GESTIN DOCUMENTAL (Correspondencia y Archivo)

MARCO LEGAL
LEY 594 DE 2000 LEY GENERAL DE ARCHIVO
Artculo 4. Literal d) Responsabilidad. Los servidores pblicos son responsables de la organizacin, conservacin, uso y manejo de los documentos Artculo 24. Obligatoriedad de las tablas de retencin. Ser obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retencin documental (Decreto 1835 de 1995) Artculo 26. Inventario documental. Es obligacin de las entidades de la Administracin Pblica elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.

MARCO LEGAL INTERNO

RESOLUCION 0-0649 DE 2003 ARTICULO 82. Los archivos de gestin estarn atendidos por el propio personal de la unidad productora, quienes realizarn las tareas documentales de acuerdo con las directrices tcnicas correspondientes, emitidas por el grupo de gestin documental del nivel central, aclarando que la RESPONSABILIDAD en el funcionamiento y organizacin de la documentacin corresponde a todos los servidores de acuerdo con lo estipulado en la Ley General de Archivos

MARCO LEGAL
NORMA NTC GP 1000:2004 4.2 GESTIN DOCUMENTAL 4.2.3 Control de documentos Los documentos requeridos del sistema de gestin de calidad DEBEN controlarse (PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS) Control de distribucin de copias controladas FGN14100-F18 Solicitud de cambio de los documentos internos FGN-14100-F02

4.2 GESTIN DOCUMENTAL 4.2.4 Control de registros

(GUIA DE CONTROL DE REGISTROS)

Matriz de control de registros facilitativos FGN-14100-F-10 Tabla de retencin documental definida para cada dependencia FGN-61100-F-10

 CLASES

DE SERIES DOCUMETALES

ADMINISTRATIVAS: Varias series Todas las reas de DS A Y F Todas las secciones del CTI Las Jefaturas de las Unidades de Fiscala y La DS F EXPEDIENTES: Dos series Todos los despachos fiscales(expedientes penales Veedura(Expedientes disciplinarios)

SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTAL

SERIE DOCUMENTAL: Es el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, producidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.
SUBSERIE: Grupo de documentos que conforman o van contenidos en la serie.

EJEMPLO:
SERIE

052

EXPEDIENTES DE

PROCESOS
SUBSERIE

04 09 11 12

PENALES DISCIPLINARIOS LEY 782/02 LEY 975/95

PROCEDIMIENTOS

En cumplimiento del SGC, a Gestin Documental a la GD le competen dos procedimientos:

Gestin
-

de Correspondencia FGN-61100-P-02 Versin 4

Gua para foliacin de documentos FGN-61100-G-01

Gestin

de Archivo FGN-61100-P-01 Versin 4

- Gua para la Limpieza y Desinfeccin de reas y Documentos de Archivo FGN-61100-G-02

GESTIN DE CORRESPONDENCIA OBJETIVO: Establecer y normalizar el manejo de la correspondencia en la FGN

FORMATOS

Registros de correspondencia
- Correspondencia enviada(FGN-61100-F-04 V.2) - Control reparto interno de correspondencia (FGN-61100-AC20 V.3) - Planillas normalizada de correo (472)

GESTIN DE ARCHIVO OBJETIVO: Establecer las actividades para la

administracin archivstica de los documentos en la FGN desde su produccin hasta la disposicin final

FORMATOS - Formatos nicos de transferencias(FGN-61100-F-02

V.2, FGN-61100-F-03 V. 2, Y FGN-61100-F-08 V.1

- Prstamo de documentos de archivo (FGN-61100F- 01 V. 3)

- Solicitud de materiales y capacitacin ( FGN61100-F-05 V. 2)

ASPECTOS RELEVANTES
DOCUMENTACIN ORGANIZADA, FOLIADA Y ROTULADA DEPURADA,

APLICACIN DE LA TABLA DE RETENCIN Y DE LA MATRIZ DE CONTROL DE REGISTROS

DILIGENCIAMIENTO DE LOS FORMATOS NORMALIZADOS (RESOLUCIN 0-0047 DEL 8 DE ENERO DE 2009) REALIZACIN DE TRANSFERENCIAS
ACTUALIZACIN DE LAS TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

TRANSFERENCIAS
1. ADMINISTRATIVAS - FORMATO FGN 61100-F-02

TRANSFERENCIAS
2. EXPEDIENTES DE PROCESOS - FORMATO FGN 61100-F-03 (Pg. 1)

TRANSFERENCIAS
2. EXPEDIENTES DE PROCESOS - FORMATO FGN 61100-F-03 (Pg. 2)

TRANSFERENCIAS
2. EXPEDIENTES DE PROCESOS DISCIPLINARIOS - FORMATO FGN 61100-F08 (Pg. 1)

PRSTAMO Y DEVOLUCIN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO

SOLICITUD DE ELEMENTOS AL ARCHIVO

1. CAJAS, CARPETAS Y DEMAS - FORMATO FGN 61100-F-05

ELIMINACIN DE DOCUMENTOS
Si son documentos de apoyo informativo o multicopia pueden ser eliminados en el archivo de gestin sin ningn requerimiento. Los documentos de archivo, no pueden ser eliminados, hasta tanto no hayan cumplido el tiempo de retencin establecido en la TRD. Esta labor es exclusiva del archivo central y para ello igualmente debe realizarse transferencia en el respectivo formato realizando la anotacin en Disposicin final : Descarte

SISTEMA GESTIN DE CALIDAD

EN CUMPLIMIENTO DEL SGC SE PROPUSO UN PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS CON MIRAS A LOGRAR UN ARCHIVO ORGANIZADO Y CONTAR CON UN INVENTARIO UNICO DE DOCUMETOS. SAM 502 ACTIVIDADES: REALIZAR INVENTARIO FISICO DE DOCUMENTOS Y ASIGNACIN NMERO UNICO DE CAJA, TRAMO Y ESTANTERIA REVISION Y ORGANIZACIN DE SOPORTES FISICOS INVENTARIO UNICO SISTEMATIZADO