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DESCARGO DE HALLAZGO N5
Al Seor: Oscar Pereda Prez, Jefe del rea de sistema expone: De acuerdo a los hallazgos se pone en conocimiento que la nueva versin del sistema se debi actualizar en el periodo de Mayo, y que dicha actualizacin no se llevo a cabo por motivos que en este mes tuvo que salir de vacaciones, programadas con anticipacin solicitada al rea de recursos humanos. Se responsabiliza a la Srta. Rosa Flores por no comunicarse y tambin por no prevenir este inconveniente antes de comunicrselo a Gerencia

EVALUACIN DEL DESCARGO

El rea auditada deslinda la responsabilidad, expresando en su descargo : la actualizacin no se realiz por motivos que ese mes el responsable tuvo que salir de vacaciones ya habiendo sido programadas e informadas con anticipacin al rea de recursos humanos, razn a esto no se llev a cabo la actualizacin del software... Por lo tanto el equipo auditor se ratifica en la observacin ya que al relevarse del cargo al momento de salir de vacaciones se tuvo que comunicar por escrito las tareas pendientes por el rea, y esta solo es responsabilidad de la Jefatura de Sistemas, en los documentos anexados al descargo solo estn los documentos que sustentan la salida de vacaciones del jefe del rea pero no se adjunta la comunicacin de las tareas pendientes e importantes del rea, para esto se pudo usar tanto medios escritos y/o digitales (Correo electrnico). As mismo con este Hallazgo y su respectivo descargo se reconoce que la Empresa no cuenta con un efectivo procedimiento de relevo de cargo en casos de, Salida de Vacaciones, Reemplazo por enfermedad, Reemplazo por permiso, etc. Estos hechos afectan al correcto funcionamiento del rea de Sistemas que conlleva a una crisis generalizada en la institucin. Dicha situacin se encuentra en observacin ya que hace falta una reestructuracin del manual de organizaciones de la empresa.

CONCLUSIN
En la empresa existe un Sistema de Control Interno el cual le hace falta una actualizacin, estos documentos ayudarn al departamento de Auditora y Control Interno hacer evaluaciones sobre estos aspectos que son de vital importancia para la Empresa. Tampoco se ha realizado un levantamiento de procesos, por lo que existe una mala comunicacin de hechos y sobre todo en reas de vital importancia al momento del gozo de Vacaciones. Existe delegacin de funciones inconsistentes con las Normas de Control, lo que hace imposible establecer responsabilidades directas a quienes ejecutan una actividad.

RECOMENDACIN
La Empresa debe elaborar y/o mejorar los manuales y procedimientos en las gerencias y jefaturas, y un cdigo de tica institucional conforme a los requerimientos y observaciones ubicadas a lo largo de la auditora. Se debe definir adecuadamente las funciones y actividades que se realizaran por cada proceso y se debe comunicar de manera escrita al jefe inmediato, es necesario establecer una adecuada delegacin de funciones a travs de la estructuracin de un manual de funciones acorde a las normas de control. Elevar la calidad del Sistema de Control Interno, el mismo que proporcionar una manera sistemtica y visible de conducir y hacer funcionar a la organizacin y as evolucione continuamente su desempeo, y que permita a la Unidad de Auditora interna medir el grado de eficiencia y efectividad de los funcionarios en el cumplimiento de metas programadas por la empresa.

DESCARGO DE HALLAZGO N6
El Sr. Javier Flores Lpez comunica: que se hizo la emisin de una carta al proveedor TEXTIL SAN CRISTOBAL SA solicitando que se repongan los uniformes faltantes, los que se entregaron el da 30/06/2013. Tambin manifiesta que asume la responsabilidad como Jefe del Almacn.

EVALUACIN DEL DESCARGO

En el descargo presentado el responsable del rea, manifiesta que : .el proveedor TEXTIL SAN CRISTOBAL SA nos comunico mediante un correo electrnico que la fecha programada de entrega de los 400 uniformes seria el 27/06/2013, sin embargo el proveedor por hecho fortuito entrego un da antes de la fecha programada ocasionando el faltante de 40 uniformes ya que el personal que recepcion la mercadera no tomo las precauciones de la verificacin fsica de los uniformes.., con lo que reconoce la observacin mencionada. Por lo tanto el equipo auditor se ratifica en la observacin ya que en su descargo solo detalla la forma en como se ha ido incurriendo en errores y desinformaciones del rea de Almacn. Estos hechos ponen de manifiesto la falta de comunicacin y el atraso en brindar la informacin del rea de Almacn a las diferentes reas de la empresa. As mismo la formacin, motivacin y calificacin del personal contenidos el manual de gestin de la calidad no se est cumpliendo cabalmente.

CONCLUSIN
Se observ que no se cumplen con los procedimientos previstos por el control interno. En dicho documento se recomienda llevar a cabo cada uno de los procedimientos para que con esto se eviten observaciones y/u omisiones en el Almacn. No obstante a ello, en ningn caso se revis y ejecut estos procedimientos.

RECOMENDACIN
La Empresa debe elaborar y/o mejorar los manuales y procedimientos en las gerencias y jefaturas, y un cdigo de tica institucional conforme a los requerimientos y observaciones ubicadas a lo largo de la auditora. Se debe definir adecuadamente las funciones y actividades que se realizaran por cada proceso y se debe comunicar de manera escrita al jefe inmediato, es necesario establecer una adecuada delegacin de funciones a travs de la estructuracin de un manual de funciones acorde a las normas de control. Elevar la calidad del Sistema de Control Interno, el mismo que proporcionar una manera sistemtica y visible de conducir y hacer funcionar a la organizacin y as evolucione continuamente su desempeo, y que permita a la Unidad de Auditora interna medir el grado de eficiencia y efectividad de los funcionarios en el cumplimiento de metas programadas por la empresa.