10 Langkah Menuju Penagihan yang Efektif Sebuah kebijakan penagihan yang efektif memerlukan beberapa sistem formal yang

menjamin rekening yang telah lewat waktu akan dibayarkan. Kendornya pembayaran yang sudah terlambat jika dibiarkan dapat mengganggu arus kas dan dapat merusak peluang sukses perusahaan. Untuk menjaga kelancaran pembayaran piutang, banyak perusahaan yang menggunakan cara mengirimkan sejumlah surat atau menelepon berkali-kali untuk mendorong pelanggan membayar. Komunikasi ini dimulai dengan ramah dan makin lama makin serius dan terus menerus karena pembayaran menjadi lewat waktu. Bagaimana Anda mengatur sistem penagihan Anda adalah soal pribadi - misalnya, Anda mungkin merasa lebih nyaman menelpon para pelanggan daripada mengirim surat. Terpenting adalah mempunyai sistem, dan Anda dapat menggunakan langkah-langkah berikut ini untuk membuat sistem Anda. Langkah 1: Panggilan telepon yang memuaskan pelanggan Pelanggan yang tidak puas lebih besar kemungkinannya untuk membayar terlambat. Panggilan bersahabat ini memungkinkan Anda menyelidiki kinerja Anda untuk memastikan Anda memenuhi kebutuhan pelanggan. Akhiri panggilan ini dengan menyebutkan bahwa ada tagihan yang akan segera tiba, dan tegaskan tanggal batas waktunya.
Waktu: tiga hari setelah pengiriman produk atau penyediaan jasa dari Anda, namun sebelum jatuh tempo pembayaran.

Langkah 2: Kirim pemberitahuan pertama perihal lewat waktu Ini surat peringatan yang ramah bahwa tanggal jatuh tempo sudah lewat. Anda beranggapan bahwa pelanggan sudah lupa, mengabaikan, atau kehilangan tagihan dan akan bersedia membayar hanya dengan sedikit dorongan. Salah satu cara yang umum adalah dengan mengirim faktur duplikat dengan cap "TERLAMBAT".
Waktu: sepuluh hari setelah tanggal jatuh tempo faktur.

Langkah 3: Kirim pemberitahuan kedua perihal lewat waktu Dorongan sedikit lagi untuk mengingatkan pelanggan bahwa rekeningnya perlu diperhatikan. Ini bisa surat pendek yang melampirkan faktur duplikat. Tetaplah bersikap ramah dan tidak mengancam. Misalnya: [Tanggal] [Nama/alamat debitur] Perihal: Faktur Nomor ____________ Jumlah ____________ Tanggal Jatuh Tempo ____________ Yth. ____________ Beberapa waktu yang lalu kami sudah mengirim rekening kepada Anda berkenaan dengan keterlambatan pembayaran rekening Anda. Mungkin Anda sudah lupa dengan isi surat itu. Berikut ini adalah satu salinan lagi dari surat tersebut. Mohon pembayaran dapat dilakukan hari ini, sehingga kami dapat memperhitungkan rekening Anda sebagai rekening lancar. Terima kasih.

Waktu: 10-15 hari setelah pemberitahuan lewat waktu pertama dikirim/ 20+ hari setelah tanggal jatuh tempo faktur

Langkah 4: Telepon penagihan yang pertama Ikuti pemberitahuan lewat waktu dengan panggilan telepon untuk mencari tahu alasan keterlambatan. Sebagai contoh, pelanggan mungkin merasa tidak puas dengan produk atau jasa Anda, atau mungkin sedang mengalami masalah arus kas. Tetaplah sopan, tetapi juga berusaha mendapatkan komitmen pelanggan untuk membayar. Bersiaplah menangani alasan. Sebagai contoh, apabila debitur mengatakan bahwa cek telah dikirim, tanyakan kapan diposkan, dan ditujukan ke mana, sehingga Anda dapat segera menentukan hari sampainya cek itu.
Waktu: 7-10 hari setelah pemberitahuan lewat waktu kedua dikirim, atau 27+ hari setelah tanggal jatuh tempo faktur

Langkah 5: Surat penagihan pertama Usahakan nada surat tetap sama seperti panggilan telpon pertama - sopan, tetapi langsung menuju ke permasalahan. Tegaskan secara tertulis apa saja yang pernah disampaikan lewat telepon, dan ingatkan debitur tentang janjinya untuk membayar. Misalnya: [Tanggal] [Nama/alamat debitur] Perihal: Faktur Nomor ____________ Jumlah ____________ Tanggal Jatuh Tempo ____________ Yth. ____________ Surat ini menegaskan pembicaraan kita pada tanggal [Tanggal]. Sebagaimana telah kita bicarakan, Anda akan segera membayar penuh kewajiban Anda. Mari kita selesaikan permasalahan ini sekarang juga. Mohon kirimkan cek melalui pos hari ini juga. Terima kasih.
Waktu: segera setelah panggilan telepon pertama, atau 28+ hari setelah tanggal jatuh tempo faktur

Langkah 6: Telepon penagihan yang kedua Rekening itu sekarang sudah 30-40 hari lewat waktu. Bersikaplah sopan namun tegas, dan mintalah agar pembayaran penuh segera dilakukan. Bekerjalah untuk memecahkan masalah pembayaran ini. Apabila debitur tidak dapat segera membayar, dapatkan komitmennya mengenai tanggal pembayaran.
Waktu: 10 hari setelah pengiriman surat penagihan pertama, atau 38+ hari setelah tanggal jatuh tempo faktur

Langkah 7: Surat penagihan kedua Sekarang saatnya membahas tunggakan pembayaran ini secara lebih serius. Surat ini harus menuntut pembayaran segera, dan membahas konsekuensi jangka pendek dari kegagalan membayar. Kirimkan surat ini - berikut semua dokumen yang terkait dengannya dengan surat tercatat atau kurir kilat agar Anda mempunyai bukti tanda terima. Misalnya: [Tanggal]

[Nama/alamat debitur] Perihal: Faktur Nomor ____________ Jumlah ____________ Tanggal Jatuh Tempo ____________ Yth: ____________ Tunggakan pembayaran rekening Anda sudah sangat terlambat sekarang. Apabila pembayaran Anda belum juga kami terima dalam 7 hari, maka kami akan terpaksa menangguhkan kemudahan kredit dari perusahaan kami untuk Anda. Kami menghargai Anda sebagai seorang pelanggan kami. Bantulah kami agar terus dapat melayani Anda dengan segera menyelesaikan tunggakan rekening Anda. Mohon kirimkan cek melalui pos kepada kami hari ini juga. Terima kasih.
Waktu: 10 hari setelah pembayaran diharapkan sejak telepon penagihan sebelumnya, atau 50+ hari setelah tanggal jatuh tempo faktur

Langkah 8: Telepon penagihan yang ketiga Sementara tetap bersikap sopan dan tenang, tekankan betapa seriusnya situasi itu. Gunakan panggilan telepon ini untuk menjelaskan bahwa ini adalah kesempatan terakhir bagi pelanggan untuk membayar sebelum Anda menyerahkan persoalan ini ke lembaga penagihan dan mungkin pula akan dilanjutkan dengan tindakan hukum. Pastikan Anda menyampaikan manfaat dari pemecahan persoalan tersebut - menjaga hubungan baik atau kredibilitas yang baik. Seperti pada panggilan telepon sebelumnya, dapatkan janji debitur untuk membayar pada tanggal tertentu.
Waktu: 15 hari setelah surat penagihan kedua dikirim, atau 65+ hari setelah tanggal jatuh tempo faktur

Langkah 9: Surat penagihan terakhir Nada surat sekarang keras dan memaksa. Gunakan surat ini untuk menegaskan apa saja yang telah disepakati bersama lewat pembicaraan telepon terakhir, dan tuntutlah pembayaran. Beritahukan bahwa apabila pembayaran tidak diterima pada tanggal yang telah disepakati, Anda akan menyerahkan urusan penagihan ke sebuah lembaga penagihan. Misalnya: [Tanggal] [Nama/alamat debitur] Perihal: Faktur Nomor ____________ Jumlah ____________ Tanggal Jatuh Tempo ____________ Yth. ____________ Surat ini menegaskan kembali pembicaraan kita pada tanggal [Tanggal]. Anda harus mengambil tindakan segera untuk membayar tunggakan rekening Anda. Apabila kami tidak menerima pembayaran dalam waktu 10 hari, kami akan terpaksa menyerahkan urusan ini ke sebuah lembaga penagihan, yang mungkin akan berakibat buruk pada penilaian kredibilitas Anda. Mohon kirimkan cek lewat pos kepada kami hari ini juga.
Waktu: 7 hari setelah panggilan telepon penagihan ketiga, atau 72+ hari setelah tanggal tempo faktur

Langkah 10: Serahkan urusan ke lembaga penagihan Rekening sekarang menunggak 90+ hari dan mungkin perlu bantuan profesional. Menerima surat dari lembaga penagihan seringkali mendorong debitur untuk membayar, namun layanan ini mungkin besar biayanya pada umumnya lembaga-lembaga seperti itu mengambil seperempat hingga separuh dari tagihan yang berhasil mereka tagih. Daripada segera menyerahkan urusan ke lembaga penagihan, mungkin Anda dapat menghubungi pengacara Anda untuk bicara melalui telpon secara singkat dengan debitur ini seringkali dapat mendorong pembayaran.
Waktu: Apabila pembayaran belum juga diterima pada 10-15 hari setelah pengiriman surat penagihan terakhir, atau 90+ hari setelah tanggal jatuh tempo faktur

Praktik Penagihan yang Efektif Perusahaan dapat mempercepat penagihan piutang dan menghindari masalah pembayaran yang terlambat dengan cara mengembangkan rencana penagihan yang efektif. Berikut ini adalah beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk membantu melindungi diri nda dari klien yang terlambat membayar. Buatlah invoice yang efektif Pastikan bahwa invoice Anda jelas, akurat, terinci dan mudah dibaca. Setiap invoice harus menyertakan jumlah yang sudah jatuh tempo; nomor pemesanan pembelian; nama dan alamat pelanggan; dan nama, alamat, serta nomor ID perusahaan Anda. Anda juga harus menyertakan nama dan nomor telepon dari seseorang di perusahaan Anda untuk memudahkan kontak jika ada pertanyaan. Apabila mungkin, sebutkan harga masing-masing item. Akan lebih sulit untuk membantah tagihan yang terinci item-itemnya, dan apabila ada ketidakcocokan pada salah satu atau beberapa harga, Anda dapat meminta pembayaran berdasarkan harga item yang tidak dirinci satu per satu. Invoice juga harus berisi klausul yang meminta agar pelanggan menghubungi Anda apabila ada masalah dengan jasa yang Anda berikan, dan harus dengan jelas menyebutkan secara garis besar pembayaran yang terlambat. Kirimkan segera invoice Semakin cepat invoice dikirim, semakin cepat pula pembayaran masuk kepada Anda. Beberapa usaha kecil mengirimkan invoice sebulan sekali, namun ini merupakan kekeliruan karena ini dapat menunda beberapa piutang hingga dua tiga minggu. Sebaliknya, cobalah mengirim invoice dalam sehari dua hari setelah pengiriman barang atau penyelesaian proyek. Tagihlah ke orang yang tepat Pengiriman tagihan ke orang yang salah dapat membuat pembayaran terlambat hingga 30 atau 60 hari karena harus melewati suatu perusahaan. Berbicaralah langsung dengan klien dan tanyakan kepada siapa tagihan harus dikirim. Apabila tagihan jatuh ke seseorang yang bukan kontak Anda sehari-hari, hubungi dia dan perkenalkan diri Anda sendiri sebelum mengirim tagihan lewat surat. Apabila Anda mengirim tagihan ke pemegang buku klien atau departemen akuntansi, buatlah salinan ke klien Anda dan segeralah menelepon dia. Tindak lanjut Akan lebih mudah bagi pemegang buku untuk mengabaikan invoice apabila tidak ada tindak lanjut berupa panggilan telepon untuk memeriksa statusnya. Pemeriksaan cepat dapat mengkonfirmasi bahwa invoice Anda telah diterima dan sedang diproses. Apabila pembayaran tidak segera tiba pada tanggal jatuh tempo, periksalah ke pemegang buku sekali lagi untuk menentukan kapan invoice akan dibayarkan, diikuti dengan tindak lanjut mingguan hingga Anda menerima uang.