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Registro y contabilizacin del primer elemento del costo: Materia prima

1.Procedimientos de compras 2.Clases y mtodos de inventario 3.Sistemas de inventario 4.Preferencias del inventario fsico 5.Costo base de valuacin del inventario 6.Contingencias 7.P.C.G.A de los inventarios 8.Ajustes normales de los inventarios

Procedimientos de compras
En las empresas generalmente se inicia con: Un pedido de la fabrica hacia el almacn o por el almacn quien puede solicitar compras por razones fundamentales como son mantener en existencia o suplir a la fabrica inmediatamente o ambas a la vez; se prepara la solicitud de compras de materias primas y las enva al Depto de compras donde se proceder al proceso de Cotizacin y evaluacin seleccionando la mas adecuada atendiendo a criterios de calidad, cantidad y precio. Despus se procede a la preparacin de la Orden de compra al proveedor por una serie de formularios que incluye lo siguiente: a) Requisicin b) Solicitud de almacn c) Cotizaciones y d) Orden de compra 1.- REQUISICIONES: La requisicin o vale de almacn es un formulario escrito de origen interno en donde se le pide o solicita al encargado de almacn que despache o entregue los materiales que se indican en la misma para producir. EL RESUMEN DE TODAS LAS REQUISICIONES CONSTITUYEN LA BASE PARA EL REGISTRO DEL PRIMER ELEMENTO DEL COSTO QUE LO CONSTITUYEN LOS MATERIALES. FLUJO DE UNA REQUISICION

PRODUCCION

Solicita los materiales para producir

ALMACEN MATERIA PRIMA

Utiliza los inventarios de materia prima de cada tipo de materia prima

CONTABILIDAD

Realiza con el resumen de todas las requisiciones las entradas de diario de materiales y precios consumidos a cada producto

1) SOLICITUD DE COMPRAS: Es el formulario que utiliza el almacn debidamente autorizado, para solicitar las compras en el depto de compras, este debe ser impreso, pre-numerado en original y varias copias.

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2) COTIZACION: Es el formulario de uso interno en el depto de compras, para localizar las materias primas y los precios del mercado. Deben enviarse tantas cotizaciones sean necesarias, para tener una seleccin de compras. 3) ORDEN DE COMPRAS: Es el formulario donde se autoriza al proveedor a despachar las materias primas con cargo a la empresa. Algunos contadores lo definen como el formulario que compromete el crdito de la empresa con los proveedores. ENTRADA DE ALMACEN: Es el formulario que se utiliza para realizar la recepcin o entrada de las materias primas adquiridas compradas. En el proceso de recepcin de almacn se dan los siguientes pasos: a) Realizar un conteo fisico, de las unidades recibidas b) Observar las condiciones fsicas de las materias primas y si hay en malas condiciones se devuelven inmediatamente, con una nota de devolucin. c) Se realiza una comparacin entre los documentos, la copia de la orden de compra y la factura verificando que coincidan en referencias, precios unitarios, precio total, condiciones de compras, cantidad, etc. d) Colocar el sello gomigrafo sobre los documentos indicando recibido conforme con almacn y agregara fecha y firma. e) Los documentos se pasaran al encargado del almacn para fines de preparar dicha entrada, y es el nico responsable de firmar la entrada de almacn como encargado del mismo.

Clases y mtodos de inventario

Los inventarios lo componen todas aquellas existencias de articulos terminados o no; que se adquieren para ser vendidos o transformados mediante un proceso en productos o servicios destinados a la satisfaccin de algn deseo o necesidad. En las empresas los inventarios pueden encontrarse en diferentes estados o etapas para su localizacin y control son utilizados mtodos orientados por los principios de contabilidad generalmente aceptados tales son: Materia Prima Producto en proceso Productos terminados Mtodos de valorizacin del inventario: Identificacin especfica: Es el mtodo ajustable a los inventarios de precios altos, y artculos de escasos volmenes. Cada artculo en el inventario es diferente a otro. Este mtodo asigna el costo de la compra real a las unidades especificas compradas Promedio: Consiste en determinar el valor unitario de los articulos luego de cada compra que se efectu, o sea, consideran los saldos de unidades y valores totales a los cuales se adicionan respectivamente. Y que para determinar su costo se divide la cantidad de unidades compradas entre el valor total de dichas compras. Primero entrar primero salir (PEPS): Basado en la presuncion de que la primera mercanca adquirida es la primera mercanca que se vende, o sea cada venta se hace de las mercancas mas antiguas en reserva; por ende el inventario final contiene todas las mercancas mas recientes adquiridas. Ultimo entrar primero salir (UEPS) Las mercancas mas recientes son vendidas primero, y que el inventario final contiene las mercancas antiguas adquiridas en las primeras compras.

Sistemas de inventario
1. Periodico 2. Permanente 1. Periodico.: Es aquel mediante el cual la adquisicin de mercancas se registra en una cuenta denominada compra y para obtener su existencia fsica en un momento determinado es preciso un recuento fisico. 2. Permanente Es aquel en el que la adquisicin de de la mercanca se registra en una cuenta denominada inventario. A partir de este metodo podemos obtener fcilmente el balance disponible

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de mercancas para la venta. Bajo este sistema la cuenta inventario se mantiene continuamente actualizada. De ah el nombre de Sistema de Inventario Permanente. Tambin lo podemos definir como aquel inventario que llevamos mediante el uso de computadoras y/o un tarjetero auxiliar, con la finalidad de obtener el balance actualizado del inventario. Aunque la empresa utilice este mtodo, al final del ciclo tomara como quiera el inventario fsico y se compara con el resultado del centro de cmputos o las tarjetas, las partidas que presenten diferencias se investigan y se establecen las responsabilidades de lugar hasta donde sea posible.

Preferencias del inventario fsico

Por razones de principios contables, el inventario fsico debe tener prioridad al del mtodo continuo; ya que el primero constituye una informacin de mayor objetividad y puede servir por lo tanto como punto de referencia para determinar si hay faltantes o sobrantes en los inventarios, los cuales despus de ser bien depurados, pueden ajustarse a travs de la cuenta de costo de venta y la cuenta de inventario en consecuencia si el inventario permanente resulta ser mayor que el fisico, la cuenta costo de venta deber ser debitado por el importe de la diferencia, mientras que la cuenta de inventario recibir un crdito por el mismo valor. Ejemplo: Costo de venta xxxxx Inventario xxxx En cambio, si el inventario fisico resulta superior al mostrado en los libros o tarjetero del inventario permanente. El asiento procede contrario Ejemplo: Inventario xxxxx Costo de venta xxxxx Cul Mtodo de valuacin de inventario es el mejor? Los cuatro mtodos son aceptables en la prctica y tambin para determinar el ingreso gravable. El mtodo de identificacin especfica tiene la ventaja de reflejar el flujo fsico real de la mercanca; pero sin embargo, permite la manipulacin de ingresos mediante la seleccin de cuales artculos despachar al diligenciar una orden de venta. Los artculos idnticos tendrn el mismo valor contable. Bajo el costo promedio la desventaja es que los cambios en los costos de reposicin del inventario son ocultados porque estos costos son promediados con los costos ms antiguos y como resultado la utilidad bruta reportada no puede reflejar las condiciones del mercado corriente. La inflacin en los ltimos aos, es el argumentoso poderoso para usar el mtodo ueps y es este el que se aproxima ms que cualquier otro mtodo descrito para medir el ingreso neto a la luz de los precios corrientes de ventas y de los costos de reposicin.

Costo base de valuacin del inventario

La base primaria de la contabilizacin del inventario es el costo.: Significa la suma de los desembolsos aplicables y de los cargos directos e indirectamente incurridos en la consecucin de un artculo para su ubicacin en el sitio de venta. En conclusin podemos decir que el costo base de valuacin del inventario: Es el precio pagado o dado para que adquirir un activo y es la base ms razonable para la valuacin de los productos en el inventario.

Contingencias
El mantenimiento de materias primas esta sometido a riesgos, que inciden en sus existencias y costos, siendo los mas frecuentes:

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1. Mermas: Son las perdidas en las cantidades de material de evaporacin, disminucin de humedad, de peso, etc., por el solo transcurso del tiempo. Cuando son normales, no se consideran diferencias de inventarios, sino que se cargan a la produccin mediante su incidencia en lo materiales. Cuando son anormales, se calculan por separado y, a travs de una cuenta especial, se cancelan como una perdida. 2. Roturas: Constituyen una perdida, es conveniente que se contabilicen a medida que estas se producen. 3. Robos o perdidas: Reciben igual tratamiento que las roturas. 4. Sobrantes: Cuando el sobrante de un material no alcanza para ser utilizado en otro artculo, se transforma en un rezago que debe incidir en el costo del producto. Si el mismo puede ser vendido al ingreso, por dicho concepto se puede considerar como una ganancia. ***DEVOLUCION DE MATERIALES O MATERIA PRIMA*** Algunas veces el material recibido, para la fabricacin no se utiliza en su totalidad y puede producirse devoluciones de los mismos, mediante una nota de crdito, que sirve de base para la entrada de diario y el tarjetero auxiliar, el asiento es como sigue: Inventario de materiales xxxxx Costo de produccin Material directo xxxxx Registrando material devuelto Al almacn xxxxx

NOTA: VALUACION DE LA PRODUCCION EN PROCESO : La produccin en proceso representa la acumulacin de tres elementos, que son los componentes del costo de produccin. Materia prima Labor directa Gastos indirectos

P.C.G.A de los inventarios

Esta partida presenta varios principios de contabilidad generalmente aceptados como son los siguientes: a) PRINCIPIO DE COSTO O COSTO HISTORICO: Este principio que indica, que todas las erogaciones o desembolsos debern sumarse hasta tener propiedad de los inventarios y se registran por el valor total pagado. b) PRINCIPIO DE UNIDAD MONETARIA: Este principio quiere indicar que las operaciones se registran en una sola unidad monetaria en nuestro caso en RD$ c) PRINCIPIO DE MATERIALIDAD: Este principio quiere indicar que solamente deben registrarse como activos aquellas que sean materiales o tengan valores de importancia. d) PRINCIPIO DE CONSISTENCIA: Este principio implica la misma prctica contable o de registro entre el periodo anterior o el actual. e) PRINCIPIO DE CONSERVATISMO: Este principio quiere indicar que debe ser conservador en el registro de los inventarios, es decir registrarlo al precio mas bajo. f) PRINCIPIO DE ENFRENTAMIENTO: Este principio indica que una parte del inventario, por deterioro a daos se carga a los gastos, para que puedan enfrentarse con los ingresos del periodo. g) PRINCIPIO DE REVELACION SUFICIENTE: Este principio indica que las partidas de los inventarios deben revelarse con suficiente informacin y claridad, para evitar malas interpretaciones, es por eso que siempre debe llevar notas y anexos. h) PRINCIPIO DE RECONOCIMIENTO: Este principio indica que deben registrarse los inventarios tan pronto sean conocidos o identificados. NOTA: ALGUNOS CONTROLES INTERNOS DE LOS INVENTARIOS: 1. Que exista una poltica definida de compras 2. Que exista almacenes, para garantizar su integridad. 3. Que se lleve el inventario en computadoras y/o tarjetas 4. Que exista un personal autorizado para el despacho del inventario

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5. 6. 7. 8. 9. 10.

Que el despacho indica hacia que orden o lote de producto se transfiri el inventario Que practica inventario peridicamente Que se presenta correctamente el inventario en el balance general Que este debidamente evaluado con P.C.G.A Que exista una vigilancia permanente Que se establezca una poltica de darle de baja a los inventarios.

Ajustes normales de los inventarios

Al finalizar cada ciclo contable los inventarios ameritan algn tipo de ajustes adicionales al cierre como son: Mercancas deterioradas o en malas condiciones fsicas. Errores en operaciones aritmticas. Mercancas de lento movimiento. MATERIAL DE DESECHO, MATERIAL AVERIADO Y MATERIAL DEFECTUOSO. El desecho es el desperdicio inevitable en todo proceso, por tal razn debe ser computado como un costo directo unitario. Si no tiene valor de mercado no se contabiliza. Si tiene precio de mercado se contabiliza. Por consiguiente el desecho se vende. Cuando es vendido se hace el siguiente asiento contable: 1. Acreditar su importe a otros ingresos en la sub.-cuenta de ventas de desecho 2. Acreditar su importe de venta en la cuenta de gastos de produccin, para lo cual deber correrse el asiento de caja de venta de desecho y despus ventas de desecho a gastos de produccin CONTABILIZACION DE VENTAS DE LOS DESPERDICIOS Efectivo en Caja y Bancos xxxxx Banco xxxx xxxxx Otros ingresos xxxxx Ventas de desperdicios xxxxx Registrando ventas de desperdicios Material averiado: Es la materia prima echada a perder en el proceso de transformacin, en forma tal que el producto solo puede venderse como de segunda, esto as porque puede haber una perdida debido a que el precio de mercado del producto de segunda sea inferior a su costo de produccin. (Siempre el material averiado se vala al precio de mercado). Esta perdida se maneja de 2 maneras: a.Se le carga a la orden de produccin correspondiente o bien b.A los gastos de produccin para que estos a su vez sean derramados a todas las ordenes en proceso, pero de todas forma el material averiado se sigue siempre se evala al precio del mercado Ejemplo: Se producen 10 cajas con un costo unitario de $100.00 c/u (material $50.00, trabajo $30.00, gastos $20.00) de los cuales cuatro resultan averiadas y se venden como de segunda a $40.00 CASO A Productos averiados @ Productos en proceso Para registrar 4 cajas averiadas con un costo unitario De $40.00 c/u (precio de mercado) 160.00 160.00

CONTABILIZACION PRODUCTOS DEFECTUOSOS O AVERIADOS CUANDO SURGE UN COSTO ADICIONAL.Ahora bien la produccin de segunda puede recuperarse realizando inversin complementaria o adicional, en trabajo; por lo tanto el tratamiento contable es como sigue: Que el costo adicional se integra en el costo de produccin de una orden especifica. Que el costo adicional se carga a gastos de fbrica. EJEMPLO 1: La orden de produccin No.9 fabrico 200 unidades completas y 20 unidades sufrieron desperfectos recuperable. El costo normal para la fabricacin de esas 200 unidades es como sigue

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EJEMPLO II: Supongamos que la compaa Manufacturera Z al empezar el ejercicio el 03 de marzo arroja los siguientes inventarios: Materias primas 18,350.00 Productos en proceso 15,280.00 Productos terminados 30,490.00 Durante ese mismo mes se compraron $23,589.00 de materias primas a crdito a Almacenes La Garanta, s.a. Se entregaron para su transformacin la cantidad de $15,830.00 de dichos materiales. La mano de obra ascendi a $27,850.00 y los gastos de produccin de los articulos terminados durante el mes ascendieron a $38,729.00. Las ventas a crdito importaron $85,250.00, cuyo costo de produccin fue de $57,380.00. SOLUCION: Se corren los asientos al diario para registrar las operaciones indicadas: 1. Se preparan a fin de mes las siguientes cuentas: Almacn de materiales, productos en proceso e inventario de productos terminados.

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TRATAMIENTOS CONTABLES DE LOS INVENTARIOS INICIALES Y FINALES DE MATERIAS PRIMAS, PRODUCTOS EN PROCESO Y PRODUCTOS TERMINADOS. Los inventarios relativos a materias primas y productos en proceso, afectan directamente el costo de produccin y los inventarios de productos terminados al costo de ventas para mejor ilustracin presentamos el ejercicio siguiente:

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Autor: Lizmaida Alcala Calcao lizmaida@live.com

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