You are on page 1of 12

1.- CONQUE NOMBRE SE DESIGNA EL TRABAJO DE OFICINA, EN LAS INSTITUCIONES MODERNAS? R= Sistema nervioso de la empresa 2.

- QUE OBJETO TIENE EL TRABAJO DE LA OFICINA? R= Facilitar el trabajo de una empresa, este servicio es esencialmente de INFORMACIN por lo tanto se considera que esta actividad debe considerarse como registro de la informacin 3.- ?DE QUE NATURALEZA SON LAS LABORES DE LA OFICINA R=Actividades primordiales fundamentales o primarias en la propia institucin, las otras actividades estn representadas por la administracin localizada en una oficina, de mayor o menor amplitud y con trabajos de muy diversa ndole 4.- QUE CLASE DE MEDIDAS PUEDE TOMAR LA DIRECCIN, CUANDO CUENTA CON LA INFORMACIN NECESARIA? R= Dictar las medidas para incrementar la produccin , reducir costos, estimular al personal, adquirir las materias primas, despachar los pedidos, conservar en alto nivel las relaciones con terceras personas o entidades, conceder los crditos, mejorar los servicios 5.- EN DONDE SERN MANEJADOS ORDENADAMENTE LOS MLTIPLES DOCUMENTOS QUE SE ELABORAN EN UNA OFICINA? R= Sern manejados ordenadamente, en los archivos con la finalidad de proporcionar la informacin 6.- QUE FUNCIN TIENE LA DOCUMENTACIN DE LOS ARCHIVOS? R= Histrica, analtica, previsora y supervisora 7.- QUE SIMILITUD EXISTE ENTRE UN ARCHIVO Y LA MEMORIA? R= La similitud es que en el caso de las instituciones, el archivo es igual que lo que para nosotros es la memoria, esta contiene informacin de toda nuestra vida, igual que qu el archivo la vida de la Institucin. 8.- QUE ELEMENTOS REQUIEREN EL ORDENADO MANEJO DE LOS DOCUMENTOS? R= Presencia de personal tcnicamente preparado en distintos grados, para resolver acertadamente los complicados e ignorados problemas 9.- QUE FINALIDAD PERSIGUE LA ENSEANZA DE ARCHIVONOMIA? R= Adquisicin de los conocimientos sobre ella misma y la uniformizacin de los sistemas y mtodos que deben introducirse y ejecutarse en los archivos.

10.- DE QUE SE OCUPA LA ARCHIVONOMIA? R= Se ocupa o refiere a la administracin de los archivos que comprende la Planeacin, la Organizacin, la Integracin, La Ejecucin y el Control de los mismos. 11.- QUE SIGNIFICA CADA UNO DE LOS SIGUIENTES ASPECTOS QUE COMPRENDE LA ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS? a) PLANEACIN b) ORGANIZACIN e) INTEGRACIN d) CONTROL R= Planeacin: Metas o finalidades, las ideas y doctrinas, los planes y normas generales Organizacin: Representada por los programas de trabajo y los procedimientos de ejecucin para la conexin y coordinacin sistemtica y metdica de los elementos que constituyen los archivos para satisfacer sus fines eficientemente. Integracin: con apoyo en lo anterior pone en armnica cooperacin a aquellos elementos representados por los factores materiales y humanos para su mejor aprovechamiento Ejecucin: Aplicacin de los sistemas y de los mtodos de archivos guiados por una serie de normas generales o particulares que hacen del archivo un todo orgnico con amplia capacidad para clasificar, catalogar, ordenar, conservar y manejar los documentos Control: Como instrumento de medicin y correccin de lo planeado, de lo organizado, de lo dirigido y de las tareas y su ejecucin.

12.- CMO SE HA FORMADO L TERMINO ARCHIVONOMIA? R= Neologismo formado con la palabra archivo, existente en todas las lenguas y nome que significa regla 13.- QUE SIGNIFICADO TIENEN LOS SIGUIENTES TRMINOS? a). ARCHIVAR b) ARCHIVISTA e) ARCHIVERO R= Archivar: La accin de guardar ordenadamente los documentos , de acuerdo con los procedimientos que sealan los sistemas y los mtodos. Archivista: El que tiene a su cargo un archivo o que como tcnico en la materia, intervienen o trabaja en los archivos Archivero: Mueble archivador seccional destinado a contener los documentos, facilitando su manejo y conservacin 14.- QUE ES UN ARCHIVO CENTRAL? R= Son unidades de servicio que, concentrando toda la documentacin de una institucin, atienden a los referidos servicios para todas y cada una de las distintas dependencias

15.- CUALES SON LAS CARACTERSTICAS DEL ARCHIVO LOCAL? R= El servicio se localiza en cada dependencia de la institucin y por consecuencia se forman tantos expedientes, como intervenciones hagan aquellas en la tramitacin de un asunto o negocio . 16.- CUL ES EL ARCHIVO QUE CONTIENE TODA CLASE DE DOCUMENTOS? R= Los archivos generales 17. - CUL ES EL QUE CONTIENE DOCUMENTOS DE UNA MISMA ESPECIE O SIMILARES? R= Archivos parciales 18. - CUALES SON LAS DIVISIONES DE LOS ARCHIVOS POR SU DESTINO? R= Archivos pblicos, privados y secretos 19. - QUE ES UN ARCHIVO DIRECTO Y QUE ES UN ARCHIVO INDIRECTO? R= Archivo directo: Son los que no requieren catlogos en la localizacin y consulta de expedientes Archivos indirectos: Contrarios a los anteriores, requieren del auxilio y precisin de los catlogos para la localizacin y consulta de los expedientes. 20. - CUAL ES LA DIVISIN DE LOS ARCHIVOS POR EL MTODO EMPLEADO POR SU MANEJO? R=Archivos directos y archivos indirectos 21.- COMO SE DENOMINA A UN ARCHIVO CUALITATIVO Y CUANDO CUANTITATIVO? R= Archivos cuantitativos: Son de gran volumen en su documentacin Archivos cualitativos: Son de gran calidad es su documentacin y por consecuencia requieren de la aplicacin mxima de las tcnicas de archivo 22.- COMO SE DIVIDE EL ARCHIVO, ATENDIENDO A LOS SIGNOS EMPLEADOS? R= Archivos numricos y alfabticos 23.- CUALES SON LOS ELEMENTOS CON QUE SE INTEGRAN LOS ARCHIVOS? R= Local, mobiliario y equipo, documentacin y personal. 24.- CUAL ES EL MAS IMPORTANTE DE LOS ELEMENTOS QUE INTEGRAN UN ARCHIVO Y POR QUE? R= La documentacin

25.- CUAL ES EL PRINCIPIO QUE RIGE LA SELECCIN DEL LOCAL PARA UN ARCHIVO? R= El local debe adaptarse a las necesidades de la oficina, y no la oficina a las necesidades del local 26.- CUALES SON LAS CARACTERSTICAS QUE DEBE REUNIR EL LOCAL DESTINADO A LOS ARCHIVOS CON REFERENCIA A LOS SIGUIENTES PUNTOS: R= AREA: Debe tener un rea ideal de forma rectangular y desechar la de escasa anchura y mucha longitud o una serie de pequeas superficies de forma irregular PRINCIPALES ENEMIGOS DE LOS DOCUMENTOS: Incendio, humedad y polvo ORIENTACIN: Hacia el sur, despus al oriente o al poniente y la mas inconveniente es al norte ILUMINACIN: La natural es la mejor y en el caso de emplear la artificial esta debe ser en cantidad suficiente TEMPERATURA Y VENTILACIN: Intima relacin con el rendimiento y eficiencia de los empleados; adems influyen grandemente en la conservacin de los documentos DECORACIN: Evitar todo aquello que favorezca la acumulacin de polvo INSTALACIONES ACCESORIAS: Formados por un taller de encuadernacin y uno de fotografa, adems, con las de vestuario, tocador y sanitarios indispensable MOBILIARIO Y EQUIPOS: ARCHIVERO: Mueble seccional metlico de 1,2,3,4,5,6,gavetas o cajones GAVETA: tiene en sus paredes laterales exteriores, la parte del mecanismo de suspensin y deslizamiento correspondiente a la otra parte del propio mecanism ESTANTE: Mueble de estructura metlica compuesto de una serie de piesderechos y entrepaos destinados a la colocacin de cajas archivadoras TARJETERO: Para tarjetas de los catlogos es semejante a la gaveta de los archiveros OTROS MUEBLES: Secciones de tranferencia, tajeteros horizontales, cajas fuertes, vitrinas, escaleras, mesas, escritorios, mquinas de escribir, aparatos para costura de expedientes, relojes marcadores 27.- CUAL ES EL OBJETO PRIMORDIAL DE LOS ARCHIVOS? R= Conservar en perfecto orden los documentos o historia de la Institucin

28.- CUALES SON LAS GRANDES RAMAS EN QUE SE DIVIDE LA DOCUMENTACIN? R= Bibliografa, biblioteconoma, enciclopedia, archivstica y museografa 29.- COMO SE GENERAN U ORIGINAN LOS DOCUMENTOS? R= Por una parte en lo que llamamos correspondencia y por otra en una multiplicidad de documentos muy diversos que se generan en las propias oficinas. 30.- CUALES SON LOS REQUISITOS QUE DEBE REUNIR UN ARCHIVISTA? R= Dominio completo de lo referente a la clasificacin, catalogacin, formacin de expedientes, manejo, conservacin y control de los documentos. 31.- CUALES DEBEN SER LAS PRINCIPALES CUALIDADES DE UN ARCHIVISTA? R= Cultura general y, especficamente en la aritmtica, la geografa, la historia, su porpio idioma y una lengua extranjera. Adems de las cualidades de integridad y solvencia moral reconocida honradez y discrecin absoluta. 32.- CUALES SON LAS REGLAS DE HIGIENE QUE DEBEN OBSERVARSE EN LOS ARCHIVOS? R= Evitar el polvo, abolir estrictamente la practica de humedecer con saliva o esponja los documentos 33.- QUE ELEMENTOS SE UTILIZAN COMO AYUDA PARA LA CLASIFICACIN DOCUMENTARIA? R= Carpetas, guas principales y auxiliares o subguas los marbetes y los jinetes 34.- QUE ENTIENDE USTED POR UNA CARPETA? R= Esta hecha en cartoncillo o cartulina en tamao oficio o de carta, lleva en su hoja posterior una pestaa en donde se indica de que trata su contenido 35.- QUE SON LAS GUAS? R= De material muy resistente cartn en tamaos carta u oficio existen de unod dos tres o ms cortes y estas pestaas estn destinadas a contener la inscripcin ya alfabtica o numrica o combinadas que van a servir como gua en la distribucin, colocacin y localizacin de los expedientes o de las cdulas de los catlogos 36.- CUALES SON LAS GUAS MAS GENERALMENTE USADAS? R= principales y auxiliares 37.- QUE CARACTERSTICAS TIENE LAS GUAS? R= son de cartn y son de tamao oficio o carta, tienen un borde superior

38.- QUE TIPO DE ARCHIVO DEBE ADOPTARSE EN LA ORGANIZACIN CENTRALIZADA? R= Archivo especial 39.- CUL ES LA ORGANIZACIN IDEAL DEL ARCHIVO? R= Unidad centralizada de servicio 40.- QUE OCURRE EN LA PRACTICA EN CUANTO A LOS TIPOS DE ORGANIZACIN? R= Suelen combinarse buscando siempre el mejor funcionamiento 41.- CMO SE FORMA CON LOS ELEMENTOS DESCRITOS EL ARCHIVO Y QUE PROCEDIMIENTOS SE SIGUEN? R=Procediendo de las partes al todo, de un documento a su conjunto, los expedientes; de estos a la gaveta; de la gaveta a los archiveros y de los archiveros al archivo 42.- QUE FINALIDAD TIENE LA OFICINA LLAMADA INFORMTICA? R= En ella se agrupan las informaciones del archivo, computadoras y microfilm 43.- QUE OBJETO TIENE PONER LOS DOCUMENTOS EN CONDICIN DINMICA? R= Que el archivo preste el servicio de informacin que tiene asignado dentro de las oficinas 44.- QUE INFORMACIN REVELA EL ANLISIS DE UN DOCUMENTO? R= La existencia de una serie de datos como una numeracin, un lugar, una fecha, da mes y ao, un nombre o nombres de personas fsicas o morales y sobre todo, un asunto como parte esencial o dato principalsimo 45.- QUE ES LO QUE DETERMINA EL SISTEMA DE ARCHIVO ADECUADO? R=De ser adaptable a la documentacin y responder a las tareas de la institucin 46.- CMO SE DIVIDEN LOS SISTEMAS DE ARCHIVO ATENDIENDO A LA NECESIDAD O NO NECESIDAD DE REGISTROS PARA LA LOCALIZACIN DE LOS DOCUMENTOS? R= Archivos directos e indirectos 47.- CUALES SON LOS SISTEMAS QUE CORRESPONDEN A UNO OTRO GRUPO? R= Archivos directos: Alfabtico, geogrfico y por asuntos Archivos indirectos: Los numricos 48.- CUL ES EXPRESADA EN SU MAYOR SIMPLEZA, LA REGLA GENERAL DE ALFABETIZACIN?

R= Estricto orden alfabtico de acuerdo al nombre de las personas que es el elemento preponderante 49.- CMO SE LLAMA LA PRIMERA GUA Y COMO LAS SUBSECUENTES, CUANDO SE EMPLEAN CON ANOTACIONES DE A AR AZ? R= Gua principal y guas auxiliares 51.- QUE SE ENTIENDE PARA NUESTRAS FINALIDADES DE ARCHIVO COMO SISTEMA Y QUE COMO MTODO? R=Los archivos requieren del empleo o aplicacin de sistemas y de mtodos, clasificar es formacin en agrupamiento de semejantes, teniendo en cuenta las relaciones de diferencia y de semejanza en la formacin de los grupos o clases y subdivisiones. 52.- QUIN IDEO EL SISTEMA DE CLASIFICACIN DECIMAL? R= Melvin Dewey Bibliotecario norteamricano 53.- CUL ES LA TEORA DE LA CLASIFICACIN DECIMAL? R= El inmenso caudal de conocimientos humanos se consider como la UNIDAD, y como tal, tratada decimalmente es susceptible de dividirse y subdividirse de diez en diez, tantas veces como lo requieran las necesidades de la tabla de Clasificacin 54.- QUE ES LA CLASE, LA DIVISIN Y SUBDIVISIN? R= Clases: Los diez grandes grupos resultantes de la primera divisin de la Unidad que corresponden a los dcimos Divisin: Subdivisin en otras diez que corresponden a los centsimos, entre los que se han repartido las ciencias o materias que componen cada una de las clases Subdivisiones: Otras diez partes de las divisiones que corresponden a los milsimos 55.- CMO SE REPRESENTAN LOS ASUNTOS EN LA CLASIFICACIN DECIMAL, Y QUE SON ESTOS CLASIFICADORES? R= Por la unidad de lo general a lo particular, del todo a las partes Los clasificadores que siempre son decimales son los nmeros con los que se representa cada parte de nuestro archivo Incluir preguntas de la pgina 71 56.- CMO SE LLAMA A LA DESCRIPCIN Y ESTUDIO DE LOS CATLOGOS?

R= Catalografa 57.- CMO SE DENOMINA AL REGISTRO O LISTA ORDENADA CONFORME A UN SISTEMA, Y QUE CONTIENE LOS PRINCIPALES DATOS DOCUMENTARIOS QUE SIRVEN PARA RPIDA CONSULTA Y LOCALIZACIN DE LOS ASUNTOS DE UN ARCHIVO? R= Catlogo 58.- QUE SIGNIFICA LA PALABRA CATALOGACIN? R= Es enumerar y describir sistemtica y metdicamente los documentos que forman los archivos 59.- QU OBJETO E IMPORTACIN TIENE LOS CATLOGOS? R= Es el de proporcionar los medios para hacer las investigaciones en los archivos. 60.- QUE ASIENTOS DEBEN HACERSE EN LOS CATLOGOS? R=Cdulas de catalogacin , representan los asuntos en s, se redactan en tarjetas de cartulina de forma rectangular blancas o de colores. 61.- CUALES SON LOS DOS GRANDES GRUPOS EN QUE SE DIVIDEN LOS CATLOGOS? R= Catlogos generales y especiales 62.- A QUE GRUPO PERTENECE L CATALOGO SISTEMTICO O METDICO Y L CATALOGO DICCIONARIO? R= A los catlogos generales 63.- COMO SE LLAMA EL REGISTRO POR EL CUAL SE DESCRIBEUN ASUNTO, DOCUMENTO, EXPEDIENTE, ETC. EN UN CATLOGO ANOTANDO SUS PRINCIPALES DATOS? R= Asiento o noticia 64.- DE QUE SE HACE USO PARA LA DISTRIBUCIN DE LAS CEDULAS? R= Series de guas de 127 x 76 mm a cinco cortes 65.- EL ORDENAMIENTO DE LAS CDULAS DE CATALOGACIN SE BASA EN LAS LETRAS O EN LAS PALABRAS? R=Palabras

66.- MEDIANTE QUE ELEMENTO SE HACE LA INVESTIGACIN SISTEMTICA EN UNA CDULA PRINCIPAL? R= Mediante el sistema adoptado 67.- A QUE INVESTIGACIN NOS LLEVA LA CDULA PRINCIPAL ALFABTICA? R= Investigacin por el nombre 68.- CMO SE FORMA UN EXPEDIENTE? R= Con el conjunto de documentos referentes a un mismo asunto o negocio, constituyendo su historia completa 69.- CUALES SON LAS FORMAS DE ORDENAR LOS DOCUMENTOS DENTRO DE LOS EXPEDIENTES? R= Por orden cronolgico o por orden lgico de desarrollo 70.- CMO SE DIVIDEN LOS EXPEDIENTES CUANDO SON VOLUMINOSOS? R= En legajos que son partes de un expediente, como lo son los tomos a la obra 71.- CMO SE ORDENAN LOS EXPEDIENTES DENTRO DE LAS GAVETAS? R= Siguiendo el orden numrico o alfabtico segn el sistema 72.- CUALES SON LOS REQUISITOS PARA EL PRSTAMO DE EXPEDIENTE? R= Los expedientes se facilitan mediante cedulas de prstamo con la firma del empleado autorizado 73.- LA FUNCIN PRINCIPAL DE UN ARCHIVO ES: R= Tener la documentacin perfectamente clasificada para su consulta en el momento que sea requerida 74.- POR LA FORMA EN QUE ESTN ORGANIZADOS LOS ARCHIVOS SE DIVIDEN EN: R=Centrales y Locales 75.- POR EL MTODO QUE SE EMPLEA PARA EL MANEJO DE LOS ARCHIVOS, STOS SE DIVIDEN EN: R= Directos e Indirectos 76.- POR LA DOCUMENTACIN QUE CONTIENE LOS ARCHIVOS SE DIVIDEN EN: R= Oficiales, Especiales y Particulares 77.- UN DOCUMENTO ES:

R= Un escrito para comprobar un hecho 78.- CUANDO SE ARCHIVAN DOCUMENTOS DE ACUERDO AL NOMBRE DE PERSONAS FSICAS O MORALES, SE UTILIZA EL SISTEMA DE ARCHIVO: R= Alfabtico 79.- PARA ARCHIVAR DOCUMENTOS DE ACUERDO A LA FECHA DE ORIGEN O TRMITE, EMPLEAMOS EL SISTEMA: R= Cronolgico 80.- CUANDO SE ARCHIVA EN BASE A LA NUMERACIN DECIMAL EMPLEAMOS EL SISTEMA: R= Decimal 81.- DE ACUERDO AL LUGAR DE ORIGEN, SE ARCHIVA UTILIZANDO EL SISTEMA: R= Geogrfico 82.- EN EL SISTEMA CRONOLGICO DE ARCHIVO, EL ORDENAMIENTO DE LAS FECHAS ES EL SIGUIENTE: R= Ao-Mes-Da 83.- UN CATLOGO ES: R= Un registro de todos los expedientes del archivo 84.- LOS CATLOGOS SE DIVIDEN EN: R= Catlogos Generales y Catlogos Especiales 85.- UN ASIENTO CATALOGRFICO ES: R= Conjunto de datos que se asientan en los catlogos 86.- UN CONJUNTO DE DOCUMENTOS QUE SE REFIERE EN A UN MISMO ASUNTO Y QUE SE GUARDAN CRONOLGICAMENTE EN UNA CARPETA ES UN: R= Expediente 87.- CUANDO UN EXPEDIENTE ALCANZA UN GROSOR DE 2.5 CM., SE ACUMULA EN OTRAS CARPETAS QUE VAN TRAMITANDO EL MISMO ASUNTO. ESTE CONJUNTO DE CARPETAS SE DENOMINA R= Legajo

88.- LOS ARCHIVOS QUE CONTIENEN TODA LA INFORMACIN DE UNA EMPRESA EN UN SOLO DEPARTAMENTO SON: R=Centrales 89.- LOS ARCHIVOS QUE CONTIENEN DOCUMENTOS QUE HAN CONCLUIDO SU TRAMITACIN SON: R= Generales 90.- LOS ARCHIVOS QUE PUEDEN SER CONSULTADOS NICAMENTE POR FUNCIONARIOS O EMPLEADOS DE UNA INSTITUCIN SON LOS: R= Privados 91.- LOS ARCHIVOS QUE SOLAMENTE PUEDEN CONSULTAR PERSONAS AUTORIZADAS SE DENOMINAN: R= Secretos 92.- MENCIONA EL MOBILIARIO PRINCIPAL QUE SE UTILIZA EN UN ARCHIVO: R= Archivero, gaveta, tarjetero, estante 93.- ANOTA CULES SON LOS PRINCIPALES ENEMIGOS DE LOS ARCHIVOS: R= La humedad y el polvo 94.- QU ES LA DOCUMENTACIN? R= la ciencia del procesamiento de la informacin, que proporciona informacin sobre algo
con un fin determinado, de mbito multidisciplinar o interdisciplinar.

95.- ANOTA LOS SISTEMAS DE ARCHIVO: R=Archivo alfabtico, Archivo Geogrfico, Archivo por Asuntos, Archivo numrico 96.- CLASIFICA Y ORDENA ALFABTICAMENTE EL SIGUIENTE LISTADO: Javier del Campo R. Mara Cisneros Garca Pedro Contreras Victoria Oconnors Alicia Coronel

Ma. Elena Chvez J. Juan Garca Alicia Garca Hernndez Dr. Jos J. Martnez M. Prof. Ernesto Del Valle Jimnez 97.- UN ASIENTO CATALOGRFICO CONTIENE LAS SIGUIENTES PARTES: R=Clasificacin, encabezamiento, Subencabezamiento, fecha y el extracto del asunto 98.- EN EL SISTEMA DECIMAL DE CLASIFICACIN DE DEWEY: Los dcimos correspondes a clases Los centsimos a Dividisiones Los milsimos a subdivisiones Los diezmilsimos a secciones

You might also like