Datos y Escenarios

A veces es necesario observar los datos, las operaciones y los resultados desde diversos ngulos. Excel cuenta con una herramienta, que nos facilita esta tarea: el administrador de escenarios. Herramienta de anlisis que permite evaluar distintas estrategias, entendiendo por escenario un conjunto de valores que se utilizan para prever los resultados de un modelo de hoja de clculo. El funcionamiento en Excel 2010 es similar a la versin 2003. Supongamos los datos de nuestro ejemplo, donde habamos creado esos escenarios adjuntndole un botn de comando con cdigo VBA. Con la herramienta Escenarios diseamos los mismos sin necesidad de cdigo. Supongamos que tenemos los datos iniciales:

Para guardar esta presentacin de datos como un escenario posible en 2003, hacemos clic en Herramientas >Escenarios y desplegamos la caja de dialogo de escenario. En 2010 en Datos>Anlisis Y si > Administrador de escenarios. Con ello desplegamos la caja de dilogo de Escenarios:

Su funcionamiento es muy simple:

Clic en Agregar, y nos saldr otra ventana en donde escogeremos un nombre para nuestro escenario. En esta ventana se muestra el valor actual de la celda cambiante y preguntando qu nuevo valor se desea introducir en la misma. Cuando introduzca un valor podr pulsar el botn Agregar para continuar creando otros escenarios, o bien Aceptar para terminar y regresar al cuadro de dilogo Administrador de escenarios.

Con las opciones Modificar/Eliminar podemos editar o eliminar el escenario seleccionado.

Introduccin a las herramientas de Macros y VBA en Excel 2010

De forma predeterminada, las herramientas de VBA estn ocultas. Es necesario completar los pasos siguientes para cambiar la configuracin en las opciones de Excel para acceder a la ficha Programador.

Abra el men Archivo y seleccione Opciones en la barra de navegacin izquierda. En el cuadro de dilogo Opciones de Excel, de la navegacin de la izquierda, seleccione Personalizar cinta de opciones. En el cuadro de lista derecho, seleccione la casilla de verificacin junto a la ficha Programador. Para volver a Excel, haga clic en Aceptar.

Ahora debera aparecerle la pestaa Programador en el men:

Los iconos utilizados para grabar y reproducir macros VBA en el grupo de cdigo en la ficha del desarrollador: Icono Visual Basic - Se abre el Editor de Visual Basic. Icono Macros - Muestra el cuadro de dilogo Macro, donde se puede optar por ejecutar o editar una macro de la lista de las macros. Icono Grabar macro - Comienza el proceso de grabacin de una macro. Con el icono de referencia relativa intercambiamos entre el uso de la grabacin relativa o absoluta. Icono de seguridad de macros se accede al Centro de confianza, donde se puede optar por permitir o no permitir las macros para ejecutar en este equipo.

Herramientas bsicas I
La nueva interfaz es sustancialmente diferente con respecto a 2003. Lo que todo el mundo se pregunta Perodnde estn las cosas?. Todo ha cambiado, tanto los mens como algunos procedimientos. Empezando por la barra de men lo primero que nos encontramos es el botn de office en la versin 2007 y la pestaa Archivo en la versin 2010. Dicho botn nos da acceso a las opciones Nuevo, Abrir, Guardar, Guardar como, imprimir etc. Si deseamos crear un nuevo libro botn office>Nuevo (2007) o Archivo-Libro blanco-Crear (2010).

Por ejemplo crearemos un libro nuevo que lo llamar PRUEBA1. Este libro los guardar en el directorio que desee, haciendo notar que en estas versiones existen varias opciones para guardar un libro de Excel. Como libro de Excel con la extensin .xlsx (.xls en versin 2003). O como Libro de Excel habilitado para macros (con extensin .xlsm). Como recordar Excel 2003 no distingua, cuando se guardaban, libros con macros de libros sin macros. De hecho cuando intentbamos abrir un libro con macros nos avisaba e incluso nos impeda actuar sobre los objetos VB si no bajbamos el nivel de seguridad. Este tratamiento en cuanto a la seguridad no ha cambiado ni en 2007 ni en 2010. No obstante para poder trabajar con libros de extensin .xlsm debemos habilitar la seguridad de la siguiente manera: Programador> Seguridad de macros / Habilitar todas las macros-. En Excel 2010 debemos ir a Archivo>Opciones>Centro de confianza>Clic en configuracin de centro de confianza>Configuracin de macros. Marcamos Habilitar todas las macros

Con un pequeo ejemplo podemos ir tomando contacto con la nueva interfaz, por ejemplo imaginemos que queremos hacer un pequeo grfico para comparar tarifas de telefona mvil. Una vez iniciado Excel, introducimos los datos de la misma manera a como lo haramos en la versin 2003.

La introduccin de las frmulas no vara, como tampoco lo hacen las referencias absolutas y relativas. Es decir podemos anclar las celdas que nos interesa con el signo $. Una vez rellenada la hoja con los datos, podemos insertar un grfico. En principio el icono para insertar grficos no est presente en la cinta de opciones. A diferencia de la versin 2003, en 2007 y 2010 tenemos la posibilidad de personalizar nuestro entorno de trabajo. Es cierto que en la versin 2003 existe la posibilidad de establecer una barra de herramientas personalizada, a la que incluso le podamos poner nuestros propios iconos con el pequeo editor que incorpora, pero esta funcin se hace ms presente y necesaria en las versiones 2007/10. Para ello haciendo clic en Archivo/Botn office, buscamos barra de herramientas de acceso rpido o bien desplegando en el icono siguiente:

Desplegamos Comandos ms utilizados y escogemos por ejemplo en este caso Crear grfico.

Si no queremos insertar esta herramienta como acceso rpido iremos a Men>Insertar>Grficos. Aqu escogemos el tipo que precisemos para representar los datos. En el ejemplo seleccionamos primero el rea de datos (en este caso A1:E42), seguidamente Insertar><grfico dispersincon lneas suavizadas Bueno con esto nos habr insertado un grfico ms o menos como este:

Para comenzar tenemos en la leyenda 4 series cuando slo tiene que haber 3. Vamos a eliminar la Serie 1, haciendo clic sobre Serie 1 botn derecho y eliminar serie. A continuacin necesitamos cambiar los respectivos nombres de las series, hacemos clic en el grfico y despus en seleccionar datos nos saldr una ventana como esta:

Y tal como se seala en la imagen clic en editar y cambiamos el nombre a las series. Si se fija bien podr observar como se activan las diferentes herramientas para los grficos. Si selecciona la pestaa Presentacin acceder a las opciones de Ttulo de grfico, Etiquetas, etc.

Los minigrficos
Los minigrficos , son una de las grandes novedades visuales con las que nos sorprende Excel 2010. Se tratan de pequeos grficos incrustados en el fondo de una celda de tal forma que complementan la informacin contenida en las celdas de al lado. Estos minigrficos suelen utilizarse para ver de un solo vistazo, tendencias o resultados sin tener que estudiar grandes tablas de nmeros. En el ejemplo de referencia: 1. 2. 3. 4. Seleccione la celda B12. Vaya a Insertar>Minigrfico de columna> Le aparecer una nueva ventana para seleccionar el rango de datos seleccione C12:E12. Clic en Aceptar.

Para eliminar un minigrfico, nos posicionamos en la celda donde se encuentra ubicado y con el botn derecho seleccionamos Minigrfico> Borrar minigrfico.

Aadir barra de errores a los grficos

Las barras de error son una herramienta que permite mostrar el rango del desvo estndar de una medicin experimental. Para ver comprender mejor su uso y forma de aplicacin analicemos el siguiente ejemplo. Supongamos que tenemos la siguiente tabla de datos:

X 4,80 5,10 2,55 4,00 3,90

Y 2,87 4,00 6,01 6,78 1,00

Error X 0,79 1,09 2,33 0,07 0,08

Error Y 0,80 3,20 2,31 2,01 3,00

Representamos los datos como grfico de dispersin XY:

Para agregar barras de error a un grafico, seleccionamos una de las series de datos y abrimos el men de formato de series de datos (clic en cualquier botn azul). Se nos abrir un cuadro de dilogo que cuenta con una pestaa para definir las barras de error de X y otra para definir las de Y.

En el cuadro de definiciones podemos elegir entre la presentacin de la barra (ninguna, por exceso, por defecto o ambas) y la cuanta del error. Por ejemplo si definimos un error del 25% para cada punto en la ventanilla de Porcentaje y elegimos la opcin Ambas en Presentar, veremos algo como esto:

Excel ha agregado una lnea a ambos lados de cada punto, que representan una desviacin del 25% de este punto. Pruebe a modificar el grfico agregando el mismo error al valor de las Y. Si desea variar el formato de las barras lo puede hacer desde el men tramas.
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Utilizacin de caracteres especiales en grficos y hojas.

16 JULIO, 2012 DEJA UN COMENTARIO

La funcin CARACTER en Excel regresa un carcter especfico para un nmero entero que ha sido proporcionado como argumento. Un PC tiene un juego de caracteres con un nmero entero asignado y es precisamente ese nmero el que debemos proporcionar como argumento.

Ejemplos de la funcin CARACTER

La funcin CARACTER puede ayudarnos a hacer uso de caracteres especiales o smbolos dentro de alguna celda como pueden ser los saltos de lnea o encontrar alguna letra del alfabeto.

Agregar un salto de lnea

Cuando necesitamos agregar dos cadenas de texto que incluyan un salto de lnea entre ellas podemos utilizar la funcin CARACTER (10), que representa precisamente el salto de lnea. Observa cmo la celda C2 hace la unin de las cadenas de texto de la celda A1 y B1 pero introduce un salto de lnea entre ambas. Para ver reflejado el salto de lnea debemos ir al cuadro de dilogo Formato de celdas (CTRL + 1) y seleccionar la opcin Ajustar texto que se encuentra en la pestaa Alineacin.

Encontrar una letra del alfabeto

Si queremos saber rpidamente cual es la letra 10 del alfabeto podemos utilizar la funcin CARACTER que nos dar el resultado inmediato sin necesidad de ir letra por letra.

Antes de mostrar el ejemplo debemos saber que la letra A (mayscula) tiene asociado el cdigo 65 y de esta manera podemos imaginar que la primera letra del alfabeto es lo mismo que 64 +1, la segunda letra del alfabeto ser 64 +2, la tercera 64 + 3 y as sucesivamente. Si necesitamos conocer la dcima letra del alfabeto utilizaremos la frmula CARACTER(64 + 10) Y cmo sera con VBA: Para insertar la letra c por ejemplo en la celda activa > ActiveCell.FormulaR1C1 = =CHAR(64+3)

Reglas de validacin
Las reglas de validacin nos permiten especificar el formato para un rango de celdas, restringiendo por ejemplo la entrada de datos no deseados, sean textos, campos vacos o nmeros. La forma de activar dichas reglas, recordemos, es desde la barra de men, desplegamos datos y posteriormente validacin. En este artculo se describe cmo configurar la validacin de datos, incluidos los tipos de datos que se pueden validar y los mensajes que se pueden mostrar, adems de proporcionar un libro que se puede descargar para obtener ejemplos de validacin que se pueden modificar y utilizar en hojas de clculo propias. Con VBA tambin es posible crear reglas de validacin. En el siguiente ejemplo vamos a desarrollar una macro que nos impide dejar vaca la celda A1 y adems slo nos va a permitir introducir valores comprendidos entre 5 y 10. Utilizaremos una estructura With _ end with. Y comenzamos seleccionando el rango a validar, en el ejemplo el A1: With Range(a1).Validation Validation es una propiedad con los mtodos siguientes:

Add: para aadir una nueva regla de validacin a un rango de celdas. Modify: cuando deseamos modificar las mismas Delete: para eliminarlas.

A su vez el evento Add contiene una serie de argumentos: Type (tipo de validacin) es un argumento obligatorio con el que especficamos que tipo de validacin vamos a aplicar, pudiendo escoger entre las siguientes:

xlValidateCustom (validacin personalizada) xlValidateDate(para fechas) xlValidateDecimal (slo nmeros decimales) xlValidateInputOnly (slo entradas determinadas) xlValidateList (mediante listas) xlValidateTextLength (texto de un determinado tamao) xlValidateTime (slo formatos horarios) xlValidateWholeNumber ( para no admitir celdas vacas) XlDVAlertStyle opcional. El estilo de alerta de validacin.

Otros argumentos son: AlertStyle

XlDVAlertStyle puede ser una de estas constantes XlDVAlertStyle. xlValidAlertInformation xlValidAlertStopxlValidAlertWarning

Operator XlFormatConditionOperator opcional. El operador de validacin de datos.

XlFormatConditionOperator puede ser una de estas constantes XlFormatConditionOperator.

xlBetween xlEqualxlGreaterxlGreaterEqualxlLessxlLessEqual xlNotBetween xlNotEqual

Formula1 Formula2 Variant opcional. La primera parte de la ecuacin de la validacin de datos. Variant opcional. La segunda parte de la validacin de datos

cuando Operator es xlBetween oxlNotBetween; de lo contrario, se omite este argumento. De esta forma, nuestra macro quedara como sigue: Sub val() With Range(a3).Validation .Delete .Add Type:=xlValidateWholeNumber, AlertStyle:=xlValidAlertStop, _ Operator:=xlBetween, Formula1:=5, Formula2:=10 .IgnoreBlank = True .InCellDropdown = True para que nos salga una ventanita antes de introducir los datos .InputTitle = Nmero entre 5 y 10 el ttulo de la ventanita .ErrorTitle = Error en los datos los mensajes emergentes .InputMessage = Slo se admiten valores entre 5 y 10 .ErrorMessage = Slo nmeros entre 5 y 10 .ShowInput = True .ShowError = True End With End Sub Habr observado que existe una primera sentencia .Delete, con ello nos aseguramos de que no existe una regla de validacin o condicin previa que nos anule la regla en ejecucin. De hecho si elimina esa lnea de cdigo observar que se origina un error.
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Otras funciones estadsticas

21 NOVIEMBRE, 2011 DEJA UN COMENTARIO

Adems de las funciones bsicas ya vistas anteriormente, Excel cuenta con otras que pueden resultar de gran ayuda al recontar celdas vacas u ocupadas:

CONTAR: cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros. CONTARSI: cuenta las celdas en el rango que coinciden con una condicin dada. Por ejemplo si quisiramos saber cuntos valores dentro del rango B2:B12 (al que yo he llamado DATOS) son mayores a 50 escribira en la barra de frmulas =CONTAR.SI(DATOS;>50)

CONTAR.BLANCO: devuelve el nmero de celdas vacas dentro de un rango de datos.

CONTARA:Cuenta el nmero de celdas que no estn vacas y los valores que hay en la lista de argumentos. Ojo a diferencia de la funcin CONTAR , esta cuenta cualquier cosa sea nmero, letras o carcteres.

Bien estas funciones nos ayudan a contar celdas con o sin datos, pero qu ocurre si quisiramos contar celdas con un determinado color de fondo. Veamos: Seleccionamos men Edicin Buscar (Ctrl+B) Hacemos clic en la flecha Formato Seleccionamos Elegir formato de celda

Seleccionamos la celda con formato. En nuestro caso, la A2 que es la que tiene el fondo amarillo

Hacemos clic en Buscar todo. En la parte inferior del cuadro de dilogo Buscar y reemplazar, se muestran todas las celdas con dicho formato. Pulsamos Ctrl +A para seleccionar todas las celdas con dicho formato Al hacerlo en la barra de estado se mostrar la suma de los valores. En este caso, 56863. Si lo que queremos es contar el nmero de celdas en vez de sumarlas, hacemos clic con el botn derecho sobre la barra de estado Seleccionamos la funcin Cuenta. En la barra de estado se mostrar el nmero de celdas con el formato que indiquemos. En este caso hay dos celdas con color de fondo amarillo. Por tanto, en la barra de estado aparece 2.

A continuacin reproduzco cmo se podra hacer con VBA :

Function contar_por_color(RangoColor As Range, CeldaColor As Range) Dim rngCelda As Range

For Each rngCelda In RangoColor

If rngCelda.Interior.ColorIndex = CeldaColor.Interior.ColorIndex Then contar_por_color = contar_por_color + 1 End If Next End Function

Si quisiramos sumar los datos que contienen las celdas aplicaramos la funcin siguiente: Function sumar_por_color(RangoColor As Range, CeldaColor As Range, RangoSumar As Range) Dim rngCelda As Range Dim colOffset As Long colOffset = RangoSumar.Column RangoColor.Column For Each rngCelda In RangoColor If rngCelda.Interior.ColorIndex = CeldaColor.Interior.ColorIndex Then sumar_por_color = sumar_por_color + rngCelda.Offset(0, colOffset).Value End If Next End Function

Clculos estadsticos bsicos: media,mediana, moda, varianza y desviacin estndar

18 NOVIEMBRE, 2011 DEJA UN COMENTARIO

Para comenzar repasaremos las funciones bsicas que ostenta Excel para clculos estadsticos. Para ello inicie un nuevo libro Excel y en la primera hoja inserte los datos siguientes:

Seleccione por ejemplo la celda A13 para realizar clculos. Vaya a men>insertar>funcin.

En seleccionar categoras, escoga Estadsticas y Promedio, que es la funcin que nos devuelve la media aritmtica de los datos escogidos.

Otra forma rpida es seleccionar el rango de celdas A1:A13 y desplegar el signo sumatorio de la barra de mens, seleccionando la misma funcin promedio. Para practicar en A14 inserte la funcin mediana , en A15 la moda y en A16 la desviacin estndar. Para la media

Veamos como podra ser con cdigo VBA: Function Media(k As Long, Arr() As Single) Dim Sum As Single Dim i As Integer Sum = 0 For i = 1 To k Sum = Sum + Arr(i) Next i Media = Sum / k End Function Y para la desviacin estndar: Function StdDev(k As Long, Arr() As Single) Dim i As Integer Dim avg As Single, SumSq As Single avg = Media(k, Arr) For i = 1 To k SumSq = SumSq + (Arr(i) avg) ^ 2 Next i StdDev = Sqr(SumSq / (k 1)) End Function
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Reconociendo los mensajes de error

6 NOVIEMBRE, 2011 DEJA UN COMENTARIO

A veces cuando trabajamos en Excel se producen errores que la aplicacin muestra con una serie de mensajes. Los ms comunes son los siguientes:

TIPO DE ERROR

#VALUE! Se ha introducido un tipo de

#NAME! Excel no reconoce el texto en una

#DIV/0 Se est intentando dividir entre cero

DESCRIPCION

argumento u operador errneo.

frmula

El primer tipo de error suele ocurrir:

Cuando se trata de introducir texto en una frmula que requiere un nmero o valores lgicos. Cuando se introduce una referencia a una celda , una frmula o una funcin como una array constante. Al ejecutar una macro que en realidad es una funcin. Al hacer mencin a un nombre inexistente. Usar una frmula en una etiqueta. Introducir texto en una frmula sin cerrar las correspondientes etiquetas.

El segundo tipo de error surge:

En cuanto al tipo de error div 0 no requiere mayor explicacin.

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Tablas dinmicas y VBA 2 parte

19 JULIO, 2011 DEJA UN COMENTARIO

En un anterior post hemos tratado como se realiza una tabla dinmica. Podemos potenciar el uso de la misma mediante VBA. Para poder seguir los puntos tratados a continuacin sera conveniente descargar el siguientefichero de datos. Una vez abierto el fichero desplegamos el editor VBA e insertaremos el mdulo que nos va a permitir crear nuestra tabla dinmica. Comenzamos insertando un mdulo al que he llamado CrearTD() en referencia a TablaDinmica. Declaramos una variable para cada uno de los objetos con los que vamos a trabajar: WSD->nombre de nuestra hoja de clculo dinmica PTCache->nombre de la cach de la tabla dinmica PT->nombre de la tabla dinmica PRange->rango de datos FinalRow->fila final De esta forma cdeclaramos las variables: Dim WSD As Worksheet Dim PTCache As PivotCache Dim PT As PivotTable Dim PRange As Range Dim FinalRow As Long Asignamos una referencia de objeto a la hoja en al que va inserta la tabla dinmica a la que llamaremos Pivot Table. Set WSD = Worksheets(Pivot Table) Insertaremos a continuacin un bucle que nos elimina cualquier otra tabla dinmica que tengamos en nuestra hoja: For Each PT In WSD.PivotTables PT.TableRange2.Clear Next PT Necesitamos definir el rea de entrada de datos:

FinalRow = WSD.Cells(65536, 1).End(xlUp).Row (guardo la posicin de la ltima fila con datos) Set PRange = WSD.Cells(1, 1).Resize(FinalRow, 8) (redimensionamos el rea desde la columna 1 a la 8) Set PTCache = ActiveWorkbook.PivotCaches.Add(SourceType:=xlDatabase, SourceData:=PRange.Address)aadimos los datos Set PT = PTCache.CreatePivotTable(TableDestination:=WSD.Range(J2), TableName:=PivotTable1) Con esta lnea creamos en s la tabla con destino en la columna J y con mombre PivotTable1. PT.ManualUpdate = True Establecemos la actualizacin a manual para evitar errores. Ahora necesitamos crear los nomres de campos en nuestra tabla. Para ello insertaremos las siguientes lneas: PT.AddFields RowFields:=Array(Producto, Cliente), ColumnFields:=Region Ordenamos los datos en el campo Ingresos calculando su total: With PT.PivotFields(Ingresos) .Orientation = xlDataField .Function = xlSum .Position = 1 End With Recalculamos todo: PT.ManualUpdate = False PT.ManualUpdate = True Dejamos seleccionada la hoja para el siguiente proyecto. WSD.Select Puede ver y descargar todo el cdigo junto aqu.
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Tablas dinmicas y VBA

15 JULIO, 2011 DEJA UN COMENTARIO

Las tablas dinmicas es una de las herramientas ms potentes que nos puede ofrecer Excel. Su finalidad es ofrecer un conciso resumen en pocos segundos de una gran cantidad de datos. Al objeto de poder adentrarnos en la programacin de pginas dinmicas, previamente detallar los pasos para crear una tabla dinmica en la interfaz de usuario. PASO 1 Vamos a descargarnos unos datos de internet para nuestro ejemplo. Recogeremos datos del Anuario del diario El Pas que contiene informacin estadstica y nos la proporcionan en formato de hoja de clculo Excel. Su direccin es: http://www.elpais.com/archivo/anuario/ Vamos a tomar como datos de partida los correspondientes al anuario de 2007. Luego seleccionamos Economa dentro del apartado Internacional. Llegamos a una pgina en la que descargamos la hoja de clculo correspondiente al apartado: Pases y territorios segn poblacin Nos tiene que salir un fichero xPoblamun.xls Nos centraremos en la Hoja3 que contiene informacin sobre: Los pases ms poblados del mundo 1995-2030

Disponemos de cuatro tablas con los 30 pases ms poblados en 1995, 2005, 2015 y 2030. Algunos datos son reales y otros previstos. Paso 2 Arreglamos un poco la tabla. Le colocamos ttulos a las cabeceras:

Paso 3 Lanzamos el asistente de Tablas Dinmicas: Datos>Informe de tablas y grficos dinmicos 1. 2. 3. Escogemos la tercera Rango de consolidacin mltiple en la primera ventana que aparece. Seleccionamos Crear un slo campo de pgina. En la siguiente ventana nos preguntan Dnde estn los rangos de hoja de clculo que desea consolidar?.

4. Vamos marcando cada rango y pulsando el botn Agregar, hasta tener incluidos los cuatro rangos correspondientes a las cuatro tablas. Escogemos B6 hasta C36,F7 hasta G36 y as sucesivamente. 5. Indicamos que deseamos el informe de tabla dinmica en una hoja de clculo nueva. 6. Como la columna F de total general no tiene sentido, la eliminamos. Para ello nos posicionamos en cualquier celda de la tabla dinmica. Vamos al cuadro de control de Tabla y desplegamos Tabla Dinmica>Opciones de tabla. Desmarcamos Totales generales de fila y Totales generales de columna.