CONTROL DE DOCUMENTOS

Procedimiento N: Fecha de vigencia: Modificacin N: Pgina:

PD-4.4.5
Aplicable a:

01-11-2011

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TODA LA ORGANIZACION

1. OBJETIVO
Definir la forma de revisar, aprobar, actualizar y controlar todos los documentos del Sistema de Gestin de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, incluyendo los documentos de origen externo.

2. RESPONSABILIDADES
La responsabilidad superior por el cumplimiento del presente proceso es del Representante de la Gerencia.

2.1 Es responsabilidad del Representante de la Gerencia:

a) b) Obtener la aprobacin de los documentos. Revisar la actualizacin de los documentos cuando sea necesario,

2.2 Es responsabilidad del Administrador del Sistema de Gestin:

a) Asegurarse que se identifican los cambios y el estado actual de los documentos, b) Prevenir el uso de documentos obsoletos, y c) Mantener un Registro Maestro con el detalle de toda la documentacin del Sistema de Gestin de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente (en Adelante SG SSOMA) existente, su distribucin dentro de la organizacin, y el control de las modificaciones vigentes (actualizaciones); d) Asegurarse de que los documentos del SG SSOMA se encuentren en el software de la pagina web de la Compaa y se mantengan actualizados; e) Asegurar que los documentos de origen externo estn debidamente controlados, identificados y distribuidos segn corresponda.

2.3 Es responsabilidad de los Gerentes:

a) La generacin y actualizacin de los documentos, comprobando su adecuacin al rea especfica, b) Asegurar que los documentos estn disponibles en sus lugares de uso, accesibles al personal que necesita consultarlos, se mantienen legibles, en buen estado de conservacin y que se trabaja slo con la edicin vigente, y c) Asegurar que los documentos de origen externo estn debidamente controlados, identificados y distribuidos segn corresponda.

ORIGINADO POR: Alvaro Ahumada J. Administrador OHSAS 18001 - ISO 14001

REVISADO POR: Cesar Donoso E. Representante de la Gerencia

APROBADO POR: Rodrigo Prado R. Gerente General

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3. INFORMACIONES COMPLEMENTARIAS 3.1 Definiciones

a) Documento (DO): es toda informacin y su medio de soporte. Nota: el medio de soporte de la informacin puede ser papel, magntico, electrnico, ptico, fotogrfico, o combinaciones de ellos. b) Documentos Controlados: son aquellos documentos pertenecientes al SG SSOMA que deben mantenerse actualizados y cumplir con las exigencias del presente procedimiento. c) Procedimiento documentado (PD): corresponde a los procedimientos exigidos por las normas OHSAS 18.001:2007 e ISO 14.001:2004. d) Procedimiento Especfico (PE): Procedimiento que seala la forma determinada de efectuar una actividad o un proceso en la organizacin. e) Instruccin de Trabajo (IT): es un documento que provee informacin sobre "cmo efectuar actividades y procesos en forma consistente, siendo parte integrante y complementaria de un procedimiento. f) Formato (FO): Documento que permite registrar datos de un proceso o actividad.

g) Registro: Documento que proporciona informacin sobre resultados obtenidos o evidencia de actividades efectuadas. El registro puede estar documentado en un formulario preestablecido (FO). h) Instructivos de Trabajo Seguro (ITS): Documento que especifica la forma segura y prohibiciones de realizar una actividad especifica i) Requerimientos mnimos (RM): Documento que estandariza cuales son los requerimientos mnimos de seguridad exigidos por TFA para sus actividades significativas. Programa (PM): Documento donde se especifican las acciones a tomar para cumplir con los objetivos y metas del sistema de gestin, indicando responsables, plazos, recursos y observaciones.

j)

4. DESCRIPCIN DEL PROCESO 4.1 Datos de entrada

Los datos de entrada pueden incluir: identificacin de los documentos que necesitan ser controlados, tipos de documentos a emplear (formularios, manuales, etc.), las condiciones locales y los medios de soporte de los documentos.

4.2 Proceso de control de documentos 4.2.1 Generacin, revisin, aprobacin y actualizacin de los documentos

Los documentos del SG son generados en la forma sealada en la Instruccin de Trabajo:

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IT - 1 / PD 4.4.5 ELABORACIN DE DOCUMENTOS

Todos los documentos del SG de SSOMA sern identificados en el documento:

DO 4.4.5 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS DEL SG SSOMA 4.2.2 Identificacin de las modificaciones

Cada vez que se actualice un documento, se identificar el ltimo cambio efectuado, mediante una raya vertical al lado derecho del prrafo modificado, debiendo emitirse en todos estos casos una nueva edicin del documento. Adicionalmente quedar evidenciado el nmero de la modificacin y fecha de vigencia en el cuadro de encabezado del documento, y en el cuadro de Historial de modificaciones. Ubicado al final de cada documento.

4.2.3

Documentos de origen externo

Los documentos de origen externo relevantes que se relacionen con el SG de SSOMA, tales como especificaciones, normas tcnicas, leyes, regulaciones, etc., sern identificados en el documento:

DO 4.4.5 LISTADO CONTROLADOS

MAESTRO

DISTRIBUCIN

DE

DOCUMENTOS

y su distribucin ser controlada por el Administrador del SG.

4.2.4
a) b)

Documentos obsoletos
Los documentos obsoletos sean retirados de todos los lugares de trabajo para evitar su uso indebido, y Los documentos obsoletos que sean retenidos para propsitos histricos o legales sean identificados con un timbre de color rojo con la siguiente lectura:

El Administrador del SG asegurar de que:

RETENIDO POR ORDEN DE GERENCIA DOCUMENTO OBSOLETO PROHIBIDO SU USO

4.2.5

Respaldo computacional del SG de SSOMA

El Sistema de Gestin de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente se mantiene sobre una base computacional que considera los mecanismos de seguridad necesarios para que las actualizaciones sean efectuadas exclusivamente por Representante de la Gerencia y/o el Administrador del SG SSOMA.

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4.3 Datos de salida

Los datos de salida (resultados) del proceso incluyen: Procedimiento documentado de control de documentos, Lista maestra y de distribucin de documentos controlados, y Uso de medios computacionales.

5. PROXIMOS PROCESOS
Los datos de salida del presente proceso son datos de entrada para todos aquellos procesos que se decida documentar en forma de procedimientos documentados o especficos.

6. MONITOREO DEL PROCESO

El presente proceso se monitorea por medio de los siguientes procesos: PD-4.5.3.2-1 ACCIONES CORRECTIVAS, y PD-4.5.5 AUDITORAS INTERNAS

7. REGISTROS
Se mantiene los siguientes registros: Nombre del registro Lista maestra de documentos y distribucin de documentos controlados de Responsable a cargo Administrador SG de SSOMA Tiempo de retencin Indefinido

8. HISTORIAL DE MODIFICACIONES
Mod. N 0 01 Edicin inicial Responsabilidad SG 2.2 e Identificacin de las modificaciones 4.2.2 Identificacin de la modificacin Fecha 01-11-2011 15-12-2011

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