CONCEPTO DE SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE

Un sistema de informacin contable comprende los mtodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma til para la toma de decisiones. La informacin contable se puede clasificar en dos grandes categoras:

la contabilidad financiera o la contabilidad externa. la contabilidad de costos o contabilidad interna.

La contabilidad financiera: muestra la informacin que se facilita al pblico en general, y que no participa en la administracin de la empresa, como son los accionistas, los acreedores, los clientes, los proveedores, los analistas financieros, entre otros, aunque esta informacin tambin es de mucho inters para los administradores y directivos de la empresa. Esta contabilidad permite obtener informacin sobre la posicin financiera de la empresa, su grado de liquidez y sobre la rentabilidad de la empresa. La contabilidad de costos: estudia las relaciones costos, beneficios, volumen de produccin, el grado de eficiencia y productividad, y permite la planificacin y el control de la produccin, la toma de decisiones sobre precios, los presupuestos y la poltica del capital. Esta informacin no suele difundirse al pblico. Mientras que la contabilidad financiera tiene como objetivo genrico facilitar al pblico informacin sobre la situacin econmica financiera de la empresa; y la contabilidad de costos tiene como objetivo esencial facilitar informacin a los distintos departamentos, a los directivos y a los planificadores para que puedan desempear sus funciones.

Flujo De Informacin Contable

El flujo de la informacin contable la Contabilidad como un Sistema de Informacin, donde establecimos las funciones de recopilacin y anlisis de las actividades econmicas, financieras y administrativas de un Ente, el anlisis del sistema de Informacin de manera simplificada y de uso comn se presenta en el diagrama 1, el que nos ayudara a describir y comentar, como es que fluye la informacin dentro del sistema para determinar y comprender la valides de la informacin disponible. El objetivo de la contabilidad de proporcionar informacin oportuna y valedera de las actividades de un Ente, es conseguido de manera simple a travs de la planificacin de sus actividades; mediante la cual se determina las labores de captacin de informacin y preparacin de esta para la buena administracin de la Entidad. Teniendo en cuenta sus actividades principales y considerando las acciones espordicas. Podemos observar de manera general el sistema graficado, donde el Flujo de Informacin Interno se muestra de manera Horizontal, y las actividades en relacin con su Entorno de presentan de manera Vertical, establecindose pues que el Flujo Horizontal tiene como funcin principal la de Centralizar y el Flujo Vertical tiene la

funcin de Recopilar o captar la informacin. La Actividad de cualquier negocio comnmente se inicia con la Compra de Mercaderas, por lo que iniciaremos el anlisis del Flujo de Informacin por las Compras, cuando un Ente realiza sus adquisiciones mediante las Facturas Emitidas por sus Proveedores, la que ser registrada en el Libro de Compras, detallando la Cantidad, Precio e Importe de las Mercaderas y la Forma de Pago de estas. Toda adquisicin genera la Salida de Efectivo y el Ingreso de Mercaderas todo esto frente a nuestros Proveedores y adicionalmente ante las Leyes (Impuestos) Luego se realizar las Ventas de Mercaderas a nuestros Clientes, donde ser genera la emisin de Facturas Emitidas girada a nuestros Clientes; la misma que ser...

1.3. USUARIOS DE LA INFORMACIN CONTABLE.

Se consideran usuarios de la informacin contable a aquellos sujetos econmicos cuyos intereses pueden verse afectados de forma positiva o negativa por la actividad de la entidad que emite informacin. Normalmente, se clasifican en usuarios internos, aquellos que toman decisiones relativas a la gestin de la unidad econmica y usuarios externos, aquellos que no participan en decisiones relativas a la gestin. Estos dos tipos de usuarios van a condicionar el tipo y forma de informacin as como su frecuencia. El condicionamiento principalmente va a venir motivado por el hecho de que los usuarios internos suelen tener un acceso ilimitado a la informacin y toman unas decisiones especficas, mientras que los usuarios externos tienen un acceso limitado. En la Tabla 1.3. se sintetizan la tipologa de usuarios ms comn y sus necesidades informativas. Adicionalmente, estos usuarios o grupos de inters demandan, cada vez ms, informacin social y medioambiental del comportamiento empresarial. Al respecto, la organizacin Global Reporting Initiative (GRI) ha desarrollado diversas guas para la elaboracin de Memorias de Sostenibilidad. Estas guas son documentos que permiten a las compaas definir su estrategia y perfil; el enfoque de la direccin; y los indicadores de desempeo que facilitan la comparabilidad del comportamiento econmico, medioambiental y social (prcticas laborales y tica del trabajo, derechos humanos, sociedad, responsabilidad sobre productos) de las organizaciones. Tabla 1.3. Usuarios de la informacin contable USUARIOS DEFINICION NECESIDADES INFORMATIVAS Usuarios externos Tiene derecho a informacin peridica Relacionados contractualmente con la empresa Propietarios

Sujetos que aportan dinero para la constitucin y el funcionamiento de la compaa sin la condicin de que le sea devuelto. Percibir parte de los beneficios obtenidos por la compaa mediante dividendos. Decisiones de inversin basadas principalmente en la bsqueda de rentabilidad actual y futura. Su preocupacin se centra en cuestiones de continuidad de la unidad econmica que pueda afectar a esa rentabilidad y buscarn principalmente informacin sobre magnitudes relacionadas con el patrimonio y el resultado. Control de la actuacin de gestores y directivos. Otros inversores (obligacionistas, etc.) Financian temporalmente a la empresa, asumiendo un riesgo inferior a los propietarios pero superior al de los prestamistas. Necesidades hbridas entre propietarios y prestamistas (rentabilidad y devolucin del montante dinerario prestado y los intereses adicionales) Prestamistas Sujetos que financian temporalmente a la empresa, entregndole dinero con la condicin de que le sea devuelto en su totalidad ms un determinado inters. Toman decisiones de financiacin ajena considerando que los capitales invertidos sean devueltos a su vencimiento adems del inters adicional que sea cobrado. Su preocupacin se centra en cuestiones relacionadas con la liquidez y solvencia a corto plazo y la rentabilidad y continuidad a largo plazo. Acreedores Sujetos con los que la empresa mantiene una deuda/compromiso/obligacin derivada, principalmente, de la prestacin de servicios exigencias legales. Preocupacin por la capacidad de la entidad para cumplir sus compromisos de pago y por su capacidad de endeudamiento. Proveedores Sujetos con los que la empresa mantiene una deuda derivada de la adquisicin de bienes comerciales o de servicios percibidos. Empleados Trabajadores de la compaa en puestos no asociados a la toma de decisiones Continuidad de la unidad econmica como indicador ms importante del riesgo de su puesto de trabajo. La informacin contable les va a permitir: Analizar la razonabilidad de su salario. Analizar su proyeccin laboral (ascenso). Determinar la garanta de su puesto de trabajo. Determinar el riesgo de no cobrar determinadas prestaciones.

Fijar puntos de negociacin entre sindicatos y organizaciones empresariales y de trabajadores. Deudores Sujetos con los cuales la entidad ha adquirido algn tipo de derecho por la prestacin de servicios exigencias legales. Su preocupacin se centra principalmente en cuestiones relacionadas con la posicin financiera y la marcha de la empresa como garantas del producto y la calidad del mismo. Clientes Sujetos con los cuales la entidad ha adquirido algn tipo de derecho por la entrega de bienes o la prestacin de servicios. Auditores Profesional independiente con formacin y experiencia financiero/contable. Verificacin de la informacin elaborada por las compaas (Continuacin Tabla 1.3. Usuarios de la informacin contable) Usuarios externos Tiene derecho a informacin peridica No relacionados contractualmente con la empresa Usuarios externos previos potenciales Propietarios, otros inversores, prestamistas, proveedores y acreedores, clientes y deudores, auditores Idnticas necesidades a las indicadas previamente. Administracin pblica Agencia Tributaria, Seguridad Social, CCAA, Ayuntamientos, etc. Como principales receptores va impuestos, tasas, etc. de los resultados de las unidades econmicas centrar su atencin en variables como el beneficio. Tomar decisiones relacionadas con la distribucin de recursos, subvenciones, polticas fiscales, etc. (diseo de polticas pblicas macroeconmicas) Otros organismos reguladores Comisin Nacional del Mercado de Valores, Banco de Espaa, etc. Regular las prcticas de determinadas compaas Analistas financieros Especialista del mercado financiero encargado de dar un diagnostico sobre la empresas y el valor de los ttulos. Asesorar a sus clientes sobre la rentabilidad, viabilidad, etc. de una compaa.

Competidores Resto de compaas que operan en el mismo sector que la empresa. Detectar los puntos dbiles y fuertes de sus rivales en el mercado. Asociaciones, Sindicatos, Patronal, etc. Organizaciones de colectivos especficos Analizar la evolucin de las compaas globalmente o por sectores de actividad con el fin de presionar a los rganos reguladores a tomar medidas a favor de las mismas. Pblico en general Sociedad, comunidad, etc. Es destinatario de la informacin contable desde el momento en que como ya se ha indicado las unidades econmicas tienen una responsabilidad social hacia en entorno en el que desarrollan su actividad en lo concerniente a la utilizacin de los recursos. Usuarios internos Necesitan informacin constante Responsables de la gestin Directivos Cuadros intermedios con capacidad de decisin Empleados de la compaa con capacidad para la toma de decisiones Planificacin y Gestin - Decisiones financieros) econmico-financieras (inversiones, desinversiones, flujos

- Decisiones econmico-tcnicas (asignacin de recursos, etc.) Rendicin de cuentas (informar a terceros sobre su gestin) Responsables de la estrategia empresarial y de los procesos de control Consejo de administracin Directivos, especialistas externos independientes y representantes de grandes accionistas (dominicales) Toma de decisiones estratgicas Control de la actuacin de directivos y gestores Salvaguardar los intereses de los propietarios, especialmente de los minoritarios Apuntes CAEF Serie NIF. A Marco Conceptual

NORMAS DE INFORMACIN FINANCIERA (NIF) SERIE NIF A. MARCO CONCEPTUAL Normas de Informacin Financiera. Se refiere al conjunto de pronunciamientos normativos, conceptuales y particulares, emitidos por el CINIF (Consejo Mexicano para la Investigacin y el Desarrollo de Normas de Informacin Financiera) o transferidos al CINIF, que regulan la informacin contenida en los Estados Financieros y sus notas en un lugar y fecha determinados, que son aceptados de manera amplia y generalizada por todos los usuarios de la informacin financiera. Las NIF se conforman de: a) Las NIF y las Interpretaciones a las NIF (INIF) aprobadas por el Consejo Emisor del CINIF y emitidas por el CINIF b) Los Boletines emitidos por la Comisin de Principios de Contabilidad del Instituto Mexicano de Contadores Pblicos y transferidos al CINIF el 31 de Mayo de 2004, que no hayan sido modificados, sustituidos o derogados por nuevas NIF y c) Las Normas Internacionales de Informacin Financiera aplicables de manera supletoria. Las NIF se conforman de 3 grandes apartados: a) NIF conceptuales o Marco Conceptual b) NIF particulares c) Interpretaciones a las NIF o INIF OBJETIVOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Los objetivos de los Estados Financieros se derivan principalmente de las necesidades del usuario general, las cuales dependen significativamente de la naturaleza de las actividades de la entidad y de la relacin que dicho usuario tenga con sta. La informacin es cualquier tipo de declaracin que exprese la posicin y desempeo financiero de una entidad, siendo su objetivo esencial ser de utilidad al usuario general en la toma de sus decisiones econmicas. Son un medio til

1 Apuntes CAEF Serie NIF. A Marco Conceptual

para la toma de decisiones econmicas en el anlisis de alternativas para optimizar el uso adecuado de los recursos de la entidad. Los estados financieros deben proporcionar elementos de juicio confiable que permitan evaluar: El comportamiento econmico-financiero de la entidad La capacidad de la entidad para mantener y optimizar sus recursos, obtener financiamientos adecuados, retribuir a sus fuentes de financiamiento y determinar la viabilidad como negocio en marcha. Deben ser tiles para: Tomar decisiones de inversin o asignacin de recursos a las entidades Tomar decisiones de otorgar crdito por parte de proveedores y acreedores Evaluar la capacidad de la entidad para generar recursos o ingresos por sus actividades operativas Distinguir el origen y las caractersticas de los recursos financieros de la entidad, as como el rendimiento de los mismos. Formarse un juicio de cmo se ha manejado la entidad y evaluar la gestin de la administracin Conocer de la entidad, su capacidad de crecimiento, la generacin y aplicacin del flujo de efectivo, su productividad, los cambios en sus recursos y en sus obligaciones, etc. Los estados financieros satisfacen al usuario elementos de juicio respecto a su nivel o grado de: cuando proporcionan

a) Solvencia, para evaluar la capacidad de satisfacer sus compromisos y sus obligaciones de inversin. b) Liquidez, para evaluar la suficiencia de efectivo en e l corto plazo. c) Eficiencia operativa, evaluar niveles de produccin o rendimiento de recursos a ser generados por los activos. d) Riesgo financiero, para evaluar la posibilidad que ocurra un evento que cambie las situaciones actuales. El cual puede ser: Riesgo de mercado: Cambiario. El valor de un activo o pasivo fluctuar en el tipo de cambio de monedas extranjeras De tasas de inters. El valor de un activo o pasivo fluctuar por cambios en el mercado del costo de financiamiento

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En precios. Riesgo de que el valor de un activo o pasivo flucte como resultado de cambios en el los precios de mercado. Riesgo de crdito: riesgo de que una de las partes involucradas en una transaccin deje de cumplir sus compromisos, y haga incurrir al otro en una prdida financiera. Riesgo de liquidez (riesgo de fondeo)- riesgo de que una entidad no tenga capacidad para reunir los recursos necesarios para cumplir con sus compromisos Riesgo en el flujo de efectivo- riesgo en el cual los flujos futuros de efectivo asociados con un activo o pasivo fluctuarn en sus montos debido a cambios en la tasa de inters del mercado. En sntesis, los estados financieros deben proporcionar informacin de una entidad sobre: a) Su situacin financiera b) Su actividad operativa c) Sus flujos de efectivo d) Sus revelaciones sobre polticas contables, entorno y viabilidad como negocio en marcha. LIMITACIONES EN EL USO DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Los objetivos de los Estados Financieros estn afectados por el ambiente de negocios en donde opera la entidad, por las caractersticas y limitaciones del tipo de informacin que los estados financieros pueden proporcionar. Limitaciones de los estados financieros: Las transformaciones internas, transacciones y otros eventos, que afectan econmicamente a la entidad Los estados financieros, especialmente el balance general, presentan el valor contable de los recursos y obligaciones y no pretenden presentar el valor razonable de la entidad en su conjunto. Por referirse a negocio en marcha, estn basados en varios aspectos en estimaciones juicios que son elaborados considerando los distintos cortes de periodos contables.

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USUARIOS DE LA INFORMACIN FINANCIERA El usuario general de la informacin financiera puede clasificarse de manera significativa en los siguientes grupos: a) Accionistas o dueos- todos los que proporcionen recursos a la entidad y que son proporcionalmente compensados de acuerdo a sus aportaciones. b) Patrocinadores- aquellos que proporcionan recursos que no son directamente compensados c) rganos de supervisin y vigilancia corporativos, internos o externos d) Administradores- responsables de cumplir con el mandato de los cuerpos de gobierno y de dirigir las actividades operativas. e) Proveedores. f) Acreedores g) Empleados h) Clientes y beneficiarios i) Unidades gubernamentales- responsables de establecer polticas econmicas, monetarias y fiscales. j) Contribuyentes de impuestos k) Organismos reguladores l) Otros usuarios. CARACTERISTICAS DE LA INFORMACION FINANCIERA La utilidad es la caracterstica fundamental de los estados financieros, consiste en la cualidad de adecuarse las necesidades comunes del usuario general y constituye el punto de partida para clasificar a las dems en: a) Caractersticas primarias y b) Caractersticas secundarias Caractersticas primarias: CONFIABILIDAD. La informacin financiera posee esta cualidad cuando su contenido es congruente con las transacciones, transformaciones internas y eventos sucedidos y el usuario general la utiliza para tomar decisiones basndose en ella. Para ser confiable la informacin debe (caractersticas secundarias): a) reflejar en su contenido, transacciones, transformaciones internas y otros eventos realmente sucedidos (veracidad)

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b) Tener concordancia entre su contenido y lo que se pretende representar (representatividad) c) Encontrarse libre de sesgo o prejuicio ( objetividad) d) Poder comprobarse y validarse (verificabilidad) e) Contener toda aquella informacin que ejerza influencia en la toma de decisiones de los usuarios generales (informacin suficiente) RELEVANCIA. La informacin financiera posee esta cualidad cuando influye en la toma de decisiones econmicas de quienes la utilizan. Para que la informacin sea relevante debe (caractersticas secundarias): a) Servir de base en la elaboracin de predicciones en la elaboracin de predicciones y en su confirmacin (Posibilidad de prediccin y confirmacin) b) Mostrar los aspectos ms significativos de la entidad reconocidos contablemente (importancia relativa). COMPRENSIBILIDAD. Que facilite su entendimiento a los usuarios. COMPARABILIDAD. Debe permitir a los usuarios generales identificar y analizar las diferencias y similitudes con la informacin de la misma entidad y con la de otras entidades, a lo largo del tiempo. RESTRICCIONES A LAS CARACTERSTICAS CUALITATIVAS. Oportunidad. Debe emitirse a tiempo antes de que pierda su capacidad de influir en la toma de decisiones. Relacin entre costo y beneficio. Los beneficios derivados de la informacin deben exceder el costo de obtenerla. Equilibrio entre caractersticas cualitativas . Implica que su cumplimiento debe dirigirse a la bsqueda de un punto ptimo, ms que hacia la consecucin de niveles mximos de todas las caractersticas cualitativas. POSTULADOS BSICOS Sustancia econmica debe prevalecer en la delimitacin y operacin del sistema de informacin contable, as como en el reconocimiento contable de las transacciones, transformaciones internas y otros eventos, que afectan econmicamente a una entidad.

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 Entidad econmica es aquella unidad identificable que realiza actividades econmicas, constituida por combinaciones de recursos humanos, materiales y financieros (conjunto integrado de actividades econmicas y recursos), conducidos y administrados por un nico centro de control que toma decisiones encaminadas al cumplimiento de los fines especficos para los que fue creada; la personalidad de la entidad econmica es independiente de la de sus accionistas, propietarios o patrocinadores. Negocio en marcha. La entidad se presume en existencia permanente, dentro de un horizonte de tiempo ilimitado, salvo prueba en contrario, por lo que las cifras en el sistema de informacin contable, representan valores sistemticamente obtenidos, con base en las NIF.

Devengacin Contable. Los efectos derivados de las transacciones que lleva a cabo una entidad econmica con otras entidades, de las transformaciones internas y de otros eventos, que la han afectado econmicamente, deben reconocerse contablemente en su totalidad, en el omento en el que ocurren, independientemente de la fecha en que se consideren realizados para fines contables. Asignacin de Costos y Gastos con Ingresos . Los costos y gastos de una entidad deben identificarse con el ingreso que generen en el mismo periodo, independientemente de la fecha en que se realicen. Valuacin. Los efectos financieros derivados de las transacciones, transformaciones internas y otros eventos, que afectan econmicamente a la entidad, deben cuantificarse en trminos monetarios, atendiendo a los atributos del elemento a ser valuado, con el fin de captar el valor econmico ms objetivo de los activos netos. Dualidad Econmica. La estructura financiera de una entidad econmica est constituida por los recursos de los que dispone para la consecucin de sus fines y por las fuentes para obtener dichos recursos ya sean propias o ajenas. Se recomienda ver Apndice A. Estructura de las NIF.
FUENTE: Normas de Informacin Financiera, 2008. Editorial CINIF; Instituto Mexicano de Contadores Pblicos.

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