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Integrantes:
Fanny Ahumada Recabarren
Tania Díaz Vásquez
Ignacio Lizana Carreño
Joy Medina Bravo
Grupo: 5
Profesor:
Sr. Ibar Vargas Venegas
Programa:
Ingeniería en Sistemas Computacionales
11 de Junio de 2009
Universidad Técnica Federico Santa María
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RESUMEN
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gráfica de Gantt y/o una red, independientemente que se complemente con una exposición
de motivos (naturaleza, propósito, acciones, etcétera) en forma adicional. Este trabajo debe
concentrarse en formatos que permitan su manejo ágil y claro, se recomienda ordenar en
carpetas en calidad de documentos fuente.
A modo de control, se realiza un examen crítico de los datos obtenidos con el fin
de detectar posibles contradicciones, lagunas o duplicidad de funciones.
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ÍNDICE
RESUMEN 2
ÍNDICE 4
INTRODUCCIÓN 7
1. CONCEPTOS Y OBJETIVOS DEL ORGRANIGRAMA 8
1.1. CONCEPTO 8
1.2. FINALIDAD DEL ORGANIGRAMA 9
1.3. FUNCIONES 9
1.4. VENTAJAS 10
1.5. DESVENTAJAS 11
1.6. LIMITACIONES DE LOS ORGANIGRAMAS 11
2. CLASIFICACIÓN Y TIPOS DE ORGANIGRAMAS 12
2.1. CLASIFICACIÓN DE ORGANIGRAMAS 12
2.1.1. Por su naturaleza 12
2.1.2. Por su ámbito 12
2.1.3. Por su contenido 13
2.1.4. Por su presentación 14
3. TÉCNICAS PARA LA ELABORACIÓN DE LOS ORGANIGRAMAS 18
3.1. CRITERIOS FUNDAMENTALES PARA SU PREPARACIÓN 18
3.2. TÉCNICAS REALES PARA LA ELABORACIÓN DE UN ORGANIGRAMA
19
3.2.1. Información sobre unidades 19
3.2.2. Información sobre relaciones 19
3.2.3. Información sobre funciones o labores 19
3.2.4. Fuentes de información 19
3.2.3.2. Organización existente 20
3.2.5. Métodos de recolección de datos 20
3.2.6. Registro de datos 20
3.2.7. Análisis de datos 20
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3.2. REQUISITOS PARA LA CREACIÓNDE UN ORGANIGRAMA 20
3.2.1. Precisión 20
3.2.2. Vigencia 21
3.2.3 Uniformidad 21
4. DISEÑO DE LOS ORGANIGRAMAS 22
4.1. UBICACIÓN DE LAS UNIDADES DE TRABAJO POR NIVEL 22
4.1. FIGURAS GEOMÉTRICAS USADAS EN LOS ORGANIGRAMAS 23
4.1.1. Rectángulos 24
4.1.2. Círculo 24
4.1.3. Elipse 24
4.1.4. Cuadrado y otras figuras geométricas con línea continua o discontinua 25
4.1.5. Líneas 25
4.1.6. Los nombres 27
4.2. REPRESENTACIÓN DE LAS UNIDADES 29
4.3. FORMA 29
4.4. DIMENSIÓN 29
4.5. ORDENAMIENTO 29
4.6. LÍNEAS DE CONEXIÓN 30
4.7. RELACIONES 30
4.7.1. Relación principal de autoridad (relación lineal) 30
4.7.2. Relación de autoridad funcional 31
4.7.3. Relación de asesoría 31
4.8. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE
ORGANIGRAMAS 33
4.8.1. Autorización para realizar el estudio 33
4.8.2. Integración del equipo de trabajo 33
4.8.3. Determinación del programa de trabajo 34
4.8.4. Capacitación de información 34
4.8.5. Clasificación y registro de la información 34
4.8.6. Análisis de información 35
CONCLUSIONES 36
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BIBLIOGRAFÌA 37
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INTRODUCCIÓN
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1. CONCEPTOS Y OBJETIVOS DEL ORGRANIGRAMA
1.1. CONCEPTO
1.3. FUNCIONES
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• Para la ciencia de la administración: Sirve de asistencia y orientación de todas las
unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus
características gráficas y actualizaciones.
• Para el área de organización y sistema: Sirve para reflejar la estructura así como
velar por su permanente revisión y actualización (en las empresas pequeñas y
medianas, generalmente la unidad de personal asume esta función), la cual se da a
conocer a toda la compañía a través de los manuales de organización.
1.4. VENTAJAS
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6. Se utiliza como guía para planear una expansión, al estudiar los cambios que
se propongan en la reorganización, al hacer planes a corto y largo plazo, y al
formular el plan ideal.
1.5. DESVENTAJAS
Una limitación es que expresan únicamente las relaciones formales entre las
unidades que integran las dependencias o entidades obviando las relaciones informales y
los recursos humanos.
No se puede representar el flujo y las cargas de trabajo y mucho menos las
relaciones de comunicación que existen entre la diversas unidades que componen la
dependencia.
Al representar solo la estructura formal los organigramas pueden presentar
información incompleta en cuanto a la realidad, por lo que resulta conveniente señalar que,
si lo que se requiere realizar es un análisis minucioso, debe recurrirse siempre al auxilio de
información en instrumentos complementarios.
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2. CLASIFICACIÓN Y TIPOS DE ORGANIGRAMAS
2.1.2.1. Generales
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2.1.2.2. Específicos
2.1.3.1. Integrales
2.1.3.2. Funcionales
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Incluyen las unidades y sus interrelaciones, indican las principales funciones que
tienen asignadas las unidades.
Indican, para cada unidad, las necesidades en cuanto a puestos, así como el
número de plazas existentes o necesarias. También pueden incorporar los nombres de las
personas que ocupan las plazas.
2.1.4.1. Verticales
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Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular en la parte
superior, desarticulando los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Es el más
usado en la administración y se recomienda su uso en los manuales de organización.
2.1.4.2. Horizontales
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2.1.4.4. De bloque
2.1.4.5. Circular
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Departamento
de
Perfumería
Departamento
Departamento
de
de
Productos
Jabones
División
Manufactura
Departamento
Departamento
de
de
Propaganda
Tesorería
PRESIDENTE
División División
Financiera Comercial
Departamento
Departamento
de
de
Ventas
Presupuestos
Departamento
Departamento
de Estudios
de
De Mercado
Contabilidad
a. Contenido Estructurales. Tiene por objeto la representación de los órganos que integran
el organismo social.
Funcionales. Indican en el cuerpo de la gráfica, además de los órganos, las
funciones principales que éstos realizan.
De integración de puestos. Señalan en cada órgano, los diferentes puestos
establecidos, así como el número de puestos existentes y requeridos.
b. Ámbito de aplicación Generales. Representan sólo a los órganos principales de la empresa y sus
interrelaciones.
EspecÌficos. Ofrecen mayor detalle sobre determinados aspectos de la
organización de una unidad o área de la empresa.
c. Presentación Vertical. Es el que muestra la jerarquía orgánica en sus diferentes niveles
desde él más alto hasta el más bajo.
Horizontal. Se aprecia y se interpreta de izquierda a derecha más bien que de
arriba hacia abajo.
Mixtos. Se representa la estructura de una empresa utilizando combinaciones
verticales y horizontales.
De bloque. Tienen la particularidad de representar un mayor número de
unidades en espacios reducidos.
Circular. Se sitúa al ejecutivo en el centro de un círculo con líneas
horizontales de la gráfica vertical, formando una serie de círculos concéntricos
alrededor del ejecutivo jefe.
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3. TÉCNICAS PARA LA ELABORACIÓN DE LOS ORGANIGRAMAS
Debe precisarse con cuales otras unidades y qué tipo de relaciones tienen cada uno
de las unidades de cada uno de los niveles de la estructura administrativa.
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En el caso de una organización nueva, las únicas fuentes de información las
constituyen los estudios y proyectos realizados.
Los datos recogidos deberán quedar registrados de tal manera que permitan su
análisis, y su tabulación en su caso.
3.2.1. Precisión
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En los organigramas, las unidades de la dependencia y sus interrelaciones deben
aparecer perfectamente definidos, destacando sus niveles jerárquicos y mostrando las
relaciones de dependencia entre ellos.
3.2.2. Vigencia
Deben reflejar la situación actual, razón por la cual deben ser constantemente
actualizados. También se aconseja indicar en el margen inferior derecho la fecha de
actualización y el nombre de la unidad responsable de su elaboración.
3.2.3 Uniformidad
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4. DISEÑO DE LOS ORGANIGRAMAS
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Staff prestan servicio especializado en la organización, desarrollan funciones
de asesorías y/o de servicios auxiliares .El nivel de "staff" se subdivide en dos:
• Subnivel Asesoría o Consultoría: Se ubican inmediatamente
bajo el nivel directivo.
• Subnivel de Servicios Auxiliares: se ubican inmediatamente
bajo el nivel asesorativo o consultivo.
c. En la base del organigrama aparecen las unidades del nivel operacional que
son las que desarrollan las funciones más importantes de un organismo en
términos de misión o de su razón de ser en ley.
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Las figuras geométricas representan unidades de trabajo que componen la
estructura de organización dibujada en la gráfica. Deben representar la relación especial con
organismos relacionados a dicha organización.
También sirven para expresar gráficamente algunas particularidades relativas a las
unidades representadas. Las dimensiones de las diferentes figuras en un organigrama no
tienen ningún significado especial, pero se recomienda representar todas las unidades de
trabajo utilizando figuras de la misma dimensión.
4.1.1. Rectángulos
4.1.2. Círculo
4.1.3. Elipse
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cumplir con su misión, ya que lleva a cabo una labor especializada y específica. Es una
situación que puede darse en las corporaciones o agencias que tienen tesoro propio.
4.1.5. Líneas
Las líneas que unen las distintas unidades en el diagrama indican los diferentes
tipos de relaciones existentes entre éstos. Los organigramas más frecuentes suelen presentar
una sola clase de línea, pero en algunos casos puede observarse la existencia de distintos
tipos de trazos, cada uno de los cuales representará un tipo especial de relaciones.
• LÌneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal,
relación de línea o mando, comunicación y la vía jerárquica.
• LÌneas llenas verticales indican autoridad sobre.
• LÌneas horizontales señalan especialización y correlación.
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• LÌneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relación de
coordinación y relaciones funcionales.
• LÌneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuación de la estructura.
Si la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando. Si la
línea llena se coloca a los lados de la figura geométrica indica relación de apoyo.
Los siguientes conceptos se deben considerar para dibujar las mismas:
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las líneas discontinuas deben utilizarse de modo restrictivo o reservarse, en lo
posible, para los diagramas analíticos.
Entre estas líneas encontramos:
• Línea formada por pequeños trazos (-----)
• Línea formada por puntos (.....) - Representa la relación formal de
coordinación, y la de control técnico.
• Línea formada por pequeños trazos y puntos (_._._.) -Representa la relación
bien especial entre organismos, donde el cuerpo rector del organismo
adscrito será presidido por el ejecutivo del otro organismo.
c) Otras lÌneas: Se utilizan para representar algunas relaciones especiales o para
indicar que la estructura de organización tiene otras unidades o componentes los
cuales no aparecen recogidos en el organigrama. Estas situaciones se pueden poner
de manifiesto con:
• Líneas continuas y flechas
• Líneas discontinuas y flechas
• Líneas discontinuas
a) Las unidades del nivel de staff se denominan oficinas, especialmente las de carácter
asesorativo y consultivo.
b) Las unidades del nivel operacional se denominan división, áreas, negociado, etc.
c) Los vocablos "programa" y "unidad" los consideramos incorrectamente usados
como denominaciones de unidades de trabajo.
• El término programa se utiliza para esbozar la estructura programática o
presupuestaria de una institución. Ninguna de esas estructuras tiene
necesariamente que coincidir con la estructura organizativa, que es en
esencia lo que se define al denominar unidades de trabajo.
• El término unidad es de carácter genérico utilizado comúnmente para
identificar cualquier componente de trabajo de una institución.
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Gobierno, como lo son la Rama Judicial, la Rama Legislativa y la Rama
Ejecutiva.
4.3. FORMA
Como regla general se debe usar un solo tipo de figura para simbolizar cada
elemento integrante del organigrama. Se recomienda que los textos aparezcan
horizontalmente, así como utilizar rectángulos para representar las unidades.
4.4. DIMENSIÓN
4.5. ORDENAMIENTO
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La disposición de las unidades en el organigrama debe ordenarse de acuerdo con
los diferentes niveles jerárquicos que existan en la organización, los cuales varían según su
naturaleza, funciones, sector, ámbito, contenido y presentación.
Son las diversas relaciones que se dan entre las unidades que integran la estructura
orgánica, las cuáles se representan por medio de líneas.
4.7. RELACIONES
Recomendaciones:
• Utilizar un trazo grueso para las líneas que se interconectan con los rectángulos.
• Las líneas de conexión no deben terminar con flechas orientadas hacia abajo, ya que
rompe con el principio de autoridad-responsabilidad además de crear la impresión
de una estructura con un flujo del trabajo estrictamente vertical.
• Todas las unidades que dependen de un superior deben quedar vinculadas a él por
una sola línea.
• Evitar todos los trazos y tramos injustificados.
• Mantener el mismo grosor de las líneas de interconexión en todo el organigrama. La
importancia o jerarquía de un órgano no se amplifica marcando más las líneas.
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con una autoridad técnica derivada de su preparación y/o experiencia, lo cual les permite
proponer a las unidades de línea las medidas o criterios para resolver un asunto, pero no
para transmitírselas como órdenes. En todo caso pueden elaborar una propuesta a un órgano
superior, para que éste, a su vez, la gire con carácter de orden o mandato. Existen dos tipos
de esta clase de relación:
Tiene por objeto interrelacionar las actividades que realizan diversas áreas de la
organización. Puede existir entre unidades de un mismo nivel jerárquico, o bien, entre el
órgano central y las unidades técnico -administrativas desconcentradas. La relación de
colaboración deberá representarse por medio de líneas largas de trazo discontinuo.
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Esta etapa se cumple por medio de entrevistas dirigidas con los encargados de las
funciones que se estudian, con los líderes técnicos de las áreas, con el personal operativo,
así como con los usuarios de los servicios y/o áreas que interactúan con el área de cambio.
También se puede acudir a los archivos y centros de documentación, en donde , a través de
la investigación documental se puede recopilar información normativa y administrativa
relativa a la constitución, órganos, niveles, relaciones y funciones de la organización.
La información que debe reunirse con este propósito debe referirse a:
• Los órganos que integran dichas áreas.
• El nivel jerárquico que ocupan en la estructura orgánica.
• Las relaciones que guardan entre ellos.
• La naturaleza de estas relaciones.
• Las funciones que realizan y, en su caso.
• Los puestos y el número de plazas que lo integran.
Este trabajo debe concentrarse en formatos que permitan su manejo ágil y claro, se
recomienda ordenar en carpetas en calidad de documentos fuente. El procesamiento de los
mismos puede contemplar la utilización de equipos de cómputo, específicamente paquetería
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desarrollada para diseño gráfico y/o presentaciones, hojas de cálculo o procesadores de
texto con la opción de manejo gráfico.
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