La formacin de grupos de trabajo es una tarea difcil hoy en da si se quiere alcanzar el xito organizacional, pero es comn que se deje

a un lado a los grupos informales tanto en importancia para la organizacin como en importancia que tienen dichas formaciones para las necesidades sociales de los colaboradores dentro de la organizacin; ya que dichos grupos son un soporte social que los grupos formales no pueden abarcar. Por lo tanto es de gran importancia la existencia de los grupos formales ya que son los que dirigen a la organizacin al xito, pero en contraparte y complemento los grupos informales satisfacen las necesidades sociales de los individuos en la organizacin. 1. Generalidades Antes de comenzar con el desarrollo de un tema o investigacin es necesario fundamentar el trabajo con las definiciones o marco terico del tema que se pretende desarrollar, en este caso en particular para la temtica de Grupos formales e informales se definirn los conceptos clave. 1.1 Grupo Se define grupo como el conjunto de dos o ms individuos que se relacionan y son interdependientes y que se reunieron para conseguir objetivos especficos. 1.2 Grupos Formales Por grupos formales nos referimos a los que definen la estructura de la organizacin, con asignaciones determinadas de trabajo que fijan tareas. En los grupos formales, el comportamiento de los individuos est estipulado y dirigido hacia las metas de la organizacin. 1.3 Grupos Informales En cambio, los grupos informales son alianzas que no tienen una estructura formal ni estn definidos por la organizacin. Estos grupos son formaciones naturales del entorno laboral que surgen en respuesta a la necesidad de contacto social. 1.4 Diferencia entre grupo y equipo Un grupo es un conjunto de individuos que interacta para compartir informacin y conseguir que cada miembro se desenvuelva mejor en su rea. - Slo se refiere a la reunin de individuos para conseguir objetivos especficos, no implica la participacin en trabajo colectivo. Un equipo es un grupo de trabajo en el que los esfuerzos individuales dan por resultado un desempeo mayor que la suma de lo que producira cada uno individualmente - Implica la generacin de sinergias positivas a travs del esfuerzo coordinado. 2. Grupos formales e informales Por qu los individuos forman grupos? No hay una razn que, por s sola, sea suficiente para explicar por qu los individuos se unen a los grupos. Puesto que la

mayora de las personas pertenece a diversos grupos, es obvio que diferentes grupos proporcionan distintos beneficios a sus miembros. Las razones por las que se forman los grupos de trabajo son: Necesidades en comn, Los miembros de un grupo buscan desafos similares, como un equipo de ftbol americano. Intereses en comn, Cuando los miembros comparten intereses comunes, como los empleados que quieren modificar su plan de vacaciones. Metas en comn, Se unen para alcanzar metas en comn, como las metas organizacionales de un departamento. Proximidad fsica, Los empleados que trabajan en el mismo departamento o mismo tipo de trabajo, comparten con frecuencia actividades sociales. Similitudes culturales, Con frecuencia, personas que acaban de inmigrar y entran a una empresa, se unen a las personas de su misma nacionalidad. Otras razones comunes por las que la gente se une a un grupo son: Seguridad, Al unirse a un grupo, los individuos pueden reducir la inseguridad de estar aislados. La gente se siente ms fuerte, tiene menos dudas de s misma, y puede resistir mejor las amenazas cuando forma parte de un grupo. Estatus, La inclusin en un grupo que se considera importante por otras personas, proporciona reconocimiento y estatus para sus miembros. Autoestima, Los grupos pueden proporcionar a las personas sentimientos de valor propio. Es decir, adems de proporcionar estatus, la membresa tambin puede brindar un mayor sentimiento de vala a los miembros del grupo. Poder, Lo que no se puede alcanzar individualmente, con frecuencia es probable obtenerlo por medio de la accin del grupo. Hay poder en la multitud. 2.1 Clasificacin de los grupos Es posible clasificar las agrupaciones en dos tipos de grupos, los formales que a su vez se clasifican en grupos de mando y grupos de tareas, y los informales que a su vez se clasifican en grupos de inters y grupos de amigos, como se puede observar en la figura. 2.1. Los grupos de mando y de tareas, estn dictados por la organizacin formal, en tanto que los grupos de inters y de amigos son alianzas informales.

Figura 2.1 Clasificacin de los tipos de grupos.

Un grupo de mando est determinado por el organigrama de la empresa. Est compuesto por los individuos que reportan directamente a determinado jefe. Un ejemplo clsico es el de una directora y sus maestras correspondientes, tambin como el director de inspeccin postal y sus cinco inspectores. Los grupos de tareas, que tambin determina la organizacin, representan la asociacin de aquellos que se unen para culminar una encomienda de trabajo. Sin embargo, los lmites de un grupo de tareas no terminan con el superior jerrquico inmediato sino que pueden cruzar las relaciones de mando. Por ejemplo, si un universitario es acusado de un delito en el campus, se requiere la coordinacin y la comunicacin entre el director de asuntos acadmicos, el director estudiantil, el secretario general, el jefe de seguridad y el consejero estudiantil. Esta formacin constituir un grupo de tarea. Los empleados que no forman parte de un mando nico o un grupo de tareas pueden congregarse para alcanzar un objetivo especfico que les toca: se trata de un grupo de inters. Los empleados que se unen para modificar sus calendarios de vacaciones, defender a un compaero despedido o tratar de mejorar sus condiciones laborales forman una entidad que atiende a su inters comn. Tambin se crean grupos porque sus integrantes comparten una o ms caractersticas. Llamamos grupos de amigos a estas formaciones. Las alianzas sociales, que con frecuencia rebasan el contexto laboral, se basan en una edad o unos orgenes semejantes, la aficin por un equipo de ftbol o de la defensa de opiniones polticas afines, por citar unas pocas caractersticas. Los grupos informales prestan un servicio muy importante puesto que satisfacen las necesidades sociales de sus miembros. Debido a las interacciones que resultan por la proximidad fsica o ejecucin de tareas, se observa que muchas veces los trabajadores emprenden actividades en conjunto, como jugar al golf, trasladarse en grupo del trabajo a casa, tomar el almuerzo y hablar en los descansos. Debemos reconocer que estas relaciones entre individuos, aunque informales, influyen hondamente en su comportamiento y desempeo. No hay una razn exclusiva para que los individuos se unan en grupos. Como casi todos pertenecemos a varios grupos, es obvio que cada uno nos proporciona diferentes beneficios. Por su forma de administracin, los grupos pueden ser administrados en forma tradicional y auto dirigidos. Grupos administrados en forma tradicional. Es el grupo donde existe un lder o administrador oficial. Grupos autoridirigidos. Los trabajadores comparten la responsabilidad de administrar el grupo de trabajo. Por el tiempo de duracin de su existencia, los grupos pueden ser permanentes y temporales. Grupos permanentes. Trabajan durante largos plazos de tiempo, por lo general un ao cuando menos.

 Grupos temporales. Estos se forman para plazos breves de tiempo especificados con anterioridad, a fin de realizar una serie de tareas o proyectos, como comits. Por las funciones que desempean pueden ser de una funcin o interfuncionales. Grupos de una funcin. Son los que tienen miembros que desempean una sola funcin, como ingenieros, auditores, etc. Grupos interfuncionales o multidisciplinarios. Son aquellos cuyos miembros desempean diversidad de funciones. 3. Desarrollo de los grupos En general, los grupos pasan en su evolucin por una secuencia bsica que se denomina modelo de las cinco etapas del desarrollo de los grupos, aunque este no es el nico mtodo ya que Existen varios modelos que muestran el desarrollo de los grupos como el Modelo del Equilibrio Interrumpido, Modelo de Desarrollo Progresivo, por mencionar algunos. 3.1 Modelo de las cinco etapas Los grupos pasan por cinco fases: formacin, conflicto, regulacin, desempeo y desintegracin, Como se puede observar en la figura 3.1.

Figura 3.1 Etapas de la formacin de grupos La 1ra etapa, de formacin, se caracteriza por una gran incertidumbre sobre el propsito, la estructura y el liderazgo del grupo. Los miembros sondean las aguas para determinar que conductas son las aceptables. La etapa concluye cuando los miembros comienzan a considerarse parte del grupo. La 2da etapa, de conflicto se distingue, precisamente, por los conflictos internos que en ella se dan. Los miembros aceptan la existencia del grupo personas se resisten a las restricciones que les impone a su individualidad. Por aadidura, se presentan conflictos

sobre quin controlar el grupo. Al culminar las etapas, el grupo cuenta con una jerarqua de liderazgo relativamente clara. En la 3ra etapa, de regulacin se traban relaciones estrechas y el grupo manifiesta cohesin. Se despierta un sentido agudo de identidad y camaradera. Esta etapa regulacin se da por concluida cuando solidifica la estructura del grupo, y ste asimilado un conjunto comn de expectativas sobre lo que se define como comportamiento correcto. su de ha el

La 4ta etapa, de desempeo. En este punto la estructura es completamente funcional y es aceptada por el grupo. La energa de los integrantes ya no se dirige a conocerse y entenderse, sino a realizar la tarea que los ocupa. Para los grupos de trabajo permanentes, la etapa de desempeo es la ltima de su desarrollo. En cambio, tratndose de comisiones, equipos, fuerzas de tarea y otros grupos temporales que tienen una tarea limitada, queda una fase de desintegracin. En esta etapa, el grupo se prepara para disolverse y su prioridad ya no es un desempeo superior, sino que se dirige la atencin a las actividades conclusivas. Los integrantes responde de diversas maneras: mientras que algunos estn animosos, gozando de los logros del grupo, otros se entristecen por la prdida de camaradas y amigos ganados durante la existencia del grupo. Muchos intrpretes del modelo de las cinco etapas suponen que el grupo se hace ms eficaz a medida que pasa por las primeras cuatro fases. Aunque esta disposicin sea verdadera, lo que hace que un grupo sea ms eficaz es ms complicado de lo que este modelo indica. En ciertas condiciones, conflictos intensos acentan el desempeo del grupo, as esperaramos que en tales situaciones los grupos que se encontraron en la 2da fase superan en desempeo a los grupos que se encontraran en las etapas 3 y 4. Aparte los grupos no siempre proceden claramente de una etapa a la siguiente. De hecho, en ocasiones transcurren al mismo tiempo varias etapas, como cuando los grupos se hallan a la vez en la etapa de conflicto y en la del desempeo. Tambin los grupos llegan a retroceder a las fases anteriores. Por tanto incluso los defensores ms firmes del modelo no suponen que todos los grupos siguen exactamente las 5 etapas ni que la fase 4ta Sea la mejor. Otro problema del modelo, en lo que atae a entender el comportamiento en el trabajo, radica en que omite el contexto de la organizacin. 3.1.1 Modelo de equilibrio puntuado (grupos temporales con plazos) No todas las formaciones de grupos siguen el modelo de las cinco etapas, como lo son los grupos temporales con plazos, ya que se menciona que tienen una sucesin peculiar de actividades (o inactividades): 1. En la primera reunin se traza la direccin del grupo; 2. En esta primera fase la actividad del grupo es inercial; 3. Al final de la fase sobreviene una transicin, exactamente cuando el grupo consumi la mitad de su tiempo; 4. La transicin suscita cambios importantes;

5. A la transicin sigue una segunda 6. La ltima reunin del grupo es de actividad intensa.

fase

de

inercia,

Este esquema es un modelo del equilibrio puntuado, como se muestra en la figura 3.2.

Figura 3.2 Esquema es un modelo del equilibrio puntuado. En la primera reunin se traza la direccin del grupo. En este momento surge un marco de referencia de premisas y pautas de conducta a travs del cual el grupo aborda su proyecto. Las pautas de conducta son duraderas y pueden aparecer ya en los primeros segundos de existencia del grupo. Ya que se determina la direccin del grupo, queda escrita con fuego y es poco probable que se reconsidere durante la primera mitad de la existencia del grupo. Es un periodo de inercia, es decir, el grupo insiste o se atora en un curso fijo de accin. Incluso si se adquieren nuevos conocimientos que ponen en tela de juicio las pautas y premisas iniciales, en la primera fase el grupo es incapaz de actuar en consecuencia. Uno de los descubrimientos ms interesantes de estos estudios fue que cada grupo experimentaba su transicin en el mismo momento: exactamente a la mitad del tiempo entre la primera reunin y el plazo oficial de terminacin, a pesar de que algunos grupos dedicaban no ms de una hora a su proyecto en tanto que otros necesitaron seis meses. Era como si en este punto todos los grupos sufrieran una crisis de mitad de la vida. El punto central parecera funcionar como una alarma que agudizara la conciencia de los individuos de que su tiempo se acaba y hay que avanzar. Esta transicin pone fin a la primera fase y se caracteriza por una cerrada andanada de cambios, se descartan las pautas anteriores y se adoptan nuevos puntos de vista. En la transicin se impone una nueva direccin para la segunda fase. La segunda fase es de un nuevo equilibrio o inercia. El grupo ejecuta los planes trazados en el periodo de transicin.

La ltima reunin del grupo se distingue por un estallido final de actividad para concluir con el trabajo. En el esquema del modelo del equilibrio puntuado los grupos muestran periodos prolongados de inercia salpicados por breves cambios revolucionarios incitados principalmente porque los miembros se hacen conscientes del tiempo y de su plazo. Pero Se debe tener presente que este modelo no se aplica a todos los grupos, sino que se limita esencialmente a los grupos temporales de tarea que trabajan con un plazo de terminacin restrictivo. 3.2 Interaccin de grupos La Sociometra es una herramienta analtica para estudiar las interacciones de grupo. Trata de encontrar lo que le gusta y disgusta a la gente y con quien deseara trabajar o no. Esta informacin se puede obtener a travs de entrevistas o cuestionarios. Se puede utilizar esta informacin para crear un sociograma, en la figura 3.3 se puede observar un ejemplo de un sociograma, que es una representacin grfica de las interacciones sociales preferidas. Entre ellas tenemos: Redes sociales. Conjunto de vnculos especficos entre conjunto definido de individuos. Racimos. Grupos que existen dentro de las redes sociales. Racimos prescritos. Grupos formales como departamentos, equipos de trabajo, fuerzas de trabajo o comits. Racimos emergentes. Grupos informales, no oficiales. Coaliciones. Racimo de individuos que se agrupan de manera temporal para alcanzar un objetivo especfico. Camarillas. Grupos informales relativamente permanentes que involucran amistad. Estrellas. Individuos con el mayor nmero de vnculos en una red. Enlaces. Individuos de una red social que conectan dos o ms racimos, pero que no son miembros de ninguno de ellos. Puentes. Individuos en una red social que sirven como vnculos al pertenecer a dos o ms racimos. Aislados. Individuos que no estn conectados a la red.

Figura 3.3 Ejemplo de un sociograma de una red de amigos. 3.3 Factores que afectan el comportamiento de grupos Existen principalmente 7 factores que pueden afectar el comportamiento de los grupos, ya sean estos formales o informales, como se puede observar en la figura 3.4 a continuacin se muestran los ms comunes: Tamao. El rango del tamao de un grupo puede ser desde dos miembros hasta un lmite normal de trece a diecisis. El nmero ideal es de doce personas, el tamao del grupo pude afectar en las dimensiones de liderazgo, tolerancia entre los miembros y los procesos de grupo. Roles. Las personas asumen una serie de roles, es decir el conjunto de comportamientos esperados asociados a un trabajo en particular. Y se dividen a su vez en tres categoras: - Roles de la tarea: se concentran en el cumplimiento de las tareas o metas, y facilita y coordina las tareas de toma de decisiones. - Roles del mantenimiento: no se concentran tanto en las tareas como en los procesos del grupo. Ayudan a mantener y elevar el desempeo del grupo, como por ejemplo conciliador o animador. - Roles individuales: Se enfocan nicamente en las necesidades individuales de los miembros a costa del grupo. Tienden a ser disfuncionales o destructivos para el grupo. Un miembro de un grupo pude desempear varios roles, y varios miembros pueden desempear el mismo rol. Con frecuencia existe un patrn de roles correspondiente a cada uno de los miembros del grupo. Normas. Son reglas de comportamiento que han sido aceptadas como propias por los miembros del grupo. En general las normas definen la clase de comportamientos que los miembros del grupo creen necesario para poder alcanzar sus metas. Existe una

clasificacin que seala que las normas tienen diferente importancia para el funcionamiento de la organizacin. Pueden ser: - Fundamentales: guan el comportamiento esencial, para la misin central de la organizacin. - Perifricas: guan los comportamientos que son importantes, pero no esenciales, para alcanzar las metas o misin de la organizacin. Los grupos tambin pueden imponer sanciones, es decir medidas de coaccin que se adoptan para propiciar la aceptacin y cumplimiento de las normas. Metas. Los miembros de los grupos de trabajo comparten metas que se centran en el desempeo y facilitan la consecucin de las metas de la organizacin. Pueden ser formales e informales: - Metas formales: son las que estn definidas especficamente, en forma oral o escrita, y por lo general guardan una relacin directa con las metas y la misin de la organizacin. - Metas informales: Son las que estn implcitas en las acciones de los miembros del equipo, pero no estn definidas explcitamente, y pueden contribuir a la consecucin de las metas de la organizacin o impedirla. Cohesin. Es la fuerza de los miembros de permanecer en el grupo y su compromiso con el mismo. Est influenciado por el grado de compatibilidad entre las metas grupales e individuales. Se refiere a mantener unido al grupo, su comunicacin, la similitud de intereses y necesidades (homogeneidad), a las necesidades interpersonales de afecto, inclusin y control. Liderazgo. Es importante que dentro de un grupo exista un lder que ejerce una influencia positiva entre sus miembros para que puedan alcanzar de este modo las metas propuestas. Ambiente externo. El ambiente externo puede influenciar a cada uno de los factores anteriores, as como afecta directamente el comportamiento de los miembros del grupo. Se refiere a las condiciones y factores fuera del grupo sobre los cuales el mismo no tiene control. Incluye tecnologa, condiciones fsicas, prcticas de administracin, reglas, liderazgo de la gerencia y las recompensas y castigos definidos en la organizacin.

Figura 3.4 Factores que afectan el comportamiento de los grupos. 3.4 Toma de decisiones en grupo Actualmente se le concede cada vez una mayor importancia a la participacin de todos los elementos que integran un grupo en la toma de decisiones, no porque se haya prescindido totalmente de la toma de decisiones hecha exclusivamente por el lder del grupo (gerente, jefe, supervisor, etc.,) sino porque hay ocasiones en que se debe aprovechar el conocimiento y la experiencia de un mayor nmero de personas, para tomar mejores decisiones, adems de que cuando la gente participa en la toma de la decisin, se siente ms comprometida a lograr los resultados deseados, convirtindose en un poderoso motivador para los trabajadores el que se les tome en cuenta en el momento de decidir. Existen diversos argumentos en pro y en contra de la toma de decisiones en grupo, algunas de ellas se muestran en la siguiente tabla:

La toma de decisiones es indispensable en cualquier organizacin sin importar su tamao o su rubro, ya ser eleccin de los lderes si esta se debe de hacer en grupo o de forma individual. Conclusiones Los grupos formales son muy importantes en la estructura de una organizacin, aunque no complementan por completo las necesidades de los colaboradores o altos mandos de la organizacin, por lo tanto las personas tienden a formar agrupaciones informales que puedan satisfacer sus necesidades. Por otra parte los conceptos de grupo y equipo se han utilizado como si fueran sinnimos y en realidad, no lo son. Grupo lo utilizamos para denominar a un conjunto de personas que interactan entre s. Un equipo es un grupo de personas que trabajan en forma sinrgica para lograr una meta comn. Cuando las personas trabajan juntas como equipo, cada una se beneficia del conocimiento, trabajo y apoyo de los dems miembros, lo cual lleva a una mayor productividad que la que se lograra por cada persona que la que se lograra por cada persona que trabajara al mximo de su capacidad como individuo. Por lo tanto los grupos tanto formales como informales son vitales en cualquier organizacin para que esta sea productiva y tenga un buen ambiente de trabajo. Autor Juan Manuel Crdenas Rovira - juanmanuel_cardenasarrobahotmail.com Ingeniero Industrial con especialidad en Calidad y Productividad. Si te gust el artculo y la temtica del Blog por favor sera muy interesante para todos que nos dejes tu comentario. Adems, puedes recibir todos los artculos completos en tu buzn de e-mail ingresando tu direccin de correo en la opcin de suscripcin en la pgina principal. Tu direccin de e-mail solo se utilizar para mandarte la actualizacin del blog diariamente. Muchas gracias por acompaarnos. Puedes encontrar ms material relacionado al presente, en nuestro Blog Grandes Pymes http://jcvalda.wordpress.com