COMUNICACIN EN LA EMPRESA

PROCESO ADMINISTRATIVO LIC. KAREN Y. ESCALERA VICENTE

COMUNICACIN

CLASE 8

La comunicacin es la herramienta esencial a travs de la cul se organizan las acciones de las personas en una organizacin

CONCEPTO DE COMUNICACIN.

Proceso mediante el cual dos o ms personas intercambian ideas, conocimientos, informaciones por diferentes medios con la finalidad de lograr comprensin.

ELEMENTOS Y ETAPAS DE UN PROCESO DE COMUNICACIN.

FEED BACK

CONTEXTO RECEPTOR

ETAPAS: 1-Elaboracin de la idea. EMISOR 2-Codificacin del mensaje. 3-Transmisin del mensaje. 4-Recepcin del mensaje. MENSAJE 5-Decodificacin. 6-Retroalimentacin.
CDIGO

CANAL

FUNDAMENTOS DE LA COMUNICACIN

Proceso Flujos de la comunicacin ascendente descendente lateral

BENEFICIOS DE LA COMUNICACIN Desaparecen los rumores y la radio pasillo Se comprenden mejor los problemas Se moviliza la capacidad colectiva de solucin de problemas Favorece la identificacin del personal Incrementa la participacin Se establecen polticas basadas en la consulta y en el consenso Aumenta la productividad La participacin recibe el adecuado reconocimiento Aumenta el sentido de pertenencia

BARRERAS EN LA COMUNICACIN

Clasificacin en: Barreras en el emisor Barreras en la transmisin Barreras en el receptor Barreras fsicas Barreras semnticas Barreras psicolgicas

TIPOS DE COMUNICACIN

Escrita Verbal Corporal

MECANISMOS DE COMUNICACIN

Palabras Imgenes Acciones Gestos Contextos

COMUNICACIN EFECTIVA

Simplificacin y precisin en mensajes escritos Capacidad de escucha emptica Coherencia entre el mensaje y la accin

2 reglas bsicas a tener en cuenta: 3 Q

QU comunicar QUIN da la informacin

3 C
CUNDO comunicar CMO comunicar CUNTO comunicar

A QUIN se le va a comunicar

COMUNICACIN ORGANIZACIONAL

La comunicacin existe siempre en las organizaciones (formal e informal) Los empleados necesitan comunicarse con sus superiores La comunicacin es un proceso continuo y acumulativo La comunicacin efectiva requiere canales mltiples con mensajes consistentes Los canales ms eficaces son los bidireccionales (con interaccin)

Comunicacin y Organizacin

COMUNICACIN ORGANIZACIONAL
La comunicacin organizacional ocurre en un sistema complejo y abierto que es influenciado e influencia el medio ambiente. La comunicacin organizacional implica mensajes, su flujo, su propsito, su direccin y el medio empleado. La comunicacin organizacional, implica personas, sus actitudes, sus sentimientos, sus relaciones y habilidades. La comunicacin organizacional es el flujo de mensajes dentro de una red de relaciones interdependientes

Flujos de la Comunicacin
Los flujos de la comunicacin en una organizacin se producen a travs de redes Redes Formales: siguen el camino trazado por la relacin de los roles definidos en el organigrama Redes Informales: surgen al interior de la organizacin, sin planificacin y al margen de los conductos oficiales

PRESIDENTE

ADMINISTRADOR

GERENTE DE PRODUCCIN

GERENTE DE VENTAS

CONTADOR

JEFE DE OFICINA

QUIMICO

MEZCLADOR DE MAT.

JEFFE DE OPERACIONES DE EMPAQUE

VENDEDOR

DACTILOGRAFA

DACTILOGRAFA

OPERADOR

EMPAQUE Y DESPACHO
ORG. FORMAL ORG. INFORMAL

Flujos de Comunicacin Interna en una Organizacin

HACIA ARRIBA

INTERNA EXTERNA

Entorno

Entorno

HACIA ABAJO CRUZADA

HORIZONTAL

HORIZONTAL

Comunicacin Descendente
Es la dimensin de canales formales ms frecuentemente estudiada La autoridad, la tradicin y el prestigio, son evidenciados en las comunicaciones descendentes Incluye los mensajes que van desde el nivel jerrquico superior hacia los empleados de los niveles subordinados

Tipos de comunicaciones descendentes

Instrucciones laborales (tarea especfica) Exposicin razonada de los trabajos (relacin con otras tareas de la organizacin) Procedimientos y prcticas (polticas, reglas, regulaciones, beneficios etc.) Feedback (elogio del trabajo individual) Adoctrinamiento de objetivos (motivar con la misin y visin, relacionndola con objetivos)

Comunicacin Ascendente
Fluye desde los subordinados hacia la jefatura (preguntas, sugerencias, plantear problemas) Su buen funcionamiento hace que los empleados perciban un real inters de los superiores hacia ellos, disminuyendo las presiones de trabajo y la tensin en las relaciones interpersonales (buzn de sugerencias, charlas o reuniones de carcter informal y poltica de puertas abiertas)

Comunicacin Horizontal
Intercambio lateral de mensajes Se da entre personas que se encuentran a un nivel semejante dentro de la organizacin Mensajes dicen relacin con la tarea o con factores humanos (coordinacin, participacin en la informacin, solucin de problemas o arreglo de conflictos)

Organizacin Informal

Redes: Formal- Informal

Organizacin es dinmica y debe reaccionar ante un entorno cambiante Red formal est basada en el organigrama, suele tener un funcionamiento relativamente esttico Redes informales son flexibles, rpidas y transmiten la informacin con bastante exactitud

FUNCIONES DE LAS ORGANIZACIONES INFORMALES

Sirve para controlar la conducta de los integrantes del grupo de trabajo Es un intento de parte de un grupo particular dentro del contexto de una gran organizacin, para controlar las condiciones de su existencia Acta como un mecanismo para la expresin de las relaciones personales que, generalmente las organizaciones formales no proporcionan.
P.Selnick

CANALES INFORMALES DE COMUNICACION

Canales informales son rpidos Poseen un alto grado de selectividad y discriminacin En general operan principalmente en el lugar de trabajo Los sistemas de comunicacin formal e informal tienden ambos a ser activos o inactivos

REDES INFORMALES
Enredaderas grapevine
son rpidas son exactas (80%) contienen mucha informacin (ej. No te matricules en este curso, he sabido que los exmenes son muy difciles) su difusin no sigue una serie en cadena, sino que cada eslabn tiende a formar un racimo como atributo negativo estas redes de difusin son utilizadas a veces para propagar rumores falsos

EL RUMOR
enunciado ligado a los acontecimientos cotidianos, destinado a ser credo, transmitido de una persona a otra, normalmente de boca en boca, sin que existan datos concretos que permitan establecer su exactitud. (Allport y Postman) declaracindestinada ser creda, que se refiere a la actualidad y se difunde sin verificacin oficial. (R. Knapp) un informe o una explicacin no verificada que circula de una persona a otra y se refiere a un objeto, acontecimiento o cuestin de inters pblico. (Peterson y Girst) los rumores son noticias improvisadas que resultan de un proceso de discusin colectiva, en cuyo origen hay un acontecimiento importante y ambiguo. (T. Shibutani)

Presiones para el cambio

Las presiones para cambiar actitudes equivalen a presiones de influencia. Si entendemos la comunicacin como un proceso de influencia, tendramos que la presin para obtener cambios es una presin para comunicarse.

Comunicacin No verbal

Comunicacin No Verbal
Conducta no verbal regula y define el sistema de comunicacin (quien habla y qu es apropiado decir) Conductas no verbales pueden repetir, contradecir, sustituir, complementar acentuar y regular los mensajes verbales Cuando existe una contradiccin entre la conducta verbal y la no verbal, sta ltima parece ms creble

Mensajes No Verbales
El Contacto Fsico La Apariencia La Voz El Entorno El Tiempo El diseo arquitectnico Objetos

El Contacto Fsico
Los seres humanos necesitamos tocar y ser tocados Nio acariciado y tratado con contacto fsico estar ms feliz y saludable que otros que no son tratados de la misma forma Tocar: el lenguaje de la piel La piel es el ms antiguo de los rganos sensoriales del cuerpo, y a travs de ella el nio recibe sus primeras comunicaciones Relacin madre-hijo (testimonio de cultura primitiva Influencias culturales en las expresiones de afecto (judos pueblos anglosajones). Los saludos: ms o menos demostrativos, segn sexo, edad y circunstancias sociales en que se d el saludo (llegadas y despedidas en los aeropuertos)

La Apariencia
Apariencia atractiva, refuerza la credibilidad inicial de individuo Forma del cuerpo (alto-bajo; gordo-delgado) Color de la piel Varones: largo del cabello, uso de adornos (aros), barba, patillas, tinturas de cabello y barba, lentes de contacto de color. Vestimenta (formal-informal). Mujeres: Peinados, color del cabello, adornos, maquillaje, pestaas y uas postizas (otros postizos), lentes de contacto de color. Vestimenta: largo de falda, tacos.

La Voz Humana
Elementos de la voz: tono, volumen, resonancia, velocidad y ritmo Falta de fluidez, las pausas y caractersticas vocales como rer, bostezar y llorar Oyentes pueden predecir ciertas caractersticas de los oradores: caractersticas fsicas, rasgos de la personalidad, etnia y educacin Silencios son un atributo expresivo muy til como ndice de la ansiedad Identificacin de jerarqua y credibilidad

El Entorno
Personas con mayor nivel jerrquico: 1.Disponen de un territorio ms amplio 2.Pueden protegerlo mejor 3.Invaden frecuentemente el territorio de las personas de niveles jerrquicos inferiores El tiempo: La persona del nivel superior, puede no ser puntual en el horario

Diseo Arquitectnico
Diseo de edificios, habitaciones y mesas, puede ser un factor importante para inhibir o alentar las comunicaciones. Condiciones estticas de una habitacin se vinculan con ciertas reacciones humanas En una mesa, los participantes toman asiento de manera tal que puedan ver al lder Objetos:objetos de arte, muebles, color Smbolos de jerarqua: estacionamiento privado, alfombra, despacho

5 PASOS PARA UNA COMUNICACIN EFICAZ

enunciar el punto central en la primera oracin establecer a dnde queremos llegar enumerar los puntos a tratar Expresarnos al nivel y conocimiento del oyente Sintetizar y reformular Obtener retroalimentacin Cantidad: qu, cundo, cmo, cunto Utilizar analogas y ejemplos Establecer la importancia de los puntos que estamos tratando Sincronizar lo que estoy diciendo, con el tono de voz que uso, y el lenguaje del cuerpo que utilizo

mapa de ruta

una idea por vez

ser especfico

palabras,voz y cuerpo ajustarnos a la realidad del oyente

Ponernos en el lugar del otro

DESTINATARIOS DE LA COMUNICACIN

Empleados Familiares Sindicatos Otros (mercado, medios, organismos pblicos, etc.)

HERRAMIENTAS DE COMUNICACIN

Ordenes verbales Memorandum Revista de la empresa Noticias del da Cartas Carteleras Manual de induccin Carteles o psters Telfono / E-mail Charlas, conferencias y reuniones informativas Cursos y seminarios de formacin

HERRAMIENTAS DE COMUNICACIN Grupos de trabajo Crculos de Calidad Buzn de sugerencias Encuestas de opinin Estudios, dictmenes, informes Entrevistas Polticas de puertas abiertas Reuniones grupales Desayunos de trabajo Torneos deportivos Campaas solidarias