COMO ORGANIZAR UN CONGRESO

Lo primero que deben hacer es seleccionar el Tema y la eleccin del Nombre. Recuerden que debe permitir el cierre de su Posgrado, que les posibilite exponer lo que han aprendido, sus avances de investigacin, pero tambin aprender lo que crean que necesitan consolidar.

Un congreso pretende dar a conocer, desde la perspectiva de sus ponencias, conferencistas y debates, una serie de datos que faciliten no slo informacin sino un contenido real sobre el tema central del congreso. Veremos que a su congreso podran asistir todas las personas que ustedes creen les pueda interesar la temtica, incluso hasta sus pacientes, esto nos da una idea de su globalidad. En la medida de lo posible debemos intentar que el lugar en el que se desarrolle el congreso sea afn al acto que aborda. Fecha y Lugar Por lo general planeamos un congreso con la suficiente antelacin como para poder prever y preparar todo el material (Cronograma de actividades, planilla de inscripciones, convocatoria de ponencias y posters, invitacin a conferencista. etc.) para mandar a los posibles asistentes con la mayor antelacin posible. En este caso saben que ser el 18 de junio, para que de ser posible lancen las convocatoria en los primeros das de junio y cuando menos den una semana desde la convocatoria hasta el cierre. Para que den tiempo a que el Comit dictaminador al da siguiente del cierre de la convocatoria publique los resultados y los llamados a participar preparen su material. Deben checar que el IMO no tenga ninguna actividad importante que impida la participacin activa de los interesados, como nos sucedi en la actividad del DEBATE. Y en cuanto al lugar se refiere tener en cuenta otras cuestiones: La Concurrencia: Debemos prever cuanto pblico asistir al evento, de manera que podamos calcular qu capacidad debe tener el auditorio. Mobiliario: Debemos tener en cuenta si los asientos son los adecuados, si disponemos de atril o de una mesa de presidencia. Al mismo tiempo debemos comprobar que la decoracin sea la adecuada. Servicios tcnicos: Preparar con antelacin y mucho cuidado el material de las ponencias en una sola memoria para no perder tiempo en ajustes de proyector y memorias. Checar que el sonido y la iluminacin sea la adecuada. Por otra parte tambin puede ser necesario contar con una segunda sala anexa para ruedas de prensa si invitan a algn peridico, presentaciones o donde se servir un coffee break o ccktel. Accesos y complementos: Preparacin de invitados y convocatoria Contactar a los diferentes disertantes que deseamos asistan al congreso. Hacer un listado en el que incluiremos a todas las personas que podran estar interesadas en la convocatoria. Hacer la convocatoria, comentando las fechas aproximadas y el tema de la conferencia. Confeccione una segunda lista, detallando las fechas, los horarios y los diferentes ponentes y temas del acto. Cuando ya se tiene establecido todo el organigrama de conferencias o debates se debe pasar por escrito y comenzar a preparar un programa, mientras paralelamente se confirma a todos y cada uno de los ponentes por telfono o e-mail, el da y la hora de su presentacin. Al mrgen de estas conversaciones se le debe enviar por correo o de manera personal (comisin designada) a los conferencistas el programa y la logstica del MINICONGRESO.

A su vez los das de jornadas con gran cantidad de horas de conferencias es importante ofrecer coffee break a los asistentes, como as tambin cena de bienvenida y final de congreso. En este caso ser el RRPP del evento quien se encargar de entregar las invitaciones convocando a todos y cada uno de los invitados al acto en cuestin. O bien en el programa podemos advertir que durante el desarrollo del congreso habr una serie de actividades paralelas, como la presentacin de los Posters en las reas disponibles. Organicen su Equipo en las siguientes designaciones Director de Congreso: Dara la declaratoria inaugural del evento as como el cierre de los trabajos. Se encarga de asignar tareas a los grupos y de mantener comunicacin en reuniones peridicas. Fungir como
maestro de ceremonias, Dara la Bienvenida al Auditorio presente y leer el curriculum de los participantes, adems de llevar el control del tiempo. Previamente los organizadores debern informar a los participantes la dinmica de la Tcnica, tiempo de duracin de cada participacin. Deber tener preparadas tarjetas con el tiempo restante, 5 minutos antes de terminar se le pasa la tarjeta con el tiempo que le resta para que cierre su participacin de manera adecuada. -Un secretario relator Que debe hacer el resumen de todo lo expuesto.

Jefe de Prensa y Gestin: Que se encargar de dirigirse con las autoridades del IMO para solicitar los permisos necesarios previa presentacin de la planeacin para gestin del uso de espacios disponibles y constancias de participacin, as como las invitaciones al conferencista y a las autoridades correspondientes. Se encarga de afiches, cartas de invitacin, publicaciones, anuncios del evento. Adems de conseguir auspiciantes que sostengan el evento.

Jefe de Relaciones Humanas: Se encargar de la coordinacin de todas las personas que trabajarn en el evento, manteniendo un clima de trabajo armnico, conjuntamente con su equipo de edecanes orientara a los participantes a ocupar sus lugares y cuidar que estn listos para participar en tiempo y forma. Comit Dictaminador.- Sern las personas encargadas de realizar la convocatoria del evento, evaluar los trabajos presentados y decidir los mejores para su presentacin en el minicongreso. Tambin sern los responsables de la elaboracin del programa del minicongreso. Protocolo: Se encarga de velar por la correcta imgen del evento, sto va desde el arreglo del local, atender a los invitados, velar por el orden el da del evento.

Daremos inicio con una inauguracin donde se podr hacer la presentacin de los directivos y dar lectura al programa del evento. Un buen final y la despedida La finalizacin de un congreso tiene la misma trascendencia que su inicio, por ello se suele hacer un balance del evento y si ste tiene una periodicidad establecida, hacer las nvitaciones para el prximo evento. En este momento se recomienda hacer entrega del certificado de asistencia, tambin se podra dar algn souvenir representativo del minicongreso en agradecimiento de la participacin en el acto.

Un ltimo detalle formal consistira en hacer llegar por correo a cada asistente una carta firmada por el director agradecindole nuevamente su participacin.

Cualquier duda el martes hablamos.