Professional Documents
Culture Documents
UNAN-Managua
Recinto Universitario Carlos Fonseca Amador
RUCFA
Organización y
Sistemas
Contables 2009
Diseño de un sistema de Contabilidad Para una empresa comercial: * Catalogo de Contabilidad Pública y
Cuentas, *Instructivo de Cuentas, *Manual de Funciones, *Formularios
Finanzas
Cuarto Año
Integrantes:
Turno Matutino
Meybol Tatiana Bacca Araya
Anfrony Moisés Membreño Membreño Aula: F-16
Denis Uriel Castro Siles
Abner Romero Sosa Grupo: 4141
William José Moreno Reyes
Contenido
I. Objetivos.................................................................................................................................................................. 3
1) Generales .............................................................................................................................................................. 3
2) Específicos ............................................................................................................................................................ 3
II. Antecedentes ............................................................................................................................................................ 4
III. Justificación ......................................................................................................................................................... 4
IV. Desarrollo ............................................................................................................................................................ 5
1) Organigrama de la Empresa. ............................................................................................................................. 5
2) Catalogo de Cuentas e Instructivo de Cuentas .................................................................................................. 6
3) Políticas Contables de la Empresa. ...................................................................................................................27
4) Organigrama de la Contabilidad .......................................................................................................................28
5) Manual de Funciones.......................................................................................................................................28
6) Formularios .....................................................................................................................................................30
7) Procedimientos para cuentas especiales ..........................................................................................................75
8) Control Interno ................................................................................................................................................77
9) Anexos ............................................................................................................................................................81
Página 2
I. Objetivos
1) Generales
• Poner en práctica los conocimientos adquiridos para la elaboración de un sistema contable para una empresa
comercial
2) Específicos
• Diseñar una sistema contable adaptado a las necesidades especificas de una empresa comercial conforme los
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados
• Estructurar un Catalogo de Cuentas que contengo todas las cuentas necesarias para el registro de las
operaciones de la empresa.
Página 3
II. Antecedentes
Importadora Tecnológica de Nicaragua S.A (IMTENSA) según sus Estatutos es una empresa comercial, constituida como
una sociedad anónima una sociedad anónima constituida en escritura pública No. 311 del 1ero de Octubre del año 2006
ante los oficios notariales del Abogado y Notario Público Juan José Castro Sandoval, Su domicilio es la Ciudad de
Managua, Capital de la República de Nicaragua pudiendo establecer oficinas y sucursales en toda la República y fuera de
ella con arreglo de la legislación correspondiente. La escritura fue inscrita en el Registro Público Mercantil el 19 de
Octubre del año 2005, asiento No. 496654, Página 178, tomo 51 del diario e inscrita con el No. 2355.26986-AZ9, Página
3241/3249 tomo 91827-AZ9 Libro Segundo de Sociedades de este Registro Público e inscrita con No. 433759, Página
1322/1333, tomo 2146 del Libro de Persona de este Registro Público.
Constituida con un plazo de 99 años, prorrogables. Capital Social de C$ 210,000.00. En sus inicios la empresa estaba
conformada por dos socios fundadores. Luego en el 2006 y por el crecimiento de sus operaciones cambio su razón social a
una sociedad Anónima.
Esta entidad se dedica a la importación de equipos tecnológicos y comercialización en forma directa al por mayor y al
detalle.
Además puede dedicarse a cualquier tipo de actividad comercial, industrial, financiera, de inversión de negocios y
servicios
Así mismo, podrá dedicarse a la exportación e importación, compra y venta al por mayor y menor de cualquier clase de
bienes, venta por comisión, servicios de transporte, alquiles de bodegas y servicios de bodegajes, contratación de
préstamos.
La sociedad tendrá facultades de ampliar sus objetivos, ya que lo aquí mencionado es meramente enunciativo y de
ninguna manera taxativo.
Esta empresa sufrió una importante reestructuración hace varios años, al modificar las líneas y condiciones de ventas. A
partir de dicha reestructuración, durante el primer período su resultado de operación estuvo muy cerca del punto de
equilibrio. En el segundo año logro una pequeña utilidad que se incremento en el periodo siguiente como producto de
variaciones en la estructura de costo y el margen bruto de utilidad. Y se le ha previsto una duración de 99 años calendario
completo a partir de la inscripción de la escritura de constitución y estatutos en el Registro Público Mercantil de este
departamento.
III. Justificación
El objetivo del presente trabajo es diseñar y aplicar un Sistema de Contabilidad para una empresa comercial, - IMTENSA-
aplicando los Principios de Contabilidad Generalmente aceptados, cumpliendo con los requerimientos legales que afectan
a este tipo de empresas.
También se elaboraran los procedimientos y políticas para lograr el correcto registro de las operaciones de la empresa,
para el procesamiento de los datos generados por las operaciones sin omisiones y presentando toda la información
relevante de la Situación Financiera de Empresa y sus Flujos de Efectivo.
La entidad desde sus inicios ha implementado el mismo sistema de Contabilidad, por lo que necesita actualizarlo para
cumplir con sus necesidades de control y registro.
Para dicho departamento se necesita diseñar e implementar un nuevo sistema contable con su manual.
Página 4
IV. Desarrollo
1) Organigrama de la Empresa.
Junta General
de
Accionistas
Junta
Directiva
Gerencial
General
Recursos Dpto
Dpto Ventas Dpto Cobros
Humanos Contabilidad
Página 5
2) Catalogo de Cuentas e Instructivo de Cuentas
Para la Codificación del Catalogo de Cuentas de IMTENSA se utilizo un código numérico para la codificación de las
cuentas. Las razones por las que se eligió este sistema de codificación son:
Fácil de realizar
Flexibilidad para agregar nuevas cuentas según las necesidades de la empresa.
Para los rubros se eligió la clasificación clásica recomendada por los Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados.
Rubros
1 Activos 6 Costos de Venta
2 Pasivos 7 Gastos y Egresos
3 Patrimonio 8 Otros Gastos e Ingresos
4 Cuentas de Orden 9 Cuentas de Cierre
5 Ventas
Para las clases se siguió el siguiente esquema, siempre según los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados:
Así el código del catalogo de cuentas para Imtensa está formado por 5 niveles y consta de 7 dígitos de la
siguiente manera:
1110100
Página 6
IMTENSA
Importadora Tecnológica Nicaragüense
Catalogo de Cuentas Contables
Código Cuenta Tipo Nivel
1110000 Caja M 1
1110100 Moneda Nacional D 2
1110200 Moneda Extranjera D 2
1110300 Caja Chica D 2
1110400 Sobrante en Caja D 2
1120000 Bancos M 1
1120100 Moneda Nacional BAC 01801476-2 D 2
1120200 Moneda Extranjera BAC 018014776 D 2
1130000 Cuentas y Documentos por Cobrar M 1
1130100 Cuentas por Cobrar - Clientes D 2
1130101 Nacionales D 3
1130102 Extranjeros D 3
1130100 Documentos por Cobrar D 2
1130100 Moneda Nacional D 3
1130200 Moneda Extranjera D 3
1140000 Estimación para Cuentas de Cobro Dudoso M 1
1140100 Nacionales D 2
1150000 Extranjeros D 2
1150100 Inversiones en Otras Empresas M 1
1150200 Inversión en Acciones D 2
1160000 Almacén M 1
1160100 Inventario D 2
1160200 Mercadería en Transito D 2
1170000 Pagados por Anticipado M 1
1170100 Anticipo a Proveedores D 2
1170101 Nacionales D 3
1170102 Extranjeros D 3
1170200 Impuestos pagados por anticipado D 2
1170201 IVA pagado por anticipado D 3
1170202 IR pagado por anticipado D 3
1170203 Otros Impuestos pagados por anticipados D 3
1170300 Intereses pagados por anticipado D 2
1170301 Otros Intereses pagados por anticipado D 3
1170302 Intereses bancarios pagados por anticipado D 3
1170400 Gastos Pagados por Anticipado D 2
1170401 Renta Pagada por Anticipado D 3
1170402 Seguro pagado por anticipado D 3
1170403 Publicidad D 3
1170404 Seguridad Pagada por Anticipado D 3
1170405 Adelantos salariales D 3
1170406 Mantenimiento D 3
1180000 Papelería y Útiles de Oficina M 1
1180100 Papelería D 2
Página 7
1180100 Útiles de Oficina D 2
1190000 Otras Cuentas Por Cobrar M 1
1190100 Deudores Diversos D 2
1190200 Prestamos a Funcionarios y Empleados D 2
1190300 Faltante en Caja D 2
1190400 Intereses por Cobrar D 2
1190500 Otras Cuentas por Cobrar D 2
1210000 Terrenos M 1
1210100 Terreno D 2
1220000 Mobiliario y Equipo de Oficina M 1
1220100 Mobiliario D 2
1220200 Equipo de Oficina D 2
1230000 Edificio M 1
1230100 Edificio D 2
1240000 Equipo Rodante Y de Reparto M 1
1240100 Equipo Rodante y de Transporte D 2
1240200 Equipo de Reparto D 2
1250000 Herramientas y enseres M 1
1250100 Herramientas de trabajo liviano D 2
1250200 Herramientas de trabajo pesado D 2
1250300 Herramientas auxiliares D 2
1260000 Depreciación Acumulada M 1
1260100 Depreciación de Mobiliario y Equipo de Oficina D 2
1260200 Depreciación de Edificio D 2
1260300 Depreciación de Equipo Rodante Y de Reparto D 2
1260400 Depreciación de Herramientas y Enseres D 2
1310000 Gastos de Instalación M 1
1310100 Gastos de Constitución D 2
1310200 Gastos Pre-operativos D 2
1310300 Mejoras en Bienes Arrendados D 2
1310400 Amortización de Gastos de Instalación D 3
1310401 Gastos de Constitución D 3
1310402 Gastos Pre operativos D 3
1310403 Mejoras en Bienes Arrendados D 3
2110000 Cuentas por Pagar/Proveedores M 1
2110100 Moneda Nacional D 2
2110200 Moneda Extranjera D 2
2120000 Documentos por Pagar M 1
2120100 Moneda Nacional D 2
2120200 Moneda Extranjera D 2
2130000 Prestamos por Pagar corto plazo M 1
2130100 Moneda Nacional D 2
2130200 Moneda Extranjera D 2
2140000 Impuestos por pagar M 1
2140100 IR por Pagar D 2
2140200 IBI por Pagar D 2
2140300 Impuesto Municipal D 2
2150000 Retenciones por Pagar M 2
Página 8
2150100 INSS Laboral D 2
2150200 IR laboral D 2
2150300 Retención por servicios profesionales (10%) D 2
2150400 IVA retenido por Pagar D 2
2150500 2% IR en la fuente D 2
2160000 Gastos Acumulados por Pagar M 1
2160100 Seguro Social por Pagar D 2
2160200 Sueldos y Salarios D 2
2160300 Vacaciones D 2
2160400 Aguinaldo D 2
2160500 Indemnizaciones D 2
2160600 Comisiones D 2
2160700 Agua D 2
2160800 Teléfono D 2
2160900 Luz D 2
2161000 Internet D 2
2161100 Publicidad D 2
2161200 Inatec D 2
2161300 Viáticos D 2
2161400 Otros Gastos Acumulados por Pagar D 2
2170000 Acreedores Diversos M 1
2170100 Anticipos de Clientes D 2
2170200 Acreedores Diversos D 2
2180000 Intereses por pagar M 1
2180100 Intereses bancarios D 2
2210000 Prestamos por Pagar a largo plazo M 1
2210100 Moneda Nacional D 2
2210200 Moneda Extranjera D 2
2220000 Hipoteca por pagar a largo plazo M 1
2220100 Moneda Nacional D 2
2220200 Moneda Extranjera D 2
2230000 Documentos por pagar a largo plazo M 1
2230100 Moneda Nacional D 2
2230200 Moneda Extranjera D 2
3100000 Capital Social M 1
3110000 Capital Social D 2
3110100 Capital Suscrito Pagado D 2
3110101 Capital Ordinario D 2
3110102 Capital Preferente D 2
3110200 Capital Suscrito no Pagado D 2
3110201 Capital Ordinario D 2
3110202 Capital Preferente D 2
3120000 Capital Donado D 2
3200000 Reservas Patrimoniales M 1
3210000 Reserva Legal D 2
3220000 Reservas para Reinversión D 2
3220100 Reservas Estatutarias D 2
3220200 Otras Reservas D 2
Página 9
3300000 Resultados M 1
3310000 Resultado Neto del Ejercicio D 2
3320000 Resultados Acumulados de Ejercicios Anteriores D 2
3330000 Resultados no Distribuibles D 2
4110000 Cuentas de Orden M 1
4110100 Mercadería en consignación D 2
4110200 Activos fuera de uso D 2
4110300 Otras contingencias. D 2
5100000 Ventas M 1
5100100 Al Contado D 2
5100200 Al Crédito D 2
6100000 Costo de Venta M 1
6100100 Costo de Venta D 2
7100000 Gastos de Venta M 1
7110100 Salarios, Remuneraciones y Prestaciones D 2
7110200 Sueldos y Salario D 2
7110300 Viáticos D 2
7110400 Comisiones D 2
7110500 Incentivos D 2
7110600 Horas Extra D 2
7110700 INSS Patronal D 2
7110800 INATEC D 2
7110900 Vacaciones D 2
7111000 Aguinaldo D 2
7111100 Indemnización D 2
7111200 Otros Ingresos Laborales D 2
7120000 Servicios D 2
7120100 Electricidad D 2
7120200 Teléfono D 2
7120300 Agua D 2
7120400 Internet D 2
7120500 Cable D 2
7120600 Vigilancia D 2
7120700 Limpieza D 2
7130000 Depreciaciones, Amortizaciones y Mantenimiento D 2
7130100 Depreciación D 2
7130200 Amortización D 2
7130300 Mantenimiento D 2
7140000 Impuestos y Tributos D 2
7140100 1% Ingresos Netos (Tributo Alcaldía) D 2
7150000 Otros Gastos De Venta D 2
7150100 Otros Gastos de Venta D 2
7200000 Gastos de Administración M 1
7210000 Salarios, Remuneraciones y Prestaciones D 2
7210100 Sueldos y Salario D 2
7210200 Viáticos D 2
7210300 Comisiones D 2
7210400 Incentivos D 2
Página 10
7210500 Horas Extra D 2
7210600 INSS Patronal D 2
7210700 INATEC D 2
7210800 Vacaciones D 2
7210900 Aguinaldo D 2
7211000 Indemnización D 2
7211100 Otros Ingresos Laborales D 2
7220000 Servicios D 2
7220100 Electricidad D 2
7220200 Teléfono D 2
7220300 Agua D 2
7220400 Internet D 2
7220500 Cable D 2
7220600 Vigilancia D 2
7220700 Limpieza D 2
7230000 Depreciaciones, Amortizaciones y Mantenimiento D 2
7230100 Depreciación D 2
7230200 Amortización D 2
7230300 Mantenimiento D 2
7240000 Impuestos y Tributos D 2
7240100 IBI D 2
7240200 Basura D 2
7250000 Otros Gastos De Administración D 2
7250100 Otros Gastos De Administración D 2
7300000 Gastos y Productos Financieros M 1
7310000 Productos Financieros D 2
7310100 Intereses por Cobrar D 2
7310200 Otros Productos Financieros D 2
7320000 Gastos Financieros D 2
7320100 Intereses por Pagar D 2
7320200 Otros Gastos Financieros D 2
7330000 Diferencial Cambiario D 2
7330100 Perdida Cambiaria D 3
7330200 Utilidad Cambiaria D 3
8100000 Otros Gastos M 1
8110000 Perdidas por Reevaluación D 2
8110100 Perdida en Venta de Activo Fijo D 3
8110200 Otros Gastos por Reevaluación D 3
8120000 Otros Gastos D 2
8200000 Otros Ingresos M 1
8210000 Ingresos por Reevaluación D 2
8210100 Ganancia en Venta de Activos Fijos D 3
8210200 Otras Utilidades por Reevaluación D 3
8230000 Otros Ingresos D 2
9110000 Cuentas de cierre C -
9110100 Utilidad o Perdida Antes Ir C -
9110200 Impuesto Mínimo Sobre la Renta C -
Página 11
IMTENSA
Importadora Tecnológica Nicaragüense S.A
Instructivo para el Catalogo de Cuentas Contables
Cuenta: Caja
Descripción: Efectico y Equivalentes de Efectivo (cheques, vales, etc.,) propiedad de la empresa que está custodiada
físicamente en el área de Caja de la empresa.
Objetivo: Controlar el efectivo y los equivalentes de efectivo recibidos por la empresa en sus operaciones.
Se subdivide en:
Moneda Nacional Caja Chica
Moneda Extranjera Sobrante / Faltante en Caja
Código: 1110000 Saldo: Deudor Clasificación: Activo, Circulante,
Con Crédito a
Se Carga
Código Cuenta
• Del valor de su saldo deudor al iniciar el ejercicio - -
• Del valor nominal del los pagos totales o parciales recibidos de 1130000 Cuentas y Documentos por
los clientes Cobrar
Otros Ingresos
• Del valor nominal de los sobrantes en arqueos de caja 8230000
Con Cargo a
Se Abona
Código Cuenta
• Del valor nominal del efectivo entregado o pagado por la 7100000/ 7200000 Gastos de Venta /
empresa Administración
Otros Gastos
• Del valor nominal de faltantes en arqueos de caja 8120000 -
• Del valor de su saldo para saldarla -
• Del valor de los traslados a las Cuentas Bancarias de la 1120000 Bancos
empresa.
Cuenta: Bancos
Descripción: Cuentas corrientes a nombre de la Entidad en las diferentes Instituciones Financieras libres de restricción
para su uso
Objetivo: Controlar la disponibilidad de efectivo depositado en las cuentas corrientes de la empresa.
Se subdivide en:
Moneda Nacional
Moneda Extranjera
o Detalle de cada Cuenta Individual
Código: 1120000 Saldo: Deudor Clasificación: Activo, Circulante,
Con Crédito a
Se Carga
Código Cuenta
• Del valor de su saldo acreedor al iniciar el ejercicio - -
• Del valor de nuevos depósitos realizadas en la cuenta de la 1110000 Caja
empresa
• Del valor de la transferencias bancarias realizadas a la empresa 1130000 Clientes
por cuenta de terceros
• Del valor de los intereses ganados 7300000 Productos Financieros
• Del valor de las Notas de Crédito a favor del la empresa
8200000 Otros Ingresos
Con Cargo a
Se Abona
Código Cuenta
• Del valor de los cheques expedidos por la empresa 2110000 Proveedores
• Del valor de los créditos realizados por el banco en concepto de 7300000 Gastos Financieros
servicios bancarios
Página 12
• Del valor de la Notas de Debito giradas contra la empresa 8100000 Otros Gastos
• Del valor de su saldo para saldarla -
• Nacionales • Nacionales
• Extranjeros • Extranjeros
Con Crédito a
Se Carga
Código Cuenta
• Del valor de las disminuciones realizadas a la estimación de 7100000/7200000 Gastos de Venta /
cuentas de cobro dudoso Admón.
• Del valor de las cuentas por cobrar que se consideran totalmente 7100000/7200000 Gastos de Venta /
incobrables. Admón.
• Del valor de su saldo para saldarla
Con Cargo a
Se Abona
Código Cuenta
• Del valor de su saldo al iniciar el ejercicio - -
• Del valor de los aumentos realizados a la estimación 7100000/7200000 Gastos de Venta /
Admón
Página 13
Cuenta: Almacén
Descripción: Inventario de productos listos para su venta y pedidos en camino.
Objetivo: Controlar las existencias de productos para la venta que tiene la empresa en almacenes o que se tiene la certeza
que está en camino al almacén.
Se subdivide para su control en las siguientes subcuentas:
Inventario
Mercadería en Transito
Con Crédito a
Se Carga
Código Cuenta
• Del valor de su saldo inicial al inicio del periodo - -
• Del valor de nuevas compras de mercadería para la venta. 2110000 Proveedores
• Del valor de las devoluciones sobre ventas al costo que hacen los 1130000 Clientes
clientes.
• Del valor de cantidades de mas encontradas en conteos físicos 8200000 Otros Ingresos
• Del valor de revaluaciones realizadas al inventario 8200000 Otros Ingresos
• Del valor de la mercadería en transito 21100000 Proveedores
• Del valor de las importaciones liquidadas
11600000 Mercadería En Transito
Con Cargo a
Se Abona
Código Cuenta
• Del valor de las devoluciones de productos hechas a los 21100000 Proveedores
proveedores
• Del valor al costo de los productos dados de baja 8100000 Otros Gastos
• Del valor de las devaluaciones realizadas 8100000 Otros Gastos
• Del valor de los faltantes encontrados en conteos físicos 11900000 Otras Cuentas/Cob
• Del valor de la mercadería Vendidad 6100000 Costo de Venta
• Del valor de su saldo para saldarla.
Con Crédito a
Se Carga
Código Cuenta
• Del valor de su saldo inicial al inicio del periodo. - -
• Del valor de pagos por anticipado que realiza la empresa. 1120000 Bancos
• Del valor de los derechos exigibles que adquiere la empresa a 1190000 Otras Cuentas por
corto plazo. Cobrar
Con Cargo a
Se Abona
Código Cuenta
• Del valor de las amortizaciones que se van realizando a lo largo 7130200 / 7230200 Gasto Venta / Admón.
del periodo
• Del valor de los pagos vencidos durante el periodo 7130300/72303000 Gasto Venta/Admón.
• Del valor de las cuentas que se compensan. 2170000 Acreedores Diversos
• Del valor de su saldo para saldarla - -
Página 14
Cuenta: Papelería y útiles
Descripción: Útiles de oficina usados por la empresa para sus operaciones y talonarios de papelería.
Objetivo: Controlar el valor y la existencia de los útiles de oficina y la papelería que emplea la empresa en sus labores
diarias.
Se subdivide para su control en las siguientes subcuentas:
Con Crédito a
Se Carga
Código Cuenta
• Del valor de su saldo inicial al inicio del periodo. - -
• Del valor al costo de la compras de Papelería y Útiles de Oficina. 1120000 Bancos
Con Cargo a
Se Abona
Código Cuenta
• Del valor de la papelería que se va gastando en las operaciones 7100000/7200000 Gasto Venta/Admón
normales de la empresa
• Del valor de los Útiles de Oficina dados de Baja 8100000 Otros Gastos
• Del valor de su saldo para saldarla - -
Con Crédito a
Se Carga
Código Cuenta
• Del valor de su saldo inicial al inicio del periodo. - -
• Del valor de otras cuentas por cobrar o derechos exigible no 8100000/ 1120000 Otros Gastos / Banco
relacionados con el giro comercial de la empresa.
Con Cargo a
Se Abona
Código Cuenta
• Del valor de las cuentas por cobrar que se van cobrando o 11100000 Caja
saldando
• Del valor de su saldo para saldarla
Cuenta: Terrenos
Descripción: Áreas de terreno propiedad de empresa.
Objetivo: Controlar el valor de los terrenos propiedad de la empresa
Código: 1210000 Saldo: Deudor Clasificación: Activo, Fijo
Con Crédito a
Se Carga
Código Cuenta
• Del valor de su saldo deudor al iniciar el ejercicio
• Del valor al costo de los terrenos adquiridos por la empresa 2170000 Acreedores Diversos
Con Cargo a
Se Abona
Código Cuenta
• Del valor de su saldo para saldarla
• Del valor nominal de los terrenos vendidos 11901000 Deudores Diversos
Página 15
Cuenta: Mobiliario y Equipo de Oficina
Descripción: Muebles, equipos tecnológicos, etc. propiedad de la empresa y empleados en sus diferentes áreas para
cumplir con sus objetivos.
Objetivo: Controlar el valor y la existencia de los Equipos de Oficina y el Mobiliario utilizado por la empresa en sus
operaciones
Se divide en:
Mobiliario
Equipo de Oficina
Cuenta: Edificio
Descripción: Instalaciones y Construcciones propiedad de la empresa valuadas a su costo Histórico.
Objetivo: Controlar y registrar el valor de los bienes inmuebles propiedad de la empresa.
Página 16
Código: 1240000 Saldo: Deudor Clasificación: Activo, Fijo
Con Crédito a
Se Carga
Código Cuenta
• Del valor de su saldo deudor al iniciar el ejercicio
• Del valor de las nuevas adquisiciones de equipo rodante 2170000 Acreedores Diversos
• Del valor de las mejoras y mantenimiento 7130300/ 7230300 Gastos Venta / Admón.
• Del valor de las revaluaciones realizadas
Con Cargo a
Se Abona
Código Cuenta
• Del valor nominal de los equipos rodantes vendidos 1190100 Deudores Diversos
• Del valor de su saldo para saldarla
Con Crédito a
Se Carga
Código Cuenta
• Del valor de su saldo al inicio del ejercicio
• Del valor nominal de nuevas adquisiciones 2170000 Acreedores Diversos
Con Cargo a
Se Abona
Código Cuenta
• Del valor de la venta de herramientas 1110000 Caja
• Del valor nominal de aquellas que se desechan 8100000 Otros Gastos
• Del valor de su saldo para saldarlas
Con Crédito a
Se Carga
Código Cuenta
• Del valor de su saldo para saldarla
Con Cargo a
Se Abona
Código Cuenta
• Del valor de la depreciación de los activos fijos de la empresa 7130100 / 7230100 Gasto Venta / Admón.
correspondientes a cada periodo de de su vida útil.
Con Crédito a
Se Carga
Código Cuenta
• Del valor de su saldo inicial al comenzar el ejercicio
Página 17
• Del valor de los gastos incurridos para la constitución, 2170000 Acreedores Diversos
organización y comienzo de operaciones de la empresa.
Con Cargo a
Se Abona
Código Cuenta
• Del valor de la amortización de los gastos pre operativos. 7130200/7230200 Gasto Venta / Admón
Con Crédito a
Se Carga
Código Cuenta
• Del valor de los pagos totales o parciales realizadas a la cuenta de 1120000 Banco
los proveedores
• Del valor de las devoluciones sobre compras al crédito 1160000 Inventario
• Del valor de las rebajas o bonificaciones sobre compras al crédito 1160000 Inventario
• Del valor de su saldo para saldarla
Con Cargo a
Se Abona
Código Cuenta
• Del valor de su saldo acreedor al iniciar el ejercicio
• Del valor de compras al crédito 1160000 Inventario
• Del valor de los intereses que nos apliquen los proveedores 7300000 Gasto Financiero
Con Crédito a
Se Carga
Código Cuenta
• Del valor de los documentos pagados, endosados o cancelados 1120000 Banco
• Del valor de su saldo para saldarla
Con Cargo a
Se Abona
Código Cuenta
• Del valor nominal de los documentos pendientes de pago al
iniciar el ejercicio
• Del valor nominal de los documentos suscritos o aceptados por la 1200000 Activo Fijo
empresa
• Del valor de los intereses acreditados a cuenta de la empresa. 7300000 Gasto Financiero
Página 18
Se subdivide en:
Moneda Nacional Moneda Extranjera
Código: 2130000 Saldo: Acreedor Clasificación: Pasivo, A Corto Plazo
Con Crédito a
Se Carga
Código Cuenta
• Del valor de los pagos totales o parciales realizados a cuenta de la 1120000 Banco
empresa.
• Del valor de su saldo para saldarla
Con Cargo a
Se Abona
Código Cuenta
• Del valor de su saldo acreedor al iniciar el ejercicio
• Del valor de los préstamos otorgados a la empresa 1120000 Banco
• Del valor de los intereses acreditados por el banco 730000 Gasto Financiero
Con Crédito a
Se Carga
Código Cuenta
• Del valor de las compensaciones con otras cuentas de Impuestos 1170201 IVA Pagado Ant.
• Del valor de los pagos Totales o Parciales a cuenta de Impuestos 1120000 Banco
• Del valor de las rebajas, descuentos, deducciones 1130000 Clientes
• Del valor de su saldo para saldarla
Con Cargo a
Se Abona
Código Cuenta
• Del valor de los impuestos y tasas generados por las operaciones 2110000 Proveedores
de la empresa
• Del valor de los cargos por mora u otras penalidades acreditadas 11901000 Deudores Diversos
a le empresa.
Página 19
Cuenta: Gastos Acumulados por Pagar
Descripción: Deudas pendientes de cancelación diferentes a la compra de productos para la venta al crédito, por
ejemplo: gastos de mano de obra
Objetivo: Controlar los gastos pendientes de pago con vencimiento a Corto Plazo de la empresa
Página 20
Con Cargo a
Se Abona
Código Cuenta
• Del valor de su saldo Inicial al comenzar el periodo
• Del valor de los cargos por Intereses Cobrados a la Empresa 7320100 Gasto Financiero
• Del valor de los cobros por mora u otras penalidades que se
carguen a la empresa
Con Crédito a
Se Carga
Código Cuenta
• Del valor de los prestamos que reclasificándose como con 2130000 Préstamo C/P
vencimiento a Corto Plazo.
• Del valor de las Condonaciones o Rebajas en los préstamos
comerciales.
Con Cargo a
Se Abona
Código Cuenta
• Del valor de su saldo al iniciar el ejercicio.
• Del valor de nuevos préstamos con instituciones del sistema
financiero con vencimiento posterior al cierre del periodo actual. 1120000 Banco
Con Crédito a
Se Carga
Código Cuenta
• Del valor de los prestamos que va reclasificándose como Pasivo a 2130000 Préstamo C/P
Corto Plazo
• Del valor de los descuentos o condonaciones de los prestamos
por pagar.
Con Cargo a
Se Abona
Código Cuenta
• Del valor de su saldo al iniciar el ejercicio.
• Del valor de nuevos préstamos hipotecarios
1120000 Banco
Página 21
Con Crédito a
Se Carga
Código Cuenta
• Del valor de los documentos vencidos, condonados, 1120000 Banco
compensados o perdonados.
• Del valor de documento reclasificados como con Vencimiento a 2230000 Documentos C/P
Corto Plazo
Con Cargo a
Se Abona
Código Cuenta
• Del valor de su saldo inicial a comenzar el periodo
• Del valor de nuevos documentos por cobrar firmados con 1160000 Inventario
vencimiento posterior a cierre del periodo actual.
• Del valor de los recargos a nombre de la empresa a cuenta de los 7300000 Gasto Financiero
Documentos pendientes de pago.
Con Crédito a
Se Carga
Código Cuenta
• Del valor de los retiros de capital de los accionistas. 1120000 Banco
• De las devaluaciones de acciones. 8110000 Perdida por Revaluación
• Del valor del aporte de los socios al liquidar la empresa.
• Del valor de las perdidas cargadas a los accionistas. 3320000 Resultado Acumulado
Con Cargo a
Se Abona
Código Cuenta
• Del valor de su saldo al iniciar el ejercicio
• Del valor de las nuevas emisiones de acciones.
• Del valor de las reevaluaciones de las acciones.
Con Crédito a
Se Carga
Código Cuenta
• Del valor de las reservas que se van utilizando 3320000 Resultado Acumulado
Con Cargo a
Se Abona
Código Cuenta
• Del valor de nuevas reservas que se van aprovisionando 3310000 Resultado Neto
Página 22
Cuenta: Resultados
Descripción: Resultados monetarios de las actividades del periodo actual u anteriores.
Objetivo: Controlar los resultados acumulados y del periodo actual de la empresa, así como aquellas utilidades no
distribuibles.
Resultado Neto del Ejercicio
Resultados Acumulados de Ejercicios Anteriores
Resultados no Distribuibles
Con Crédito a
Se Carga
Código Cuenta
• Del valor de las pérdidas económicas actuales y acumuladas 9110100 Utilidad O Perdida
• Del valor de los dividendos declarados por pagar 2170000 Acreedores Diversos
• Del valor de los ajustes cargados directamente a utilidades
acumulados
Con Cargo a
Se Abona
Código Cuenta
• Del valor del valor de las utilidades económicas actuales y 9110100 Utilidad O Perdida
acumuladas
• De las pérdidas aprovisionadas contra las reservas. 3200000 Reservas Patrimoniales
Se mueven
a) Para registrar el movimiento de valores y bienes ajenos que se reciben en:
• Guarda, prenda o garantía.
• Mercancías en comisión.
b) Para registrar derechos y obligaciones contingentes que se contraigan, tales como:
• Otorgamiento de fianzas.
• Contratos de seguros.
• Documentos que la empresa endosa.
c) Para registrar y controlar la emisión de valores de cuyo pago se hace responsable el emisor, tales como:
• Emisión de billetes de lotería.
• Emisión de billetes de banco.
• Emisión de bonos o boletos en las compañías de transporte.
d) Para registrar operaciones por duplicado, con fines de control.
• Cuando la depreciación y amortización del activo fijo y diferido tiene que hacerse a tasa distinta de la que establece la ley
del impuesto sobre la renta, en cuyo caso un asiento afectará los resultados de la empresa y el otro, mediante cuentas de
orden, se registran para efectos de la declaración de dicho impuesto.
Página 23
Cuenta: Ventas
Descripción: Ingresos por operaciones ordinarias de la entidad.
Objetivo: Controlar los ingresos que percibe la empresa por enajenación de bienes
Código: 5100000 Saldo: Acreedor Clasificación: Ingresos
Con Crédito a
Se Carga
Código Cuenta
• Del valor de las rebajas y descuentos sobre ventas. 1130000 Clientes
• Del valor de las devoluciones sobre ventas. 1130000 Clientes
Con Cargo a
Se Abona
Código Cuenta
• Del valor de los ingresos por enajenación de bienes. 1130000 Clientes
Con Crédito a
Se Carga
Código Cuenta
• Del valor del costo de los productos vendidos 1160000 Almacén
Con Cargo a
Se Abona
Código Cuenta
• Del valor del valor de la mercadería devuelta al almacén por los 1160000 Almacén
Clientes.
Con Crédito a
Se Carga
Código Cuenta
• Del valor de su saldo para saldarla
Con Cargo a
Se Abona
Código Cuenta
• Del valor de los gastos de venta incurridos durante el periodo. 1120000 Banco
o Salarios 2160000 Gastos Acumulados por
o Servicios Pagar
o Amortizaciones
Página 24
Cuenta: Gastos de Administración
Descripción: Consumos de mano de obra, servicios e insumos relacionados directamente con la dirección de la
empresa.
Objetivo: Controlar los Egresos monetarios como no monetarios debidos a actividades administrativas.
Para su control se divide en gastos de:
• Salarios, Remuneraciones y Prestaciones
• Servicios
• Depreciaciones, Amortizaciones y Mantenimiento
Código: 7200000 Saldo: Deudor Clasificación: Egresos
Con Crédito a
Se Carga
Código Cuenta
• Del valor de su saldo para saldarla
•
Con Cargo a
Se Abona
Código Cuenta
• Del valor de los gastos de venta incurridos durante el periodo. 1120000 Banco
o Salarios 2160000 Gastos por Pagar
o Servicios
o Amortizaciones
Con Crédito a
Se Carga
Código Cuenta
• Del valor de los gastos financieros generados o incurridos 2180000 Intereses por Pagar
durante el periodo.
Con Cargo a
Se Abona
Código Cuenta
• Del valor de los ingresos financieros generados o incurridos 1130000 Cuentas y Documentos
durante el periodo. por Cobrar
• Del valor de su saldo deudor o acreedor para saldarla.
Con Crédito a
Se Carga
Código Cuenta
• Del valor de los gastos extraordinarios incurridos durante el 1120000 / 2160000 Banco / Gastos por
periodo Pagar
Con Cargo a
Se Abona
Código Cuenta
• Del valor de su saldo para saldarla
Página 25
Cuenta: Otros Productos
Descripción: Ingresos ocasionales no relacionados con el giro normal de la empresa.
Objetivo: Controlar los productos extraordinarios
Código: 8200000 Saldo: Acreedor Clasificación: Ingresos
Con Crédito a
Se Carga
Código Cuenta
• Del valor de su saldo para saldarla.
Con Cargo a
Se Abona
Código Cuenta
• Del valor de productos percibidos o generados durante el 1110000 / 1190100 Caja / Deudores
ejercicio. Diversos
Página 26
3) Políticas Contables de la Empresa.
A continuación se presentan un resumen de las principales Políticas Contables utilizadas por IMTENSA SA en la
preparación de sus Estados Financieros.
La entidad rige su Contabilidad según los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados por Colegio de Contadores
Públicos de Nicaragua (PCGA)
BASE DE REGISTRO:
Las transacciones Financieras Contables de IMTENSA SA y sus correspondientes Estados Financieros son registrados
sobre la base de acumulación o devengo. Esto hace que sus registros se fundamenten en el derecho adquirido u obligación
contraída y no en la fecha de cancelación o pago en efectivo y son registradas según los principios de la partida doble y
utilizando el Sistema de Inventarios Perpetuos.
Las transacciones y los saldos en moneda extranjera se registran a su equivalente en córdobas, al tipo de cambio vigente a
la fecha de la transacción y los saldos al tipo de cambio vigente a la fecha de cierre.
PERIODO CONTABLE:
El período contable coincide de la entidad con el período fiscal que comienza el primero de julio y termina el 30 de Junio
del siguiente año.
UNIDAD MONETARIA:
Los registros Contables de IMTENSA SA están expresados en córdobas (C$), Moneda Oficial de la República de
Nicaragua. La paridad legal establecida por el Banco Central de Nicaragua a partir del 10 de Enero de 1993, era de “Seis
Córdobas por Un Dólar Norteamericano” (C$ 6.00 por US$ 1.00), y a partir de esa fecha la moneda tiene un deslizamiento
diario De acuerdo como lo establece el Gobierno Central que al 31 de diciembre de 2003, fecha de nuestra revisión, la tasa
cambiaria era de C$ 15.5515 por US$ 1.00
INVENTARIOS:
Los inventarios de los productos que comercializa IMTENSA SA son registrados al costo histórico, el cual es determinado
de conformidad con el método de costo promedio.
Las cuentas de dudosa recuperación, son consideradas como tales después de agotadas las gestiones de cobranza y se
llegue a la conclusión que son irrecuperables. Para tal efecto se tiene estimación del 1% de las Cuentas por Cobrar.
ACTIVOS FIJOS:
Los activos fijos se registran al costo de adquisición (histórico) y se deprecian utilizando el método de línea recta en
concordancia con la ley de Equidad Fiscal y su Reglamento Ver detalle en la página 85.
Página 27
4) Organigrama de la Contabilidad
Administracion del
Efectivo y los Flujos de Gerencia
Efectivo, Toma de
Desiciones Financiera
Administrativas
Colaborar en el registro
de la transacciones de Auxiliar A Auxiliar B
la empresa.
El departamento de Contabilidad está subordinado al Gerencia Financiera de la empresa y está Conformada por:
Contador General
Auxiliar de Contabilidad A
Auxiliar de Contabilidad B
5) Manual de Funciones
Introducción:
La dirección de un negocio requiere tomar decisiones, adoptar normas de conducta, formular juicios juicios, fijar objetivos,
evaluar el desempeño y desarrollar métodos para la entidad. Para ara que estas normas, juicios y métodos sean eficaces,
tienen que fundamentarse en una información amplia y exacta, y esta información ha de obtenerse en gran parte de los
registros contables de la entidad.. No basta para estos efectos con la preparación de tales registros, sino que es preciso
analizar, ordenar e interpretar la información que en ellos se contiene para formular juicios adecuados y actuar en
consecuencia. A este fin, ha de adaptarse una organización capaz de responder del cumplimiento de este cometido.
Es por lo anterior de suma importancia que toda entidad cuente con un departamento de Contabilidad especializado e
independiente, generalmente este departamento contable se encuentra subordinado o ligado a la Gerencia Financiera.
Página 28
Funciones del Departamento de Contabilidad.
FICHA OCUPACIONAL NO 1
Nombre del Cargo: Contador General
Descripción del Cargo: Responsable del Departamento de Contabilidad de la entidad. Subordinado al Gerente
Financiero. Tiene bajo su responsabilidad a los Auxiliares de Contabilidad A y B
Funciones:
FICHA OCUPACIONAL NO 2
Nombre del Cargo: Auxiliar de Contabilidad A
Descripción del Cargo: Auxiliar del Contador General, encargado de apoyar en las áreas de activo y de ingresos.
Requisitos para el Cargo: Técnico medio en Contabilidad o estudiante de la licenciatura en Contabilidad Pública (al
menos Tercer año)
Funciones:
FICHA OCUPACIONAL NO 3
Nombre del Cargo: Auxiliar de Contabilidad B
Descripción del Cargo: Auxiliar del Contador General, encargado de apoyar en las áreas de activo y de ingresos.
Requisitos para el Cargo: Técnico medio en Contabilidad o estudiante de la licenciatura en Contabilidad Pública (al
menos Tercer año)
Funciones:
Página 29
6) Formularios
Importadora Tecnológica de Nicaragua S.A (se puede abreviar por IMTENSA)
Formularios Contables y No contables
“Se puede definir formulario a una plantilla o página con espacios vacíos que han de ser rellenados con alguna
finalidad, que se utilizan como diseño de presentación al usuario. Sus componentes se presentan bajo un diseño
orientado al tipo de comercio ejercido por la institución.”
La estructura de los formatos está preparada para contener la información mínima para la definición y puesta en
funcionamiento de un plan de contabilización, basada en el establecimiento de objetivos.
Luego de realizar una actividad comercial se llenaran 3 formularios (Azul, Amarillo, blanco), luego se llevara a
cabo el envió de las hojas a su destinatario correspondiente.
Los documentos contentivos de cifras, formularios y registros del Sistema de Contabilidad en IMTENSA, se los
mantendrá y conservará debidamente ordenados, foliados y numerados, de modo que permitan su clara e
inmediata ubicación e identificación, durante al menos 10 años. Los documentos relativos a cada transacción,
serán archivados juntos, o debidamente referenciados.
Los archivos de la documentación contable son propiedad del departamento financiero y no serán removidos de
la oficina correspondiente, sino de acuerdo a disposiciones legales o en base a órdenes de los dueños
competentes.
La documentación fuente, registros y archivos del sistema de contabilidad estarán disponibles, en cualquier
momento, para fines de auditoría.
Página 30
Recibo Oficial de Caja
Objetivo:
Abonos o cancelaciones de factura de crédito en efectivo o cheques, notas de débitos u otros ingresos.
Brinda información a:
Procedimientos:
Este documento debe, ser impreso y pre numerado. Se le entregará al cajero un block de recibos y este será el
custodio del mismo hasta que se agoten, debiéndose de mantener un constante control y supervisión tanto el que
está en uso como los que se encuentran en bodega de papelería controlados por Contabilidad
Se debe emitir un Recibo Oficial de Caja por cada ingreso o cobro en efectivo o cheque que ingrese a caja
detallando el número de este y el nombre del banco girado, Ejemplo: Abono de clientes, cancelación de facturas
de crédito, notas de débito, otros ingresos, etc.
Control Interno:
Por cada Ingreso se debe emitir el correspondiente recibo de caja pre numerado, de dallando
Los documentos que originan el ingreso.
Los cheques recibidos deben inmediatamente endosarse mediante un sello que indique la cuenta bancaria en la
que se deposita el dinero.
Todo recibo oficial de caja que sea anulado debe ponérsele un sello que indique anulado, tanto al original como
en las copias, remetiéndolas a contabilidad en el correspondiente orden.
El responsable de caja debe mantener en uso solo un bock o talonario de recibos oficiales
De caja.
Frecuencia:
Página 31
Se emite por cada ingreso recibido que no se trate de ventas de contado
Distribución:
Características:
Se imprime en papel bond 4 0. En una sola cara en original.
Color blanco.
Pre numerado en imprenta.
Encabezado:
6. Recibimos de: El nombre completo o razón social de quien se recibe el Dinero o cheque.
7. Por cuenta de: El nombre completo de quien se recibe el dinero en caso de no haber realizado el pago a
través de terceras personas.
11. Cheque: Margue con una X, si el monto recibido esta emitido a través de un
12. Banco: Anote el nombre del banco en que se cobrará el valor recibido en cheque
(1)INTENSA
___________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
(10)Efectivo:
Página 33
Arqueo General de Caja
Objetivo:
Este formulario está diseñado para realizar recuento físico del dinero existente en caja
(Billetes, cheques), con el fin de verificar que el manejo de los fondos es manejado y
Controlado adecuadamente.
Preparado Por:
Procedimientos:
El presente arqueo general de caja debe ser practicado por un contador de la empresa o
auditores, este deberá de ser elaborado en presenciad e los cajeros y deberás ser de forma
sorpresiva, a fin de determinar cualquier situación anomalía en el manejo del efectivo.
Deberán de ser en forma periódica en los momentos que se estime conveniente por las
Personas autorizadas, para realizar esta actividad.
Control interno:
Deben efectuarse arqueos sorpresivos y periódicos a los responsables de las cajas para el adecuado manejo y
control de los mismos.
Por todo cambio, traslado o renuncia del personal encargado de manejar dinero y valores,
Deben practicarse arqueos y rediciones de cuentas, lo mismo que elaborar acta de entrega y recepción
conjuntamente con el nuevo encargado. Contabilidad en base a esta documentación en efectuará el movimiento
contable respectivo.
Ninguna persona tiene acceso a los documentos y valores que son responsabilidad de el
cajero, excepto el personal de contabilidad y auditoría designado para efectuar arqueos.
Frecuencia:
Son utilizados en forma periódica, por los encargados de realizar arqueos de la caja general.
Distribución:
Original:
Departamento de contabilidad como soporte de la verificación en el efectivo de la empresa.
Copia:
cajero, constancia del arqueo efectuado.
Características:
Página 34
Impresa en una cara, en original y 1copia
El formato no es pre numerado de imprenta
Block de 50 juegos c/u
Papel Bond
Original color blanco y copia de color
Encabezado:
Cuerpo Principal:
9. Emitido por: Nombre de la empresa o persona que emite el cheque a favor de la empresa
13. Sub total: El resultado de sumar los valores anotados de los cheques en la columna de valor
Autorizaciones:
Página 35
INTENSA
AQUEO DE CAJA
(3)Responsable_________________________________________________________Caja #._____________
(4)Practicado a las:____________ horas del día._________ del mes de.___________ año.________________
Efectivo
Billetes y Monedas (6) Denominación (7) Valor
500.00
200.00
100.00
50.00
20.00
10.00
5.00
1.00
0.50
0.25
0.10
Sub Total (8) ____________________________________
CHEQUES
(9) EMITIDO POR: (10Ck# (11) Banco (12) Valor
Sub Total(13):
TOTAL(14):
Declaro que el valor de C $___________________. Representa la totalidad de los valores que tengo en mí poder, que son propiedad de INTENSA,
que fueron contados en mi presencia Y devueltos a mi entera satisfacción.
_____________ _________________
Cajero (15) Contador (16)
Página 36
Comprobante de Fondo Fijo
Objetivo:
Factura
.Recibos
Detalle de gastos
Vale provisional de caja chica
Brinda Información a:
Procedimientos:
Para respaldar los pagos de Fondo Fijo, el cajero debe emitir un recibo de fondo fijo, previamente aprobado u
autorizado por la persona autorizada. Excepto cuando se adjunte comprobante justificativo que ya traiga
autorización. Así como también el encargado del fondo deberá firmar inmediatamente a la persona a la cual le
está entregando el fondo
Frecuencia:
Se debe emitir un comprobante de fondo-fijo por cada uno de los desembolsos efectuados o rendiciones
entregadas, las cuales deberán estar debidamente soportadas.
Distribución:
Original:
Contabilidad, los recibe ajunto con el reembolso de caja chica, para su revisión y posterior como soporte en el
comprobante de pago.
Copia 1:
Archivo permanente del encargado del fondo.
Características:
Control Interno:
l. Los comprobantes anulados se adjuntan con sus tanto al reembolso del fondo fijo para mantener la
numeración sucesiva de la forma.
2. Los blocks de comprobantes pendientes de uso serán custodiados por el
Departamento de contabilidad, quien a su vez llevará control de la entrega de los block entregados.
3. Los comprobantes de caja chica, para su reembolso, debe ser soportados con a
Documentación comprobatoria del pago (facturas, solicitudes de viáticos, recibos, etc.)
4. Deben sellarse los recibos por pagos efectuados, para evitar duplicidad.
Cuerpo Principal:
L En concepto de: El motivo del gasto detallando claramente, los documentos soporte si existieran
(facturas etc.)
9. Vale provisional No.: Anote el número de vale utilizado previamente el cual estamos justificando o
soportando.
10. Detalle de Cuentas: Anote el nombre de la cuenta a la cual estamos Aplicando el gasto.
11. Código: Anote la codificación asignada a la cuenta descrita, reflejada en el catalogo de la empresa.
13 Importe: Anote el monto total por cada cuenta a nivel de mayor a la cual se está aplicando el monto.
Página 38
(1) INTENSA
Sucursal Rotonda Cristo Rey
Teléfono 22457885
(14) Elaborado por:_________________ (15) Autorizado por: ___________________ (16) Recibí Conforme:_______________
Página 39
Reembolso de Fondo Fijo
Objetivo:
Recopilar, clasificar, resumir y archivar todos los comprobantes de fondo fijo y documentación soporte de los
egresos, para solicitar su reembolso y la contabilización oportuna de los gastos u otras operaciones originadas.
Brinda Información a:
• Solicitud de Cheques
• Comprobante de Pago
• Comprobante de diario
Preparado Por:
Procedimientos:
Se establece un mínimo de efectivo a manejar en el fondo fijo asignado, al llegar a este límite el responsable de
la caja chica, procederá a efectuar el reembolso por los gastos,
Relacionando todos los comprobantes en el formato y se cuadra con el efectivo disponibilidad el monto del
fondo fijo.
El contador comprueba que todos los comprobantes están correctamente expedidos autorizados y firmados por
él beneficiario y constata la cuadratura con el efectivo disponible, y firma el espacio correspondiente a revisado,
elaborando la solicitud de emisión de cheque para cubrir el reembolso por los gastos efectuados.
Control Interno:
Los documentos que respaldan el reembolso de fondo fijo deben estar debidamente mutilados con el sello
pagado, el cual deberá colocar el responsable del fondo inmediatamente al momento de cancelar un documento
o elaborar un recibo
Página 40
Frecuencia:
Se emite cada vez que el efectivo disponible llega al mínimo pre-establecido o bien emitirse el último día de
cada mes para efectos dé que los gastos queden registrados
Período que le corresponden.
Distribución:
Original;
Contabilidad, para su revisión y un vez aprobados, opte el comprobante de pago con se efectúa el reembolso.
Copia 1
Deberá ser archivado para el responsable del fondo, el cual te servirá de videncia de justificación del fondo fijo
bajo su responsabilidad.
Características:
Encabezado:
Cuerpo principal:
8. No. Comprobante: Anote el No de comprobante del Fondo Fijo pre numerado o factura emitida o documento
asignado.
Página 41
9. Concepto del Pago: Anotar el motivo por el que se origina el Comprobante del fondo fijo.
12. Total pagado; Corresponde a la suma total de todos los importes detallados.
13. Efectivo disponible; Corresponde a fa suma de dinero en efectivo Disponible el responsable del fondo.
Autorizaciones:
Página 42
(1) INTENSA
Página 43
Comprobante de Pago
Objetivo:
Documentar los pagos efectuados por medio de cheques para control del efectivo manejado en las cuentas
bancarias.
Recibe Información:
Brinda información a:
Comprobante de Diario
Tarjetas auxiliares
Informe diario de caja y bancos
Libro de Bancos
Preparado por:
Procedimientos:
Esta forma es una combinación de cheque y comprobante, es decir, el original corresponde al cheque
propiamente y el duplicado con una sección adicional representa el comprobante.
Al emitirse debe especificarse en la segunda sección el concepto por el cual se emite y en la tercera sección que
aparece solo en la copia, se debe detallar los débitos y créditos que la operación de la origina.
Frecuencia:
Se emite por cada pago de efectivo correspondiente a las cuentas corrientes depositado en bs bancos.
Distribución:
Original:
Se entrega al beneficiario (propiamente el cheque)
Copia 1:
Se archiva en contabilidad junto con la solicitud de emisión de cheque y los documentos soportes ara afectar los
registros contables,
Copia2:
Encargado de caja, para la preparación de informe de caja y banco.
Página 44
Control Interno:
Los cheques anulados deberán de ser mutilados poniéndoles un sello que indique
ANULADO remitiendo los originales a contabilidad para ser archivados en el legajo de -.
Egresos en orden numérico.
Las firmas de funcionarios que han dejado de prestar sus servicios a la empresa y estaban
Autorizados para firmar cheques deben cancelarse de inmediatamente su retiro.
Los cheques deben estar respaldado por comprobantes originales como: facturas, recibos y
Otros documentos comprobatorios del egreso.
Una vez emitido el cheque, deberá plasmarse sello de CANCELADO indicando el número
De cheque y la fecha de emisión, a todos los documentos fuentes del desembolso.
Antes de pasar los cheques a las firmas autorizadas para firmarlos el comprobante de
Egresos tiene que ser revisado por Contabilidad en cuanto al valor correcto a emitir y
Afectación de cuentas contables.
Debe cuidarse y controlarse la secuencia numérica de los cheques, tanto en su libramiento como en su registro.
Los fondos en Moneda extrajera deben evaluarse al tipo de cambio vigente a la fecha de los
Estados financieros.
Características:
Encabezado:
3. Lugar y Fecha: Lugar, Día, mes y año en que se realiza el Comprobante de pago.
Página 45
Cuerpo del documento:
Autorizaciones:
11. Nombre de la cuenta: Nombre de la cuenta que se está aplicando el débito o crédito.
15. Totales: Monto total de la sumatoria resultante de la columna del debe y el haber.
17. Recibo Conforme: Firma del beneficiario y número de cédula de identidad, presentada al cajero.
Página 46
(1) INTENSA
Sucursal Rotonda Cristo Rey
Teléfono 22457885
_____________________ _______________________
Cuenta: ______________________________________________________________
(6)CONCEPTO:
(14)
(15)TOTALES C$
Hago constar que he recibido satisfactoriamente el importe detallado en el presente comprobante en
(16)La ciudad de ______el día __________ del mes __________ del año ____________
Página 47
Orden de Compra
Objetivo:
La orden de compra cumple con el objetivo de formalizar las compras de los bienes
Materiales y cualquier artículo requerido por IMTENSA los cuales son necesarios para el
Desarrolla de las actividades de operación. A través de este documentos e garantiza que los productos recibidos
sean los solicitados, con el cual se constata la información; A si como también se registra oportunamente los
pasivos oportunamente en caso que la adquisición se
Realizara de crédito.
• Requisiciones de compras
• Cotizaciones
Brinda Información:
• Registros de Bodegas
• Departamento de Contabilidad
• Proveedores para la elaboración de la facturación"
Procedimientos:
El responsable de Compra deberá emitir por las compras a efectuar una orden de compra indicando claramente a
los proveedores las cantidades que se requieren, la cual deberá estar previamente autorizada para ser efectiva
por los proveedores. La emisión original del documento servirá como respaldo de la mercadería a decepcionar
por la bodega, junto con la factura del proveedor.
Control Interno:
Toda compra debe iniciarse con la emisión de una orden de compra autorizada por el gerente administrativo
financiero.
Previo a la realización de fa compra debe conocerse los niveles de existencias en bodega y
La demanda de los productos a adquirir
El trámite de la compra debe requerir la obtención de tres cotizaciones si el valor es igual o menor de C$
50,000.00.
Las cotizaciones de comprar al exterior deben ser autorizadas por la máxima autoridad.
(Director general)
Las órdenes de compras que se anulen deben ponérseles un sello donde se lea ANULADO, tanto en el original
como en las copias remitiéndolas en orden numérico.
Página 48
Frecuencia:
Se emite por las compras a efectuar de productos, materiales, insumos necesarios para el desarrollo de las
operaciones de INTENSA
Distribución:
Original:
Proveedor para facturar los artículos requeridos.
Copia 1:
Contabilidad para soportar facturar de comprobantes de pago.
Copia 2:
Bodega, la cual constará que los artículos entregados con los solicitados.
Copia 3:
Departamento de Compras.
Características:
Encabezado:
4. Proveedor: Nombre completo del proveedor que suplirá los productos o razón social si es persona jurídica.
Página 49
9. Código: El código correspondiente a la al producto solicitado conforme clasificación de productos de la
empresa.
10. Descripción del producto: Anotar los nombres de los productos solicitados.
11. Precio Unitario: Anotar el precio del producto, el cual fue brindado por los proveedores.
12. Total: Anotar el valor total .de los productos el cual será el producto de multiplicar la cantidad el precio
unitario.
Autorizaciones:
15. Revisado por: La firma de la persona encargada de revisar las órdenes de compra que se emiten.
16. Autorizado por: La firma y sello de las personas facultada para autorizar las órdenes de compra.
Página 50
(1)INTENSA
Sucursal Rotonda Cristo Rey
Teléfono 22457885
(2)Orden de Compra
(3) No.00001
(4) Proveedor _____________________________________ (5) Fecha de pago:_______
(6) Dirección;______________________________________ (7) Fecha de Pago:______
Total (13)
Página 51
Nota de Debito:
Objetivo:
Efectuar y hacer del conocimiento de los afectados, los ajustes que se derivan de las operaciones con clientes o
proveedores, así como otras entidades, organismos y personas.
Partidas de ajustes
Brinda información a:
Comprobantes de Diarios
Procedimiento:
Se emite en contabilidad a solicitud de otras áreas de responsabilidad o por análisis a operaciones anteriores. Se
emite siempre que sea necesario notificara los interesados los cargos o créditos que se hacen a sus cuentas por
concepto de: devoluciones en ventas, en
Compras, diferencias de precios, impuestos no retenidos, etc.
Frecuencia:
Cada vez que se requiera realizar un debito a un tercero o áreas descentralizadas
Origina:
Se remite al cliente o proveedor interesado
Copia 1:
Se remite al responsable de cobros o pagos según el caso, quien soportes y dará curso de la operación que se
derive, ya sea pago, recuperación o aplicación a otras operaciones.
Copia 2:
Se archiva temporalmente en contabilidad para al finalizar el mes se recapitulan todas las notas emitidas en el
periodo y se elabora un comprobante diario.
Características:
Página 52
Instructivo para su uso.
Encabezado:
5. Señores: Nombre completo de la persona beneficiario o empresa a quien corresponde realizar la nota
9. Nombre de la. Cuenta: Nombre de la cuenta que se está aplicando Débito el o crédito.
13. Totales: Monto total de la sumatoria resultante de la columna del debe y el haber
Autorizaciones:
Página 53
(1)INTENSA
Sucursal Rotonda Cristo Rey
Teléfono 22457885
(5)Señores :_____________________________________________________________________________
Totales (13)
Página 54
Nota de Crédito
Objetivo:
Efectuar y hacer del conocimiento de los afectados, los ajustes que se derivan de las
Operaciones con clientes o proveedores, así como otras entidades, organismos y personas.
Partidas de ajustes
Brinda Información a:
Comprobantes de Diarios
Procedimientos:
Se emite en contabilidad a solicitud de otras áreas de responsabilidad o por análisis a operaciones anteriores. Se
emite siempre que sea necesario notificar a los interesados los cargos o créditos que se hacen a sus cuentas por
concepto de: devoluciones en ventas en compras, diferencia de precios, impuestos no retenidos, etc.
Frecuencia:
Cada vez que se requiera realizar un debito a un tercero o áreas descentralizadas
Original:
Se emite al cliente o proveedor interesado
Copia 1:
Se remite al responsable de cobros o pagos según el caso, quien adjuntará los documentos, soportes y dará uso
de la operación qué se derive, ya sea pago, recuperación o aplicación a otras operaciones
Copia 2:
Se archiva temporalmente en contabilidad para al finalizar el mes se recapitulan todas las notas emitidas en el
periodo y se elabora un comprobante diario.
Características:
Encabezado
Página 55
2. Nota de crédito: Nombre del documento que elaboramos
5. Señores: Nombre completo de la persona beneficiario o la empresa a quien corresponde realizar la nota.
13. Totales: Monto total de la sumatoria resultante de la columna del debe y el haber.
Autorizaciones:
Página 56
(1)INTENSA
Sucursal Rotonda Cristo Rey
Teléfono 22457885
(5)Señores :_____________________________________________________________________________
Totales (13)
Página 57
Factura de Contado
Objetivos:
Controlar los ingresos de las ventas de contado de los productos, fabricados por CIMTENSA
Brinda Información a:
Departamento de Venta
. Informes de ventas diarias
. Contabilidad
Procedimientos:
Las facturas serán elaboradas por el personal asignando por la empresa IMTENSA como vendedores, a los
cuales se les asignarán las facturas, teniendo el cuidado de controlar la numeración consecutiva de las facturas.
Las facturas serán soportadas para el pago en efectivo el cual será trasladado y cancelado en caja para su debida
entrega al cliente y este
Proceda a retirar la mercancía en bodega.
Control Interno:
Las devoluciones sobre ventas serán autorizadas por la gerencia general de la empresa, previa verificación del
estado del bien devuelto.
Distribución:
Se elabora en original y dos copias
Original Cliente
Copia No.1 Contabilidad (Comprobante de Ingreso)
CopiaNo.2 Bodega
Características:
3- Número consecutivo: Para controlar las facturas por las ventas realizadas
8. Vendedor: Nombre del vendedor que facturo el producto por algún reclamo y para pago de comisiones por
ventas si las hubiere.
9. Código del vendedor: Número asignado por el jefe del departamento de venta para controlar a los vendedores
que laboran en Comercial S.A
10. Código: Identifica el tipo de producto que se vendió, con el código asignado conforme el cátalo de
productos destinado para la venta
16. Descuento: Si hubiese descuentos, aplicar los porcentajes conforme autorizaciones previas del encargo del
departamento.
Autorizaciones:
Página 59
(1)INTENSA
Sucursal Rotonda Cristo Rey
Teléfono 22457885
_____________________
(20)Vendedor
Página 60
Cotización
Objetivos:
Brindar información de precios y ofertas a los clientes. Sirve para dar seguimiento a los
Clientes interesados en adquirir los productos.
Brinda Información a:
. Departamento de Venta
Procedimientos:
Es elaborada por el personal asignando por la empresa IMTENSA como vendedores, los cuales se les asignarán
lo formatos, el cual manejaran en forma ordenada para dar seguimientos a los clientes recientes que requieran
tos productos, En ella precios se detallaran de los productos y el tiempo en que son válidos los precios y las
ofertas.
Su distribución:
. Original Cliente
. Copia No.1 Vendedor
Características:
. Impresa a una sola cara en Original, con I copias
. Original de color blanco y copia en colores
. El documento no es pre-enumerado en imprenta
. Tamaño 8 1/2 x11
Encabezado:
Página 61
8. Código del vendedor Número asignado por el jefe del departamento de venta para controlar a los vendedores
que laboran en IMTENSA
9. Código: Identifica el tipo de producto que se cotiza, con el código asignado conforme el catálogo de
productos destinado para la venta.
16. Descuento: Si hubiese descuentos, aplicar los porcentajes conforme autorizaciones previas del encargo del
departamento.
Autorizaciones:
Página 62
(1)INTENSA
Sucursal Rotonda Cristo Rey
Teléfono 22457885
(2) Cotización
(3)Fecha: _________
Nota: La presente Cotización es válida por 15 días, desde la fecha de emisión de la misma.
Página 63
Comprobante de Diario
Objetivo;
Formalizar mediante documentos, los asientos contables originados por las transacciones
Financieras efectuadas tanto a lo interno y externo de INTENSA.
Brinda información:
Frecuencia:
Distribución:
Se elabora en original
Original:
Departamento de contabilidad para registros en libros auxiliares y legales, archivándose posteriormente en los
legajos del mes.
Procedimiento:
Se emite para recoger los asientos re aumentes de los registros de ventas, compras, pagos, ingresos, salarios
depreciaciones y amortizaciones, bajas y altas de medios básicos y otras operaciones contables.
Control Interno:
La persona que autoriza este documento no debe hacerlo si no lleva la firma de revisado y si
No cumple con la documentación comprobatoria.
El contador encargado del registro de los comprobantes de diario, debe cerciorarse que estos estén firmados.
Características:
Página 64
• Papel Bond
Encabezado:
9. Parcial: Indica los valores de las su-cuentas tanto de debito como crédito.
Autorizaciones:
Página 65
(1)INTENSA
(2) Comprobante de Diario
(3)Fecha: ____ / _____ / _____ (4) No: ________
(5)Concepto: _____________________________________________________________
______________________________________________________________________
Sumas Iguales: C$ C$
Página 66
Vale Provisional de Fondo Fijo
Objetivo:
Efectuar adelantos de efectivos para compra y gastos menores de caja chica, sujetos a rendición de cuentas, es
formato de uso interno dentro de las instituciones y empresas, en nuestro caso de INTENSA
Brinda Informasen a:
Preparado por:
Procedimientos:
Los anticipos de fondo fijo por medio de vale provisionales de fondo fijo, deberán de ser elaborados por el
encargado del fondo previa autorización del encargado asignado del departamento, este documento deberá ser
adjuntado al momento de elaborar la justificación
Final del anticipo, cuando se elaboré el recibo de fondo fijo.
Control Interno:
El Vale provisional de fondo fijo debe estar debidamente mutilado con el sello PAGADO, el cual deberá
colocar el responsable del fondo inmediatamente al momento de entregar el anticipo o elabora el vafe.
Los- anticipos de fondo fijo por medio de vale provisionales de fondo fijo deben de ser
Liquidados oportunamente en un plazo no mayor de24 horas.
Frecuencia:
Se emite cada vez que se realice un desembolso del fondo fijo pendiente de rusticar en un
Plazo menor de 24 horas
Distribución:
Se elabora en original
Características:
Encabezado:
Cuerpo Principal:
9. Concepto: Anotar el motivo por el que se origina el vale provisional del fondo fijo.
Autorizaciones:
11. Autorizado por: Es la autoridad administrativa delegado como firma autorizada para realizar la entrega del
efectivo
Página 68
(1)INTENSA
Sucursal Rotonda Cristo Rey
Teléfono 22457885
Página 69
Salido de Bodega
Objetivo:
Informara la Contabilidad a cerca de los productos, materiales y suministros despachados de bodega a otros
lugares en que están depositados y son destinados al consumo. Es el documento oficial que sirve de control y
soporte a todo tipo de salida de existencia en Bodega.
Brinda Información:
Procedimientos
Control Interno:
Los despachos de bienes en bodega se realizaran a través de formas pre numeradas debidamente autorizadas.
Los bodegueros realizaran el despacho conforme la cantidad, unidad de medida, código y descripción de cada
producto de tallado en el documento de salida.
Inmediatamente después del despacho del producto el responsable de bodega debe sellar el documento de salida
con la frase DESPACHADO, poniendo su firma y fecha.
En todos los casos que se debe obtener la firma de recibí conforme de la persona que retire los productos al
momento de realizar la entrega.
Contabilidad revisará que la documentación de salida de cualquier clase de producto se esté emitiendo y
controlando en orden numérico consecutivo.
Las salidas de bodegas que se anulen deben ponérseles un sello donde se lea ANULADO, tanto en el original
como en las copias remitiéndolas en orden numérico.
Frecuencia:
Se emite por cada despacho o entrega para distintos departamentos de producción.
Distribución
Original:
Contabilidad para soportar la contabilización de los materiales entregados a los
Departamentos de producción, con el se recapitula y se elabora el comprobante de diario por
hs salidas de bodega del período.
Página 70
Copia1:
Bodega, para actualizar los registros de los auxiliares que se manejan en bodega para efecto de control a su vez
que dejan constancia de los materiales que han entregado a otros departamentos de IMTENSA.
Copia2
Cliente la cual sirve de constancia que se recibieron los bienes satisfactoriamente, conforme facturación.
Características:
Impresa en una cara en Original y 1 copia.
Original de color blanco y copias en colores.
El documento es pre numerado en imprenta
Block de 50 juegos c/u
Papel Bond
Original color blanco y copia en colores.
Encabezado:
5. Cargo al Departamento de: Nombre completo del departamento que realiza la requisición de los productos a
entregar.
6. Tipo de salida: indicar con una X cual es el motivo que está originando la salida de los productos en bodega
7. Código: El código correspondiente del producto a salir de bodega conforme clasificación del catalogo de
productos de la empresa
9. Descripción del producto: Anotar los nombres de los productos a entregar a los departamentos.
14. Unidad de Medida: Anotare l tipo de medida que corresponde a cada artículo.
11. Precio Unitario: Anotar el precio del producto, el cual corresponderá precio promedio al conforme el
determinado en la tarjeta control de inventario.
12. Valor Total: Anotar el valor total de los productos el cual será el producto de multiplicarla cantidad con el
precio unitario.
13Total: Anotar el monto total generado de la sumatoria de todos los valores totales.
Página 71
Autorizaciones
f5.Entregado por: La firma de la persona responsable de bodega que verifica la salida de los materiales
solicitados por otros departamentos.
16. Recibido por: Firma de la persona responsable de retirar los artículos de bodega.
(1)INTENSA
(6)Tipo de Salida
Venta: Devolución:
Consignación:
(13)Total:
Página 72
Nomina de Pago
Objetivos:
Forma que se recapitulan el detalle todos los ingresos percibidos por los trabajadores por la prestación de
servicios y las deducciones por retenciones a las cuales están obligados a cumplir las leyes tributarias y de
seguridad social por las percepciones generada de los servicios prestado. En la planilla de pago también se
detallan las obligaciones patronales de la empresa para efecto de registrar el gasto y aprovisionamiento del
pasivo por pagar al Instituto Nicaragüense de Seguridad Social e INACTE.
Preparado por:
El encargado de Nominas.
Procedimiento:
El documento debe ser calculado por el encargado de nómina detallando los montos
percibidos en concepto de salario, horas, bonificaciones, comisiones, vacaciones, aguinaldo, horas extra, así
como también detallara los montos deducidos en concepto de retenciones tributarias y laborales, en relación a
las cantidades percibidas afectas a la aplicación impuestos, determinando el monto total a percibir.
Esta nómina será revisada por el responsable del departamento y contador de la empresa, su autorización será
del financiero para efectuar el desembolso para el pago de la misma.
Control intimo:
• La. Nómina de pago debe ser revisada selectivamente en todas sus extensiones y cálculos. Antes de ser
firmada por el financiero.
• . Todos los empleados activos deben de tener un expediente conteniendo toda la documentación
personal, académica y referencial.
Frecuencia:
Será elaborada quincenalmente para efecto de realizar los pagos a los empleados por la
Prestación de sus servicios a INTENSA.
Distribución:
Página 73
Original: Al departamento de contabilidad.
Copia 1: Área de Nóminas
Características:
Es impresa en papel tamaño carta papel bond 40. En una sola cara en original y copia. Color blanco. El formato
ya está grabado en un sistema computarizado y su ejecución será impresa cada vez que se requiera el uso de la
forma establecida.
7. Ingresos: Detallar en cifras el origen de la percepción por cualquiera de los concepto detallados (salario
ordinario, horas extras, vacaciones, bonificaciones, comisiones, etc.)
De débito o causa que dio origen al documento.
9. Deducciones: Detallar en cifras las cantidades retenidas por lR, INSS, préstamos y toda concepto que se
deducible en la nómina
de pago.
11. Neto a recibir: Será la diferencia resultante de las percepciones menos las
Deducciones aplicada por trabajador.
il3. Inss patronal: Monto correspondiente a la obligación del empleador calculada en base a las percepciones
recibidas afectas al seguro social
Autorizaciones:
14. Elaborado por: Firma de la persona que elaboro lanolina
COMO PASO PREVIO INDISPENSABLE PARA LA TOMA DE INVENTARIOS SERA NECESARIO REALIZAR
UNA LIMPIEZA Y REACOMODO DE LOS ARTICULOS QUE SE ENCUENTRAN EN EL ALMACEN. LA
LIMPIEZA SERA GENERAL Y DEBERA COMPRENDER MUROS, PISOS, ANAQUELES Y MATERIALES. POR
OTRA PARTE EL REACOMODO DEBERA REALIZARSE PROCURANDO QUE TODOS LOS ARTICULOS CON
LA MISMA CLAVE SE ENCUENTREN LOCALIZADOS EN UN SOLO LUGAR, CON EL OBJETO DE FACILITAR
EL CONTEO DE LOS BIENES.
1. La mercancía se contará de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo y de atrás hacia adelante.
2. Se contará en presencia de un "contador" y un "auditor" para cotejar que lo contado sea lo correcto.
3. Se dividirá la bodega (anaqueles) por número para mejor distribución y rápida detección de errores.
4. El contador y el auditor no contarán la mercancía del mismo lugar sino que uno empezará en el primer anaquel y el
auditor por el último.
5. Se hará un listado de mercancía en el cual se tomarán los productos encontrados en el anaquel de izquierda a derecha,
de arriba hacia abajo y de atrás hacia delante, esto para facilitar más el conteo.
6. Se bajara la mercancía que se tenga duda en su conteo y se regresará a su lugar una vez contada.
7. Se abrirán todas las cajas para verificar que se encuentren las cantidades correctas de producto dentro de ellas.
8. Si se encuentra un producto que no esté anotado en la lista se le dará un número de secuencia intermedia dependiendo
la ubicación del producto y se anotará al final de la hoja.
9. Los números de secuencia de la mercancía enlistada serán de 10 en 10 y por anaquel, es decir en el anaquel 1 abra la
secuencia 10, 20, 30, etc. Y hasta el número que se necesite según la cantidad de mercancía que haya, y en el anaquel 2
será lo mismo comenzando por el número 10 y continuando de 10 en 10.
10. Al final del conteo se cotejarán las hojas de contador y auditor (listados) para verificar que no haya errores, si hay
habrá que verificarlos y corregirlos, una vez que todo esté bien checado y sin ninguna anomalía se procederá a ingresar el
conteo en el sistema.
11. Imprimir lo capturado en sistema y revisar que no haya ningún faltante físico de mercancía, en caso de haberlo se
volverá a contar la mercancía con faltante y se buscará en todos los lugares posibles que pueda estar antes de tomarla
como faltante real.
COMO PASO PREVIO INDESPENSABLE PARA LA DECLARACIÓN Y PAGO DEL IMPUESTO AL VALOR
AGREDADO SE DEBERAN TENER ACTUALISADOS LOS AUXILIARES CONTABLES DE RETENCIONES E
IMPUESTOS POR PAGAR Y SE DEBERA ELABORAR UN RESUMEN DE VENTAS PARA COTEJARLO CON
LOS REGISTROS CONTABLES.
1. En el caso del Impuesto al Valor Agregado (IVA) se cotejara el Saldo Retenido por Pagar con el Saldo Retenido
Acreditable para determinar el mayor de ellos y se cancelara la cuenta de menor monto contra la cuenta de mayor
monto.
a. En caso de haber un saldo por pagar se cancelara en monto con un cheque oficial autorizado por la regencia
Página 75
b. En caso de haber un saldo a favor se procederá a su adecuado registro
2. El en caso de la Retenciones por Pagar en concepto de IR Laboral, IR en la Fuente, IR por servicios profesionales se
procederá a determinar el monto total a pagar y se cancelara el adeudo con un cheque oficial autorizado.
4. En el caso de los Anticipos de IR y Tributo municipal se declaran por el monto correspondiente según el resumen de
Ventas del Mes.
C. Arqueo de Caja
COMO PASO PREVIO INDESPENSABLE PARA LA REALISACION DE ARQUEOS SE DEBERA CONSTAR CON
LA AUTORIZACIÓN DE LA GERENCIA. ESTA AUTORISACIÓN DEBE DE OBTENERSE JUSTO ANTES DE
COMENSAR EL ARQUE SORPRESIVO.
Página 76
8) Control Interno
Control interno: que no es más que un plan de organización de todos los métodos coordinados con la finalidad de:
El control interno se clasifica en: Control interno administrativo y Control interno contable.
Control interno administrativo: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la
eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia.
Control interno contable: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver principalmente con la protección de los
activos y a la confiabilidad de los datos de contabilidad.
Organización- de manera tal que se pueda diferenciar la autoridad y la responsabilidad relativas a las actividades
de la empresa.
Autorización y registro operacional- de manera que sea de la atribución del departamento de contabilidad el hacer
los registros de las informaciones y de mantener el control
Eficiencia- para evitar que en determinado tipo de operaciones intervengan cuando menos tres (3) persona para
evitar fraude.
Efectivo en caja
Cuentas bancarias
Todo aquello disponible para pagos sin restricción.
Las medidas de control interno de efectivo están orientadas a reducir los errores y pérdidas.
La recepción del efectivo, puede hacerse por tres vías:
Operaciones en el mostrador (ventas)
Ingresos ejecutados por cobradores
Remesas por correos
Las operaciones en el mostrador son realizadas por las empresas en la tienda. Entre las medidas de control podemos citar:
Uso de máquinas registradoras y facturas de manera que se facilite el cuadre diario de estos ingresos.
La conciliación debe ser realizada por un solo empleado que no pertenezca al área de caja.
Toda recepción debe ser respaldada por un recibo de ingreso.
El cajero no debe tener acceso a los libros de contabilidad.
Los ingresos realizados por cobradores se controlan manteniendo una vigilancia estricta a todos los cobradores de
manera que:
• Diariamente sea preparada una relación de todas las facturas o documentos al cobro.
• Que al final del día, estos entreguen el dinero cobrado junto con la relación antes mencionada.
• Que estos documentos estén bajo la responsabilidad de una sola persona o preferiblemente por el
departamento de cobros y créditos.
Página 77
Las remesas recibidas por correo se le encomiendan a una persona de confianza que los reciba y prepare una relación la
cual se mandará posteriormente al departamento de contabilidad.
Caja y Banco
. Caja chica: La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro de la misma que no
requieren uso de un cheque
. Caja general La caja general es aquella donde se guarda todo el dinero diario recibido por diferentes conceptos
Sobre el departamento de ventas podemos decir que este ocupa un papel importante en la instalación de un sistema de
contabilidad.
El control interno de las ventas comprende procedimientos y métodos con fines de lograr las políticas establecidas por la
empresa.
Cuando se realiza una venta, al cliente debe elaborársele una factura. Al realizarse el pago el cajero deberá elaborar un
recibo de ingreso a caja. Sin embargo para del almacenes despachar la mercancía estos deben hacerlo mediante un
conduce.
Los formularios que podemos utilizar para un buen control de las ventas son:
Facturas (las cuales entre otras cosas deben especificar los términos de pago - al contado o crédito).
Nota de despacho o conduce
Recibo de ingreso a caja.
Cada uno de estos formularios debe tener copias suficientes para ser distribuidas en los diferentes departamentos/clientes.
La factura pro-forma es utilizada en gestiones bancarias, sirviendo de base para la solicitud de divisas (por ej.) por medio
de la carta de crédito, crédito de suplidor, cobranzas, etc. consta de precios y condiciones de venta de los productos.
Carta de crédito: es un documento expedido por un banco comercial a solicitud de un cliente autorizando a una firma
extranjera para que envié mercancías, según términos, y que será pagada por el banco de acuerdo al crédito otorgado por
el vendedor. El valor de la misma debe ser igual al de la factura comercial.
Crédito de suplidor: llamada línea de crédito es ofrecida por bancos comerciales a sus mejores y solventes clientes;
mediante este la empresa puede firmar pagarés hasta el monto de este crédito para comprar sus mercancías. Puede
renovarse anualmente.
Los activos fijos están formados por las propiedades de naturaleza relativamente permanente, que se emplean en una
empresa para sus operaciones sin la intención de venderlos.
Tangibles o Intangibles
Tangibles: si tiene sustancia corpórea, es decir físicos. Como por ejemplo: Edificios- sujetos a depreciación; Bosques-
sujetos a agotamiento
Intangibles: como las patentes, derecho de autor, su valor reside en los derechos que posee el propietario.
Los activos están sujetos a depreciación lo cual no es más que la distribución equitativa del costo adquirido de un bien
mas las inversiones realizada en este para usarse entre un período estimado de vida.
Los inventarios.
Los inventarios constituyen las partidas del activo corriente que están listas para la venta. Mercancía que posee una
empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.
El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que deberá gestionar
las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras.
Existen varios métodos para llevar el manejo y control de inventarios, los cuales son:
PEPS (Primero en Entrar Primero en Salir) tipo de inventario perpetuo que detalla por medio de la Tarjeta de Control de
inventario, las salidas y entradas de las mercancías. Establece que la primera mercancía que se compra es la primera en
venderse o salir
UEPS (Ultimo en Entrar Primero en Salir) tipo de inventario perpetuo que estable que las últimas mercancías que se
comprar son las que primero se venden o salen.
Página 79
Confrontar los inventarios físicos con los registros contables.
Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas de manera que se eviten los robos.
Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones autorizadas.
Proteger los inventarios con una póliza de seguro.
Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.
Los ingresos: son partidas de origen acreedor y forman parte de las cuentas nominales y del estado de resultado.
Los procedimientos de control están dirigidos a cumplir con los siguientes objetivos:
Página 80
9) Anexos
A. Diagramas de algunas de los principales procesos y funciones de la
Contabilidad
Contabilidad
Controla
Numeración
de Recibos
Minuta de Depósito
Recibo de Caja
Caja Proceso de la
Recibo de Informe Diario de
Caja Información Caja y Banco
Cliente que
pago Contabilidad
Procesa
Revisa
Registra
Página 81
Diagrama del Flujo para la Captura de Ingresos
Informe Diario de Caja
Caja
Minuta Depósito
Factura Cont.
Recibo Caja
Factura de
Contado
Contabilidad
Recaptura la
Info del Mes
Minuta Depósito
Factura Cont.
Recibo Caja
Informe de
Caja
Comprobante
de Diario
Página 82
Diagrama de Proceso de Pago
Comprobante de Pagos
Soportes
Solicitud de
Pago
Soportes
Solicitud de Pago
Concilia
Gerente de
Recapitulación
Finanzas
Comprobante de
Diario
Caja
Beneficiario
Cheques
Página 83
Diagrama Proceso de Comercialización
Facturación de Contado
Área de
Factura de Minuta Depósito
Venta
Contado Factura de Contado
Arqueo de Caja
Factura de Contado
Cancelada
Contabilidad
Cliente
Revisa
Procesa
Firma
Registra
Dpto. de Contabilidad
Recapitulación
Soportes
Página 84
B. Cuotas de Depreciación:
LEY No. 453 Ley de Equidad Fiscal Arto. 19. Sistemas de depreciación. Para determinar las cuotas de amortización o
depreciación a que se refiere la presente Ley, se seguirá el método de línea recta aplicado en el número de años que de
conformidad con la vida útil de dichos activos se determinen en el Reglamento de la presente Ley.
REGLAMENTO DE LA LEY No. 453, LEY DE EQUIDAD FISCAL REGLAMENTO DE LA LEY No. 453, LEY
DE EQUIDAD FISCAL DECRETO No. 46-2003.
Artículo 57.- Cuotas de depreciación y amortización. Para la aplicación del artículo 19 de la Ley, se establece: Las
cuotas anuales a deducir de la renta bruta como reserva por depreciaciones basadas en el método de línea recta costo o
precio de adquisición entre la vida útil del bien, serán determinadas así:
1) Para edificios:
a) Industriales, 10% (diez por ciento);
b) Comerciales, 5% (cinco por ciento);
c) Residencia del propietario cuando esté ubicado en finca destinada a explotación agropecuaria, 10% (diez por
ciento);
d) Instalaciones fijas en explotaciones agropecuarias, 10% (diez por ciento);
e) Para los edificios de alquiler, 3% (tres por ciento) sobre su valor catastral;
2) Equipo de transporte:
a) Colectivo o de carga, 20% (veinte por ciento);
b) Otros, 12.5% (doce punto cinco por ciento);
3) Maquinaria y equipo:
a) Industriales en general.
i. Fija en un bien inmóvil, 10% (diez por ciento).
ii. No adherido permanentemente a la planta, 15% (quince por ciento).
iii. Otros, 20% (veinte por ciento).
b) Equipo empresas agroindustriales, 20% (veinte por ciento);
c) Agrícolas, 20% (veinte por ciento);
d) Otros bienes muebles:
i. Mobiliarios y equipo de oficina, 20% (veinte por ciento);
ii. Equipos de comunicación, 20% (veinte por ciento);
iii. Ascensores, elevadores y unidades centrales de aire acondicionado, 10% (diez por ciento);
iv. Equipos de Computación (CPU, Monitor y teclado), 50% (cincuenta por ciento);
v. Equipos para medios de comunicación (Cámaras de Videos), 50% (cincuenta por ciento);
vi. Los demás, no comprendidos en los literales anteriores 20% (veinte por ciento).
Además de las cuotas de depreciación antes establecidas, el contribuyente tendrá derecho, en su caso, a aplicar como
deducción una cuota de amortización por agotamiento de los recursos no renovables, sobre la base del costo de
adquisición del recurso no renovable o del derecho de explotación, siempre que el uso de este recurso sea elemento de
costo en la actividad de producción de la empresa. Las cuotas anuales serán determinadas por la DGI en cada caso
particular. Si el contribuyente no hubiere deducido en cualquier período la cuota correspondiente a la depreciación de un
bien o la hubiere deducido en cuantía inferior, no tendrá derecho a hacerlo en los años posteriores.
Página 85