Normas y Procedimientos Administrativos

Lic. 1ose Luis Segade Fac. Ciencias Econmicas - U.B.A.

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Cursograma administrativo
E Es s l la a r re ep pr re es se en nt ta ac ci io on n g gr ra af fi ic ca a d de e l lo os s p pr ro oc ce ed di im mi ie en nt to os s a ad dm mi in ni is st tr ra at ti iv vo os s, , a a t tr ra av ve es s d de e l la a c cu ua al l s se e
i in nd di ic ca a u un na a s se ec cu ue en nc ci ia a d de e o op pe er ra ac ci io on ne es s. . N No o r re ee em mp pl la a: :a an n, , s si in no o q qu ue e c co om mp pl le em me en nt ta an n a a l la a
f fo or rm ma a n na ar rr ra at ti iv va a. .


Simbologa para cursogramas
Norma IRAM 34501 (Revisin de 1999)



OPERAC!ON Accin de elaboracin, modificacin o
incorporacin de informacin o decisiones
(emisin de formularios, incorporacin de
datos, autorizaciones, etc.
DOCUNENTO
Documento, formulario u otro soporte de
informacin que contiene datos legibles. La
cantidad de ejemplares puede indicarse
mediante la superposicin de figuras.
OPERAC!ON
NANUAL
Cualquier operacin realizada por un
ser humano.
PREPARAC!ON Grupo de instrucciones que afectan una
actividad subsiguiente
OPERAC!ON
PREDEF!N!DA
Operacin, identificada por un nombre,
consistente en uno o mas pasos detallados
en otro lugar.
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DEC!S!ON O
ALTERNAT!vA
!ndica que pueden originarse distintos cursos
de accin (una entrada, varias salidas, por lo
que deberia llamarse OPC!ON).
DATOS Representa datos, sin especificar el medio
que los contiene.
Datos contenidos en una tarjeta
(perforada, magntica, cdigo de
barras, etc.)
TARJETA
PANTALLA
Datos contenidos en un medio de cualquier
tipo, que permita la lectura por el ojo humano
(monitor PC, video, etc.).
ENTRADA
NANUAL
!nformacin introducida manualmente (con
teclado, botones, lapices pticos, etc.)
ARCH!vO
PROv!SOR!O
Archivo en donde se efectuan consultas
peridicamente, y cuya informacin puede
ser modificada.
ARCH!vO
DEF!N!T!vO
Archivo en donde se almacena informacin
en forma sistematica y permanente de
elementos portadores de informacin, y que
no pueden ser modificados.
NENOR!A DE ACCESO
SECUENC!AL
Datos en cinta magntica, cassette,
etc.)
NENOR!A DE ACCESO
D!RECTO
Datos en disco o tambor.
CON!ENZO O
F!NAL
Comienzo o final de un programa.
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TRASLADO Desplazamiento fisico del elemento
portador de la informacin, y sirve como
conexin entre los diferentes simbolos.
LNEA DE
CONUN!CAC!ON
Transferencia de datos por medio de
una linea de comunicacin (no implica
desplazamiento fisico de los elementos
que los contienen).
DENORA Detencin transitoria del proceso en espera
de un acontecimiento determinado
(espera).
CONECTOR Nexo entre procedimientos, o partes de
stos A=Cambio pagina B=General
A B
Comparacin Demora y Archivo
Espera algun
acontecimiento
Si, es su
caracterist.
fundamental
En general no,
salvo el plazo
para otro destino.
No
Consulta sistematica
Nodificacin de la
inform.
Ordenamiento
sistematico.
Permanente.
Eventualidad de
consulta
No necesariam. Si, es su caracter.
fundamental.
No, en general.
Es posible, para
facilitar busqueda
entre varios.
Si, para consulta. Si, para eventual
consulta.
No, en general. No, en general Si, en general.
No Si No
Puede ocurrir.
Si Puede ocurrir.
Exigencia legal No Eventualmente Casi siempre.
DENORA ARCH. TRANS!T. ARCH. DEF!N!T.
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Tcnicas para representacin grfica
Norma IRAM 34502
Direccin Descendente, de izquierda a derecha.
Cruce lineas
Superposicin
ejemplares
Puentes de media circunferencia,
con concavidad en sentido de la
linea que se corta.
Hacia abajo y a la derecha.
Alternativa Hasta tres opciones
Nas de tres opciones Alternativa
Diseo de formularios para
representacin grfica
Norma IRAM 34503
Formato !RAN A+ 210 mm. X 297 mm.
!RAN A3 297 mm. X +20 mm.
!RAN 3 A+ 297 mm. X 630 mm.
!RAN + A+ 297 mm. X 8+0 mm.
Nargen sujecin 25 mm. (sobre el margen de 297 mm.)
Cualquiera de estos formularios plegados conservar el formato A4.
Componentes Encabezamiento: angulo superior izquierdo. Datos del
relevamiento.
Acciones: (optativo). Descripcin. Nargen derecho.
Columnas: una columna por cada unidad funcional
descripta en el relevamiento.
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OPERACIONES BSICAS DE UNA ORGANIZACIN

Las siguientes son las caracteristicas tipicas de las funciones de Compras, Pagos, Jentas,
y Cobranzas. Las mismas no pretenden constituirse en procedimientos completos, sino
slo en una simple ayuda para una primera aproximacin a estas operaciones bsicas.

Compras

Procedimiento usual bsico
(La siguiente descripcion constituve un mero resumen, por lo que debe tomarse como una
simple descripcion v no como un procedimiento detallado).
1. Solicitud.
1.1. Se detecta necesidad en Almacenes o en cada sector. Fijar stocks minimos y
maximos, punto de pedido y cantidad a adquirir.
1.2. Almacenes emite Solicitud de compra (en duplicado) y envia original al area de
Compras, conservando el duplicado hasta que se reciba el material solicitado.
2. Seleccion del proveedor.
2.1. Al recibir la Solicitud de compra, el area de Compras emite Solicitudes de
cotizacion y las envia a posibles proveedores (determinar metodologia de seleccion
de proveedores). Originales a Proveedores, copias se archivan.
3. Decision.
3.1. Se adjudica la compra a un proveedor, segun precios y condiciones oIrecidas.
La misma debe ser autorizada por el mas alto Iuncionario del area de Compras, o
por un directivo de mayor nivel, segun sea el monto de la compra.
3.2. Se emite la Orden de Compra. Original al Proveedor, duplicado a Compras,
triplicado a Almacenes, cuadruplicado a Cuentas a Pagar.
4. Recepcion.
4.1. Almacenes controla la mercaderia recibida, con el Remito y la Orden de
Compra (en ocasiones puede requerirse la intervencion de Control de Calidad).
4.2. Almacenes emite un Parte de Recepcion y envia original a Compras. Remito y
copia de Parte de Recepcion a Cuentas a Pagar.
4.3. Almacenes Archiva copia del Parte de Recepcion junto con la Solicitud de
Compra que inicio el tramite.
5. Registracion.
5.1. Al llegar la Factura del proveedor, Cuentas a Pagar registra el ingreso de las
mercaderias, debitando el Activo y acreditando la cuenta del Proveedor.

Normas de Control Interno
Separacion de Iunciones: Depto. de Compras separado de manejo y registracion de los
bienes adquiridos (Almacenes, Recepcion, Contaduria).
Inicio del tramite de compra: a traves de pedido Iormal de Iuncionario responsable.
Solicitud de cotizaciones: a partir de cierto monto, solicitar varias cotizaciones.
Adjudicacion de las compras: la decision Iinal a cargo de Iuncionario responsable (por
importes, por niveles, etc.).
Control de puntos de pedido: a los eIectos de evitar Ialtantes o sobrantes en Almacenes.
Control de mercaderia recibida: en cuanto a calidad y cantidad.
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Pagos

Procedimiento usual bsico
(La siguiente descripcion constituve un mero resumen, por lo que debe tomarse como una
simple descripcion v no como un procedimiento detallado).
1. Control de la Iactura.
1.1. Cuentas a Pagar controla la Factura, y veriIica datos con la Orden de Compra y
el Remito. Asimismo controla calculos matematicos, descuentos, etc., y arma el
legajo de pago.
2. Autorizacion.
2.1. Cuentas a Pagar emite Orden de Pago, y junto con el legajo de pago la envia a
Tesoreria para que emita el cheque.
2.2. El Tesorero (o quien coloca la primera Iirma) Iirma el cheque y envia el legajo
de Pago completo a la Iirma de quien coloca la segunda Iirma.
3.3. Tesoreria conserva duplicado de la Orden de Pago. Triplicado queda en Cuentas
a Pagar hasta que termine la operacion de pago.
3.4. Se envia a Contaduria la Factura, el Remito, y la Orden de Compra para que
proceda a su registracion.
3. Pago.
3.1. Se entrega el cheque al Proveedor, recibiendo por parte del mismo el Recibo
correspondiente.
3.2. Se envia Orden de Pago original, el resto del legajo (que estaba junto al cheque)
y el Recibo a Cuentas a Pagar.
3.3. Se procede a la contabilizacion del pago en la cuenta del Proveedor. Luego se
archiva toda la documentacion.

Normas de Control Interno
Separacion de Iunciones: entre manejo de Iondos y su registracion (control por oposicion).
Centralizacion de responsabilidad de la custodia de Iondos.
Separacion de los Iondos de Cobranzas de los de Pagos.
Rotacion del personal interviniente en el manejo de Iondos.
Contabilizacion de operaciones con Iondos, respaldadas con documentacion.
Arqueos sorpresivos.
Conciliaciones bancarias.
Pagos eIectuados mediante cheques (excepto pagos menores).
Emision de cheques solo para depositar (cruzados).
Pagos amparados por la documentacion correspondiente: quien Iirma el cheque debe tener a
la vista Factura, Remito, Orden de Compra, y Cotizacion.
Cheques con dos Iirmas.
Pago de Sueldos y Jornales: debe haber separacion entre quien controla la asistencia, quien
prepara las liquidaciones, y quien eIectua los pagos.



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Ventas

Procedimiento usual bsico
(La siguiente descripcion constituve un mero resumen, por lo que debe tomarse como una
simple descripcion v no como un procedimiento detallado).
1. Formulacion del pedido.
1.1. Quien eIectua la venta registra Iormalmente la misma en una Nota de Pedido.
1.2. El original de la Nota de Pedido se envia a Ventas. Duplicado al cliente.
1.3. Ventas controla precios y condiciones, y envia Nota de Pedido a Creditos (o
Cuentas Corrientes).
2. Aprobacion.
2.1. Creditos (o Cuentas Corrientes) veriIica limites de credito del cliente, y saldos
de deuda.
2.2. En caso de aprobar la venta, envia la Nota de pedido a Almacenes. En caso de
rechazarla, se devuelve a ventas para su comunicacion al cliente.
3. Despacho.
3.1. Almacenes despacha la mercaderia junto con el Remito original y una copia. El
original debera ser Iirmado por el cliente como constancia de la entrega, quedando
en su poder la copia.
3.2. Almacenes envia una copia del Remito a Facturacion, para que proceda a
conIeccionar la Factura al cliente.
4. Facturacion.
4.1. Al recibir el Remito, el sector de Facturacion lo valoriza y conIecciona la
Factura correspondiente.
4.2. Envia el original al cliente, el duplicado a Creditos (o Cuentas Corrientes), y el
triplicado a Cobranzas para que proceda a eIectuar la gestion de cobro.

Normas de Control Interno
Separacion de Iunciones: quienes eIectuan las ventas no deben tener acceso a registraciones
correspondientes a stocks, ni a los saldos de los clientes. Ventas debe estar separada de
quien autoriza los creditos.
Aprobacion de ventas a credito: las ventas que no sean canceladas en el momento deben ser
autorizadas por Iuncionario responsable. Deben Iijarse limites de deuda para cada cliente.
BoniIicaciones: deben ser autorizadas por Iuncionario responsable. Es conveniente Iijar
limites para cada Iuncionario. A medida que se sube de nivel, la posibilidad de acordar
boniIicaciones es mayor.
Movimiento de productos: toda circulacion de productos debe estar amparada por la
documentacion correspondiente.
Comprobantes prenumerados: todos los comprobantes utilizados en las ventas (Factura,
Remito, Nota de Pedido) deben estar prenumerados, a los eIectos de un mejor control.
Valores de costo y de venta: deIinir procedimientos que permitan la correcta valuacion de
la mercaderia, ya sea al descargarla de inventarios o al venderla a los clientes.




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Cobranzas

Procedimiento usual bsico
(La siguiente descripcion constituve un mero resumen, por lo que debe tomarse como una
simple descripcion v no como un procedimiento detallado).
1. Deteccion.
1.1. El sector de Cobranzas determina las Facturas y Documentos que por su Iecha
de vencimiento estan en condiciones de ser cobradas.
2. Listado de cobranzas a eIectuar.
2.1. Se clasiIican las Iacturas por zona y cobrador, y se conIeccionan los listados
correspondientes.
2.2. Se entrega al cobrador el original del listado, las Facturas a cobrar, y el
talonario de recibos prenumerados. Cobranzas conserva una copia del listado, el que
es Iirmado por el cobrador como constancia de los documentos recibidos..
3. Cobranza.
3.1. El cobrador recibe del cliente los valores, y entrega original del Recibo. Al Iin
de su gestion diaria entregara duplicado a Caja, triplicado a Cobranzas, y
cuadruplicado queda adherido al talonario prenumerado que devolvera a Cobranzas.
3.2. Registra en el listado de cobranzas el resultado de la gestion, importe recibido,
numero de cheque, etc.
4. Rendicion de los valores.
4.1. Al Iinal del dia el cobrador prepara la rendicion correspondiente, y la entrega a
Caja junto con los valores recibidos (eIectivo, cheques). Devuelve a Cobranzas las
Facturas que no haya podido cobrar, asi como tambien el talonario de Recibos.
4.2. El cajero controla la coincidencia entre los importes que Iiguran en los Recibos
y los montos recibidos, tanto en eIectivo como en cheques.
4.3. Firma el listado de cobranzas y lo devuelve al cobrador como constancia de
haber recibido los valores.
4.5. El cajero retiene los valores hasta depositarlos en entidad bancaria.
4.6. El cobrador entrega a Cobranzas el listado de cobranzas, copia de las Iacturas
cobradas, y original de las no cobradas. La copia de los recibos servira para su
posterior registracion.

Normas de Control Interno
Separacion de Iunciones: entre manejo de Iondos y su registracion (control por oposicion).
Centralizacion de responsabilidad de la custodia de Iondos.
Separacion de los Iondos de Cobranzas de los de Pagos.
Rotacion del personal interviniente en el manejo de Iondos.
Contabilizacion de operaciones con Iondos, respaldadas con documentacion.
Arqueos sorpresivos.
Conciliaciones bancarias.
Recibos prenumerados.
Inmediatez en la liquidacion de las cobranzas, y su deposito en entidad bancaria.
Descuentos por pronto pago: deben ser otorgados por una persona distinta a la que eIectua
las cobranzas.


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PROCEDIMIENTO DE PAGOS
El presente ha sido redactado al solo efecto de efercitacion practica

1. Cuentas a Pagar
1.1. El sector Cuentas a Pagar recibe la siguiente documentacion:
Factura: del Proveedor
Remito e InIorme de recepcion (Form. xxxx): de Almacenes.
Orden de Compra (Form. xxxx): del Depto. Compras.

1.2. A medida que la va recibiendo, la archiva cronologicamente por Iecha de vencimiento,
adjuntando en diIerentes legajos toda la documentacion correspondiente a cada pago.

1.3. Una semana antes de cada vencimiento, conIecciona el legajo de pago para cada
Iactura. Para ello:

1.3.1. VeriIica que el legajo cuente con:
a) Factura original del proveedor.
b) Remito (copia Iirmada por Almacenes) e InIorme de Recepcion.
c) Orden de Compra (copia).

1.3.2. Controla la coincidencia entre lo estipulado en la Orden de Compra y lo
Iacturado, ya sea en las caracteristicas del material, como en los precios y
condiciones de pago y entrega.

1.3.3. Controla que lo Iacturado eIectivamente se haya recibido, comparando la
Factura con el Remito y el InIorme de Recepcion.

1.3.4. VeriIica que los calculos numericos de la Factura sean correctos.

1.4. En caso que surgiera alguna diIerencia o error en las veriIicaciones correspondientes a
los puntos 1.3.1.; 1.3.2.; 1.3.3.; y 1.3.4., remitirse al Procedimiento Nro. xxxx (Pagos -
Tratamiento de Facturas con documentacion incompleta).

1.5. Una vez veriIicada la correccion de los calculos y la documentacion, emite la Orden de
Pago (Form. xxxx) en tres ejemplares, distribuyendose de la siguiente manera:
Original y Copia 1: a Tesoreria (junto con el legajo de pago).
Copia 2: se archiva transitoriamente en Cuentas a Pagar, a la espera de la
Iinalizacion del procedimiento.

2. Tesorera
2.1. Tesoreria controla la documentacion del legajo de pago, y en base a la Orden de Pago
emite el cheque correspondiente, siguiendo la normativa indicada en el Procedimiento Nro.
xxxx (Pagos - Normas para la emision de cheques).

2.2. En caso de veriIicarse errores, devuelve el legajo completo a Cuentas a Pagar.
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2.3. En caso de veriIicarse que esta completo y sin errores, Iirma el cheque (primera Iirma)
y anota sobre la Orden de Pago (Original y Copia 1), el Banco, el Nro. de cheque, y la
Iecha de emision.

2.4. El Tesorero envia el cheque Iirmado, junto con el legajo de pago completo, a la
Gerencia Administrativa.

3. Gerencia Administrativa
3.1. Controla el legajo de pago, y estampa la segunda Iirma en el cheque.

3.2. Anula toda la documentacion del legajo de pago (Factura, Orden de Compra, Remito,
Orden de Pago), estampando el sello de "PAGADO" en la documentacion.

3.3. Distribuye la documentacion de la siguiente manera:

3.3.1. Envia a Tesoreria el cheque Iirmado, y la Copia 1 de la Orden de Pago..

3.3.2. Envia a Cuentas a Pagar el legajo de pago para su contabilizacion (ver
Procedimiento Nro. xxxx - Pagos - Contabilizacion).

4. Tesorera
4.1. Tesoreria entrega el cheque al proveedor por Caja, contra la presentacion del
correspondiente Recibo.

4.2. Archiva la Copia 1 de la Orden de Pago, y envia el Recibo a Cuentas a Pagar.

5. Cuentas a Pagar
5.1. Con el legajo de pago y el Recibo en su poder, contabiliza la operacion.

5.2. Archiva en Iorma deIinitiva el legajo de pago, y destruye la Copia 2 de la Orden de
Pago que estaba archivada transitoriamente a la espera de la Iinalizacion del procedimiento
(segun indica el punto 1.5.).














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Descripcin narrativa y cursograma

Circuito de compras y recepcin de insumos de una empresa manufacturera

El Depto. Compras recibe una solicitud de compra de materiales de un sector de la
empresa. La solicitud (original y copia) es recibida por la secretaria de Compras, quien la
registra por orden de llegada en el Registro de Recepcion de Solicitudes de Compra. Luego
envia el original al JeIe de Compras, y devuelve la copia Iirmada como constancia de
recepcion al sector solicitante.

El JeIe de Compras revisa que contenga toda la inIormacion necesaria (especiIicaciones
tecnicas, cantidad requerida, codigo del material, centro de costo asignable, Iecha de
entrega solicitada) y se la asigna a un comprador del Departamento.

El comprador consulta el Listado de Proveedores Habilitados, y luego emite los Pedidos de
Cotizacion (tres como minimo) por duplicado. Envia el original al Proveedor, y archiva una
copia en el Depto. Compras.

Una vez recibidas las diIerentes oIertas, se analizan con el objeto de lograr la adjudicacion
mas conveniente (compatible con la calidad y Iechas requeridas), y emite la Nota de Pedido
por cuadruplicado. Para compras menores a $10.000 la Nota de Pedido debe ser autorizada
por el JeIe de Compras; por compras mayores a $10.000, requiere autorizacion del Gerente
Administrativo.

Luego envia el original al Proveedor, archiva el duplicado junto con las oIertas recibidas,
envia el triplicado a Cuentas a Pagar, y el cuadruplicado al sector solicitante.

Una vez recibido el insumo, el sector solicitante emite el Comprobante de Recepcion
correspondiente por triplicado, donde Iigura el insumo y la cantidad que ingreso, enviando
el material junto con una copia del Comprobante de Recepcion a Control de calidad para su
inspeccion.

Una vez aprobado el material por Control de Calidad, el sector solicitante recibe el
Comprobante de Aprobacion de Calidad, y le envia a Compras una copia del Comprobante
de Recepcion, otra copia a Cuentas a Pagar, y archiva la otra.

Se solicita:

a) Redactar la descripcin narrativa del procedimiento, descomponiendo las acciones
en pasos secuenciales.

b) Confeccionar el cursograma correspondiente.