BANCO CENTRAL DE COSTA RICA

PROPUESTA DISEO DEL SISTEMA ARCHIVSTICO INSTITUCIONAL

ELABORADO POR: ALEXANDER GARCA SAND

ARCHIVO CENTRAL

SUPERVISOR: JUAN CARLOS VSQUEZ UREA

DIRECCIN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL

SAN JOS, 20 DE NOVIEMBRE DEL 2005

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Tabla de contenido
1. Introduccin .................................................................................................................... 4 1.1 Objetivos del Diseo Sistema Archivstico Institucional.................................... 4 1.2 Objetivos especficos del diseo .............................................................................. 4 CAPTULO I ................................................................................................................................. 6 A. MARCO TERICO ............................................................................................... 6 1. JUSTIFICACIN PARA LA CREACIN DEL SAI........................................... 6 2. VENTAJAS DE UN SAI .................................................................................... 7 3. MARCO LEGAL QUE REGULA EL SAI .......................................................... 8 Leyes conexas ................................................................................................................. 9 Otras normativas............................................................................................................ 11 CAPTULO II.............................................................................................................................. 12 B. PROPUESTA DE DISEO ................................................................................. 12 1. SISTEMA INTEGRAL DE LOS ARCHIVOS DE GESTIN Y CENTRAL ...... 12 1.1. Diseo del cuadro de clasificacin. ............................................................... 12 Objetivos del sistema de clasificacin: ....................................................................... 12 Principios de la clasificacin ........................................................................................ 12 Ventajas de un sistema de clasificacin estndar .................................................... 13 Elementos y sistemas de la clasificacin................................................................... 13 Sistema ORFUAS .......................................................................................................... 14 1.2. Mtodos de ordenacin ................................................................................... 14 1.3. Instrumentos automatizados descriptivos de control .................................. 15 1.4. Unidades de conservacin .............................................................................. 15 1.5. Normalizacin de la produccin documental................................................ 15 1.6. Procedimientos ................................................................................................. 16 2. SISTEMA DE ARCHIVO CENTRAL............................................................... 16 2.1. Aplicacin de la Tecnologa de Informacin y comunicacin TIC............. 16 2.2. Almacenamiento de la documentacin ......................................................... 16 2.3. Identificacin de la documentacin ................................................................ 17 Creacin del Comit Institucional................................................................... 17 2.4. 2.5. Valoracin- Tablas de Plazos ......................................................................... 17 2.6. Infraestructura-Local ........................................................................................ 17 2.7. Descripcin ........................................................................................................ 18 2.8. Transferencia de documentos ........................................................................ 18 2.9. Servicios ............................................................................................................. 19 2.10. Difusin .......................................................................................................... 19 CAPTULO III ............................................................................................................................ 20 C. ASPECTOS LOGSTICOS ................................................................................. 20 1. GRUPO ASESOR ........................................................................................... 20 2. PROPUESTA DE ADSCRIPCIN DEL SAI................................................... 20 Cumplimiento legal ........................................................................................................ 22 3. RECURSOS PARA EL DISEO DEL SAI ..................................................... 24 Recursos Humanos ....................................................................................................... 24 Econmicos .................................................................................................................... 24 Recursos materiales...................................................................................................... 25 Tecnologa ...................................................................................................................... 26 2. Conclusiones y recomendaciones ......................................................................... 27 2.1. Conclusin .................................................................................................................... 27 2.2. Recomendaciones ....................................................................................................... 27 3. Anexos ........................................................................................................................... 28

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1. Introduccin

Para el Banco Central disponer de sistemas de informacin que garanticen la transparencia administrativa, la rendicin de cuentas de los funcionarios y faciliten la toma de decisiones oportunas, el servicio a los clientes es sumamente importante, ya que como institucin pblica, debe cumplir con las diferentes normativas que regulan estos procesos. En ese sentido, basados en el diagnstico archivstico realizado al Banco Central se propone, a continuacin, un diseo de un sistema archivstico institucional acorde con las necesidades y normativas archivsticas vigentes. 1.1 Objetivos del Diseo Sistema Archivstico Institucional Obtener un mejor control de la planeacin, creacin, recepcin, almacenamiento, organizacin, seleccin y eliminacin, difusin y utilizacin de los documentos en cualquier soporte. Organizar los archivos de gestin aplicando correctamente los procesos y procedimientos tcnicos archivsticos que originan los documentos. Normalizar la produccin documental en cuanto al diseo y formato. Recuperar de modo adecuado la informacin producida o recibida por la Institucin con el fin de prevenir cualquier desvo en los objetivos trazados. Establecer un sistema informtico integral para la gestin documental institucional, sobre una base interdisciplinaria que integre a la Archivstica. Establecer un sistema de manejo electrnico de documentos para solucionar de manera eficiente la administracin de la correspondencia interna y externa del BCCR Establecer las condiciones necesarias para la gestin documental, en beneficio de la Institucin, en aspectos relacionados con la disminucin de costos, eficiencia en la disponibilidad, acceso y conservacin de la informacin que se genera, en todos sus formatos. 1.2 Objetivos especficos del diseo Establecer las normas para la normalizacin y produccin documental, en cuanto al formato y oficialidad de la informacin que circule en dicha configuracin. Organizar la informacin que se encuentra disponible en los diferentes comunes (nombre con que se designa a la redes) y servidores, de manera que los usuarios puedan buscar y examinar los documentos.

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Implementar las condiciones necesarias para la digitalizacin de la documentacin oficial que ingresa o produce la Institucin, optimizando as los archivos de gestin de las divisiones, departamentos y reas. Minimizar el tiempo de recepcin y entrega de documentos oficiales que ingresen a travs de Correos de Costa Rica o por ventanilla. Dictar las normas que regulen y garanticen la conservacin de los documentos que genera y recibe la Institucin. Implementar las condiciones necesarias para que las distintas dependencias de la Institucin puedan disponer de una herramienta que les permita implementar sus propios sitios documentales, bajo un diseo apropiado. Expedir y mantener actualizadas, conforme la legislacin vigente en materia de archivos institucionales, las normas tcnicas que establezcan las bases para la administracin institucional y tcnica de los documentos pblicos y para el desarrollo de los servicios archivsticos. Promover la modernizacin del archivo central, archivos intermedios y archivos de gestin, impulsando su desarrollo a travs de la direccin y coordinacin del sistema nacional de archivos. (Archivos Intermedios: Se denominan archivos intermedios a los archivos principales o fondos documentales de los rganos Desconcentrados que renen la documentacin de todos los archivos de gestin existentes en la SUPEN, SUGEF y SUGEVAL) Actualizar y dinamizar el programa de gestin documental del archivo central, mediante el empleo de nuevas tecnologas. Sensibilizar y concientizar a los servidores del Banco Central y sus rganos Desconcentrados, sobre el valor del patrimonio documental, y en especial el que se custodia en el archivo central y profundizar, mediante diversas estrategias en la funcin del archivo como centro de investigacin, conocimiento y cultura. Dotar de infraestructura adecuada al Archivo Central para el desarrollo del programa de capacitacin archivstica. Utilizar el control y la evaluacin como medida del xito.

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CAPTULO I
A. MARCO TERICO
1. JUSTIFICACIN PARA LA CREACIN DEL SAI
Un sistema es un conjunto de elementos independientes que se relacionan entre s y con el medio que los rodea con el fin de apoyar las actividades administrativas y tcnicas de una institucin para la consecucin de los objetivos y metas planteados. Los archivos son las unidades donde se producen, reciben, custodian, organizan y facilitan los documentos. Los documentos son producidos por legislacin y en funcin de las actividades de una institucin, se custodian con una finalidad administrativa, jurdica o cientfica cultural. Nos sirven para conservar informacin que permite el trmite de los asuntos de la oficina y sobre todo para la toma de decisiones. Funcionan tambin como memoria de las acciones ejecutadas, como elemento de control y prueba de derechos. Permiten conocer el origen histrico y la situacin social, econmica, poltica, cultural, etc. de una poca, una regin, una institucin. En resumen, el documento es el producto esencial para la administracin eficiente y eficaz, constituyndose en el factor indispensable de un sistema administrativo y por ende los archivos son parte esencial de los nuevos procesos de transformacin de las instituciones pblicas: modernizacin, transparencia y buena gestin. En el Banco Central existen normas y polticas archivsticas, igualmente variados sistemas de informacin electrnicos, as como un sistema de archivos conformado por el archivo central, los archivos de gestin de las diferentes dependencias de la Institucin (divisiones, departamentos, secciones, reas, etc.), los archivos intermedios de los rganos Desconcentrados (SUPEN, SUGEVAL y SUGEF) y el Comit Institucional de Seleccin y Eliminacin de Documentos. Sin embargo, las normas no son utilizadas oportunamente por los funcionarios y los sistemas no estn relacionados entre s. Por lo tanto, es fundamental establecer un Sistema Archivstico Institucional (SAI), para integrar y organizar la informacin archivstica, conservarla y colocarla al servicio de los clientes internos y externos. El SAI se encargar de administrar los documentos, tanto fsicos como electrnicos desde el momento que se producen o reciben, hasta su salida una vez concluido el trmite.

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2. VENTAJAS DE UN SAI
Integra los diferentes sistemas de informacin para apoyar ms eficazmente las actividades administrativas y tcnicos de una institucin para la consecucin de los objetivos, proyectos y metas trazadas. Organiza sistemticamente la documentacin e informacin. Integracin del sistema de archivos del BCCR y sus rganos Desconcentrados. En las Normas Tcnicas, decretadas por la Gerencia, establece el Sistema de Archivos del Banco Central de Costa Rica y sus rganos Desconcentrados, sin embargo, en la prctica los elementos que lo conforman; a saber: archivo central, archivos de gestin e intermedios y Comit Institucional no se relacionan entre s y con el medio que los rodea. Permite a los jerarcas enterarse y dar seguimiento a los documentos concernientes que se producen, reciben y tramitan. Posibilita obtener reportes de los asuntos pendientes y el funcionario responsable. Garantiza una mayor certeza y seguridad en el momento de conformar expedientes administrativos solicitados por las entidades competentes. Proporciona una herramienta para medir el grado de eficiencia y eficacia de las direcciones generales, en el trmite de los asuntos encomendados. Posibilita establecer responsabilidades especficas para los funcionarios responsables del trmite de la correspondencia, incluyendo la finalizacin de los asuntos. Establece controles de calidad para el manejo de la correspondencia interna y externa que se tramita. Posibilita el conocimiento por parte de todas las instancias jerrquicas, en cuanto a la correspondencia interna y externa que se tramita Permite una mayor coordinacin entre las Jefaturas. Reduce los costos operativos, (fotocopiado, mensajera, archivo, impresin) etc., conduciendo a un uso eficiente de los recursos de la Institucin. Facilita la digitalizacin o microfilmacin de los documentos, as como la utilizacin de sistemas de informacin electrnicos. Adems se obtendr a corto y mediano plazo los siguientes beneficios para la Institucin: Con la digitalizacin de los documentos que se encuentran en custodia en el Archivo Central se permitir una consulta ms gil y oportuna dado que muchos usuarios podrn acceder simultneamente la misma informacin en el sistema de manejo electrnico de documentos. Se podr normalizar y controlar eficientemente la produccin documental en la institucin. Se lograr una reduccin significativa de la utilizacin de papel en la elaboracin de documentos, as como del espacio fsico que requiere para su conservacin.

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La agilidad del flujo y distribucin que se lograra con la utilizacin de medios electrnicos, beneficiara directamente todas las actividades de la institucin por la factibilidad de obtener resultados ms oportunos. Como valores agregados que se tendra con el desarrollo del proyecto se pueden mencionar: La regulacin de medios de comunicacin moderando la cantidad de copias y circulares, el uso correcto del fax, del correo electrnico, y otros medios de comunicacin, adems de la definicin de lineamientos generales de cmo elaborar una carta, un informe, una circular, etc. Como resultado la estandarizacin generada por el nuevo sistema de gestin de documentos. Esto permitira mejorar la imagen institucional. El mejoramiento del acceso a la informacin para toma de decisiones, pues con el nuevo sistema de gestin electrnica de documentos se dispondra de la informacin de una manera gil y oportuna.

3. MARCO LEGAL QUE REGULA EL SAI

El diseo y la implementacin del SAI estn basados en la legislacin vinculante, as como, en leyes conexas que complementan la legislacin archivstica costarricense. La legislacin archivstica brinda un marco jurdico adecuado para la organizacin y funcionamiento ptimo de un Sistema Nacional de Archivos adems, regula no slo la conservacin y organizacin de los archivos, sino tambin todos los aspectos de su utilizacin, lo que significa que el campo que norma, es sumamente amplio y delicado, si se recuerda que los archivos son las entidades o secciones de entidades que renen, conservan, clasifican, describen, seleccionan, administran, y facilitan los documentos textuales, grficos, audiovisuales y legibles por mquina, producidos por los individuos y las instituciones como resultado de sus actividades, y que son utilizados por parte de la administracin y para la investigacin. Ley N 7202 Con la promulgacin de la Ley N 7202 del Sistema Nacional de Archivos publicada el 24 de octubre del 1990 la cual otorga mayores facultades a la Direccin General de Archivo Nacional para actuar no solo en caso de destruccin indebida de documentos sino que se cumplan las disposiciones que tiene las instituciones de contar con un Archivo Central. Esta ley establece al Archivo Nacional como ente rector del Sistema y a la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de Documentos como rgano colegiado que determina el valor cientfico-cultural de los documentos y autoriza la eliminacin cuando proceda y de igual forma, entre otros aspectos importantes, la ley 7202, normaliza la creacin de Archivos Central en las Instituciones Pblicas la cual otorga facultades para actuar como rectores y

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asesores de los archivos de gestin y al Comit Institucional como rgano autnomo de la Institucin encargado de dictar las normas sobre seleccin y eliminacin de documentos de acuerdo con su valor administrativo y legal y de resolver las consultas sobre eliminacin de documentos. El reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, viene a complementar y desarrollar aspectos tcnicos de la ley, el cual ha servido como herramienta para los archivistas en el desarrollo de sus funciones. Este marco jurdico fortalece la existencia de archivos y archivistas, prevenir y evitar la prdida del patrimonio documental costarricense; regular el funcionamiento y organizacin de todos los archivos del Sistema y promover y mejorar la facilitacin y el acceso a los documentos e informacin. Leyes conexas Ley sobre Microfilmacin de Documentos N 4278 Respaldar la informacin que se encuentra en soporte papel a soporte microgrfico (pelcula fotogrfica), para preservar los documentos que por su informacin deban conservarse por tiempo indefinido; de igual forma, para agilizar los requerimientos de informacin en los procesos administrativos. Ley 8220 Con la Ley 8220 Proteccin al ciudadano del exceso de requisitos y trmites administrativo, los archivos han adquirido un valor agregado, ya que las instituciones pblicas se encuentran obligadas, doblemente, a administrar adecuadamente sus archivos por cuanto no podrn requerir nuevamente los documentos a los usuarios. Ley N 8292 Por otra parte, la Ley N 8292 Ley General de Control Interno, complementa la Ley del Sistema Nacional de Archivos, seala en el artculo 16 que cada institucin debe implantar y aplicar polticas y procedimientos de archivo en cuanto a la obligacin de mantener en la Institucin sistemas de informacin.
Artculo 16. Sistemas de informacin. Deber contarse con sistemas de informacin que permitan a la administracin activa tener una gestin documental institucional, entendiendo esta como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la informacin producida o recibida en la organizacin, en el desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvo en los objetivos trazados. Dicha gestin documental deber estar estrechamente relacionada con la gestin de la informacin, en la que debern contemplarse las bases de datos corporativas y las dems aplicaciones informticas, las cuales se constituyen en importantes fuentes de la informacin registrada.

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Uno de los principales objetivos del control interno es la posibilidad de Exigir confiabilidad y oportunidad de la informacin. (Ley de Control Interno, Art. 8, b). En este sentido, es fundamental que los documentos que soportan la informacin estn asegurados mediante las tcnicas archivsticas de administracin, conservacin y custodia. Los jerarcas de la Institucin estn obligados a documentar tanto las polticas y procedimientos para el desempeo de la Administracin, por lo tanto, se deben disear y confeccionar los documentos y registros, lo cuales debern ser administrados y mantenidos apropiadamente. (Ley de Control Interno, Art., 15, b, iii) Aqu, el orden y disciplina en el manejo de los archivos de gestin son fundamentales para cumplir este mandamiento, pues no hay control sin documentos ni documentos sin control. Manual de Normas Generales de Control Interno Adems, en el punto 5.6 del Captulo V Normas generales relativas a informacin y comunicacin del Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contralora General de la Repblica y las entidades y rganos sujetos a su fiscalizacin, publicado en La Gaceta No.107 del 5 de junio del 2002, se establece la importancia del mantenimiento de archivos institucionales. El Banco Central de Costa Rica representado en su jerarca, titulares subordinados y funcionarios en general tiene una responsabilidad ineludible otorgada por la ley General de Control Interno que al efecto reza: Artculo 1.- Contenido y mbito de aplicacin Esta Ley establece los criterios mnimos que debern observar la Contralora General de la Repblica y los entes u rganos sujetos a su fiscalizacin, en el establecimiento, funcionamiento, mantenimiento, perfeccionamiento y evaluacin de sus sistemas de control interno. (El destacado no es del original) An ms, el artculo 14 de la mencionada Ley, establece: Artculo 14.- Valoracin del riesgo En relacin con la valoracin del riesgo, sern deberes del jerarca y los titulares subordinados, entre otros, los siguientes: a) Identificar y analizar los riesgos relevantes asociados al logro de los objetivos y las metas institucionales, definidos tanto en los planes anuales operativos como en los planes de mediano y de largo plazos. b) Analizar el efecto posible de los riesgos identificados, su importancia y la probabilidad de que ocurran, y decidir las acciones que se tomarn para administrarlos. c) Adoptar las medidas necesarias para el funcionamiento adecuado del sistema de valoracin del riesgo y para ubicarse por lo menos en un nivel de riesgo organizacional aceptable.
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d) Establecer los mecanismos operativos que minimicen el riesgo en las acciones por ejecutar. (El destacado no es del original) Al referir la valoracin del riesgo, se consignan una serie de deberes que deben cumplirse especficamente, identificar y analizar los riesgos asociados al logro de los objetivos y metas institucionales, analizar su efecto, la importancia y la probabilidad de que ocurran, adoptar las medidas necesarias y por ltimo, establecer los mecanismos pertinentes para minimizar los riesgos. Ley N 8454 Con la propuesta de ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrnicos se pretende equiparar la validez de una firma manuscrita con una digital, mediante documentos electrnicos cuya utilizacin disminuira los plazos y costos de las transacciones pblicas y privadas. Otras normativas Directrices emitidas por la Junta Administrativa del Archivo Nacional y las normas internas de cada institucin. Directriz sobre uso de Papel y Tinta Gaceta N 65-Jueves 1 de abril del 2004. Velar por la produccin y mantener la integridad de los documentos con valor cientfico-cultural. Directriz con las Regulaciones Tcnicas sobre la Administracin de los Documentos producidos por medios automticos - Gaceta N 221 -.Jueves 11 de noviembre del 2004. Implementar las regulaciones y disposiciones que contemplen los requerimientos archivsticos, informticos, de conservacin y legales para una adecuada gestin de los documentos en soporte electrnico con el fin de garantizar la transparencia administrativa, los trabajos de investigacin, estudios, localizacin y el acceso de los ciudadanos a la informacin as como la permanencia del patrimonio documental. Normas Tcnicas para la Administracin, custodia y conservacin de los documentos en poder del Sistema de Archivos del Banco Central de Costa Rica y sus rganos de Desconcentrados. Las normas tcnicas tienen como objetivo regular la administracin, custodia y conservacin de los documentos producidos y recibidos por el sistema de archivos del Banco y sus rganos Desconcentrados.

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CAPTULO II
B. PROPUESTA DE DISEO
1. SISTEMA INTEGRAL DE LOS ARCHIVOS DE GESTIN Y CENTRAL
Con el fin de responder a los objetivos estratgicos de la Institucin, el Archivo Central unidad tcnico-administrativa que acta, conforme a la Ley 7202 y a las Normas Tcnicas, como rgano rector y asesor de los archivos de gestin y de los archivos intermedios propone integrar el sistema de archivos del Banco Central de Costa Rica para administrar eficiente y econmicamente los documentos producidos y recibidos por la entidad durante todo su ciclo de vida. Dado que la propuesta es de trascendencia institucional, consideramos pertinente que para el logro del proyecto es necesario organizar los archivos e integrar el sistema estableciendo los siguientes requerimientos archivsticos: 1.1. Diseo del cuadro de clasificacin.

Para desarrollar un Sistema Archivstico Institucional es bsico normalizar el sistema de clasificacin en la institucin. Clasificar: Tcnica archivstica encargada de dividir un fondo o una seccin documental de manera que los documentos reflejen la estructura orgnica, las funciones, las actividades y las relaciones internas y externas que se dan en la produccin de documentos. En un archivo de gestin, clasificar es determinar en cual carpeta se va a colocar un documento, segn su relacin con otros documentos. (Art. 79, Reglamento a la Ley 7202) Esta tcnica, tambin nos ayuda a archivar, siguiendo algn criterio, por tanto los documentos no se deben almacenar conforme se van produciendo. Objetivos del sistema de clasificacin: Rescatar la organicidad de los documentos Tener acceso rpidamente a la informacin Simplificar los procesos de ordenacin, descripcin y valoracin documental Facilitar la transferencia documental. Respeto al Principio de Procedencia.

Principios de la clasificacin La mayora de los documentos deben ser clasificados de acuerdo con su origen orgnico y funcional. Los documentos deben ser clasificados por asuntos slo en casos excepcionales.

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Deben evitarse los encabezados como general o miscelnea Debe evitarse la creacin excesiva de divisiones que dificulten la localizacin de los documentos. En lo posible deben separarse los documentos que reflejen las funciones sustantivas de las facilitativas. Los sistemas de clasificacin deben actualizarse peridicamente. Ventajas de un sistema de clasificacin estndar Todos los archivos pueden funcionar armoniosamente bajo un mismo sistema. Refleja la organizacin, actividades y relaciones de los entes productores de documentos. Se respeta la procedencia y el origen de los documentos. Los documentos se seleccionan automticamente. Existe un mayor control sobre los documentos originales y copias. Se ajusta a las necesidades y a los recursos disponibles. Se puede adaptar a un fondo cuyos documentos son el resultado de actividades tcnicas, administrativas o ambas. No necesita cambiar las unidades documentales cada inicio de ao. Las secretarias podrn trabajar sin dificultad en cualquier archivo, sin tener que amoldarse a esquemas o mtodos personalistas o subjetivos. Lo ms importante es que facilita el desarrollo de las otras labores. Elementos y sistemas de la clasificacin. De acuerdo con los elementos que se escojan para establecer un sistema de clasificacin, este puede ser funcional, orgnico o por asunto. Estos sistemas de clasificacin presentan fortalezas y debilidades. Por ejemplo; el sistema de clasificacin funcional es objetivo, exacto y fcil, pero rompe la unidad de los trmites y de las funciones tornando lento la bsqueda de los documentos y la toma de decisiones, pues hay que buscar en muchas carpetas. En el sistema orgnico la respuesta es rpida, haciendo rpida la toma de decisiones administrativas. Sin embargo, requiere conocer la organizacin y de entrenamiento, el proceso de archivar es lento. El sistema por asuntos presenta un alto grado de subjetividad, perdindose el contexto de produccin documental y su relacin con otros. En el caso del Banco Central lo recomendable es aprovechar las fortalezas de cada sistema de clasificacin, mediante el sistema llamado orfuas (orgnico, funcional y por asuntos) Gracias a las caractersticas comunes que presentan los documentos y la conformacin estructural del Banco es posible lograr que en corto tiempo tengamos operando adecuadamente el sistema en los archivos de gestin.

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Sistema ORFUAS La clasificacin se va a definir en el siguiente orden: Primer elemento. Segundo elemento. Tercer elemento. Estructura OR-gnica FU-nciones AS-untos

1) Vanse en anexos el sistema de clasificacin de la Presidencia 1.2. Mtodos de ordenacin

Una vez clasificados los documentos, es importante ordenar apropiadamente la documentacin. Ordenar: Unir los documentos (previamente clasificados) de un grupo utilizando el mtodo cronolgico, alfabtico, o numrico, dndoles luego, un lugar en el depsito, segn sean las normas establecidas por el Archivo Central. Este ordenamiento puede ser de unidades o piezas documentales y por caja. (Art. 82 y
83, Reglamento a la Ley 7202)

Los objetivos del proceso de ordenacin es ubicar y localizar los documentos. La ubicacin de los documentos se manifiesta en los instrumentos descriptivos (inventarios, hojas de remisin, ndices, etc.) y su localizacin en archivadores y estantera en caso de los depsitos, en el caso de los propios documentos en la unidad documental y en la pieza documental. Establecer un mtodo sencillo y que contemple el crecimiento de los documentos y las necesidades presentes y futuras de la organizacin. Adems, que posea cierto grado de elasticidad, para poder adaptarlo a las dificultades que se encontrarn en el futuro. Sin embargo, una vez escogido el mtodo, no es conveniente hacer modificaciones posteriores. Se respetar el orden original de los documentos, esto implica un anlisis de los documentos para evitar que se le aplique en forma incorrecta un mtodo de ordenacin o para evitar que se cambien los mtodos utilizados sin ningn fundamento terico o prctico. Una vez determinado el mtodo inicia la fase fsica. Los documentos se colocan en las unidades de conservacin, se identifican con etiquetas, se rotulan con el contenido y se ubican en la gaveta del archivador o en el estante del depsito. Segn diagnstico los mtodos de ordenacin de documentos utilizados en el Banco Central son el: Cronolgico, numrico y alfabtico, que se aplican tanto en los archivos de Gestin como en el archivo central.

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1.3.

Instrumentos automatizados descriptivos de control

En el Archivo Central se utilizan los siguientes instrumentos de control: Hojas de remisin. Inventarios en excel. Formularios de prstamo de documentos. Tablas de plazos de conservacin de documentos. Control en excel de entrada y salida de expedientes.

En los Archivos de Gestin se utilizan: Hojas de remisin. Control electrnico de entrada y salida de correspondencia

Solo algunas oficinas utilizan el control de prstamos de documentos, por lo que se debe insistir en que se aplique esta medida en todos los departamentos. Los diferentes instrumentos utilizados tanto por el Archivo Central como en los archivos de gestin son manuales o se encuentran en los discos locales de las computadoras por lo cual constantemente son alterados por las personas, adems no generan estadsticas, en este caso es necesario establecer formularios electrnicos que nos sirvan de registro, control, alarmas, alertas, auto delegaciones, notificaciones y se pueda realizar anlisis estadsticos de los procesos. 2) Vase en anexos los instrumentos tanto de control como descriptivos 1.4. Unidades de conservacin

En las oficinas administrativas y tcnicas se utilizan los libros, las carpetas y el portafolio (ampos). En el Archivo Central se utiliza las carpetas, los libros y las cajas. 1.5. Normalizacin de la produccin documental

Se debe impulsar mediante cursos y manuales de procedimientos la normalizacin en la produccin de los documentos. Por ejemplo; Incluir en el Manual de Procedimientos que se elaborar para el Sistema Archivstico Institucional un captulo de normalizacin de la produccin documental, para regular los siguientes aspectos: Establecer para la produccin de los documentos el papel de tamao carta. Definir la distribucin de la informacin en los oficios. En este punto hay que regular que el sello y la firma se ubique siempre en un mismo lugar. Adems que el encabezado de los oficios sea uniforme y la utilizacin de una misma tcnica secretarial.

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Uniformar el uso del papel membretado en todas las oficinas. Generalizar el uso de un mismo membrete y la correcta identificacin de los oficios, mediante el uso un mismo membrete, el empleo obligatorio de la sigla, nmero y ao. 3) Vase en anexos un modelo de carta.

1.6.

Procedimientos

Es necesario que se elabore un manual de los procedimientos de cada una de las funciones archivsticas, ya que ser el instrumento que permitir la continuidad de las labores en ausencia o sustitucin de un funcionario. Ser la gua que les permitir a los funcionarios del Archivo Central y de los archivos de gestin realizar sus funciones en forma correcta y ordenada. 4) Ver Manual del Archivo Nacional

2. SISTEMA DE ARCHIVO CENTRAL

2.1. Aplicacin de la Tecnologa de Informacin y comunicacin TIC

Modernizar el software y hardware que dispone el Archivo Central para la realizacin de los diferentes procesos administrativos y tcnicos. Dar contenido presupuestario al Archivo Central para materializar el proyecto de digitalizacin de documentos. Establecer un sistema de manejo electrnico de documentos para controlar, almacenar y recuperar los documentos producidos y recibidos por la Institucin. 2.2. Almacenamiento de la documentacin

Todos los documentos fsicos estn clasificados por procedencia, ordenados alfabtica, cronolgica y numricamente, asimismo los estantes estn debidamente ordenados por filas y numerados, lo que permite ubicar los documentos fcilmente, el acceso a la consulta es rpido, oportuno y diligente. Sin embargo, el Archivo Central no cuenta con un servidor para almacenar la documentacin e informacin que se procesa.

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2.3.

Identificacin de la documentacin

Los tipos documentales que se encuentran en el Archivo Central y en los archivos de gestin son: Actas y sus expedientes, correspondencia, informes, licitaciones, libros contables: mayor, diario y balances, expedientes laborales, acadmicos, procesos administrativos, convenios, planillas, fotografas, recortes de peridicos, etc. Sin embargo, no se tiene claro la identificacin total de la documentacin institucional por lo que es necesario levantar un inventario de los tipos documentales que produce u recibe la Institucin. 2.4. Creacin del Comit Institucional

El Comit Institucional de Seleccin y Eliminacin del BCCR Fue creado el 28 de mayo de 1996. Se rene una y dos veces al ao. Sus actuales miembros son: Alexander Garca Sand, encargado del Archivo Central; Jorge Murillo Soto, representante del Director Administrativo y falta por designar al representante del asesor legal, ya que el titular renunci de la Institucin. 2.5. Valoracin- Tablas de Plazos

El Banco Central dispone de dos tablas parciales de plazos. Informes de Seleccin 3-99 y 18-2001. Igualmente, para la seleccin documental cuenta con la tabla parcial de plazos de documentos bancarios. Informe de Estudio 89-2002. Sin embargo, hay que confeccionar la Tabla de Plazos de Conservacin de Documentos Institucional. Respecto a las tablas de plazos de la Presidencia, se examin si los plazos de conservacin de los documentos son an validos, as como determinar si los criterios estn acordes a la vigencia del documento. Determinndose que no es necesario cambiar los plazos establecidos, sin embargo, se actualiz la informacin y se elabor la tabla de plazos de los nuevos tipos documentales. 2.6. Infraestructura-Local

El Archivo Central dispone de 870 metros cuadrados distribuido porcentualmente en las siguientes reas: 1. 2. 3. 4. 5. El rea administrativa, proceso y consulta dispone del un 11% Los depsitos disponen de un 69 %. El rea carga y descarga dispone de un 11% El rea de microfilmacin dispone de un 6% El rea de consulta de las micropelculas dispone de un 3%

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Se necesita ms espacio fsico para los depsitos de los documentos Al respecto, debe considerarse que la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de Documentos est evaluando ms tipos documentales con valor cientfico-cultural, por lo que nos obligara a contar con ms espacio fsico con el ambiente antes indicado. Igualmente, con la implementacin del SAI los archivos de gestin y los intermedios se vern obligados a transferir sus documentos al Archivo Central. 2.7. Descripcin

Para la descripcin de los documentos se elaboraron los siguientes instrumentos descriptivos: hojas (listas de) de remisin, tablas de plazos de conservacin e inventarios, lo que permite localizar los documentos para facilitarlos y controlarlos. Igualmente se podra utilizar cualquier otro instrumento que facilite el trabajo (actas o listas de eliminacin). Estas listas se encuentran impresas e igualmente se lleva un control en hoja Excel. No obstante, el archivo central tiene 11.695 documentos de valor cientfico cultural sin clasificar, ordenar y describir. Asimismo el Banco Central dispone de bases de datos sin la debida descripcin. 2.8. Transferencia de documentos

Para la transferencia de documentos las Normas tcnicas para la administracin, custodia y conservacin de los documentos en poder del sistema de archivos del Banco Central de Costa Rica y sus rganos Desconcentrados define en sus artculos 10, 11 y 12 las pautas que se deben seguir para la correcta transferencia de los documentos al Archivo Central de la Institucin. Normas tcnicas De las transferencias de documentos al Archivo Central Artculo 10 El Archivo Central recibir debidamente organizada toda la documentacin dispersa que ha sido producida y recibida por las dependencias de la Institucin, de acuerdo con los plazos de conservacin y requisitos establecidos. Artculo 11 La remisin de los documentos de los archivos de gestin al Archivo Central, debe hacerse con las siguientes indicaciones: 1. Que su trmite administrativo haya terminado.

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2. La documentacin debe estar, debidamente clasificada, ordenada, foliada y en su respectivo file formalmente rotulado, indicando su contenido. 3. No incluir copias del mismo documento. 4. Toda documentacin debe enviarse con su respectiva hoja de remisin, detallada en orden organizacional y fecha de la emisin del documento. 5. Enviar al Archivo Central por correo electrnico borrador de la tabla de plazos y hoja de remisin para corregir errores y deficiencias que note. 6. El Archivo Central reenviar por el mismo medio la tabla de plazos y la hoja de remisin analizada y corregida. Igualmente facultar a los archivos del sistema para que efecten la transferencia de los documentos de conformidad con lo descrito en la hoja de remisin. 7. Los funcionarios del Archivo Central, Archivos de Gestin y Archivos Intermedios confrontarn los documentos con sus respectivas hojas de remisin. 8. La transferencia que no cumpla con las indicaciones antes mencionados, no ser admitida. Artculo 12 En caso de que alguna dependencia de la Institucin desaparezca por reestructuracin organizacional, toda su documentacin deber ser remitida al Archivo Central. 2.9. Servicios

Las condiciones para brindar los servicios de prstamo de documentos, consulta de los documentos conservados, asesoras, valoracin de documentos y reciclaje son ptimas. No as los servicios de capacitacin, inspecciones y microfilmacin de documentos. Es necesario establecer un programa formal de capacitacin, de inspeccin en los archivos de gestin y microfilmacin de documentos. 2.10. Difusin Como se expres en el diagnstico, el Archivo Central diseo su pgina Web, actualmente se encuentra en los ltimos ajustes. La finalidad de esta herramienta es divulgar las funciones, competencias y responsabilidades del Archivo Central, as como las del Comit Institucional de Seleccin y Eliminacin de Documentos, y toda informacin que se considere de inters formativo institucional. (Circulares, boletines, folletos, etc.) Tambin, se har exposiciones virtuales de fotografas antiguas sobre acontecimientos del Banco, igualmente se comunicar los servicios recientes. Por Ejemplo, la capacitacin y asesoramiento tcnico.

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CAPTULO III
C. ASPECTOS LOGSTICOS
1. GRUPO ASESOR
Dado que la propuesta sugerida es de trascendencia para el Banco Central de Costa Rica y reviste caractersticas que requieren competencias archivsticas, informticas, de control interno, legales y de planeamiento consideramos pertinente conformar un grupo asesor para que se encargue del proyecto en sus aspectos logstico y administrativo y sirva de enlace entre la mxima autoridad administrativa y el proyecto. De igual forma competente para apoyar a la gerencia, legitimar el proyecto, ejecutar las recomendaciones y afirmar la implementacin del SAI. Es nuestro criterio, que el grupo asesor est integrado por un profesional de la Auditora Interna, Divisin de Tecnologas de Informacin, Divisin Asesora Jurdica, Departamento Desarrollo Institucional, Proceso Archivo Central y Director Administrativo de la Institucin o representante y un asesor de la Direccin General del Archivo Nacional. El grupo asesor tendr las siguientes funciones: controlar, supervisar, aportar criterios tcnicos y coordinar las fases del proyecto, determinar el cumplimiento de los objetivos, recomendar y apoyar acciones, motivar al personal, buscar los diversos recursos y sugerir la ubicacin del SAI dentro de la estructura orgnica.

2. PROPUESTA DE ADSCRIPCIN DEL SAI

Para garantizar el logro del SAI es pertinente disponer del apoyo decisorio de las autoridades administrativas, de igual forma estas autoridades deben considerar la ubicacin del Archivo Central dentro de la Institucin. Recordemos que el Archivo Central es la unidad tcnica-administrativa que acta como rgano rector y asesor de los archivos de gestin. En la directriz con las regulaciones tcnicas sobre la administracin de los documentos electrnicos, puntualiza a los responsables de la gestin documental en los siguientes trminos: a1. De conformidad con la Ley 7202, los responsables en materia de gestin documental dentro de cada institucin, son los jefes y encargados de los archivos centrales, y a ellos les corresponde la responsabilidad de velar por la correcta produccin y organizacin de los documentos y as asegurar que se cumpla con su ciclo vital.

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a2. Los responsables en materia de gestin documental deben establecer las polticas y los procedimientos institucionales para la creacin, organizacin, utilizacin y conservacin de los documentos en cualquier soporte, y estas deben ser de acatamiento obligatorio para todos los miembros de la organizacin. El Ministerio de Planificacin Nacional y Poltica Econmica (MIDEPLAN) hace una recomendacin sobre la ubicacin del Archivo Central dentro de las Instituciones Pblicas. Se transcribe la recomendacin e inserta grfico del organigrama. En relacin con los centros de informtica o de sistemas es criterio del Ministerio de Planificacin que la ubicacin adecuada se encuentre fuera de la estructura organizativa del rea administrativa financiera, ya que aunque su funcin tambin es de apoyo logstico, la experiencia presenta importantes sesgos, pues generalmente termina concentrada en planillas o contabilidad. En este sentido se busca garantizar que las instituciones cuenten con centros de apoyo de sistemas que les garantice una visin de las reas sustantivas. Se debe garantizar la custodia de los documentos del Estado, formulando polticas y estableciendo prcticas administrativas racionales y sanas, con el fin de facilitar al ciudadano el acceso a la informacin, sustentar la toma de decisiones y conservar la memoria institucional del Estado. Las instituciones estn obligadas a disear los instrumentos, polticas y medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de la Ley 7202, Ley del Sistema Nacional de Archivos, en donde se establece la responsabilidad institucional del adecuado manejo y proteccin de los documentos pblicos. Se recomienda que en la estructura organizacional exista una unidad administrativa denominada Archivo Administrativo o Central. Que efecte las funciones que le son asignadas en dicha ley y que cumpla con el siguiente objetivo central: "Reunir, conservar, organizar y facilitar la consulta de la documentacin con valor administrativo y legal, producida y recibida por la institucin, cualquiera que sea su soporte (manuscritos, impresos, grficos, audiovisuales, informticos, etc.), cumpliendo con los artculos 40 y 46 de la Ley 7202 y 61 a 65 del reglamento de dicha ley". Los documentos se pueden ir eliminando, a los 2, 5, 10 o ms aos, si carecen de valor para la institucin y para la Direccin General de Archivo Nacional".

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Cumplimiento legal Artculos 41 de la Ley 7202 El Banco Central dispone de un archivo central para la debida conservacin y organizacin de los documentos Artculos 42 de la Ley 7202 Respecto al cumplimiento de las funciones el Archivo Central del Banco Central de Costa Rica ha realizado sus funciones de una manera perseverante, para lo cual hace un esfuerzo por desarrollar sus actividades de acuerdo con las normativas vigentes, sin embargo, ha sido difcil cumplir a cabalidad con lo estipulado.

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Artculo 16, captulo III de la Ley 8292 de Control Interno El Banco Central dispone de sistemas de informacin tanto de documentos fsicos como electrnicos, sin embargo, no estn relacionados, circunstancia que no permite a la administracin tener una gestin documental institucional centralizada. Artculo 16. Sistemas de informacin. Deber contarse con sistemas de informacin que permitan a la administracin activa tener una gestin documental institucional, entendiendo esta como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la informacin producida o recibida en la organizacin, en el desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvo en los objetivos trazados. Dicha gestin documental deber estar estrechamente relacionada con la gestin de la informacin, en la que debern contemplarse las bases de datos corporativas y las dems aplicaciones informticas, las cuales se constituyen en importantes fuentes de la informacin registrada. En cuanto a la informacin y comunicacin, sern deberes del jerarca y de los titulares subordinados, como responsables del buen funcionamiento del sistema de informacin, entre otros, los siguientes: a. Contar con procesos que permitan identificar y registrar informacin confiable, relevante, pertinente y oportuna; asimismo, que la informacin sea comunicada a la administracin activa que la necesite, en la forma y dentro del plazo requerido para el cumplimiento adecuado de sus responsabilidades, incluidas las de control interno. b. Armonizar los sistemas de informacin con los objetivos institucionales y verificar que sean adecuados para el cuido y manejo eficientes de los recursos pblicos. c. Establecer las polticas, los procedimientos y recursos para disponer de un archivo institucional, de conformidad con lo sealado en el ordenamiento jurdico y tcnico. (Ley del Sistema Nacional de Archivos) Artculo 5.6, captulo V del Manual de Normas Generales de Control Interno Respecto al cumplimiento del artculo, no se ha hecho un estudio sobre el mantenimiento en los archivos de gestin. En lo que afecta al Archivo Central no hay un apropiado mantenimiento. Artculo 5.6 del Captulo V Normas generales relativas a informacin y comunicacin del Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contralora General de la Repblica y las entidades y rganos sujetos a su fiscalizacin, publicado en La Gaceta No.107 del 5 de junio del 2002, establece la importancia del mantenimiento de archivos institucionales.

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3. RECURSOS PARA EL DISEO DEL SAI

Recursos Humanos Actualmente en el Archivo Central trabajan, a tiempo completo, dos funcionarios. Sin embargo, para desarrollar y lograr los objetivos del SAI se requiere mnimo dos funcionarios ms. Justificacin. La Gestin Documental se constituye en un factor decisorio, que interviene en todos los planos: tecnolgico, poltico, econmico, cientfico, administrativo, y otros, razn por la cual los archivos estn obligados a asumir en forma ntegra su doble misin, por un lado como custodios y promotores de las fuentes de identidad cultural y por otro, como eficientes colaboradores en el esfuerzo por lograr mayores niveles de desarrollo institucional y nacional. Los objetivos y funciones del Archivo Central van ms all de custodiar documentos, lo es tambin, disponer documentos e informacin veraz y oportuna para toda la Administracin. Asimismo, tener mayor control sobre la gestacin y produccin documental, lograr la agilizacin de los procesos, reducir costos operativos, desarrollar una mayor seguridad en su funcionamiento y la oportunidad de obtener documentos e informacin sobre otros sistemas que operan en la Institucin para efecto de investigacin o toma de decisiones. Es evidente que para continuar con la labor archivstica, es sumamente necesaria la presencia de los archivistas en el manejo de las fuentes primarias, en ese sentido se hace necesario dotar al Archivo Central de ms personal idneo pues no se puede desatender las funciones administrativas y tcnicasoperativas reglamentadas descritas en las leyes y procedimientos del Archivo Central que demandan mucho tiempo. Si observamos en el diagnstico las labores que no se estn atendiendo o desarrollando, el recurso humano es fundamental para hacer muchas de estas tareas (operativas), permitiendo a los funcionarios del Archivo Central incursionar en otras sustantivas como la capacitacin, organizacin, normalizacin e inspeccin de los archivos. Econmicos Es sumamente importante para el SAI disponer de contenido presupuestario conforme.

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Recursos materiales El Archivo Central tiene los siguientes recursos materiales: Seis mesas de trabajo, dos mesas para atender a los clientes, tres escritorios, catorce sillas, cuatro carritos, doscientos estantes de metal, siete archivadores para rollos de microfilm, 200 cajas libres de cido, carpetas, guantes, gabachas, mascarillas, etc. Igualmente, Un scanner sencillo, una impresora lser, una fotocopiadora en mal estado. Una microfilmadora antigua, dos lectores, dos impresoras modernas y dos reveladoras. Tres acondicionadores sencillos de aire y un deshumificador. Sin embargo, para impulsar el Sistema Archivstico Institucional se requiere de: Una fotocopiadora moderna. La actual no funciona. Una microfilmadora moderna. La actual no cuenta con contrato de mantenimiento y los repuestos ya no los fabrican. Escner de alta resolucin. Para digitalizar los documentos que se encuentran en custodia en el Archivo Central para reducir el tiempo de la consulta y conservar y salvaguardar el documento original. Extractor de aire. Para extraer del cuarto de revelado los gases de lo qumicos. Ascensor. El Archivo Central se encuentra en el segundo piso del edificio, las gradas de acceso son muy angostas por lo que hace difcil subir las cajas grandes de documentos, adems son muy pesadas. Igualmente, para establecer las condiciones ptimas para la conservacin de los documentos, se requiere: 1. Acondicionador de aire para los depsitos de documentos o en su efecto un sistema de ventilacin mecnica, o 20 ventiladores 2. 10 deshumificadores de aire 3. Aspiradora industrial 4. Un plan de prevencin de desastres 5. Un plan de documentos esenciales 6. Salida de emergencia 7. 6 lmparas de emergencia 8. Alarmas (robo, incendio, humo, fuego ) 9. Cmaras de seguridad 10. 5.000 cajas para guardar los documentos 11. 30 estantes convencionales y estantes especiales para la custodia de los CDS, disquetes, cintas, planos, etc.

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Tecnologa Actualmente, el Archivo Central dispone de tres equipos de cmputo. Dos de clase C y uno A. por lo que imposibilita abrir o correr los programas por incompatibilidad, limitado las labores. Para estar acorde a las necesidades del sistema de archivos y clientes en general se requiere de: Tres equipos de cmputo clase A Ampliacin de espacio asignado en la red Software. Contar con sistemas automatizados para la indexacin de la documentacin, que permita hacer bsquedas retrospectivas por temas, de acuerdo con las necesidades de los clientes agilizar los procesos archivsticos y la obtencin oportuna de la informacin.

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2. Conclusiones y recomendaciones

2.1.

Conclusin

En los ltimos aos, el Archivo Central ha visto con gran preocupacin el distanciamiento y desconocimiento que han venido mostrando las dependencias de la Institucin en la aplicacin de polticas y procedimientos pertenecientes a la gestin documental. Consecuente, tanto el Archivo Central como el Comit Institucional y la Auditora Interna han preparado y enviado a los directores una infinidad de documentos donde se detallan los asuntos ms delicados e importantes que requieren un anlisis urgente de atender por parte de las autoridades administrativas. Los documentos enviados y la produccin de normativas legales que vienen, en buena medida, a complementar y desarrollar aspectos tcnicos y legales de la ley 7202, han concienciado a las autoridades del Banco Central sobre la importancia que tiene la gestin documental, igualmente han servido al personal del archivo central facilitar y fortalecer las tareas. En ese sentido la Gerencia ha solicitado al Archivo Central impulsar una propuesta que permita la implementacin de un sistema automatizado de gestin documental para controlar, almacenar y recuperar los documentos fsicos y electrnicos recibidos y elaborados por las distintas dependencias del Banco. 2.2. Recomendaciones

1. Es importante para el Archivo Central contar con el apoyo de los superiores jerrquicos, igualmente con el conocimiento tcnico y experiencia de la Direccin General del Archivo Nacional en este campo, para que la propuesta se materialice y poder disponer de archivos debidamente organizados para que contribuyan en la transparencia administrativa, la rendicin de cuentas de los funcionarios, faciliten la toma de decisiones oportunas y de un servicio eficiente y eficaz. 2. Establecer programas de capacitacin continuas para formar archivstica e integral a los funcionarios encargados de los archivos de gestin. 3. Dotar al Archivo Central de personal idneo para que los tcnicos profesionales titulares puedan atender y desarrollar las funciones sustantivas como la capacitacin, organizacin, normalizacin e inspeccin de los archivos. Igualmente puedan dar seguimiento dentro de la Institucin, al cumplimiento de las normativas archivsticas.

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4. Incluir los procedimientos archivsticos en los procesos administrativos y tcnicos de la Institucin para concientizar y educar a los funcionarios que producen y reciben documentos de la Institucin. 5. Formalizar la compra o desarrollar un Sistema Automatizado de Gestin Documental e Informacin Institucional, que permita a la administracin activa tener una herramienta tecnolgica capaz de administrar automticamente la gestin documental. 6. Implementar un Sistema de Manejo de Documentos Electrnicos de la correspondencia Institucional 7. Integrar el proceso de Correspondencia al Archivo Central para establecer un trmite nico de requisitos (documentos) y trmites administrativos 8. Dotar al Archivo Central de equipo, material e implementos y medidas de seguridad.
3. Anexos

1) 2) 3) 4) 5) 6) 7)

Sistema de clasificacin de la Presidencia Instrumentos tanto de control como descriptivos Modelo de carta Manual del Archivo Nacional Respuesta de la Gerencia G/N 583-2005 Solicitud de la Divisin Administrativa DA-452-2005 Respuesta de la Gerencia G/N 938-2005

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