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GESTIN SOSTENIBLE
ARTCULO
Diario de un
diagnstico ambiental
Texto Manuel Hervs Lzaro Director del Centro Nacional de Informacin de la Calidad (CNIC) de la AEC
16 abril 2009
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Introduccin: qu es un diagnstico de gestin empresarial? Durante los tres ltimos aos, la Asociacin Espaola para la Calidad (AEC) ha desarrollado un nuevo servicio de asesoramiento empresarial en materia de calidad y gestin ambiental. En este periodo, el servicio ha sido puesto en prctica en ms de 180 organizaciones de muy diverso tamao y sector. Gracias a la experiencia vivida durante estos aos, y al inters mostrado por las empresas, hemos ido ampliando nuestro abanico de servicios de diagnstico a otras disciplinas como la gestin de la seguridad alimentaria o de la innovacin. Aplicar la metodologa de diagnstico de gestin empresarial a un nmero tan elevado de organizaciones no hubiera sido posible sin la colaboracin del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio (MITYC), cuyas competencias actualmente ha asumido el Ministerio de Ciencia e Innovacin (MICINN). En el presente artculo detallamos los pasos necesarios para poder realizar un diagnstico de gestin empresarial, utilizando como ejemplo una de las organizaciones en la que se
realiz un diagnstico de gestin ambiental. Identificacin de necesidades del cliente El servicio de diagnstico de gestin se adapta a las necesidades que una empresa manifiesta como prioritarias. Por este motivo, la primera etapa necesaria para realizar un diagnstico es conocer el objetivo que persigue el cliente con la realizacin del mismo. De esta forma, el tcnico de la AEC encargado de realizar el diagnstico conoce las necesidades de la organizacin y dispone de la informacin necesaria para prepararlo adecuadamente. Analizando las necesidades que durante estos aos nos han manifestado las organizaciones, concluimos que, en un elevado porcentaje de los casos, stas se encuentran en alguno de los tres estados que describimos a continuacin: Solicitan el diagnstico al plantearse iniciar la implantacin de un sistema de gestin.
Solicitan el diagnstico si ya disponen de un sistema de gestin y quieren integrarlo con el ya existente. Por ejemplo, si la organizacin ya dispone de un sistema de gestin de calidad y desea implantar uno de gestin ambiental. Cuando ya disponen de un sistema de gestin implantado y ven la necesidad de solicitar una visin externa para ayudarles a identificar reas de mejora y los puntos fuertes a consolidar. En funcin de cul sea el objetivo del diagnstico, el tcnico encargado de realizarlo planifica la visita in situ, y establece cmo elaborar el informe final de conclusiones. Planificacin del diagnstico Una vez que conocemos las necesidades de nuestros clientes, se pasa a la fase de planificacin del diagnstico propiamente, que implica:
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Determinar la fecha de la visita in situ y el horario de la misma, identificando el alcance de la visita a las instalaciones. Definir los interlocutores por parte de la organizacin. Para obtener el mximo rendimiento del tiempo dedicado a la visita in situ, es fundamental que durante el diagnstico participen aquellas personas conocedoras de la gestin que se realiza en la organizacin. Por ello, en la planificacin del diagnstico nos debemos asegurar de que el representante de la organizacin en materia de calidad o de medio ambiente acompae al tcnico de la AEC, y que el responsable comercial, de mantenimiento, e incluso el propio gerente, estn a disposicin del tcnico para resolver cualquier duda. Distribuir los tiempos para la visita a las instalaciones. La ltima fase de la planificacin del diagnstico es determinar los tiempos dedicados a visitar las instalaciones, de modo que la visita se pueda realizar (siempre que la actividad lo permita) cuando la organizacin se encuentre operativa. De esta manera, el tcnico de la AEC conoce de primera mano la actividad de la organizacin. Visita in situ de las instalaciones En esta fase, el experto de la AEC realizar la presentacin del plan de trabajo a seguir al mximo responsable de la organizacin y/o al responsable del sistema de gestin o rea implicada para que se familiaricen con la estructura, contenidos y finalidad del mismo. La sesin comienza con la visita del tcnico a las instalaciones de la organizacin, para conocer las actividades que engloba. Anlisis de la herramienta de diagnstico Una vez realizada la visita a las instalaciones, el diagnstico contina con la
entrevista personal entre el responsable del sistema de gestin (si fuera necesario tambin se pueden incorporar otras personas) y el tcnico de la AEC. En ella, se ir contestando a las preguntas incluidas en la Herramienta de Diagnstico de Gestin y se van consensuando las respuestas entre todos los intervinientes. El objetivo de esta metodologa es: Eliminar la subjetividad de las respuestas. Fomentar el dilogo. Lograr una total comprensin del contenido de las cuestiones. Generar nuevas ideas de aplicacin. Identificar recomendaciones para la mejora. Preparacin del informe de conclusiones El informe de conclusiones del diagnstico se consensa con la organizacin en funcin del objetivo que se quera alcanzar a la hora de solicitar el diagnstico de gestin. El informe final es elaborado por el tcnico de la AEC con esta premisa. En el caso de una empresa que solicita el diagnstico para implantar un nuevo sistema de gestin, el informe final podra tener la siguiente estructura: 1. Descripcin general de la organizacin. 2. Planificacin de las actividades que debe llevar a cabo para implantar o
Una vez realizada la visita a las instalaciones, el diagnstico contina con la entrevista personal entre el responsable del sistema de gestin (si fuera necesario tambin se pueden incorporar otras personas) y el tcnico de la AEC
integrar el sistema de gestin en base a la norma de referencia seleccionada; calidad (ISO 9001), medio ambiente (ISO 14001, EMAS), prevencin de riesgos laborales (OHSAS 18001), seguridad alimentaria (ISO 22000, IFS, BRC). Todo esto partiendo del anlisis de en qu medida la organizacin satisface los requisitos establecidos en la norma elegida como referencia. 3. Resumen de los principales puntos fuertes y reas de mejora detectados en el diagnstico. 4. Listado de aspectos ambientales aplicables a la organizacin (slo se incluye si se selecciona la disciplina de gestin ambiental).
Diagnsticos de Gestin subvencionados para empresas del sector alimentario. Diagnsticos de Gestin subvencionados para empresas del sector turstico. Diagnsticos de Innovacin subvencionados para empresas del sector turstico. Diagnsticos de Gestin Ambiental subvencionados para empresas del sector automocin.
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5. Listado de riesgos laborales identificados (slo se incluye si se selecciona la disciplina de prevencin de riesgos laborales). 6. Identificacin de la legislacin ambiental aplicable a la misma (slo se incluye si se selecciona la disciplina de gestin ambiental). 7. Identificacin de la legislacin de prevencin de riesgos laborales aplicable a la misma (slo se incluye si se selecciona la disciplina de prevencin de riesgos laborales). Gracias a la realizacin de este estudio hemos comprobado que el servicio de diagnstico de gestin es un apoyo til para las organizaciones de cualquier sector de actividad, dada su flexibilidad y facilidad de adaptacin a las necesidades de cada una de ellas.
Puede solicitar ms informacin sobre los nuevos proyectos subvencionados disponibles contactando con el Centro Nacional de Informacin para la Calidad (CNIC) en los telfonos o en el email
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