Microsoft Office

Microsoft Excel

CURS 7 Celule i domenii

Tipuri de date care se pot introduce n foaia de lucru
Datele dintr-o foaie de lucru sunt organizate sub forma unui tabel n care liniile sunt numerotate 1, 2, 3, ... reprezentnd antetele de linii, iar coloanele A, B, C, ... reprezentnd antetele de coloane. Exist 16384 de linii i 256 de coloane (A, ..., Z, AA, ..., AZ, BA, ..., BZ, IA,..., IV). Un element de baz din tabel este intersecia unei linii cu o coloan i se numete celul. O celul se identific prin litera coloanei i numrul liniei corespunztoare, de exemplu A2, B10 etc. O asemenea combinaie se numete referin sau adresa celulei. Observaie. De fapt mai exist un sistem alternativ de identificare a celulelor care poate fi ales dintre opiunile sistemului Excel (Tools, Options, General): RiCj, unde i este numrul liniei, iar j este numrul coloanei. O zon dreptunghiular de celule alturate (adiacente) se numete domeniu. El se va identifica printr-o referin care conine adresele celulelor din coltul stnga sus i coltul dreapta jos din domeniu, separate de ":". De exemplu, domeniul A2:E5 conine 5*4=20 celule. ntr-o celul se pot introduce dou tipuri de informaii: valori i formule (de calcul cu valori). Valorile sunt date constante de urmtoarele tipuri: 1. text (ir de caractere) - succesiune de maximum 255 de caractere tipribile; 2. numr ntreg sau real n format cu parte ntreag i parte fracionara sau n format cu exponent (tiinific), de tipul n.mmmE{+/-}ee. Un numr poate conine urmtoarele caractere speciale: +, -, . separator de mii, sute de mii, / simbol de fracie, $ simbol monetar, % procent, , virgul zecimal, E i e exponent (notaie tiinific); 3. data calendaristic i marca de timp/or. Orice data calendaristic se convertete n dat de tip numeric, adic un numr reprezentnd numrul de zile scurs de la o data de referin (uzual, 1 ianuarie 1900). De exemplu, datei 1 ianuarie 1900 i corespunde numrul de zile 1, datei 2 ianuarie 1900 - numrul 2 etc. 4. logic: TRUE, FALSE (rezultate ale unor funcii); 5. eroare, dac Excel nu poate evalua o formul. De exemplu dorim s cream un tabel cu candidaii la un concurs de admitere. Vom reine: numele i prenumele lor, mpreuna cu notele la trei probe de examen. Coloanele Nume, Prenume vor avea valori ir de caractere sau text, iar Nota1, Nota2, Nota3 numere reale. ntregul domeniu este A3:F24, iar valorilor de nume le corespunde domeniul A4:A24 etc. Formulele sunt expresii compuse din operanzi i operatori. Ele se vor introduce precedate de semnul =. 1. Operanzii sunt constante, referine la celule sau domenii, nume i funcii (predefinite sau definite de ctre utilizator). 2. Referinele sunt construcii care permit identificarea celulelor sau grupurilor de celule. O referin se va numi relativ dac apare ntr-o formul, iar la copierea formulei referina respectiv se va modifica corespunztor poziiei ei relative fa de noua celul. 1

Microsoft Office Microsoft Excel De exemplu, dac n celula B2 avem formula =sum(A1;C3) i ea se copiaz n celula E3, atunci aici se va modifica automat n =sum(D2;F4). Pentru a fixa poziia unei coloane sau linii ntr-o referin, o prefixm cu caracterul $ n faa coloanei/liniei. Astfel, obinem referine absolute (de exemplu: $A$10, $B$5) sau mixte, pentru care numai una din specificaiile de linii sau coloane este absolut iar cealalt este relativ (de exemplu: $A10, A$10). Exist referine care pot adresa: date din alte foi de lucru, denumite referine 3D. Acestea au forma numefoaie!referin. Exemplu: Sheet1!$A$2, Sheet2:Sheet5!A5:C8. date din alte mape de lucru, denumite referine externe. Acestea specific numele mapei i al foii (calea de directoare este obligatorie dac fiierul mapei nu se gsete n mapa curent) Exemplu: 'c:\temp\[fisxl.xls]foaia1'!$a$2 sau [ex.xls]adresa!$b$3 (ultimul fiier se afl n directorul curent). date din alte aplicaii, denumite referine la distan. Acestea au forma: nume_aplicaie|nume_doc!referin. Exemplu: Word.Doc.6|'c:\temp\ci12.doc'!adresaleg. Numele pot fi definite pentru a identifica celule sau domenii. Se selecteaz cu mouse-ul zona dorit, apoi se alege opiunea Insert, Name, Define i se introduce numele dorit. Pentru referirea unui domeniu modificabil care apare n mai multe formule din foaia de lucru, asocierea unui nume este foarte util. n acest caz, modificarea domeniului se va realiza o singur dat, prin redefinirea numelui i nu n toate apariiile adresei sale din foaia de lucru. n plus, folosirea unor nume sugestive de domenii poate simplifica nelegerea calculelor din foaia de lucru. Funcii: exist diferite tipuri de funcii predefinite: statistice, matematice, pentru date i ore, pentru baze de date financiare, pentru texte, cutri, logice. Informaii despre fiecare funcie putem obine cu butonul Insert Function (marcat cu simbolul "fx") sau prin utilizarea opiunii Insert, Function. Operatorii precizeaz operaia/aciunea care se executa asupra operanzilor. n funcie de tipurile operanzilor, acetia pot fi: 1. aritmetici: +, -, *, /, ^ (ridicarea la putere), % (simbolul procent dup o valoare); 2. pentru iruri de caractere: concatenare & (alturare); 3. relaionali: pentru verificarea relaiilor matematice =, <, >, <=, >=, <> (diferit), avnd c rezultat o valoare logic; 4. pentru referine la celule sau domenii: combin 2 referine caracterul ":" ntre 2 referine la celule sau domenii creeaz un domeniu (dup s-a artat nainte); caracterul spaiu ntre 2 referine definete domeniul comun; caracterul punct i virgul ";" ntre 2 referine definete reuniunea celor 2 domenii. 2

Microsoft Office Exemple: sum(D7:E7), sum(A1:B5 B3:C7), sum(A1:B5;B3:C7).

Microsoft Excel

Exist o ordine prestabilit n care se evalueaz operatorii, dat de un tabel al prioritii operatorilor. n ordinea descresctoare a prioritilor, acesta este: : (domeniu), spaiu (intersecie de domenii), punct i virgula (reuniune de domenii), - (operatorul unar de negativare), % (procent), ^ (ridicare la putere), * i / (nmulire i mprire ca operatori binari cu aceeai prioritate), + i - (adunarea i scderea ca operatori binari, cu aceeai prioritate), & (concatenare), operatorii relaionali. Observaie. Pentru calcularea unei sume exist buton special marcat cu simbolul i nu este neaprat necesar selectarea domeniului (dac acesta se poate deduce, fiind situat adiacent pe o linie sau coloan), ci se realizeaz o simpl poziionare n celula situat imediat sub/n dreapta domeniului. n introducerea formulelor, pentru ca acestea s calculeze corect valorile dorite, se recomand s se acorde atenie modului de adresare. n cazul n care, din greeal, n formula dintr-o celul apare nsi adresa celulei, va rezulta un calcul infinit, limitat doar de numrul maxim de iteraii stabilit n opiunile Excel (Tools, Options, Calculation). O asemenea eroare este semnalata de sistem cu mesajul "Circular Reference". Pentru rezolvarea unor probleme de adresare mai complexe, cu lanuri de dependene multiple se pune la dispoziie facilitatea Tools, Auditing. n plus, modificarea valorii unei celule implicate ntr-un calcul astfel nct s se obin un anumit rezultat final ntr-o celul destinaie se poate realiza folosind opiunea Tools, Goal Seek, specificnd valoarea final dorit i adresa celulei care se dorete modificat.

n afar de valoarea sau formula introdus ntr-o celul, acesteia i se mai poate ataa un comentariu, care va aprea la deplasarea cursorului mouse-ului deasupra celulei, relevnd semnificaia unor date din foaia de lucru. Introducerea comentariului se poate realiza din meniul principal cu Insert, Comment sau din meniul contextual al celulei sau domeniului selectat, cu opiunea Insert Comment. Comentariile se pot edita cu opiunea Edit Comment (din meniul contextual al domeniului selectat sau din meniul Insert) i terge cu Delete Comment (din meniul contextual). Toate comentariile introduse n foaia de lucru se pot activa (vizualiza) /inactiva folosind opiunea View, Comments, care afieaz suplimentar o bar de instrumente destinat operrii asupra acestora.

Modificarea datelor din foaia de lucru

Odat introduse datele n foaia de lucru, ele pot fi modificate prin operaii de editare. Editarea valorii unei celule se realiz prin: 1. clic dublu cu mouse-ul pe celula respectiva; 2. selectarea celulei i apoi selectarea barei de formule; 3. apsarea tastei F2; Dup ce se realizeaz modificrile dorite, se tasteaz ENTER. 3

Microsoft Office Microsoft Excel Pentru a realiza operaii de editare asupra unor zone din foaia de lucru, se aplic regula de baz de a selecta nti zona supus prelucrrii, iar apoi de a specifica aciunea dorit. Selectarea se face prin deplasarea mouse-ului, cu butonul din stnga apsat, peste zona de celule dorit. O linie sau o coloan se mai pot selecta prin acionarea cu mouse-ul a antetului lor. De exemplu, dac se dorete selectarea ntregii coloane C, se va efectua un clic cu mouseul pe zona care conine litera C din partea superioar a zonei de lucru. Dac se dorete selectarea tuturor celulelor din zona de lucru, se efectueaz un clic cu mouseul pe butonul aflat la intersecia antetului de linie cu antetul de coloan.

Operaiile de editare posibile sunt descrise n continuare: Mutarea unei zone selectate se poate realiza prin: 1. efectuarea unui clic cu mouse-ul pe una dintre marginile domeniului, meninerea butonului mouse-ului apsat i deplasarea n noua poziie; daca se dorete inserarea ntre alte date, se va ine tasta SHIFT apsat (implicit se scrie peste datele existente); 2. utilizarea opiunilor Edit, Cut i Edit, Paste; 3. utilizarea butoanele Cut i Paste din bara de instrumente. Copierea unei zone selectate se poate realiza prin: 1. efectuarea acelorai operaii c i n cazul mutrii, doar c se menine tasta CTRL apsat; 2. utilizarea opiunilor Edit, Cut i Edit, Paste; 3. utilizarea butoanele Copy i Paste din bara de instrumente. Observaie. O facilitate special de copiere este oferita prin intermediul opiunii Edit, Paste Special, care permite selectarea unor elemente ce se doresc copiate din sursa marcat: doar valoarea, formula, formatul, comentariile etc. n plus, n cazul n care sursa este un domeniu, se pot realiza operaii speciale la destinaie: transpunerea domeniului sau chiar realizarea unei operaii aritmetice sau matriciale ntre domeniile surs i destinaie.

Microsoft Office Microsoft Excel tergerea coninutului unei zone selectate se realizeaz prin utilizarea opiunii Edit, Clear cu una dintre urmtoarele variante: 1. All - tergerea ntregului coninut al zonei; 2. Contents - tergerea valorii sau formulei din zona respectiv; 3. Formats - eliminarea atributele de formatare a zonei; 4. Notes - tergerea comentariilor din zona de celule respectiv. Observaii: Utilizarea comenzii Clear conduce doar la tergerea coninutului zonei selectate, fr a se elimina liniile/coloanele (deci nu se realizeaz operaii de translatare de linii i coloane). Eliminarea coninutului unor linii/coloane utiliznd exclusiv mouse-ul se mai poate realiza selectnd acea zon, poziionnd mouse-ul pe "handle" i deplasnd mouse-ul, cu butonul stng apsat, n sus pentru coloane, respectiv la stnga pentru linii.

Transpunerea liniilor i coloanelor se poate face la o copiere (Copy) prin intermediul comenzii Paste Special, folosind comutatorul Transpose din fereastra de dialog Paste Special. Inserarea de celule, linii i coloane vide se realizeaz prin intermediul opiunilor Cells, Rows i respectiv Columns din meniul Insert. De exemplu, prin intermediul comenzii Insert, Rows se va insera o linie ntreag naintea liniei care conine celula curent (selectat). O alt posibilitate de a insera o linie/coloan vid este de a utiliza meniul contextual al unei linii/coloane selectate. Inserarea simultan a mai multor linii/coloane vide se realizeaz prin selectarea liniilor/coloanelor naintea crora se vor realiza inserrile, apoi activarea opiunii Insert, Rows/Insert, Columns. Se va insera un numr de linii/coloane identic cu cel selectat. Eliminarea unor celule, linii sau coloane: 1. eliminarea unui domeniu de celule selectat se realizeaz folosind comanda Edit, Delete. n fereastra de dialog care apare se precizeaz direcia deplasrii celulelor din jurul domeniului (la stnga sau la dreapta) sau dac este vorba de o linie/coloan ntreag; 2. eliminarea unor linii/coloane: se selecteaz liniile/coloanele dorite (CTRL+clic pe antetul fiecreia), apoi se alege Edit, Delete sau opiunea similar din meniul contextual. Observaie. Prin utilizarea comenzii Edit, Delete, elementele specificate se elimin complet, celulele nconjurtoare lundu-le locul prin translaie. Identificarea unor celule din cadrul foii de lucru curente dup anumite criterii (de obicei, un nume sau o referin de domeniu) se realizeaz prin comanda Edit, Go To i opiunile ferestrei de dialog cu acelai nume. Celule identificate vor fi automat selectate. Cutare i nlocuire de valori: se selecteaz grupul de foi n care se face cutarea, apoi se utilizeaz comenzile Edit, Find sau Edit, Replace care funcioneaz n mod identic cu cele din Word.

Microsoft Office

Microsoft Excel

Faciliti de formatare
Dac dorim c valorile din foaia de lucru s apar afiate sub o anumit form sau cu un anumit aspect, putem s realizm acest lucru folosind facilitile de formatare oferite de Excel. Formatarea se refer la: modul n care reprezentarea unei valori, dependena de tipul ei, se reflect n afiare, respectiv la aspectul sub care se afieaz pe ecran. Aspectul se refer la forma caracterelor, culoarea lor i a fondului, tipul chenarului (forma, dimensiune, culoare). Formatarea se face prin asocierea unor atribute de format ataate celulelor sau chiar caracterelor din celule, atribute care se refer la aspectele descrise mai sus i intra n aciune n momentul afirii valorilor. Atributele de format pot fi schimbate, inclusiv la nivel de caracter. Asocierea atributelor de format se poate realiza prin utilizarea butoanelor de formatare coninute n bara de instrumente Formatting sau a comenzii Format, Cells i a opiunilor ferestrei de dialog asociate acesteia.

Referitor la modul de afiare, de exemplu, un numr poate reprezenta o sum de bani, un procentaj, un numr real, o dat calendaristic sau un moment de timp. Pentru reprezentarea valorilor, exist mai multe categorii de formate: 1. pentru numere: General, Number, Fraction, Scientific (ntreg, real, cu exponent); 2. pentru date i ore: Date, Time; 3. pentru sume de bani: Currency, Percentage; 4. pentru coduri potale, numere de telefon etc.; 5. definite de utilizator: Custom. Aceste formate definesc doar valoarea care se afieaz pe ecran, nu i reprezentarea din memorie. De exemplu, putem afia un numr cu dou zecimale dar el se va reprezenta n memorie oricum cu 15 zecimale. Pentru o precizie ct mai bun, calculele se fac uzual cu reprezentarea din memorie. n situaia n care dorii s aproximai i s modificai numrul de zecimale pentru valorile numerice obinute sau tastate procedai astfel: 1. selectai valorile numerice dorite, dar numai valorile numerice; nu selectai valori de tip text sau celule goale 6

Microsoft Office 2. folosii butoanele de pe bara de formatare:

Microsoft Excel

Increase Decimal: crete numrul de zecimale, fcnd i aproximarea valorii numerice; Decrease Decimal: scade numrul de zecimale, rotunjind valoarea numeric.

2. sau mergei la comanda Format, Cells, eticheta Number. indicai aici c valorile sunt numerice cu clic pe Number specificai aici numrul de zecimale

activai aceast opiune pentru a aplica simbolul separator dintre grupele numerice, adic pentru a scrie 1.234.567

n cazul n care dorii formatarea datelor selectai datele pe care dorii s le formatai i folosii bara de formatare. Sau, dup selectarea datelor mergei la comanda Format, Cells, eticheta Font pentru formatarea caracterelor din celulele selectate i, dac este nevoie, mergei apoi la eticheta Alignment pentru alinierea textului n celule: de aici aliniai textul fa de orizontal de aici aliniai textul fa de vertical cu ag i trag de acest ptrat rou, pot modifica direcia textului din celulele selectate

Grila pe care o vedei pe foaie nu va fi tiprit! Asta nseamn c datele dumneavoastr plutesc pe foaie. Pentru a borda un domeniu procedai astfel: 1. selectai domeniu respectiv; 2. clic pe de pe bara de formatare; 7 2. sau mergei la comanda Format, Cells, eticheta Border:

Microsoft Office

Microsoft Excel

selectai forma liniei pentru borduri

selectai culoarea liniei pentru borduri selectai poziia liniilor pe care dorii s le aplicai pe domeniul selectat O combinaie de atribute de formatare alctuiete un stil. Utilizatorul i poate defini, dup necesiti, stiluri proprii sau poate folosi cteva stiluri predefinite. Exist de asemenea faciliti de formatare automat (funcia AutoFormat, similar cu cea din Word).