Repblica Bolivariana De Venezuela Ministerio Del Poder Popular Para La Educacin Instituto Universitario De Tecnologa Readic Unir Maracaibo

Estado-Zulia

Anlisis del Sistema De Registros Contables De Los Documentos Mercantiles De La Empresa Baker Hughes Venezuela, Sociedad En Comanditas Por Acciones (S.C.P.A)

AUTOR: Luis Villalobos C.I. 21.357.859

Maracaibo, Abril 2013

INTRODUCCIN NDICE GENERAL CAPTULO 1. EL PROBLEMA. 1.1 Planteamiento del problema o descripcin de la situacin actual. 1.2 Objetivos. 1.3 Justificacin. CAPTULO 2. MARCO REFERENCIAL. 2.1 Antecedentes del Proyecto. 2.2 Marco Institucional o descripcin de la Organizacin. 2.3 Marco Legal (de ser necesario). 2.4 Conceptos bsicos que fundamentan la propuesta o proyecto. CAPITULO 3. MARCO METODOLGICO. 3.1 Nivel y diseo de la investigacin. 3.2 Poblacin y muestra. 3.3 Sistema de variables e indicadores. 3.4 Tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos. CAPITULO 4. RESULTADOS DEL DIAGNSTICO. 4.1 Anlisis y presentacin de los resultados. 4.2 Interpretacin de los resultados. CAPITULO 5. FORMULACIN DEL PROYECTO O PROPUESTA. 5.1 Descripcin del proyecto. 5.2 Objetivos. 5.3 Poblacin objeto. 5.4 Localizacin. 5.5 Plan de Actividades. 5.6 Metodologa para el desarrollo de las actividades. 5.7 Determinacin de recursos: humanos, materiales y financieros; presentacin del presupuesto. 5.8 Cronograma de ejecucin. 5.9 Estructura Organizativa.

5.

Consideraciones acerca de la factibilidad o viabilidad del proyecto.

CONCLUSIONES RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFA ANEXOS (de ser necesarios)

CAPITULO I EL PROBLEMA

1.1.

Descripcin SItuacional En la actualidad toda empresa debe coordinar su esfuerzo por

mantener un alto nivel de excelencia y calidad en las actividades cotidianas que ir desarrollando, desde las ms simples hasta las ms complejas. Por ello las empresas han ido estableciendo ciertas normas y procedimientos acerca de cmo se debe llevar a cabo el trabajo de sus empleados, a fin de que estos puedan desenvolverse ms eficientemente en cada uno de los puestos que ocupen o actividades que realicen dentro de la organizacin. Por lo tanto, para que la empresa pueda alcanzar el xito, es indispensable que tenga un control sobre todas sus operaciones comerciales, dentro de las cuales se tienen las relacionadas con los ingresos y los egresos, para as evitar las desviaciones de los recursos que pudieran obtenerse. De ah que se considere un aspecto muy importante en toda organizacin el manejo y control de sus obligaciones. Por otro lado, con el objetivo de ejecutar las labores administrativas y contables que permitan a la empresa cumplir con las diversos compromisos que diariamente contrae, debe contar con procedimientos adecuados que contribuyan alejarse de las normativa, prdidas de tiempo, al tener que realizar correcciones despus de aprobado un pago. Especficamente los procedimientos estn constituidos por una disposicin concreta, armoniosa de pasos que guardan una coherencia cronolgica que adems, constituye un instrumento de mucha ayuda para la administracin, ya que puede tomar decisiones de la manera ms rpida, eficiente a nivel gerencial.

En este caso la empresa Baker Hughes Venezuela S.C.P.A debe contar con procedimientos administrativo - contables adecuados, que accedan a tener un mejor control de los desembolsos en la organizacin y la coordinacin entre departamentos a travs de un adecuado control en sus operaciones normales. Por lo tanto, es una revisin que va desde los mecanismos de la orden de compra, hasta la entrega de cheques, depsitos bancarios en relacin al pago de sus acreedores, proporcionarle a la administracin de la empresa informacin necesaria que les permita trabajar con mayor eficacia en sus actividades. Por tal razn se plante hacer un anlisis de los procedimientos administrativos - contables relacionados con el registro, cancelacin de las cuentas por pagar de la empresa Baker Hughes Venezuela S.C.P.A Debido a estas observaciones, surge la siguiente interrogante: Cules son los pasos a seguir para los futuros registros contables de los documentos mercantiles (Facturas, notas crdito, notas debito, cheques, ordenes de compras, notas de entregas, ordenes de despacho) de la empresa Baker Hughes Venezuela, Sociedad en Comanditas Por Acciones (S.C.P.A)?

1.2.- Objetivos 1.2.1.- Objetivo General Analizar los procedimientos administrativos - contables relacionados con el registro, cancelacin de las cuentas por pagar de la empresa Baker Hughes Venezuela, Sociedad en Comanditas Por Acciones (S.C.P.A). 1.2.2.- Objetivos Especficos 1. Identificar los distintos pagos que se realizan en la empresa. 2. Verificar el cumplimiento de las normas de control interno para efectuar la cancelacin de las cuentas por pagar. 3. Describir los procedimientos para el registro y control de las cuentas por pagar. 1.3.- Justificacin A medida de que las empresas crecen se hace necesario crear nuevas tcnicas y procedimientos que ayuden al desarrollo normal de las labores administrativas que se realizan en la organizacin. Es por ello que se realiz un anlisis detallado de los procedimientos que se llevan a cabo en la Empresa Baker Hughes Venezuela, Sociedad en Comanditas Por Acciones (S.C.P.A) para cancelar las deudas que esta adquiere, a fin de que puedan detectar oportunamente cualquier desviacin que pudiera incidir directamente en los objetivos previamente trazados por la empresa.

Al mismo tiempo contribuir en la manera de llevar un control ms estricto de las actividades que son realizadas en el departamento de cuentas por pagar, a travs de esta investigacin aportar soluciones a los diferentes problemas que se originan al no llevar un adecuado control en los procedimientos que se deban aplicar para el registro, control, emisin de los pagos ejecutados por la empresa, de tal manera que se originan alternativas que ayuden a lograr altos niveles de eficiencia en el desempeo de las tareas o actividades que se desarrollan para la realizacin de los pagos, a fin de alcanzar un mejor funcionamiento en funcin de un mejor control. En resumen, se decide realizar un anlisis sobre los procedimientos administrativos y contables relacionados con el registro y cancelacin de las cuentas por pagar de la empresa Baker Hughes Venezuela, Sociedad en Comanditas Por Acciones (S.C.P.A)

CAPITULO II MARCO REFERENCIAL 2.1.Antecedentes del Proyecto. El estudio de los antecedentes de la investigacin, que tienen relacin directa o indirecta con el tema en estudio, permitieron comprender los mtodos que utilizaron otros autores para evaluar los procesos de Control Interno de Cuentas por Pagar realizadas en otras empresas. Las fuentes de informacin que sientan las bases para esta investigacin, son las siguientes: Por su parte Alvarado S. y Prez (2.006) en su trabajo de Grado "Propuestas de normas y procedimientos para optimizar el proceso de facturacin en la Empresa Distribuidora Qumica C.A. (Di qumica)", indica

que tuvo como Objetivo General proponer normas y procedimientos para optimizar el proceso de facturacin, los lineamientos metodolgicos utilizados fueron de proyecto factible, apoyado en una investigacin de campo con base documental y descriptiva. Donde La poblacin u objeto del estudio estuvo conformada por 5 personas, los investigadores elaboraron un instrumento para recolectar datos, el mismo fue elaborado en preguntas, despus de aplicar el instrumento se realiz el anlisis de los datos. El anlisis obtenido permite elaborar el manual de normas y procedimientos para optimizar el proceso de facturacin en la empresa. En tal sentido Escobar y Loyo. N (2.006) en su trabajo de grado. "Creacin del Proceso de Crdito y Cobranza en la empresa CAV Importaciones C.A. en la sucursal de Puerto Cabello, Estado Carabobo", seala que esta compaa se dedica a la Importacin y Exportacin de Mercanca; el problema que se presenta es que carece de un proceso de crditos, y cobranzas y no se actualizan los libros auxiliares de ventas a crditos ni el auxiliar de cuentas por cobrar a tiempo, se tiene como objetivo general proponer la creacin del proceso de crdito y cobranza para garantizar la eficacia de las cuentas por cobrar en la empresa. Este proyecto se realiz siguiendo los lineamientos de un proyecto factible, apoyado en un estudio de campo documental y descriptivo. La poblacin tuvo constituida por nueve (9) sujetos, se aplic un cuestionario de preguntas cerradas (si o no). De esta manera se pudo deducir que los empleados de las empresas estaban de acuerdo con la implantacin del proceso de crdito y cobranzas.

En otro contexto Moreno. R. Ocampo. S (2.008) "Dise de un sistema contable computarizado que optimice las actividades de facturacin y registros contables de la empresa Puerto Motriz C.A., ubicada en Puerto Cabello, Estado Carabobo". El propsito fundamental de la investigacin realizada fue el estudio de la situacin que presentan los procesos administrativos y contables en la empresa Puerto Motriz C.A., por lo cual se plante la necesidad de automatizarlos a travs de la implementacin de un programa contable existente en el mercado y adaptable a la organizacin. El estudio est enmarcado dentro de la modalidad de Proyecto Factible, para la realizacin de la investigacin, se procedi al levantamiento de la informacin mediante la tcnica de encuesta y el instrumento cuestionario, aplicando una poblacin y muestra de 03 personas, el cual permiti diagnosticar la situacin de la organizacin. La relacin que existe entre los antecedentes citados y el presente trabajo especial de grado, es que se realizan bajo la modalidad de un proyecto factible y estn apoyadas en investigaciones de campo, tratan de Optimizar procesos. Los conectivos de estudios esta directamente o indirectamente relacionado con nuestro estudio. 2.2.Marco Institucional o Descripcin de la Organizacin

Actividad Econmica Baker Hughes Venezuela S.C.P.A, destacada empresa lder en el Mercado venezolano y mundial en el rea petrolera, est clasificada como empresa de ventas y servicios. Su actividad primordial est enfocada en vender a nuestros clientes los productos petroleros fabricados as como tambin ofrecer sus servicios profesionales en cuanto a personal-mano de

obra altamente calificado y capacitados para cubrir las necesidades del la produccin petrolera. Resea Histrica Baker Hughes Venezuela, Sociedad en Comanditas Por Acciones (S.C.P.A), est registrada el cdigo de comercio en ao 2007, tomo 4-b numero 56. Tiene su origen cuando se unen Baker Hughes Espaa S.L titular de mil novecientos noventa y nueve de (1999) acciones y Baker Hughes Venezuela S.R.L titular de de una (1) cuota representativa.

Ubicacin Geogrfica La empresa Baker Hughes Venezuela S.C.P.A, producto de esta investigacin est ubicada en el municipio Maracaibo, parroquia Luis Hurtado del estado Zulia. Al norte con la avenida 66, frente al instituto municipal de aseo urbano de Maracaibo, al sur con la planta principal de la Coca-Cola, al este con la circunvalacin N.-3 y al oeste con el kilometro N.-4 del municipio San Francisco. La investigacin se lleva a cabo en el departamento de finanzas (Cuentas Por Pagar). Actividades Realizadas En el Departamento de Cuentas Por Pagar se realizan diversas funciones entre ellas, recepcin de las facturas, se chequean que dichas facturas cumplan con las providencias administrativas vigentes, luego son selladas como recibidas. Por ser Contribuyentes especiales las facturas al ser analizadas se les aplican las retenciones de impuestos obligatorias: IVA, ISLR, Municipales (Maracaibo, Anaco, Maturn, Lagunillas) el resto de los

municipios estn exentos de este impuesto. Posteriormente pasan al registro contable segn el tipo de factura, con orden de compra o sin orden de compra. Funciones del Investigador Dentro del departamento tengo asignadas las siguientes actividades: aplicacin de impuestos a las facturas recibidas con orden de compra, hacer los respectivos registros en el sistema contable, asignacin de cuentas contables y centros de costos a los gastos incurridos en las operaciones (facturas sin orden de compra), analizar cuentas de pasivos (2) gastos (6), y las cuentas de los empleados, adems hacer los registros semanales del seguro de empleados y garantizar el pago a tiempo as como tambin el pago mensual de las tarjetas de alimentacin de los empleados, y entregar 2 das despus del fin de mes las acumulaciones de gastos que no quedaron registradas en el periodo. 2.3.Marco Legal Cdigo de Comercio En relacin a los pagos, que sean nicamente de las facturas que estn debidamente autorizadas o que cumplan con los estndares por la Providencia administrativa N071 sobre las Normas establecidos Generales de Emisin de Facturas Gaceta Oficial N 39795, el cual expresa: Artculo 13: Las facturas emitidas sobre formatos o formas libres, por los contribuyentes ordinarios del Impuesto al valor agregado, deben cumplir los siguientes requisitos:

a) Contener la denominacin de factura. b) Numeracin consecutiva y nica. c) Nmero de Control pre - impreso. d) Total de los Nmeros de Control asignados, expresado de la siguiente manera desde el N... hasta el N.... e) Nombre y Apellido o razn social, domicilio fiscal y nmero de Registro nico de Informacin Fiscal (Rif) del emisor. f) Entre otros

2.4.-

Conceptos bsicos que fundamentan la propuesta o proyecto. Son conceptos tericos de la investigacin con relacin mutua, dnde

se organiza el contenido del problema planteado. Werther, (2000 (p.39)) Plantea que las bases tericas "comprenden un conjunto de conceptos y proposiciones que constituye un punto de vista enfoque determinado dirigido a explicar el fenmeno el problema planteado" Procedimientos A medida que crecen las empresas, estas van estableciendo normas y pautas acerca de cmo llevar a cabo el trabajo de los empleados; por esta razn se establecen procedimientos a seguir que ayuden a regular las situaciones que se presenten en el desarrollo de una actividad o trabajo. Al comentar sobre los procedimientos, segn Gmez F. (2008) lo define de la siguiente manera: El procedimiento viene a ser una norma detallada de comportamiento a la cual deben adecuarse todos los elementos y recursos para que el sistema, en su conjunto funcione con eficiencia. Los procedimientos integran el sistema, o lo que es lo mismo, el procedimiento es un sistema del sistema total. (Pp, 1-2).

Por su parte Melinkoff (2010) seala que: Los procedimientos son la realizacin de una serie de labores de forma orgnica y guardando una sucesin cronolgica en la manera de realizar esas labores. (p, 26). De lo antes expuesto se entiende, que los procedimientos tienen una actuacin muy importante en la consecucin de los objetivos de toda organizacin, puesto que ellos nos indican la manera de ejecutar las diferentes rutinas laborales que se llevan a cabo, facilitando las funciones administrativas. Clasificacin De Los Procedimientos Catacora (2006) clasifica los procedimientos en dos grupos, procedimientos contables y no contables, definindolo de la siguiente manera: Procedimientos contables: Se define como todos aquellos

procesos, secuenciales de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad. Desde el punto de vista del anlisis se pueden establecer procedimientos contables, para el manejo de cada uno de los grupos generales de cuentas de los estados financieros. Procedimientos no contables: En contra posicin a los

procedimientos anteriormente mencionados, nos indica que estos no afectan las cifras de los estados financieros. (pp., 70-71). El objetivo de documentar los procedimientos, es el comunicar a los integrantes de la organizacin el trabajo que deben realizar y como lo deben llevar a cabo. En cuanto a las caractersticas de los procedimientos Melinkoff (2006) explica las ms resaltantes:

No son de aplicacin general, son especificas; es decir pueden elaborarse procedimientos para una misma labor dependiendo de las necesidades y caractersticas particulares de cada organizacin.

Son continuos y sistemticos; por lo tanto se aplican a las tareas que se repiten. Son estables; porque siguen una misma secuencia elaborada con antelacin. Flexibles; porque se adaptan a las exigencias de nuevas situaciones y circunstancias.

La importancia es que son medios utilizados para facilitar la realizacin de las labores especificas y reiterativas que conforman las funciones administrativas y productivas. Especficamente en el campo de la administracin se recurre a su implementacin para hacer ms racional y eficientes todas sus actividades. Pero lo mas importante de los procedimientos a nivel de empresas, tal como lo explica Melinkoff (2006) es coherencia y sucesin cronolgica que estos deben guardar (p.34). Cuentas Por Pagar Al definir las cuentas por pagar, Rosenberg (2006) seala que las mismas: Son un pasivo representativo de la cantidad que debe una empresa a un acreedor por las adquisiciones de mercanca o servicios, basndose en un sistema de cuentas corrientes o crdito a corto plazo. (p, 112). Son ingresos que no se han recibido en efectivo y suelen estar amparados por recibos o documentos similares que crean el compromiso de pago.

Por su parte, para Meig (2004) expresa lo siguiente: Las cuentas por pagar no solamente incluye las cantidades que adeudan por mercanca y materiales; sino todas las obligaciones de un negocio excepto aquellas que estn representadas por bonos o pagares. Los impuestos, los salarios, la luz, la energa mas una multitud de otras partidas, se convierten todas en obligaciones que deben verificarse, clasificarse, registrarse y pagarse al cliente. (p, 589) Clasificacin De Las Cuentas Por Pagar Sobre este particular Catacora (2006) clasifica las cuentas por pagar de la siguiente manera: Cuentas y documentos por pagar comerciales. Cuentas por pagar a compaas relacionadas. Otras cuentas por pagar. Gastos acumulados.

Seguidamente se indican las definiciones que en tal sentido suministra el referido autor. Cuentas y documentos por pagar comerciales: proveniente principalmente de las compras de inventarios, activo o de cualquier otro bien o servicio adquirido para la operacin normal de la compaa. Cuentas por pagar a compaas relacionadas:

correspondiente a los pasivos que se originan en razn del financiamiento obtenido de las compaas relacionadas,

principalmente de la casa matriz, para el caso de las compaas trasnacionales. Este financiamiento se obtiene por compras de materiales, materiales, maquinarias, asistencia tcnica, regalas u otros conceptos. Otras cuentas por pagar: provenientes de operaciones no comerciales de la compaa, puede incluir la reparacin de gastos de viajes a empleados, prstamo de inventario y otros conceptos como por ejemplo las retenciones de impuestos. Gastos acumulados: incluye el registro de los pasivos correspondientes a los gastos por servicios recibidos, tales como electricidad, telfono, agua, servicios publicitarios, honorarios profesionales y otros. (pp.,275-276) En relacin a esta clasificacin el autor antes citado indica lo siguiente: Los procedimientos seguidos para el registro del pasivo de los gastos acumulados o cuentas por pagar acumulativas, difieren de los procedimientos establecidos para el registro de las cuentas por pagar comerciales y de otras cuentas por pagar; sin embargo, los procedimientos para la emisin de los pagos son similares para ambas cuentas. (p, 276). El registro de la obligacin, se inicia cuando se realiza la transferencia de propiedad del bien, es en este momento cuando la compaa se compromete a realizar el pago de acuerdo con las condiciones establecidas, al respecto Catacora (2006) explica lo siguiente: El proceso de las cuentas por pagar incluye los procedimientos contables para el registro de los pasivos, valuacin de las cuentas por pagar en caso de moneda extranjera - y el pago de las cuentas a los acreedores. El registro contable debe iniciarse con la recepcin de la mercanca, para

esto se cuenta con un formulario que puede llamarse aviso de recepcin, en este formulario se debe indicar la descripcin de la materia, las cantidades recibidas, fecha de recepcin, adems debe estar previsto de un espacio para las observaciones, en caso de existir alguna. (p, 276) Pagos Una obligacin est representada por una cuenta a pagar y produce el egreso de activos, que generalmente es en dinero. Para su definicin Alberto Daz-ilustrados.com lo explica de la manera siguiente:Es un conjunto de operaciones necesarias para cancelar una obligacin contrada. Esto implica una disminucin de disponibilidades y por consiguiente tambin se producir una disminucin de deudas. Diferentes Formas De Pago La operacin de pago puede tener diversas formas, esta depender de la deuda que se cancela, el monto de la misma, el acreedor, la residencia, entre otras cosas. Alberto Daz- ilustrados.com clasifica los pagos de la forma subsiguiente: Pago a proveedores. Pago a cobradores del proveedor. Pago en las oficinas del proveedor. Pago en bancos. Pago en efectivo de gastos menores. Pago de sueldos y jornales. Posteriormente se indica las definiciones que nos suministra la mencionada pgina de Internet.

 Pago a proveedores: Pago a proveedores por correspondencia: Es el caso ms comn, en este se cancela la deuda que se contrajo con el proveedor enviando un cheque por correspondencia al domicilio del proveedor. La constancia del pago se obtiene cuando el proveedor enva el recibo correspondiente. Pago a cobradores del proveedor: Esta manera de Pago tiene el mismo funcionamiento que el pago a proveedores por correspondencia, con la diferencia que no se enva el cheque al proveedor, sino que es retenido en la empresa hasta que el proveedor se presente a retirarlo. Este caso se presenta cuando el proveedor se maneja mediante cobradores a domicilio. En este caso el recibo se realiza y se entrega en el momento del pago. Pago en las oficinas del proveedor: En este caso el cheque es llevado directamente a las oficinas del proveedor y el recibo se obtiene en el momento que se hace efectivo el pago. Pago en bancos: El pago debe ser efectuado directamente en la institucin bancaria. Esta se encargar de acreditar esos importes al acreedor (reciben el pago). Pago en efectivo de gastos menores: Para realizar estos pagos se utiliza un Fondo Fijo, del cual se extrae el dinero necesario para realizar gastos menores, presentando luego los comprobantes necesarios para la justificacin de dichos gastos. Tambin puede retirarse dinero contra vales, este se aplica cuando no se conoce la cifra exacta que se va a gastar, con la obligacin de rendir cuenta del dinero extrado inmediatamente despus de realizarse el gasto. El Fondo Fijo debe mantenerse siempre en el mismo importe, entre dinero, comprobantes de gastos y vales.

 Pago de sueldos y jornales: Esta forma de Pago tambin suele hacerse en efectivo, el cual es extrado del banco en un monto necesario para abonar la nmina. Esta manera de pago por tratarse de dinero en efectivo necesita de controles y procedimientos muy particulares. Generalidades Sobre El Control Interno Definicin De Control Interno La Federacin de Colegios de Contadores Pblicos de Venezuela (2007) en su publicacin tcnica n 2 define el control interno de la siguiente manera: El control interno comprende el plan de organizacin, todos los mtodos coordinados y las medidas adoptadas en el negocio , para proteger sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia en las operaciones y estimular la adhesin a las practicas ordenadas por la gerencia. (p, 310) La publicacin antes citada, de igual forma explica, la importancia que tiene para toda empresa un adecuado sistema de control interno, seala lo siguiente: El sistema de control interno debe quedar bajo la continua supervisin de la gerencia para determinar que est funcionando tal como se defini y que es modificado aproximadamente en razn de cambio en las condiciones. (p, 310) Como se muestra en esta cita, la evaluacin del control interno constituye para le empresa una actividad permanente.

Revisin Del Sistema Del Control Interno Tal como lo seala la Federacin de Colegios de Contadores Pblicos de Venezuela (2007) en la declaracin sobre Normas y Procedimientos de Auditoria N 4, el estudio del sistema de control interno tiene el siguiente propsito: El estudio de control interno tiene por finalidad obtener un conocimiento de cmo est conformado este; no solo del punto de vista de las normas y procedimientos establecidos por la administracin de la entidad auditada, sino tambin como opera en la prctica. (p.199) De igual forma, expresa la citada publicacin que el estudio del sistema del control interno abarca dos etapas fundamentales: 1. Revisin preliminar del sistema, donde el contador pblico adquirir un grado de conocimientos y comprensin acerca de los procedimientos y mtodos prescritos por la entidad. 2. Adquirir un grado razonable de seguridad que los procedimientos y mtodos establecidos, se encuentran en uso y que estn operando tal como se planearon, lo cual se logra a travs de las pruebas de cumplimiento. (p,199) En relacin con los procedimientos que se utilizan al estudiar el control interno, la Federacin de Colegios antes citada, en su publicacin tcnica N 2 opina lo siguiente: La revisin del sistema es principalmente un proceso de obtencin de informacin respecto a la organizacin y de los procedimientos prescritos y pretende servir como base para las pruebas de cumplimiento y para la

evaluacin del sistema. La informacin requerida para este objeto normalmente se obtiene a travs de entrevistas con el personal apropiado de la empresa, referencia a la documentacin tal como manuales de procedimientos, descripcin de puestos, flujogramas y cuadros de decisin. (p, 311) Pasos Para Establecer Un Slido Control Interno En opinin los autores Meigs, Meigs, Bettner Whittington (2005) para que una empresa cuente con un adecuado sistema de control interno, deben seguir las siguientes pautas: Establecer reas de responsabilidad: Se debe indicar claramente que departamento y personas son responsables de cada funcin especfica. En lo que respecta a las reas de autoridad y de responsabilidad se puede mostrar un organigrama. Establecer procedimientos de rutina: Ello con la finalidad de que no existan dudas de cmo se debe procesar cada tipo de transaccin. Cada transaccin debe pasar por cuatro etapas separadas: debe ser autorizada, aprobada, ejecutada y registrada. Segregacin de funciones: Este quizs es el concepto ms importante en el logro del control interno. Consiste en la separacin de funciones. Las responsabilidades deben ser asignadas de tal manera que ninguna persona o ningn departamento maneje una transaccin completamente desde el principio hasta el final. Cuando las funciones se dividen de esta manera, el trabajo de un empleado sirve para verificar el de otro y cualquier error que ocurra tiende a ser detectado rpidamente.(Pp.319-320)

Control Interno De Los Pasivos Circulantes Aun cuando existen normas de control interno de aplicacin general para todos los procedimientos y/o transacciones, sin embargo, se han diseado normas de control interno para cada una de las funciones que se ejecutan en las empresas. En lo que respecta al control interno de las cuentas por pagar, los autores Holmes, Maynrd, Edwards y Meier (2005), sealan que el control interno de estos pasivos involucran los siguientes requerimientos: 1) La existencia de un adecuado mecanismo de autorizacin para la creacin de los pasivos. 2) Evitar la contabilizacin y el pago de los pasivos no autorizados. 3) Registrar inmediatamente los pasivos, as como las correcciones que sobre estos se realicen. 4) Debe existir la autorizacin apropiada para la liquidacin de los pasivos. 5) Al finalizar el ejercicio econmico, se debe clasificar que pasivos corresponde al periodo actual y cuales pertenecen al ejercicio siguiente. 6) Los asientos que se contabilizan en los registros de cuentas por pagar debern estar debidamente amparados por un sistema de control interno relacionados con requisiciones, compras, recepcin, aprobacin de las ordenes de compras y de las facturas, aprobacin para su pago y por ultimo su pago. 7) Los documentos por pagar debern ser numerados previamente. Debern mantenerse un control sobre ellos para impedir que sean mal empleados. Se deber poner un sello de cancelado en los documentos ya liquidados.

8) Las personas quienes lleven los registros de documentos por pagar no debern formular, ni firmar los documentos, ni tampoco debern tener acceso al efectivo. Los crditos que se hagan de documentos por pagar debern estar amparados por las autorizaciones que consten en las actas que debidamente se elaboren en las juntas de consejos de directores o de algn comit. 9) Los gastos acumulados por pagar debern ser aprobados por personas debidamente autorizadas, puestos que estas partidas acumuladas posteriormente se liquidaran en efectivo.(pp., 386-387) Por otra parte, con relacin al control interno de las cuentas por pagar, en opinin de Catacora (2006), el mismo persigue los siguientes objetivos: Integridad: se deben registrar todos los activos adquiridos y las obligaciones contradas. Existencia: los activos registrados deben corresponder a operaciones reales de la compaa. Exactitud: los pasivos deben registrarse por el monto exacto. Autorizacin: solo deben realizarse compras y pagos

autorizados de acuerdo con las polticas de la empresa.(p,276) En relacin con estos objetivos, debe tenerse en consideracin que la empresa, deber disponer de controles eficientes tanto de prevencin como de detencin. De igual manera el autor antes citado, clasifica los controles eficientes de cuatro tipos: Control de autorizacin. Controles de integridad. Controles de existencia.

Controles de exactitud. A continuacin se explica cada una de las descripciones que en tal sentido suministra el referido autor. A. Control de autorizacin: los cuales estn orientados a comprometer a la empresa de acuerdo a las polticas y normas establecidas por esta. En tal sentido, se suelen utilizar, en el caso de las compras controles para la requisicin de materiales, ordenes de compras y rdenes de pago: Requisiciones: solo se debe solicitar bienes y servicios con base a una autorizacin establecida. Es una autorizacin del Departamento de Compras con el fin de abastecer bienes o servicios. sta a su vez es originada y aprobada por el Departamento que requiere los bienes o servicios. Ordenes de compras: Es un documento que emite el comprador para pedir mercaderas al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago, entre otras cosas , solo se debe emitir rdenes de compras debidamente autorizadas, y se establecern niveles de autorizacin de acuerdo con el monto de las rdenes. rdenes de pago: los pagos solo sern solicitados y autorizados por un funcionario facultado por la gerencia; al igual que para las rdenes de compras, se establecern niveles de autorizacin para estas rdenes, bsicamente es una autorizacin a cancelar dicha deuda, en la orden de pago van los siguientes detalles: en caso que sea con cheque el nombre del banco, numero de cheque, la fecha del cheque diferido y el importe a pagar,

tambin el numero de factura que estas cancelando ya sea total o parcial y la firma de la persona que autorizo a pagar la deuda B. Controles de integridad: para ello es necesario considerar la unificacin de los sistemas de contabilidad, almacn y compras, a fin de poder establecer el registro oportuno de las operaciones. Las normas de control interno requieren que por lo menos los documentos involucrados estn prenumerados, as tendremos un seguimientos de las ordenes de compras emitidas y recibidas, y un control sobre la recepcin de mercanca en almacn. C. Controles de existencia: el propsito de los controles sobre la existencia de los registros en el ciclo de compras y cuentas por pagar, es permitir solo el registro de aquellas partidas que estn relacionadas con operaciones de la entidad, lo que evita, por ejemplo, el registro de partidas de inventarios que no son propiedad de la empresa o compras de activos que pueden pertenecer a otro ente relacionado. D. Controles de exactitud: Al igual que los controles de integridad, los controles de exactitud requieren una integracin de los sistema involucrados, de forma que para registrar correctamente el inventario, es necesario que exista en el almacn un conocimiento exacto de los materiales a ser recibidos, y el departamento de contabilidad compare el aviso de recepcin con las ordenes de compras y con las facturas del proveedor, para registrar correctamente el pasivo. (pp., 276-277) En cuanto a los objetivos de las cuentas por pagar el autor Meig (2005) indica lo siguiente: Los objetivos principales de los auditores en el examen de las cuentas por pagar son: a) determinar lo adecuado de los controles interno para el procesamiento y pago de las facturas de los

vendedores; b) probar que la cantidad que se presenta en el balance general esta de acuerdo con los registros de apoyo contable; y c) comprobar que se han registrado todas las obligaciones que existen a la fecha del balance general. (p589) En lo que toca especficamente a la revisin de la factura por pagar de la empresa, es importante verificar que todas corresponden a la empresa en cuestin y no a otra. Sobre este particular, Meig (2005) expone lo siguiente: Al pensar acerca del control interno sobre las cuentas por pagar es importante reconocer que las cuentas por pagar de una compaa son las cuentas por cobrar de otras compaas. Se deduce que hay poco peligro de que un cliente pase por alto permanentemente o traspapele una obligacin, porque los acreedores llevaran naturalmente registros completos de sus cuentas por cobrar y hablaran fuerte si no reciben su pago. As una compaa puede reducir al mnimo el registro contable de sus obligaciones, y confiar en los acreedores para que le recuerden cualquier retrazo en su pago. (p, 590) Control Interno De Los Pagos El activo que ofrece ms dificultades es el dinero en efectivo ya que es difcil su identificacin, de esta forma su control es ms susceptible a errores. Tambin por su liquidez y por el volumen que representa en la empresa, existen mayores probabilidades de que en su entorno se produzcan fraudes. Por este motivo se deben agudizar las medidas de control interno, para lograr minimizar errores y evitar fraudes, Alberto Diaz-ilustrados.com clasifica el control interno de los pagos de la siguiente manera: Las normas de control interno se clasifican en las de carcter general y las normas sobre la operacin bsica de pagos.

Para su definicin, la mencionada pgina de Internet lo hace de la siguiente manera: Normas de control interno de carcter general: 1. Separacin de funciones entre el manejo de fondos y los registros de las operaciones: Esta pretende separar a quienes tienen a su cargo el manejo de bienes, de la registracin de bienes de las operaciones que efectan. Esto provoca que exista un control por oposicin entre quien realiza la operacin y quien la contabiliza. De esta forma el que maneja los fondos no debe tener acceso a Cuentas Corrientes, Cuentas a Pagar ni a Contadura. 2. Concentracin de responsabilidades de la custodia de fondos: Los valores monetarios de una empresa debern estar bajo el control de un solo responsable. Si esto no sucede el control de los fondos seria prcticamente imposible. La custodia de los fondos debe depender del Tesorero, aunque esta responsabilidad puede involucrar tambin a otras personas. Este se encargar de la entrega de fondos a los cajeros, para que estos puedan desempear sus funciones, debiendo ser perfectamente documentada, para que el Tesorero pueda mantener el control sobre sus subalternos. 3. Separacin de los fondos proveniente de Cobranzas con los destinados a pagos: Para lograr que el control de los Pagos sea eficaz, debe hacerse una separacin efectiva entre los fondos proveniente de las Cobranzas de los que estn destinados a Pagos. Los importes obtenidos mediante la Cobranza deben depositarse ntegramente en un banco, y los Pagos deben realizarse mediante la emisin de cheques contra esos saldos bancarios, no debe retirarse el dinero directamente de Cobranzas antes de

depositarse. En el caso de que se necesite un pago en efectivo, debe recurrirse al Fondo Fijo, y si este es insuficiente, se debe retirar en dinero necesario del banco, por medio de un cheque. 4. Rotacin del personal que interviene en el manejo de fondos: Mediante esta norma de control se pretende evitar que una sola persona cumpla con una misma funcin dentro de la operacin, principalmente en el manejo de fondos. Si esto no se logra evitar, la operacin podra estar expuesta a errores y/o fraudes. 5. Arqueos sorpresivos: Consiste en el recuento de los valores que son mantenidos por cualquier responsable de la custodia de fondos. El fin de esta norma es verificar la coincidencia entre la existencia de disponibilidades que debera haber, segn los registros contables y de los con comprobantes bsicos, junto con la existencia de fondos realmente existentes. Debe realizarse de forma sorpresiva, de lo contrario se estara dando la posibilidad de que el responsable cubra la diferencia producida en los valores antes que el recuento se efecte. 6. Conciliacin del extracto bancario: Adoptando como norma de control interno de Cobranzas, que todos los cobros sean depositados en forma ntegra y diaria en una cuenta bancaria y como norma de control interno de Pagos, que los egresos se hagan en cheques y no en efectivo, resulta que todo el movimiento de fondos de la empresa va a pasar por el banco. De esta manera existe un poderoso auxiliar que colabora con el control de estas operaciones al margen de las que realiza la empresa, mediante los registros que realiza el Banco. Operacin bsica de pagos

En cuanto a las normas de control interno aplicables a las operaciones bsicas de pagos, tenemos: 1) Pago en cheques: Es la forma bsica que rige a los pagos de la empresa. Casi se dira que es un principio general. Ello implica que todo pago (exceptuando los de gastos menores) debe ser efectuado mediante el libramiento de un cheque, girado contra un saldo bancario. 2) Forma de emisin del cheque: Dependiendo de la forma en que el cheque sea emitido, la circulacin del mismo estar efectuada por un mayor o menor riesgo. En principio, el cheque puede ser emitido al portador, a la orden o no a la orden. 3) Cheque con dos firmas: Esta forma de control interno indica que los cheques deben ser firmados por lo menor por dos funcionarios de la empresa. Con ello se logra que exista un control recproco entre ambos firmantes y se pueden descubrir con mayor facilidad errores en los Pagos. Adems se evita el riesgo que significa que un apoderado de la empresa pueda disponer por s solo de todos los fondos depositados en bancos. 4) Control de cheques anulados: Para cerrar el control en lo que se refiere al manejo de cheques, debe adoptarse como norma de control interno que los cheques que se anulan queden adheridos a la libreta de cheques, o por lo menos que se destruya del cheque el ngulo donde figura su numeracin y se adhiere al taln de la chequera esa porcin del cheque anulado. 5) Existencia de fondo fijo: Para aquellos Pagos que por su importe o caractersticas no pueden efectuarse un cheque, dada la necesidad de que

sea en efectivo, debe proveerse la existencia de un fondo fijo. La caja chica o fondo fijo debe estar en poder de una persona responsable.

CAPITULO III MARCO METODOLOGICO La importancia de definir el tipo y diseo de la investigacin, la poblacin, as como tambin las tcnicas e instrumentos para la recoleccin de datos, permitieron estructurar el desarrollo y culminacin del presente estudio, el cual comprende lo siguiente: 3.1Nivel y diseo de la investigacin. La metodologa utilizada en esta investigacin, est enmarcada en un Proyecto Factible, segn el cual es definido por la Universidad Pedaggica Experimental Libertador (UPEL, 2006), como una propuesta de un modelo operativo viable para solucionar problemas requeridos o necesidades de organizaciones o grupo social, refirindose a la formulacin de polticas, programas, tecnologas, mtodos o procesos (p.7). Es investigacin Cualitativa, la cual segn Fidias Arias (2006 p. 45) es una investigacin realizada con enfoque opuesto al tradicional, pues el escenario y los individuos no se reducen a variables cuantificables; son considerados como un todo caracterizado por mltiples fenmenos y diversas categoras. De all, la flexibilidad en cuanto al modo de conducir los estudios. Con el fin obtener mejoras y bsqueda de soluciones seguras, definiendo una estratgica recoleccin de datos, hasta el anlisis e interpretacin de los mismos en funcin de los objetivos definidos, se tom

en cuenta diferentes variables efectuando el anlisis. Define la investigacin de Campo as:

Sabino C (2005),

Es aquella que se refiere a los mtodos a emplear cuando los datos de inters se recogen en forma directa de la realidad mediante el trabajo concreto del investigador y su equipo. (Pg. 60). El trabajo permiti analizar los procedimientos administrativos y contables relacionados con el registro y cancelacin de las cuentas por pagar de la empresa Baker Hughes Venezuela, Sociedad En Comanditas Por Acciones (S.C.P.A). La investigacin utilizada es de campo y documental, con respecto a la investigacin de campo, Arias (2006) seala que: En los diseos de campos los datos de inters se recogen en forma directa de la realidad mediante el trabajo concreto del investigador y su equipo. (p, 93) y la investigacin documental son aquellos apoyados en el anlisis de documentos escritos, en relacin a esto, Fidias G. Arias (2006) indica que: Es aquella que se basa en la obtencin y anlisis de datos provenientes de materiales impresos u otro tipo de documentos Se utiliz la investigacin de campo con referencia documental, debido a que la informacin se extrajo directamente en las instalaciones de la empresa Baker Hughes Venezuela, Sociedad En Comanditas Por Acciones (S.C.P.A), especficamente en el departamento de cuentas por pagar, y se sustento con fuentes bibliogrficas provenientes de textos, tesis, vauches, facturas, memorando de pagos etc. 3.2Poblacin y muestra. La poblacin, o en trminos ms precisos poblacin objetivo, es un conjunto finito o infinito de elementos con caractersticas comunes para los

cuales sern extensivas las conclusiones de las investigacin. Esta queda delimitada por el problema y por los objetivos del estudio. (Arias Fidias, 2.006, Pg. 81) La poblacin estuvo constituida por tres (03) personas, las cuales conforman el departamento de contabilidad la empresa Baker Hughes Venezuela S.C.P.A Estas son: Un contador pblico y los analistas de cuentas por pagar, adems de todos los documentos que han sido objeto de estudio (factura, vauches, memorando de pago, etc.) Como la poblacin es tan pequea no se utilizaron criterios estadsticos para calcular el tamao de la muestra.

3.3-

Sistema de variables e indicadores.

OBJETIVO GENERAL Analizar los procedimientos administrativos y contables relacionados con el registro y cancelacin de las cuentas por pagar de la empresa Baker Hughes Venezuela, Sociedad en Comanditas Por Acciones (S.C.P.A). OBJETIVOS ESPECIFICOS Describir los procedimientos para VARIABLE el DIMENSIONES INDICADORES Control de Cuentas por pagar Procedimiento de las cuentas por pagar Proceso de verificacin de factura Procedimientos Registros de las cuentas por pagar Proceso de las Ordenes de compra

Control Interno cuentas por pagar

registro y control de las cuentas por pagar.

Control

Explicar los procedimientos efectuados para la cancelacin de las cuentas por pagar.

Verificar el cumplimiento de las normas de control interno para efectuar la cancelacin de las cuentas por pagar.

Normas

Importancia del Manual de Normas y Procedimiento de las cuentas por pagar

3.4-

Tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos La tcnica que sue utiliz fue la entrevista, en donde: Arias (2006), la

define como un simple interrogatorio, es una tcnica basada en un dialogo o conversacin cara a cara , entre el entrevistador y el entrevistado acerca de un tema previamente determinado, de tal manera que el entrevistador pueda obtener la informacin requerida. (Pg. 73). La utilizacin de esta tcnica, facilit a la investigadora, la realizacin de una serie de preguntas predefinidas, que fueron contestadas por las muestras sometidas a esta investigacin; cuyas respuestas sirvieron para la comprensin de las causas y consecuencias que origina el problema en estudio. El instrumento que se aplic fue el cuestionario, donde: Arias (2006), lo define como cualquier recursos, dispositivo o formato (en papel o digital), que se utiliza para obtener, registrar o almacenar informacin. (Pg. 69). La utilizacin del cuestionario como instrumento, permiti el registro de las respuestas, que se realizaron a la muestra escogida en esta investigacin, la cual est conformada por preguntas cerradas, cuyas respuestas fueron tabuladas en tablas y analizadas para determinar los motivos que originaron la problemtica en estudio, y con ello llegar a canalizar la problemtica planteada. Las fuentes de informacin que fueron utilizadas para la culminacin de esta investigacin, se clasificaron en fuentes primarias que consistieron en la recoleccin de datos directamente en el campo donde se realiz el Control Interno de las Cuentas por Pagar; adems de las fuentes secundarias, que se refirieron a la consulta de documentos impresos y bibliografas referidos en el tema en estudio, entre las que se encuentran:

Fuentes Primarias: Lo representa los trabajadores que laboran en el Departamento de Cuentas por Pagar de la empresa Baker Hughes Venezuela S.C.P.A Fuentes Secundarias: 1 Documentos impresos. 2 Revistas. 3 Folletos. 4 Textos con informacin especializada. 5 Tesis de grado. 6 Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela. 7 Ley Orgnica del Trabajo y su Reglamento. 8 Normativas y Procedimientos interno para las Cuentas por Pagar.

ENCUESTA

1. El personal que labora en el departamento tiene conocimiento de los procedimientos de las cuentas por pagar de la empresa Baker Hughes Venezuela, Sociedad En Comanditas Por Acciones (S.C.P.A). __Si __No 2. El proceso de recepcin de las facturas y rdenes de compras genera retrasos para el registro de las cuentas por pagar. __Si __No 3. El proceso de verificacin de factura y rdenes de compra se detectan incoherencia en los datos contenidos en las mismas. __Si __No 4. Los registros de las cuentas por pagar se encuentran actualizados en el sistema. __Si __No 5. El personal del departamento de cuenta por pagar de Baker Hughes Venezuela, Sociedad En Comanditas Por Acciones (S.C.P.A), cumple con los das destinados a procesar los tipos de facturacin. __Si __No 6. Los estrictos controles llevados por el departamento de cuentas por pagar de Baker Hughes Venezuela, Sociedad En Comanditas Por Acciones (S.C.P.A), afecta las relaciones con los proveedores. __Si __No