1

ANALISA SISTEM KASUS : SISTEM AKUNTANSI PT SAWAH BESAR DESKRIPSI SISTEM Sistem informasi akuntansi penjualan dan pembelian ini dirancang untuk membuat aplikasi keuangan pada PT. Sawah Besar, dimana informasi yang akan disajikan nanti diharapkan dapat memenuhi kebutuhan dalam pencatatan laporan transaksi penjualan, pembelian, dan keuangan. Untuk lebih memahami proses-proses yang terjadi pada sistem informasi akuntansi keuangan, dapat digambarkan secara singkat dan terperinci, mulai pemasukkan data, pengolahan data hingga terbentuk output yang diinginkan. Proses pemasukkan data dilakukan terhadap data master. Proses pengolahan data terjadi proses transaksi yang ada. Proses terakhir dilakukan pembuatan laporan dan analisa pembukuan keuangan. Dalam penggunaan sumber daya sistem diharapkan sumber daya sistem dapat digunakan oleh banyak pemakai (user) dalam melakukan pengaksesan data sehingga sistem tersebut dapat bermanfaat baik bagi pihak perusahaan. Dalam pembuatan sistem ini, tujuan utama bagi perusahaan adalah untuk mengetahui laporan transaksi penjualan dan pembelian setiap harinya, serta untuk mengetahui laporan pengeluaran dan pemasukan keuangan perusahaan setiap bulannya dan yang paling dalam sistem ini bagi perusahaan adalah apakah perusahaan tersebut mendapatkan keuntuangan atau sebaliknya apakah perusahaan mendapatkan kerugian, hal tersebut dapat diketahui dari sistem yang di rancang ini. DOKUMEN FLOW AKUTANSI Pada gambar yang ditunjukan 4.6 merupakan proses akuntansi untuk melakukan pencatatan keuangan yang dilakukan oleh administrasi. Pada proses akutansi terdapat dua data yaitu : 1. Kas masuk merupakan inputan dari pemasukan biaya. 2. Kas keluar merupakan inputan dari pengeluaran biaya 3. Buku bank merupakan inputan saldo bank

Barang

Supplier

Transaksi Pembelian

Start
Data Master Barang Data Master Supplier

Input Transaksi Pembelian

Belum

Input Tansaksi

Selesai

Posting Data

Laporan Pembelian

Selesai

Gambar 4.3 Flowchart Pembelian

Barang

Gudang

Penyimpanan

Start

master barang

master gudang

input data penyimpanan tidak

selesai

ya

posting data

selesai

Gambar 4.4 Flowchart Penyimpanan

Barang

Customer

Transaksi Penjualan

Start
Data Master Barang Data Master Customer

Input Transaksi Penjualan

Belum

Input Tansaksi

Selesai

Posting Data

Laporan Penjualan

Selesai

Gambar 4.5 Flowchart Penjualan

BUKU BANK

KAS MASUK

KAS KELUAR

BUKU BESAR

Start Data Buku Bank Data Kas Masuk Data Kas Keluar

Input Transaksi Buku Besar

Selesai Belum

Input Transaksi Selesai

Posting Data
Lap Kas Masuk Lap Kas Keluar

Selesai

Penjualan

Pembelian

Operasional

Rugilaba

Pendapatan Penjualan

Pembelian

Biaya Operasional

Start

Input Data Rugi laba

Input Data Selesai

Posting Data

Gambar 4.6 Flowchart Akuntansi

KEBUTUHAN DATA

Dalam tahap analisa sistem, penganalisa memerlukan beberapa data yang dibutuhkan untuk menunjang dalam pembuatan sistem, antara lain : 1. Data Barang Data barang ini berguna bagi perusahaan untuk mengetahui jenis barang yang dipasarkan oleh perusahaan. Data jenis obat-obatan meliputi kegunaan, dosis, merk yang di produksi oleh perusahaan. 2. Data Pelanggan Data ini berguna bagi perusahaan untuk mengevaluasi banyaknya order yang dilakukan oleh bagian marketing tiap harinya. Periode laporan ini adalah mingguan. 3. Data Harga Data ini berguna untuk mengetahui harga paket yang ditawarkan sesuai dengan fasilitas yang disediakan. 4. Data Suplier Data ini berguna bagi perusahaan untuk tempat pengorderan barang bagi perusahaan PT. Sawah Besar disetiap harinya. Periode laporan ini adalah bulanan. 5. Data Penjualan Dari data ini dapat diperoleh kesimpulan tentang jenis obat yang paling diminati oleh konsumen, Jumlah jenis barang yang dipesan dan dipasarkan menurut selera konsumen. 6. Data Laporan Keuangan Data ini sangat berguna bagi perusahaan sebagai aset pemasukkan modal yang didapatnya dalam perusahaan yang dijalankannya selama ini, dari semua datadata tersebut dapat berupa transaksi-transaksi yang mana dapat dibuat suatu laporan yang sangat menentukan bagi perusahaan yang periode laporannya disetiap setahun sekali untuk dapat mengetahui laba dan ruginya diperusahaan PT. Sawah Besar tersebut. Perancangan dan pembuatan interface bagi user untuk laporan keuangan yang dihasilkan dari transaksi-transaksi yang terjadi seperti laporan gaji, laporan jurnal, laporan buku besar, laporan pendapatan, laporan pengeluaran, dan laporan laba rugi. KEBUTUHAN PROSES Sistem yang akan dibuat nantinya merupakan suatu sistem kompleks mengenai pengumpulan informasi yang berhubungan dengan sistem akuntansi penjualan dan pembelian obat-obatan pada PT. Sawah Besar Surabaya. Adapun proses yang terjadi di dalam perusahaan sehubungan dengan sistem informasi akuntansi penjulan dan pembelian obat-obatan, adalah : 1. Proses penjualan Dalam proses penjualan ini, PT. Sawah Besar menerapkan sistem penjualan putus. Penjualan putus adalah penjualan yang dimulai dengan pemesanan dan permintaan barang dari customer atau pembeli yang sistem pembayarannya bisa dilakukan dengan cara membayar tunai atau kredit (dengan jangka waktu yang telah ditetapkan) 2. Proses Penyimpanan Barang

Dalam proses penyimpanan barang di gudang ini, diharapkan dapat mengetahui jumlah stock minimum barang yang ada. 3. Proses Pembelian Dalam proses pembelian yang terjadi pada PT. Sawah Besar dimulai dengan terpenuhinya, batas jumlah minimum suatu barang. Bagian pembelian akan membuat surat order pembelian terhadap barang yang memenuhi jumlah minimum serta meningkatnya jumlah permintaan barang kepada konsumen. 4. Proses Akuntansi (pembukuan) Dalam proses akuntansi ini dapat menyediakan informasi catatan presentasi misalnya banyaknya laba yang dihasilkan atau hutang kepada pihak tertentu. Sebagai informasi mengarah perhatian misalnya beberapa banyak data ekonomi yang diterima dari transaksi ekstern maupun operasi intern. Pada proses akuntansi ini juga dapat sebagai informasi pengambilan keputusan terhadap perusahaan tersebut. Di dalam proses akuntansi ini ada bagian tertentu yaitu bagian jurnal, buku besar dan laporan rugi laba, laporan gaji ini semua berfungsi untuk mencatat transaksi perusahaan dalam penjualan dan administrasinya, dalam jurnal penjualan dan membuat laporan penjualannya. Di dalam kebutuhan proses ini dapat digambarkan berupa diagram berjenjang seperti gambar 3.1 merupakan gambaran diagram berjenjang untuk Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Pembelian pada Distributor Obat pada PT. Sawah Besar Surabaya. Pada gambar 3.1 dijelaskan bahwa diagram berjenjang tersebut terdiri dari level 0 sampai dengan level 3.

01 Sistem Informasi Akutansi Pembelian dan Penjualan Level 0

1 2 Proses Pembelian

2 3 Proses Penyimpanan

3 4 Proses Penjualan

4 5 Level 1 Akuntasi

Level 2

6 1.1 Proses transaksi pembelian

1.2 7 laporan pembelian

2.1 8 Proses transaksi penyimpanan

9 2.2 laporan stock barang

3.1 10 Proses transaksi penjualan

3.2 11 laporan penjualan

4.1 12 Proses Akutansi

4.2 13 laporan keuangan

Gambar 3.1 Diagram Berjenjang ALIRAN DATA

Dalam aliran data ini menggambarkan tentang kebutuhan-kebutuhan system yang sekitanya dapat membantu dalam pengembangan system selanjutnya yang meliputi struktur diagram berjenjang, dan flow diagram mulai level 0 sampai level tertinggi Konteks Diagram Level 0 Diagram konteks merupakan pola penggambaran yang berfungsi untuk memperlihatkan interaksi sistem informasi dengan lingkungan dimana system tersebut ditempatkan. Dengan demikian dapat digambarkan bentuk DFD konteks diagram sistem informasi akuntansi penjualan dan pembelian pada distributor obat pada PT. Sawah Besar, sebagai berikut :

Order Product Data Pembayaran OrderReturn OrderReturn Data Pembayaran Order Product

CUSTOMER

SUPPLIER

Faktur Penjualan Invoice Data Pengiriman Product Order Persedian Barang Laporan Stock Product

Faktur Pembelian Nota Pembelian Data Pengiriman Lap Rugi Laba Lap Buku Bank Lap Buku Besar

Sistem Informasi Akutansi Pemebelian dan Penjualan PT Sawah Besar

Check Stock GUDANG

Lap Kas Kecil

Lap Pemasukan L Pengeluaran Rekap Faktur Jual ADMINISTRASI Nota Pembelian KEUANGAN

Rekap Faktur Beli Nota Penjualan Rakap Nota Jual Lap Penjualan Lap Pembelian

Gambar 3.2 DFD Level 0 Proses Level 1

10

Pada level ini merupakan sub proses dari level 0 (diagram Konteks) dimana dalam level 1 ini terdiri dari : a. Proses 1 (Proses Pembelian) Proses ini merupakan proses untuk menginputkan transaksi penjualan yang mana pada proses ini terdapat data supplier, data barang, dan data administrasi. Data penjualan ini menjadi pusat referensi data semua transaksi penjualan yang terjadi. b. Proses 2 ( Proses Penyimpanan Barang ) Proses ini merupakan proses untuk melakukan penyimpanan barang ke gudang yang mana proses ini terdapat : data gudang, data barang. c. Proses 3 (Proses Penjualan) Proses ini merupakan proses untuk menginputkan transaksi penjualan yang mana pada proses ini terdapat data custumer, data barang, dan data administrasi. Data penjualan ini menjadi pusat referensi data semua transaksi penjualan yang terjadi. Data Pembelian 1 Faktur Beli d. Proses 4 (Proses Akuntansi ) Order Product SUPPLIER Proses ini merupakan proses untuk melakukan pembukuan dari semua transaksi, proses ini terdiri dari data keuangan, data nota beli, nota jual,. Dari proses ini akan menghasilkan laporan-laporan seperti laporan kas kecil, 1 Pembayaran Rekap Faktur Beli laporan buku besar, laporan buku bank, laporan rugi laba. Pengiriman
Proses Pembelian OrderReturn Nota Pembelian Data Pembelian Barang Faktur Pembelian

+
Lap Pembelian Data Barang

Stock Gudang

ADMINISTRASI

Data Barang

3 2

Laporan Stock Product Order Persedian Barang

Barang

Proses Penyimpanan

Check Stock

Data Barang Lap Penjualan Rakap Nota Jual Rekap Faktur Jual Faktur Penjualan

3 4

Proses Penjualan

+
GUDANG

OrderReturn

CUSTOMER

Order Product Invoice Pengiriman Product 4 6

Pembayaran

Nota Pembelian Lap Rugi Laba Lap Kas Kecil Proses Akutansi

Lap Buku Bank KEUANGAN L Pengeluaran Nota Penjualan Lap Pemasukan Lap Buku Besar

11

Gambar 3.3. DFD Level 1

Proses Level 2 dari Proses Pembelian

12

Dalam proses ini terjadi proses input transaksi pembelian yang dilakukan perusahaan kepada supplier. Dari hasil transaksi ini akan dihasilkan sebuah laporan pembelian yang akan dilaporkan pada bagian administrasi.
5 Brg 2 Stock Gudang

OrderReturn Data Pembelian Barang Pengiriman SUPPLIER

1.1 1 Data Barang Data Supplier 4 Supplier Proses Transaksi Pembelian Nota Pembelian Faktur Pembelian

+
Data Pembelian 1.2 2 Lap Transaksi Pembelian Lap Pembelian 1 Faktur Beli

Order Product Pembayaran

Rekap Faktur Beli ADMINISTRASI

Data Pembelian

Gambar 3.4 DFD Level 2 Dari Proses 1 Proses Level 2 dari Proses Penyimpanan Dalam proses ini terjadi proses input penyimpanan barang didalam gudang. Dari hasil proses ini akan dihasilkan sebuah laporan stock barang .
3 Barang

2.1 1 Data Barang Order Persedian Barang Proses Transaksi Penyimpanan Barang Data Barang

Stock Gudang

GUDANG

Check Stock 2.2 2 Laporam Stock Gudang Syock Barang

Laporan Stock Product

Gambar 3.5 DFD Level 2 dari Proses 2 Proses Level 2 dari Sub Proses Penjualan

13

Dalam proses ini terjadi proses transaksi input penjualan. Dari proses ini menghasilkan suatu proses laporan penjualan, laporan data custumer, laporan pengiriman. Dimana laporan akan diterima oleh administrasi.

Gambar 3.6 DFD Level 2 dari Proses 3 Proses Level 2 dari Sub Proses Akutansi Proses ini merupakan proses input pembukuan yang dilakukan oleh bagian keuangan. Pada proses ini terdiri dari berbagai laporan yang akan dicatat dalam pembukuan yaitu data pengeluaran, data buku harian, nota beli, nota jual. Dapat dilihat pada gambar 3.7 DFD Level 2 sub proses Pembukuan.
1 4.1 Nota Pembelian Lap Pemasukan Proses Akutansi Nota Penjualan

CUSTOMER

Pembayaran

L Pengeluaran

KEUANGAN 7 Kas kecil 4.2 2 Lap Buku Besar 8 Buku Besar Buku besar Buku bank 9 Buku Bank Laporan Keuangan Lap Kas Kecil Lap Buku Bank Lap Rugi Laba

Kas kecil

10

Rugi Laba

Rugi laba