiilor; - coninutul fondului arhivistic sau de carte din depozit; - volumul fondului de publicaii din depozit. Cunotine: - instruciuni privind metodologia rezolvrii solicitrilor de cercetare; - legea privind liberul acces la informaiile de interes public i normele de aplicare a acesteia; - norme de gestionare, manipulare i folosire a bunurilor bibliofile, patrimoniu, a materialului documentar-arhivistic; - instrumentele de eviden ale documentelor sau publicaiilor; - Regulamentul intern al slilor de studiu. -

25

AUTORITATEA NAIONAL PENTRU CALIFICRI CALIFICAREA PROFESIONAL FUNCIONAR DOCUMENTARE

Cod RNC: Nivel: 4 EQF/ 3 CNC Sector: Administraie i servicii publice Versiunea: 00 Data aprobrii: 24/02/2012 Data propus pentru revizuire: 01/10/2014

Echipa de redactare: Coordonator echip: prof. univ. dr. Lungu Cornel-Mihail, Consultant, S.C. tefadina Comserv S.R.L., Bucureti Dr. Piurescu Ioan, Preedinte, INIMM Bucureti Constantin Rotaru, Consultant Manager, INIMM Bucureti Nicolae Mihai, Director general, S.C. tefadina Comserv S.R.L., Bucureti Buzianu Florin, Director, S.C. ArhivBN 63 S.R.L, Bucureti Ropotan Ofelia, Referent marketing, S.C. tefadina Comserv S.R.L., Bucureti

Verificator sectorial: Chiriac Ana Florica, profesor

Comisia de validare: Voivozeanu Ion, Director, Patronatul Serviciilor de Securitate Nstase Ion, Expert, Comitetul Sectorial Administraie i Servicii Publice Chifu Gabriel, Vicepreedinte, Comitetul Sectorial Administraie i Servicii Publice Denumirea documentului electronic: Q_funcionar documentare_00 Responsabilitatea pentru coninutul acestei calificri profesionale revine Comitetului Sectorial Administraie i servicii publice

26

Titlul calificrii profesionale Funcionar documentare Descriere Calificarea funcionar documentare este proiectat pentru cei care lucreaz att n cadrul unei instituii private, ct i al instituiilor publice, precum arhive, biblioteci, muzee etc. Prin calificarea obinut funcionarul documentare i desfoar activitatea n diferite compartimente (servicii): serviciul relaii cu clienii, serviciul de logistic, compartimentul arhivare electronic, serviciul de administrare bunuri bibliofile, serviciul de arhiv, serviciul administrare depozite de arhiv etc. Funcionarul documentare lucreaz independent, i asum responsabilitatea pentru ndeplinirea sarcinilor i i adapteaz comportamentul la circumstane pe parcursul rezolvrii problemelor. El poate lucra i n echip, alturi de refereni de specialitate, arhiviti, arhivari, refereni superiori, curatori, bibliotecari, n cazul n care aceste categorii exist n organigrama instituiei. Sunt operaiuni n care i organizeaz activitatea proprie i supravegheaz munca de rutin a celorlali (de ex. operaiile de prelucrare a documentelor sau arhivare electronic). Calificarea este destinat tuturor persoanelor care activeaz n aceste domenii sau i dezvolt abiliti n acest sens. Motivaie Calificarea de funcionar documentare este foarte solicitat pe piaa muncii, avnd n vedere faptul c activitile administrative sunt complementare ocupaiilor de baz din economia de pia i c n Romnia, suportul informaiilor l reprezint preponderent hrtia (sursa clasic de arhiv), la care se adaug cel informatic CD-DVD, cu pondere variabil dar importan crescut. Cererea de calificare vine att din sectorul public i privat, ct i din partea persoanelor fizice interesate n domeniul administraiei i serviciilor publice, companiile i instituiile avnd obligaia legal de a prelucra arhiva i asigura condiiile de pstrare i conservare a documentelor. Calificarea este necesar n vederea ncadrrii personalului pe post conform legislaiei in vigoare. Condiii de acces Atribuiile funcionarului documentare nu fac obiectul unor reglementari uniforme, fiecare angajator avnd libertatea de a stabili atribuii i responsabiliti specifice, conform domeniului propriu de activitate, avnd ns un cadru comun stabilit prin apartenena la grupa de baz din codul COR, menionat mai sus. Cerinele pentru ocupaia de funcionar documentare sunt stabilite de fiecare agent economic, avnd n vedere atribuiile generale ale postului, prevzute prin standardul ocupaional i domeniul specific de activitate al angajatorului. La capitolul ,,Descriere au fost exemplificate compartimentele sau serviciile n cadrul crora se pot regsi funcionarii documentare. Pentru a deveni un funcionar documentare sunt necesare urmtoarele condiii: persoana s fie absolvent de liceu cu diplom de bacalaureat, cu experien minim n domeniu de 1 -2 ani, cunotine operare PC, cunotine de baz privind legislaia n domeniul arhivistic i al bibliotecilor. Competenele specifice se pot dobndi i n urma absolvirii cursurilor de instruire/calificare de funcionar documentare, cu parcurgerea numrului necesar de ore de practic. Nivelul de studii minim necesar Absolvent de liceu cu diplom de bacalaureat. Rute de progres Prin frecventarea unor cursuri de perfecionare i nsuire a unor competene funcionarul documentare poate obine calificarea n urmtoarele ocupaii (avnd nivel de studii medii): Documentarist Bibliotecar Arhivar 27

Operator procesare texte, imagini Operator introducere, validare i prelucrare date. Dup ncadrarea pe post, un funcionar documentare debutant trebuie s urmeze o specializare la locul de munc, prin ndrumare i coaching din partea angajatorului sau prin cursuri de formare profesional. Dup nsuirea cunotinelor i dobndirea experienei profesionale necesare, lucrtorului i se pot ncredina noi atribuii i responsabiliti, corespunztoare unui nivel de calificare superior, putnd promova pe o funcie superioar i avansa n gradul de salarizare. Cerine legislative specifice Ocupaia funcionar documentare a fost introdus n codul COR cu codul 441502. Legislaia general care guverneaz relaiile de munc ale funcionarilor include: Codul Muncii, Codul deontologic, Codul de bune maniere, etc. Temeiul legal al organizrii activitii de relaii cu publicul este stabilit prin HG nr.27 din 2002 care reglementeaz rezolvarea petiiilor. Relaia cu cetenii este guvernat de Codul de conduit al funcionarilor publici conform Legii nr. 7 din 2004. n domeniul arhivistic baza legal este asigurat prin intermediul Legii Arhivelor Naionale nr.16/1996, cu completrile i modificrile ulterioare. n domeniul bibliotecilor baza legal este asigurat de Legea 334/31.05.2002, modificat i completat cu Legea 593/15.12.2004. Legea nr. 188/1999 republicat, privind statutul funcionarilor publici. Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informaiile de interes public. Legea nr. 182/2002, privind protecia informaiilor clasificate, actualizat. Legislaie european n domeniul arhivistic - Rezoluia Consiliului UE din 6 mai 2003 asupra Arhivelor n Statele Membre (2003/C 113/02); - ISAD(G): Standardul general internaional pentru descriere arhivistic.

28

Titlul calificrii profesionale: Funcionar documentare Cod RNC: Nivel: 4 EQF /3 CNC Lista competenelor profesionale Cod Denumirea competenei profesionale C1. Comunicare n limba oficial C2. Comunicare n limbi strine C3. Competene de baz n matematic, tiin i tehnologie C4. Competene informatice C5. Competena de a nva C6. Competene sociale i civice C7. Competene antreprenoriale C8. Competene de exprimare cultural G1. Aplicarea normelor privind sntatea i securitatea n munc, prevenirea i stingerea incendiilor G2. Aplicarea normelor de protecie a mediului G3. Organizarea activitii proprii S1. Formularea propunerilor pentru completarea sau refacerea Nomenclatorului arhivistic S2. Prelucrarea documentelor sau publicaiilor S3. Formularea propunerilor de selecionare a documentelor S4. Arhivarea electronic a documentelor sau publicaiilor S5. Gestionarea datelor n scopul regsirii i utilizrii informaiei S6. Perfecionarea sistematizrii fondurilor i coleciilor S7. Monitorizarea condiiilor de protecie special, pstrare i conservare a documentelor sau publicaiilor S8. Reprezentarea instituiei n relaia cu persoane juridice i fizice S9. Folosirea documentelor de arhiv pentru activiti curente S10. Asigurarea folosirii documentelor arhivistice i a bunurilor bibliofile n activiti culturale i de cercetare Nivel de responsabilitate i autonomie 3 EQF/ 2 CNC 2 EQF/ 1 CNC 3 EQF/ 2 CNC 2 EQF/ 1 CNC 3 EQF/ 2 CNC 3 EQF/ 2 CNC 2 EQF/ 1 CNC 2 EQF/ 1 CNC 3 EQF/ 2 CNC Credite

3 EQF/ 2 CNC 3 EQF/ 2 CNC 3 EQF/ 2 CNC 4 EQF/ 3 CNC 3 EQF/ 2 CNC 4 EQF/ 3 CNC 3 EQF/ 2 CNC 3 EQF/ 2 CNC 3 EQF/ 2 CNC

3 EQF/ 2 CNC 3 EQF/ 2 CNC 3 EQF/ 2 CNC

29

Competena profesional: Aplicarea normelor privind securitatea i sntatea n munc, prevenirea i stingerea incendiilor Cod: Nivel: 3 EQF/ 2 CNC Credite: Deprinderi Cunotine 1. Aplic normele de securitate i sntate n - legislaia n vigoare privind NSSM, stingerea munc cu responsabilitate, profesionalism i incendiilor i pentru situaii de urgen; operativitate, innd cont de cerinele legale, n - norme de securitate si sntate specifice corelaie cu particularitile obiectivului i cu locului de munc; analiza de risc elaborat de angajator, prin - norme de prevenire i stingere a incendiilor i instructaje periodice i aplicaii practice, cu acionare n situaii de urgen; ajutorul experilor consultani externi, contac- proceduri interne de protecie a muncii i pretai de angajator. venire a incendiilor specifice locului de 2. Aplic normele de prevenire i stingere a munc; incendiilor i de acionare n caz de urgen cu - mijloace de avertizare i semnificaia simboresponsabilitate, spirit de orientare i lurilor utilizate; promptitudine, n corelare cu procedurile de - amplasarea punctelor pentru prevenirea i urgen i evacuare, avnd n vedere planurile stingerea incendiilor; de msuri elaborate de angajator, prin - planul de evacuare n caz de incendiu; instructaje periodice i aplicaii practice, - recomandri tehnice privind recuperarea i evitnd apariia unor eventuale neconformiti. salvarea arhivei n situaii de urgen; 3. Identific situaiile i factorii de risc, cu - noiuni privind acordarea primului ajutor. profesionalism, anticipare i spirit de observaie, n timp util, innd cont de analiza de risc efectuat de angajator. 4. Aplic procedurile de urgen i de evacuare, cu operativitate, rigurozitate i prezen de spirit, innd cont de cerinele legale, regulamente, proceduri interne specifice, condiiile locului de munc i prin instruiri periodice i aplicaii practice. Metode de evaluare Metodele de evaluare considerate adecvate pentru aceast competen profesional sunt: Deprinderi Cunotine observarea modului de ndeplinire a test scris. cerinelor la locul de activitate; simulare.

30

Competena profesional: Aplicarea normelor i regulilor de protecie a mediului Cod: Nivel: 3 EQF/ 2 CNC Credite: Deprinderi Cunotine 1. Aplic normele de protecie a mediului cu - norme de protecie a mediului specifice locului responsabilitate, rigurozitate i profesionalism, de munc; n conformitate cu legislaia i reglementrile - legislaia n vigoare privind protecia mediului. n vigoare, regulamentele sau procedurile interne stabilite i prin instructaje periodice, n funcie de specificul locaiei i al operaiunilor efectuate. 2. Identific sursele de poluare cu atenie i operativitate, n funcie de factorii de mediu, n corelaie cu factorii de risc asociai postului sau funciei, innd cont de normele de protecie a mediului specifice locului de munc, evitnd apariia unor eventuale neconformiti sesizate de sistemul managerial al mediului. 3. Acioneaz pentru diminuarea riscului de poluare a mediului cu implicare direct, promptitudine i rspundere, prin respectarea n permanen a normelor i procedurilor interne specifice locului de munc, evitnd apariia unor eventuale neconformitai, ce decurg din circuitul deeurilor sau din implementarea sistemului de management al mediului i prin aciuni preventive. Metode de evaluare Metodele de evaluare considerate adecvate pentru aceast competen profesional sunt: Deprinderi Cunotine observarea modului de ndeplinire a test scris. cerinelor la locul de activitate; simulare.

31

Competena profesional: Organizarea activitii proprii Cod: Nivel: 3 EQF/ 2 CNC Credite: Deprinderi Cunotine 1. Stabilete obiectivele i sarcinile cu spirit - noiuni de planificare i organizare a activitii analitic, previziune i responsabilitate, n proprii; funcie de specificul activitii angajatorului, n - instruciuni i procedurile de lucru pentru ordinea prioritilor, astfel nct s se asigure activitile specifice; un flux normal de activiti. - noiuni de normare a timpului pentru operaii 2. Planific etapele activitilor proprii cu specifice activitii. rigurozitate, perspectiv i anticipare, conform planului de activitate, procedurilor sau regulamentelor interne ale prestatorului de servicii, innd cont de specificul operaiunilor desfurate. Metode de evaluare Metodele de evaluare considerate adecvate pentru aceast competen profesional sunt: Deprinderi Cunotine observarea modului de ndeplinire a test scris. cerinelor de la locul de activitate; simulare

32

Competena profesional: Formularea propunerilor pentru completarea sau refacerea Nomenclatorului arhivistic Cod: Nivel: 3 EQF/ 2 CNC Credite: Deprinderi Cunotine 1. ntocmete lista genurilor i categoriilor de - legislaia arhivistic; documente necuprinse n proiectul de Nomen- norme tehnice de lucru privind desfurarea clator arhivistic cu atenie, rigoare i activitilor arhivistice; aplicabilitate practic, respecnd prevederile - acte normative n vigoare care stabilesc catelegislaiei arhivistice, n conformitate cu goriile de documente i termenele de pstrare metodologia de lucru, innd cont de fiecare pentru anumite domenii de activitate. document i caracteristicile lui funcie de care se va ncadra ntr-un anumit gen de documente. 2. Propune termene de pstrare pentru documentele incluse n Nomenclatorul arhivistic cu rspundere, putere analitic i profesionalism, conform prevederilor legale, a genurilor de documente n care au fost ncadrate, corelat cu importana practic i cea tiinific a informaiilor pe care le conin documentele. Metode de evaluare Metodele de evaluare considerate adecvate pentru aceast competen profesional sunt: Deprinderi Cunotine observarea candidailor ndeplinind test scris. cerinele la locul de activitate; simulare.

33

Competena profesional: Prelucrarea documentelor sau publicaiilor Cod: Nivel: 4 EQF/ 3 CNC Credite: Deprinderi Cunotine 1.Preia fondul arhivistic sau de publicaii n scopul - noiuni elementare din domeniul prelucrrii, cu responsabilitate, spirit organizatoric i tiinelor speciale ale istoriei, care relaionare, prin confruntarea existentului cu instrumentele includ: sigilografie, heraldic, de eviden ale beneficiarului, respectarea cerinelor biblioteconomie, paleografie, procedu-rale interne i a precizrilor beneficiarului, i cronologie; ntocmete procesul verbal de predare primire. - legislaia arhivistic, noiuni de 2. Planific operaiile de prelucrare cu respon-sabilitate, biblioteconomie; viziune i realism, dup verificarea cu existentul a - norme tehnice de lucru privind documentelor sau publicaiilor, respectnd metodologia de desfurarea activitilor elaborare a unui plan metodic de lucru, sarcinile i arhivistice; termenele de execuie, pentru fiecare operaiune n parte, - norme tehnice privind prelucrarea innd cont de istoricul creatorului i al fondului necesar n documentelor sau publicaiilor; procesul prelucrrii. - metodologia elaborrii unui plan 3. Ordoneaz documentele sau publicaiile cu atenie, metodic de lucru; aplicabilitate practic i rigurozitate, innd cont de - principiile care stau la baza criteriile de ordonare stabilite, conform nomenclatorului sistematizrii documentelor sau arhivistic, pe genul documentelor sau pe formatul publicaiilor n cadrul depozitelor. publicaiilor. 4. Constituie uniti arhivistice cu dexteritate, migal i atenie distributiv, innd cont de Nomenclatorul arhivistic sau schema de organizare a instituiei, de criteriile de ordonare a documentelor n cadrul dosarelor, conform obiectivelor stabilite prin planul metodic de lucru. 5. Organizeaz fondul arhivistic i de publicaii cu atenie, responsabilitate i rspundere, respectnd normele tehnice de lucru privind prelucrarea documentelor sau publicaiilor, aplicnd principiile ce stau la baza efecturii operatiilor arhivistice, innd cont de criteriile de ordonare pentru documente sau publicaii, precum i de structura organizatoric specific a creatorului de documente. 6. Inventariaz documentele sau publicaiile cu concizie, acuratee n exprimare i confidenialitate, conform criteriilor de inventariere a documentelor sau publicaiilor, prin completarea rubricilor formularelor de inventar pentru documente i publicaii. Metode de evaluare Metodele de evaluare considerate adecvate pentru aceast competen profesional sunt: Deprinderi Cunotine observarea candidailor ndeplinind test scris. cerinele de la locul de activitate; simulare.

34

Competena profesional: Formularea propunerilor de selecionare a documentelor Cod: Nivel: 3 EQF/ 2 CNC Credite: Deprinderi Cunotine 1. Analizeaz documentele cu termen de - norme tehnice de lucru privind activitatea n pstrare expirat cu putere analitic, arhive; discernmnt i asumarea rspunderii, din - regulamentul de funcionare a comisiilor de punctul de vedere al coninutului i al perioadei selecionare; n care au fost create, al importanei pentru - metodologia ntocmirii unei lucrri de creatorul de documente i pentru cercetarea selecionare; tiinific, aplicnd criteriile privind - criterii i principii care stau la baza selecionarea documentelor. selecionrii documentelor. 2. Centralizeaz documentele propuse pentru a fi selecionate cu atenie i rigurozitate, avnd n vedere termenele de pstrare din nomenclatorul arhivistic, cu respectarea regulamentului de funcionare a comisiilor de selecionare i a metodologiei ntocmirii unei lucrri de selecionare. 3. ntocmete referatul privind propunerile de selecionare cu rigoare, coeren n exprimare i responsabilitate, respectnd criteriile i cerinele din regulamentul de funcionare a comisiilor de selecionare, principiile i criteriile de selecionare a documentelor cu termen de pstrare expirat, n scopul argumentrii meninerii sau eliminrii documentelor. Metode de evaluare Metodele de evaluare considerate adecvate pentru aceast competen profesional sunt: Deprinderi Cunotine observarea candidailor ndeplinind test scris. cerinele la locul de activitate; simulare.

35

Competena profesional: Arhivarea electronic a documentelor sau publicaiilor Cod: Nivel: 4 EQF/ 3 CNC Credite: Deprinderi Cunotine 1. Analizeaz arhiva fizic cu atenie, - noiuni de analiz economic de nivel mediu; profesionalism i operativitate, pentru a defini - noiunile de informatic aplicat pentru clar regulile pentru scanarea documentelor sau administrare includ sisteme de operare tip publicaiilor, regulile de indexare, machetele i server, baze de date relaionale, s.a.; cuvintele cheie, innd cont de cerinele - noiunile de informatic aplicat pentru utilispecifice de lucru cu arhiva electronic i de zare includ programele de arhivare regsire a informaiilor din documente. electronic; 2. Efectueaz captura documentelor sau - proceduri interne specifice de lucru; publicaiilor cu grij, dexteritate i - noiuni de operare cu formate grafice; operativitate, prin scanare, cu condiia ca - noiuni de operare a dispozitivelor de scanare; imaginea captat sa fie clar i scrisul lizibil, - noiuni de indexare a informaiilor din cu respectarea parametrilor predefinii pentru documentele/publicaiile scanate; fiecare format n parte. - proceduri de utilizare a programelor de 3. Indexeaz informaia scanat sau preluat arhivare electronic. electronic cu exactitate, atenie distributiv i rigurozitate, innd cont de machetele stabilite, cu completarea corect a cmpurilor i respectarea cuvintelor cheie. 4. Arhiveaz informaiile stocate n baza de date cu acuratee, rspundere i pricepere, respectnd cerinele de cutare i regsire a documentelor sau publicaiilor specificate de creator sau deintor, permind accesul on-line sau off-line conform nelegerii cu clientul; cu includerea tuturor documentelor solicitate de creator, cu asigurarea elementelor de protecie contra eventualelor incidente sau acces nepermis. Metode de evaluare Metodele de evaluare considerate adecvate pentru aceast competen profesional sunt: Deprinderi Cunotine observarea candidailor ndeplinind test scris. cerinele la locul de activitate; demonstraii practice de folosire a softului specializat; simulare.

36

Competena profesional: Gestionarea datelor n scopul regsirii i utilizrii informaiei Cod: Nivel: 3 EQF/ 2 CNC Credite: Deprinderi Cunotine 1.Gestioneaz cu rspundere, rigoare i profe- legislaie arhivistic, noiuni de sionalism datele centralizate, care reflect biblioteconomie; sinteza fondului documentar sau de publicaii - norme de lucru privind evidena din gestiune, cu respectarea cerinelor specifice documentelor; fiecrui instrument de eviden, a parametrilor - norme tehnice de lucru privind desfurarea tehnici specifici i a cerinelor de calitate cu activitilor arhivistice; privire la rezultatul afiat n urma cutrii n - modul de utilizare a bazelor de date; baza de date. - noiuni din domeniul tiinelor speciale ale 2. Elaboreaz repertoarul i ghidurile cu istoriei: sigilografie, heraldic, pricepere i exactitate, prin sintetizarea biblioteconomie, paleografie, cronologie. informaiilor despre fondul documentar sau de publicaii din gestiune i n concordan cu normele tehnice de lucru privind desfurarea activitilor arhivistice. Metode de evaluare Metodele de evaluare considerate adecvate pentru aceast competen profesional sunt: Deprinderi Cunotine observarea candidailor ndeplinind test scris. cerinele la locul de activitate; demonstraii practice de folosire a softului specializat; simulare.

37

Competena profesional: Perfecionarea sistematizrii fondurilor i coleciilor Cod: Nivel: 3 EQF/ 2 CNC Credite: Deprinderi Cunotine 1. Comaseaz (unific) fragmentele de fonduri - norme tehnice de lucru privind desfurarea dispersate i sistematizeaz fondul cu activitilor arhivistice sau de bibliotec; profesionalism, exigen i rigurozitate, n - noiuni privind organizarea depozitelor de conformitate cu principiile integritii arhiv sau publicaii. fondurilor i criteriilor de ordonare a documentelor sau publicaiilor. 2. Actualizeaz instrumentele de eviden la nivelul depozitului cu atenie, exactitate i operativitate, pe baza normelor tehnice de lucru privind desfurarea activitilor arhivistice sau de bibliotec, prin actualizarea informaiilor despre fondul din depozit pentru regsirea operativ a documentelor sau publicaiilor, ncadrndu-se n termenele stabilite. Metode de evaluare Metodele de evaluare considerate adecvate pentru aceast competen profesional sunt: Deprinderi Cunotine observarea candidailor ndeplinind test scris. cerinele la locul de activitate; simulare.

38

Competena profesional: Monitorizarea condiiilor de protecie special, pstrare i conservare a documentelor sau publicaiilor Cod: Nivel: 3 EQF/ 2 CNC Credite: Deprinderi Cunotine 1. Monitorizeaz condiiile optime de - normele tehnice de pstrare i conservare a conservare a documentelor sau publicaiilor cu documentelor sau publicaiilor i bunurilor perseveen, responsabilitate i precizie, bibliofile; verificndule din punctul de vedere al - noiuni elementare privind funcionarea i nncadrrii n parametrii i indicii optimi treinerea echipamentelor. prevzui. 2. Monitorizeaz funcionarea mijloacelor tehnice de asigurare a climatului n depozit, cu pricepere i vigilen, facnd constatri n urma verificrilor periodice i a comparrii cu parametrii normali stabilii pentru mijloacele tehnice, avnd n vedere evitarea neconformitilor, setnd parametrii optimi acolo unde este posibil, n funcie de condiiile i dotrile specifice ale depozitului. 3. Verific integritatea mijloacelor speciale de protecie a documentelor sau publicaiilor se face cu atenie, rspundere i spirit de observaie, ca s corespund scopului funcional, respectnd instruciunile specifice mijloacelor de protecie a documentelor sau publicaiilor. 4. Asigur condiiile optime de ntreinere a depozitelor de arhiv sau de publicaii, cu grij, rigoare i responsabilitate, innd cont de planul general al instituiei i de planurile de msuri elaborate pentru depozite, aplicnd substane sau soluii eficiente i pe ct posibil ecologice, n scopul meninerii condiiilor de pstrare i conservare a fondurilor arhivistice sau de publicaii. Metode de evaluare Metodele de evaluare considerate adecvate pentru aceast competen profesional sunt: Deprinderi Cunotine observarea candidailor ndeplinind test scris. cerinele la locul de activitate; simulare.

39

Competena profesional: Reprezentarea instituiei n relaia cu persoane juridice i fizice Cod: Nivel: 3 EQF/ 2 CNC Credite: Deprinderi Cunotine 1. Reprezint instituia din punct de vedere - terminologia specific, limbaj adecvat; tehnic, n relaie cu solicitanii, cu atenie, - descrierea serviciilor tehnice oferite de instiprofesionalism i amabilitate, prin nscrierea tuie; corect a datelor de contact schimbate cu - legislaia privind domeniul arhivistic i bunuclienii poteniali, n chestionar, prin evaluarea rile de patrimoniu; cu competen a datelor tehnice schimbate cu - procedur intern de colectare date sau comclienii poteniali, cu specificarea tuturor pletare chestionar; solicitrilor clientului, cu specificarea tuturor - norme interne de conduit; codul de conduit observaiilor tehnice despre fondul arhivistic al funcionarilor publici; sau de carte al instituiei cu care se intr n - Legea nr. 188/1999 privind statutul funciocontact. narului public, cu modificrile i completrile 2. Menine schimbul de informaii profesionale ulterioare; cu instituii de profil, cu promptitudine, respect - Constituia Romniei; i principialitate, prin intermediul materialelor - Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la adaptate la cerinele instituiilor de profil, informaiile de interes public, cu modificrile innd cont c informaiile interne trebuie s i completrile ulterioare i normele de fie de interes general, prin materiale aplicare a acesteia; corespunztoare din punct de vedere tematic i - regulamentul intern de organizare i funcioselectnd cu profesionalism sursele sau nare (ROI/ROF); instituiile de profil, verificnd dac - formule de adresare n coresponden. informaiile primite corespund din punct de vedere tematic nevoilor instituiei, ncadrnduse n intervalul de timp stabilit de pri. 3. Promovez serviciile instituiei cu abilitate, convingere i profesionalitate, prin prezentarea materialelor informative cu informaii actualizate, corelate cu cerinele legale n vigoare. Metode de evaluare Metodele de evaluare considerate adecvate pentru aceast competen profesional sunt: Deprinderi Cunotine observarea candidailor ndeplinind test scris. cerinele la locul de activitate; rapoarte de calitate ntocmite de ctre superiorii ierarhici asupra procedurilor aplicate de candidai pentru reprezentarea instituiei n relaia cu persoane juridice i fizice.

40

Competena profesional: Folosirea documentelor de arhiv pentru activiti curente Cod: Nivel: 3 EQF/ 2 CNC Credite: Deprinderi Cunotine 1. Primete i analizeaz cererile cu atenie, - codul de conduit al funcionarilor publici; receptivitate, discernamnt i contiinciozitate, - legislaia privind reglementarea activitii de n ordinea primirii acestora, avnd clar soluionare a petiiilor; menionate elementele solicitate, datele - regulamentul intern de organizare i necesare depistrii informaiilor, respectnd funcionare; normele i principiile de conduit n relaiile cu - proceduri administrative; cetenii i cu instituia public. - instruciuni privind metodologia rezolvrii 2. ntocmete referatele cu obiectivitate, cererilor persoanelor fizice i juridice; acuratee i responsabilitate, n concordan cu - norme tehnice de lucru privind activitatea n datele primare din documente, cu respectarea arhive; normelor tehnice de lucru i a terminologiei - terminologia specific; specifice fiecrui tip de referat. - tipuri de referate specifice; 3. Soluioneaz cererile cu obiectivitate, - noiuni de tehnoredactare text pe calculator; operativitate i rspundere, n termenul stabilit - noiuni de utilizare echipamente prelucrare a prin lege sau prin normele interne, aplicnd datelor i birotic; prevederile metodologice privind soluionarea - modul de completare a formularelor tipizate. cererilor, menionnd aspectele ce in de legalizare i veridicitate. Metode de evaluare Metodele de evaluare considerate adecvate pentru aceast competen profesional sunt: Deprinderi Cunotine observarea candidailor ndeplinind test scris. cerinele la locul de activitate; rapoarte de calitate ntocmite de ctre superiorii ierarhici asupra procedurilor aplicate de candidai pentru folosirea documentelor de arhiv pentru activiti curente i practice.

41

Competena profesional: Asigurarea folosirii documentelor arhivistice i a bunurilor bibliofile n activiti culturale i de cercetare Cod: Nivel: 3 EQF/ 2 CNC Credite: Deprinderi Cunotine 1. Primete i analizeaz solicitrile de docu- instruciuni privind metodologia rezolvrii mente sau publicaii pentru cercetare cu solicitrilor de cercetare; receptivitate, atitudine cooperant i - legea privind liberul acces la informaiile de contiinciozitate, nregistrndule n ordinea interes public i normele de aplicare a primirii, preciznd tematica de cercetare, cu acesteia; verificarea corectitudinii datelor completate n - norme de gestionare, manipulare i folosire a formularul specific. bunurilor bibliofile, patrimoniu, a materialului 2. Aplic normele specifice domeniilor biblidocumentar-arhivistic; oteconomiei i arhivisticii, cu exigen, - coninutul fondului arhivistic sau de carte strictee i promptitudine, avnd n vedere dei-nut; cadrul legal, innd cont de caracteristicile - instrumentele de eviden ale documentelor materialului bibliofil i documentar, n funcie sau publicaiilor; de activitatea de cercetare solicitat. - regulamentul intern al slilor de studiu. 3. Depisteaz informaiile de interes public cu rigurozitate, profesionalism i spirit de observaie, din documentele i bunurile bibliofile, innd cont de caracterul tiinific al solicitrilor beneficiarilor. 4. Asigur circuitul documentelor sau bunurilor bibliofile cu vigilen i operativitate, introducndule n circuit conform criterilor specificate n norme, innd cont de tematica precizat de cercettori sau peteni i cu respectarea termenelor legale stabilite. Metode de evaluare Metodele de evaluare considerate adecvate pentru aceast competen profesional sunt: Deprinderi Cunotine observarea candidailor ndeplinind test scris. cerinele la locul de activitate; simulare.

42