ADMINISTRACION DEL TIEMPO

Teleconferencia:

Mg. Mara Soledad Rivas Urbina

Coordinadora de la Oficina de Atencin al Asegurado de Emergencia del Hospital Almenara

La Administracin del Tiempo

Se puede definir como una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos ms importantes y crticos de los administradores.

La Administracin del Tiempo

Como el tiempo no existe en s, la administracin del tiempo es la administracin de si mismo; el manejo adecuado de los recursos en todo orden, ya que no hay una sola realidad que se sustraiga al tiempo.

El tiempo algunos conceptos.

El tiempo: 1 da = 24 horas; 1 hora = 60 minutos; 1 minuto = 60 segundos Se administra el tiempo?
se compra? se presta?, se ahorra? es elstico? Si no lo usas se

Carctersticas del Tiempo

Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar. Puede ser un recurso escaso, si no se controla en funcin de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias de los ejecutivos. Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen. No se puede comprar. No se puede atrapar, detener o regresar. Es lo ms valioso que tienen los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el mximo grado de efectividad.

Problemas mas Comunes para Administrar el Tiempo

La escasez del tiempo resulta generalmente de una carga de trabajo mal planeada y distribuida. Es frecuente que se trate de hacer demasiado en un tiempo muy corto. Dejar para despues, o esperar el ultimo momento.

La Mala Administracin del Tiempo

1. Tiene problemas con los plazos (no respeta las fechas lmites). No concreta. 2. Es impuntual.
3. Cuenta con excesivas horas de trabajo. 4. Deja las cosas para despus . 5. Toma decisiones precipitadas (no

considera las consecuencias de estas). 6. Dedica poco tiempo a la familia. 7. No identifica que es importante. 8. Teme delegar. 9. Tiene el escritorio desordenado.

La Buena Administracin del tiempo

1. Claridad en sus pensamientos. 2. Logra sus objetivos, cumple sus tiempos. 3. Tiene buena memoria (o eso aparenta). 4. No teme en enfrentar los problemas. 5. Es metdico. 6.. Es puntual. 7. Se muestra tranquilo. 8. Es objetivo / racional. 9. Hace un buen uso de la agenda / registra. 10.Logra equilibrar trabajo / familia.

La Matriz de Administracin del Tiempo

URGENTE IMPORTANTE

NO URGENTE IMPORTANTE

URGENTE NO URGENTE NO IMPORTANTE NO IMPORTANTE

La Matriz de Administracin del Tiempo

IMPORTANTE IMPORTANTE

URGENTE

Hacerlo Ahora

Planificar
NO URGENTE

Crisis personal, familiar, - Prevencin, actividades de CP laboral. (Capacidad de produccin) - Problemas apremiantes. - Preparacin, planificacin, - Proyectos cuyas fechas vencen. verdadera recreacin. - Clarificacin de valores. - Construir relaciones. - Reconocer nuevas oportunidades.

Dedicar poco tiempo o delegar - Interrupciones, algunas llamadas. - Correos, algunos informes. - Actividades populares y cotidianas.
NO IMPORTANTE URGENTE

Dejar de hacerla

-Trivialidades, ajetreo. - Algunas cartas. - Llamadas telefnicas. - Perdidas de tiempo. - Actividades agradables sin importancia.
NO IMPORTANTE
Lo que importa ms, nunca debe estar a merced de lo que importa menos Goethe

NO URGENTE

I RESULTADOS
Estrs. Agotamiento. Administracin de crisis. Siempre apagando incendios.

II IV

III
Tiene que ver con resultados significativos que reclaman atencin inmediata. A las actividades se le denominan crisis o problemas Consecuentemente las personas se agotan y se consumen. Se encuentran orientadas al problema y trabajan a plazos. El nico alivio que tienen es huir al cuadrante IV.

II IV

III Resultados
Concentracin en plazos cortos.
Administracin de crisis. Carcter de camalen, atento a la reputacin. Considera que las metas y planes no valen la pena. Se siente impotente, excluido del control. Relaciones muy frgiles o rotas.

La percepcin de urgencia para estas personas estn en base a prioridades y expectativas de los otros.

I III

II

Resultados
irresponsabilidad. Despido de los empleos. Dependiendo de otros o gobernado por apremios bsicos.

IV

Total

Las personas que dedican su tiempo casi exclusivamente a los cuadrantes III y IV llevan vidas bsicamente irresponsables.

El cuadrante II es el corazn de la administracin personal efectiva.

II
Resultados

Visin, perspectiva. Equilibrio. Disciplina. Control. Pocas crisis.

Para parafrasear a Peter Drucker, las personas efectivas no se orientan hacia los problemas (I) sino hacia las oportunidades (II)piensan preventivamente Tienen alto poder para generar capacidad.

Como aplicar lo aprendido

1.En qu cuadrante te sueles colocar?

2. Qu tengo que hacer (situaciones prcticas) para manejar mejor mis tiempos?

3. En qu me va a beneficiar que yo controle mejor mis tiempos?

Los ladrones del tiempo.

Reunionitis - Causada por
reuniones "de coordinacin" programadas o sin programar.

Telefonitis - Excesivas llamadas

telefnicas o interminables llamadas telefnicas.

Meilitis - Una enorme cantidad d

correos electrnicos diarios.

Otros Interrupciones. Papeleos.

Ejercicio: Tenemos algn ladrn?

1. En porcentaje Cunto de horas al da estoy en reuniones?

2. En porcentaje Cunto de las horas al da estoy haciendo llamadas telefnicas?

3. En promedio Cuntos correos electrnicos recibo al da?

Por donde empezar

Planifcate!:
El tiempo que lleva planificar se ve mejorado con creces en la ejecucin. Se proactivo!.

Organzate!:
Establece un sistema de trabajo. Cada cosa en su lugar. Lo que no se usa elimnalo! Utiliza la agenda.

Utiliza las herramientas tecnolgicas. Distracciones e interrupciones. El fastidio: emocional, el ambiente.

Organizacin a travs de la programacin

El primer principio de organizacin es la misin personal

La clave para programar actividades del cuadrante II, es la planeacin semanal.

La planeacin es ms efectiva cuando nos movemos en cascada, de lo general a lo especifico.

Paso

Desarrolle una misin personal. Identifique sus roles clave Identifique sus metas. Planee su semana. Planee su da.

Paso 2 Paso 3

Paso 4
Paso 5

CUANTO VALE TU TIEMPO?

La noche haba cado ya; sin embargo, un pequeo haca grandes esfuerzos por no quedarse dormido. El motivo bien vala la pena; estaba esperando a su pap. Los traviesos ojos iban cayendo pesadamente cuando se abri la puerta. El nio se incorpor como impulsado por un resorte y solt la pregunta que lo tena tan inquieto: - Pap, cunto ganas por hora?, dijo con ojos muy abiertos. Su padre entre molesto y cansado, fue tajante en su respuesta: - Mira hijo, eso ni siquiera tu madre lo sabe, no me molestes y vete a dormir que ya es tarde. - Si pap, pero por favor solo dime, a cunto te pagan por una hora de trabajo?, reiter suplicante el nio. Contrariado, - Cien pesos. el padre apenas abri la boca para decir:

CUANTO VALE TU TIEMPO?

- Oye pap, me podras prestar cincuenta pesos?, pregunt el pequeo. El padre se enfureci y tom al pequeo del brazo y en tono brusco le dijo: - As que por eso quieres saber cuanto gano no?, vete a dormir y no sigas

fastidiando chico aprovechado.

El nio se alej tmidamente. Al meditar lo sucedido el padre comenz a sentirse culpable. Tal vez necesita algo, pens, y queriendo descargar su conciencia se

asom

al

cuarto

de

su

hijo.

Con

voz

suave

le

pregunt:

- Duermes hijo? - Dime pap, respondi ste entre sueos. - Aqu tienes el dinero que me pediste. - Gracias pap, susurr el nio mientras meta su manita debajo de la almohada de donde sac varias monedas. - Ya complet!!, grit jubiloso, tengo cien pesos..... Pap, me podras vender

una hora de tu tiempo?